企業(yè)為什么需要OA辦公系統(tǒng)

企業(yè)為什么需要OA辦公系統(tǒng)企業(yè)OA辦公系統(tǒng)是建立在企業(yè)不斷發(fā)展及不斷適應(yīng)市場競爭的時(shí)候，才會(huì)有強(qiáng)烈的需求。隨著企業(yè)管理手段的不斷創(chuàng)新，人們對(duì)管理的要求也在不斷的提高，一些成長型的企業(yè)規(guī)模不斷在擴(kuò)大，人員、設(shè)備、環(huán)境等條件都在不斷的增長更新，面對(duì)日益壯大的規(guī)模，傳統(tǒng)的管理手段與模式已經(jīng)不能為企業(yè)的成長提供有力支持的時(shí)候，企業(yè)就會(huì)感覺原先的管理方式對(duì)企業(yè)的更大發(fā)展已經(jīng)越來越力不從心了。這樣的結(jié)果就導(dǎo)致一些有創(chuàng)新意識(shí)的企業(yè)家們開始尋找新的出路，采取更加有效的手段，從而解決企業(yè)管理所面臨的一系列問題。企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層，對(duì)市場信息的了解，公司內(nèi)部人員管理和生產(chǎn)銷售財(cái)務(wù)等諸多方面都表現(xiàn)出強(qiáng)烈的掌握欲望，以便在企業(yè)的未來發(fā)展中做出正確的戰(zhàn)略規(guī)劃，而傳統(tǒng)的方式已經(jīng)不能解決這些問題，這樣就需要一種全新的輔助手段，來幫助企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層解決對(duì)企業(yè)掌握不充分的問題;那么企業(yè)信息化，作為企業(yè)成長中的一種全新的輔助手段，是提升現(xiàn)代企業(yè)管理的重要方面之一，通過實(shí)施信息化來解決企業(yè)存在的一系列問題，從企業(yè)自身的發(fā)展來看，OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)是企業(yè)在成長與發(fā)展過程中的重要部署之一。

一、生產(chǎn)與銷售之間需要OA辦公系統(tǒng)以傳統(tǒng)手段經(jīng)營的企業(yè)，生產(chǎn)部門與銷售部門之間是通過人為的方式進(jìn)行溝通，相互之間的溝通沒有形成一種統(tǒng)一規(guī)范的形式，而且這種語言的溝通在傳達(dá)上還容易出現(xiàn)理解上的偏差。企業(yè)的銷售人員對(duì)產(chǎn)品的理解主要是來自市場的需求，而生產(chǎn)人員對(duì)產(chǎn)品的理解主要是來自產(chǎn)品的性能。雙方之間如果只是靠主管的領(lǐng)導(dǎo)之間的語言溝通，受個(gè)人主觀意識(shí)的影響，很容易就出現(xiàn)理解上的不一致，極有可能導(dǎo)致生產(chǎn)出來的產(chǎn)品和銷售部門理想中的產(chǎn)品存在很大的差異。特別是在處理一些緊急訂單的時(shí)候，對(duì)于一些企業(yè)來講，客戶突然增加緊急訂單或者追加訂單數(shù)量是常有的事情，在面對(duì)這樣情況的時(shí)候，企業(yè)的生產(chǎn)部門和銷售部門之間的溝通就顯得尤其重要了。

二、

員工與管理需要OA辦公系統(tǒng)對(duì)于一個(gè)企業(yè)的管理而言，主要是以企業(yè)最上層面的領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)部門的主管人員來分開管理，來經(jīng)營企業(yè)正常發(fā)展的，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，不太可能對(duì)企業(yè)的每一件事情每一個(gè)員工都了如指掌。最大限度的就是定期的通過與主管部門的負(fù)責(zé)人通過會(huì)議的形式，對(duì)下面的情況進(jìn)行了解，這個(gè)時(shí)候的領(lǐng)導(dǎo)所了解的信息和企業(yè)的實(shí)際情況是有很大出入的。這也是現(xiàn)代企業(yè)的一種普遍現(xiàn)象。特別是對(duì)那些人員流動(dòng)比較大的中小型企業(yè)而言，對(duì)人員的管理就顯得尤為重要?？梢哉f，企業(yè)的根本并不是掌握在領(lǐng)導(dǎo)的手里，而是掌握在員工的手里，一個(gè)銷售人員可能要掌握企業(yè)很大比例的客戶資料，如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這些工作人員不能有很好的管理，一旦銷售人員離職，就有可能是隨之而來的失去一大批客戶資源。另外，對(duì)于一些生產(chǎn)制造型企業(yè)來講，企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)人員和產(chǎn)品設(shè)計(jì)人員的管理也非常重要。

三、庫存與原材料管理需要OA辦公系統(tǒng)制造型企業(yè)的主要工作就是把原材料加工成產(chǎn)品，滿足市場的需求。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)如何掌握庫存的信息和原材料市場信息，是直接影響企業(yè)生產(chǎn)成本的重要因素。原材料的市場同樣也是在不斷的變化，價(jià)格的上漲下跌、市場的存貨狀況、新材料的上市等一系列信息都是需要企業(yè)隨時(shí)來掌握的。特別是一些需要兩種或者多種原材料的制造型企業(yè)，對(duì)原材料信息的掌握就顯得更加重要了。另外，對(duì)庫存的管理，很多企業(yè)在全國的很多城市都成立了辦事處或者分公司，這些公司主要是負(fù)責(zé)該地區(qū)的產(chǎn)品銷售和市場調(diào)研等工作，而這些各地的分支機(jī)構(gòu)除了要完成總公司安排的各項(xiàng)任務(wù)之外，好要時(shí)刻了解本部的產(chǎn)品庫存情況，才可以對(duì)市場做出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。如果對(duì)庫存的掌握力度不夠，就很有可能導(dǎo)致一種產(chǎn)品的積壓或者銷售脫節(jié)等現(xiàn)象。

四、市場競爭需要OA辦公系統(tǒng)隨著市場競爭的不斷加劇，競爭的形式也層出不窮，這個(gè)時(shí)候企業(yè)所面臨最重要的問題就是該如何才能在競爭中脫穎而出，贏得更大的市場。為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值。特別是一些處于成長型的企業(yè)，能夠很好的把握市場和競爭規(guī)律，對(duì)競爭對(duì)手有充分的了解接顯得特別重要了。以往的企業(yè)在面對(duì)市場競爭的時(shí)候，也只能做到出現(xiàn)問題之后才開始采取應(yīng)對(duì)措施，只能等到事情發(fā)生之后，才知道該如何解決問題的辦法。因?yàn)閷?duì)市場和競爭對(duì)手們?nèi)狈α私?，所以，沒有辦法做到預(yù)防和防范，在競爭中，對(duì)雖然能夠取得競爭的勝利的，但是，由于缺乏對(duì)競爭對(duì)手和市場信息的及時(shí)掌握，也會(huì)導(dǎo)致一些不必要的損失。

上述的企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的四個(gè)需求方面，只是OA辦公系統(tǒng)為企業(yè)所解決的一些表面問題。其實(shí)，企業(yè)信息化是建立在企業(yè)不斷發(fā)展及不斷適應(yīng)市場競爭的時(shí)候，才會(huì)有強(qiáng)烈的需求。特別是隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息資源的共享越來越便捷，能夠時(shí)刻掌握市場的動(dòng)態(tài)和整個(gè)行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，是企業(yè)能夠提升競爭能力的基本要求。企業(yè)通過利用OA辦公系統(tǒng)信息化手段;對(duì)外，時(shí)刻掌握行業(yè)里的整體趨勢；對(duì)內(nèi)，時(shí)刻了解企業(yè)內(nèi)部人、財(cái)、物等各個(gè)方面的信息動(dòng)向。對(duì)內(nèi)外信息的結(jié)合，才能夠采取更加切實(shí)可行的發(fā)展手段，為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的信息參考依據(jù)。特別是一些求發(fā)展，促成長的中小型企業(yè)們，能夠通過信息化手段提升企業(yè)的競爭能力和綜合實(shí)力，是企業(yè)發(fā)展的重要手段。OA選型需關(guān)注的五大關(guān)鍵因素經(jīng)過十幾年的信息化發(fā)展歷程，OA依靠穩(wěn)定的安全性.通訊的便捷性.人性化的監(jiān)管性等優(yōu)勢在廣大企業(yè)中迅速普及，在眾多企業(yè)中，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已成為企業(yè)內(nèi)部的管理運(yùn)作核心，為企業(yè)發(fā)展起著不可估量的作用，但其中也有部分企業(yè)，盡管上了OA系統(tǒng)，不僅沒有體會(huì)到高效辦公，反而被系統(tǒng)拖得人員疲憊，資金投入也付之東流。

因此，在業(yè)界對(duì)于OA選型的問題討論從未停止過，而且有愈演愈烈之勢。但由于市場上OA廠商眾多，企業(yè)在OA選項(xiàng)往往會(huì)出現(xiàn)困惑。不知道如何從眾多產(chǎn)品中挑選到適合企業(yè)自身發(fā)展的OA軟件。面對(duì)琳瑯滿目的協(xié)同產(chǎn)品，如何把好選型關(guān)，找到最適合自己企業(yè)的軟件是值得CIO們思考的問題。而在筆者看來，企業(yè)OA的選型更應(yīng)關(guān)注以下五大因素，這樣方可保證OA系統(tǒng)在企業(yè)中良性健康運(yùn)行。流程管理流程管理是OA系統(tǒng)最重要的核心。因?yàn)镺A系統(tǒng)的核心作用就是解決多人員、多部門間的高效協(xié)同辦公問題，而這個(gè)工作正是通過流程管理來完成的，流程管理貫穿整個(gè)OA系統(tǒng)，也正因?yàn)閺?qiáng)大的流程管理，OA系統(tǒng)才能夠真正實(shí)現(xiàn)解決信息孤島，打破部門壁壘的作用。OA系統(tǒng)中，流程管理以事務(wù)性流程居多，即非業(yè)務(wù)性流程。但部分研究院、事業(yè)型單位、中小企業(yè)等也在通過OA系統(tǒng)管理大量的業(yè)務(wù)流程。集成業(yè)務(wù)流程管理，也是OA系統(tǒng)發(fā)展的一個(gè)重要趨勢。之所以出現(xiàn)這種情況，是因?yàn)檫@些企業(yè)缺乏適合自己的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，而通過對(duì)OA系統(tǒng)中的流程管理進(jìn)行改造，來實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理是一個(gè)行之有效的辦法，既實(shí)現(xiàn)了辦公、業(yè)務(wù)一體化管理，又非常的便利，成本也很低。擴(kuò)展性與企業(yè)現(xiàn)有ERP、CRM、HR、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)相融合集成，是OA系統(tǒng)的大勢所趨。這是因?yàn)镺A系統(tǒng)已經(jīng)逐漸成為企業(yè)信息化辦公的中樞系統(tǒng)，由于OA系統(tǒng)面向管理者的特點(diǎn)，越來越多的企業(yè)開始把信息化的目光轉(zhuǎn)移到協(xié)同管理領(lǐng)域，并將打破信息孤島、應(yīng)用孤島、資源孤島，構(gòu)建統(tǒng)一辦公門戶作為信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)，這時(shí)候就需要平臺(tái)之間的整合集成。或許，未來OA將發(fā)展成所有系統(tǒng)的桌面形式。移動(dòng)性據(jù)調(diào)查顯示，在全球范圍內(nèi)有32%的員工在工作中依賴超過一個(gè)以上的移動(dòng)設(shè)備。就協(xié)同OA軟件而言，大部分應(yīng)用在于協(xié)作和溝通，移動(dòng)化可以極大提高工作效率。由此可見，移動(dòng)協(xié)同OA的應(yīng)用需求十分旺盛。因此，在企業(yè)的軟件選型過程中，移動(dòng)性也必將成為重要的考慮因素。這樣企業(yè)員工可以不受時(shí)間和空間的限制，利用碎片時(shí)間進(jìn)行任務(wù)處理，保證業(yè)務(wù)的隨機(jī)處理性。易用性由于大部分組織內(nèi)部人員年齡跨度較大，每一代人對(duì)操控性的概念和需求。比如60后的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電腦操作不熟練，70后喜歡用鍵盤，而80、90后喜歡用觸摸屏操作，眾口難調(diào)，給軟件的選擇帶來了新的難題。企業(yè)信息化需要讓組織全體員工包括領(lǐng)導(dǎo)都真正參與進(jìn)來，尤其是日常辦公中必不可少的協(xié)同OA軟件，易用性仍然是選型中的首要因素。市場上很多軟件操作起來復(fù)雜異常，通常僅教會(huì)企業(yè)決策者一方熟悉掌握就需要花費(fèi)很長一段時(shí)間，更不要說讓企業(yè)全體上下熟練運(yùn)用。很多企業(yè)就因?yàn)椴僮魈珡?fù)雜無法全員化使用而最終放棄。穩(wěn)定性軟件產(chǎn)品的穩(wěn)定性和成熟度，是衡量軟件優(yōu)劣的一個(gè)重要指標(biāo)，也是反映OA軟件廠商實(shí)力差距的一個(gè)例證。如果某軟件廠商是成立不久的OA軟件廠商，其OA軟件便不可能具有較高的穩(wěn)定性和成熟度。因?yàn)檐浖姆€(wěn)定性和產(chǎn)品的成熟度，是在用戶不斷反饋應(yīng)用體驗(yàn)之后，再通過企業(yè)自身不斷改進(jìn)，這是一個(gè)循序漸進(jìn)的進(jìn)程，屬于長期的過程。反之，如果沒有一定時(shí)間和行業(yè)背景的沉淀，就妄談自身產(chǎn)品具有很高的穩(wěn)定性和成熟度，那無疑是一種言不由衷的謊言。技術(shù)發(fā)展日新月異，要求協(xié)同OA軟件選型必須跟