廣州微宏電源科技有限公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1廣州微宏電源科技有限公司簡介.......................................1

2公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理現(xiàn)狀.....................................2

2.1員工借支管理現(xiàn)狀..............................................2

2.2員工費(fèi)用報(bào)銷管理現(xiàn)狀..........................................2

3公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理存在的問題...............................3

3.1借支與報(bào)銷審批流程復(fù)雜........................................3

3.2缺乏費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)..............................................3

3.3財(cái)務(wù)審核不嚴(yán)謹(jǐn)................................................3

3.4員工借支逾期現(xiàn)象嚴(yán)重..........................................4

4公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì).............................4

4.1簡化并完善借支與費(fèi)用報(bào)銷流程..................................4

4.2制定員工借支與費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)....................................5

4.3加強(qiáng)借支與費(fèi)用報(bào)銷財(cái)務(wù)審核....................................6

4.4制定逾期還款處罰制度..........................................7

5設(shè)計(jì)效果及小結(jié).....................................................7

參考資料.............................................................8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

廣州微宏電源科技有限公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管

理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1廣州微宏電源科技有限公司簡介

廣州微宏電源科技有限公司坐落于廣州市花都區(qū)，成立于2004年，是一家

高性能鋰電池、堿性電池產(chǎn)品技術(shù)研究和工業(yè)設(shè)計(jì)的專業(yè)公司。公司專注電池

PACK和光伏儲(chǔ)能電源的研發(fā)和生產(chǎn)，已取得UL、CE、IEC62133、BIS和UN38.3

等國際認(rèn)證，為工業(yè)類細(xì)分市場提供技術(shù)領(lǐng)先、可靠性高的定制電池產(chǎn)品，其

以出口為導(dǎo)向。產(chǎn)品90%外銷歐洲、美國、新西蘭、澳大利亞、加拿大、東南亞

及金磚國家等四大洲幾十個(gè)國家，為包括世界500強(qiáng)在內(nèi)的多數(shù)行業(yè)領(lǐng)先企業(yè)

所指定采用。公司積累了豐富的生產(chǎn)及管理經(jīng)驗(yàn)，公司使用ERP,CRM,OA等系

統(tǒng)運(yùn)營，已通過ISO9000、ISO14000管理體系認(rèn)證。公司引進(jìn)、培養(yǎng)了各類專

業(yè)技術(shù)人才，積累了雄厚的經(jīng)濟(jì)實(shí)體、研制了精良的技術(shù)設(shè)備,具有先進(jìn)的制造

工藝和優(yōu)良的售后服務(wù)。多年來一直奉行沉穩(wěn)低調(diào)、厚積薄發(fā)的企業(yè)發(fā)展原則，

現(xiàn)已進(jìn)入穩(wěn)健、迅速發(fā)展的通道，近10年連續(xù)保持雙位數(shù)增長，正朝著更專業(yè)、

更大、更強(qiáng)的目標(biāo)大步前進(jìn)。

財(cái)務(wù)部

會(huì)計(jì)出納

經(jīng)理

采購部

采購

經(jīng)理

人員

總經(jīng)理

總經(jīng)理助理生產(chǎn)部

廠長生產(chǎn)人員

經(jīng)理

銷售部

銷售人員

經(jīng)理

科研部門

圖1廣州微宏電源科技有限公司組織結(jié)構(gòu)圖

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

2公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理現(xiàn)狀

2.1員工借支管理現(xiàn)狀

廣州微宏電源科技有限公司作為高新技術(shù)企業(yè)，因技術(shù)研究的需要，公司

技術(shù)人員時(shí)常需外出學(xué)習(xí)。因公司產(chǎn)品90%外銷他國，公司銷售人員需出差考查

海外市場等，公司員工出差成了一項(xiàng)時(shí)常發(fā)生的業(yè)務(wù)，因此為加強(qiáng)公司內(nèi)部管

理，規(guī)范公司財(cái)務(wù)借支、報(bào)銷流程管理，保障員工權(quán)益,讓公司業(yè)務(wù)正常進(jìn)行，

公司制定了一定的費(fèi)用借支與報(bào)銷流程。在現(xiàn)階段員工借支流程如下圖所示：

借支人員填部門經(jīng)理審財(cái)務(wù)復(fù)核

寫借支單核并簽名并簽名

總經(jīng)理審批

借支人員簽名會(huì)計(jì)記賬

確認(rèn)收到借款出納付款

圖2員工現(xiàn)階段借支流程圖

2.2員工費(fèi)用報(bào)銷管理現(xiàn)狀

費(fèi)用報(bào)銷在廣州微宏電源科技有限公司成本費(fèi)用中所占比例較大。公司為

購買部分臨時(shí)所需原料以及半成品，會(huì)令員工臨時(shí)墊付貨款；員工出差差旅費(fèi)

撥款不足時(shí)，由員工本人暫時(shí)墊付；鋰電池、堿性電池的研究需要購買其他公

司產(chǎn)品進(jìn)行對(duì)比研究，員工暫時(shí)墊付購買電池費(fèi)用等等。為保證公司財(cái)務(wù)支出

審核審批管理及時(shí)、有序進(jìn)行，控制費(fèi)用支出比例，提高員工工作效率，統(tǒng)一

各部門的報(bào)銷程序及規(guī)定，廣州微宏電源科技有限公司制定了如下費(fèi)用報(bào)銷流

程以進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷管理。報(bào)銷流程如下圖：

員工填寫報(bào)銷單，粘貼部門經(jīng)理及證明人在支

發(fā)票等支付證明單據(jù)付證明單上簽字確認(rèn)財(cái)務(wù)核對(duì)

并查看是

否屬實(shí)并

簽名確認(rèn)

財(cái)務(wù)記賬并辦總經(jīng)理總經(jīng)理助理復(fù)

理付款審批核并簽名

圖3員工現(xiàn)階段費(fèi)用報(bào)銷流程圖

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

3公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理存在的問題

3.1借支與報(bào)銷審批流程復(fù)雜

廣州微宏電源科技有限公司制定借支與報(bào)銷制度的目的是加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，

優(yōu)化內(nèi)部監(jiān)管，目前實(shí)行的制度雖在一定程度上使得財(cái)務(wù)工作得以有序開展，

但借支與費(fèi)用報(bào)銷審批流程繁雜，公司仍和過去一樣實(shí)施紙質(zhì)化報(bào)銷程序。員

工進(jìn)行費(fèi)用借支時(shí)，除了填寫借支單以外還需找到公司四個(gè)崗位負(fù)責(zé)人審核簽

字，當(dāng)某個(gè)崗位負(fù)責(zé)人臨時(shí)不在公司的時(shí)候，則致使借支審核工作難以進(jìn)行，

員工工作進(jìn)程放緩，公司業(yè)務(wù)進(jìn)度較慢，員工工作效率降低。同時(shí)每位員工進(jìn)

行費(fèi)用借支時(shí)都須經(jīng)過總經(jīng)理同意，大大增加了總經(jīng)理的工作強(qiáng)度。由于總經(jīng)

理日常處理業(yè)務(wù)較多，因此會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部費(fèi)用借支等審核處理時(shí)間安排較晚，

從而影響總體業(yè)務(wù)發(fā)展進(jìn)程。

3.2缺乏費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

由于公司在員工出差以及日常工作中需要進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷時(shí)沒有具體的費(fèi)用

報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，因此存在員工在出差時(shí)串通酒店虛開發(fā)票，或者購買假發(fā)票；在宴

請(qǐng)客戶時(shí)毫無節(jié)制，動(dòng)輒成千上萬元的酒水菜品，同時(shí)存在部分銷售人員打著

宴請(qǐng)客戶的幌子請(qǐng)客吃飯的現(xiàn)象。此外在一些由管理人員自主預(yù)定酒店和購買

機(jī)票的外出活動(dòng)中，管理人員通常在選擇酒店和機(jī)票的時(shí)候以平價(jià)的方式消費(fèi)

從而達(dá)到獲取供應(yīng)方的高額回扣的目的，將原本應(yīng)屬于公司的利益轉(zhuǎn)移為員工

個(gè)人私利等等。造成公司期間費(fèi)用與日俱增，從而影響公司財(cái)務(wù)狀況。

3.3財(cái)務(wù)審核不嚴(yán)謹(jǐn)

企業(yè)報(bào)銷業(yè)務(wù)繁多，在審核時(shí)財(cái)務(wù)人員容易出現(xiàn)判別失誤的情況，部分財(cái)

務(wù)人員并未仔細(xì)核對(duì)票據(jù)是否符合規(guī)定，出現(xiàn)尚未經(jīng)會(huì)計(jì)審批，出納已支出款

項(xiàng)的情況；財(cái)務(wù)人員本著“多一事不如少一事”的原則，對(duì)某些員工不合理的

費(fèi)用報(bào)銷情況熟視無睹。財(cái)務(wù)人員自身的素質(zhì)水平較低，在費(fèi)用報(bào)銷過程中，

財(cái)務(wù)人員未能詳細(xì)學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)，自身在專業(yè)財(cái)務(wù)知識(shí)方面也缺乏足夠

的儲(chǔ)備，不具有確定票據(jù)是否有效和是否真實(shí)的能力，使得報(bào)銷過程中存在人

為漏洞。同時(shí)財(cái)務(wù)人員因?yàn)樽陨淼牡赖滤刭|(zhì)水平較低，無法較為認(rèn)真的嚴(yán)格執(zhí)

行相關(guān)規(guī)章制度來審核票據(jù)內(nèi)容，從而導(dǎo)致企業(yè)面臨經(jīng)濟(jì)損失的情況。

3

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3.4員工借支逾期現(xiàn)象嚴(yán)重

公司規(guī)定借支單必須一周內(nèi)結(jié)清，但由于審批程序繁雜，總經(jīng)理事務(wù)繁忙，

審批單堆積難以及時(shí)處理，此外對(duì)未能及時(shí)結(jié)清帳務(wù)的員工也未設(shè)懲處措施,因

此造成員工上報(bào)積極性不高。由于借支費(fèi)用歸還問題內(nèi)部監(jiān)管不力，員工習(xí)慣

性囤積票據(jù)一次上報(bào)，造成業(yè)務(wù)堆積，從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員判別失誤，虛假報(bào)銷

發(fā)票易渾水摸魚；借支費(fèi)用歸還逾期造成公司財(cái)務(wù)賬面金額與實(shí)際金額不符。

4公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1簡化并完善借支與費(fèi)用報(bào)銷流程

通過分析可知公司借支與報(bào)銷流程繁雜之處主要在于都需經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)，

從而導(dǎo)致的工作效率低下，財(cái)務(wù)工作出現(xiàn)紕漏等一系列問題，因此在簡化流程

時(shí)，需減少總經(jīng)理的審批工作量。員工借支優(yōu)化流程如下：

借支人員填部門經(jīng)理財(cái)務(wù)經(jīng)理2000-20000

廠長審批

寫借支單審批審批元

20000

2000元以上

元以

下

總經(jīng)理審批

借支人員簽名會(huì)計(jì)記賬

確認(rèn)收到借款出納付款

圖4員工借支優(yōu)化流程圖

經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批確認(rèn)后，2000元以下的審批單直接交由會(huì)計(jì)記賬、出納簽

名確認(rèn)支付；2000元至20000元內(nèi)的審批單先交由廠長審批，后交由會(huì)計(jì)記賬、

出納簽名確認(rèn)；20000元以上審批單應(yīng)由廠長審批再交由總經(jīng)理審批，待總經(jīng)理

審批完成后再會(huì)計(jì)進(jìn)行記賬處理、出納簽名確認(rèn)支付。通過劃分借支額度，簡

化審批程序，大大地減少了總經(jīng)理工作量，提高了工作效率。

費(fèi)用報(bào)銷優(yōu)化流程如下：

4

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

員工填寫報(bào)銷單,部門經(jīng)理或證明財(cái)務(wù)核對(duì)并

粘貼發(fā)票等支付人在支付證明單查看是否屬

證明單據(jù)上簽字實(shí)并簽名

2000元以下

2000元

以上

總經(jīng)理助理再

財(cái)務(wù)報(bào)銷付款總經(jīng)理同意復(fù)核并簽名確

認(rèn)

圖5費(fèi)用報(bào)銷優(yōu)化流程圖

費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，2000元以下報(bào)銷單經(jīng)財(cái)務(wù)審批完成后直接由出納支出款項(xiàng)，

2000元以上報(bào)銷單以及會(huì)計(jì)人員的報(bào)銷單則由總經(jīng)理助理核對(duì)后再交由總經(jīng)理

確認(rèn),最后交由出納支付款項(xiàng)；當(dāng)總經(jīng)理不在公司，而公司員工有大額報(bào)銷單需

總經(jīng)理簽字時(shí)，可先由部門經(jīng)理代簽后交由出納支出款項(xiàng)，等到總經(jīng)理回到公

司后補(bǔ)充簽名確認(rèn)便可。此外為提高員工還款與報(bào)銷的便捷度，公司可以考慮

采用無紙化報(bào)銷，即通過費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各類單據(jù)的電子填報(bào)和紙質(zhì)單據(jù)

的有效轉(zhuǎn)換和流通，提高報(bào)銷單據(jù)的傳遞效率，審批人員可以隨時(shí)隨地完成單

據(jù)審批。推行無紙化報(bào)銷能夠促進(jìn)費(fèi)用報(bào)銷向高質(zhì)量、高效率程度升級(jí)，減少

了人為輸入的操作從而降低了輸入數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的概率，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷在報(bào)銷過程

中，消費(fèi)訂單直連報(bào)銷系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)“無感采集”并自動(dòng)生成報(bào)銷單據(jù)，報(bào)

銷人不需要墊付資金，也無需獲取紙質(zhì)發(fā)票；單位基于差旅系統(tǒng)和采購系統(tǒng)定

期與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)公結(jié)算，報(bào)銷時(shí)效性增強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用報(bào)銷不墊資、不貼票、

不填單。

4.2制定員工借支與費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

公司應(yīng)當(dāng)制定明確的員工借支與費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)以規(guī)范公司資金去向。為了

財(cái)務(wù)部門備用金管理人員能夠更加準(zhǔn)確地確定備用金儲(chǔ)備量，并更好地踐行備

用金管理制度，為更好地保障員工權(quán)益和提高員工工作積極性，在制定費(fèi)用借

支與報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，考慮到各級(jí)工作人員對(duì)公司的貢獻(xiàn)不同，出差承辦業(yè)務(wù)不同，

前往的城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r不同等多方面的原因，員工出差費(fèi)用借支與報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

具體如下:

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表1員工出差費(fèi)用借支與報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

（單位：元/天.人）

交通工具住宿

職位餐費(fèi)

省外省內(nèi)北上廣深及省其他地區(qū)

會(huì)城市

總經(jīng)理飛機(jī)、高鐵自駕據(jù)實(shí)報(bào)銷600500200

副總經(jīng)理、廠長飛機(jī)、高鐵自駕據(jù)實(shí)報(bào)銷500400180

部門經(jīng)理、車間高鐵自駕限額報(bào)銷400300150

主任

普通員工高鐵限額包干300200100

公司雖將產(chǎn)品的90%以上遠(yuǎn)銷海外，但其員工出差主要是為了生產(chǎn)產(chǎn)品，因

此在確定差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)實(shí)則是為確定員工國內(nèi)出差標(biāo)準(zhǔn)。少部分涉及到公司

員工出國考察國外市場并與海外公司建立商業(yè)聯(lián)系的情況，則由財(cái)務(wù)人員與公

司管理層協(xié)商后確定每次具體項(xiàng)目報(bào)銷金額。

4.3加強(qiáng)員工借支與費(fèi)用報(bào)銷財(cái)務(wù)審核

加強(qiáng)對(duì)原始單據(jù)及發(fā)票的審核。財(cái)務(wù)人員在收到一張發(fā)票的時(shí)候一定要對(duì)

其真實(shí)性、合理性進(jìn)行仔細(xì)審核。首先可借助紫光燈鑒別發(fā)票真?zhèn)?，無法判斷

的還可登錄全國增值稅發(fā)票檢驗(yàn)平臺(tái)或者撥打12366進(jìn)行查詢發(fā)票真?zhèn)巍Ｆ浯?/p>

應(yīng)查看發(fā)票填制的內(nèi)容是否與發(fā)票種類相符合、銷售方是否與發(fā)票專用章一致、

查看發(fā)票大小寫金額是否一致、文字密碼區(qū)是否清晰。查看票據(jù)內(nèi)容和其所對(duì)

應(yīng)的金額是否合理，費(fèi)用的支付價(jià)應(yīng)符合行業(yè)一般標(biāo)準(zhǔn)，若出現(xiàn)異樣大額開支

則說明票據(jù)存在問題，不應(yīng)審核通過。同時(shí)，在審核發(fā)票時(shí)，需取得多個(gè)證據(jù)

鏈條來共同佐證該項(xiàng)業(yè)務(wù)的合理性、合法性、真實(shí)性。除此之外，還應(yīng)對(duì)取得

票據(jù)內(nèi)容所附清單及有關(guān)審批手續(xù)進(jìn)行審核，避免出現(xiàn)發(fā)票項(xiàng)目名稱和實(shí)際業(yè)

務(wù)不相符的情況。

此外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)對(duì)審批手續(xù)的審核。要求經(jīng)辦人員按公司審批流程確保

相關(guān)負(fù)責(zé)人都已簽字確認(rèn)，領(lǐng)導(dǎo)簽名應(yīng)該簽署全名并簽署本人意見。出納人員

付款時(shí)要嚴(yán)格查驗(yàn)票據(jù)上的簽名及蓋章是否齊全，若出現(xiàn)未經(jīng)會(huì)計(jì)審批，出納

人員就已經(jīng)支出款項(xiàng)的情況則對(duì)出納人員進(jìn)行每出現(xiàn)一筆此類款項(xiàng)就處以100

元罰款，并對(duì)不應(yīng)支付,而已經(jīng)支付的款項(xiàng)進(jìn)行賠付的處罰。此外員工進(jìn)行報(bào)銷

時(shí)，確保填寫的公司報(bào)銷單一定要規(guī)范、負(fù)責(zé)人簽字要齊全、報(bào)銷憑證要齊全、

票據(jù)粘貼要規(guī)范。各部門負(fù)責(zé)人簽字時(shí)可在財(cái)務(wù)部留檔為后期費(fèi)用支出有問題

時(shí)追責(zé)，強(qiáng)化各負(fù)責(zé)人審批的責(zé)任感和使命感，以減少審批隨意的情況。

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4.4制定逾期還款處罰制度

為督促員工按期歸還借支款，財(cái)務(wù)人員定期整理借支情況,督促員工還款，

并制定逾期處罰制度。員工借支應(yīng)在返回公司后一周內(nèi)結(jié)清，超過一周但不滿1

個(gè)月的員工還款按借支費(fèi)用的0.5%/天的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算還款利息；公司積極貫徹誠信

理念，督促員工按時(shí)還款誠實(shí)守信，對(duì)連續(xù)三次以上不按期還款的員工除了增

加還款利息外，還應(yīng)額外繳納200元罰款。