湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司基本概括................................1

1.1公司簡介.....................................................1

1.2公司組織架構(gòu)圖...............................................1

2湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷制度現(xiàn)狀........................2

2.1公司費用報銷基本規(guī)定.........................................2

2.2公司費用報銷流程狀況.........................................2

3湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷制度存在的問題..................2

3.1費用報銷內(nèi)容存在不合理的情況.................................2

3.2費用報銷制度和監(jiān)管制度不完善.................................2

3.3費用報銷處理措施落后.........................................3

3.4財務(wù)人員素質(zhì)水平不高.........................................3

4湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷制度的優(yōu)化設(shè)計..................4

4.1嚴(yán)格規(guī)范報銷內(nèi)容.............................................4

4.2完善費用報銷制度和監(jiān)管制度...................................4

4.3提升費用報銷處理措施.........................................5

4.4增強相關(guān)人員素質(zhì)水平.........................................5

5湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷制度優(yōu)化設(shè)計的小結(jié)..............6

參考資料.............................................................7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷制度優(yōu)化

設(shè)計

1湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司基本情況

1.1公司簡介

湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司成立于2003年04月22日，注冊地位于湖南

省麻陽苗族自治縣高村鎮(zhèn)毫洛溪。法定代表人為向軍華，經(jīng)營范圍包括生產(chǎn)、

銷售白酒、黃酒及包裝物;銷售建筑材料。湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司對外投

資3家公司。錦江泉酒業(yè)股份有限公司的主要產(chǎn)品有三大類：錦江王系列；錦

江泉系列和酒錦江泉系列。公司出品的錦江王和錦江泉系列的酒是以五谷雜糧

為主要原料，采用千年老窖技術(shù)和自然弱堿性的小分子活性富硒水源，經(jīng)過精

心釀造而成。自1991年以來，我國外交部指定錦江泉系列酒為駐美國，英國，

德國等國家和地區(qū)的宴請酒之一。

1.2公司組織架構(gòu)圖

圖1-1湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司組織架構(gòu)圖

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2湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷制度現(xiàn)狀

2.1公司費用報銷基本規(guī)定

湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司的日常費用報銷情況如下：差旅費，招待費，

辦公費，住宿費，津貼補貼，通訊費，運雜費，材料費，機械設(shè)備維修費，租

賃費，水電費等其他費用。其中因公而需出差的費用，可提前填好借條，經(jīng)部

門經(jīng)理簽署后，提交財務(wù)審核，返程后憑有關(guān)憑證進(jìn)行報銷；辦公用品的采購

人員可提前填寫好采購清單，并由各部門負(fù)責(zé)人簽署后，提交財務(wù)審核，采購

完畢后憑發(fā)票進(jìn)行報銷；因公司生產(chǎn)經(jīng)營活動而發(fā)生的工作往來及與顧客溝通

所發(fā)生的費用，應(yīng)出具開支發(fā)票，在規(guī)定的稅前扣除后，再予以報銷；補貼，

通訊費，水電費，每個月都進(jìn)行一次費用報銷。

2.2公司費用報銷流程現(xiàn)況

湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷流程圖2-2所示，其公司費用報銷需

要經(jīng)辦人員的報銷步驟：第一，員工發(fā)生相關(guān)開支并編制開支報銷表提交給部

門經(jīng)理；第二，部門經(jīng)理簽署并送交財務(wù)部審閱并簽署；第三，財務(wù)部審核票

據(jù)，如判定其有誤則退還給報銷人，如財務(wù)部判定其無誤則進(jìn)行費用報銷，最

后報銷人查詢到款情況。

圖2-1湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷流程

3湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷制度存在的問題

3.1費用報銷內(nèi)容存在不合理的情況

第一，有些員工會將自己生活中發(fā)生的與工作無關(guān)的費用進(jìn)行報銷，以此

來降低自己日常生活的費用支出，為自己謀利。而且，還有一些員工將不允許

報銷的項目，用其他合理的票據(jù)來代替報銷，從而獲得利潤，這違背了費用報

銷的總體原則。甚至有一些員工，以公司的名義，私下向上級領(lǐng)導(dǎo)開具了虛假

的借貸票據(jù)，對虛擬的未發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行了報銷，并在沒有任何費用的情況下

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進(jìn)行了報銷。

第二，有些工作人員沒有使用正規(guī)的費用報銷發(fā)票，他們在購買發(fā)票時違

反了法律法規(guī)，并使用了其他不符合要求的發(fā)票來進(jìn)行申報，破壞了企業(yè)的總

體報銷制度和流程，影響到了企業(yè)的利益。如果企業(yè)總體的報銷業(yè)務(wù)和內(nèi)容不

合理，那么就會產(chǎn)生超報、瞞報等情況。

第三，員工在進(jìn)行費用報銷時，出現(xiàn)了真實的采購或者支付業(yè)務(wù)，而且還

將正規(guī)的票據(jù)和借款單等進(jìn)行了整理上交，但未按公司費用報銷規(guī)定進(jìn)行報銷。

這種，一旦有了費用，立即予以報銷的狀況，會使公司的成本增加。此外，企

業(yè)要求在發(fā)生業(yè)務(wù)后，要及時向有關(guān)人員進(jìn)行費用報銷，但也不排除部分員工

利用自己的人脈和漏洞，把以前的發(fā)票拿來報銷，違背了報銷的時效性。

3.2費用報銷制度和監(jiān)管制度不完善

第一，報銷管理制度存在漏洞。因為報銷單都是由員工手寫的，所以在填

寫報銷單時，可能會出現(xiàn)涂改、字跡模糊、報銷單填寫不完整等情況，從而造

成財務(wù)人員無法分辨。此外，在提交單據(jù)的數(shù)額都很大的情況下，財務(wù)人員不

可避免地會產(chǎn)生對信息的識別錯誤，從而導(dǎo)致賬目與現(xiàn)實不相符，進(jìn)而發(fā)生漏

記賬、錯記賬等問題。這就會導(dǎo)致公司的管理者不能有效地、正確地對公司的

各種支出進(jìn)行管理。假以時日，很多人將會乘虛而入，一旦事態(tài)發(fā)展到一定程

度，將會給企業(yè)帶來金融危機，從而對企業(yè)的收益造成負(fù)面影響。

第二，公司費用監(jiān)管制度不完整，能否合理報銷，主要取決于上級的決策。

首先對于員工的報銷票據(jù)，上級主管沒有進(jìn)一步核查，或者只是核查金額，而

沒有核查原始票據(jù)的合法性和真實性，其次由于員工上交的都是紙制的報銷單

據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)有可能出現(xiàn)報銷單據(jù)丟失的情況。這些誤差都會導(dǎo)致企業(yè)實際報銷內(nèi)

容存在出入和差錯。另外，因為沒有更好的健全企業(yè)監(jiān)管制度，公司無法主動

地對費用報銷中出現(xiàn)的一系列問題進(jìn)行解決，也不能明確有關(guān)的責(zé)任，缺少充

分的獎懲力度。這不但會影響到財務(wù)人員的工作積極性和責(zé)任感，并且長期下

去公司的利潤產(chǎn)生了縮減，影響公司的長期發(fā)展。

3.3費用報銷處理措施落后

第一，企業(yè)費用報銷的會計信息處理方法滯后?，F(xiàn)在，各行業(yè)都在積極加

強對信息技術(shù)的應(yīng)用，因此，先進(jìn)的信息技術(shù)也逐漸被應(yīng)用到了現(xiàn)代企業(yè)財務(wù)

管理中。手工填單，領(lǐng)導(dǎo)簽字，送到財務(wù)，最后由財務(wù)來報銷的傳統(tǒng)方式，已

不能適應(yīng)時代的發(fā)展。如果員工不在公司，這就導(dǎo)致了他無法完成相關(guān)的手續(xù)，

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無法去找領(lǐng)導(dǎo)簽名，無法上交證明，無法完成所有的報銷手續(xù)。對于企業(yè)而言，

未能及時得到報銷，不但會對其成本核算造成不利的影響，而且也會對其財務(wù)

報表的準(zhǔn)確性造成一定的偏差。

第二，由于企業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)模較大，在每個會計期間，企業(yè)的財務(wù)人員手中

掌握著大量的財務(wù)憑證以及各種收入、支出等票據(jù)，因而，由于內(nèi)部需求或其

它因素，要對企業(yè)的憑證進(jìn)行查詢，只能從倉庫中查找，這樣既耗費人力物力，

也會影響到公司對憑據(jù)的實時性和可操作性。

3.4財務(wù)人員素質(zhì)水平不高

第一，公司的會計人員無法保證所提供的報銷文件的真實性，合法性，完

整性。同時，在票據(jù)的管理，費用的報銷等專業(yè)性上也有一定的缺陷。

第二，在手工報銷過程中，不乏出現(xiàn)報銷人員與部分缺乏職業(yè)道德的財務(wù)

人員利用偽造的票據(jù)，通過上級的簽名，進(jìn)行虛報，使公司支出增加，嚴(yán)重影

響公司的運營。

4湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷制度的優(yōu)化設(shè)計

4.1嚴(yán)格規(guī)范報銷內(nèi)容

第一，加強對不實報銷的管理，強化對原始單據(jù)、報銷單據(jù)的核實，確保

報銷的真實性和可靠性。會計人員可以從不同的方面對憑證進(jìn)行核實，如憑證

的生成時間，憑證的費用種類，憑證的支付方式等。比如，當(dāng)需要報銷出差費

用時，財務(wù)部門可以對出差費用進(jìn)行確認(rèn)，并對其在飯店的住宿情況進(jìn)行確認(rèn)；

在對車票進(jìn)行補償報銷時，應(yīng)要求報銷人員保存好所有的發(fā)票存根；如需支付

辦公室費用，則需提供辦公室設(shè)備的采購詳情。

第二，財務(wù)人員要對發(fā)票進(jìn)行嚴(yán)密的核對。凡是與公司經(jīng)營有關(guān)，合情合

理的，均可報銷，不合乎要求的，一律不予報銷。對于發(fā)票上的日期，核對是

否超出了報銷期限，以及發(fā)票上的日期是否填妥；對于報銷數(shù)額，要核實報銷

數(shù)額與原始憑證的相符，檢查有無任何被篡改的痕跡；對于簽字蓋章，核查是

否為本人簽字，簽章是否合理合法；對于票據(jù)附件，要對票據(jù)內(nèi)容進(jìn)行核實，

確認(rèn)其與實際內(nèi)容是否相符，票據(jù)是否清晰完整，是否按照業(yè)務(wù)發(fā)生的時間進(jìn)

行了合理的開票。要對行程、時間等報銷憑證中的信息做好有效的處理，以避

免產(chǎn)生假報銷現(xiàn)象。除此之外，在日常生活中，要盡量多地了解和掌握市場的

一些基礎(chǔ)信息，通過對這些信息的掌握，來提升自己審核把關(guān)的水平，從發(fā)票

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報銷的源頭上進(jìn)行預(yù)防。

4.2完善費用報銷制度和監(jiān)管制度

第一，增加企業(yè)的內(nèi)部審計人員，對報銷文件等進(jìn)行二次審核。嚴(yán)格規(guī)定

報銷人員采用電腦填寫借款單和報銷單，并且填寫正確完整。此外，在提供紙

質(zhì)的原始憑證之外，還需要報銷人員事先出具電子的原始憑證，以確保紙質(zhì)費

用和電子費用報銷的一致性。

第二，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各部門的負(fù)責(zé)人以及財務(wù)人員都要做好各自的職責(zé)，還

要對自我監(jiān)管和相互監(jiān)管進(jìn)行強化，同時對監(jiān)督檢查進(jìn)行加強。不僅對各部門

的費用發(fā)票報支進(jìn)行定期或不定期的隨機抽查，而且發(fā)現(xiàn)不符合報銷要求的，

根據(jù)相關(guān)處罰，對其進(jìn)行問責(zé)。

第三，根據(jù)各部門的實際情況，制定出一套與本部門相適應(yīng)的費用報銷體

系，從而對費用報銷體系進(jìn)行合理、科學(xué)的規(guī)劃。公司通過對全流程進(jìn)行嚴(yán)密

的管理，可大幅降低公司的報銷成本，從而提升公司的利潤，并在市場上獲得

更多的競爭優(yōu)勢。

圖4-1湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷流程圖優(yōu)化

4.3提升費用報銷處理措施

加強企業(yè)會計信息技術(shù)的運用，可以降低傳統(tǒng)的人工費用報銷方式，從而

避免人工費用在報銷過程中產(chǎn)生的錯誤，從而提升企業(yè)報表的準(zhǔn)確度。比如，

可以在電腦上完成發(fā)票，然后在線審查。此外，還可以在計算機上提前設(shè)置審

核人員的權(quán)限，即使是讓別人來辦理，由于自己沒有相應(yīng)的權(quán)限，也不能手工

修改他們的票據(jù)憑證，這樣就可以很大程度上保證報銷和審批的真實性，從而

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有效地防止了企業(yè)出現(xiàn)錯報和虛假報銷。同時，還能顯著地提高報銷費用的效

率，而且，內(nèi)部人員可以根據(jù)需要，隨時進(jìn)行文件憑證的調(diào)取，極大地減少了

憑證查詢所耗費的人力和物力，增強了公司人員對公司的了解。

4.4增強相關(guān)人員素質(zhì)水平

第一，強化對報銷人員和財務(wù)人員在報銷方面的素質(zhì)培訓(xùn)，對取得原始憑

證的時間、辦理業(yè)務(wù)的時間、申報報銷的流程以及應(yīng)著重注意的幾個方面進(jìn)行

詳細(xì)的說明。通過規(guī)范化的報銷工作流程，將不合理的費用報銷情況從報銷起

始環(huán)節(jié)予以減少。

第二，激發(fā)員工積極性，在企業(yè)報銷中降低風(fēng)險。同時加強財務(wù)人員和報

銷人員的職業(yè)道德教育，讓他們認(rèn)識到職業(yè)操守的重要性。不但要把自己的工

作做好，而且要對公司的支出起到監(jiān)督的作用。

第三，加強財務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使公司員工不僅具備較強的理論知識，

而且具備較強的實踐能力，提高員工的計算能力和操作水平。

5湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷制度優(yōu)化設(shè)計的小結(jié)

通過上述對湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷方案現(xiàn)狀進(jìn)行研究，發(fā)

現(xiàn)企業(yè)費用報銷存在的四個問題：費用報銷內(nèi)容