湖南楚祥建筑裝飾工程有限公司部門備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1 湖南楚祥建筑裝飾工程有限公司簡(jiǎn)介 湖南楚祥建筑裝飾工程有限公司部門備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)湖南楚詳建筑裝飾工程有限公司簡(jiǎn)介湖南楚祥建筑裝飾工程有限公司成立于2017年4月21日，注冊(cè)資本達(dá)800萬(wàn)元人民幣，該公司位于湖南省岳陽(yáng)市湘陰縣，是一家從事建筑裝飾、裝修和其他建筑業(yè)的公司，經(jīng)營(yíng)范圍包括室內(nèi)裝修、設(shè)計(jì)，建筑工程后期裝飾、裝修和清理，室內(nèi)維修，涂裝，木制裝飾材料、金屬裝飾材料、其他室內(nèi)裝飾材料、建材、裝飾材料的零售等，公司秉持著誠(chéng)信待人、追求完美的宗旨，不斷努力，不斷前進(jìn)，追求將服務(wù)做到最好，有著非常好的行業(yè)前景。湖南楚祥建筑裝飾工程有限公司部門備用金管理現(xiàn)狀、所存在問(wèn)題及產(chǎn)生原因分析管理現(xiàn)狀湖南楚祥建筑裝飾工程公司采用非定額備用金管理制度，備用金主要用于內(nèi)部人員作差旅費(fèi)、零星采購(gòu)、零星開(kāi)支。部門備用金于每月一日進(jìn)行盤點(diǎn)，逐月結(jié)清，定期編制備用金支出一覽表，由專人保管與備用金相關(guān)的各類票據(jù)，備用金通過(guò)基本戶取現(xiàn)，由專人負(fù)責(zé)管理，備用金的申領(lǐng)是先由銷售人員填寫(xiě)“借款單”，再交由銷售部經(jīng)理審核然后直接交給出納審核批復(fù)，審批通過(guò)后由出納填寫(xiě)兩聯(lián)式借款單并發(fā)放備用金，其中結(jié)算憑證聯(lián)交給會(huì)計(jì)入賬，結(jié)算回執(zhí)單由出納本人保管，但某些時(shí)候，申領(lǐng)人員填寫(xiě)“借款單”時(shí)借款用途含糊不清，不能夠清晰明了的表述借款用途，借款日期和借款金額也不能按規(guī)定的格式填寫(xiě)。在使用備用金的過(guò)程中使用人員應(yīng)保管好使用過(guò)程中所產(chǎn)生的各類票據(jù)，票據(jù)需真實(shí)合理，湖南楚祥建筑裝飾工程有限公司曾有人報(bào)銷差旅費(fèi)時(shí)使用不合理金額發(fā)票，存在無(wú)法解釋的不合理支出，利用報(bào)銷制度游玩送禮，報(bào)銷過(guò)程中也存在越級(jí)審批現(xiàn)象。還有人員遺失票據(jù)后采取錯(cuò)誤的解決方法，不及時(shí)去原開(kāi)具單位取得證明，卻采取口頭申報(bào)方式報(bào)銷。存在問(wèn)題分析借款單審批流程不嚴(yán)格部門備用金審核流程不完整規(guī)范，“借款單”未經(jīng)由財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，直接由出納審核撥付款項(xiàng)，借出環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)。借款單填寫(xiě)不規(guī)范銷售人員備用金借款單的填寫(xiě)不簡(jiǎn)明規(guī)范，不能清晰明了的反應(yīng)相關(guān)信息，且銷售人員填寫(xiě)借款單時(shí)存在格式錯(cuò)誤。備用金使用及報(bào)銷不合理使用部門備用金過(guò)程中存在不合理支出，報(bào)銷項(xiàng)目金額超出正常合理的范圍，部門備用金費(fèi)用報(bào)銷單審批過(guò)程中存在越級(jí)審批現(xiàn)象，原始憑證遺失后直接采取口頭申報(bào)，不按流程處理。問(wèn)題產(chǎn)生原因分析借款單沒(méi)有審批流程借款單審批流程偏繁瑣，且該公司備用金業(yè)務(wù)偏多，在這種情況下，為節(jié)省時(shí)間方便業(yè)務(wù)辦理，便默認(rèn)部門備用金審核流程不通過(guò)財(cái)務(wù)經(jīng)理，于是便造成了“借款單”無(wú)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批現(xiàn)象，容易造成紕漏。借款單填寫(xiě)人員素質(zhì)低因填寫(xiě)人員知識(shí)素養(yǎng)不夠等各種其他原因?qū)е聜溆媒鸾杩顔翁顚?xiě)不合規(guī)范，造成借款單填寫(xiě)格式出錯(cuò)。備用金使用及報(bào)銷存在造假為滿足個(gè)人的需求而產(chǎn)生不合理支出，為多報(bào)銷而鋪張浪費(fèi)，公款游玩，為更好的審批通過(guò)而越級(jí)審批。因個(gè)人不妥管理而導(dǎo)致原始票據(jù)遺失，為避免麻煩采取口頭申報(bào)或偽造假證明來(lái)報(bào)銷。湖南楚祥建筑裝飾工程有限公司部門備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)問(wèn)題解決方案在借款單審批流程方面部門備用金的申領(lǐng)必須嚴(yán)格遵守公司的財(cái)務(wù)制度，不得遺漏省略其中的任何步驟，需由銷售人員按需填寫(xiě)借款審批單后交由銷售經(jīng)理審核再由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，最后將借款審批單交由出納，出納填寫(xiě)兩欄式借款單后，將結(jié)算回執(zhí)聯(lián)留存，結(jié)算憑證聯(lián)交會(huì)計(jì)進(jìn)行賬務(wù)處理。在借款單填寫(xiě)方面借款單的填寫(xiě)必須標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，填寫(xiě)人員應(yīng)當(dāng)熟悉借款單的填寫(xiě)格式，做到填寫(xiě)時(shí)不出錯(cuò)，相關(guān)人員在填寫(xiě)“借款單”時(shí)，需按規(guī)定格式填寫(xiě)借款日期、借款人、借款用途和借款金額，借款用途應(yīng)清晰明了，不得含糊，由相關(guān)人員審核簽字批準(zhǔn)同意后撥付，為將“借款單”的填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，應(yīng)由專人對(duì)借款單的填寫(xiě)進(jìn)行指導(dǎo)，以避免填寫(xiě)錯(cuò)誤。在備用金使用及報(bào)銷方面在使用備用金過(guò)程中應(yīng)保管好車票發(fā)票等原始憑證信息，如有遺失，應(yīng)取得原開(kāi)出單位蓋有公章的證明，并注明原來(lái)憑證的號(hào)碼、金額和內(nèi)容等，由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證，如丟失原始憑證很難取得證明時(shí)可提出申請(qǐng)，由報(bào)銷人員寫(xiě)明詳細(xì)情況，經(jīng)批準(zhǔn)后可代作原始憑證，不得以口頭申報(bào)的方式代替證明，必須以正確的方式來(lái)書(shū)寫(xiě)證明以代替遺失的原始單據(jù)。費(fèi)用報(bào)銷單審批過(guò)程應(yīng)當(dāng)循序進(jìn)行，不得越級(jí)審批，審核時(shí)需注意是否存在報(bào)銷金額超標(biāo)或存在不合理項(xiàng)目的現(xiàn)象，報(bào)銷項(xiàng)目?jī)?nèi)容應(yīng)真實(shí)合理，對(duì)于不合理項(xiàng)目的支出和超支金額應(yīng)當(dāng)由申請(qǐng)人員自行負(fù)擔(dān)，不得使用部門備用金款項(xiàng)支付。3.2借支備用金業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)3.2.1流程表設(shè)計(jì)表1借支備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)表序號(hào)操作步驟角色操作內(nèi)容1填寫(xiě)借款審批單銷售人員(1)按規(guī)定格式填寫(xiě)借款審批單；根據(jù)現(xiàn)金需求量填寫(xiě)借款審批單金額；（2）將借款審批單交銷售經(jīng)理審核2審核借款審批單銷售部經(jīng)理審核借款審批單內(nèi)容是否準(zhǔn)確合理，審核無(wú)誤后簽字；將借款審批單交財(cái)務(wù)經(jīng)理審核3審核借款審批單財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核借款時(shí)審批單內(nèi)容是否準(zhǔn)確合理，審核無(wú)誤后簽字；將借款審批單轉(zhuǎn)出納支付現(xiàn)金4填寫(xiě)借款單出納接收審核無(wú)誤的借款審批單，根據(jù)借款審批單填寫(xiě)兩聯(lián)式借款單，并將結(jié)算回執(zhí)聯(lián)留存，結(jié)算憑證聯(lián)傳遞給會(huì)計(jì)保管5發(fā)放現(xiàn)金出納根據(jù)已審核無(wú)誤借款審批單上的金額支付現(xiàn)金給銷售人員6編制記賬憑證費(fèi)用會(huì)計(jì)根據(jù)已審核無(wú)誤的借款審批單填寫(xiě)記賬憑證，將記賬憑證交給財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核7審核記賬憑證財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核費(fèi)用會(huì)計(jì)所編制的記賬憑證的合理性8登記現(xiàn)金日記賬出納根據(jù)審核無(wú)誤的記賬憑證填寫(xiě)現(xiàn)金日記賬，將記賬憑證交給費(fèi)用會(huì)計(jì)9登記明細(xì)賬費(fèi)用會(huì)計(jì)根據(jù)審核無(wú)誤的記賬憑證登記其他應(yīng)收款明細(xì)賬3.2.2流程圖設(shè)計(jì)開(kāi)始1、銷售人員填制借款審批單2、銷售經(jīng)理審核借款審批單6、費(fèi)用會(huì)計(jì)填寫(xiě)記賬憑證4、出納填寫(xiě)借款單3、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核借款審批單開(kāi)始1、銷售人員填制借款審批單2、銷售經(jīng)理審核借款審批單6、費(fèi)用會(huì)計(jì)填寫(xiě)記賬憑證4、出納填寫(xiě)借款單3、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核借款審批單5、出納支付現(xiàn)金7、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核記賬憑證8、出納登記現(xiàn)金日記賬9、費(fèi)用會(huì)計(jì)登記明細(xì)賬3.3報(bào)銷備用金方面業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)3.3.1流程表設(shè)計(jì)表2報(bào)銷備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)表序號(hào)操作步驟角色操作內(nèi)容1整理原始單據(jù)銷售人員整理需要報(bào)銷的費(fèi)用單據(jù)，統(tǒng)計(jì)報(bào)銷金額已遺失票據(jù)做好相應(yīng)處理。2填寫(xiě)差旅費(fèi)報(bào)銷單銷售人員（1）去財(cái)務(wù)部領(lǐng)取差旅費(fèi)報(bào)銷單（2）依據(jù)支出所在部門填寫(xiě)部門信息（3）根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間填寫(xiě)日期。（4）據(jù)實(shí)填寫(xiě)即付款項(xiàng)，按實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生金額填寫(xiě)費(fèi)用，以大寫(xiě)數(shù)字填寫(xiě)金額（5）將原始單據(jù)貼附在差旅費(fèi)報(bào)銷單后面（6）填寫(xiě)完成后將差旅費(fèi)報(bào)銷單交由直接上級(jí)、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核3審核差旅費(fèi)報(bào)銷單銷售部經(jīng)理檢查報(bào)銷項(xiàng)目業(yè)務(wù)的真實(shí)性；檢查報(bào)銷金額是否與實(shí)際發(fā)生額相符，核對(duì)報(bào)銷單金額與原始單據(jù)金額是否一致；檢查是否存在重復(fù)報(bào)銷；（4）審核無(wú)誤后簽字。4審核差旅費(fèi)報(bào)銷單費(fèi)用會(huì)計(jì)（1）審核經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性（2）從票據(jù)填制的內(nèi)容和加蓋的印章審核發(fā)票的規(guī)范性、一致性、合理性、正確性（包括發(fā)票填制的內(nèi)容與發(fā)票種類，發(fā)票加蓋的印章是