集團檔案管理制度

檔案管理目錄

1、集團檔案管理范圍及類目設(shè)置--------------1

2、集團檔案管理職責(zé)分工---------------------3

3、集團各門類檔案的歸檔要求----------------4

4、集團各門類檔案的管理制度----------------6

5、集團檔案的借閱制度---------------------11

6、集團檔案庫房制度與保密制度-------------14

7、集團檔案銷毀制度-----------------------15

8、集團各門類檔案收集范圍表-------------16

9、集團檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖--------------------34

檔案管理制度

第一章目的

第一條為更好地貫徹政府檔案管理有關(guān)法規(guī)，做好整個集團的檔案管理工作，使檔

案資料在得到完整、系統(tǒng)、規(guī)范、平安保管的基礎(chǔ)上，得到充分、有效的利用，保障集團的

業(yè)務(wù)發(fā)展，特制定本規(guī)定。

其次條本規(guī)定適用于集團所屬各職能部門、各控股項FI集團，相關(guān)各合資合作集團參

照執(zhí)行。

2.范圍與類目設(shè)置：

2.1本規(guī)定涉及集團綜合文書類(黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、會計檔案類、

企業(yè)職工檔案類、名人檔案類)、基本建設(shè)類(工程建設(shè)文件、工程監(jiān)理文件、工程

施工文件及竣工驗收文件)、實物類、聲像類及圖書類五大類檔案資料的收集歸檔、

運用管理的內(nèi)容和程序。

2.2類目設(shè)置

一級類目：依據(jù)北京市《檔案管理法》，結(jié)合集團自身狀況，企業(yè)的檔案共設(shè)置1、綜合文

書類(黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、會計檔案類、企業(yè)職工檔案類)2、基

本建設(shè)類(工程建設(shè)類、監(jiān)理文件、施工文件、設(shè)計文件)3、實物類4、聲像類5、

圖書類五個一級類目。(具體類目設(shè)置詳見附件1—4)

2.2.2二級類目設(shè)置：依據(jù)集團的實際狀況一級類目作以下二級類目設(shè)置：

(1)、綜合文書類的二級類目設(shè)置：黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、會計檔案

類、企業(yè)職工檔案類

(2)、基本建設(shè)類的二級類目按工程項目設(shè)置：同一工程項目內(nèi)包含：A工程建設(shè)文件

B工程監(jiān)理文件、C工程施工文件及D竣工驗收文件四個二級類目。

(3)、實物類的二級類目設(shè)置：獎品實物檔案、印信實物檔案、名人字畫實物檔案、集團

發(fā)展中的有紀念意義的其它實物。

(4)、聲像類檔案的二級類目設(shè)置：照片實物檔案、盤片、錄音、錄像實物檔案

(5)、圖書類二級類目設(shè)置：業(yè)務(wù)類、管理類、旅游類、建筑類及其它類

2.2.3三級類目設(shè)置：依據(jù)集團的實際狀況，二級類目作以下三級類目設(shè)置：

(1)、黨群工作類設(shè)置：黨務(wù)工作、工會工作、宣揚工作三個三級類目。

(2)、行政管理類設(shè)置：行政事務(wù)、人事管理、審計工作、法律事務(wù)、后勤福利五個三級

類目。

（3）、經(jīng)營管理類設(shè)置：支配統(tǒng)計、財務(wù)管理、資金管理、董事會、監(jiān)事會、工商管理、

企業(yè)管理、項目管理、客戶管理、房產(chǎn)管理十個三級類目。

（4）、會計檔案類設(shè)置：憑證、帳冊、賬務(wù)報告、其它四個三級類目。

（5）、企業(yè)職工檔案類設(shè)置：在職員檔案、離職員工檔案二個三級類目。

一個二級類目的內(nèi)容不能同時交叉出現(xiàn)在兩個以上的一級類目中。

3.類目編號

3.1編號原則

一級類目的編號一律采納阿拉伯數(shù)字，其表示為：

1綜合文書類

2基本建設(shè)類

3實物類

4聲像類

二、三級類目采納阿拉伯數(shù)字隸屬編號。

類目與類目之間采納“-”圓點間隔號斷開。

分類號與案卷依次號之間采納“一”（橫桿）符號連接。

3.2類目標識的確定

綜合文書檔案類（即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、會計檔案類、

企業(yè)職工檔案類），其編寫方法如下。

例如：黨群工作類中的黨務(wù)工作“1?1?1?2001-001\

經(jīng)營管理類中的工商管理”1?3?6?2001-001

為了便于集團的檔案管理，做到統(tǒng)一規(guī)范化,各個集團我們各給一代號:

集團名稱集團代號

企業(yè)T01

負責(zé)項目集團檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立,并對其進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和監(jiān)督指導(dǎo)。

部門領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

4.5集團所屬各部門和項目集團負責(zé)人：對本部門、本項目集團全部檔案資料的管埋」一作

負有干脆領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

4.6依據(jù)項目的規(guī)模狀況，各項目集團設(shè)專職資料員，其它狀況下則依據(jù)由各項目設(shè)定的兼

職檔案管理人員進行資料管理，各項目專職資料員對項目檔案管理工作負有監(jiān)督指導(dǎo)

責(zé)任，對移交前的重要檔案資料負有干脆管理責(zé)任。具體包括：

接受集團檔案室檔案主管檔案業(yè)務(wù)方面的監(jiān)督、指導(dǎo)。

負責(zé)收集、整理、保管本項目重要基建文件，并形成電子書目，依據(jù)規(guī)定剛好向集團檔案室

做好移交工作。

負責(zé)工程竣工檔案的監(jiān)督、編制并參與報建，對各專業(yè)施工圖紙的保管與發(fā)放工作。

負責(zé)監(jiān)督和檢查各參建單位工程資料的形成、積累和立卷工作。

4.7集團各部設(shè)兼職檔案管理員，短暫由各部行政助理或行政秘書擔(dān)當，職責(zé)如下：

兼職檔案員要酷愛檔案工作，工作主動、仔細、負責(zé)，熟識本部門業(yè)務(wù)。

兼職檔案員依據(jù)各部門檔案歸檔范圍的要求，負責(zé)管理、收集本部門的文件資料，力求使本

部門文件保持齊全、完整。

兼職檔案員應(yīng)隨時對已閱辦的文件剛好進行收集整理,對所收文件進行登記、檢查完整狀況,

按規(guī)定時間向檔案室主管移交。

個人不得擅自帶走和銷毀文件，不得長期保存原件和積壓文件。

因工作外出，應(yīng)指定他人負責(zé)代理工作，工作調(diào)動時，要辦理文件交接手續(xù)。

兼職檔案員在做好本部門文件資料歸檔工作的同時，還要做好本部的資料積累工作（包括實

物檔案以及領(lǐng)導(dǎo)外出開會帶回的有保留價值的文件材料），剛好集中移交檔案室保管。

4.8各位員工作為各種檔案資料的笫一經(jīng)手人，應(yīng)仔細妥當保存工作中形成的各種檔案資

料，剛好做好向?qū)＜媛殭n案管理員移交工作。

5.內(nèi)容

5.1檔案管理總則

檔案管理工作是企業(yè)學(xué)問管理和基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分，是維護集團經(jīng)濟利益、合法

權(quán)益、保留歷史真實面貌的一項不行或缺的工作。為適應(yīng)集團業(yè)務(wù)發(fā)展的須要，加強

信息的歸集、整理和流通，檔案管理工作將作為一項重要內(nèi)容納入集團各級經(jīng)營管理

人員、專業(yè)技術(shù)人員的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。

集團的檔案全部歸集團全部，任何單位和個人都不得私自保存；集團全體員工都有責(zé)任支持

集團檔案系統(tǒng)的工作，嚴守機密，確保集團檔案的完整和平安。

為保證檔案資料的完整、精確、系統(tǒng)、平安和有效利用，由集團檔案宣作為集團檔案主管部

門，對重要檔案資料實行定期收集、統(tǒng)一管理。

5.2檔案歸檔要求

綜合文書類檔案歸檔要求

.1集團的文件資料是伴隨集團的開發(fā)、經(jīng)營活動及其管理工作而形成的，它是真實記載和

反映集團各項活動的原始記錄。每位經(jīng)理、員工都有義務(wù)和責(zé)任剛好將日常工作

中形成的文件資料交于專、兼職檔案管理員，由其向檔案主管部門移交。

.2集團在日常運作中，要遵循經(jīng)營管理、工程建設(shè)等各項工作和文書處理的程序進行收集、

整理、預(yù)立卷歸檔。

.3每一年度各項目公司由專職或兼職檔案員對在各項活動中產(chǎn)生的管理性文件材料進行收

集整理，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，于次年三月底之前填寫一式二份移交清冊向集團

檔案室移交；存本部門的文件資料于次年四月底之前完成組卷工作。

工程類檔案（基建檔案）歸檔要求

.1工程類檔案是集團檔案全宗的重要組成部分，它包括工程建設(shè)的前期、設(shè)計、施工、竣

工等階段過程中形成的具有保管價值的文字、圖紙、照片等材料。

.2工程類檔案由各項目公司負責(zé)，具體工作由各項目公司專職或兼職檔案員完成，集團檔

案室檔案主管供應(yīng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

.3工程類檔案在項目結(jié)束后按每個階段進行收集。

.4工程類檔案整理工作在項目竣工后，按階段將項目所形成的文字材料和圖紙（包括照片、

底片、錄像和磁盤、光盤）加以整理、進行分類組卷，組成保管單位，填寫保管

期限，由負責(zé)人員審核后，三十天到三個月內(nèi)移交集團檔案室歸檔。

.5工程類檔案保管期限按國家有關(guān)規(guī)定進行劃定，全部項目工程類檔案均由集團檔案室保

存。

聲像類檔案歸檔要求

.1歸檔的聲像材料必需原版、原件。

.2歸檔的聲像材料要齊全、完整。照片、錄音、錄像、應(yīng)說明時間、地點、事由、人物、

攝影者。照片與底片的影像要相符。特殊重要的照片無底片時也應(yīng)歸檔。采納數(shù)碼

相機拍攝的照片，經(jīng)篩選后，將電子版及文字說明一并移交。填寫移交書目一式兩

份，雙方在移交書目上簽字。

實物類檔案歸檔要求

.1獎品實物檔案一般應(yīng)同時有批準單位要求填報的表格、批復(fù)等文字材料，此類材料按文

書材料歸檔。實物上未表明獲獎名稱的，應(yīng)附說明，內(nèi)容包括獲獎單位、獲獎時間、

獲獎名稱及頒獎單位。

.2印章歸檔時應(yīng)附印模一式兩份c并分別由移交人、接收人簽字。

.3物品歸檔時應(yīng)附清單及說明，內(nèi)容包括物品名稱、收受時間、地點、事由、贈送人、接

收入。清單一式兩份。

.4發(fā)覺認為有保留價值的、能反映集團發(fā)展歷程的物品，經(jīng)檔案室認定后即可歸檔。

6.各門類檔案的管理制度

6.1綜合文書類管理制度：

目的：為了加強集團檔案工作建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，提高科學(xué)管理水平，有效地為本

集團各項工作服務(wù)。依據(jù)《北京市檔案管理實施細則》的規(guī)定，特制定集團文書檔案

歸檔制度。

集團檔案室負責(zé)對集團生產(chǎn)經(jīng)營也務(wù)運作中所形成的文書資料的收集、整理和歸檔工作進行

監(jiān)督、指導(dǎo)。

文書檔案的管理原則：文件資料的收集、管理堅持職能部門負責(zé)制度C兩個以上的業(yè)務(wù)部門

共用承辦所形成的文件資料，由最終承辦部門歸檔。本集團同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件,

由集團主辦部門立卷

歸檔范圍（詳見文書檔案歸檔范圍）：

1、集團自身形成的干脆反映本集團主要工作活動的資料。

2、集團下屬各公司報送具有參考價值的文件資料。

3、非隸屬機關(guān)頒發(fā)的本單位執(zhí)行的文件及與本單位聯(lián)系、協(xié)商工作重要來往文

件。

4、集團各部門在工作活動中形成的全部文書資料，均由檔案室實行集中統(tǒng)一管

理和保管。任何單位和個人不得據(jù)為己有，以維護集團檔案的完整與平安，

便于各項工作利用。

不歸檔綜合文書資料范圍

1、集團文件中重復(fù)文件。

2、無保存價值的函件、便條、信封、文件草稿及一般事務(wù)的電話記錄等。

3、未經(jīng)會議探討、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批閱簽發(fā)、未生效文件、一般性文件歷次修改（主要領(lǐng)導(dǎo)

人親筆修改和負責(zé)人簽字的最終定稿除外）。

4、部門互發(fā)的與本部門業(yè)務(wù)沒有干脆關(guān)系不需辦理的只有臨時性參考作用的文件資

料。

歸檔時間、手續(xù)

文件接收時間：每年形成的文件材料，由各部門專、兼職檔案員負責(zé)收集整理，在次年

3月底前向集團檔案室移交歸檔。

歸檔手續(xù)：移交（接收）檔案時，要仔細履行交接手續(xù)，填寫檔案移交（接收）登記簿,

接、收雙方簽字，以示負責(zé)。

文書檔案歸檔、立卷質(zhì)量要求

1、為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)各部門兼職檔案員完成，集團

檔案室提拱指導(dǎo)。

2、案卷質(zhì)量總的要求是遵循文件資料的形成規(guī)律和特點，保掙文件之間有機聯(lián)系，

區(qū)分不同價值，便于保管和利用。歸檔的各種文件資料一律要原件。歸檔文件資料

份數(shù)、頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

3、在歸檔的文件資料中，應(yīng)當將每份文件的正件與附件、正本與定稿、請示與批復(fù)、

轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起。

4、卷內(nèi)文件的排列批復(fù)在前、請示在后，正件在前，附件在后，正本在前，定稿在

后，重要規(guī)章制度性文件的歷次稿件依次排列在定稿之后，結(jié)論、確定、處分的文件

在前，依據(jù)材料在后。

5、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立

卷,沒有復(fù)文的放在請示年立卷：跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷,跨年度的總

結(jié)放在針對的最終一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷。

6、檔案管理工作的各種圖表和各種用具應(yīng)統(tǒng)一運用北京市檔案局印制的標準用具。

6.2基建檔案的管理制度

目的：基本建設(shè)（下稱基建）檔案是集團的重要檔案，為了建立完整的基建檔案、提高基建

檔案的管理水平，充分發(fā)揮基建檔案的作用，依據(jù)集團的實際狀況，制定本制度。

基本原則：

1、凡屬集團基建管理和基建工程項目活動過程中干脆形成的，有保存價值的文字、圖

表及聲像載體材料等，均屬基建類檔案。

2、基建檔案工作要做到基建工程一起先就與建立檔案工作同步進行：工程建設(shè)中，

要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交一整套

合格的竣工圖的驗收同步進行。

歸檔范圍《詳見各門類檔案歸檔范圍》

1、歸檔內(nèi)容包括基建文件、監(jiān)理文件、施工文件及設(shè)計文件，具體詳見《各門類檔案

歸檔范圍表》

2、歸檔的重點是項目建設(shè)各個階段形成的不同載體、形式的文字，特殊是包括竣工圖

在內(nèi)的全套圖紙。

不歸檔的基本建設(shè)類文件資料

1、正式施工前的草圖、未定型圖紙

2、重份文件和重份圖紙

3、無查考價值的臨時性、事務(wù)性文件

歸檔程序

1、各項目要有一名主管領(lǐng)導(dǎo)分管基建檔案工作，并配備專職資料人員（不行由行政秘

書擔(dān)當），負責(zé)基建文件材料的形成、積累、歸檔工作。集團檔案室供應(yīng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

2、集團檔案室隨時了解大型基建項目主要的工程進度、督促專職資料員及工程技術(shù)人

員做好基建文件材料的積累工作。

3、凡利用基建檔案過程不允許隨意更改，如需更改，必需填寫變更通知單并履行批準

手續(xù)。

4、工程承包合同或施工協(xié)議中要依據(jù)國家對編制竣工圖的要求，對竣工圖的編制、整

理、審核、交接、驗收做出規(guī)定，做好施工記錄、交工驗收記錄和簽證。

5、依據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律,保持其有機聯(lián)系和便干查考的綁卷原則,對基建文

件材料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進行系統(tǒng)整理，按工程項目組卷，一項一卷或若干

卷。管理性文件材料排在整個項目首卷，其余材料按文件性質(zhì)分別組成案卷。

歸檔時間及手續(xù)

1、按項目的工作階段或子項目結(jié)束歸檔，停、緩建工程技術(shù)檔案應(yīng)在工程停、緩建后

馬上歸檔。

2、竣工檔案在工程驗收合格后四個月內(nèi)向集團檔案室報送。

3、集團檔案室依據(jù)《北京市2003年規(guī)程》中內(nèi)容進行基建材料的驗收工作。

4、集團檔案室要對移交的基本建設(shè)類檔案仔細進行審查、驗收，清點無誤后，交接雙

方在移交清單上簽字或蓋章，各執(zhí)一份存查。

基本建設(shè)類組卷原則

1、竣工檔案要遵循工程竣工文件的自然形成規(guī)律，并保持案卷內(nèi)基建文件、施工技術(shù)

文件和竣工圖之間的有機聯(lián)系，符合其專業(yè)特點，便于保管和利用。一般要求：建設(shè)項

目按單項工程組卷；單項工程按先文字、后圖紙組卷；文字材料和圖紙均按專業(yè)分類。

2、質(zhì)量要求，組卷前要具體檢查基建文件、施工技術(shù)文件和竣二圖是否按要求收集齊

全、完整，做到不丟項不漏項，圖實相符。文字材料的抄寫件要字跡工整；復(fù)印件要字

跡清晰、堅固，能相宜長期保存。編繪的竣工圖應(yīng)是新蘭圖，圖面整齊、線條字跡清晰,

修改符合技術(shù)要求，圖紙反差良好?？⒐D逐張加蓋竣工圖章。

3、卷內(nèi)文件材料排列依次要依據(jù)卷內(nèi)的材料構(gòu)成而定。一般依次為：封面、書目、文

件材料部分、備考表、封底。組成的案卷力求美觀、整齊。

4、編寫頁號以獨立卷為單位。有書寫內(nèi)容的頁面均需編寫頁號，

頁號編寫位置在文字材料的下角，雙面書寫的文字材料頁號編寫為正面在右下角，背

面在左下角。圖紙折置后無論何種形式，一律編寫在右下角。

6.3聲像檔案管理制度

目的：聲像檔案是本集團在各項活動中干脆形成的、有保存價值的，以感光、磁性等特殊材

料為載體的檔案，它是集團檔案的組成部分。為了加強聲像檔案管理，更好地開發(fā)利

用聲像檔案信息資源，特制定本制度。

歸檔范圍：

I、集團召開的重要會議及重要活動形成的聲像材料。

2、國內(nèi)外重要來賓和聞名人物參與集團各項重要活動形成的聲像材料。

3、集團重點工程的基地原貌、奠基儀式、竣T典禮、建筑外觀形成的聲像材料.

4、集團級以上的各級勞模，先進人物及本集團榮獲市級以上榮譽的實物照片（獎杯、

獎牌、證書、錦旗）。

5、集團歷屆主要領(lǐng)導(dǎo)人的標準工作照片。

6、其它具有保存價值的聲像材料。

聲像檔案的保管

1、相宜的溫濕度，應(yīng)達到溫度14度——24度，相對濕度35%—45%度。

2、加強四防措施：（1）防水；（2）防光；（3）防塵；（4）防磁。

3、照片應(yīng)加強底片保管。要定期檢查照片、底片有無發(fā)黃、發(fā)霉、變質(zhì)等現(xiàn)象，發(fā)覺

問題剛好進行技術(shù)處理。

4、錄音、錄像檔案加強核對驗收，定期檢查（一般每隔半年倒帶一次，防止粘連）。

5、聲像檔案的保管期限及鑒定銷毀與相應(yīng)的紙質(zhì)文字材料的規(guī)定相一樣。長期、永久

保管的聲像材料，應(yīng)將錄像帶轉(zhuǎn)換成光盤形式保管。銷毀方式按聲像載體材料的特點進

行。

6.3.4聲像檔案的借閱

依據(jù)本集團《檔案借閱制度》辦理外，另有以下規(guī)定：

1、聲像檔案不得轉(zhuǎn)借。如有損壞，借閱部門負責(zé)賠償、修理。

2、所借聲像檔案未經(jīng)董辦領(lǐng)導(dǎo)批準，不得轉(zhuǎn)錄翻印。

3、原版聲像檔案、母帶一般不借出，特殊狀況需借出的應(yīng)經(jīng)董辦領(lǐng)導(dǎo)批準。

6.4實物檔案的管理制度

目的：為了加強集團實物類檔案（以下簡稱實物檔案）的收集、整理，進行統(tǒng)一管理，更有

效地愛護和利用檔案資源，結(jié)合集團具體狀況，制定本方法.

6.4.2歸檔范圍

1、獎品實物檔案：集團在重大社會活動中獲得的市級（區(qū)級？）以上（含市級）頒發(fā)的

獎杯、獎狀、獎?wù)?、獎牌、證書、證章、錦旗、榮譽冊、光榮冊等。

2、印信實物檔案：機構(gòu)變更或撤、合并失效的印章，包括鋼印、膠印，木印等經(jīng)公

安機關(guān)審批后制作的印章。

3、名人字畫實物檔案：各級領(lǐng)導(dǎo)人及社會知名人士為集團的題詞、作畫。

4、集團發(fā)展中有紀念意義的物品：集團自成立以來運用過的牌、匾等用具。

5、集團與國內(nèi)、外交往中收受的禮品

6.4.3保管期限：實物檔案一般比較珍貴，因此均為永久保存。

6.4.4歸檔時間和移交手續(xù)

1、獎品類實物檔案一般于每月底前向檔案室移交。印章、字畫、禮品可隨時向檔案室

移交。

2、實物檔案移交前，移交部門要填寫移交書目一式兩份，交接雙方各存一份備查。

3、如歸擋單位因特殊緣由不能剛好交付實物的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后應(yīng)先將實物登記編

號，再由領(lǐng)回人在實物檔案登記薄上簽字?？稍谄洳块T暫存。

6.4.5實物檔案的管理原則

1、檔案室要編制實物檔案書目，注明每件物品的名稱、授予或贈與單位或姓名、接受

時間、歸檔時間。注明物品存放的架號或擺放地點。

2、檔案室要對全部實物檔案逐件編制檔號，需長期保存的要將檔號標記附在相應(yīng)實物

上

3、各類實物檔案在歸檔時拍成照片以便長期保管，實物檔案的照片和底片同時存擋，

并依據(jù)片檔案管理方法編寫說明，注明授予者、授予時間、授予理由和接受部門。

4、對于不需長期保管的物品（如掛舊的錦旗、損毀的紀念品），需在拍照后編制銷毀清

冊處理（見集團銷毀制度）

6.5會計檔案管理制度

會計類檔案是一種專業(yè)性較強的經(jīng)濟檔案，其內(nèi)容包括憑證、帳簿、報表及其它等材料是企

業(yè)檔案的重要組成部分,

會計類檔案歸檔范圍為集團內(nèi)全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)所形成的財會檔案，歸檔要求會計類檔案在財

務(wù)部門保留三年，第四年三月底前向集團檔案室辦理移交手續(xù)。

工程項目會計檔案歸檔要求：待工程項目竣工后向集團檔案室辦理移交手續(xù)。

6.5.4檔案部門接受應(yīng)保管的會計檔案原則上保持原卷（冊）的封裝，確須要重新整理的，

須會同財務(wù)部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，

6.5.5會計檔案保管期限為：憑證十五年，現(xiàn)金和銀行存款日記帳二十五年，總帳分類帳十

五年、月（季）報表五年、年度報表為永久。

6.5.6會計檔案借閱原則只供應(yīng)本單位會計人員，其它部門和外單位需查閱，必需經(jīng)集團總

裁同意。

7.檔案借閱制度

7.1凡需借閱檔案者，均須填寫《文件借閱申請單》，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱。

7.2文件原件借閱由申請部門負責(zé)人一檔案管理部門負責(zé)人一分管副總一總經(jīng)理確認后交

于檔案室；其它類文件借閱、復(fù)印由申請部門負責(zé)人一檔案管理部門負責(zé)人確認后交

于檔案室；查閱會計檔案必需有財務(wù)部負責(zé)人確認：隱私、機密、絕密文件查閱由副

總級以上人員審核確認。

7.3借閱檔案的經(jīng)辦人必需是本集團員工。

7.4依據(jù)集團《保密制度》相關(guān)要求，檔案室入檔時蓋印確認的隱私、機密、絕密文件嚴禁

帶出檔案室且不得隨意復(fù)印。合同類文件原件一般狀況下不予外借。會計檔案原件不

予外借。集團內(nèi)查閱會計檔案要按規(guī)定辦理手續(xù)，上級機關(guān)或外單位須要查閱的，要

經(jīng)董事長批準，且派專人陪伴閱看。

7.5借閱期限：屬于一般性文件，不得超過2天；隱私、機密、絕密性文件，不得超過1天。

預(yù)料歸還日期到期后應(yīng)馬上歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，檔案主管負責(zé)對到期

檔案催回。

7.6借閱檔案者應(yīng)愛惜檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散

或損毀。借閱檔案交還時，檔案室須當面查看清晰，如發(fā)覺遺失或損壞，剛好報告綜

合管理部，對其進行相應(yīng)的處理。

7.7外單位借閱檔案，必需經(jīng)檔案室主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由與外單位接洽部門的秘書負責(zé)到檔

案室辦理借閱手續(xù)。

7.8借閱檔案到期不歸還、檔案室電話督促超過三次及檔案歸還時發(fā)生以下狀況時，檔案室

將上報行政辦公室對事務(wù)當事人及其部門領(lǐng)導(dǎo)做出相關(guān)懲罰。

(1)檔案資料損壞，尚可修補，懲罰，西元；

(2)一般性檔案資料損壞，無法修補，懲罰迦元；

(3)隱私、機密的檔案資料損壞，無法修補，懲罰300元:

(4)檔案室督促三次以上未辦理續(xù)借手續(xù)不歸還檔案，懲罰100元；

(5)一般性檔案資料丟失，懲罰辿元；

(6)隱私、機密的檔案資料丟失，懲罰皿元并報上級領(lǐng)導(dǎo)賜予相應(yīng)處理；

7.9絕密檔案損壞或丟失，上報最高領(lǐng)導(dǎo)賜予相應(yīng)處理；

7.10流程

文件借閱流程圖

7.11借閱申請表

XX公司檔案借閱申請單

-編7inJ號j??

申請部門：申請人：申請時間：

文件名稱：原件印件份數(shù)頁數(shù)

1

2

3

4

5

需求類型：借出口復(fù)印口查閱口

借閱理由:

部門主管領(lǐng)導(dǎo)看法：

簽字：日期：

主管副總看法：

簽字：日期：

檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)看

法：

總經(jīng)理看法：

簽字：日期：

支配歸還時間：年月S簽字：

實際歸還時間：年月口歸還簽字：

檔案管理員是否依據(jù)總經(jīng)理看法進行辦理口

注：1、各部門在辦理借閱前請先致電檔案室，確信所需文件已存檔，方可填寫借閱單。

2、檔案室在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)看法明確后方可接收辦理。

3、如借閱文件較多，可另附頁，寫明文件名稱及原編字號等。

4、到期借閱不歸還、未辦理續(xù)借手續(xù)者、檔案管理員電話督促超過三次的，行政部將

視狀況作出處理。

8.檔案庫房制度

8.1檔案庫房是集團的機要重地，全體人員都要高度重視，切實做好平安、防范工作。

8.2庫房重地，非工作人員一律不準隨意入內(nèi)，如工作須要，經(jīng)相關(guān)主管人員同意后方可入

內(nèi)。

8.3檔案庫房內(nèi)禁止吸煙，也不準堆放易燃易爆物品及與檔案無關(guān)的物品。

8.4做好庫房每日溫濕度記錄，溫濕度超過規(guī)定時，應(yīng)實行有效措施加以限制（溫度限制在

14℃-24℃,相對濕度限制在50%-65%）。

8.5定期檢查霉變狀況，如發(fā)覺蛀蟲、霉菌要剛好處理。

8.6定期檢查、整理庫存檔案，發(fā)覺有破損或載體變質(zhì)的檔案要剛好進行修補和復(fù)制。

8.7庫房工作人員除查或整理檔案外，一律不準在庫房內(nèi)辦公，離開庫房時要關(guān)好門窗，切

斷電源。

8.8庫房內(nèi)的檔案柜（櫥）要嚴格遵照有關(guān)規(guī)定的要求排列，不得隨意變動。

8.9庫房內(nèi)外應(yīng)配齊足夠的消防器材，并依據(jù)要求定期檢查更換。

8.10庫房內(nèi)要保持清潔、整齊、采納熾燈光源，掛好窗簾，避開陽光直射，達到八防（防

火、防盜、防蟲咬霉變、防潮、防光、防塵、防有害氣體、防高溫）要求。

8.11定期做好清潔工作。

9檔案保密制度

9.1集團檔案材料都是集團的珍貴資源，任何個人不得私自占有，不得擅自外傳，任何人不

得擅自攜帶外出。

9.2嚴格遵守密級檔案的管理規(guī)定，按檔案性質(zhì)分類，定期檢查保密狀況，發(fā)覺問題應(yīng)剛好

向領(lǐng)導(dǎo)匯報妥當解決。

9.3報廢或過期的機密材料，不得隨意亂放、亂丟，應(yīng)統(tǒng)一存放，經(jīng)鑒定后送交指定的地點

銷毀。

9.4集團的機密級檔案借閱或復(fù)必需經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理或總經(jīng)理同意，填寫檔案借閱單

及印申請單后辦理。機密檔案因工作須要攜離集團，亦須經(jīng)上述領(lǐng)導(dǎo)批準同意。

9.5凡員工調(diào)動時（調(diào)離本崗位、調(diào)離集團或退休），須將其所承辦或借閱的檔案移交完畢

后，方能調(diào)離。

9.6對違反保密規(guī)定造成失密、泄漏事故者，應(yīng)報請集團領(lǐng)導(dǎo)查明緣日，依據(jù)情節(jié)輕重賜予

教肓或行政懲罰，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。對執(zhí)行保密規(guī)定作出成果的人，報請

集團蜴予行政嘉獎。

10.檔案銷毀制度

10.1銷毀檔案必需慎重從事，須要銷毀的檔案必需造具清冊提出銷毀報告，先經(jīng)鑒定小組

鑒定，再經(jīng)主管經(jīng)理審定，待批準后送到指定地點銷毀并報區(qū)檔案局備案。

10.2會訂檔案的鑒定和銷毀參見《檔案鑒定及銷毀制度》。

10.3檔案銷毀后由銷毀人、鑒定人同時簽名，并注明銷毀日期，銷毀清冊應(yīng)存檔備查。

10.4銷毀工作每五年進行一次。

10.5檔案的保管期限：

10.6依據(jù)檔案內(nèi)容不同保管期限分為：永久（20年以上）

長期（5年至20年）

短期（1年至5年）

臨時（1年以下）四種。

11.本規(guī)定自領(lǐng)導(dǎo)批準之日起發(fā)布執(zhí)行。

12.本制度所帶附件

附件1：文書檔案收集范圍

附件2：聲像檔案收集范圍

附件3：實物檔案收集范圍

附件4：基建檔案收集范圍

附件5：企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)醫(yī)

附件1:

企業(yè)綜合文書類文件收集范圍

二級類三級類保管

歸檔基本范圍

目名稱目名稱期限

1、黨總支年度工作支配、總結(jié)永

2、支部會議、支部擴大會議、民主生活會黨政聯(lián)席會會議

記錄長

3、黨組織機構(gòu)設(shè)置及黨內(nèi)干部任免的請示、批復(fù)永

4、組織建設(shè)、黨員發(fā)展規(guī)劃、轉(zhuǎn)正、延期或處分的請示、

1黨務(wù)工作

批復(fù)、確定、通知長

5、黨員花名冊永

6、黨員組織關(guān)系介紹信存根長

7、黨費繳納收據(jù)短

黨

8、參與各級黨代會、人代會、政協(xié)會議資料短

群

1、“企業(yè)”的實施支配、評比等長

工

2工會工作2、集團其他公益行為的記錄長

作

、集團企業(yè)文化短

類3

1、各種媒體宣揚報導(dǎo)企業(yè)的資料長

2、集團所獲榮譽資料、上級領(lǐng)導(dǎo)的題詞等永

3集團對外宣揚資料及領(lǐng)導(dǎo)講話稿等長

4、重大公關(guān)接待活動的記錄長

3宣揚工作

5集團領(lǐng)導(dǎo)參與重大會議的資料長

6、集團的一些刊物長

7、上級有關(guān)來文短

8、各類活動策劃方案短

1、年度工作支配、總結(jié)永

2、行政季度工作支配、總結(jié)短

3、每周大事記長

1行政事務(wù)4、季度經(jīng)理睬議、年度會議記錄長

5、行政管理制度短

6、項目及行政等部門發(fā)文的相關(guān)文件長

行

7、禮品上繳及發(fā)放清單短

政

1、機構(gòu)設(shè)置改變及經(jīng)理任、撤職的通知、批復(fù)永

管

2、人事管理工作的標準、條例、制度短

理

3、全部員工名冊及人事統(tǒng)計報表長

類2人事管理

4、關(guān)于職稱評審報表及評審結(jié)果的通知長

5、季度和年度培訓(xùn)支配及相關(guān)工作資料短

6、聘請刊例短

1、專題審計報告長

3審計工作

2、評估報告長

1、外出考察、培訓(xùn)的邀請函、請示、批復(fù)等手續(xù)材料和有

4外事工作關(guān)參考資料長

2、外賓接待的日程支配、記錄和有關(guān)參考資料長

1、日常經(jīng)營管理活動中涉及的法律糾紛和訴訟案件的起訴

5法律事務(wù)

狀、調(diào)解材料、調(diào)查材料、審判結(jié)果等長

1、員工生活福利的請示和批復(fù)短

6后勤福利

2、集團簽訂的福利合同或其他合同短

1、集團總體發(fā)展規(guī)劃及中、長期發(fā)展支配長

2、各類年度統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析和綜合性統(tǒng)計所形成的報

1支配統(tǒng)計

表、材料等長

3、各部門的工作支配、總結(jié)短

1、財務(wù)經(jīng)濟合同、協(xié)議長

2、財務(wù)管理制度、規(guī)定短

2財務(wù)管理

3、財務(wù)電算化工作形成的有關(guān)資料短

4、申請減免稅的報告和批復(fù)長

1.資金預(yù)算收，支表，劃拔金額的批亞和實施運用狀況的

報告等長

3資金管理

2、銀行借款合同書、借款擔(dān)保書等長

3、銀企合作長

1、年度股東大會材料永

2、年度歷次董事會決議及會議記錄永

4董事會

經(jīng)3、簞事會對上級單位重大請示及有關(guān)批復(fù)永

4、董事會公告、通知、確定永

營

5監(jiān)事會1、監(jiān)事會戾議、報告、會議記錄及公告永

管

1、歷次工商登記變更材料長

理2、各法人單位的工商執(zhí)照、各類權(quán)證長

類6工商管理3、各法人單位歷史沿革記錄長

4、集團集團及其下屬企業(yè)與其它單位簽訂的資產(chǎn)合同協(xié)議長

5、商標資料永

1、各類經(jīng)濟責(zé)任制方案及考核實施方法長

7企業(yè)管理2、簽訂的經(jīng)營承包責(zé)任書、合同、協(xié)議長

3、對控股、參股子集團的管理性文件長

1、投資項目開發(fā)報告、調(diào)研報告長

2、對各項目部及對外的編號發(fā)文、函件等長

8項目管理

3、項目開發(fā)相關(guān)規(guī)章制度等長

4、工程項目重要會議記錄等長

1、開發(fā)項目的客戶檔案（一戶一袋），包括預(yù)出售合同、

9客戶管理

借款合同、抵押合同、特批單等永

1、代理銷售項目的承包協(xié)議書、托付代理合同長

10.房產(chǎn)管理3、樓盤交房資料（住戶手冊、住宅運用說明、裝修手冊）長

4、市場銷售工作流程相應(yīng)的規(guī)定、制度短

附件2

企業(yè)音像檔案收集范圍

序號類目名稱（二級類目）保管期限

1媒體對集團的新聞報道、評論的錄音、錄像、照片永久

2媒體對集團領(lǐng)導(dǎo)的訪問、采訪的錄音、錄像、照片永久

3集團舉辦重大事務(wù)的錄音、錄像、照片永久

4集團召開的各種會議的錄音、錄像、照片永久

5集團舉辦的重要簽約儀式的錄音、錄像、照片永久

6集團開發(fā)的重大科技成果、項目的錄音、錄像、照片永久

國內(nèi)外重要來賓和聞名人物參與集團各項重要活動形成的聲像材料。

7永久

集團重點工程的基地原貌、奠基儀式、竣工典禮、建筑外觀形成的聲像

8永久

材料。

集團級以上的各級勞模，先進人物及本集團榮獲市級以上榮譽的實

9永久

物照片（獎杯、獎牌、證書、錦旗）。

10集團歷屆主要領(lǐng)導(dǎo)人的標準工作照片永久

11其它具有保存價值的聲像材料。永久

12

13

14

15

16

17

18

19

附件3

企業(yè)實物檔案歸檔范圍

序號類目名稱（二級類目）保管期限

1、獎品實物檔案

集團在重大社會活動中獲得的市級（區(qū)級？）以上（含市

1永久

級）頒發(fā)的獎杯、獎狀、獎?wù)?、獎牌、證書、證章、錦旗、

榮譽冊、光榮

2、印信實物檔案

機構(gòu)變更或撤、合并失效的印章，包括鋼印、膠印，木印

2永久

等經(jīng)公安機關(guān)審批后制作印章。

3、名人字畫實物檔案

3永久

各級領(lǐng)導(dǎo)人及社會知名人士為集團的題詞、作畫。

4、集團發(fā)展中有紀念意義的物品

4永久

集團自成立以來運用過的牌、匾等用具。

5、集團與國內(nèi)、外交往中收受的禮品

5永久

6

7

8

9

附件4

企業(yè)建筑工程文件歸檔范圍（1）

類保管單位

別文件材料名稱建設(shè)單施工單城建責(zé)任部門

序號

位位檔案館

A1立項文件

1項目建議書V

2項目建議書審批看法及前期工作通知書VV

3可行性探討報告及附件V

前期部

4可行性探討報告審批看法

A

5關(guān)于立項有關(guān)的會議紀要、領(lǐng)導(dǎo)講話VV

類

6專家建議文件V

基

7調(diào)查資料及項目評估探討材料V

建

A2建設(shè)用地、征地、拆遷文件

文

1選址申請及選址規(guī)劃看法通知書V

件

用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉(xiāng)

2

建設(shè)用地批準書

部

3建設(shè)用地建議書VV

分前期部

4拆遷安置看法、協(xié)議、方案等

5建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附件VV

6劃撥建設(shè)用地文件V

7國有土地運用證JV

A3勘察、測繪、設(shè)計文件

1工程地質(zhì)勘察報告V工程部

企業(yè)建筑工程文件歸檔范圍（2）

保管單位

類

序號文件材料名稱建設(shè)單施工單城建責(zé)任部門

別

位位檔案館

2水文地質(zhì)勘察報告、自然條件、地震調(diào)查

工程部

3建設(shè)用地釘樁通知單（書）

4地形測量和撥地測量成果報告V

前期部

申想的規(guī)劃設(shè)計條件和規(guī)劃設(shè)計條件通

5知書

6初步設(shè)計圖紙和說明

設(shè)計部

A

7技術(shù)設(shè)計圖紙和說明V

類

8審定設(shè)計方案通知司及審查看法V

基有關(guān)行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、前期部

交通、園林、市政、文物、通訊、保密、

9

河湖、教化、白蟻防治、衛(wèi)生等）批準文

建

件或取得的有關(guān)協(xié)議

文10施工圖及其說明

設(shè)計部

件11設(shè)計計算書

政府有關(guān)部門對施工圖設(shè)計文件的審批

前期部

部12看法V

A4工程招投標及承包合同文件

分

1勘察設(shè)計招投標文件V

2勘察設(shè)計中標通知T及承包合同■J

3施工招投標文件審算部

4施工中標通知書及承包合同VVV

5工程監(jiān)理招投標文件V

6監(jiān)理中標通知書及托付合同V

企業(yè)建筑工程文件歸檔范圍（3）