合同管理和簽署制度

合同管理和簽署制度一、目的和適用范圍1.1目的本制度的目的是規(guī)范和管理企業(yè)的合同簽署和管理流程，確保合同的合法性、有效性和及時(shí)性，提高企業(yè)的合同管理水平。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部全部涉及合同簽署和管理的工作，包含但不限于合同的訂立、審核、簽署、執(zhí)行、更改、停止等。二、基本原則2.1合法合規(guī)原則合同的簽署和管理必需依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保合同的合法性和合規(guī)性。2.2嚴(yán)格審核原則對于涉及大額金額、緊要業(yè)務(wù)等的合同，需要進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保合同條款清楚、權(quán)益明確。2.3統(tǒng)一授權(quán)原則合同簽署權(quán)限應(yīng)當(dāng)由公司內(nèi)部明確規(guī)定，而且依照權(quán)限層級進(jìn)行統(tǒng)一授權(quán)，避開個(gè)人濫用簽約權(quán)限。2.4分工協(xié)作原則合同管理工作應(yīng)當(dāng)明確責(zé)任分工，各部門、崗位之間需要緊密搭配，確保合同的及時(shí)執(zhí)行和管理。2.5歸檔備案原則合同的簽署、執(zhí)行和更改過程需要認(rèn)真記錄和歸檔，以備查閱和審計(jì)需要。三、合同簽署流程3.1合同訂立擬定合同內(nèi)容：相關(guān)部門依據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要擬定合同內(nèi)容，包含合同條款、合同金額、履約期限等。內(nèi)部審批流程：合同內(nèi)容經(jīng)內(nèi)部相關(guān)部門審核通過后，提交給企業(yè)管理負(fù)責(zé)人審批。合同談判：簽署合同前，必需時(shí)進(jìn)行談判，明確合同的細(xì)節(jié)條款。合同簽署：企業(yè)管理負(fù)責(zé)人核實(shí)合同內(nèi)容、法律風(fēng)險(xiǎn)，并進(jìn)行簽字確認(rèn)。3.2合同審核文件齊全性審核：合同簽署后，相關(guān)部門負(fù)責(zé)審核合同是否齊備，包含附件、章程等。法務(wù)風(fēng)險(xiǎn)審核：法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同內(nèi)容是否符合法律規(guī)定，確保合同的合規(guī)性。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同金額、付款方式等財(cái)務(wù)相關(guān)事項(xiàng)的合理性。高風(fēng)險(xiǎn)合同審核：對于涉及高風(fēng)險(xiǎn)的合同，需報(bào)經(jīng)企業(yè)管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。3.3合同執(zhí)行和更改合同執(zhí)行：依據(jù)合同商定進(jìn)行合同執(zhí)行，并及時(shí)記錄執(zhí)行情況。合同更改：合同更改需要嚴(yán)格依照合同商定的程序和權(quán)限進(jìn)行，更改后的合同需重新審批。3.4合同停止和歸檔合同履約結(jié)束后，進(jìn)行停止手續(xù)，包含合同結(jié)算、履約評估等。停止后的合同需確認(rèn)并歸檔，同時(shí)存儲電子版和紙質(zhì)版，以備后續(xù)查閱和審計(jì)需要。四、合同管理責(zé)任4.1企業(yè)管理負(fù)責(zé)人企業(yè)管理負(fù)責(zé)人是合同簽署的最高授權(quán)人，負(fù)責(zé)審批和簽署全部合同，確保合同的合法性和有效性。4.2相關(guān)部門負(fù)責(zé)人相關(guān)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核和執(zhí)行與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的合同，并保證合同的履行和管理。4.3合同管理人員合同管理人員負(fù)責(zé)合同管理工作的具體實(shí)施，包含合同的歸檔、備案、跟蹤、統(tǒng)計(jì)等工作。五、風(fēng)險(xiǎn)防控5.1法律風(fēng)險(xiǎn)管理法務(wù)部門要緊密關(guān)注相關(guān)法律法規(guī)的變動，及時(shí)將影響到公司合同管理的法律風(fēng)險(xiǎn)提報(bào)給企業(yè)管理負(fù)責(zé)人。5.2內(nèi)部掌控管理公司應(yīng)建立完善的內(nèi)部掌控體系，確保合同簽署過程的規(guī)范性和可控性，防止合同風(fēng)險(xiǎn)和資金風(fēng)險(xiǎn)。5.3信息安全管理公司應(yīng)對合同相關(guān)信息進(jìn)行合理的加密和備份，確保合同信息的保密性和完整性。5.4培訓(xùn)和考核公司應(yīng)定期組織合同管理相關(guān)的培訓(xùn)和考核，提高相關(guān)人員的合同管理本領(lǐng)和法律風(fēng)險(xiǎn)意識。六、附則本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負(fù)責(zé)人全部。如有需要，可依據(jù)實(shí)際情況對本制度進(jìn)行調(diào)整和增補(bǔ)，但必需經(jīng)過企業(yè)管理負(fù)責(zé)