湖南知趣食品有限公司應(yīng)付賬款管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì) 目錄1湖南知趣食品有限公司的概況 湖南知趣食品有限公司應(yīng)付賬款管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1湖南知趣食品有限公司的概況1.1公司簡(jiǎn)介湖南知趣食品有限公司，創(chuàng)建于2019年5月20日，主要經(jīng)營(yíng)糖果、餅干的生產(chǎn)、批發(fā)和零售，坐落于長(zhǎng)沙市芙蓉區(qū)人民街道東路58號(hào)。公司注冊(cè)資本1000萬(wàn)人民幣，土地面積800多畝，在職員工2500多人，公司采取嚴(yán)格的經(jīng)營(yíng)管理體系和嚴(yán)密控制措施的目的為了有效保證自己的產(chǎn)品質(zhì)量。公司的組織文化是通過(guò)提供最優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品，滿(mǎn)足廣大顧客需求，創(chuàng)造一種健康綠色安全的飲食和生活文化。近幾年來(lái)，湖南知趣食品有限公司通過(guò)不斷創(chuàng)新升級(jí)，成為食品行業(yè)的標(biāo)桿。湖南知趣食品有限公司每年提拔銷(xiāo)售收入總額的8%投入新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)與產(chǎn)品技術(shù)革新。1.2公司組織結(jié)構(gòu)兩個(gè)基礎(chǔ)的生產(chǎn)設(shè)備車(chē)間：糖果設(shè)備車(chē)間和餅干設(shè)備車(chē)間，一個(gè)基礎(chǔ)的輔助設(shè)備車(chē)間：一個(gè)機(jī)修工廠設(shè)備車(chē)間。人員設(shè)置：企業(yè)在職人員150人，設(shè)置總經(jīng)理、行政辦公室、采購(gòu)部、生產(chǎn)部、銷(xiāo)售部、財(cái)務(wù)部和勞資部等行政管理部門(mén)。企業(yè)為了打開(kāi)產(chǎn)品在西南地區(qū)的銷(xiāo)售市場(chǎng)，在成都設(shè)置辦事處，歸銷(xiāo)售部管理，作為專(zhuān)設(shè)銷(xiāo)售機(jī)構(gòu)。1.3生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程企業(yè)產(chǎn)品包括奶糖、硬糖、威化和餅干，基礎(chǔ)的生產(chǎn)設(shè)備車(chē)間糖果車(chē)間生產(chǎn)奶糖和硬糖，基礎(chǔ)的生產(chǎn)設(shè)備車(chē)間餅干車(chē)間生產(chǎn)威化和餅干。企業(yè)產(chǎn)品在生產(chǎn)時(shí)原材料一次性全部投入，產(chǎn)品生產(chǎn)的步驟工序在各自基礎(chǔ)生產(chǎn)設(shè)備車(chē)間內(nèi)完成，產(chǎn)品經(jīng)驗(yàn)收合格交成品庫(kù)，機(jī)修車(chē)間為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供機(jī)修服務(wù)。采購(gòu)部負(fù)責(zé)企業(yè)所有材料的購(gòu)進(jìn)和保管，制定產(chǎn)品生產(chǎn)計(jì)劃與固定資產(chǎn)管理工作由生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)，基本車(chē)間自行組織安排工作生產(chǎn)產(chǎn)品，銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)產(chǎn)品的推銷(xiāo)工作。企業(yè)生產(chǎn)流程如圖所示：投入材料產(chǎn)品入庫(kù)產(chǎn)品檢驗(yàn)生產(chǎn)車(chē)間生產(chǎn)計(jì)劃投入材料產(chǎn)品入庫(kù)產(chǎn)品檢驗(yàn)生產(chǎn)車(chē)間生產(chǎn)計(jì)劃圖1企業(yè)生產(chǎn)流程2湖南知趣食品有限公司的應(yīng)付賬款管理制度2.1應(yīng)付賬款形成的原因應(yīng)付賬款是企業(yè)按照產(chǎn)品生產(chǎn)需要購(gòu)買(mǎi)原材料或接受供應(yīng)勞務(wù)等經(jīng)營(yíng)性活動(dòng)所應(yīng)付給單位個(gè)人或供應(yīng)商的貨款。一般企業(yè)財(cái)務(wù)管理中，應(yīng)付賬款的主要原因是由于付款時(shí)間差距，購(gòu)買(mǎi)生產(chǎn)所需原材料的時(shí)間和貨款支付時(shí)間不一致，應(yīng)付賬款的另一個(gè)主要客觀因素是商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)，當(dāng)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)激烈，為擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的最好辦法就是采取信用經(jīng)濟(jì)，依靠公司良好的信用聲譽(yù)賒購(gòu)商品形成應(yīng)付賬款。2.2公司應(yīng)付賬款管理的基本情況湖南知趣食品有限公司應(yīng)付賬款管理工作主要分為：應(yīng)付賬款記賬和應(yīng)付賬款清賬，這兩部分標(biāo)準(zhǔn)化要求比較高所以由會(huì)計(jì)主管負(fù)責(zé)；應(yīng)付賬款函證對(duì)賬和應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)清算，由對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)。采購(gòu)部按照生產(chǎn)計(jì)劃確定請(qǐng)購(gòu)商品數(shù)量填制請(qǐng)購(gòu)單，請(qǐng)購(gòu)單的填制需要依據(jù)存貨清單的項(xiàng)目填寫(xiě)；采購(gòu)部經(jīng)理批準(zhǔn)請(qǐng)購(gòu)單后編制相應(yīng)的訂購(gòu)單，然后將訂購(gòu)單發(fā)往供應(yīng)商處；采購(gòu)經(jīng)理與供應(yīng)商單位簽訂采購(gòu)合同，財(cái)務(wù)部依據(jù)傳遞的票據(jù)處理相關(guān)業(yè)務(wù)。2.3湖南知趣公司現(xiàn)有的應(yīng)付賬款流程圖采購(gòu)部按照簽訂的采購(gòu)合同協(xié)議約定要求檢查材料商品，核對(duì)入庫(kù)實(shí)際貨物數(shù)量與毀損情況，質(zhì)檢部門(mén)根據(jù)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或合同規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)材料商品質(zhì)量，質(zhì)檢部門(mén)確認(rèn)無(wú)誤后由采購(gòu)人員填制收貨通知單，將收貨通知單交至?xí)?jì)主管，會(huì)計(jì)主管審核簽字，最后采購(gòu)人員將相關(guān)單據(jù)交至倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理材料商品入庫(kù)手續(xù)，庫(kù)管員按照收貨通知單填制入庫(kù)單，倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人審核入庫(kù)單并簽字。其中，會(huì)計(jì)主管在審核收貨通知單時(shí)應(yīng)在采購(gòu)賬簿中記錄，采購(gòu)部根據(jù)入庫(kù)單備查材料商品數(shù)量，財(cái)務(wù)部審核提交的入庫(kù)單填制相關(guān)會(huì)計(jì)記賬憑證并做好記錄，財(cái)務(wù)部按照企業(yè)應(yīng)付賬款管理制度程序和采購(gòu)合同協(xié)議規(guī)定的折扣等辦理付款結(jié)算，定期對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行對(duì)賬處理現(xiàn)金折扣差異。公司目前應(yīng)付賬款管理制度的流程圖如下：臺(tái)賬收貨通知簽訂采購(gòu)合同臺(tái)賬收貨通知簽訂采購(gòu)合同會(huì)計(jì)審核制度入庫(kù)單會(huì)計(jì)審核制度入庫(kù)單對(duì)賬付款結(jié)算對(duì)賬付款結(jié)算圖2應(yīng)付賬款管理制度的流程圖3湖南知趣食品有限公司應(yīng)付賬款管理制度存在的問(wèn)題3.1缺少應(yīng)付賬款的專(zhuān)項(xiàng)管理企業(yè)未設(shè)立應(yīng)付賬款專(zhuān)職崗位人員進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)管理，通常是采購(gòu)部自行決定賒購(gòu)，財(cái)務(wù)部?jī)H簡(jiǎn)單進(jìn)行賬務(wù)記錄，此種應(yīng)付賬款管理方式難以對(duì)企業(yè)應(yīng)付賬款進(jìn)行科學(xué)有效管理，因債權(quán)人撤銷(xiāo)和其他原因而無(wú)法清償?shù)膽?yīng)付賬款款項(xiàng)應(yīng)予以清算結(jié)轉(zhuǎn)。企業(yè)未設(shè)立應(yīng)付賬款管理有效控制機(jī)制，導(dǎo)致應(yīng)付賬款多記漏記容易發(fā)生貪污和挪作私用的現(xiàn)象。企業(yè)經(jīng)營(yíng)普遍不重視應(yīng)付賬款管理，由于企業(yè)經(jīng)營(yíng)者利益與股東利益相互沖突，經(jīng)營(yíng)者為了達(dá)到業(yè)績(jī)考核的需要，經(jīng)常采用突破常規(guī)的賒購(gòu)方式和賒購(gòu)額度，來(lái)?yè)Q取經(jīng)營(yíng)指標(biāo)表面的繁榮。這直接影響了企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，所以寧可長(zhǎng)期掛賬，也不積極清欠。3.2大量應(yīng)付賬款導(dǎo)致企業(yè)融資風(fēng)險(xiǎn)增加應(yīng)付賬款應(yīng)在所購(gòu)材料商品所有權(quán)上的主要風(fēng)險(xiǎn)和報(bào)酬已經(jīng)轉(zhuǎn)移或者所購(gòu)買(mǎi)的應(yīng)稅勞務(wù)已經(jīng)接受時(shí)確認(rèn)計(jì)量，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)應(yīng)及時(shí)確認(rèn)計(jì)量應(yīng)付賬款款項(xiàng)金額。但是應(yīng)付賬款付款期限周期通常很短，就有很大可能帶來(lái)資金的短缺，企業(yè)要想辦法解決資金問(wèn)題，可能會(huì)通過(guò)發(fā)行股票債券或者向銀行申請(qǐng)貸款來(lái)籌集資金，這些行為會(huì)加大企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致資金成本增加，減少企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益。目前，企業(yè)應(yīng)付賬款占流動(dòng)負(fù)債總額的比例重大，如果應(yīng)付賬款付款不及時(shí)會(huì)影響企業(yè)的商業(yè)信譽(yù)造成消極影響，從而影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作。企業(yè)的商業(yè)信譽(yù)受到影響，債權(quán)人及股東利益也會(huì)受影響，企業(yè)很難籌集資金，銀行貸款會(huì)嚴(yán)格審查貸款企業(yè)的財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)狀況以及信譽(yù)情況，對(duì)于拖欠還款有嚴(yán)厲的懲治制度，大量的應(yīng)付賬款使企業(yè)存在較大的資金壓力，企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)加大，企業(yè)可能由于無(wú)法償還所欠債務(wù)而宣告破產(chǎn)。3.3各級(jí)審批職責(zé)劃分不明確企業(yè)應(yīng)付賬款相關(guān)部門(mén)職責(zé)劃分不清，尤其是對(duì)請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收付款等環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法充分有效地把控和評(píng)估，容易造成應(yīng)付賬款無(wú)法清償時(shí)相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)互相推脫，管理責(zé)任難以有效落實(shí)，應(yīng)付賬款管理處于真空狀態(tài)。例如，采購(gòu)部門(mén)依據(jù)生產(chǎn)部門(mén)的生產(chǎn)計(jì)劃來(lái)確定采購(gòu)量，因此采購(gòu)部門(mén)在簽署采購(gòu)合同時(shí)具有短時(shí)和功利性，不關(guān)心企業(yè)資產(chǎn)狀況和財(cái)務(wù)能力。財(cái)務(wù)部承擔(dān)著企業(yè)應(yīng)付賬款管理職責(zé)，財(cái)務(wù)部日常工作以企業(yè)做賬為主，通常只關(guān)注應(yīng)付賬款明細(xì)的分析和核算，內(nèi)部控制力度不強(qiáng)，采購(gòu)部沒(méi)有事先分析市場(chǎng)變化制定不合理的采購(gòu)計(jì)劃導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)不善造成資源的浪費(fèi)，各授權(quán)審批步驟不規(guī)范不統(tǒng)一，沒(méi)有設(shè)定工作評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，部門(mén)人員消極隨意對(duì)待工作。4湖南知趣食品有限公司應(yīng)付賬款管理制度方案優(yōu)化設(shè)計(jì)4.1制定合理的應(yīng)付賬款管理計(jì)劃應(yīng)付賬款應(yīng)由采購(gòu)經(jīng)辦人員全程負(fù)責(zé)，應(yīng)付賬款賬戶(hù)明細(xì)賬分類(lèi)管理，及時(shí)在約定期限內(nèi)付款，為避免發(fā)生新的拖欠應(yīng)該加強(qiáng)應(yīng)付賬款監(jiān)督管理，超過(guò)合同協(xié)議約定期的應(yīng)付賬款，應(yīng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提交報(bào)告說(shuō)明原因和應(yīng)付賬款后續(xù)清收措施。建立各級(jí)部門(mén)職責(zé)范圍制度，應(yīng)付賬款專(zhuān)項(xiàng)管理由財(cái)務(wù)部應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)專(zhuān)職負(fù)責(zé)，需要重新建立應(yīng)付賬款管理體系，設(shè)置獨(dú)立于采購(gòu)業(yè)務(wù)以外的職能崗位，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)管理和記錄，應(yīng)付賬款付款金額按付款日期和付款條件等規(guī)定處理，確保應(yīng)付賬款內(nèi)部控制管理有效執(zhí)行。4.2應(yīng)付賬款憑據(jù)審核優(yōu)化應(yīng)付賬款的確認(rèn)和計(jì)量要以實(shí)際真實(shí)發(fā)生的交易或業(yè)務(wù)行為以及相關(guān)審核無(wú)誤的憑證票據(jù)等，包括供應(yīng)商提供的發(fā)票、銀行存款結(jié)算憑證、材料入庫(kù)單以及質(zhì)檢部開(kāi)具的驗(yàn)收證明等。應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)要依據(jù)記錄真實(shí)內(nèi)容完整、簽名蓋章規(guī)范、手續(xù)齊全等要求對(duì)相關(guān)憑證進(jìn)行審核，應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)按照審核無(wú)誤的憑證進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)處理，根據(jù)相關(guān)憑證票據(jù)填制相關(guān)記賬憑證，登記應(yīng)付賬款賬戶(hù)，設(shè)置應(yīng)付賬款明細(xì)要按照債權(quán)人的不同設(shè)置相應(yīng)的賬戶(hù)進(jìn)行核算。如商品和發(fā)票沒(méi)有同時(shí)收到，為了反映企業(yè)負(fù)責(zé)情況應(yīng)按照相關(guān)貨款金額暫估入賬，下個(gè)月月初紅字沖銷(xiāo)上月應(yīng)付賬款暫估金額，待收到相關(guān)憑證收據(jù)時(shí)作相關(guān)賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)要定期對(duì)應(yīng)付賬款備查賬簿記錄進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)應(yīng)付賬款總分類(lèi)賬與明細(xì)分類(lèi)賬期末余額、應(yīng)付賬款科目借貸是否平衡，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)將可享受的折扣按規(guī)定條件加以確認(rèn)、計(jì)量和記錄，以確定實(shí)際支付的款項(xiàng)。4.3賒購(gòu)授權(quán)審批制度優(yōu)化要制定采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)、內(nèi)部審計(jì)部門(mén)等不相容職責(zé)分離制度，如采購(gòu)部供應(yīng)商選擇與考核人員、收貨員與驗(yàn)貨記賬分設(shè)崗位，各司其職，有效避免采購(gòu)收貨環(huán)節(jié)的舞弊。對(duì)各類(lèi)不同物資采購(gòu)要分別制定相應(yīng)的計(jì)劃，對(duì)于特殊的采購(gòu)計(jì)劃、大支出計(jì)劃要經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)的討論最后由上級(jí)高層領(lǐng)導(dǎo)同意。應(yīng)付賬款管理要設(shè)立賒購(gòu)額度授權(quán)審批制度，對(duì)應(yīng)付賬款經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)做好詳細(xì)記錄留存查賬，具體的審批決策流程要出具書(shū)面申請(qǐng)，由采購(gòu)部提出賒購(gòu)申請(qǐng)，按照設(shè)立的賒購(gòu)額度授權(quán)審批制度嚴(yán)格執(zhí)行。財(cái)務(wù)部作為企業(yè)的重要核心部門(mén)，在賒購(gòu)額度授權(quán)審批制度中處于很重要的位置，財(cái)務(wù)部門(mén)不僅要搜集資料，還要對(duì)各種情況進(jìn)行調(diào)查，仔細(xì)審核企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況、付款能力等，可以通過(guò)審核原始憑證、單據(jù)、發(fā)票等內(nèi)部資料，或者詢(xún)問(wèn)相關(guān)人員，了解企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度執(zhí)行情況，充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督作用。應(yīng)付賬款內(nèi)部控制管理，提高各部門(mén)人員的職業(yè)道德和思想素質(zhì)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)核算工作，依據(jù)職工特點(diǎn)制定相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，獎(jiǎng)懲力度的不同會(huì)調(diào)動(dòng)員工的積極性。明確劃分各部門(mén)的職權(quán)與義務(wù)，加強(qiáng)各部門(mén)的協(xié)作與溝通，采購(gòu)部不能只關(guān)注采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)施，整個(gè)流程從采購(gòu)環(huán)節(jié)、審批應(yīng)付賬款到資金回籠都需要每個(gè)部門(mén)的共同協(xié)作，各部門(mén)的職權(quán)必須分開(kāi)而且責(zé)任要清楚、明確，避免出現(xiàn)互相推脫的現(xiàn)象。4.4湖南知趣公司應(yīng)付賬款優(yōu)化后流程圖開(kāi)具數(shù)量對(duì)賬單，與供應(yīng)商簽字確認(rèn)與庫(kù)管員核對(duì)數(shù)量提出結(jié)算申請(qǐng)開(kāi)始開(kāi)具數(shù)量對(duì)賬單，與供應(yīng)商簽字確認(rèn)與庫(kù)管員核對(duì)數(shù)量提出結(jié)算申請(qǐng)開(kāi)始審核審核匯總數(shù)量對(duì)賬單、質(zhì)檢報(bào)告單同意同意開(kāi)具結(jié)算單審核審核匯總數(shù)量對(duì)賬單、質(zhì)檢報(bào)告單同意同意開(kāi)具結(jié)算單提交無(wú)誤按結(jié)算單內(nèi)容通知供應(yīng)商開(kāi)票提交無(wú)誤按結(jié)算單內(nèi)容通知供應(yīng)商開(kāi)票入庫(kù)審核發(fā)票入庫(kù) 入庫(kù)審核發(fā)票入庫(kù)審核財(cái)務(wù)掛賬，形成應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)主管審核付款申請(qǐng)書(shū)應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)依據(jù)合同協(xié)議約定，確定付款期限及折扣金額，編制付款申請(qǐng)書(shū)審核財(cái)務(wù)掛賬，形成應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)主管審核付款申請(qǐng)書(shū)應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)依據(jù)合同協(xié)議約定，確定付款期限及折扣金額，編制付款申請(qǐng)書(shū)同意同意 結(jié)束應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)對(duì)應(yīng)付賬款賬簿進(jìn)行結(jié)賬清算財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)依據(jù)付款申請(qǐng)書(shū)付款 結(jié)束應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)對(duì)應(yīng)付賬款賬簿進(jìn)行結(jié)賬清算財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)依據(jù)付款申請(qǐng)書(shū)付款圖3應(yīng)付賬款優(yōu)化后流程圖5總結(jié)本次畢業(yè)設(shè)計(jì)主要研究目標(biāo)是針對(duì)湖南知趣食品有限公司應(yīng)付賬款管理制度方案的設(shè)計(jì)。首先，湖南知趣食品有限公司管理制度是本文的詳細(xì)設(shè)計(jì)部分。其次，本次畢業(yè)設(shè)計(jì)分別對(duì)應(yīng)付賬款管理制度存在的缺陷進(jìn)行了分析。最后，希望能夠?qū)υ摴镜膽?yīng)付賬款管理制度方案的完善起到一定作用，并對(duì)公司的應(yīng)付賬款過(guò)程起到借鑒意義和幫助作用。參考資料[1]高繼紅.企業(yè)應(yīng)付賬款管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].財(cái)經(jīng)界,2020,(35):164～165[2]張靜.中小企業(yè)應(yīng)付賬