物業(yè)檔案室管理制度

物業(yè)檔案室管理制度1.前言為了保障企業(yè)物業(yè)檔案的安全、完整性和易查性，提高物業(yè)檔案管理效率，訂立本物業(yè)檔案室管理制度，對(duì)物業(yè)檔案的存儲(chǔ)、借閱、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部全部物業(yè)檔案的管理工作。3.責(zé)任與權(quán)限3.1物業(yè)檔案管理員負(fù)責(zé)物業(yè)檔案室的日常管理工作，包含檔案存儲(chǔ)、借閱、歸檔和銷毀等。3.2崗位相關(guān)人員負(fù)責(zé)依照規(guī)定的程序和要求申請(qǐng)借閱檔案，并定時(shí)歸還檔案。3.3上級(jí)主管部門負(fù)責(zé)對(duì)物業(yè)檔案室進(jìn)行監(jiān)督，確保物業(yè)檔案工作的正常運(yùn)行。3.4公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批和批準(zhǔn)物業(yè)檔案的銷毀申請(qǐng)，確保銷毀操作的合法性和準(zhǔn)確性。4.檔案存儲(chǔ)4.1物業(yè)檔案室應(yīng)具備良好的環(huán)境和設(shè)施，保持適合的溫度、濕度和通風(fēng)條件，防潮、防火、防塵。4.2檔案室內(nèi)應(yīng)配備充分的貨架、文件柜等存儲(chǔ)設(shè)備，依照文件編號(hào)和密級(jí)進(jìn)行分類存儲(chǔ)。4.3文件密級(jí)分為機(jī)密、秘密和內(nèi)部，不同密級(jí)的文件應(yīng)分別存放，嚴(yán)禁混存。4.4檔案室應(yīng)訂立檔案存儲(chǔ)位置平面圖，確保檔案位置清楚可查。4.5檔案室應(yīng)訂立進(jìn)出登記制度，記錄每份檔案的出入時(shí)間、借閱人員和借閱目的。5.檔案借閱5.1借閱人員應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，包含所需檔案、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)上級(jí)主管部門審核批準(zhǔn)后方可借閱。5.2檔案管理員應(yīng)在借閱前核對(duì)借閱人員身份，確認(rèn)身份合法后方可辦理借閱手續(xù)。5.3借閱期限一般不超出30天，若需延期，借閱人員應(yīng)提前申請(qǐng)，并經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)。5.4檔案室應(yīng)訂立檔案借閱登記制度，記錄每次檔案借閱情況，包含借閱人員、借閱時(shí)間、借閱目的等信息。6.檔案歸檔6.1借閱人員在歸還檔案時(shí)，應(yīng)將其歸還至原存放位置，并在檔案借閱登記表上做出相應(yīng)記錄。6.2檔案室應(yīng)定期對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和安全性。6.3針對(duì)緊要檔案，物業(yè)檔案室可以復(fù)制備份，確保檔案的長(zhǎng)期保管。7.檔案銷毀7.1對(duì)于已經(jīng)過時(shí)、無(wú)效或過期的檔案，借閱人員應(yīng)填寫銷毀申請(qǐng)表，并經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。7.2銷毀申請(qǐng)表應(yīng)包含被銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因、銷毀方式等信息。7.3檔案管理員應(yīng)依照銷毀申請(qǐng)表的要求進(jìn)行檔案銷毀操作，并將銷毀情況記錄在銷毀登記表上。7.4銷毀操作應(yīng)采取物理銷毀或數(shù)字化銷毀的方式，確保檔案無(wú)法恢復(fù)和利用。8.檔案安全8.1檔案室應(yīng)配備視頻監(jiān)控設(shè)備，并保持24小時(shí)運(yùn)行，記錄檔案室內(nèi)的活動(dòng)情況。8.2檔案室應(yīng)定期進(jìn)行防火、防水、防盜等安全檢查，確保檔案的安全性。8.3檔案室內(nèi)禁止攜帶易燃、易爆、腐蝕性物品進(jìn)入，禁止吸煙和使用明火。8.4檔案室應(yīng)訂立應(yīng)急預(yù)案，以應(yīng)對(duì)突發(fā)事件和禍害，確保檔案的安全。9.檔案管理考核9.1每年對(duì)物業(yè)檔案室進(jìn)行一次全面的評(píng)估和考核，包含檔案存儲(chǔ)情況、借閱情況、歸檔情況、銷毀情況以及檔案室管理的規(guī)范性等。9.2對(duì)檔案室管理工作優(yōu)秀的個(gè)人和團(tuán)隊(duì)進(jìn)行表?yè)P(yáng)和嘉獎(jiǎng)，對(duì)存在問題的個(gè)人和團(tuán)隊(duì)進(jìn)行督導(dǎo)和整改。10.附則10.1物業(yè)檔案室管理制度的修改和解釋權(quán)歸企業(yè)管理負(fù)責(zé)人全部。10.2本制度自頒布之日起生效，并廢止之前的相關(guān)規(guī)定。10.3如對(duì)本制度有任何疑問或建議，歡迎向企業(yè)管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行反饋。以