西北大學辦公管理系統(tǒng)培訓手冊

西北大學辦公管理系統(tǒng)

培訓手冊

長沙中力大方信息技術有限公司

2016年9月17日

目錄

第一章前期準備.................................................錯誤!未定義書簽。

1.1安裝office控件.......................................錯誤!未定義書簽。

1.2安裝office升級包.....................................錯誤!未定義書簽。

1.3設置信任站點..........................................錯誤!未定義書簽。

第二章系統(tǒng)基本操作.............................................錯誤!未定義書簽。

2.1登錄系統(tǒng)..............................................錯誤!未定義書簽。

2.2主界面介紹............................................錯誤!未定義書簽。

2.3文檔頁面介紹..........................................錯誤!未定義書簽。

2.4功能模塊.............................................錯誤!未定義書簽。

2.5修改密碼..............................................錯誤!未定義書簽。

2.6退出系統(tǒng)..............................................錯誤!未定義書簽。

第三章黨委發(fā)文操作案例.........................................錯誤!未定義書簽。

3.1黨委發(fā)文流程..........................................錯誤!未定義書簽。

3.2文件起草..............................................錯誤!未定義書簽。

3.3文件提交..............................................錯誤!未定義書簽。

3.4文件處理..............................................錯誤!未定義書簽。

3.5排版簽章..............................................錯誤!未定義書簽。

3.6文件下發(fā)..............................................錯誤!未定義書簽。

3.7跟蹤查詢文件..........................................錯誤!未定義書簽。

第四章會議申請操作案例.........................................錯誤!未定義書簽。

4.1會議室申請流程........................................錯誤!未定義書簽。

4.2會議室申請............................................錯誤!未定義書簽。

4.3提交申請..............................................錯誤!未定義書簽。

4.4處理申請..............................................錯誤!未定義書簽。

第五章辦公郵件.................................................錯誤!未定義書簽。

5.1寫郵件.................................................錯誤!未定義書簽。

5.2郵件管理..............................................錯誤!未定義書簽。

5.3通訊錄................................................錯誤!未定義書簽。

第六章操作說明.................................................錯誤!未定義書簽。

6.1操作理念...............................................錯誤!未定義書簽。

6.2其他特殊操作...........................................錯誤!未定義書簽。

6.3業(yè)務流程圖.............................................錯誤!未定義書簽。

第一章前期準備

推薦使用IE瀏覽器（8.0版本以上）。使用前的必要條件：

1、計算機已安裝Office2003完全版（或更高版本）或WPS；

2、0A系統(tǒng)的地址：；

3、0A系統(tǒng)的登錄賬號及密碼（登錄賬號為8位職工號，與

統(tǒng)一門戶賬號一致，初始密碼為123456）；

L1安裝office控件

第一步：打開IE瀏覽器，輸入地址"“訪問0A；

第二步：在登錄界面點擊“備用軟件”，點擊“Office控件”

下載并安裝文件，如下圖：

第三步：運行uNtkoOfficeControlSetup.msi,,文件開始安

裝，如下圖：

第四步：單擊“下一步”，選擇安裝文件夾，按照提示完成

安裝，如下圖:

L2安裝office升級包

如計算機Office版本為2003,則必須安裝該office2007兼

容補丁。

第一步：打開IE瀏覽器，輸入地址；

第二步：點擊“備用軟件”，點擊“0ffice2007兼容補丁”

下載安裝文件；

第三步：運行"FileFormatConverters.exe”，按照提示完

成安裝。

L3設置信任站點

第一步：打開IE瀏覽器，點擊菜單欄的“工具”一"Internet

選項”,如圖:

第二步：選擇“安全”一”受信任站點”一“站點”，添加

0A地址,并“確定”,如圖：

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(說明：“對該區(qū)域中的所有站點要求服務器驗證(https)”

必須取消。)

第二章系統(tǒng)基本操作

2」登錄系統(tǒng)

第一步：打開IE瀏覽器，輸入地址，按“回車鍵”進入0A

登錄界面，如圖：

第二步：輸入用戶名、密碼（用戶名為職工號，與統(tǒng)一門戶

賬號一致，初始密碼為123456）。點擊“登錄”即可成功登

錄0A。

2.2主界面介紹

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＞快捷菜單：用戶可在此區(qū)域點擊快捷按鈕進行修改密碼,

登錄辦公郵件，報送系統(tǒng)問題以及系統(tǒng)注銷等操作。

＞首頁：點擊可回到系統(tǒng)主頁面；

＞辦公郵件：點擊進入郵件頁面；

＞問題報送：點擊進入系統(tǒng)維護平臺，可報送系統(tǒng)使用中遇

到的問題；

＞用戶設置：點擊進入修改個人基本信息；

＞導航菜單：用戶可以快速進入各功能模塊；

＞數(shù)據(jù)視窗：用戶在功能菜單中點擊相對應的功能模塊，直

接出現(xiàn)對應功能模塊的信息數(shù)據(jù)；

＞新建：在數(shù)據(jù)視窗中新建一條數(shù)據(jù)；

＞刪除：在數(shù)據(jù)視窗中以選中一條記錄后，可以刪除所選擇

的記錄;

＞修改：在數(shù)據(jù)視窗中選中一條記錄后，可以修改所選擇的

記錄;

＞搜索：點擊此處可以指定搜索符合特定條件的記錄;

＞幫助：打開系統(tǒng)幫助文檔;

2.3文檔頁面介紹

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西北大學黨委發(fā)文單

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＞退出：不保存，直接退出;

＞保存退出：保存并退出;

＞正文：進入文件編輯頁面，可編輯文件內容;

＞提交：講編輯好的文件提交給對應的用戶;

＞處理：簽署意見;

＞意見修改：修改已經簽署的意見;

＞辦結：終止流程，辦結該文件;

＞流程記錄：查看該文件的流轉過程和處理情況；

＞取回：取回已經提交的文件；

＞打?。捍蛴‘斍皩ο?；

＞收藏：收藏該文件；

＞幫助：點擊“幫助”獲取操作提示；

＞特殊提交：可將文件跨業(yè)務環(huán)節(jié)直接提交給指定的用戶；

2.4功能模塊

（1）個人辦公：涉及與本人工作相關的內容。具體包括：

待辦事宜、待閱事宜、已辦事宜、督辦管理、個人文件、

辦公郵件、日程安排、個人收藏、用戶設置。

（2）公文管理：涉及各收文單位、發(fā)文單位的文件和請示

報告的管理。具體包括：收文管理、黨委發(fā)文、行政發(fā)文、

校內呈文。

（3）會議管理：涉及各部門申請議題、會議等業(yè)務。具體

包括：議題管理、會議申請、會議紀要、每周會議。

（4）綜合辦公：涉及各部門日常綜合性辦公業(yè)務。具體包

括：校內通知、工作督辦、接待管理、印章管理、信訪管

理、信息簡報。

（5）公共資源：涉及日常辦公公共資源統(tǒng)一管理與維護。

具體包括：規(guī)范性文件、辦事指南、辦公電話。

2.5修改密碼

為提高安全性，建議修改成不少于8位的字母數(shù)字組合密碼。

登錄0A后，點擊“個人辦公一用戶設置一修改密碼”，修改

密碼后，點擊“確定”即修改成功。如圖：

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2.6退出系統(tǒng)

OA首頁，點擊右上方的“退出”按鈕即可退出0A系統(tǒng)。

第三章黨委發(fā)文操作案例

3」黨委發(fā)文流程

用于處理學校黨委發(fā)文。發(fā)文管理具體步驟包括：擬稿人起

草、部門審核、部門會簽、黨辦核稿、黨辦主任審核、分管

領導批示、簽發(fā)人批示、排版編號、文件校對、文件下發(fā)，

在整個處理過程中，擬稿人和辦公室能對所有文件進行跟蹤、

督辦。

流程如下：

說明：

1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實線”為必選環(huán)節(jié)流程；

2、“序號”為發(fā)文管理的流程先后順序；

3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權限；“白框”為處

理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。

3.2文件起草

第一步：點擊“公文管理一黨委發(fā)文”，在工具欄點擊“新

建”，如圖:

第二步：填寫發(fā)文處理箋，文件標題為必填內容，如圖:

第三步：點擊“正文”打開word,編輯正文內容，也可點擊

“打開”直接導入已經編輯好的文件。點擊正文頁面的“附

件”上傳附件，如圖:

第四步：寫完正文，上傳附件后，點擊“保存退出"，如圖:

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3.3文件提交

第一步：點擊“提交”按鈕，提交給部門領導審核，如圖:

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西北大學行政發(fā)文單

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第二步：在彈出的對話框，選擇部門領導并添加，點擊“確

定”,如圖:

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3.4文件處理

第一步：部門領導登錄0A,在待辦事宜中點擊待處理的文件

標題，如圖:

第二步：點擊處理箋頁面的“正文”按鈕，查看正文，如圖:

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西北大學行政發(fā)文單

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第三步：點擊“顯示痕跡”可查看他人修改的內容?？赐暾?/p>

文和附件后，點擊“保存退出"，如圖:

第四步：點擊“處理”，簽署意見，如圖:

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西北大學行政發(fā)文單

旭美會冬意見：校辦審限意見:

第五步：在處理對話框中填寫處理意見，默認意見為同意。

如圖：

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第六步：部門審核通過后，文件自動返回到起草人，起草人

根據(jù)業(yè)務流程依次提交給“部門會簽，校辦核稿”。校辦核

稿后，由核稿人依次提交給“主任審核，分管領導批示，簽

發(fā)人批示“。操作方法同上。

3.5排版簽章

第一步：經過簽發(fā)人批示的文件，由文秘排版簽章，點擊待

辦事宜中的待辦文件標題打開處理箋，如圖：

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第二步：在處理箋頁面點擊“正文”，打開正文，如圖:

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西北大學行政發(fā)文單

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第三步：，點擊“套用紅頭”、”簽章"選擇對應的紅頭和公

章，如圖:

第四步：套用紅頭公章后，點擊“保存退出"，如圖:

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第五步：點擊“處理”，完成排版簽章，如圖:

西北大學行政發(fā)文小

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3.6文件下發(fā)

經排版簽章的文件，由文秘提交“文件下發(fā)”，發(fā)送給學校

的聯(lián)絡員。

第一步：在待辦事宜中點擊待下發(fā)文件的標題，打開文件處

理箋頁面，如圖：

第二步：點擊“提交”，在提交對話框中，選擇公共群組中

的“聯(lián)絡員”，全選，點擊“確定”將文件發(fā)送給各部門的

0A聯(lián)絡員，如圖:

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3.7跟蹤查詢文件

第一步：點擊“公文管理一學校發(fā)文”，在該模塊下的搜索

框內輸入已下發(fā)的文件的標題，如圖:

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或直接使用高級謾索，按條件查詢，如圖:

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第二步：搜索出的文件如圖所示，點擊“詳細”，如圖:

第三步：打開文件后，點擊“流程記錄二可查詢到“外理

情況，處理意見，流程記錄”，如圖：

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第四章會議申請操作案例

4」會議室申請流程

主要完成下一周校級會議的提交、安排等事宜。會議申請是

由會議主辦單位文書登記會議初步安排（如會議時間、會議

室等），經部門領導、黨政辦審核、黨政辦安排會議室、最

后由申請人進行會議通知。流程如下：

說明:

1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實線”為必選環(huán)節(jié)流程；

2、“序號”為會議室申請的流程先后順序；

3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權限；“白框”為處

理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶°

4.2會議室申請

第一步：點擊“會議管理一會議室申請”，點擊“新建”如

圖：

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第二步：為避免會議沖突，點擊“會議安排”，了解各會議

室的狀態(tài)，如圖:

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第三步：選擇日期查詢各會議室的狀態(tài)，有藍色標記的為已

被占用的會議室，如圖:

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12:00-13:00

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13:00-14:00

W0

14:00-15:00

第四步：了解各會議室狀態(tài)后，填寫處理箋申請會議室，會

議地點、會議內容、主持人、預計人數(shù)、聯(lián)系電話為必填內

容，如圖:

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西北大學會議室申請單

4.3提交申請

第一步：在處理箋頁面點擊“提交”，如圖:

西北大學會議室中請單

第二步：在提交對話框中選擇部門領導，點擊“添加一確定”,

如圖:

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4.4處理申請

第一步：部門領導在待辦事宜中點開待辦文件的標題。如圖:

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第二步：查看、修改表單內容后，點由“處理”，簽署意見,

如圖:

西北大學會議室申請單

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第四步：經過部門領導審核后，由申請人依次提交給“分管

領導批示、學校辦公室安排”，最后通知參會人員。操作步

驟同上。

第五章辦公郵件

5.1寫郵件

第一步：進入“辦公郵件”，點擊“寫郵件”，如圖:

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第二步：點擊“使用名片簿”添加收件人，填寫主題和正文，

上傳附件。(注：單個附件不能大于50兆，附件個數(shù)不限)

第三步：勾上“回執(zhí)”，收件人查看后會收到返回信息。點

擊“發(fā)送”按鈕，郵件成功發(fā)送并保存；

5.2郵件管理

(1)收件箱

選擇要刪除的文件，單擊“刪除”按鈕，被刪除文件移至垃

圾箱，如圖:

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(2)垃圾箱

徹底刪除：刪除的郵件不能恢復。

清空回收站：一鍵清除垃圾箱中的郵件。

還原：還原被刪除的郵件。

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5.3通訊錄

(1)添加私有舉組

點擊"+"添加按鈕，添加自己的私人群組。如圖:

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群地右稱

目組刖戶

使用名片簿

催注演

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(2)刪除通訊錄

勾上群組，點擊“刪除”按鈕即可刪除私有群組。

第六章操作說明

6.1操作理念

0A系統(tǒng)內所有涉及業(yè)務流程的操作只有三個操作“起草（新

建）、提交、處理”。用戶可參照上文的“行政發(fā)文操作案例”

使用其它業(yè)務模塊。

6.2其他特殊操作

（1）修改流程中的文件

方法1：

第一步：若需要繼續(xù)編輯上次保存的文件，可勾選需要修改

的文件標題，點擊“修改”，如圖:

第二步：打開處理箋頁面后，可修改表單內容，也可點擊“正

文”繼續(xù)編輯正文內容，如圖:

西北大學行政發(fā)文單

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校辦審核期見：

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警名：主任時同：2016gl8

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方法二:

第一步：直接點擊需要編輯的文件標題，如圖:

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第二步：在打開的處理箋頁面，點擊“編輯”，即可修改表

單內容和正文內容，如圖:

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西北大學行政發(fā)文單

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