邵陽斯美達(dá)家具有限公司出差報銷流程優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄1 邵陽斯美達(dá)家具有限公司簡介 邵陽斯美達(dá)家具有限公司出差報銷流程優(yōu)化設(shè)計邵陽斯美達(dá)家具有限公司簡介邵陽斯美達(dá)家具有限公司位于邵陽市邵東市黑田鋪鎮(zhèn)印刷產(chǎn)業(yè)園，于2018年12月11日成立，公司注冊資金為180萬元，是香港斯美達(dá)家具實(shí)業(yè)有限公司在中國內(nèi)地的全資控股子公司。邵陽斯美達(dá)家具有限公司了解并掌握著處于國際前沿的家具設(shè)計理念和發(fā)展潮流，所有產(chǎn)品均由香港總部名師設(shè)計，在內(nèi)地?fù)碛邢冗M(jìn)的生產(chǎn)場地和設(shè)備，是一家具有現(xiàn)代管理水平的大型規(guī)模家具生產(chǎn)企業(yè)。在國內(nèi)實(shí)木家具企業(yè)中，是很有影響力的。邵陽斯美達(dá)家具有限公司秉承著誠實(shí)、創(chuàng)新、卓越、共贏的理念，嚴(yán)格挑選每一塊材料，匠心打造每一件產(chǎn)品，不斷地完善工藝并更新設(shè)計理念。主要經(jīng)營范圍包括：木制家具制造、金屬家具制造、沙發(fā)生產(chǎn)和加工、書架生產(chǎn)和加工、家具銷售等。公司下設(shè)財務(wù)部、銷售部、人力資源部、采購部、物流部、后勤部六個部門，如下圖所示：圖1公司組織架構(gòu)圖邵陽斯美達(dá)家具有限公司出差費(fèi)用及報銷流程現(xiàn)狀邵陽斯美達(dá)家具公司迄今為止成立了兩年多的時間，相關(guān)制度及流程并不是特別完善，在出差費(fèi)用這一塊開支比較大。該公司的出差報銷目前采用的是線下報銷的模式，首先需要在出差前一天由出差人員填寫出差申請表，出差申請表需填明申請人姓名、前往地點(diǎn)、乘坐交通工具、出差任務(wù)、出差時間及出差天數(shù)，出差人員將出差申請表填寫完成后交給部門經(jīng)理審核。出差人員回來后需要填寫費(fèi)用報銷單，費(fèi)用報銷單應(yīng)填明報銷人姓名、出差日期、出差天數(shù)、出差事由、起止地點(diǎn)、起止日期、車船費(fèi)、住宿費(fèi)及其他相關(guān)費(fèi)用，附上相應(yīng)票據(jù)后交由部門經(jīng)理審核，然后交給財務(wù)部審核，由總經(jīng)理審核通過后，再傳遞給出納開具清單，交給總經(jīng)理審核，再由出納報支，然后由會計制作相關(guān)憑證，最后由會計主管復(fù)核簽字。如下圖所示：圖2邵陽斯美達(dá)家具有限公司出差報銷流程現(xiàn)狀圖邵陽斯美達(dá)家具有限公司出差報銷流程存在的問題通過對邵陽斯美達(dá)家具有限公司有關(guān)資料的查詢和對公司出差報銷流程的了解，我覺得該公司出差報銷流程中存在著以下三個主要問題。報銷流程中的職責(zé)分工不明確邵陽斯美達(dá)家具有限公司的出差報銷流程相對來說比較具體，但是在職責(zé)分工這個方面沒有作出明確的分工，例如在財務(wù)部門經(jīng)常是誰有時間誰就上，沒有固定的人員處理和制作相關(guān)憑證；部門經(jīng)理和總經(jīng)理有時工作量比較大，而且缺少對審核重要性的認(rèn)知，認(rèn)為會計人員已經(jīng)審核過了就不會有什么問題了，所以有時并沒有認(rèn)真去對憑證、單據(jù)進(jìn)行審核。當(dāng)發(fā)生問題的時候相關(guān)人員就在互相推卸責(zé)任，誰也不愿意承認(rèn)是由于自己的原因才導(dǎo)致問題的出現(xiàn)，而且職責(zé)分工不明確也不利于權(quán)責(zé)互相牽制與監(jiān)督，財務(wù)部內(nèi)部也容易出現(xiàn)問題，為公司的出差報銷埋下了隱患。例如出現(xiàn)出差費(fèi)用超出預(yù)算的情況，究竟是在哪一個環(huán)節(jié)出了問題，由誰來負(fù)責(zé)。在大多數(shù)情況下，公司采取的是實(shí)報實(shí)銷的方法，對審核人員也沒有進(jìn)行明確的分工，在后續(xù)的環(huán)節(jié)中審核人、審批人的簽字也只是走個過程，并沒有起到審核的實(shí)際作用，一旦出了問題，難以明確到底是誰的錯誤，也就難以找到責(zé)任人。報銷流程復(fù)雜，等待時間太長邵陽斯美達(dá)家具有限公司目前采用的是線下報銷的流程，出差人員每次申請費(fèi)用報銷時需要自己手工填寫報銷單據(jù)，然后還要經(jīng)過很多程序，主要程序有對原始憑證的審核、付款憑證的制作、憑證的復(fù)核、主管復(fù)核簽字、出納清單的開具、在清單上加蓋章、獲得報銷支票，在這些流程程序中，需要報銷的出差人員在不同的部門之間來來回回。在這個過程中，需要報銷的出差人員需要經(jīng)過幾個環(huán)節(jié)的簽字，而每次等待簽字時都需要比較久的時間，在對邵陽斯美達(dá)家具有限公司報銷所花費(fèi)的時間調(diào)查中，我發(fā)現(xiàn)每個報銷的員工平均需要花費(fèi)兩到三天的時間，而且如果在報銷時，部門經(jīng)理或者其他需要簽字的人恰好有事外出或休假、請假等不在公司的情況，那么報銷就會卡在某一個環(huán)節(jié)而無法進(jìn)行下一環(huán)節(jié)，報銷人員相當(dāng)于白跑一趟，直到部門經(jīng)理或其他需要簽字的人返回公司，進(jìn)行簽字后才能進(jìn)行下一環(huán)節(jié)，這樣就會導(dǎo)致出差人員需要等待的時間更長，容易引起員工內(nèi)心的不滿，而且耽誤員工的工作，進(jìn)而影響了員工的工作效率。報銷流程管理欠佳出差報銷從表面上來看是支出事宜，但其中涉及發(fā)票、報稅、會計信息質(zhì)量等管理事項，是企業(yè)財務(wù)管理的一個環(huán)節(jié)，其流程需要通過日常的一些管理來維持運(yùn)轉(zhuǎn)，邵陽斯美達(dá)家具有限公司屬于小型企業(yè)，相較于大型企業(yè)來說該公司的報銷流程的管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)，在報銷時就可能會出現(xiàn)一些問題。該公司對于原始憑證的審核并不嚴(yán)格，一些原始憑證的摘要不詳細(xì)、存在缺項以及票面不整潔等問題，有些憑證復(fù)寫不清晰，加蓋的“財務(wù)專用章”有殘缺或模糊不清的情況。公司對于員工的報銷時限并沒有作出相關(guān)控制，出差員工有時候就會累積好幾次再一起拿來報銷，這種積累報銷，會導(dǎo)致公司在某一個月或某一段時間的出差費(fèi)用比較高，不利于公司財務(wù)信息的編制。對于需要提交哪些單據(jù)，出差員工有時并不是很清楚，財務(wù)人員和出差員工又比較缺乏溝通，有時存在提交上來的單據(jù)粘貼不規(guī)范或者單據(jù)不齊全的問題，不利于報銷流程的順利進(jìn)行，也對雙方的工作造成了影響。邵陽斯美達(dá)家具有限公司出差報銷流程優(yōu)化設(shè)計明確出差報銷流程中的崗位職責(zé)分工明確出差報銷流程中的崗位職責(zé)分工能夠讓相關(guān)人員更好的明確自己應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任，進(jìn)而做好自己的本職工作，提高工作質(zhì)量，當(dāng)出現(xiàn)問題時也能知道是哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了紕漏，才能迅速有效的解決問題。相關(guān)人員的職責(zé)分工如下表所示：表1報銷流程中職責(zé)崗位分工表總經(jīng)理的職責(zé)審批權(quán)限和審批流程的準(zhǔn)確性，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法合規(guī)性，報銷事項是否在范圍內(nèi)。報銷人的職責(zé)報銷單需填寫所附單據(jù)的張數(shù)、金額、具體用途；附上相關(guān)票據(jù)并按照要求進(jìn)行粘貼、分類；報銷人需要對報銷單的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、合法性負(fù)責(zé)部門經(jīng)理的職責(zé)對部門所屬員工出差的真實(shí)性負(fù)責(zé)：審核出差費(fèi)用是否超出部門預(yù)算，如果存在超出預(yù)算的情況，需要向總經(jīng)理請示，得到批準(zhǔn)后才能簽字。部門經(jīng)理在沒有向總經(jīng)理請示或者總經(jīng)理沒有批準(zhǔn)之前就簽字通過審核的情況下，超出預(yù)算的部分由部門經(jīng)理自己負(fù)責(zé)。會計的職責(zé)檢查金額的計算是否準(zhǔn)確、報銷標(biāo)準(zhǔn)是否符合要求、單據(jù)是否合法，會計人員可以拒絕超出報銷標(biāo)準(zhǔn)的報銷單，特殊情況下除外。如果是會計人員的原因?qū)е聦徍顺霈F(xiàn)問題，由會計人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。報銷完成后做好相關(guān)的會計記錄，及時登記入賬。財務(wù)經(jīng)理的職責(zé)審核之前會計流程的準(zhǔn)確性和完整性，并對其負(fù)有相應(yīng)的責(zé)任。出納的職責(zé)對報銷單的上述流程進(jìn)行審查，如果流程完整且不存在錯誤就可以進(jìn)行付款報銷這一操作。適當(dāng)簡化報銷流程，采用網(wǎng)上報銷系統(tǒng)在一個公司中會存在較多的出差費(fèi)用，有些金額比較大，有些金額比較小。對于金額小于500元的，報銷流程盡量縮減，報銷人只需要交給部門經(jīng)理、財務(wù)人員、出納審核完畢即可報銷，但出差費(fèi)用報銷的真實(shí)性和合法性要由部門經(jīng)理把關(guān)，如果發(fā)現(xiàn)某個領(lǐng)導(dǎo)對自己下屬費(fèi)用的報銷沒有認(rèn)真履行職責(zé)，造成不合理、不恰當(dāng)?shù)膱箐N，由該部門經(jīng)理承擔(dān)連帶責(zé)任，并且報銷人需要將已經(jīng)報銷的金額退還，再對其處以報銷金額40%的罰款，并進(jìn)行嚴(yán)厲批評，對于這類報銷人員，無論以后報銷金額是大是小，都需要進(jìn)行嚴(yán)格的審核。金額小于500元金額小于500元圖3線上報銷流程圖限定網(wǎng)上報銷流程審批時間，超過規(guī)定時間還未審批的，默認(rèn)本環(huán)節(jié)已經(jīng)審核完畢，直接進(jìn)入下一個審批環(huán)節(jié)，如果最后由于本環(huán)節(jié)的審批導(dǎo)致出現(xiàn)相關(guān)問題，則由本環(huán)節(jié)的審批人負(fù)責(zé)。這樣一來，當(dāng)有關(guān)審核人員和審批人員有事外出或請假、休假等情況不在公司時也不會影響出差人員的報銷。出差人員也不用拿著報銷單在幾個部門之間往返了，直接在手機(jī)或電腦上填寫報銷單，然后提交即可，提升了單據(jù)互相傳遞的效率，打破了時間和空間上的局限性，相當(dāng)大程度上縮短了報銷時間。還可以將預(yù)算系統(tǒng)與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)相結(jié)合，如果超過范圍自動停止報銷，相關(guān)部門必須先發(fā)起預(yù)算費(fèi)用增加的申請，等到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可繼續(xù)報銷。加強(qiáng)對報銷流程的管理通過對原始憑證進(jìn)行初審來保障報銷憑證的合理性、合法性、真實(shí)性，提高會計信息質(zhì)量，報銷憑證的用途要詳細(xì)、經(jīng)辦人員的簽章以及另外相關(guān)的印章要齊全，還要特別注意是否存在添加、被涂改的情況，按照國家法律法規(guī)進(jìn)行審核，把不準(zhǔn)確、不完整的報銷憑證從報銷流程中剔除。如果審核人、審批人在票據(jù)不全或原始憑證不完整、不準(zhǔn)確的情況下批準(zhǔn)報銷，處以報銷金額20%的罰款。規(guī)定員工的報銷時間，公司員工需要在出差結(jié)束后一個星期內(nèi)前來報銷，超過一個星期不超過半個月的，需要報部門經(jīng)理審批，超過半個月的不允許報銷，如果存在特殊情況確實(shí)不能在相關(guān)時限內(nèi)報銷的，相關(guān)人員要對特殊情況作出具體說明，并且得到部門經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)審批之后方可進(jìn)行報銷。公司可以通過培訓(xùn)來加強(qiáng)財務(wù)人員的相關(guān)專業(yè)知識，提高工作業(yè)務(wù)水平，并且讓財務(wù)部門定期給業(yè)務(wù)部門講解報銷方面的有關(guān)事項，讓報銷人員明確出差報銷時應(yīng)提供哪些單據(jù)，如出差的往返船票、飛機(jī)票、車票，住宿、餐飲以及各種因公事花費(fèi)的發(fā)票，出差明細(xì)表等，索取住宿發(fā)票時，應(yīng)該要求對方將發(fā)票內(nèi)容填寫完整，主要包括姓名、日期、單價、住宿天數(shù)、總金額、填票人。出差人員如果是住在親戚或者朋友家，不予報銷差旅費(fèi)，而且?guī)讉€人同時出差，若性別相同，需兩人住一間，經(jīng)理及以上級別可單獨(dú)住一間。這樣可以有效避免報銷人員一頭霧水的情況，提高了工作效率?？偨Y(jié)綜上所述，邵陽斯美達(dá)家具有限公司出差報銷流程中主要存在著三個問題：報銷流程中的職責(zé)分工不明確、報銷流程復(fù)雜，等待時間太長、報銷流程管理欠佳。為了讓公司出差報銷流程得到優(yōu)化，針對這三個問題，我提出的建議是明確出差報銷流程中的崗位職責(zé)分工、適當(dāng)簡化報銷流程，采用網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、加強(qiáng)對報銷流程的管理。優(yōu)化之后的出差報銷流程可以在很大程度上提高員工的工作效率，減輕財務(wù)人員的工作壓力，使公司的出差費(fèi)用控制在一個合理的標(biāo)準(zhǔn)中，節(jié)省公司出差費(fèi)用報銷所需花費(fèi)的時間，提升了報銷的正規(guī)性，加強(qiáng)了公