湖南鼎鴻食品有限公司應付賬款管理制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1湖南鼎鴻食品有限公司概況 湖南鼎鴻食品有限公司應付賬款管理制度優(yōu)化設計1湖南鼎鴻食品有限公司概況1.1公司簡介湖南鼎鴻食品有限公司成立于2018年12月29日,注冊地址位于湖南省寧鄉(xiāng)市歷經鋪街道東城社區(qū)金玉路99號,法定代表人為陳賽。經營范圍包括蔬菜制品生產及零售,熟食品制造,魚糜制品及水產品干腌加工,調味料生產和零售,醬腌菜生產,預包裝食品零售和農產品互聯(lián)網銷售等,主營湖南特產,零食,自熱米飯和素食菜。公司自成立以來始終秉承“培養(yǎng)人才,打造一支高強團隊,成為行業(yè)領導者”的發(fā)展目標。公司的優(yōu)勢是擁有一支年輕的團隊,發(fā)展?jié)摿桶l(fā)展空間較大,業(yè)績增長比較穩(wěn)定。公司能快速發(fā)展且在行業(yè)內站穩(wěn)腳跟離不開公司的每一位員工,他們精誠團結,齊心協(xié)力帶領公司走向更加輝煌的明天。1.2公司組織架構圖從從陳賽 股東 股東 監(jiān)事法定代表人經理湖南鼎源食品有限公司湖南鼎鴻食品有限公司董事湖南鼎源食品有限公司湖南鼎鴻食品有限公司股東 法定代表人高管股東監(jiān)事彭曙文庚武彭曙文庚武圖1公司組織架構圖2湖南鼎鴻食品公司現(xiàn)有的應付賬款管理制度2.1應付賬款的含義應付賬款是一個負債類的會計科目,是將來需要清償?shù)囊环N現(xiàn)時義務。通常指一家企業(yè)在供貨商那里購買材料,商品和接受勞務供應時因資金有限不足以支付供應商的貨款而發(fā)生的一項負債,是供貨商和進貨商在購銷活動中因為獲得物資和支付供應商貨款的時間不相同而產生的。應付賬款一般是在物資和發(fā)票同時送達倉庫并且經過倉管人員和財務人員確認無誤后登記入賬,但具體問題具體分析,應以企業(yè)的實際情況為準。應付賬款的賬務處理涉及的相關科目主要有原材料,庫存商品,應交稅費,制造費用,管理費用,銀行存款,應付票據(jù),營業(yè)外收入等科目。2.2湖南鼎鴻應付賬款管理流程及流程圖應付會計根據(jù)付款合同及訂貨單開具產品入庫單,并審核金額是否有誤,再與付款單核對一致后根據(jù)審核無誤的原則,附上有關部門的簽章,再根據(jù)審核后的單據(jù)計入各供應商付款賬戶。如實核對各種往來款項,根據(jù)各收款單位的原始憑證填制記賬憑證,經會計人員匯總整理后填寫科目匯總表,登記公司的銀行存款日記賬以及應付賬款明細賬。在支付貨款前進行各類單據(jù)的審批工作,核對金額,數(shù)量,供應商名稱,付款日期是否與原始憑證一致,核對工作完成后即可與供應商辦理付款結算。在供應商收到貨款并檢查各類款項確認無誤后,進行對賬和結賬工作。倉管員倉管員應付賬款管理員上級主管采購員應付賬款管理員上級主管采購員付款及分配付款審批開付款通知單采購發(fā)票處理采購入庫付款及分配付款審批開付款通知單采購發(fā)票處理采購入庫 供應商付款記錄采購發(fā)票付款記錄采購付款通知單財務審核應付賬款付款通知單供應商付款記錄采購發(fā)票付款記錄采購付款通知單財務審核應付賬款付款通知單(未審核)采購發(fā)票與采購入庫單對應表采購應付賬款(物資采購) 財務部人員賬齡分析財務部人員賬齡分析 付款申請應付賬款分析 付款申請應付賬款分析 付款申請單付款單付款申請單付款單應付賬款明細表應付賬款賬齡分析表 圖2應付賬款管理流程圖3湖南鼎鴻食品公司應付賬款管理制度存在的問題3.1供應商選擇不合理就目前湖南鼎鴻有限公司的現(xiàn)狀而言,采購原材料過程中出現(xiàn)的第一個問題就是供應商的選擇問題。企業(yè)要想保證產品的生產正常進行,就必須有較好的供應商來提供所需的相關物料。在當今這個社會生存的法則就是“優(yōu)勝劣汰”,適應力強的生存下來，適應力差的被社會淘汰，企業(yè)也是如此。供應商和企業(yè)是雙向選擇的關系,企業(yè)可以選擇良好的供應商,反之供應商也可以選擇信譽度高的企業(yè)。但是就目前而言湖南鼎鴻公司還是沒有放棄一些傳統(tǒng)落后的采購思想,只有在物資供不應求時,才會花費時間和精力去尋找良好的供應商,結果導致公司浪費了很多的時間和資金,卻不能及時找到適合自己所需的供應商。有時在規(guī)定的時間內雖然確定了供應商,但因為沒有足夠的時間去對選擇的供應商和相關產品信息進行有效的收集和篩選,結果導致其供應的產品完全滿足不了公司自身生產的需要以及后期的產品供應頻頻出現(xiàn)問題。湖南鼎鴻公司因人員規(guī)模不大,員工忽視了對供應商的檔案做出詳細的整理和存檔,不注重與供應商之間增強聯(lián)系,導致公司后期損失了一大批老客戶群體,對日后產品的采購工作帶來不利影響,采購成本增加,致使公司的資金運轉出現(xiàn)問題,不利于資源的優(yōu)化配置。3.2采購與財務部門崗位之間分工不明確湖南鼎鴻公司屬于小型企業(yè),各個部門之間的分工也不是很明確。每當月初的時候,采購部人員工作量增多,由于缺乏人手,在采購人員任務繁重時,恰逢是財務部比較輕松的時候,他們經常會讓財務部員工來采購部幫忙,一方面由于公司對于物資的采購數(shù)量要求也沒有明確的規(guī)章制度來約束,造成采購部門先前也沒有及時制定合理的采購計劃,從而導致公司內部資源消耗嚴重。采購計劃的不足或過剩都會引起停產損失和耗用大量資金。到月底的時候,財務部門要負責對賬結賬工作,因員工有限,公司出于成本考慮沒有額外支付工作來聘請專員擔任此項工作,公司基本上都是一個員工擔任兩個崗位,導致不相容職務沒有得到相應的分離。而應付賬款的每一個環(huán)節(jié)都是緊密相連,環(huán)環(huán)相扣的,如果其中某一個小小的環(huán)節(jié)出了差錯,后面的環(huán)節(jié)也會跟著受到牽連，造成公司遭受損失。每當鼎鴻公司的財務狀況出現(xiàn)問題時,就會導致付款不及時,拖欠供應商貨款愈發(fā)嚴重,造成公司的信譽等級降低,一旦這樣的情況持續(xù)得不到有效的解決,供應商就會優(yōu)先選擇跟其他公司合作,導致供貨不足影響公司下一輪生產。3.3管理層濫用職權現(xiàn)象嚴重公司管理層利用自己的職權之便,讓會計人員將“應付賬款”賬戶的銷售收入計入“銀行存款”,導致庫存商品月末結賬時，賬實不符,以便年末繳納稅款的時候能夠少繳,增加公司的隱性收入。根據(jù)稅法規(guī)定:企業(yè)無法或無需支付的應付賬款應計入“營業(yè)外支出”,但公司為了逃稅漏稅,虛增利潤,將“應付賬款”長期不做掛賬處理,隱瞞收入。公司管理層不但不檢討自己,還相互推脫責任,導致應付賬款管理工作漏洞百出。4湖南鼎鴻食品公司應付賬款管理制度優(yōu)化設計4.1對供應商進行合理選擇公司應首先采取供應商年度誠信評級,讓供應商同臺競爭,在激烈的市場爭中取長補短。應該在公司內部建立一個評級小組,小組成員由采購部,財務部和生產部的員工組成,組長由公司董事長擔任,在每年年末對供應商進行考核與評估。評估的主要事項有供應商的供貨價格,供貨質量,供貨時間以及后續(xù)合同的履行情況,主要分為三個誠信等級,依次是A,B,C三級,小組成員共同商量討論出最后結果后,提交給公司董事長，董事長審核通過后,納入公司的采購信息資源庫。公司對于A類優(yōu)質供應商優(yōu)先納入下一季度的采購范圍,錄入公司供應商檔案;對于不符合要求的供應商則取消下一輪的競標計劃。與供應商建立良好的合作關系是公司進行應付賬款管理的前提和基礎,沒有優(yōu)質的供應商為其服務,公司將寸步難行。因此公司應當完善供應商檔案體系,與各供應商之間加強交流與合作,保持和諧友好的關系,為日后的訂單奠定良好的基礎。4.2應付賬款管理部門分工優(yōu)化在應付賬款的登賬,記賬,結賬工作中,應設置專人登記貨款發(fā)生的時間,款項的確認,支付核對與結算工作,如采購人員必須提交請購單,采購單,采購合同,入庫單,發(fā)票等相關憑證;財務人員必須在審核確認單據(jù)無誤后方可登賬。公司高管要進行不相容職務的分離,明確相關責任人的工作內容,加強各部門之間的信息交流與共享,共同做好應付賬款管理工作,一旦在某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)重大差錯,公司管理層要承擔相應責任。4.3管理層責任認定優(yōu)化完善的經營管理制度對湖南鼎鴻食品有限公司應付賬款的管理意義重大。第一要明確劃分各部門之間的職責范圍,優(yōu)化資源合理分工與配置,并分清楚部門之間的聯(lián)系與區(qū)別有哪些,從而更能有針對性地解決現(xiàn)實中的問題,實現(xiàn)公司內部的合作共贏。第二要完善員工績效考核體系,多組織一些部門活動,實施獎懲機制,鼓勵員工積極參加,將考核內容擴大到部門間的團結凝聚力,實施加分制，從而有利于增強部門與部門之間的合作意識。公司高管也要起到帶頭作用,從自身做起,引導員工對于溝通與合作意識的重視,讓公司的發(fā)展充滿活力,讓員工共同融入公司的管理氛圍中,提高公司的運作效率。第三要實行資源整合,合理利用公司資源,有效協(xié)調公司各部門之間的關系,在集體利益最大化的前提下,優(yōu)化各部門的職能目標,舍小家顧大家,保證公司發(fā)展能跟上時代進步的步伐。因此公司可以采取管理培訓生制度,通過崗位的輪換來增強員工對不同部門崗位的認識,學會換位思考,有利于員工之間加強協(xié)作性,提升整個公司的溝通效率。公司的發(fā)展離不開每一位員工的辛勤付出。公司要想長期在食品行業(yè)立足,必須于細微處見真知,細節(jié)決定成敗。應付賬款的賬務處理程序復雜而繁瑣,有購入材料款項尚未支付,有接受勞務供應應付而未付的款項,有用非現(xiàn)金資產償還債務,也有其他方式進行清償?shù)摹芏嗥髽I(yè)管理者習慣將重心放在應收賬款的管理上,因而忽視了對應付賬款的管理,造成財務人員在進行應付賬款賬務處理時,因對其比較生疏,全靠自己的主觀臆斷進行操作,忽視客觀存在，導致公司拖欠貨款,資金周轉問題層出不窮。因此公司因具體問題具體分析,針對應付賬款管理的每一處環(huán)節(jié)確定相關責任人的追責制度,一旦發(fā)現(xiàn)誰違反規(guī)定,徇私舞弊就對責任人進行嚴懲。通過建立這種制度,能使公司管理層和員工清楚的知道自己的職能所在,相互監(jiān)督,自我約束。4.4應付賬款優(yōu)化設計流程圖收貨:收貨:要求供應商提供一式三聯(lián)送貨單,并將貨物送達倉庫統(tǒng)一由倉管員管理品質檢驗:質檢員負責對物料嚴格把關,品質檢驗:質檢員負責對物料嚴格把關,對不符質量要求的進行退補貨 11.貨實不符:退貨、換貨、補貨2.有其他違反采購協(xié)議規(guī)定的,由質檢員開出“扣款通知單”3.如需要供應商處理的需通知采購與財務暫停付款核對收貨單是否與實物相符核對收貨單是否與實物相符 否 是簽章:倉管員簽章:倉管員在一式三聯(lián)的送貨單上簽章,一聯(lián)給采購員,一聯(lián)整理歸檔采購對賬:采購對賬:采購員根據(jù)入庫明細表與對賬單核對,如發(fā)現(xiàn)數(shù)量單價有誤,及時通知供應商更改賬單發(fā)票采集:發(fā)票采集:采購員收到發(fā)票后,在發(fā)票上附上送貨單,采購訂單,并登記移交給財務部財務審核:根據(jù)財務審核:根據(jù)倉管員送來的送貨單與明細賬核對數(shù)量單價是否一致通知開票:對賬完成由采購員通知供應商開票 圖3應付賬款優(yōu)化設計流程圖5總結本次畢業(yè)設計的主要研究目標是針對湖南鼎鴻食品有限公司應付賬款管理制度的優(yōu)化設計,側重點在于對湖南鼎鴻公司的有些制度進行完善和優(yōu)化。應付賬款管理是中小企業(yè)不容忽視的一項重要問題,企業(yè)管理層必須認識到應付賬款管理的重要性并提出相應的應對措施。通過對湖南鼎鴻公司應付賬款管理制度形成的原因和現(xiàn)狀進行分析,披露湖南鼎鴻公司應付賬款管理制度存在的問題,并逐一對其進行了優(yōu)化。完善的應付賬款管理制度能使企業(yè)的欠款得到及時準確的支付,有利于保證企業(yè)資金的正常運轉和流通,同樣也能提高企業(yè)的信譽度,在市場競爭中立于不敗之地！

參考資料[1]彭文靜