邵陽武岡市開口笑超市財(cái)務(wù)制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1邵陽武岡市開口笑超市簡(jiǎn)介 邵陽武岡市開口笑超市財(cái)務(wù)制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1邵陽武岡市開口笑超市簡(jiǎn)介邵陽武岡市開口笑超市的成立日期為2014年9月15日，其地址位于武岡市鄧家鋪鎮(zhèn)居委會(huì)4組6號(hào)，開口笑超市注冊(cè)資本為50萬元，其超市經(jīng)營(yíng)活動(dòng)范圍是：炸烤制品、主食、面包、冷食糕點(diǎn)；加工熟肉以及制品；散裝材料直接通過入口使用食品（含乳冷食品）、零售酒、食鹽、定型產(chǎn)品包裝進(jìn)行食品、糧油工業(yè)制品、熟食或者制品、蔬菜、干鮮果品；炸烤制品、主食、面包、冷食糕點(diǎn)；加工熟肉以及制品；零售百貨、服裝、建材、五金交電器材;公司成立到現(xiàn)在，不斷修訂公司的規(guī)章制度，吸取其他超市的管理方式，努力實(shí)現(xiàn)公司業(yè)務(wù)、管理等方面自我超越。2邵陽武岡市開口笑超市財(cái)務(wù)制度現(xiàn)狀存貨采購(gòu)管理制度現(xiàn)狀：《采購(gòu)申請(qǐng)表》由采購(gòu)人員填寫，內(nèi)容只包含設(shè)施或物品品名、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格?！恫少?gòu)申請(qǐng)表》先交給財(cái)務(wù)部門審批，審批通過再交給董事長(zhǎng)，董事長(zhǎng)同意后交給采購(gòu)部去采購(gòu)商品，采購(gòu)?fù)瓿珊蟀阎Ц敦浛畹钠睋?jù)交給財(cái)務(wù)部?，F(xiàn)金管理制度現(xiàn)狀：現(xiàn)金管理制度現(xiàn)狀：超市的經(jīng)濟(jì)往達(dá)到支票起點(diǎn)以上，負(fù)責(zé)人員必須去銀行辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算，下表是可用現(xiàn)金支付的支付范圍：1職工工資、津貼2個(gè)人勞務(wù)報(bào)酬，包括稿費(fèi)、講課費(fèi)及其它專門工資報(bào)酬3支付給個(gè)人的各種獎(jiǎng)金4各種勞保、福利費(fèi)用以及國(guó)家規(guī)定的對(duì)個(gè)人的其他現(xiàn)金支出5出差人員必須隨手?jǐn)y帶的差旅費(fèi)6結(jié)算起點(diǎn)1000元以下的零星開支表1現(xiàn)金支付表費(fèi)用報(bào)銷管理制度現(xiàn)狀：“員工填制單據(jù)-主管審批-總經(jīng)理審批-財(cái)務(wù)審批-出納付款-會(huì)計(jì)記賬”是利用手工填制費(fèi)用報(bào)銷單的基本流程，超市員工有費(fèi)用需要申請(qǐng)報(bào)銷時(shí)，如果整個(gè)報(bào)銷流程負(fù)責(zé)審核簽字的人員都在超市，就能流暢的完成，報(bào)銷費(fèi)用也能很快到達(dá)員工手中，但是大多數(shù)情況下員工都是被動(dòng)的等待費(fèi)用的發(fā)放，費(fèi)用報(bào)銷單必須要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，要是在某個(gè)環(huán)節(jié)中間耽擱，就會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間，導(dǎo)致費(fèi)用遲遲不能拿到。3邵陽武岡市開口笑超市財(cái)務(wù)制度存在的問題及原因分析3.1存貨采購(gòu)管理制度不嚴(yán)謹(jǐn)超市對(duì)員工填制《采購(gòu)申請(qǐng)表》時(shí)要求不嚴(yán)格，在制度上沒有具體規(guī)定《采購(gòu)申請(qǐng)表》的填制要求，員工進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，采購(gòu)單的內(nèi)容填寫不完整，與制度中的采購(gòu)原則相違背，采購(gòu)人員沒有按照采購(gòu)管理制度做出合理的《采購(gòu)單》，造成采購(gòu)的貨物有時(shí)會(huì)過多或不足，同時(shí)采購(gòu)人員不清楚自己的崗位職責(zé)，在貨物采購(gòu)回來之后沒有對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)，也不清楚貨物在運(yùn)輸過程中是否損壞,制度中沒有劃分員工的崗位職責(zé)，倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人對(duì)存貨定期進(jìn)行檢查和日常保管工作管理不到位，沒按照制度中的存貨發(fā)放以先進(jìn)先出原則發(fā)放，倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人員直接將貨物放好，沒有根據(jù)貨物的種類、生產(chǎn)日期區(qū)分排放，可能造成貨物存放太久過期或損壞。3.2現(xiàn)金管理制度不完善制度中現(xiàn)金使用范圍不合理，人民幣作為無限支付貨幣去清算所有債務(wù)債權(quán)的實(shí)際狀況中互相矛盾；結(jié)算起點(diǎn)1000元偏低，嚴(yán)重阻礙了正常的商品交易缺少對(duì)出納現(xiàn)金、現(xiàn)金營(yíng)業(yè)款、現(xiàn)金進(jìn)貨、銷售貨物現(xiàn)金的管理。制度中出納對(duì)現(xiàn)金支付原始憑證的審核規(guī)定不嚴(yán)謹(jǐn)。出納人員不按時(shí)登記收付款，可能會(huì)出現(xiàn)遺漏；每天超市營(yíng)業(yè)終了，收銀員將每天的現(xiàn)金收入交給店面出納（指定收款人）及可下班，其余事項(xiàng)由指定收款人負(fù)責(zé)，過程當(dāng)中缺少了收銀員應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際所收款填寫解款單這一制度規(guī)定，當(dāng)指定收款人在對(duì)賬單時(shí)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金不等時(shí)有依據(jù)詢問收銀員。缺少這一環(huán)節(jié)可能會(huì)造成收銀員挪用公款或擅自用于費(fèi)用及貨款的支付；在發(fā)生現(xiàn)金的審核規(guī)定不嚴(yán)謹(jǐn)進(jìn)貨的業(yè)務(wù)時(shí)，總是需要財(cái)務(wù)部來詢問，查看進(jìn)貨的現(xiàn)金是否有錯(cuò)誤，以及是否有現(xiàn)金剩余情況，浪費(fèi)了財(cái)務(wù)部工作人員的時(shí)間；銷售貨物收到的款項(xiàng)也要當(dāng)日上交財(cái)務(wù)部，避免丟失。3.3費(fèi)用報(bào)銷管理制度不合理制度上未明文規(guī)定費(fèi)用報(bào)銷單的一個(gè)規(guī)范填寫標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)金額不符、單據(jù)重復(fù)報(bào)銷的情況。員工在費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，不知道在哪里找費(fèi)用報(bào)銷單，缺少費(fèi)用報(bào)銷單存放制度這一項(xiàng)；費(fèi)用發(fā)生后，當(dāng)事人沒有取得相關(guān)的發(fā)票，制度中費(fèi)用報(bào)銷審批流程不合理，費(fèi)用報(bào)銷范圍規(guī)定不明確，導(dǎo)致費(fèi)用遲遲不能報(bào)銷，出差期間員工招待客戶發(fā)生的費(fèi)用在事后直接報(bào)銷，可能會(huì)引起招待費(fèi)用過高的情況；員工應(yīng)工作需要發(fā)生的個(gè)人通訊費(fèi)，公司都報(bào)銷，沒有規(guī)定員工適用范圍；費(fèi)用管理規(guī)定太低，制度中員工借款時(shí)，借款金額在2000元以下，沒有指明誰是擔(dān)保人，或者指定了擔(dān)保人沒有讓他（她）承擔(dān)連帶責(zé)任，同時(shí)沒規(guī)定在哪些條件下員工可以向超市借款，造成員工借款總額過高。4武岡市開口笑超市財(cái)務(wù)制度優(yōu)化設(shè)計(jì)4.1存貨采購(gòu)管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)庫(kù)存采購(gòu)申請(qǐng)流程：由庫(kù)存部門填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明要采購(gòu)的設(shè)備或物品的名稱、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、需求原因和所需時(shí)間。存貨部門人員把《采購(gòu)申請(qǐng)表》交給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部門根據(jù)預(yù)算和上級(jí)意見進(jìn)行審核簽字并蓋章。存貨部門人員再把《采購(gòu)申請(qǐng)表》交給采購(gòu)部門。采購(gòu)部經(jīng)理根據(jù)《采購(gòu)申請(qǐng)表》的內(nèi)容選擇最合適的供應(yīng)商，采購(gòu)人員按采購(gòu)部經(jīng)理的要求與供應(yīng)商取得聯(lián)系并進(jìn)行協(xié)商，在與供應(yīng)商達(dá)成協(xié)議后就編寫采購(gòu)合同。采購(gòu)人員將編制好的采購(gòu)合同交給物資需求部門，物資需求部門檢查所購(gòu)買的設(shè)備或物品是否是所需要的，并交給本部門經(jīng)理審核簽字。董事長(zhǎng)，財(cái)務(wù)主管、采購(gòu)部經(jīng)理根據(jù)各自的審批權(quán)限審批采購(gòu)合同。如圖所示；圖1采購(gòu)程序圖設(shè)備或物品的入庫(kù)：設(shè)備或產(chǎn)品采購(gòu)回來后進(jìn)行檢驗(yàn)，倉(cāng)庫(kù)管理員發(fā)現(xiàn)材料損壞、短缺的，必須及時(shí)填寫《損壞、短缺貨物處理單》，由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)處理此事，采購(gòu)人員對(duì)其產(chǎn)生的更換費(fèi)用或損失承擔(dān)責(zé)任。如果進(jìn)行驗(yàn)收中出現(xiàn)物資溢余必須填寫“溢余貨物單”，經(jīng)超市領(lǐng)導(dǎo)同意后將溢余貨物驗(yàn)收管理入庫(kù)，并記錄實(shí)物賬和填制庫(kù)存明細(xì)賬，同時(shí)根據(jù)入庫(kù)單登記賬簿，每月月底與財(cái)務(wù)部核對(duì)賬目，現(xiàn)場(chǎng)盤點(diǎn)，確保賬目一致。倉(cāng)庫(kù)管理員在盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)異常，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況。庫(kù)存管理：倉(cāng)庫(kù)管理員每天都要將倉(cāng)庫(kù)物品按照規(guī)定嚴(yán)格擺放，根據(jù)每種物品的生產(chǎn)日期和購(gòu)進(jìn)時(shí)間以及保質(zhì)期掛上卡片或貼標(biāo)簽，物品要整齊擺放在安全的地方，隨時(shí)保持倉(cāng)庫(kù)的干燥整潔，倉(cāng)庫(kù)管理員要對(duì)超市倉(cāng)庫(kù)所有存貨的安全和完整負(fù)責(zé)。表2倉(cāng)庫(kù)管理表1存儲(chǔ)物品不可以直接與地面接觸，避免潮濕2注意倉(cāng)儲(chǔ)區(qū)的溫濕度，保持通風(fēng)良好3倉(cāng)庫(kù)內(nèi)要設(shè)好防水、防火、防盜設(shè)施4倉(cāng)庫(kù)無關(guān)人員禁止進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)，因工作必須要進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)的人員，要經(jīng)過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意并且和倉(cāng)庫(kù)管理員一同進(jìn)去倉(cāng)庫(kù)物品管理：倉(cāng)庫(kù)運(yùn)用彩色管理方法來堆放物品，綠色代表水果蔬菜、肉類海鮮產(chǎn)品、紅色代表大型物品，藍(lán)色代表小型物品表3物品分類表綠色水果蔬菜、肉類海鮮產(chǎn)品每天對(duì)物品進(jìn)行清理，時(shí)刻關(guān)注存放物品的采購(gòu)記錄，采用先進(jìn)先出原則，對(duì)于存放過久的物品超市可以進(jìn)行打折，可以避免物品變質(zhì)導(dǎo)致的浪費(fèi)紅色大型電器、設(shè)備每月對(duì)物品進(jìn)行檢查，確保能正常使用藍(lán)色小型生活用品每周對(duì)物品進(jìn)行檢查，關(guān)注其銷售情況。小型物品都堆放在貨架上，方便查找。易碎物品放在低層，避免摔碎。4.2現(xiàn)金管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)結(jié)算起點(diǎn)2000元以下出納現(xiàn)金的管理：超市出納按照基本審核標(biāo)準(zhǔn)查看各類現(xiàn)金收支原始憑證是否合格，出納在審核中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的原始憑證要拒絕接收，并且重新開具新的憑證，出納必須根據(jù)收付情況，每天按時(shí)填寫現(xiàn)金日記賬，同時(shí)結(jié)清余額，下班前核對(duì)賬面余額和存貨余額，每月要對(duì)現(xiàn)金日記賬進(jìn)行一次匯總。現(xiàn)金營(yíng)業(yè)款的管理：超市所有收銀員在當(dāng)天營(yíng)業(yè)結(jié)束后，根據(jù)實(shí)際營(yíng)業(yè)現(xiàn)金填寫解款單，并將當(dāng)天營(yíng)業(yè)收取的現(xiàn)金按金額大小疊放好交給指定收款人，指定收款人打出清單，在還沒有收到款項(xiàng)之前不要把當(dāng)天的實(shí)際所收款告訴收銀員，否則每次罰款20元。在收到營(yíng)業(yè)款之后發(fā)現(xiàn)長(zhǎng)短款超過1元的，每出現(xiàn)一次就以過失的原因罰款5元。每日營(yíng)業(yè)額=上日的下午營(yíng)業(yè)額+當(dāng)日的上午營(yíng)業(yè)額指定收款人每天下午把收到的現(xiàn)金存入銀行，打印存款記錄憑證，將憑證與清單一同交給總經(jīng)理。如果有貨款需要支付要用到營(yíng)業(yè)款，必須經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)。現(xiàn)金進(jìn)貨管理:超市采購(gòu)貨物需要用現(xiàn)金支付時(shí)，采購(gòu)人員按超市采購(gòu)計(jì)劃規(guī)范填寫采購(gòu)訂單，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行審批簽字后，去財(cái)務(wù)部預(yù)支現(xiàn)金進(jìn)貨。貨物到達(dá)當(dāng)天必須辦理入庫(kù)手續(xù)，并在當(dāng)天去財(cái)務(wù)部進(jìn)行結(jié)算，剩余現(xiàn)金也同時(shí)歸還財(cái)務(wù)部，超過一天罰款20元。銷售貨物現(xiàn)金的管理:超市的銷售原則是先收錢再給貨，銷售人員根據(jù)貨物單收取貨款后必須要在當(dāng)天上交財(cái)務(wù)部，未按時(shí)上交就按貨款的0.25％收取罰款，未經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意私自動(dòng)用貨款的銷售人員，輕則按貨款1％收取罰款，重則追究法律責(zé)任并辭退。若銷售人員找他人代收，代理人應(yīng)承擔(dān)逾期付款的全額賠償責(zé)任。4.3費(fèi)用報(bào)銷管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)超市所有的報(bào)銷單統(tǒng)一在財(cái)務(wù)部領(lǐng)取，員工在填寫費(fèi)用報(bào)銷發(fā)票時(shí)，其內(nèi)容要包含商品名稱、日期、單價(jià)、數(shù)量、金額、報(bào)銷人簽字并蓋上發(fā)票專用章和財(cái)務(wù)專用章以及在填寫報(bào)銷單時(shí)不能使用圓珠筆或鉛筆，只能使用水筆或鋼筆填寫，也不能隨意修改報(bào)銷單據(jù)的內(nèi)容。費(fèi)用報(bào)銷的審批由部門主管、財(cái)務(wù)部主管、副總經(jīng)理、總經(jīng)理、出納以及會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)，如果費(fèi)用報(bào)銷時(shí)出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)出差，報(bào)銷單必須要經(jīng)過財(cái)務(wù)部主管、副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批簽字，次日再找領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)上，報(bào)銷人員需要在一周內(nèi)把費(fèi)用報(bào)銷單遞交給財(cái)務(wù)部。如果費(fèi)用過了一個(gè)月還沒有必須，超市直接不給報(bào)銷，有員工自己承擔(dān)責(zé)任。圖2費(fèi)用報(bào)銷審批流程圖超市員工在外出差發(fā)生的行車費(fèi)、住宿費(fèi)按公司標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行實(shí)報(bào)實(shí)銷，超出部分員工要自行承擔(dān)，如有特殊情況應(yīng)該事先經(jīng)副總經(jīng)理或總經(jīng)理的同意，員工招待客戶發(fā)生招待費(fèi)時(shí)，也要事先跟副總經(jīng)理或總經(jīng)理商量使用金額在多少左右，避免招待費(fèi)過高，長(zhǎng)期與客戶、供應(yīng)商用手機(jī)溝通的崗位員工，需持有兩張電話卡，其中一張單獨(dú)用來跟客戶、供應(yīng)商聯(lián)系，超市每個(gè)月底進(jìn)行報(bào)銷，對(duì)外聯(lián)系較少以及可以使用辦公室固定手機(jī)的員工，公司不給予報(bào)銷，并且公司手機(jī)應(yīng)該時(shí)刻保持開機(jī)。表4費(fèi)用報(bào)銷要求表住宿費(fèi)、招待費(fèi)憑發(fā)票報(bào)銷公交車費(fèi)、出租車費(fèi)憑發(fā)票報(bào)銷手機(jī)打車憑打車頁面和支付款頁面截屏報(bào)銷通訊費(fèi)報(bào)銷憑支付該手機(jī)號(hào)碼費(fèi)用截屏報(bào)銷注：所有報(bào)銷憑證都是紙質(zhì)憑證超市員工貸款規(guī)定：?jiǎn)T工因公事或私事需要向超市借款，貸款金額范圍根據(jù)該員工的工作年限和每月工資來確定，貸款金額在5000以上的必須要有擔(dān)保人，同時(shí)也承擔(dān)連帶責(zé)任。試用期必須借款的員工直接由主管做擔(dān)保，同時(shí)承擔(dān)連帶責(zé)任。表5貸款范圍規(guī)定表金額還款期限試用期員工不高于1000一個(gè)月之內(nèi)工齡在1-2年員工不高于5000三個(gè)月之內(nèi)工齡在2-3年員工不高于10000半年之內(nèi)工齡在3年以上員工不高于20000一年之內(nèi)5評(píng)價(jià)本設(shè)計(jì)是以邵陽武岡市開口笑超市財(cái)務(wù)制度為例做出的一系列的制度優(yōu)化設(shè)計(jì)，優(yōu)化之前超市存在諸多問題，例如：不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拇尕浌芾碇贫群筒少?gòu)程序，倉(cāng)庫(kù)的管理存在缺陷，采購(gòu)制度不完善等。面對(duì)諸多問題，我分別從存貨采購(gòu)管理制度、現(xiàn)金管理制度、費(fèi)用報(bào)銷制度做出了優(yōu)化設(shè)計(jì)。在根據(jù)