湖南精益電機制造有限公司采購制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1湖南精益電機制造有限公司簡介 湖南精益電機制造有限公司采購制度優(yōu)化設計湖南精益電機制造有限公司簡介湖南精益電機制造有限公司成立于2002年，注冊資本150萬，公司地址位于湖南省長沙市雨花區(qū)萬家麗中路二段539號1110號房，公司經營范圍包括農業(yè)機械服務、銷售;機械配件的零售;玻璃鋼材料、電線、電纜的批發(fā);金屬材料、機電設備、機電產品的銷售;普通貨物運輸。公司主導產品有Y系列、Y2系列、YCT系列、YVF系列、YEJ系列、Y2EJ、MS系列、MC系列電磁制動等三相異步電動機及齒輪減速專用電動機和各種派生電動機，榮獲農業(yè)部全面質量管理合格證書，經省級監(jiān)督檢驗合格，暢銷全國各地，遠銷中東、歐洲以及東南亞地區(qū)。湖南精益電機制造有限公司現有采購制度存在的問題作為制造類企業(yè)，原材料是必不可少的，原材料的質量關乎產品的質量，價格則關乎企業(yè)利潤的大小。在原材料采購上，湖南精益電機制造有限公司在采購制度上存在以下四點問題：1.采購計劃編制不合理。2.采購審批周期過長。3.供應商選擇不夠嚴謹。4.采購人員結構不合理。2.1采購計劃編制不合理湖南精益電機制造有限公司的采購計劃制定不夠周密合理，沒有細化到各個環(huán)節(jié)的任務，年度采購計劃沒有依據公司年度經營計劃來制定。其次，相關的工作人員未結合具體的市場信息，而是以個人的主觀思想來制定采購計劃，因此制定的計劃往往比較落后，以致在采購工作中常常處于一個被動的地位，尤其是當訂貨周期較短、交貨日期較為緊張時，會造成在采購價格、采購材料質量、采購材料交貨日期等方面在與供應商的談判中缺乏優(yōu)勢，讓企業(yè)自身處于不利的地位。湖南精益電機制造有限公司制定的年度總采購計劃是較為簡略的，并且沒有對季度采購、月度采購以及日常采購展開計劃的制定，所以公司經常存在原材料庫存過剩以及材料跟不上生產、造成生產滯后的情況。湖南精益電機制造有限公司以年度計劃為主，像精益這樣的生產制造類型的企業(yè)，對產品的更新換代有一定的要求，按年制定的生產計劃、采購計劃時間跨度太長，難以滿足生產的需要，就會造成產品以及原材料的庫存積壓，賣不出市場。2.2采購審批周期過長湖南精益電機制造有限公司在采購實施過程中存在一些效率不高的問題。在現行的供貨流程中，只要有采購，就需要經過層層審批，采購員與供應商協商后，聯系采購經理、財務部負責人、副總干事審批，最后再向總經理做一個流程匯報，導致工作效率極低，特別是審批人員出差的時候，這樣一個周期是特別長的。一方面，這一過程帶來的問題是公司的運營效率太低，這一問題在湖南精益電機制造有限公司里面有著很嚴重的表現形式。另一方面，企業(yè)往往會失去最佳的供應機會，從而導致供應成本的增加，進一步對企業(yè)的生產造成影響。這樣缺乏系統(tǒng)籌劃的采購制度帶來的后果就是工作效率低下，極大地耗費時間和人力成本。湖南精益電機制造有限公司目前的審批流程如圖1所示：圖圖SEQ圖\*ARABIC1湖南精益電機制造有限公司目前的審批流程圖2.3供應商選擇不夠嚴謹湖南精益電機制造有限公司作為一個制造類型的企業(yè)，所需要采購的原材料非常之多，并且涉及到的供應商的數目也很多。但是公司對供應商的管理和評價制度是不完善的，對供應商的選擇更多的是通過與公司管理層關系的好壞來決定或者是片面選擇價格更低的供應商。采購人員只注重到了比價和壓價，缺乏對公司本身真正的采購需求的深入了解，并且沒有與這些供應商建立長期和穩(wěn)定的合作關系的想法，這實際上這都是非常不科學、不合理的行為。湖南精益電機制造有限公司沒有對供應商進行合理的分類和評價，缺乏對供應商原材料質量的考核與監(jiān)督。公司對原材料市場價格并沒有嚴格的調查，但是在目前的市場下，絕大多數的材料種類多，材料的質量也同樣參差不齊，供應商的資信等級也有很大的差異。這一系列不明確的戰(zhàn)略因素以及對供應商選擇不嚴謹的表現，導致湖南精益電機制造有限公司面臨著極大的采購風險，公司內部出現采購商品交貨不及時、沒有售后服務、產品數量和質量與采購合同不一致等問題。2.4采購人員結構不合理湖南精益電機制造有限公司的采購人員嚴重不足，采購部門只配備5人，與強大的采購工作量相比，即使采購人員的個人能力很強，也無法保證高質量的完成采購任務。并且公司的采購崗位職責總體看來是較為粗略的，公司的采購人員職責十分籠統(tǒng)，沒有將采購主管、采購計劃人員與普通采購員的崗位職責區(qū)分開來，往往是采購部門每個人都需要對所有職責統(tǒng)一包攬，這樣做的后果是采購效率會大幅度降低，不利于采購部門各人員的統(tǒng)籌協作。湖南精益電機制造有限公司關于采購人員結構的安排如表1所示：表SEQ表\*ARABIC1湖南精益電機制造有限公司采購人員結構表采購人員供應商的尋找、資料收集及開發(fā)工作對新供應商品質體系狀況的評估及認證與供應商的比價、議價談判對舊供應商進行評估，確定其穩(wěn)定供貨能力及時跟蹤原材料市場價格行情，提升采購品質和成本采購計劃編排．物料訂購及交期控制部門員工的管理培訓工作與供應商以及其他部門的溝通協調制度采購計劃其他工作湖南精益電機制造有限公司的采購制度優(yōu)化設計3.1合理制定采購計劃對于采購計劃的制定，首先要利用好往年或者往季的歷史數據信息，分析出明確的銷售計劃，為采購計劃提供參考。其次是明確好生產計劃，其中包括所需物料的類別、質量標準、數量、規(guī)格型號等，確認詳細的采購要素。最后是制定采購計劃，依據采購要素做出采購預算，并且征求相關部門的意見，如果沒有問題，領導就可以簽字批準采購部門執(zhí)行此計劃。在整個采購計劃的過程中和采購完成后，采購部都要進行跟蹤，如果出現任何問題，需更正采購計劃并及時補救。在條件允許的情況下，湖南精益電機制造有限公司可以創(chuàng)建一個市場調研采購部門。市場調研采購部門需要每月對市場進行考察，對于最新的市場資料和情況做出基本的調查，充分了解最新的產品以及原材料情況。根據市場對產品的需求來更新，按月制定詳細的采購計劃，不拉過長的周期戰(zhàn)線，保證公司生產銷售與市場同步，減少原材料不必要的庫存積壓，分部門完成采購的每一步。在月度計劃完善的情況下，統(tǒng)籌年度采購計劃，并且制定靈活的日采購計劃，日常的經營需求計劃是為了應變臨時之需。按月制定采購計劃可能會在一定程度上加大市場調研采購部的工作量，但在制造類企業(yè)里，產品的更新換代是非?？斓模挥泄镜纳a跟上市場的需求，才能提高企業(yè)的競爭能力，減少盲目的原材料采購，降低虧損，減少成本。湖南精益電機制造有限公司優(yōu)化后的采購計劃圖2所示：圖圖SEQ圖\*ARABIC2湖南精益電機制造有限公司優(yōu)化后的采購計劃圖3.2完善采購審批圖SEQ圖\*ARABIC3湖南精益電機制造有限公司優(yōu)化后的原材料審批圖湖南精益電機制造有限公司現有的采購審批周期過長并且在目前公司的實際情況下是難以執(zhí)行的。公司采購審批流程要在現有基礎上進一步改善和優(yōu)化，最重要的是審批流程要精簡，目前的審批是在原材料的大批量采購時，需要層層領導的審核，這樣確實能確保材料采購環(huán)節(jié)的結構合理性，但也耽誤了進度，往往只是走一個簽字的過程，可以適當減少采購過程中的審批人員，公司的日常采購工作由采購部和財務部審核即可。采購部門可根據實際的物資采購需求，填寫采購申請單，報送審批權限部門或人員進行審批。根據采購金額來進行一個簡單地區(qū)分，若采購金額小于1萬元，則只需采購部經理直接審批即可；若采購金額在1萬元—5萬元之間，則需要采購部經理和公司副總經理共同審批；若采購金額在5萬元以上，則需要公司總經理審批。采購部根據每月數據統(tǒng)計在每月初做出詳細采購計劃后，交予副總經理審批同意后就可以實施，不需要再經過總經理這一層審批，減少了審批過程。通過這種扁平式的管理方式大大改變了現有的審批周期過長的問題，采購訂單的審核過程縮短了，原材料購買也會更及時，企業(yè)才能持續(xù)經營下去。通過簡化公司的采購審批流程圖SEQ圖\*ARABIC3湖南精益電機制造有限公司優(yōu)化后的原材料審批圖3.3嚴格選擇供應商圖SEQ圖\*ARABIC4湖南精益電機制造有限公司優(yōu)化后的供應商選擇標準對所有的供應商劃分為戰(zhàn)略合作供應商和常規(guī)合作供應商，其中戰(zhàn)略合作供應商等級是最高的，可以不對其進行評價。僅對常規(guī)合作供應商進行評估，可分為已經履約評估的供應商和未經過履約評估的供應商，已經履約評估的供應商進行評估后按照6A.三次評估中兩次及以上為優(yōu)秀、6B.評估合格、6C.確認不合格來依次分為優(yōu)秀、合格、不合格，未經過履約評估的供應商圖SEQ圖\*ARABIC4湖南精益電機制造有限公司優(yōu)化后的供應商選擇標準3.4合理確定采購人員結構針對湖南精益電機制造有限公司目前存在的采購人員結構不合理的問題，結合采購工作的實際情況，不同崗位確定好有不同的職責，對湖南精益電機制造有限公司采購部門的人員職責優(yōu)化如表2下：表SEQ表\*ARABIC2湖南精益電機制造有限公司優(yōu)化后的采購部門人員職責各崗位人員職責采購主管（1人）制定和修訂采購制度監(jiān)督和考評采購人員決策購進業(yè)務活動統(tǒng)籌安排采購資金計劃人員（1人）組織領導采購人員搜集市場信息制定采購計劃指導采購人員與供應商工作開展合同的審議和管理普通采購人員（3人）貨源、價格、服務與供應商進行談判辦理物品入庫手續(xù)發(fā)票的核對與付款搜集調撥信息節(jié)省購進費用支出4總結通過實際的調研考察工作發(fā)現湖南精益電機制造有限公司確實存在很多采購方面的問題，針對這些問題本次畢業(yè)設計對公司的采購制度從采購計劃編制不合理、采購審批周期過長、供應商選擇不夠嚴謹、采購人員結構不合理這些方面進行了優(yōu)化設計，能夠很大程度的提高公司在采購業(yè)務上的科學與合理性，該方案在采購系統(tǒng)中發(fā)揮了更完善的作用，使得公司的采購流程更加規(guī)范有序，大幅度的降低了公司的原材料以及輔料的采購成本，并且完善了公司供應商的制度體系管理，極大地提高了公司采購工作的透明度以及工作效率，減少了真正投入生產的成本。公司完成了采購制度的系統(tǒng)性優(yōu)化，下一步必須落實和跟進。在日常的采購制度中，這就要求從公司層面能夠對采購制度進行大量的宣傳與教育，增強有關人員對優(yōu)化后的公司采購制度這一方面知識的了解，從而使采購人員對采購制度的具體實施有一個宏觀地管理。參考資料

[1]胡幼綱.論供應商庫的建