陜西古茯靈磚茶有限公司存貨管理及核算優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計目錄TOC\o"1-3"\h\u178411陜西古茯靈磚茶有限公司概況 陜西古茯靈磚茶有限公司存貨管理及核算優(yōu)化設計陜西古茯靈磚茶有限公司概況公司擁有1個茶葉加工車間、2個茶葉溫控存儲室，并于2019年建成投產(chǎn)現(xiàn)代化的潔凈生產(chǎn)車間，新增具有風通、暖通功能的發(fā)花間及各類封裝、封口自動化設備，研制獨具陜西黑茶風韻的多元化產(chǎn)品，是茯磚茶骨干生產(chǎn)企業(yè)之一。公司擁有一批具有豐富茶葉制筑的專業(yè)技術(shù)人員，年產(chǎn)量達600余噸，確保茯磚茶的生產(chǎn)管理標準得到嚴格執(zhí)行、使古茯靈茶的品質(zhì)得到眾多消費者的認可與青睞。陜西古茯靈磚茶有限公司簡介陜西古茯靈磚茶有限公司位于中國茯磚茶的發(fā)源地——陜西涇陽，集茯茶加工、銷售、專業(yè)茯茶定制于一體，已研制開發(fā)出五大系列近五十個品種的茯磚茶產(chǎn)品。公司還與陜南、湖南、云南等地區(qū)的茶葉原料生產(chǎn)企業(yè)建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，合作茶園上萬畝，為“古茯靈”品牌下的切分茶系列、機制系列、傳統(tǒng)手筑系列、禮品系列、收藏系列等提供安全可靠，質(zhì)量優(yōu)越的原料保障。公司經(jīng)過4年多的摸索總結(jié)，憑借涇陽的地緣優(yōu)勢，已形成一套完備、成熟的茯磚茶生產(chǎn)管理標準和生產(chǎn)管理體系。生產(chǎn)部陜西古茯靈磚茶有限公司部門結(jié)構(gòu)生產(chǎn)部副總副總辦公室辦公室財務部財務部人事部副總總經(jīng)理董事人事部副總總經(jīng)理董事車隊車隊設計部設計部市場部市場部采購部副總采購部副總圖1：陜西古茯靈磚茶有限公司部門結(jié)構(gòu)陜西古茯靈磚茶有限公司部門有生產(chǎn)部、辦公室、財務部、人事部、車隊、設計部、市場部和采購部。生產(chǎn)部和辦公室由副總主管、人事部和車隊有副總主管、市場部和采購部由副總主管、財務部和設計部由總經(jīng)理主管。陜西古茯靈磚茶有限公司財務部門結(jié)構(gòu)出納出納總賬會計總賬會計往來會計往來會計會計財務總監(jiān)會計財務總監(jiān)成本會計成本會計材料會計材料會計稅務專員稅務專員圖2：陜西古茯靈磚茶有限公司財務部門結(jié)構(gòu)陜西古茯靈磚茶有限公司財務部門由財務總監(jiān)負總責，下屬包括會計、出納和稅務專員，會計下設總賬會計、往來會計、成本會計和材料會計。2陜西古茯靈磚茶有限公司存貨管理及核算現(xiàn)狀公司主要存貨包括毛茶原料、茯磚茶和包裝品。公司的主要產(chǎn)品為茯茶磚。存貨管理的范圍主要是毛茶原料、包裝品的采購、倉儲和出庫管理，成品的儲運管理，無委托代加工產(chǎn)品和半成品，存貨種類較簡單。該公司制度體系健全，部門設置全面，辦公室、財務部、人事部、設計部、市場部、采購部、車隊、生產(chǎn)部等應有盡有，但各部門人員較少，除生產(chǎn)部和車隊人員較多外，其他均為2-4人不等。每個部門都建立各自職責和管理范圍，但各部門之間聯(lián)動制度欠缺，還存在交叉管理現(xiàn)象，財務部門對庫存管理工作中，與倉庫管理工作有重復現(xiàn)象，這樣疊加的重復現(xiàn)象，實際上是沒有系統(tǒng)的做好存貨分析。表1：陜西古茯靈磚茶有限公司2020年原材料出入?yún)R總表種類月份123456789101112原料采購（t）895012941254601510成品（t）7.28.1455413.59包裝（套）1440162090002160152072021609007201080027001800出庫（塊）8201060670031002250500320013001420856012002540上圖可以看出，由于訂單量的增加，原材料進出庫很頻繁，收入和發(fā)出總量基本處于正比例狀態(tài)。說明為了滿足公司生產(chǎn)需求，需要增加原材料采購量，但是未考慮庫存數(shù)量，也說明公司目前存在重生產(chǎn)、輕存貨管理，存貨積壓造成資金占用，雖然銷售量一直處于穩(wěn)定狀態(tài)，但庫存成本影響了公司的整體盈利能力，有待于進一步優(yōu)化，降低庫存甚至達到零庫存，以提高公司整體效益。2.1原材料采購入庫2.1.1毛料入庫由財務部和收貨人員（庫管員）聯(lián)合對入庫毛料進行驗收，財務部對入庫數(shù)量進行核對、收貨人員（庫管員）對材料質(zhì)量進行抽檢，抽檢比例是500g/t，檢查內(nèi)容為茶梗量不大于10%，由于原材料為麻袋包裝，個別包裝超出10%，最終依總量不超過10%茶梗量來衡量。抽檢完成后，由財務部、收貨人員（庫管員）在《原材料入庫核準單》聯(lián)合簽字，一式三份，財務部、收貨人員（庫管員）和供應商各執(zhí)一份。2.1.2包裝入庫由設計部、財務部和收貨人員（庫管員）聯(lián)合對入庫內(nèi)包裝和外包裝進行驗收，設計部對入庫包裝規(guī)格、色彩及圖案和原設計模板進行比對，財務部對入庫數(shù)量進行核對，核對完成后，設計部、財務部和收貨人員（庫管員）聯(lián)合在《包裝入庫確認單》簽字。2.2入庫頻次和存貨數(shù)量雖然該公司成立時間短，但發(fā)展速度較快，訂單業(yè)務量逐年呈現(xiàn)倍增狀態(tài)。原材料入庫沒有明顯規(guī)律性，每年三月初會有較大數(shù)量原料進入，十月會有較大數(shù)量原料進入，其余時間均有不同數(shù)量的原料入庫，個別時段的原料入庫會超過三月和十月，且不同時段的同種原材料價格不同。目前該公司存貨數(shù)量較大，約為24000多塊，總價值將近1000萬元，特別是二斤裝的磚茶，占總庫存的50%，而且存貨時間較長，但其他規(guī)格磚茶也有少量庫存，存放環(huán)境和分類情況良好，少量二斤裝產(chǎn)品存在內(nèi)包裝損壞現(xiàn)象。2.3存貨記錄情況該公司有兩個倉庫分別設有2名管理員，人員年齡較大，學歷較低，因此在記錄方面，每次貨物出庫由財務人員協(xié)助其進行電算化，日常原材料入庫、除塵損耗余量、生產(chǎn)量、內(nèi)外包裝存量均為人工記錄，且部分記錄因庫房溫度和濕度影響，已經(jīng)無法看清。內(nèi)外包裝記錄和產(chǎn)品出庫記錄未區(qū)分，而且數(shù)量完全一致，一批次包裝對應一批次產(chǎn)品，庫房積壓包裝數(shù)量巨大，且損毀嚴重。2.4接訂單發(fā)貨由于該公司的產(chǎn)品以茶品為主，考慮到特殊的存儲空間和要求，該公司擁有自己的溫控倉儲庫房2座，占地面積分別為800平米和1000平米，物流車隊一個，封閉式廂貨7輛。接到訂單后，公司會根據(jù)訂單數(shù)量和運距安排相應的車輛進行配送，配送距離為省內(nèi)公司直送，省外物流配送。3陜西古茯靈磚茶有限公司存貨管理及核算存在的問題3.1原材料質(zhì)量把控彈性大該公司生產(chǎn)的茯茶產(chǎn)品，其原材料占比最大的就是黑化毛茶，雖然說原料的粗細制作出來的茯磚茶是各有特色的，但也還是有一定的標準的。根據(jù)國家標準，手筑茯磚茶含梗量不超過8%，機制茯磚茶含梗量不超過10%。經(jīng)過查看入庫和出庫記錄單發(fā)現(xiàn)，收貨人員并不了解生產(chǎn)技術(shù)標準，均按照10%的含梗量進行驗收，造成2%的材料不能用于手筑產(chǎn)品，按照年用量1000噸來計算，20噸的梗將不能用于產(chǎn)品而造成損失。3.2原材料采購計劃混亂原材料的采購也包含在存貨管理之中，企業(yè)采購計劃是存貨采購環(huán)節(jié)中的薄弱環(huán)節(jié)。由于該公司以茶葉為主要生產(chǎn)產(chǎn)品。采購是根據(jù)訂單時間來決定，沒有考慮的原材料的成熟期，最優(yōu)采購期。采購頻次，采購環(huán)節(jié)未考慮原材料特性及市場價格，而是人為認定，造成產(chǎn)品成本忽高忽低。存貨是企業(yè)的資產(chǎn)，是生產(chǎn)水平的體現(xiàn)和經(jīng)營能力的體現(xiàn)。企業(yè)人業(yè)員更傾向于提高生產(chǎn)率，所以采購人員多數(shù)憑借經(jīng)驗將存貨管理放在原材料的采購和加工上，忽視了存貨的成本核算和資金占用率，購買原材料時沒有科學的采購存貨計劃，沒有實施存貨限額責任制度。產(chǎn)品的增長率大于銷售率，造成產(chǎn)品過多積壓，這無異于增加流動資產(chǎn)周轉(zhuǎn)困難，造成資金浪費。同時占用倉儲能力加大存貨的儲存成本。或存在車間生產(chǎn)者沒有及時關(guān)注原材料使用情況，致使原材料缺少，臨時增加采購計劃，造成原材料價值增大，也致使機器設備人員面臨無原材料使用現(xiàn)象，造成生產(chǎn)浪費。3.3倉庫管理未能完全電算化會計電算化是用電子計算機代替人工記賬、算賬和報賬，以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程，其目的是提高企業(yè)財會管理水平和經(jīng)濟效益，從而實現(xiàn)會計工作的現(xiàn)代化。經(jīng)過查看該公司庫管系統(tǒng)資料，發(fā)現(xiàn)僅在出庫環(huán)節(jié)進行電算化，原材料入庫、除塵損耗余量、生產(chǎn)量均為人工記錄，這樣不但影響存貨核算的及時性和準確性，造成賬面數(shù)據(jù)與實際庫存數(shù)量不符，產(chǎn)生大量潛在損失，致使財務報表不能真實反映企業(yè)的財務狀況，還會造成對賬不及時、丟失等情況不能及時發(fā)現(xiàn)，均不同程度地影響存貨核算的質(zhì)量。3.4產(chǎn)品包裝庫存積壓嚴重該公司的產(chǎn)品包裝設計部門是由公司副總垂直管理，并兼容了產(chǎn)品包裝采購業(yè)務，由于設計部門人員均為專業(yè)技術(shù)人員，對于包裝存貨的本質(zhì)認識缺乏,部門看重的是包裝的品質(zhì)和市場的認同，對于存貨的認識就是種類多、數(shù)量滿足生產(chǎn)需要。但是對于存貨的消耗上基本缺乏認識，存貨的消耗分為兩種，一種是自身產(chǎn)品的消耗，它體現(xiàn)在樣品、毀損品、不合格品等；一種則是產(chǎn)品的積壓消耗，它體現(xiàn)在產(chǎn)品的更新迭代和規(guī)格變化，不斷的新產(chǎn)品產(chǎn)出導致舊包裝積壓又無法有效利用勢必帶來大量的成本消耗和資金積壓。3.5產(chǎn)品配送運輸成本過高隨著世界經(jīng)濟一體化的加強，及時交付產(chǎn)品和服務已經(jīng)成為決定一個企業(yè)的市場競爭力的核心要素之一。一個企業(yè)的供應鏈管理，渠道建設，銷售管理，越來越依賴于物流配送的支持，并被公認為第三利潤源。但該公司卻長期產(chǎn)生高昂的產(chǎn)品運輸費用，第三方物流沒有被充分的利用，主要表現(xiàn)在：1、物流模式有三種:物流自營、物流外包、物流聯(lián)盟。該公司選擇了物流自營，決策人考慮到產(chǎn)品在運輸途中所產(chǎn)生的各種不可抗力，認為自營物流可將風險降到最低，卻完全忽略了自營物流所帶來的公司運營費用和成本費用，包括公司生產(chǎn)期間，自營物流設備、人員、場地等閑置所產(chǎn)生的費用，均未考慮。2、注重了自營物流的管理，忽視了第三方物流資源的利用，增加了設施投資和人員管理費，流通環(huán)節(jié)減小了產(chǎn)品質(zhì)量風險卻增加了在產(chǎn)品運輸速度和服務的風險。投入了非生產(chǎn)方向的精力，不利于企業(yè)專心地從事自己所熟悉的業(yè)務，將資源配置在核心事業(yè)上增加了了企業(yè)的倉儲費用和運輸費用，無形中使企業(yè)生產(chǎn)成本增加，降低了產(chǎn)品的競爭力。3、未充分的利用第三方物流，增加了存貨儲備資金的占用，降低了資金利用率。相對于專門從事物流工作的第三方企業(yè)來說，企業(yè)自身的物流管理資源在專業(yè)知識和經(jīng)驗上都有所欠缺。因此，沒有充分利用第三方物流資源的，就相對的降低了企業(yè)的物流水平，降低了企業(yè)產(chǎn)品的流轉(zhuǎn)速度。不利于企業(yè)占領(lǐng)市場，提升產(chǎn)品服務形象。4陜西古茯靈磚茶有限公司存貨管理及核算優(yōu)化設計4.1實施源頭控制，優(yōu)化供應廠商雖然該公司原材料種類較為單一，但是單品用量相當大，會面臨供應商在供應材料時摻雜少量不合格產(chǎn)品而難以被公司驗收人員發(fā)現(xiàn)，再者會由于數(shù)量過大而造成驗收人員疲憊大意，簡化驗收程序或取樣數(shù)量。因此再保證公司驗收人員素質(zhì)和工作態(tài)度的同時，重點應優(yōu)化良心供應商，建立供應商等級劃分，與優(yōu)質(zhì)供應商簽訂長期戰(zhàn)略合作協(xié)議，為生產(chǎn)提供保障。加強采購的事前管理，建立完善的材料價格信息檔案。重點考慮原材料品質(zhì)等級以及供應商的風險承受能力，確保產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定。并能改進采購時間，降低存貨過期風險，降低公司風險。圖3：陜西古茯靈磚茶有限公司原材料采購優(yōu)化流程4.2優(yōu)化采購計劃，控制采購成本實現(xiàn)各部門聯(lián)動配合機制，銷售部提供上一年或者近三年的銷售總量，采購部根據(jù)銷售量，制定采購計劃，并由市場部對全年各時段原材料成本浮動進行數(shù)據(jù)核對，必要時招標采購，選擇全年原材料供應商，實現(xiàn)供應渠道的穩(wěn)定和低成本，避免時間周期造成的市場價格波動，并通過與供應商簽訂原材料協(xié)議，確保供應不間斷、并減少庫存和原材料擠壓。具體表現(xiàn)在以下方面：1、減少人為因素和信息不暢通問題，在最大程度上降低采購成本；2、統(tǒng)一供應商全年發(fā)貨，以求獲得最大批量折扣，并將庫存壓力轉(zhuǎn)移至供應商；3、建立生產(chǎn)、銷售、庫存和采購聯(lián)動系統(tǒng)，最大限度降低庫存，減少人為因素的干預，節(jié)省大量人力和避免人為因素造成不必要損失實現(xiàn)“零庫存”管理。4、與供應商信息共享，可協(xié)助供應商按照企業(yè)生產(chǎn)的需要進行供應，同時又不影響生產(chǎn)和增加庫存產(chǎn)品。4.3完善電算化，提高內(nèi)控該公司應根據(jù)自己產(chǎn)品的特點，建立合適的存貨管理系統(tǒng)。由于該公司產(chǎn)品的特殊性，存貨反而會增值。但是過多存貨不利于公司現(xiàn)金流動，也增加了儲存成本和風險，因此要最大化利潤，需對庫存進行合理科學的安排，既避免風險又實現(xiàn)利潤最大化，通過對市場信息的有效整合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享，動態(tài)了解企業(yè)的存貨信息和市場價格波動，爭取在高價格出售庫存，提高存貨運營效率。根據(jù)會計制度進行統(tǒng)一核算，從原材料的購入、茶品庫存、損耗和銷售等環(huán)節(jié)，做到全程跟蹤的實時管理：1、根據(jù)全年銷售計劃、生產(chǎn)采購計劃和外部物流計劃等確定庫存存量；2、加強倉庫監(jiān)管，嚴格限制未經(jīng)授權(quán)的人員接觸存貨；3、建立庫存分類管理制度，對企業(yè)全部存貨按其存儲時間、市場價值、產(chǎn)量大小等標準，劃分出ABC類，分別管理:對茶品生產(chǎn)年份久、規(guī)格特殊、用料考究、具有收藏價值等重要存貨采取特別控制措施；4、完善結(jié)算系統(tǒng)。從接收原材料、驗收貨物、按驗收日期計算出與供應商對賬日期，財務錄入并完成對賬。最后就要依靠電子系統(tǒng)作為流程管制的依據(jù)，讓其成為管理過程的控制工具。4.4固定產(chǎn)品內(nèi)包，按需采購外包該公司的茶品分為內(nèi)包裝和外包裝，內(nèi)包裝僅針對磚型茯茶進行隔潮隔塵。外包裝則包括硬裝紙盒、禮盒和相匹配的各類手提袋。包裝設計部門僅根據(jù)年初公司銷售計劃，按計劃時間設計產(chǎn)品各類內(nèi)外包裝并自行采購，并交由倉庫進行入庫。公司產(chǎn)品的規(guī)格有半斤、一斤和二斤，但是一斤規(guī)格產(chǎn)品占比為80%，公司應根據(jù)產(chǎn)品在市場的份額進行調(diào)整，將占比重大的產(chǎn)品內(nèi)包裝作為通用包裝，其他產(chǎn)品可根據(jù)需求另行采購，內(nèi)包裝可進行存貨管理。外包裝采購應根據(jù)訂單需求，在產(chǎn)品生產(chǎn)同時同步進行外包裝采購，不但減小了資金成本，還不至于大量積壓，一次的產(chǎn)品更新，大量的外包裝就會作廢，造成產(chǎn)品成本上漲。圖4：陜西古茯靈磚茶有限公司產(chǎn)品出入庫流程圖4.5依托外部物流，降低自營成本在企業(yè)管理中，企業(yè)內(nèi)部物流資源的整合已為大多數(shù)企業(yè)所重視，但是內(nèi)營物流需滿足企業(yè)生產(chǎn)力和銷售能力，如僅利用內(nèi)部物流資源，對于小微企業(yè)甚至中小企業(yè)來說，難以滿足企業(yè)降低成本和提高競爭力的要求，而利用第三方物流對加強存貨管理有重要作用。因此選用物流模式要根據(jù)公司的發(fā)展狀況、市場銷售狀況、客戶的要求以及物流成本來予以考慮。分階段、銷售情況選用不同的模式，以達到不同的預期目標。目前該公司的市場發(fā)展和銷售處在初級階段，采用物流外包模式(即選擇第三方物流公司)為好。該模式簡單、快捷、投入的人、財、物比較少，大幅度地降低物流成本。優(yōu)點有以下幾點：一是有利于降低倉儲費用，運輸費用，還可人員配置費用等，從而降低企業(yè)成本，提高產(chǎn)品的競爭力;二是減少存貨儲存資金的占用