行政管理手冊

XX有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系

行政管理手冊

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版次/修改：A/0

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批準(zhǔn):

目錄

第一章、前言一總則......................2

第二章、工作目標(biāo).......................3

第三章、部門職能.....................…3

第四章、部門權(quán)限...................……3

第五章、資產(chǎn)管理.....................…3

1、辦公用品/設(shè)備..............................3

2、固定資產(chǎn)..................................4

3、運輸車輛..................................9

4、行政總倉...................................12

第六章、日常行政事務(wù)管理..............14

1、辦公事務(wù)...................................14

2、儀容/儀表....................................15

公司會議...................................16

4、印章......................................19

5、文件......................................20

第七章、后勤保障管理...................20

1、員工宿舍...................................20

2、員工制服...................................22

3、員工食堂.................................24

4、辦公大樓衛(wèi)生...............................25

5、修繕流程...................................26

6、員工娛樂場所及設(shè)施........................27

第八章、警衛(wèi)鹵位職責(zé)及流程管理........27

1、進出車輛的管理.............................27

2、來訪人員的管理.............................28

3、物流大門出入的管理........................28

4、娛樂器材領(lǐng)用的管理........................28

5、其它事項...................................29

前言

行政管理制度建設(shè)的核心就是經(jīng)營機制的創(chuàng)新，浪潮企業(yè)建立了以人力資源為核心的

標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，建立以客戶、業(yè)績?yōu)閷?dǎo)向的市場營運戰(zhàn)略和用人選拔機制；促進公司發(fā)

展，強化執(zhí)行公司各項規(guī)章制度和相關(guān)規(guī)定，其目的是為了提高工作效率和經(jīng)濟效益。

第一章：總則

依照公司組織架構(gòu)，行政部作為公司的一個職能部門，主要負(fù)責(zé)公司的日常行政辦公

事務(wù)、固定資產(chǎn)、運輸車輛、后勤保障等事務(wù)的管理；為實現(xiàn)浪潮企業(yè)規(guī)范化管理，結(jié)合

公司的實際情況，特制定本行政管理手冊；本手冊詳細(xì)描述了行政部的工作目標(biāo)、職能、

權(quán)限、組織架構(gòu)、辦公管理規(guī)范、操作流程及標(biāo)準(zhǔn)，用于規(guī)范與指導(dǎo)行政部的業(yè)務(wù)工作，

是行政部的基礎(chǔ)管理文件。

第二章：工作目標(biāo)

1、為一線工作做好各項服務(wù)和保障的支持；

2、保障公司辦公秩序的正常運作；

3、做好與公司各職能部門的溝通、協(xié)調(diào)工作；

4、強化思想服務(wù)意思，做好后勤總務(wù)的各項保障工作；

5、提高全員素質(zhì)，提高工作執(zhí)行力；

6、控制辦公成本，提高經(jīng)營業(yè)績；

第三章：部門職能

a）負(fù)責(zé)做好公司各類會議的組織、安排、準(zhǔn)備、會議記錄、整理、跟蹤、歸檔工作；

b）負(fù)責(zé)總務(wù)后勤保障、強化宿舍、食堂日常衛(wèi)生、及時修繕和各項物資供應(yīng)；

c）負(fù)責(zé)日常行政辦公的檢查、監(jiān)督和管理工作；

d）負(fù)責(zé)協(xié)助人力資源部對企業(yè)規(guī)章制度、崗位職責(zé)的制定、培訓(xùn)與執(zhí)行的監(jiān)督；

e）負(fù)責(zé)各項管理工作及制度執(zhí)行情況的監(jiān)督與檢查；

f）負(fù)責(zé)審核月、年度日常用品/辦公用品各部門領(lǐng)用物品明細(xì)表和費用報表；

g）負(fù)責(zé)協(xié)助財務(wù)部門做好固定資產(chǎn)成本控制及管理；

h）負(fù)責(zé)協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)開展各項工作，傳達公司指示精神；

i）負(fù)責(zé)處理突發(fā)性事件；

第四章：部門權(quán)限

j）有權(quán)對各部門的辦公秩序進行監(jiān)督、檢查和對違規(guī)、違紀(jì)人員按規(guī)定進行處罰；

k）有權(quán)對各部門執(zhí)行公司各項管理制度及執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查與評估；

1）有對后勤保障、員工住宿安置、辦公設(shè)備修繕、物資供應(yīng)統(tǒng)籌安排、調(diào)配的權(quán)力;

m）有權(quán)監(jiān)督、協(xié)調(diào)各部門對違規(guī)、違紀(jì)人員是否按公司獎懲制度進行處罰；

n）有權(quán)對相關(guān)規(guī)章制度重新修訂、整合提出意見；

o）有權(quán)對公司車輛進行合理使用、統(tǒng)一調(diào)配；

P）有權(quán)對固定資產(chǎn)：報廢、報修、申購的審核；

q）有對各單位領(lǐng)用辦公用品、低值易耗品的審批權(quán)。

第五章：資產(chǎn)管理

一、辦公用品/設(shè)備

目的：為加強對辦公設(shè)備和辦公用品使用的管理，節(jié)約開支、避免浪費，特制定本管理

規(guī)定。

1、辦公設(shè)備、辦公用品的采購要本著節(jié)約、合理、適用的原則。采購復(fù)印紙、大中型

設(shè)備器具、大宗基建材料、批量辦公用品、消耗品等應(yīng)務(wù)求價廉質(zhì)優(yōu)。

2、辦公用品分類

2.1常用品：圓珠筆（芯）、水筆（芯）、鉛筆、橡皮、墨水、膠水、回形針、大頭針、

裝釘針、稿紙；名片、文件夾、壓桿夾、文件架、計算器、釘書機、筆記本、會議記錄本、

信封、筆筒、鋼筆、白板筆、水彩筆、固體膠、膠帶、標(biāo)簽紙、涂改液、更正

帶、檔窠盒、檔案袋、皮筋、刀片、圖釘、票夾、印臺（油）、量具、刀具、印刷品（各類宣

傳單、各類表格、表單、文件頭等），

2.2特批品：財務(wù)帳本、憑證，蘋果機彩色墨盒及打印紙，U盤、軟盤、刻錄盤、電

腦等；

3、公用品使用對象：

3.1公司各部門辦公人員及業(yè)務(wù)部門員工；

3.2凡調(diào)出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時，應(yīng)將所領(lǐng)用的所有辦公用品（一次性

消耗品除外）如數(shù)歸還。有缺失的應(yīng)照價賠償，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。

4、辦公用品的領(lǐng)用流程

4.1使用部門根據(jù)部門使用人數(shù)，開據(jù)物品領(lǐng)用單（品名、數(shù)量、使用人等）由部門

主管簽字，由行政部根據(jù)實際進行審核，行政總倉根據(jù)審核實際數(shù)量進行發(fā)放；

4.2必須統(tǒng)一由各部門辦公室指定專人來行政部總倉領(lǐng)取和管理，再由各部門、各

門店中心自行發(fā)放，各部門主管管理和控制、合理使用辦公用品，杜絕浪費現(xiàn)象。水筆芯、

圓珠筆芯、膠水、墨水、涂改液、計算相等辦公用品重新領(lǐng)用時應(yīng)以舊換新，所有領(lǐng)用物

品費用由使用各部門負(fù)責(zé)承擔(dān)。

5、辦公設(shè)備申購

5.1辦公設(shè)備由使用部門（個人）提出并填寫申購單（附簽呈：寫明申購原因、預(yù)計金

費）部門主管簽字，報行政部審核，轉(zhuǎn)呈部本部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（特批品須經(jīng)董事長批準(zhǔn)）；批準(zhǔn)

后的簽呈和《申購單》交由采購部執(zhí)行采購，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)擅自購買的不予報銷。

5.2需購大批量辦公用具、用品，由各部門辦公室做好購置計劃、預(yù)算金額、用途，

以簽呈報行政部審核后轉(zhuǎn)呈部本部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可購置。

6、辦公設(shè)備入庫、驗收

6.1辦公設(shè)備采購回來后，采購員憑采購發(fā)票和實物辦理驗收、入庫等相關(guān)手續(xù)（由

信息部主導(dǎo)行政部總倉協(xié)助驗收），驗收合格后，倉管員根據(jù)實際入庫數(shù)量填寫“辦公設(shè)備

入庫單”入庫。

6.2新領(lǐng)用設(shè)備的單位，與辦公用品領(lǐng)用流程相同，但要列入新資產(chǎn)入帳并妥善使用；

7、辦公設(shè)備使用與管理

7.1總部打印機、傳真機、復(fù)印機、紙張補充、零件及耗材更換由各部門秘書直接進

行管理。

7.2各部門打印、傳真、復(fù)印按規(guī)定和工作需要進行使用，由文員進行管理。

7.3行政部文控專員負(fù)責(zé)各部門打印、傳真、復(fù)印事項的監(jiān)督、登記及費月匯總和管

控，門店由人事文員負(fù)責(zé)。

7.4各部門秘書負(fù)責(zé)打印機、傳真機的紙張補充、保管、維護保養(yǎng)、零件及耗材更換、

紙用量統(tǒng)計事宜。

7.5涉及其它事宜按公司有關(guān)規(guī)定進行控管。

8、辦公設(shè)備的維修

8.1電話機、傳真機、復(fù)印機、音響及附屬設(shè)備、投影儀等辦公設(shè)備出現(xiàn)故障須叫專

業(yè)人員維修;

8.2若使用過程中出現(xiàn)人為損壞，經(jīng)發(fā)現(xiàn)、核實后，照原價3倍進行賠償。

8.3計算機使用者在使用過程中出現(xiàn)軟、硬件問題時，使用人需及時反饋到信息課，

由信息課安排技術(shù)人員進行維修，辦公設(shè)備的一般異常，由信息課技術(shù)人員排除；

8.4所有辦公設(shè)備，在保修期內(nèi)，參照《設(shè)備保修協(xié)議》執(zhí)行，保修期外，由信息課

依實際情況安排相關(guān)技術(shù)人員（可以外請，涉及費用須用簽呈上報核準(zhǔn)）進行維修。

9、辦公設(shè)備的報廢認(rèn)定與處理

9.1計算機、打印機、熨印機、傳真機等辦公用品，由于故障而無法修復(fù)或無維修價

值需要報廢的，設(shè)備使用部門須填寫《業(yè)務(wù)聯(lián)系函》通知信息部對報廢設(shè)備進行檢修，信

息部經(jīng)理簽字確認(rèn)檢修結(jié)果后交行政部審核，再由行政部統(tǒng)一按信息部檢修結(jié)果寫簽呈報

部本部審批；

9.2報廢簽呈批準(zhǔn)后，由信息課和行政部總務(wù)課共同聯(lián)系進行出售或報廢處理；

9.3行政部總務(wù)課與信息部共同將報廢品出售處理后的現(xiàn)金上交財務(wù)部入帳，同時、

財務(wù)部負(fù)責(zé)對報廢的辦公沒備進行資產(chǎn)臺帳銷帳。

10、違規(guī)處理

10.1用傳真機撥打電話的，取消當(dāng)月額定話費報銷，無額定話費的，每次予以罰款

30元。

10.2打印、傳真、復(fù)印私人資料的，第一次予以罰款50元，重犯每次予以罰款100

元，屬泄露機密的予以開除處理。

10.3未止確使用打印機、傳真機、復(fù)印機或使用不當(dāng)造成損壞的，由使用人造價賠償損

失費用。

二、固定資產(chǎn)

1.0、總則

1.1固定資產(chǎn)是指使用期限較長，單位價值較高，并在使用過程中保持原有實物形態(tài)

的資產(chǎn)。

1.2本公司規(guī)定固定資產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)：使用期限超過一年的房屋、建筑物、電力設(shè)備、運

輸工具、儀器儀表，以及其他與生產(chǎn)經(jīng)營活動有關(guān)的設(shè)備、器具、工具等；不屬于生產(chǎn)經(jīng)

營活動的主要設(shè)備而單位價值在2000元以上、使用期限超過二年的資產(chǎn)；或資產(chǎn)金額在

2000元以下，但公司認(rèn)為有控管必要的資產(chǎn)。

1.3固定資產(chǎn)實物歸口行政政部總務(wù)課管理。財務(wù)部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的綜合核算，全面

掌握固定資產(chǎn)的增減變化情況，以及正確計提折舊等財務(wù)核算。

2.0、固定資產(chǎn)的分類

2.1為加強管理，便于組織會計核算，將固定資產(chǎn)按照性質(zhì)和經(jīng)濟用途、綜合分為五

大類：房屋建筑物，電力設(shè)備，運輸工具，辦公設(shè)備，其他設(shè)備。

3、0、固定資產(chǎn)的計價

3.1固定資產(chǎn)的計價方式

3.1.1外購的，按照買價加上支付的運輸費、包裝費、保險費、安裝成本、交納的

有關(guān)稅金等計價。

3.1.2建造的，按照建造過程中實際發(fā)生的全部支出和安裝費用計價。

3.1.3其他單位投資轉(zhuǎn)入的，按照評估機構(gòu)評估確認(rèn)或投資各方在合同協(xié)議中約定

的價值計價。

3.1.4融資租入的，按照租賃協(xié)議或合同確定的價款加運輸費、途中保險費、安裝

調(diào)試費等計價。

3.1.5接受捐贈的，按照發(fā)票帳單所列金額加負(fù)的運輸費、保險費、安裝調(diào)試費等

計價。無發(fā)票帳單的，按照同類設(shè)備的市場價，或通過評估確認(rèn)的價值計價。

3.1.6在原有固定資產(chǎn)基礎(chǔ)上進行改、擴建的，按照原固定資產(chǎn)的價值，加是因改、

擴建而發(fā)生的支出，減去改、擴建過程中發(fā)生的固定資產(chǎn)變價收入后的余額計價。

3.1.7盤盈的，按照同類固定資產(chǎn)的重置完全價值計價。

3.1.8固定資產(chǎn)的價值一經(jīng)確定入帳，除改建擴建、局部改造和特定事項經(jīng)評估確

認(rèn)，以及國家政策規(guī)定需得整帳面價值外，不得自行調(diào)整其帳面價值。

4、0、固定資產(chǎn)的折舊

4.1下列固定資產(chǎn)計提折舊：

4.1.1房屋、建筑物

4.1.2在用的生產(chǎn)性固定資產(chǎn)、非生產(chǎn)性固定資產(chǎn)；

4.1.3季節(jié)性停用和大修理停用的各類設(shè)備，以及經(jīng)營租出的融資租入的固定資產(chǎn)；

4.1.4已投入使用但尚天辦理峻工手續(xù)的固定資產(chǎn)。

4.2下情況外，企業(yè)應(yīng)對所有固定資產(chǎn)計提折舊；

4.2.1提足折舊仍繼續(xù)使用的固定資產(chǎn)；

4.2.2按規(guī)定單獨估價作為固定資產(chǎn)入帳的土地

4.2.3各類固定資產(chǎn)的折舊年限

類別胡舊年限

房屋建筑物10年

電力設(shè)備5年

運輸設(shè)備5年

辦公設(shè)備3-5年

其他設(shè)備3-5年

5.0、固定資產(chǎn)的折舊方法

5.1據(jù)財務(wù)部頒發(fā)的企業(yè)會計制度規(guī)定，結(jié)合本公司的具體情況，折舊方法采用平

均年限法。

5.2固定資產(chǎn)的凈殘值為固定資產(chǎn)原值的5%o

5.3平均年限法的固定資產(chǎn)折舊率的折舊額的計算公式如下：

a年折舊率=(1-5%)/折舊年限

b月折舊率二年折舊率1/2

c月折舊額:固定資產(chǎn)原值*月折舊率

5.4固定資產(chǎn)折舊根據(jù)上述有關(guān)計算公式按月計提。當(dāng)月增加的固定資產(chǎn)，次月開

始折舊。當(dāng)月減少或停用的固定資產(chǎn)，從下月起不再計提折舊，提前報廢的固定資產(chǎn)，其

凈損失計入營業(yè)外支出，不再補提折舊。

5.5按照規(guī)定提取的固定資產(chǎn)折舊，分別按月途性質(zhì)計入管理費用和營業(yè)費用等。

6、固定資產(chǎn)的控制與管理

6.1固定資產(chǎn)的實物管理曰行政部總務(wù)課負(fù)責(zé)組織實施。

6.1.1建立管理臺帳。行政部總務(wù)課按照固定資產(chǎn)類別、名稱、規(guī)格型使用部門、和

存放地點，統(tǒng)一編號，編制固定資產(chǎn)目錄，建立固定資產(chǎn)臺帳和檔案。各使用部門也應(yīng)有

相應(yīng)的使用明細(xì)帳，定期記錄使用、保養(yǎng)、修理等情況。財務(wù)部每年至少與總務(wù)部門核對

一次，行政部按月和使用部門核對，以確保帳、卡、物、數(shù)量、金額相符。

6.2固定資產(chǎn)的增加按以下規(guī)定辦理

6.2.1固定資產(chǎn)的請購

6.2.2請購部門于申請增添固定資產(chǎn)時?，應(yīng)填寫［請購單］,經(jīng)部門主管審核，并注明

請購日期、請購單位、用途說明、品名、規(guī)格、數(shù)量、需要日期、建議廠商等資料。

6.2.3將［請購單］送交歸口行政部復(fù)核增添該項資產(chǎn)之適用性及必要性，如公司內(nèi)

部可調(diào)撥者，按［固定資產(chǎn)內(nèi)部轉(zhuǎn)移通知單］通知相關(guān)部門，并在［請購單］上備注欄填注調(diào)

撥情形后，將［請購單］退回請購單位自行歸檔。如公司內(nèi)部無法調(diào)撥者，按審批權(quán)限送交

財務(wù)總監(jiān)、分管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。

6.2.4業(yè)務(wù)部接到經(jīng)批準(zhǔn)［請購單］后，，則辦理采購程序，依采購程序辦理完成核簽。

6.3固定資產(chǎn)采購處理程序

6.3.1業(yè)務(wù)部在執(zhí)行固定資產(chǎn)采購程序時，單批次3萬以下（含）尋找至少兩家以上

的供應(yīng)商進行詢價比價;單批次3萬以上到10萬以上尋找至少三家以上的供應(yīng)商進行招標(biāo)

采購并組織招標(biāo)小組確定出最優(yōu)方案，報財務(wù)總監(jiān)、副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批。

6.3.2依請購單填寫訂購單并與供貨商聯(lián)絡(luò)訂購事宜，按一般采購程序辦理。

6.3.3重要固定資產(chǎn)或單臺1萬元以上或單批3萬以下的采購，采購單位應(yīng)與廠商簽

訂購買合同。合同一式兩份，由采購部與供貨商分別留存一份；業(yè)務(wù)部應(yīng)夏印一份留存，

原件與發(fā)票交財務(wù)做為付款入帳之依據(jù)。特殊情形如車輛購置發(fā)票可采取提供發(fā)票復(fù)印件

作為入帳依據(jù)。

6.4固定資產(chǎn)驗收處理程序

6.4.1固定資產(chǎn)到達時，請購單位、采購人員、行政部均應(yīng)派人員會同點收數(shù)量、

檢查品質(zhì)及規(guī)格是否與［請購單］相符。

6.4.2固定資產(chǎn)驗收合格后，行政部總務(wù)課開具［設(shè)備分配通知單］并登記［固定資產(chǎn)

管理臺帳］。行政部將固定資產(chǎn)交請購單位使用，使用單位應(yīng)在通知單上簽收。

6.4.3業(yè)務(wù)部將［請購單］、［訂購單］、［設(shè)備分配通知單］、［發(fā)票］一同送交財務(wù)做付

款入帳之依據(jù)。月末貨到票未到，應(yīng)將除發(fā)票外的單據(jù)送交財務(wù)做暫估入帳處理。

6.4.4總務(wù)部門按［同定資產(chǎn)編號規(guī)則］編制固定資產(chǎn)編號并制作固定資產(chǎn)編號標(biāo)紙，

黏貼于固定資產(chǎn)上，并將資料添于［固定資產(chǎn)管理臺帳］上。

6.4.5資產(chǎn)金額在人民幣2000兀以下者，會計帳列費用，但公司認(rèn)為有控管之需要

者，應(yīng)添入［固定資產(chǎn)管理臺帳］加以單獨控管，但不須編進［財產(chǎn)目錄明細(xì)表］。凡符合公

司資產(chǎn)列管

6.4.6不列帳者于驗收后亦應(yīng)賦予固定資產(chǎn)編號黏貼固定資產(chǎn)編號標(biāo)簽。應(yīng)定期追蹤

列管不列帳資產(chǎn)之使用情形。

6.5固定資產(chǎn)帳務(wù)處理

6.5.1財務(wù)須復(fù)核各項單據(jù)之簽核是否完整。復(fù)核訂購數(shù)量與驗收數(shù)量是否一致。如

有差異時，應(yīng)向有關(guān)負(fù)責(zé)單位追查原因并作適當(dāng)處理，一致則依入帳付款作業(yè)流程。

6.6固定資產(chǎn)的減少

6.6.1固定資產(chǎn)出售處理程序

6.6.2各類固定資產(chǎn)如有汰舊換新、無法修復(fù)、修復(fù)費用過高或閑置等情形時，使

用單位主管將設(shè)備提交行政部總務(wù)課或門店總務(wù)課鑒定決定處理方式并配合采購部尋找可

能買主及比較出售價格。

6.6.3使用部門應(yīng)依據(jù)出售資產(chǎn)資料向行政部總務(wù)課領(lǐng)取并填制葭固定資產(chǎn)處置申請

單］一式三聯(lián)；注明使用部門名稱及代號、固定資產(chǎn)編號、品名、規(guī)格、數(shù)量及出售原因,

呈部門主管復(fù)核，送交業(yè)務(wù)部。

6.6.4采購部依據(jù)各部門所填寫之［固定資產(chǎn)處置申請單］依據(jù)編號，聯(lián)合行政部選

定處置方式、尋找可能買主及比較出售價格，按程序送財務(wù)總監(jiān)、副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理

審定。

6.6.5總經(jīng)理批準(zhǔn)［固定資產(chǎn)處置申請單］后，應(yīng)交由采購部辦理出售事宜。行政部

總務(wù)課和采購部辦理固定資產(chǎn)出售后，應(yīng)在［固定資產(chǎn)處置申請單］上注明實際出售金額及

有關(guān)費用，送財務(wù)總監(jiān)復(fù)核；并將所收取之出售固定資產(chǎn)款項，依據(jù)現(xiàn)金收入程序?qū)F(xiàn)金

繳回財務(wù)出納人員入帳。

6.6.6［固定資產(chǎn)處置申請單］一式三聯(lián)，第一聯(lián)由行政部總務(wù)課自行留檔，并更新［固

定資產(chǎn)管理臺帳］;第二聯(lián)連同相關(guān)單據(jù)送交財務(wù)作帳處理，第三聯(lián)送回原使用單位存查。

6.7固定資產(chǎn)報廢處理程序

6.7.1各類固定資產(chǎn)如以達到不堪使用狀態(tài)，且無法修復(fù)或修復(fù)費用過高時，使用單

位主管應(yīng)建議是否應(yīng)予報廢。

6.7.2凡決定應(yīng)予報廢之資產(chǎn)，使用單位人員提請行政部鑒定（行政部門無法單獨

鑒定時應(yīng)約請相關(guān)部門協(xié)同鑒定）并編制［固定資產(chǎn)處置申請單］,注明使用部門之名稱及

代號、固定資產(chǎn)編號、品名、規(guī)格、數(shù)量及報廢原因，經(jīng)部門主管復(fù)核后并送交財務(wù)總監(jiān)、

分管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。

6.7.3行政部門應(yīng)依已核準(zhǔn)［固定資產(chǎn)處置申請單］辦理報廢事宜，注明實際處置情

形，并更新［固定資產(chǎn)管理臺帳］。財務(wù)部門依經(jīng)由審核、審批的處置單財務(wù)聯(lián)及有關(guān)單證

辦理固定資產(chǎn)減少的帳務(wù)處理。

6.8固定資產(chǎn)的出租已借

6.8.1出租固定資產(chǎn)，由原固定資產(chǎn)使用部門提出可出租清單，行政部總務(wù)課審核，

報總經(jīng)理（或分管副總）批準(zhǔn)后辦理相關(guān)手續(xù)。租賃協(xié)議由行政部總務(wù)課牽頭，召集財務(wù)

部等相關(guān)業(yè)務(wù)人員與租入方共同商定，報總經(jīng)理（或分管副總）批準(zhǔn)后，由財務(wù)部辦理固

定資產(chǎn)出租手續(xù)，并按租賃協(xié)議收取租金.、；協(xié)議期滿后，由行政部總務(wù)課負(fù)責(zé)收回。

6.8.2出租的固定資產(chǎn)比照上述規(guī)定辦理。

6.9固定資產(chǎn)的內(nèi)部轉(zhuǎn)移

6.9.1固定資產(chǎn)內(nèi)部轉(zhuǎn)移，由行政部總務(wù)課提出意見，并填寫“固定資產(chǎn)內(nèi)部轉(zhuǎn)移通

知單”，經(jīng)使用部門、接收部門、行政部總務(wù)課等部門會簽后，交財務(wù)部門作內(nèi)部資產(chǎn)轉(zhuǎn)移

帳務(wù)處理。

7.0固定資產(chǎn)封存和啟用

7.0.1固定資產(chǎn)由使用部門向行政部總務(wù)課提出封存（或啟用）中請（須經(jīng)總經(jīng)理或

分管副總簽字），經(jīng)行政部總務(wù)課、財務(wù)部會簽后，由財務(wù)部辦理轉(zhuǎn)帳手續(xù)。

7.0.2長期投資投出的固定資產(chǎn)，按財政部《企業(yè)會計制度》的規(guī)定辦理

7.固定資產(chǎn)維修

7.1故障送修

7.1.1當(dāng)固定資產(chǎn)故障，本單位門店總務(wù)課無法自行維修時，使用部門人員編制［固

定資產(chǎn)維修申請單］一式四聯(lián)，注明固定資產(chǎn)名稱、損壞原因、送修日期、請修內(nèi)容、希望

修復(fù)日期，經(jīng)部門經(jīng)理或店長審核后，送交行政部處理維修事宜。

7.1.2行政部接到使月部門遞交的［固定資產(chǎn)維修申請單］后，應(yīng)聯(lián)合采購部共同尋

找適當(dāng)?shù)膹S商或維修專業(yè)技術(shù)人員進行維修。

7.1.3行政部或采購部尋到適合的廠商或?qū)I(yè)維修人員后，應(yīng)將送修廠商或?qū)I(yè)維

修人員名稱、預(yù)計維修金額、預(yù)計完成維修日期注明于［固定資產(chǎn)維修申請單］背面，送交

財務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理批示。

7.1.4［固定資產(chǎn)維修申請單］經(jīng)批示后，第一聯(lián)返回使用單位存查，第二聯(lián)及第四聯(lián)由

行政部總務(wù)課歸檔；第三聯(lián)送財務(wù)部歸檔，做為維修完成付款入帳依據(jù)。維修完成時，行

政部總務(wù)課（門店總務(wù)課〕應(yīng)會同使用部門辦理驗收，并在第二、四聯(lián)背面注明驗收結(jié)果。

第二聯(lián)歸檔，第四聯(lián)連同發(fā)票等單據(jù)經(jīng)行政部經(jīng)理簽字后送交財務(wù)部申請付款。

7.1.5財務(wù)部應(yīng)對［固定資產(chǎn)維修申請單］和維修發(fā)票等相關(guān)憑證進行復(fù)核，如相符，

保編制憑證并依財務(wù)付款審批程序辦理付款事宜，如有不符，應(yīng)查明原因。編制憑證時，

財務(wù)人員應(yīng)評估維修費用是否資本化;則應(yīng)依［固定資產(chǎn)維修申請單］中之驗收資料更新［財

產(chǎn)目錄明細(xì)表］。費用金額在100元以下的日常簡易維修，可簡化手續(xù)，依費用表銷規(guī)定執(zhí)

行。

8.季度定期維護（每季度進行一次全面檢修）

8.1各項固定資產(chǎn)由行政部制定定期檢查表、總務(wù)課（門店總務(wù)課）如期必須在

規(guī)定的時間內(nèi)完成對日常辦公設(shè)施、設(shè)備協(xié)同相關(guān)部門進行周期檢修，并把季度檢修情況

以書面材料或電子文件報行政部備案。

8.2各項固定資產(chǎn)需要送外檢查或維護時，行政部總務(wù)課（門店總務(wù)課）應(yīng)對送

外固定資產(chǎn)進行登記備查。

9.固定資產(chǎn)的清查

9.1為加強固定資產(chǎn)的管理，確保帳卡、賬物、帳帳相符，應(yīng)于每年終對固定資

產(chǎn)全面實地清查盤點一次。

9.2財務(wù)部應(yīng)不定期對固定資產(chǎn)進行抽盤，并編寫固定資產(chǎn)抽盤報告。

9.3盤點工作由行政部組織，財務(wù)部配合，具體職能部門負(fù)責(zé)實施。

9.4盤點應(yīng)編制固定資產(chǎn)清冊，經(jīng)盤點人員和使用部門負(fù)責(zé)人簽字，對出現(xiàn)的盤盈、

盤虧現(xiàn)象，分別由使用部門負(fù)責(zé)查明原因，并填寫盤盈、盤虧清單，經(jīng)管理部門、財務(wù)部

會簽。

9.5盤盈的凈收入和盤虧的凈損失，報財務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理批準(zhǔn)后，財務(wù)部負(fù)責(zé)作

帳務(wù)處理，分別列入營業(yè)外收入和支出科目。

三、運輸車輛

目的：車輛是公司固定資產(chǎn)之一，為充分利用好公司車輛，提高運輸能力和工作效率，把

企業(yè)車輛管理好，用好，充分發(fā)揮交通運輸工具在H常工作中的作用，減少費用開支。

適用范圍：適用于公司小車、貨車、用車部門和調(diào)度的規(guī)范管理。

1、職責(zé)

1.1各部門應(yīng)要以身作則，帶頭遵守有關(guān)車輛調(diào)度規(guī)定。

1.2公司貨車、小車由行政部運輸課進行統(tǒng)一維修、保養(yǎng)和協(xié)調(diào)調(diào)度。

1.3各用車部門須提前以派車申請單形式知會行政部。

1.4輸課根據(jù)行政批準(zhǔn)后的派車單認(rèn)真做好派車計劃。

1.5各司機人員根據(jù)自己使用的車輛做好車輛的日常衛(wèi)生、日常保養(yǎng)，無條件接受上級

工作安排，確保物品安全準(zhǔn)時送到指定地點和取回貨物并協(xié)助安排裝卸點數(shù)。

lo6對未能安排上用車輛部門或變更出車時間，運輸課應(yīng)及時向用車部門說明情況，做

好解釋工作，以減少工作誤會。

20派車細(xì)則及標(biāo)準(zhǔn)

2.0.1、二人以下（含2人）外出公事出差在晉江范圍內(nèi)，且出差地點單一，公司不派

車；

2.0、2、三人以上（含3人）在晉江范圍內(nèi)公事出差，卻目的地較多或在省內(nèi)其他城市,

可以派車；

2。0.3、總監(jiān)級2人或經(jīng)理級4人以上外出，本省范圍內(nèi)可以派車；

2.0.4、四人以上同時外出可以派車，但必須按時出發(fā)，按時返回，乘坐人員必須嚴(yán)

格遵守交通規(guī)則，如個別人不能按時返回，公司不再派車，自行搭公交車返回。

2.0.5、行政部要根據(jù)乘年人員：職別高低、事情緩急、客戶重要與否，進行合理審

批；用車部門必須做好用車預(yù)約。應(yīng)當(dāng)堅持做到：次日用車當(dāng)日預(yù)約；夜間用車上午9點

前預(yù)約；集體活動用車1天前預(yù)約；長途用車2天前預(yù)約，

2.0.6、公事出差相同目的地（接送）無論遠(yuǎn)近12人以上不派車，自行乘坐公交車,

公司報銷；

2.0.7、大宗客戶訂貨，價值在壬元以上，晉江范圍內(nèi)，可以派車（費用歸門店）;

2.8、客戶定貨價值在3千元以下,不予派車，由門店或銷售業(yè)務(wù)自行解決，運費門

店報銷；

2.0.9、警衛(wèi)臺值班人員應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，運輸課必須憑行政部批準(zhǔn)的派車申請單才能取

得鑰匙，否則警衛(wèi)臺值班人員有權(quán)不給司機人員鑰匙。

2.1.0、各用車部門必須做好用車預(yù)約。應(yīng)當(dāng)堅持做到：次日用車當(dāng)日預(yù)約；夜間用

車上午9點前預(yù)約；集體活動用車1天前預(yù)約；長途用車2天前預(yù)約（特殊情況需臨時用

車時報董助或董事長審批）。

2.1.1、駕駛員必須嚴(yán)格遵守交通法律法規(guī)和公司崗位職責(zé)，交通違規(guī)所產(chǎn)生責(zé)任罰款,

由司機個人全部承擔(dān)。

2.1.2、各長途貨運站物品領(lǐng)取及車輛的審證、保養(yǎng)、維修、維護由運輸課長負(fù)責(zé)。

2.1.3、每一部車實行檔案管理（即：一部車一個記錄檔案表，檔案表由月行駛公里數(shù)

和各項費用組成），運輸課課長必須認(rèn)真填寫每一部主管理檔案記錄，在每月月底運輸課課

長必須把記錄檔案原件表送行政部和復(fù)印件財務(wù)部做消耗分析。

2o1.4、嚴(yán)禁玩忽職守，酒后駕車和讓他人替代駕駛，非專業(yè)駕駛員任何人不得駕駛公

司車輛，否則追究該車駕駛員和當(dāng)事人全部責(zé)任。

2O1.5、司機接到運輸課課長指令后，按時出車，出車返回后須到警衛(wèi)臺填寫出車登記

相關(guān)內(nèi)容，返回貨物應(yīng)通知到相關(guān)部門卸貨。

2.1.6、各分店、倉庫對?車輛運輸貨物安全負(fù)責(zé)，貨物裝完后應(yīng)鎖好車箱門鎖及貨物安

全防范鏈條鎖，確保貨物運輸安全，反之將追究各分店倉庫人員責(zé)任。

2。1.7、司各部門相互流動的物品需寄車運輸，對所寄物品（需包裝完好，寫明收貨

部門或人員姓名）的安全負(fù)責(zé)，跟蹤到位，確保物品準(zhǔn)時到達。

2。1.8、司機應(yīng)在總部一樓大廳待命，貨運司機在物流員工宿舍樓下影視廳待命，嚴(yán)禁

脫崗。

2.1.9、非公司行政部門任何人均無權(quán)調(diào)度司機和車輛。特殊情況因公事用車，沒有派

車單時也必須電話通知公司行政部知曉，運輸課根據(jù)實際情況酌情安排，調(diào)度車輛;

2.2.0、運輸不輛用于公司貨物運輸專用。駕駛室內(nèi)附座原則上不允許帶人,因有公事

乘坐人員（最多限帶2人）需提前報行政部運輸課，運輸課根據(jù)裝貨情況妥情安排。嚴(yán)禁

貨車司機私自順帶非公事人員乘坐駕駛室附坐，否則追究駕駛員責(zé)任。

3、審批權(quán)限

3.1、貨車：

①F1常各門店配送物資、長途貨運站接貨由運輸課課長直接調(diào)度安排；

②對外大宗客戶訂貨，物流采購等需要用車，由用車部門按《車輛口常管理調(diào)度流

程》規(guī)定填寫派車單，經(jīng)行政部經(jīng)理簽字，運輸課才能派車；

3.2、商務(wù)小車：

①用車部門必須認(rèn)真填寫派車申請單：要寫明用車事由、申請日期、需用日期、乘

車人數(shù)、乘車地點、部門經(jīng)理或主管簽名，送交行政部審批；行政部經(jīng)理根據(jù)《派車細(xì)則

及標(biāo)準(zhǔn)》進行嚴(yán)格把控，未經(jīng)行政部經(jīng)理簽字同意或部本部董助和董事長簽字，運輸課不

得派車，否則，將按私自出車處理；

②不夠派車條件需要用車，屬特殊情況用車，必須報部本部董助或董事長批準(zhǔn)，方

可出車；

4、責(zé)任

4.1、派車單沒有按《派車細(xì)節(jié)及標(biāo)準(zhǔn)》進行審批，由審批人負(fù)責(zé)，根據(jù)相關(guān)規(guī)定進行

處理；

4.2、經(jīng)審批簽字后的派車單，而沒有派車，由行政部運輸課作出合理解釋，無故不派

車根據(jù)相關(guān)規(guī)定進行處理；

5、車輛管理

運輸課課長要加強對司機隊伍日常工作情況的管理和對車輛日常維護的檢查，合理調(diào)配

使用車輛，做到車輛維護、保養(yǎng)責(zé)任落實到人；對追查不到責(zé)任人的責(zé)任由運輸課課長承

擔(dān)，運輸課課長要隨時檢查下列事項并指定落實到人。

5.1、各位司機必須自覺認(rèn)真做好車輛的日維護和保養(yǎng)工作；

5.2、車輛日常衛(wèi)生維十

①、車身外觀清洗；

②、車內(nèi)衛(wèi)生清洗；

③、廣告是否有破損、變色，如有，耍及時上報請示更換。

5.3、車輛日常保養(yǎng)維十

①、每天啟動車輛前要先檢查機油/冷卻水等情況是否正常；

②、年輛啟動后要檢查各類儀表、轉(zhuǎn)向燈是否正常；

③、檢查剎車、離合器、油門等是否正常；

④、裝卸貨物時要檢查輪胎氣壓情況；

⑤、上述檢查發(fā)現(xiàn)問題要及時報告運輸課長處理。

5.4、車輛檔案記錄

①、每次出車前要做好原公里數(shù)、出車地點、回來停車時公里數(shù)等相關(guān)數(shù)據(jù)記錄；

②、運輸課課長要根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)制定每部車的保養(yǎng)計劃；

③、運輸課課長對每部車的原配維修工具進行檔案登記，使用遺失照價賠償；

④、行駛證、保險費、養(yǎng)路費等證件和單據(jù)要車證相符，裝入檔案隨車使用；

⑤、對每次維修事項要認(rèn)真做好維修記錄。

5.5、車輛故障維修

①、對小故障要及時安排維修處理，以免因小而不修造成大故障帶來損失；

②、對大型故障和吊缸保養(yǎng)等要列出維修項目、單項費用清單；

5.6、獎勵與懲罰

①、全年無任何大、小安全責(zé)任事故和違犯交通法規(guī)給予200元，安全獎。

②、出車公里數(shù)、耗油費用、維修費等，與上年度同期月份數(shù)據(jù)進行對比分析，節(jié)、

損費用的凈值，拿出20%作為獎勵金或處罰，按個人比例進行獎勵或處罰;

6-.附件

左輛使用調(diào)度流程圖

申請人填寫派車單一申請單位主管簽字一行政部經(jīng)理批準(zhǔn)一運輸課安排車輛及駕駛員一出

車

1、派車申請單（表格）

派車申請單

申請單位:

申請日期：______年______月_______日______時

申請人：需求日期：______年_______月______日______時

派車事由：

乘車人員：乘車地點：

行政部審批意見：申請部門主管：

四、行政總倉

目的：為進一步加強成本核算，提高公司的基礎(chǔ)管理工作水平，進一步規(guī)范物資和成品

流通、保管和控制程序，維護公司物資的安全完整，加速資金周轉(zhuǎn)，保障物資的正常供

應(yīng)。特制定本制度：

1、倉庫日常管理

1.1＞倉庫保管員必須合理設(shè)置各類物資和產(chǎn)品的明細(xì)總賬簿和臺賬。附屬商品用品

倉庫必須根據(jù)實際情況和各類用品的性質(zhì)、用途、型號、規(guī)格分別建立相應(yīng)的明細(xì)賬、標(biāo)

識卡；財務(wù)部門與倉庫所建賬簿及順序編號必須互相統(tǒng)一，相互一致。對逾期品、失效品、

報廢品等應(yīng)分別列出清單上報，

1.2、對返修電機、維修廢舊物資等應(yīng)分別建賬反映（總務(wù)課長負(fù)責(zé),）。

1.3、必須嚴(yán)格按MIS系統(tǒng)和倉庫管理流程進行日常操作，倉庫保管員對當(dāng)日發(fā)生的

業(yè)務(wù)必須及時逐筆錄入MIS系統(tǒng)，做到日清日結(jié)，確保MIS系統(tǒng)中物料進出及結(jié)存數(shù)據(jù)的

正確無誤。及時登記手工明細(xì)賬并與MIS系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行核對，確保兩者的一致性。

lo4、物料和產(chǎn)品的日常核查工作，倉庫保管員必須對各類庫存物資定期進行

檢查、盤點，并做到賬、物、卡三者一致。如有變動應(yīng)及時知會行政部和財務(wù)部，以便及

時調(diào)整。

lo5、各部門、各事業(yè)部及各門店必須根據(jù)使用及倉庫庫存情況合理確定采購數(shù)量，

并嚴(yán)格控制各類物資的庫存量，倉庫保管員必須定期進行各類存貨的分類整理，對存放期

限較長，逾期將失效等不貪存貨，要及時按月編制報表，報送行政部領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)人員，各

職能部門、各事業(yè)部及各門店也應(yīng)對本部門的各類不良存貨每月提出處理意見，協(xié)同相關(guān)

部門及時加以處理。

2、入庫管理

2.1、所有物資進倉時，倉庫管理員必須憑送貨單、檢驗合格單嚴(yán)格按流程辦理入庫

手續(xù)，拒絕不合格或手續(xù)不齊全的物資入庫，杜絕只見發(fā)票不見實物或邊辦理入庫邊辦理

出庫的現(xiàn)象。

2.2、入庫時，倉庫管理員必須對照發(fā)票查點物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、價格、合格

證件等項目，如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量、質(zhì)量、單據(jù)等不齊全時，不得辦理入庫手續(xù)。未經(jīng)辦理入

庫手續(xù)的物資一律作待檢物資處理放在待檢區(qū)域內(nèi)，經(jīng)檢驗不合格的物資一律退回，放在

暫放區(qū)域，同時必須在短期內(nèi)知會采購人員負(fù)責(zé)處理。

2O3、所有物資或辦公用品的購入都必須要求開具正式發(fā)票。同時要注意審查發(fā)票的

正確性和有效性。

204、入庫材料在未收到相應(yīng)發(fā)票前，倉管員必須建立貨到票未到材料明細(xì)賬，并根

據(jù)檢驗單等有效單據(jù)及時填開貨到票未到收料單（在當(dāng)月票到的可不開），在收到發(fā)票后,

沖銷原貨到票未到收料單，并開具材料票到收料單，月底將貨到票未到材料清單上報財務(wù)。

2o5、收貨單的填開必須正確完整，供應(yīng)單位名稱應(yīng)填寫全稱并與發(fā)票單位一致，如

屬票到抵沖的，應(yīng)在備注程中注明原入庫時間。收料單上必須有保管員及經(jīng)手人簽字，并

且字跡清楚。每批物資或材料入庫合計金額必須與發(fā)票上的不含稅金額保持一致。

3、出庫管理

3.1、各類物資或材料的出庫，原則上采用先進先出法。物料出庫時必須辦理出庫手

續(xù)，并做到限額領(lǐng)料，各門店領(lǐng)用的物料必須由店長或其指定人員統(tǒng)一領(lǐng)取，領(lǐng)料人員憑

店長或人事課長開具的流程單或相關(guān)憑證向倉庫領(lǐng)料，各職能部門只有經(jīng)部門經(jīng)理批字后

方可領(lǐng)取，領(lǐng)料員和倉管員應(yīng)核對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況，核對正確后方可

發(fā)料；倉管員應(yīng)開具領(lǐng)料單，經(jīng)領(lǐng)料人簽字，登記入卡、入帳。

4、報表及其他管理

4.1、倉管員在月末結(jié)賬前要與各部門、各門店做好物資進出的銜接工作，各相關(guān)部

門的計算口徑應(yīng)保持一致，以保障成本核算的有效性和正確性。

4.2、必須正確及時報送規(guī)定的各類報表，收付存報表、材料耗用匯總表、二個月以

上積壓物資報表、貨到票天到材料明細(xì)表每月25日前上報財務(wù)及相關(guān)部門，并確保其正確

無誤。

4.3、庫存物資在清查盤點中若發(fā)現(xiàn)問題和差錯，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)處理。

如屬短缺及需報廢處理的，必須按審批程序經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可進行處理，否則一律不

準(zhǔn)自行調(diào)整。發(fā)現(xiàn)物資失少或質(zhì)量上的問題（如超期、受潮、生銹、老化、變質(zhì)或損壞等），

應(yīng)及時的用書面的形式向行政部經(jīng)理匯報。

4.4、各事業(yè)部確因工作或發(fā)展需要，要求獨立外設(shè)倉庫的，必須報請部本部或董事

長以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后作為庫存轉(zhuǎn)移，并報財務(wù)部備案，將其倉庫管理納入所在事業(yè)部倉庫管

理；外設(shè)倉庫必須由專人負(fù)責(zé)登記庫存商品收發(fā)存臺賬，并將當(dāng)月增減變動及月末結(jié)存情

況編成報表，定期進行盤點清查，每月將各類報表在規(guī)定的時間內(nèi)報送事業(yè)部及財務(wù)人員。

第六章：日常行政事務(wù)管理

一、辦公室事務(wù)

目的：為了提高辦公室全體工作人員自身素質(zhì)，養(yǎng)成良好工作、生活習(xí)慣，規(guī)范其行

為或儀容、儀表，從而樹立企'也形象，特制定本規(guī)定。

1、儀容儀表

1.1、服飾儀表規(guī)范

①男員工穿淺色襯衣，打領(lǐng)帶，工牌別在左上衣口袋上方2厘米處；正裝黑色皮

鞋，不得留長發(fā)、胡須、不留長指甲；

②女員工穿統(tǒng)一制服（沒有制服的不得穿奇裝異服），工牌別在左上衣口袋上方2

厘米處；正裝黑色皮鞋，不得在工作場所披肩散發(fā)，要統(tǒng)一綁緊在腦后打小結(jié)或披發(fā)不過

肩，畫淡裝，穿半高跟鞋;

③制服要勤洗、勤換，上班前不得吃有異味的食品；

④保持良好姿態(tài)：坐姿、站姿、行姿，工作期間精神飽滿和輕松愉快的心情；

2、辦公用品

2.1辦公設(shè)施、設(shè)備、用具要經(jīng)常清潔和整理，對辦公用品要愛護、保管和使用

好，不得而知亂擺亂放，本著節(jié)約不得在干凈紙張和可以做為二次用紙上亂寫亂畫，文件、

資料要保持整潔、干凈，文件夾上要標(biāo)示目錄，以便查找；

2。2、中途外出都必須將辦公桌上文件、資料和用具等歸置文件盒或抽屜內(nèi)，保

持辦公桌面整潔、干凈，關(guān)閉辦公設(shè)備及電源，將坐橙歸位；

2。3、下班時，最后一個離開辦公室的人員要檢查：空調(diào)、復(fù)機、打印機等一

些設(shè)備是否關(guān)閉，要關(guān)好門窗；

3、文明禮貌

3.1同事之間要相互尊重，見面要主動問好，下班時要道“再見”，工作期間要多

使用“對不起”、“您”、“請”、“謝謝”、“請稍等”等文明用語；

3o2、經(jīng)理級以上領(lǐng)導(dǎo)陪同來訪人員或貴賓來訪時，辦公室全體人員應(yīng)起立問好,

對方示意后方可入坐；

3。3經(jīng)理級以上領(lǐng)導(dǎo)有事詢問或慰問時要迅速起立問好，待領(lǐng)導(dǎo)離開時要以30

度鞠躬和“請慢走”相送，方可入座；

3o4有新同事加盟初次來辦公室或其他部門帶新進人員來辦公室介紹時，應(yīng)起立

問好，對方示意后方可入座；

4、辦公紀(jì)律

4.1.1、辦公時間不準(zhǔn)看與辦公無關(guān)的書籍、雜志；

4.1.2、辦公時間不聚眾閑聊或開玩笑，打鬧；

4.1.3、不準(zhǔn)在辦公場所大聲閱讀資料和接聽電話，禁止使用免提或在電話中大

聲爭吵，以免影響他人工作；

4o1.4、接聽任何電話來訪，不可有不來煩的接聽話語，公事電話時間應(yīng)控制在

5分鐘以內(nèi)，私人電話時間應(yīng)控制在3分鐘以內(nèi)；

4。1.5、禁止在辦公室會客，接待來訪人員要到會客室或洽談室，以免影響他人

辦公；

4.1.6、每周最少一次對辦公場地和辦公設(shè)備進行整理、整潔，保持整潔、干凈;

上班時間嚴(yán)禁串崗、溜號、吃零食或做與工作無關(guān)事宜;

4。1.7、對主管交辦的事項要按時完成，確因其他因素完不成的要第一時間反饋

到交辦主管并說明情況；

4。1.8、不準(zhǔn)在辦公室或公共場所吐痰、扔垃圾，按規(guī)定使用、保養(yǎng)辦公設(shè)備；

4.109、未經(jīng)行政部文印室同意，不準(zhǔn)私店復(fù)印文件，經(jīng)文印室同意后，必須按

正常操作規(guī)程使用，節(jié)約紙張和耗材，影印完后必須自覺按規(guī)定登記；

4o2.0、全體人員要團結(jié)互助，不得隨意探聽和傳播他人隱私，不得私下議論他

人長短，不說不利于團結(jié)的話；

4o2.1、嚴(yán)守公司機密，不該說的不說，不該問的不問，要做一個誠實守信的人;

4.2.2、個人所領(lǐng)用的文件、資料、辦公用品，要妥善保管、愛護，列入資產(chǎn)設(shè)

備管理項，離職時按規(guī)定繳回；

4。2.3、在本公司工作期間，不得在其他公司做兼職，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)屬實，立即開除;

4.2.4、遇外來辦事人員，應(yīng)熱情接待，有責(zé)任帶其至所找部門并指引其所找之

人，不可以用簡單手勢來韋引，事情辦完被找之人應(yīng)將外來之人送出本辦公室門外或電梯

口。

二、儀容儀表

目的：為了提高全體員工自身素質(zhì)，養(yǎng)成良好工作、生活習(xí)慣，規(guī)范其行為或儀容、儀

表，從而樹立企業(yè)形象，特制定本規(guī)定。

1、行為規(guī)定

1.1、人在浪潮，心系浪潮，必須時時刻刻維護公司的利益和良好形象是我們每一位

員工共同的行為準(zhǔn)則；

lo2、全體員工必須認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)技能，為實現(xiàn)公司的發(fā)展目標(biāo)和執(zhí)行公司的各項管

理規(guī)定而不懈努力；

lo3、尊重、理解、服從、建議、執(zhí)行、匯報是公司每一位員工必須遵守的組織原則；

1.4、全體員工要有整體觀念和團隊意識，服從上級、服從指揮、服從組織安排，杜

絕本位主義思想，一切行動要以公司大局利益為重；

lo5、在工作場所不得做不雅觀動作，如：抓癢、挖鼻孔、掏耳朵、剔牙、伸懶腰打

哈欠等；

2。站立姿勢

①男子：雙腳以肩同寬垂直分開，兩腿蹦直、挺胸抬頭、腹部微收、兩肩微向后

張、兩眼平視前方、面帶微笑、兩手自然交叉向握于背后或自然下垂;

②女子：兩腳后跟并攏，腳尖呈45%角，即“V”字型，兩手自然交叉握放于腹

前，挺胸抬頭，面帶微笑，其它動作要領(lǐng)與男子相同；

③在服務(wù)區(qū)、辦公場所或公共場所，嚴(yán)禁東倒西歪、不得伸懶腰、駝背、聳肩、

雙手叉腰、抱胸、插口袋等；

④站立時要精神飽滿，不得無精打采，稀松懶散；

3.行走姿勢

⑤行走時要兩眼平視前方，臉部表情自然，挺胸抬頭，雙手自然擺動，有精神，

腳步輕快而平穩(wěn)，不跑不跳，不走過道正中，?？坑倚?；

⑥引領(lǐng)顧客或客人時，應(yīng)走在顧客或客人前仰］,送顧客或客人時要走在顧客或客

人后（M，注意與顧客或客人保持一到二步距離；

⑦遇到顧客或客人要微笑點頭致意并主動讓路，不可以與顧客搶道，更不可以與

顧客中間穿過；

⑧確實需要請顧客讓路時，要向顧客說“走不起”，表示歉意后再加緊步伐超越,

不得跑步；

⑨嚴(yán)禁行走時勾肩搭背，拉手抱腰或三兩成群行走，行走時禁止喜笑玩笑；

2、儀容儀表

2.1、服飾儀表規(guī)范

①員工在工作時間必須按規(guī)定著裝，統(tǒng)一穿二作服和鞋襪；

②制服要勤洗、勤換，不得有異味、破損，扣子要整齊扣好，不得袒胸露背，制

服外不得掛飾個人物品，不得而知挽褲腿，領(lǐng)結(jié)、領(lǐng)巾要結(jié)正標(biāo)準(zhǔn)，工牌別在左上衣口袋

上方2厘米處；

③員工不得留長發(fā)、胡須、長指甲和手臂上刺青紋身；

④員工不得在工作場所披肩散發(fā)，要統(tǒng)一綁緊在腦后打小結(jié)，畫淡裝，穿半高

跟鞋；

⑤個人衛(wèi)生

a）全體員工應(yīng)講究衛(wèi)生，勤洗澡、勤換衣服、面部、手部整潔干凈；

b）頭發(fā)整潔，不染發(fā)、燙發(fā)，無異味，發(fā)型美觀大方；

c）早晚刷牙，保持口齒整潔清新，上班前不吃異味食品，和顧客說話要保持一

定距離;

三、公司會議

1。目的：為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量和工作效率，降低會議成本，特制定本制

度

2.適用范圍：本制度適用于浪潮企業(yè)商貿(mào)有限公司總部會議管理。

3.管理權(quán)責(zé)：

3.1行政部負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督；

3.2會議提擬人或行政部門（含各/部門/各門店中心）負(fù)責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)

對違反本制度的行為提出處罰；

4、會議分類

序號會議名稱主題/特點類別主持人參會人員

高管例會盡量解決提出的問題和存董事長/公司總部和各部門/

1公司例會

（周會）在的問題方案。董助各門店中心負(fù)責(zé)人

部門例會總結(jié)前一段工作，研究、部門經(jīng)

2部門例會該部門全體人員

（周會）布署下階段工作理

董助/

公司/部門總結(jié)上半年工作，布署下公司：課長以上人員

3總結(jié)會部門經(jīng)

半年總結(jié)會半年」［作部門：部門全體同仁

理

對項目、方案、經(jīng)營戰(zhàn)略會議提董事長或其指定的

鑒定/決策公司臨時

4或策略的研究與鑒定，必擬人提公司主要領(lǐng)導(dǎo)及高

會重要會議

有結(jié)論擬管

會議提事件：當(dāng)事人、部門

為討論某一專題事件而公司臨時

5事件專題會擬人提全體人員及相關(guān)人

開，必須有結(jié)論會議

擬員

董助/公司：課長以上人員

公司/年終總結(jié)年度工作，

6總結(jié)會部門經(jīng)部門：部門全體同

總結(jié)大會布署下年度工作

理仁

5、管理內(nèi)容

5.1、公司臨時行政會議、公司年度例會由部本部級以上領(lǐng)導(dǎo)直接提擬或由議題涉及

管理和業(yè)務(wù)的主管部門負(fù)責(zé)人提擬、交由董事長批掂;

5.2、各部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突。

其中，公司總部和各部門/各門店中心會議屬非例會性質(zhì)且需另行核給專項費用的，應(yīng)向上

一級主管部門報批同意；屬例會性質(zhì)的，由部本部另行提擬方案呈報董事長批準(zhǔn)后執(zhí)行。

5.3、凡部本部已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議

時，會議召集部門應(yīng)提前2天完成會議提擬和報批手續(xù)，并報請部本部調(diào)整會議計劃J。未經(jīng)

部本部同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃；

5.4、議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會

議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議，因處置突發(fā)事件而召集的緊

急會議不受此限；

5o5、公司在確定會議召開時間后，應(yīng)及時通知行政部參會人數(shù)、會議內(nèi)容等，行政

部好安排人員提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶

水、飲料等會議所需的各種設(shè)施、用品等；

5.6、部門在總部召開的會議需用公共會場的，應(yīng)向會議室管理部門（行政部）書面

提出由會議室管理部門（行政部）統(tǒng)籌安排。

6、會議組織

①會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則；

②會議主持人須遵守以下規(guī)定：

③主持人應(yīng)不遲于會前5分鐘到達會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準(zhǔn)備；

④主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的目的、意義、議題、議程、須解決問題及達

成目標(biāo)、議程推進中應(yīng)注意的問題及會議須知等，進行必要的說明；

⑤會議進行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制

或調(diào)整，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率；

⑥屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體決議的事項應(yīng)

加以歸納和概述，適時提交與會人表明意見或體會及感想；對未決議事項也應(yīng)加以歸納并

引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見；

⑦主持人應(yīng)將會議決議事項及實施的程序、實施人或各部門負(fù)責(zé)人達成標(biāo)準(zhǔn)和時間

等，以便會后跟進、安排，并知會與會人員。

7、與會人員須遵守以下規(guī)定：

①應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在《會議簽到表》（詳見附件）上簽到；

②會議發(fā)言應(yīng)簡而易懂，緊扣會議主題或議題；

③遵循會議主持人對議程控制或調(diào)整的要求；

④屆工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言；

⑤會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則，考

慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，可視情況臨時指定會議記錄員。

⑥公司總部董事長或部本部主持的公司例會、臨時行政辦公會議原則上由董事長秘

書負(fù)責(zé)會議記錄工作，董事長另有指定的，按指定的要求安排。

8、會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定

（1）以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理好會議

紀(jì)要；

（2）會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性；

（3）對會議已決議事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“決議”字樣；

（4）會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽

名；

（5）好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會議簽到表》

的考勤記錄報考勤人員。

9、下列情況下，應(yīng)整理會議紀(jì)要：

（1）公司各類臨時行政會議；

（2）須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議；

（3）會議主持人有要求整理會議紀(jì)要的會議。

（4）會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類重大會議及臨時行政辦公

會議的會議紀(jì)要須報部本部一份存檔備查。

10、會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定：

（1）遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計為遲到;

（2）早退。凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前5分鐘提前離開

會場的，計為早退；

（3）缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會

議的，計為缺席。

11、處罰

①、無正當(dāng)理由遲到、早退每次處20元的罰款并予以通報批評；

②、無正當(dāng)理由缺席每次處以30元的罰款并予以通報批評；

③、凡囚通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，以」一處罰由傳達人或貢任人承擔(dān)。

12、會議紀(jì)律

①嚴(yán)肅會議紀(jì)律。參會人員入會前必須統(tǒng)一佩戴工牌證，簽到后方可進入會場；

②會議期間，必須自覺關(guān)閉手機或調(diào)入振鈴狀態(tài)；

③嚴(yán)禁交頭接耳、講小話或出現(xiàn)其它干擾會議的聲音；

④嚴(yán)格遵守會議時間未經(jīng)許可，不得擅自走動、離場；

⑤參會人員會議期間不得請假，卻因病因事或特殊原因不能參加的，必須提前知會，

經(jīng)會議組織負(fù)責(zé)人同意批示后方可執(zhí)行；

⑥有參會人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提前5分鐘到達會場，不準(zhǔn)遲到、早退或缺席；

⑦持會場秩序，與會議無關(guān)人員嚴(yán)禁出入會場；

⑧究個人衛(wèi)生，保持會場安靜；

⑨議進行中，不可私下討論、進食、看小說、雜志、從事與會議無關(guān)的事，應(yīng)集中精

神不打瞌睡，認(rèn)真聽講、做好記錄；

⑩會議內(nèi)容如有涉及到保密事項的，請與會人員必須嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。

13、附則

①、本制度由公司總部行政辦公室負(fù)責(zé)解釋；

②、凡本制度未明確規(guī)定的獎懲，按《獎懲管理制度》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；

③、本制度由公司董事長批準(zhǔn)后生效，自頒布之日起執(zhí)行。

十三、以上會議管理制度內(nèi)容及相關(guān)規(guī)定，參會人員應(yīng)自覺、嚴(yán)格遵守，若發(fā)現(xiàn)概不執(zhí)

行或違反規(guī)定者，我們將予以通報批評和嚴(yán)厲處罰。

四、印章

L1、為使公司行政公章管理規(guī)范化、制度化，保證行政公章使用的權(quán)威性、嚴(yán)肅

性，提高工作效率，現(xiàn)結(jié)合本公司的實際情況，特制定本規(guī)定。

1.2、本公司行政公章包括公司公章、董事長印章、部本部印章及所屬各部門行政性

公章。

lo3、本公司行政公章由行政部統(tǒng)一規(guī)劃管理，為方便工作需要其它各部門印章由

其指定專人保管

2、印章的刻制

2.1公司所有印章應(yīng)由部本部級以上領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一批示、刻發(fā)，董事長印章由部本部辦

公室負(fù)責(zé)刻制。

2.2、各部門刻制印章，必須先持部門主要負(fù)責(zé)人簽罟意見，向部木部辦公室提出

刻章申請，經(jīng)董事長批準(zhǔn)后，報相關(guān)部門審批。任何部門和個人不準(zhǔn)私自刻制部門印章。

2.3、各部門印章正式啟用時，必須先到部本部辦公室留存印簽備案。未經(jīng)留樣備

案的，一律不準(zhǔn)自行使用。

3、印章的管理

3.1、公司印章存放和使用地點在部本部辦公室，部門印章存放和使用地點在各部

門辦公室，未經(jīng)存放部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得將印章帶出到其他存放地點使用。

3.2、因特殊原因，確需到存放部門以外地點使用本所印章的，應(yīng)經(jīng)存放部門負(fù)責(zé)

人同意，派遣專人攜帶前往。

3.3、公司印章管理,由部本部領(lǐng)導(dǎo)指派一名工作人員負(fù)責(zé)，部門印章由各部門負(fù)責(zé)

人指定專人負(fù)責(zé)保管，嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，防止丟失和濫用。

3.4、印章不使用時，必須收臧好或是鎖于保險柜內(nèi)。

4、印章的使用

4.1、公司印章應(yīng)根據(jù)董事長或部本部領(lǐng)導(dǎo)的指示，經(jīng)公司董事長或部本部領(lǐng)導(dǎo)批

準(zhǔn)，由印章管理人員代行使用權(quán)。各部門印章只做內(nèi)部發(fā)布公文之憑證，對外使用無效，

但使用前應(yīng)報請本部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4。2、以公司名義發(fā)往對外的公文，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，然后加蓋公司印章。在

公司內(nèi)部下發(fā)的文件，除正式公文外，一般不得加蓋公司印章。

4.3、上報的統(tǒng)計報表、有關(guān)證件、函件、報告等需加蓋公司印章的，應(yīng)經(jīng)呈報各部

門領(lǐng)導(dǎo)審閱簽名，經(jīng)公司部本部領(lǐng)導(dǎo)簽名同意后方可辦理。需蓋董事長印章的，須經(jīng)董事

長簽名同意后，方可辦理蓋章和登記手續(xù)。

4.4、所有介紹信、說明、證明等一般往來信函，應(yīng)一式兩聯(lián)，統(tǒng)一編號，方可加

蓋印章，底聯(lián)應(yīng)存檔備查。

4.5、財務(wù)專用章，必須經(jīng)董事長書面同意或董事長書面授權(quán)由財務(wù)總監(jiān)掌控，主

要用于各類往來帳目、帳單、發(fā)票、銀行票證等。

4.6、屬常規(guī)性工作，成批辦理的證書、證件等（如培訓(xùn)結(jié)業(yè)證、車輛年審表等），

需蓋公司印章及董事長印章的，由主管部門確定一人負(fù)責(zé)辦理。每次蓋章須憑列有所需辦

證人員名單、編號和部門主管簽名的同意函，到部本部辦公室登記并蓋章。

4.7、一般不允許開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具

的，必須經(jīng)部本部領(lǐng)導(dǎo)同意后方可開出，持空白介紹信外出工作，歸來必須向部本部辦公

室匯報其介紹信的用途，未使用者必須交回。

4.8、使用行政公置，應(yīng)嚴(yán)格履行審批及登記手續(xù)。

五、文件/文印

1.文件：

1.K公司的重要文件由部本部辦公室擬稿，文件形成后，屬董事會的由董事長簽

發(fā)，屬部本部的由董事長助理簽發(fā)，屬各部門的由其主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。業(yè)務(wù)等相關(guān)文件材料

由部門主管擬稿，分管總監(jiān)或副總經(jīng)理審核簽發(fā)。居于機密文件的，核稿人應(yīng)該加注“秘

密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，嚴(yán)格由專人負(fù)責(zé)印制、報送。

1.2、己簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按文印規(guī)定處理。文件由

擬稿入校對，審核后方能復(fù)印、蓋章。

1.3、董事會和公司重要文件由部本部辦公室負(fù)責(zé)報送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報送

日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結(jié)果。秘密文件由專人按核定的范圍報

送。

lo4、發(fā)的文件原稿應(yīng)統(tǒng)一送行政辦公室存檔。

1.5、來的文件由各部門辦公室文秘負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填寫好閱辦單，按

領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達相關(guān)部門，辦好文件閱辦；屬急件的，應(yīng)在接件后立即予以報送。