常德市城市照明管理有限公司費(fèi)用報(bào)銷方案優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1常德市城市照明管理有限公司基本情況............................................................1

1.1公司簡(jiǎn)介....................................................................................................1

1.2公司組織結(jié)構(gòu)圖........................................................................................1

2常德市城市照明管理有限公司費(fèi)用報(bào)銷方案的現(xiàn)狀........................................2

2.1公司費(fèi)用報(bào)銷基本類型............................................................................2

2.2公司費(fèi)用報(bào)銷流程....................................................................................2

2.3費(fèi)用報(bào)銷單填寫及票據(jù)粘貼要求............................................................3

2.4報(bào)銷時(shí)間的具體規(guī)定................................................................................3

3常德市城市照明管理有限公司費(fèi)用報(bào)銷方案中存在的問(wèn)題............................3

3.1差旅費(fèi)報(bào)銷存在不規(guī)范現(xiàn)象....................................................................3

3.2費(fèi)用單據(jù)填制不規(guī)范................................................................................4

3.3報(bào)銷審核不嚴(yán)格........................................................................................4

3.4費(fèi)用報(bào)銷相關(guān)人員業(yè)務(wù)能力較低............................................................4

4常德市城市照明管理有限公司費(fèi)用報(bào)銷方案的優(yōu)化設(shè)計(jì)................................5

4.1優(yōu)化差旅費(fèi)報(bào)銷........................................................................................5

4.2規(guī)范報(bào)銷單據(jù)填寫....................................................................................5

4.2.1費(fèi)用報(bào)銷單填寫要求....................................................................5

4.2.2付款通知單填寫要求....................................................................6

4.2.3借款審批單填寫要求....................................................................6

4.3加強(qiáng)費(fèi)用報(bào)銷審核的監(jiān)督工作................................................................6

4.4加強(qiáng)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)........................................................................7

5常德市城市照明管理有限公司費(fèi)用報(bào)銷方案優(yōu)化設(shè)計(jì)總結(jié)............................7

參考資料...................................................................................................................8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

常德市城市照明管理有限公司費(fèi)用報(bào)銷方案優(yōu)化設(shè)

計(jì)

1常德市城市照明管理有限公司基本情況

1.1公司簡(jiǎn)介

常德市城市照明管理有限公司是一家電力、照明設(shè)施的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、設(shè)備

安裝、運(yùn)行維護(hù)、照明設(shè)施施工、照明技術(shù)咨詢等。該公司于2019年9月17

日成立。法定代表人覃兵，注冊(cè)資本壹仟萬(wàn)元，位于湖南省常德市鼎城區(qū)回龍

路80號(hào)（庸都園東側(cè)）。

表1-1常德市城市照明管理有限公司基本情況概述

公司名稱常德市城市照明管理有限公司

注冊(cè)資金1000萬(wàn)元管理人數(shù)4

員工人數(shù)87人所屬行業(yè)批發(fā)及零售行業(yè)

成立日期2019/09/17企業(yè)類型有限責(zé)任公司

最終控制人覃兵

注冊(cè)地址湖南省常德市鼎城區(qū)回龍路80號(hào)（庸都園東側(cè)）

1.2公司組織結(jié)構(gòu)圖

財(cái)務(wù)部

銷售部

副經(jīng)理監(jiān)事會(huì)

生產(chǎn)部

總經(jīng)理

包裝部

副經(jīng)理董事會(huì)

倉(cāng)儲(chǔ)部

人力資源部

圖1-1常德市城市照明管理有限公司組織結(jié)構(gòu)圖

1

財(cái)務(wù)部

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

2常德市城市照明管理有限公司費(fèi)用報(bào)銷方案的現(xiàn)狀

2.1公司費(fèi)用報(bào)銷基本類型

常德市城市照明管理有限公司的日常費(fèi)用報(bào)銷內(nèi)容主要由門店茶歇、出行

打車、小藥箱藥品費(fèi)、零星采購(gòu)、日常維修費(fèi)用、快遞費(fèi)用、打印費(fèi)以及公司

日常經(jīng)營(yíng)所需的其他費(fèi)用組成，如表2-1所示：

表2-1常德市城市照明管理有限公司費(fèi)用報(bào)銷核算內(nèi)容表

費(fèi)用項(xiàng)目費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)有效附件列舉

門店茶歇標(biāo)準(zhǔn)見“門店茶費(fèi)用報(bào)銷單；票據(jù)、付款證明、收銀小

歇費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)表”票；購(gòu)買明細(xì)清單；

出行打車標(biāo)準(zhǔn)：實(shí)報(bào)實(shí)銷費(fèi)用報(bào)銷單；發(fā)票；

小藥箱藥品費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：實(shí)報(bào)實(shí)銷費(fèi)用報(bào)銷單；票據(jù)、付款證明、收銀小

票；購(gòu)買明細(xì)；

零星采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)：實(shí)報(bào)實(shí)銷費(fèi)用報(bào)銷單；票據(jù)、付款證明、收銀小

票；購(gòu)買明細(xì)；

日常維修費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：實(shí)報(bào)實(shí)銷費(fèi)用報(bào)銷單；票據(jù)、付款證明；維修驗(yàn)

收證明；

快遞費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：實(shí)報(bào)實(shí)銷費(fèi)用報(bào)銷單；票據(jù)、付款證明；行程單；

打印費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：實(shí)報(bào)實(shí)銷費(fèi)用報(bào)銷單；票據(jù)、付款證明；

節(jié)日餐補(bǔ)標(biāo)準(zhǔn)：15元/人費(fèi)用報(bào)銷單；票據(jù)、付款證明、收銀小

票；

2.2公司費(fèi)用報(bào)銷流程

常德市城市照明管理有限公司的報(bào)銷流程圖2-1大致可以分為整理報(bào)銷單

據(jù)、填制單據(jù)、審核、付款、支付五個(gè)環(huán)節(jié)。

2

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

支出憑證單

會(huì)計(jì)

現(xiàn)金/銀行卡

持審批經(jīng)辦人簽字

后的單審核審核

經(jīng)會(huì)總出的憑證單

據(jù)簽字

辦經(jīng)

人計(jì)理納

簽字付款

經(jīng)辦人

圖2-1常德市城市照明管理有限公司費(fèi)用報(bào)銷流程

2.3費(fèi)用報(bào)銷單填寫及票據(jù)粘貼要求

報(bào)銷單據(jù)填寫應(yīng)力求整潔美觀，不得隨意涂改，各票據(jù)應(yīng)均勻貼在報(bào)銷單

封面后的粘貼單上，整份報(bào)銷單各部分厚度應(yīng)盡量保持一致；報(bào)銷單據(jù)金額、

類型相同的（如車票等），應(yīng)盡量粘貼在一塊，并按金額大小排列，報(bào)銷票據(jù)在

粘貼時(shí)，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報(bào)銷金額；報(bào)銷單據(jù)一律用黑色鋼

筆或中性筆填寫，禁止使用圓珠筆或鉛筆；報(bào)銷單椐各項(xiàng)目應(yīng)填寫完整，大小

寫金額要一致，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才有效；報(bào)銷單據(jù)不得涂改，粘貼好后請(qǐng)仔

細(xì)核對(duì)金額，票據(jù)金額與填寫金額不符，財(cái)務(wù)不予報(bào)銷；有實(shí)物的報(bào)銷單據(jù)須

由驗(yàn)收人驗(yàn)收后在發(fā)票背面簽名確認(rèn)，需入庫(kù)的實(shí)物單據(jù)應(yīng)附入庫(kù)單。

2.4報(bào)銷時(shí)間的具體規(guī)定

為了提高費(fèi)用報(bào)銷工作效率，各部門報(bào)銷人員應(yīng)在每月20號(hào)至25號(hào)之

間完成審核并付款，逾期一律不予受理。

超過(guò)三個(gè)月以上（含三個(gè)月）的費(fèi)用將不予報(bào)銷，視自動(dòng)放棄。（特殊情況

需告知公司董事長(zhǎng)）。

3常德市城市照明管理有限公司費(fèi)用報(bào)銷方案中存在的問(wèn)題

3.1差旅費(fèi)報(bào)銷存在不規(guī)范現(xiàn)象

對(duì)公司存在差旅費(fèi)報(bào)銷不規(guī)范現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在：一是報(bào)銷車票目的地與

出差地不一致。二是把過(guò)路費(fèi)、洗車費(fèi)等發(fā)票附在差旅報(bào)銷單后報(bào)銷。三是差

旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)間跨度較長(zhǎng)，多次出差一次性混報(bào)。四是在參與出差地招待活動(dòng)的

3

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

情況下，仍報(bào)銷出差期間伙食補(bǔ)助。五是出差人員返程后未將預(yù)支差旅費(fèi)剩余

部分歸還財(cái)務(wù)，出現(xiàn)“前賬不清”現(xiàn)象。

3.2費(fèi)用單據(jù)填制不規(guī)范

第一，報(bào)銷單據(jù)填制不合規(guī)。填寫的相關(guān)內(nèi)容如摘要、費(fèi)用項(xiàng)目填寫較為

模糊影響到費(fèi)用報(bào)銷工作的效率以及會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。第二，費(fèi)用報(bào)銷單填制

不規(guī)范，相關(guān)內(nèi)容沒有按要求填寫，如各類發(fā)票抬頭和報(bào)銷單位名稱不一致等

影響到公司費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性。

3.3報(bào)銷審核不嚴(yán)格

公司員工填寫費(fèi)用報(bào)銷單時(shí)，沒有先將報(bào)銷單交給見證人簽字，經(jīng)常沒有

整理好報(bào)銷附件，就將報(bào)銷單和幾張附件寄了過(guò)來(lái)，等財(cái)務(wù)人員審核時(shí)發(fā)現(xiàn)少

附件、或者報(bào)銷單未簽名、報(bào)銷金額填寫錯(cuò)誤、甚至?xí)霈F(xiàn)涂改更正的現(xiàn)象等

等需要會(huì)計(jì)更正的地方，給會(huì)計(jì)增加了很多麻煩；另外，相關(guān)報(bào)銷附件的匯總

和分類不合理，增加了報(bào)銷簽字和審核的次數(shù)，使一些人員重復(fù)工作。有部分

報(bào)銷人員直接把費(fèi)用報(bào)銷單遞交到出納處，以為是出納審核然后就可以直接打

錢，也有部分報(bào)銷人員未注意報(bào)銷時(shí)間，已超一個(gè)月了還申請(qǐng)報(bào)銷，并沒有找

他的上級(jí)簽字后再來(lái)找部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部審核，直接越過(guò)這一流程，若財(cái)務(wù)

部審核認(rèn)為其中有的單據(jù)不符合報(bào)銷規(guī)定內(nèi)容需要剔除，那勢(shì)必會(huì)造成返工且

容易產(chǎn)生不必要的矛盾。

3.4費(fèi)用報(bào)銷相關(guān)人員業(yè)務(wù)能力較低

在公司運(yùn)營(yíng)中，公司沒有統(tǒng)一對(duì)財(cái)務(wù)人員關(guān)于費(fèi)用報(bào)銷、審核、預(yù)算、支

出等技能進(jìn)行系統(tǒng)性的培訓(xùn)，使得公司財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)能力存在差異。一方面，

財(cái)務(wù)人員沒有及時(shí)了解國(guó)家頒布的稅收政策、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則及票據(jù)法律法規(guī)等信息。

就無(wú)法使公司費(fèi)用報(bào)銷過(guò)程朝著更規(guī)范、更高質(zhì)量發(fā)展。另一方面，財(cái)務(wù)人員

不具備專業(yè)能力判斷票據(jù)是否有效和真實(shí)，導(dǎo)致票據(jù)報(bào)銷過(guò)程存在人為破綻，

致使企業(yè)面臨財(cái)物損失。

4

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

4常德市城市照明管理有限公司費(fèi)用報(bào)銷方案的優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1優(yōu)化差旅費(fèi)報(bào)銷

常德市城市照明管理有限公司在審查差旅費(fèi)時(shí)，除檢查報(bào)銷手續(xù)是否健全

外，還應(yīng)關(guān)注以下幾個(gè)方面：一是關(guān)注出差時(shí)間、人員、停留地、目的地是否

與本次出差時(shí)間、地點(diǎn)、事由一致。二是關(guān)注是否存在將一次出差的費(fèi)用分次

報(bào)銷或?qū)⒍啻瓮獬龅牟盥觅M(fèi)貼在一張憑證上處理，有無(wú)將應(yīng)由個(gè)人負(fù)擔(dān)的費(fèi)用

列入差旅費(fèi)報(bào)銷現(xiàn)象。三是關(guān)注報(bào)銷的差旅費(fèi)是否按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，是否出

現(xiàn)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)，超標(biāo)準(zhǔn)或重復(fù)報(bào)銷的現(xiàn)象。四是對(duì)照往來(lái)賬，關(guān)注是否存在

預(yù)借差旅費(fèi)長(zhǎng)期掛賬未核銷現(xiàn)象。

常德市城市照明管理有限公司應(yīng)該在審批流程方面進(jìn)行改進(jìn)，簡(jiǎn)化審批環(huán)

節(jié)，減少步驟，以便員工更快地獲得報(bào)銷的費(fèi)用。同時(shí)，草稿并發(fā)的技術(shù)和手

機(jī)端的辦公也可達(dá)到審核和審批的快速和效率。

最后，常德市照明管理有限公司還需要提高差旅報(bào)銷工作的效率。為提高

員工工作效率，營(yíng)造良好的工作氛圍，應(yīng)提供有用的工作咨詢，開設(shè)本地的工

作專區(qū)等，增強(qiáng)員工主動(dòng)性，為員工提供自愿補(bǔ)充差旅報(bào)銷的機(jī)會(huì)。審核審批

時(shí)間大幅縮短，提高工作效率。

4.2規(guī)范報(bào)銷單據(jù)填寫

4.2.1費(fèi)用報(bào)銷單填寫要求

第一，在“報(bào)銷部門”處，應(yīng)填寫上報(bào)銷人員所在的部門。

第二，在日期填寫處填寫真實(shí)的報(bào)銷日期。

第三，報(bào)銷項(xiàng)目處應(yīng)簡(jiǎn)單明了地寫清費(fèi)用支出用途。

第四，為了避免金額被人為篡改，應(yīng)在金額前面加上“￥”。

第五，總計(jì)上方有空欄的，從左下到右上角斜劃一條直線。

第六，單據(jù)需清晰標(biāo)注所附件的張數(shù)。

圖4-1費(fèi)用報(bào)銷單規(guī)范填寫

5

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

4.2.2付款通知單填寫要求

第一，付款單必須是全稱，賬戶與開戶銀行的名稱要如實(shí)填寫。

第二，需要在付款原因里寫明具體的付款原因。

圖4-2付款申請(qǐng)書規(guī)范填寫

4.2.3借款審批單填寫要求

第一，付款審批單全部用水筆或鋼筆填寫，不能使用圓珠筆。

第二，不能隨意涂改單據(jù)，如若寫錯(cuò)，重新填寫。

圖4-3借款審批單規(guī)范填寫

4.3加強(qiáng)費(fèi)用報(bào)銷審核的監(jiān)督工作

公司日常費(fèi)用居高不下，有的金額甚至達(dá)到2000元以上，對(duì)于2000元以

上的費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)先走《事前審批申請(qǐng)》，提交到財(cái)務(wù)總監(jiān)處，待財(cái)務(wù)總監(jiān)在同

意后可由會(huì)計(jì)審核，再有對(duì)應(yīng)主管審核；對(duì)于報(bào)銷人員報(bào)銷已經(jīng)逾期的費(fèi)用，

應(yīng)先提交《特殊事項(xiàng)審批申請(qǐng)》找區(qū)域經(jīng)理簽字，再由財(cái)務(wù)部審核。報(bào)銷走的

流程是在釘釘OA系統(tǒng)上進(jìn)行的，每一個(gè)報(bào)銷流程都必須經(jīng)單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)批

準(zhǔn)，這樣才能夠減少失誤率，提高財(cái)務(wù)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，讓財(cái)務(wù)人員做到公道、

廉潔、自律，不會(huì)因個(gè)人關(guān)系或利益驅(qū)動(dòng)等原因徇私舞弊。根據(jù)《會(huì)計(jì)法》中

第十四條規(guī)定可知相關(guān)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員在審核原始憑證的過(guò)程中，一定要

嚴(yán)格遵守國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)范同時(shí)其有權(quán)利不接受一切不真實(shí)和不合法的

6

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

原始憑證，并且可以直接上報(bào)給單位相關(guān)負(fù)責(zé)人。

4.4加強(qiáng)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

公司應(yīng)著重對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并建立一套專業(yè)化、系統(tǒng)化的費(fèi)用

報(bào)銷工作流程培訓(xùn)體制。如定期對(duì)員工進(jìn)行填制單據(jù)以及審核憑證等培訓(xùn)、建

立線下線上費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)填制、審批、支出、核算一體化考核機(jī)制、日常對(duì)員

工進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷制度管理要求的宣導(dǎo)、介紹財(cái)會(huì)知識(shí)、財(cái)稅法規(guī)、票據(jù)相關(guān)法

律法規(guī)等相關(guān)信息。除此之外，還可以引進(jìn)外來(lái)管理型人才，制定預(yù)算管理機(jī)

制。通過(guò)這些方法，公司能夠有效的提升費(fèi)用報(bào)銷效率，降低不必要的財(cái)務(wù)風(fēng)

險(xiǎn)。

定期培訓(xùn)