湖南泰宇投資發(fā)展有限公司費用管理制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1公司簡介..........................................................1

2公司費用管理制度現(xiàn)狀.............................................1

2.1公司費用審批報銷制度........................................1

2.2公司會計工作運作形式為手工..................................2

3公司費用管理制度存在的問題分析....................................3

3.1公司的費用審批報銷流程不完善................................4

3.2尚未普及會計電算化..........................................4

4公司費用管理制度優(yōu)化設(shè)計..........................................5

4.1完善費用報銷制度，規(guī)范流程..................................5

4.2制定費用制度計劃，實行責(zé)任管理..............................7

4.3運用會計電算化，提高效率....................................7

5結(jié)束語............................................................7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

湖南泰宇投資發(fā)展有限公司

費用管理制度優(yōu)化設(shè)計

1公司簡介

湖南泰宇投資發(fā)展有限公司匯聚了業(yè)內(nèi)精英和有遠(yuǎn)見的人才，是一家專注

于實業(yè)投資、房地產(chǎn)開發(fā)與銷售領(lǐng)域的咨詢公司。注冊資本達到壹億元人民幣，

充分證明了其實力和雄心壯志。泰宇投資以獨特的運營思路和遠(yuǎn)大的規(guī)劃為基

礎(chǔ)，堅持引進優(yōu)秀人才，并打造一支管理規(guī)范、技術(shù)過硬、作風(fēng)穩(wěn)健、富有激

情和創(chuàng)新精神的專業(yè)化團隊。公司以“誠信、穩(wěn)健、創(chuàng)新、卓越、共贏”為理

念，立足國內(nèi)市場同時面向全球市場拓展業(yè)務(wù)。湖南泰宇投資發(fā)展有限公司總

部位于中國長沙，致力于打造高品質(zhì)實業(yè)投資項目和房地產(chǎn)開發(fā)與銷售項目。

其中，中國長沙工程機械交易展示中心是該公司關(guān)注度極高的重點項目之一。

該項目位于國家級長沙經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)，緊鄰長株高速公路東段及大元路南段，

并且連接?xùn)|十線西延和人民東路北延等多條主要道路。項目得到湖南省發(fā)改委

的核準(zhǔn)，并于2011年1月19日正式啟動一期建設(shè)。湖南泰宇投資發(fā)展有限公

司一直秉承著開拓進取、誠信經(jīng)營的企業(yè)精神，力求在實業(yè)投資、房地產(chǎn)開發(fā)

與銷售領(lǐng)域中探索新且更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)模式，為廣大投資者提供全方位的專業(yè)化

服務(wù)。

2公司費用管理制度現(xiàn)狀

2.1公司費用審批報銷制度

目前，公司的審批程序不夠完整，雖然已制定了一些管理規(guī)范和報銷制度，

但缺乏常規(guī)的管理和監(jiān)督工作，導(dǎo)致公司經(jīng)濟效益低迷。公司管理機制存在許

多不嚴(yán)謹(jǐn)和不規(guī)范的地方。例如，在員工出差安排上，個人先墊付費用再報銷

是常見現(xiàn)象，而且申請審批時間較長，在審核流程中需要經(jīng)過多名審批人以及

復(fù)雜的審核程序。這導(dǎo)致員工的工作效率和質(zhì)量下降，并失去了對工作的積極

性。當(dāng)財務(wù)核算重要時期到來時，會計人員也面臨更大的工作壓力。同時，在

增加審核人員數(shù)量時也會發(fā)生相互推卸責(zé)任或敷衍了事等情況。由于許多審核

人員并沒有真正履行他們自己的職責(zé)，并缺乏強烈的工作責(zé)任意識，最終無法

1

有效地落實費用報銷前置審核措施。

在費用報銷方面，因為差旅費墊付比較普遍，在填寫單據(jù)、貼票等環(huán)節(jié)處

理后依然會耗費很多時間和精力。此外，由于員工個人預(yù)訂墊付會導(dǎo)致財務(wù)部

門無法實時控制差旅費用，從而不得不面對員工超支、虛開和多開發(fā)票等問題。

湖南泰宇投資發(fā)展有限公司為一家規(guī)模較小的公司，員工出差次數(shù)相對較多且

地點比較近，因此報銷流程尚算簡單。經(jīng)辦人首先持部門主管審批后的單據(jù)交

給會計審核，并由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后再進行支付。以下是該公司的費用報銷流

程圖：

經(jīng)辦人

持主管審批后的單

會計

審核

總經(jīng)理

審核簽

字

出納

簽字付款經(jīng)辦人已簽收的憑證單

會計

經(jīng)辦人

填制現(xiàn)金支出或銀行

支出憑證單

圖一：費用報銷流程圖

2.2公司會計工作運作形式為手工

手工記賬是會計行業(yè)的核心，大多數(shù)公司仍然采用人工記賬方式。會計人

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員從出納人員處獲得原始憑證后，需要對其進行仔細(xì)審核，包括日期、經(jīng)濟業(yè)

務(wù)摘要、會計科目借貸方向、金額以及相關(guān)授權(quán)審批人是否簽字等信息。只有

在審核無誤后，才能登記記賬憑證，并且必須由財務(wù)經(jīng)理或有簽字權(quán)的人簽字

后才能繼續(xù)操作。同時，在登記會計憑證時，需要對現(xiàn)金日記賬和銀行存款日

記賬進行日清月結(jié)，確保賬目清晰可靠。另外，在結(jié)賬與對賬過程中也需要謹(jǐn)

慎處理，將本期發(fā)生額合計與余額結(jié)轉(zhuǎn)至下期或新賬。手工記賬還需要定期對

帳，并編制報表申報納稅。一般來說，企業(yè)每月15號之前需要進行申報納稅。

如果企業(yè)已經(jīng)開通了網(wǎng)上納稅服務(wù)，則可以在網(wǎng)上直接申報?？傊谑止び?/p>

賬過程中需要認(rèn)真審核原始憑證、精密記錄每一筆交易并及時對帳，這是確保

財務(wù)管理運轉(zhuǎn)良好的重要步驟。以下是記賬憑證財務(wù)處理程序的圖：

現(xiàn)金日記賬銀

記收款憑證

行存款日記賬

原賬

付款憑證

原始憑

始憑證轉(zhuǎn)賬憑證

總分類賬

憑證會

證匯計

總報

表明細(xì)分類賬表

圖二：記賬憑證財務(wù)處理程序圖

3公司費用管理制度存在的問題分析

湖南泰宇投資發(fā)展有限公司的成本管理體系相當(dāng)完備，但仍存在一些費用

管理上的問題。當(dāng)前主要表現(xiàn)為報銷機制過于機械化，并且對員工手頭提供原

始憑證的科目種類及數(shù)量沒有明確規(guī)定。因此，如果在報銷過程中出現(xiàn)人員調(diào)

動，數(shù)據(jù)可能會出現(xiàn)不一致的情況，從而影響到整個報銷流程的正常進行。此

外，由于公司缺乏完善的管理制度，在日常監(jiān)督方面也存在很多不足。許多員

工為謀取個人利益可能會把虛假費用納入到報銷中去，同時企業(yè)財務(wù)人員也未

能對所提供原始憑證進行仔細(xì)審核，這些都導(dǎo)致了企業(yè)損失大量資金。因此，

將來應(yīng)該加強各項制度和流程建設(shè)，并做好日常監(jiān)督和管理工作以防止類似問

3

題再次發(fā)生。

3.1公司的費用審批報銷流程不完善

首先，手工報銷機制在公司內(nèi)得到廣泛應(yīng)用。不過，這種機制的弊端也顯

而易見——部分員工可能會利用其漏洞，偽造領(lǐng)導(dǎo)簽字或者篡改報銷憑證。而

由于手工報銷難以實現(xiàn)對這些風(fēng)險點的控制和驗證，企業(yè)很難有效防范這種違

規(guī)行為。其次，在企業(yè)內(nèi)部即使有科學(xué)合理的費用報銷制度存在，但若整體員

工缺乏認(rèn)識執(zhí)行該制度的重要性，則可能導(dǎo)致有效控制機制被淡化。這會給企

業(yè)員工違規(guī)行為提供空間。此外，報銷制度是否嚴(yán)密細(xì)致對公司內(nèi)控管理效果

影響巨大。例如，在多人參與的招待費報銷中，若沒有相關(guān)規(guī)定，則容易發(fā)生

自我審批及費用浪費等審批漏洞問題。因此，建立更加完善嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徟鞒毯?/p>

管理機制至關(guān)重要。

公司內(nèi)部的審計工作存在一些問題，其中最突出的是缺乏獨立性和專業(yè)知

識。有時候，審計工作只是形式化的流水線操作，并且即使發(fā)現(xiàn)了問題也很難

得到有效解決，因為領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)簽字批準(zhǔn)了。此外，一些財務(wù)人員和銷售負(fù)責(zé)人

也在自己的崗位上濫用職權(quán)，違反規(guī)定從而牟取個人利益。他們可能會忽略重

要信息或故意誤導(dǎo)審計員以達到自己的目的。對于這種情況，企業(yè)應(yīng)該加強內(nèi)

部審計機制，并提高整個團隊的專業(yè)素養(yǎng)和管理能力。首先，需要建立一個真

正獨立、公正、透明的審計部門來監(jiān)管企業(yè)各項行為。其次，在財務(wù)報銷方面

應(yīng)該建立完善的審核流程，并且讓所有參與者都遵守相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。最后，

在培養(yǎng)團隊成員方面應(yīng)該注重提高他們的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能?？傊挥型?/p>

過不斷改進審計體系和加強內(nèi)部管理才能更好地保護企業(yè)資產(chǎn)安全、推動企業(yè)

可持續(xù)發(fā)展。

3.2尚未普及會計電算化

會計電算化是信息時代發(fā)展過程中典型的新產(chǎn)物，我國會計電算化起步較

晚，經(jīng)過30年的時間里已經(jīng)取得了突飛猛進的成績，實現(xiàn)了從無到有的跨越，

但是由于種種原因，我國的會計電算化普及程度還不夠，原因主要在于以下幾

個方面。首先，大部分企業(yè)管理層僅將會計電算化視作手工記賬的替代品，缺

乏對其重要性的充分認(rèn)識。此外，在選擇財務(wù)軟件時存在隨意性和盲目性，并

未建立完善的會計信息系統(tǒng)。同時，市場上優(yōu)質(zhì)、功能完善的會計軟件甚少，

而現(xiàn)有的軟件之間又缺乏兼容性，導(dǎo)致過多重復(fù)開發(fā)和資源浪費。此外，頻繁

升級也無法保證會計數(shù)據(jù)處理穩(wěn)定性。最后，在會計電算化中沒有充分應(yīng)用先

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進的計算機技術(shù)。因此，在商品化軟件開發(fā)推廣與實際應(yīng)用之間存在較大差距。

會計電算化的從業(yè)人員文化素質(zhì)普遍較低，缺乏扎實的會計知識和熟練的

財經(jīng)法規(guī)人才。目前，會計電算化培訓(xùn)往往只注重學(xué)習(xí)而忽視了學(xué)習(xí)質(zhì)量，形

式過于死板。盡管高校畢業(yè)生掌握了相對扎實的理論知識，但實際操作能力仍

然有待提高。此外，在企業(yè)內(nèi)部管理方面存在著許多問題。首先，大部分會計

公司財務(wù)軟件還不夠成熟穩(wěn)定，并且安全問題考慮不足。其次，在崗位分工和

職責(zé)權(quán)限方面缺少嚴(yán)格規(guī)定，導(dǎo)致一個員工需要同時干多份活并容易給企業(yè)財

務(wù)信息安全留下隱患。在法律法規(guī)方面也存在一些差距和不足。目前我國尚未

出臺相關(guān)的會計電算化實施標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致一些企業(yè)忽視這項工作的落實與執(zhí)行。

缺乏對會計電算化檔案內(nèi)容與作用的充分了解以及檔案管理經(jīng)驗不足也是當(dāng)前

一個值得關(guān)注的問題。因此，我們需要加強相關(guān)從業(yè)人員的培訓(xùn)教育，并對企

業(yè)內(nèi)部管理加強規(guī)范化建設(shè)以保障財務(wù)信息安全。同時，也應(yīng)當(dāng)出臺相關(guān)的法

律法規(guī)來規(guī)范會計電算化工作，促進其更好地發(fā)展和落實。

4公司費用管理制度優(yōu)化設(shè)計

4.1完善費用報銷制度，規(guī)范流程

當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模，部門越來越多，制度也日益復(fù)雜。為了更好地推

動企業(yè)的發(fā)展，公司必須建立一套符合自身特點和需求的費用報銷制度。在制

定這套制度時，我們需要首先明確費用報銷的整個流程，并規(guī)定具體操作步驟。

例如，經(jīng)辦人應(yīng)填寫并發(fā)送電子憑證，由財務(wù)部門進行審批后交給對應(yīng)部門主

管簽字審核。接著，向老板進行簽批并進行支付。其次，在制定這套費用報銷

制度時我們還要明確各類費用報銷的時間要求。具體而言，需要規(guī)定各層級審

批的時間、員工取款時間、員工各類業(yè)務(wù)報銷最遲時間，并且還需要明確跨年

費用報銷的相關(guān)要求。例如，在財務(wù)批單時間上規(guī)定每周一、三、五早上

8:30~12:00為接單時間；周二、四、六為報銷日期；每周五全天及節(jié)假日則提

前兩至三天審批完畢?？傊?，在建立這套符合自身需求的費用報銷制度時我們

需要充分考慮實際情況和利益關(guān)系，并結(jié)合公司實際情況加以改進和優(yōu)化。只

有如此方能保障公司的長期發(fā)展和穩(wěn)定。

為了加強公司財務(wù)管理，規(guī)范公司的財務(wù)報銷行為，合理的控制公司報銷

費用支出，提高經(jīng)濟效益要根據(jù)國家制定的相關(guān)報銷制度，法律法規(guī)和各項財

政政策在結(jié)合本公司的實際情況制定符合自己公司的報銷制度，例如將財務(wù)報

銷分為日常辦公費用，工薪福利和相關(guān)費用等，制定費用報銷原則，一、先審

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批后支出原則，二、誰審批誰負(fù)責(zé)原則，三、及時清潔原則，四手續(xù)完整原則。

在費用報銷流程中，要做到計劃管理，分級負(fù)責(zé)，層層把關(guān)。由各部門經(jīng)理負(fù)

責(zé)本部門人員費用報銷的實質(zhì)性合理性的一級審查，由辦公室主任對報銷單據(jù)

的計劃性進行二級審查，由財務(wù)部門經(jīng)理對報銷票據(jù)的合法性進行三級審查。

最后由總經(jīng)理進行審核批準(zhǔn)。下面是我對具體費用報銷所做的圖：

整理報銷單

填寫報銷單

部門審核

行政部審核

退款財務(wù)部審核

NO

總經(jīng)理審核

報銷結(jié)束

圖三：具體費用報銷流程圖

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4.2制定費用制度計劃，實行責(zé)任管理

在公司費用管理方面，我認(rèn)為需要建立一套完善的費用制度。首先，在費

用開支方面，公司應(yīng)該采取計劃管理制度，所有費用開支都必須按照批準(zhǔn)的計

劃執(zhí)行，并且財務(wù)人員需要仔細(xì)審核每一個原始憑證，確保開支憑證完整、準(zhǔn)

確、合法。

其次，在費用管理方面，公司應(yīng)該執(zhí)行嚴(yán)格的審批標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)限設(shè)置，并設(shè)

定費用支出增長控制目標(biāo)。例如，月度費用增長不能超過10%，如有超標(biāo)情況，

則需進行超權(quán)限審批。此外，我認(rèn)為公司還需要實施彈性預(yù)算來控制總體的費

用支出額。具體而言，公司可以將費用支出總額與收入或利潤目標(biāo)掛鉤，在完

成一定比例的收入或利潤目標(biāo)后就要將相應(yīng)比例內(nèi)的費用控制在一定范圍內(nèi)。

另外，在節(jié)省公司開支方面也非常重要，優(yōu)化現(xiàn)有報銷流程、調(diào)整各類報銷標(biāo)

準(zhǔn)并嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進行審批是必不可少的。為了防止虛假報銷的發(fā)生以及提高

透明度和監(jiān)管力度，《建立員工報銷誠信檔案》這個方法十分值得推廣。根據(jù)該

檔案，員工初始分?jǐn)?shù)為80分，每次進行無誤或有誤報銷可以獲得1分或失去1

分。最終的累計得分會影響個人費用報銷被審計抽查的概率：80-90分的被抽查

比例為30%，90分以上的為15%，100分以上則只有5%。這一制度將有效提升員

工報銷意識和財務(wù)管理水平，確保