《采購報銷管理》課件

采購報銷管理采購報銷對于企業(yè)的財務管理至關重要。通過規(guī)范化的采購報銷流程,可以提高采購效率,加強成本控制,并最終提升企業(yè)的盈利能力。課程大綱采購管理概述了解采購管理的基本概念、流程和原則。采購流程管理掌握采購申請、審批、執(zhí)行、驗收等各個環(huán)節(jié)的操作要點。采購費用管理學習報銷流程、票據(jù)審核、費用科目劃分等知識。合同管理了解采購合同的內容、執(zhí)行監(jiān)控和糾紛處理。采購報銷管理概述采購報銷管理是企業(yè)管理的一個關鍵環(huán)節(jié),涵蓋了從采購申請、審批到執(zhí)行、驗收入庫、發(fā)票開具以及報銷完成等全流程。這一流程確保了企業(yè)有效控制采購成本,合理使用資金,提高整體經(jīng)營效率。采購報銷管理體系包括采購管理、合同管理、費用管理、審批管理等多個關鍵環(huán)節(jié),需要企業(yè)建立完善的制度和流程,實現(xiàn)全流程的監(jiān)督管控。采購流程1采購需求識別采購需求，確定采購物品2預算審批根據(jù)預算報批采購計劃3供應商選擇通過比價等方式選擇合適的供應商4下單采購與供應商簽訂采購合同并下單采購流程包括需求確認、預算審批、供應商選擇、下單采購等步驟。每個環(huán)節(jié)都需要嚴格執(zhí)行,確保采購得當,提高采購效率。采購申請需求確認根據(jù)業(yè)務需求,確定所需采購物品的規(guī)格、數(shù)量等。申請單編制填寫采購申請單,包括物品信息、預算、交付時間等。部門審核申請單提交至部門主管進行審核,確保采購需求合理。預算審批申請單提交至財務部門,根據(jù)預算審批采購項目。采購審批1審批申請采購人員提交采購申請，內容包括采購內容、數(shù)量、金額等信息。2審批流程根據(jù)采購金額的大小，由不同層級的管理人員進行審批。3審批標準審批時主要考慮采購的必要性、合理性和預算控制等因素。采購執(zhí)行1發(fā)送采購訂單及時將采購訂單發(fā)送給供應商2跟進訂單進度保持與供應商的溝通，掌握訂單進度3確保貨物及時到達持續(xù)監(jiān)控訂單狀態(tài)，確保貨物準時到貨采購執(zhí)行是采購管理的關鍵環(huán)節(jié)。我們需要在發(fā)送采購訂單后及時跟進訂單進度,確保貨物能夠按時到達。同時,要與供應商保持良好溝通,協(xié)調處理任何可能出現(xiàn)的問題,確保采購過程順利進行。驗收入庫1商品驗收采購商品到達后,驗收人員仔細檢查商品數(shù)量、質量,確保符合采購合同要求。2驗收單編制經(jīng)過驗收確認后,填寫驗收單,對入庫商品的詳細信息進行記錄。3入庫登記將驗收單信息錄入系統(tǒng),完成商品正式入庫,供后續(xù)領用和賬目核算。發(fā)票開具1開具發(fā)票根據(jù)客戶需求及采購合同信息開具正式發(fā)票2發(fā)票內容審核核對發(fā)票信息與采購信息的一致性3發(fā)票登記備案將開具的發(fā)票信息錄入企業(yè)財務系統(tǒng)發(fā)票的及時開具和內容準確性對于采購報銷流程至關重要。首先根據(jù)采購合同及客戶要求開具正式發(fā)票。然后仔細核對發(fā)票內容是否與采購信息完全一致。最后將發(fā)票信息登記備案,為后續(xù)報銷提供依據(jù)。報銷流程報銷申請員工填寫報銷申請單,提供相關票據(jù)和證明材料。票據(jù)審核財務部門審核報銷單據(jù)的合規(guī)性和真實性。費用審批根據(jù)公司政策,由相應負責人審批報銷費用。核賬付款財務部門核對無誤后,通過銀行轉賬或其他方式支付款項。報銷申請1開始報銷填寫報銷單2收集票據(jù)附上相關支出憑證3提交審核上交報銷申請單4等待批準待領導審批通過在日常工作中,我們可能會產(chǎn)生各種費用支出,如差旅、招待、材料等。為了規(guī)范化公司的財務管理,需要建立報銷流程,讓員工能夠及時、合規(guī)地報銷相關費用。報銷申請是整個流程的第一步,需要按照規(guī)定填寫報銷單并提交相關票據(jù),經(jīng)過審核與批準后才能進行后續(xù)的報銷操作。票據(jù)審核1初審采購報銷單據(jù)首先需要進行初步檢查,確認報銷金額、支出項目、報銷人等信息是否完整準確。2形式審核審核表單內容、票據(jù)金額、報銷日期等是否符合公司制度要求。確保單據(jù)形式合法合規(guī)。3專業(yè)審核由相關部門專業(yè)人員進行深入審核,檢查支出用途是否合理、發(fā)票信息是否真實有效。審核標準表單審核仔細檢查采購申請表、收據(jù)等各類報銷單據(jù)的完整性和合規(guī)性。確保信息填寫準確無誤。票據(jù)審核認真核對發(fā)票、收據(jù)等票據(jù)內容,確保金額、時間、名稱、稅率等信息均符合規(guī)定。費用歸類根據(jù)采購性質,將費用劃分至不同的會計科目,確保財務記錄的準確性。費用科目劃分合理歸類根據(jù)采購物品的性質和用途，將費用劃分為不同的科目，如原材料、機械設備、差旅費等。符合政策遵循公司財務制度和相關稅收政策，確保費用支出合規(guī)合法。信息透明清晰明確的費用科目劃分，有助于提高采購報銷的透明度和可追溯性。成本控制科學的費用劃分有利于采購成本的精細化管理和預算控制。財務審批審核票據(jù)合規(guī)性財務部門仔細檢查報銷單據(jù)是否符合公司規(guī)定要求。審核費用歸類確保費用計入正確的科目,合理反映業(yè)務性質。審核標準執(zhí)行審查報銷標準是否得當執(zhí)行,預防報銷超支。審批權限把控不同金額報銷單需要相應級別主管的審批。付款方式現(xiàn)金付款適用于簡單、金額較小的采購，可即時結算。銀行轉賬適用于大額或定期支付，可通過銀行轉賬的方式結算。信用卡支付可以更好地管理現(xiàn)金流，但需注意信用卡費用。移動支付便捷快速，且能更好地追蹤資金流向。采購合同管理1合同內容明確采購貨物/服務的詳細說明、數(shù)量、價格等條款2合同審核由采購部門、財務、法務等部門共同審核合同條款3合同簽訂雙方代表簽訂并加蓋公章，確保合同生效4存檔管理妥善保管合同文本，確保合同信息完整有序采購合同管理是確保采購活動順利開展的關鍵環(huán)節(jié)。從明確合同內容、審核合同條款、簽訂合同到妥善保管合同文本，每個步驟都需要嚴格管理，確保合同執(zhí)行過程中權責清晰,為后續(xù)采購活動提供有效依據(jù)。采購合同內容1采購標的明確采購商品或服務的詳細規(guī)格、數(shù)量和服務標準等。2交貨時間和地點約定商品交貨的具體日期、時間和交貨地點。3付款方式和時間規(guī)定付款的具體金額、時間、方式和支付條件。4違約責任明確雙方的違約責任及賠償標準，保護雙方權益。合同執(zhí)行監(jiān)控1實時監(jiān)控及時了解合同執(zhí)行進度2合同關鍵節(jié)點重點關注關鍵指標和節(jié)點3問題及時溝通及時發(fā)現(xiàn)問題并與供應商溝通合同執(zhí)行監(jiān)控是保證采購任務順利完成的關鍵。我們需要實時關注合同的執(zhí)行情況,密切監(jiān)控關鍵指標和節(jié)點,一旦發(fā)現(xiàn)問題就及時與供應商進行溝通協(xié)調,確保合同按期、高質量地完成。合同糾紛處理分析和評估仔細分析合同條款、雙方責任和權利,評估糾紛的實質性和法律風險。協(xié)商談判與對方溝通,試圖達成互利的解決方案,避免走法律途徑。啟動仲裁或訴訟若協(xié)商失敗,可啟動合同約定的仲裁程序或向法院提起訴訟。執(zhí)行裁決遵守仲裁或法院的裁決,履行合法的權利義務。采購檔案管理1建立檔案建立完整的采購文件檔案2歸類管理按采購類型、采購時間等進行分類3安全保管采用防火防潮等措施保護檔案4定期維護定期檢查檔案狀態(tài)并進行修復建立完善的采購檔案管理制度對于集團采購業(yè)務的持續(xù)高效運轉至關重要。包括建立采購文件檔案、按類型和時間進行有序歸類、采取防火防潮等措施確保安全保管，以及定期檢查維護檔案狀態(tài)等。這有助于保障采購全流程信息的完整性和可追溯性。采購檔案內容采購計劃包括采購預算、采購需求、采購計劃等項目信息。采購合同所有采購合同及相關附件都應歸檔保存。采購單據(jù)采購申請表、采購訂單、驗收記錄等日常采購表單。供應商資料供應商的資質、報價、評估等信息文件。檔案保管要求1安全保護采購檔案應存放在安全性高、防火防盜的專門場所，并采取監(jiān)控、防潮、防蟲等措施。2分類管理采購檔案應根據(jù)不同類型進行分類存放，便于查詢和管理。3保密性對于涉密的采購檔案要嚴格保密，限制訪問權限。4定期維護采購檔案應定期進行整理、檢查和維護，保證完整性和可靠性。采購數(shù)據(jù)分析1采購量統(tǒng)計了解各類采購商品的數(shù)量和金額2供應商分析評估供應商的供貨質量和效率3產(chǎn)品分析分析各產(chǎn)品的采購周期和采購頻率4成本分析計算每類采購商品的平均單價和總成本5效率分析衡量采購過程的時間和資源消耗采購數(shù)據(jù)分析是提高采購管理效率的關鍵。通過對采購數(shù)據(jù)進行深入分析,我們可以全面了解采購狀況,發(fā)現(xiàn)采購過程中的問題和改進空間,為采購優(yōu)化提供有力支持。采購效率指標$5.7M月度采購金額公司平均每月采購金額1.2K月度采購訂單數(shù)公司平均每月采購訂單數(shù)量3.2采購周期（天）從采購申請到完成交貨的平均周期92%合格供應商比率經(jīng)過嚴格評估合格的供應商占比采購風險控制1風險識別對采購過程中可能出現(xiàn)的風險進行全面的排查和分析,包括供應商、法律合規(guī)、環(huán)境等各方面風險。2風險評估對識別的風險進行系統(tǒng)的評估和排序,確定風險發(fā)生的可能性和潛在影響程度。3風險應對針對關鍵風險制定有效的應對措施,如建立備用供應商、加強合同管理、提高檢驗標準等。采購風險識別風險梳理系統(tǒng)地分析采購過程中可能出現(xiàn)的問題,并對其進行全面排查和梳理。風險清單建立完整的采購風險清單,涵蓋供應商、合同、資金等各個環(huán)節(jié)。風險劃分根據(jù)發(fā)生概率和影響程度,對識別的風險進行合理分類和優(yōu)先排序。采購風險評估風險識別首先要全面梳理采購活動中各個環(huán)節(jié)可能產(chǎn)生的風險,包括供應商選擇、合同簽訂、驗收入庫等。風險分析對已識別的風險進行深入分析,評估其發(fā)生的可能性和潛在損失,確定高風險領域。風險評估綜合考慮風險的嚴重程度和發(fā)生概率,對風險進行分級并制定針對性的應對措施。動態(tài)監(jiān)控持續(xù)跟蹤采購活動,及時發(fā)現(xiàn)新的風險因素,調整管控措施以確保風險處于可控范圍。采購風險應對風險預防通過制定嚴格的采購政策和流程,建立健全的內部控制體系,預防采購風險的發(fā)生。風險監(jiān)控實時監(jiān)控采購過程,及時發(fā)現(xiàn)和識別風險隱患,為應對提供依據(jù)。風險應對制定針對性的風險應對措施,如調整采購策略、修改合同條款、增加供應商管理等,將風險降至可承受范圍。風險轉移通過簽訂保險合同、引入第三方服務等方式,將部分風險轉嫁給其他方。采購管理信息系統(tǒng)采購管理信息系統(tǒng)是企業(yè)采購管理的數(shù)字化工具。它