湖南運健達健康科技有限公司2023年8月客戶接待方案設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1背景介紹........................................................................................................................1

2接待目的........................................................................................................................1

3接待時間........................................................................................................................2

4接待地點........................................................................................................................2

5接待對象........................................................................................................................2

6接待準備........................................................................................................................2

6.1前期準備..............................................................................................................2

6.2中期準備..............................................................................................................3

6.3后期準備..............................................................................................................3

7接待行程安排................................................................................................................3

8人員安排........................................................................................................................4

9接待流程........................................................................................................................5

9.1第一天流程..........................................................................................................5

9.1.1接機............................................................................................................5

9.1.2入住酒店....................................................................................................6

9.1.3晚宴............................................................................................................6

9.2第二天流程..........................................................................................................7

9.2.1公司宣講....................................................................................................7

9.2.2午餐............................................................................................................8

9.2.3產(chǎn)品體驗....................................................................................................9

9.2.4晚宴............................................................................................................9

9.3第三天流程........................................................................................................10

9.3.1會議洽談..................................................................................................10

9.3.2午餐..........................................................................................................11

9.3.3市內(nèi)游覽..................................................................................................12

9.3.4晚餐..........................................................................................................12

I

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9.4第四天流程........................................................................................................13

9.4.1送機..........................................................................................................13

10費用預算....................................................................................................................13

11意外防范....................................................................................................................14

12效果預估....................................................................................................................15

參考資料.........................................................................................................................16

II

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湖南運健達健康科技有限公司2023年8月客戶接待

方案設計

1背景介紹

湖南運健達健康科技有限公司作為湖南體育產(chǎn)業(yè)集團旗下湖南巨人體育用

品有限公司的子公司，成立于2013年4月。公司秉承“誠信、創(chuàng)新、務實、和

諧”的企業(yè)精神，以“為人類健康事業(yè)服務”為宗旨，向客戶提供技術先進、

外觀精美、品質優(yōu)良、綠色環(huán)保、時尚新穎的體育健身產(chǎn)品；堅持“誠信至上、

互利互惠、以義生利、以德興業(yè)”的經(jīng)營理念，積極傳播科學健身知識，致力

于體育健身產(chǎn)品制造、經(jīng)營和體育文化的弘揚。公司主要經(jīng)營方位包括：體育

健康服務；室內(nèi)體育場；室內(nèi)體育場館；室外娛樂用設施工程設施；全民健身

科技服務；體育設備、器材出租；健康管理；體育器材設備安裝服務；社區(qū)、

街心公園等運動場所管理服務。

湖南輝達房地產(chǎn)開發(fā)有限公司成立于2009年，是一家致力于打造精品住宅

的房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)。公司的宗旨是“創(chuàng)新、誠信、共贏”。為了給住戶打造全新

新體驗，健康居住生活，將為其名下新開的樓盤，打造室內(nèi)健身館、室內(nèi)外羽

毛球場、乒乓球場和籃球場、老年健身器材、兒童娛樂設施等娛樂休閑健身設

施，積極響應國家“全面健身”號召。

2023年8月7日湖南輝達房地產(chǎn)開發(fā)有限公司派出以總經(jīng)理為首的5人代

表團來湖南運健達健康科技有限公司洽談室內(nèi)室外健身器材采購活動。為了更

好的展現(xiàn)湖南運健達健康科技有限公司的品牌形象，拉近與湖南輝達房地產(chǎn)開

發(fā)有限公司的距離，促成室內(nèi)室外健身器材銷售計劃的完成，湖南運健達健康

科技有限公司做了周詳?shù)慕哟郎蕚?，爭取給客戶留下良好的印象。

2接待目的

（1）迎接湖南輝達房地產(chǎn)開發(fā)有限公司代表團的到來，展現(xiàn)湖南運健達健

康科技有限公司的企業(yè)實力。

（2）促成與湖南輝達房地產(chǎn)開發(fā)有限公司簽訂健身器材采購合同。

（3）樹立良好的企業(yè)形象，展現(xiàn)湖南運健達健康科技有限公司的企業(yè)文化，

以期達成長遠的合作。

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3接待時間

2023年8月7日-8月10日

4接待地點

湖南運健達健康科技有限公司

5接待對象

本次接待對象為湖南輝達房地產(chǎn)開發(fā)有限公司代表團（以下簡稱為湖南輝

達房地產(chǎn)代表團），具體來訪名單如下表：

表1來訪人員信息表

姓名職務年齡性別

陳立總經(jīng)理41男

楊素琳財務總監(jiān)36女

劉芬營銷總監(jiān)31女

張銖法律顧問37男

王毅秘書29男

6接待準備

6.1前期準備

（1）與湖南輝達房地產(chǎn)代表團負責人聯(lián)系，了解代表團成員的基本信息和

喜好忌諱。

（2）根據(jù)湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員的信息提前預定酒店。（酒店費用由

對方支出，湖南運健達健康科技有限公司為代預定。）

（3）根據(jù)接待工作的各個環(huán)節(jié)做好人員安排，制定流程安排表。明確到各

個環(huán)節(jié)，人員的具體工作安排，確保事有人做，責有人當。

（4）根據(jù)公司的規(guī)章制度，選擇合適的接待規(guī)格。按照規(guī)格為湖南輝達房

地產(chǎn)代表團準備每天的接待，使其在此次接待過程中保持愉悅。

（5）第二天的公司考察，工作人員需提前布置好宣講活動現(xiàn)場，打掃公司

衛(wèi)生，保持公司整潔。

（6）考察組成員要提前準備好公司企業(yè)宣傳視頻，產(chǎn)品宣傳冊，產(chǎn)品宣講

PPT，演講稿等資料。

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（7）會議組成員根據(jù)到訪人員和參會人員的職位等級布置會議室談判室。

準備談判會議所需材料。

（8）定制歡迎橫幅，購買接待過程中所需要的物資。

（9）合理安排時間，規(guī)劃市內(nèi)游覽路線，確定游覽地點和備選游覽地點。

并查找游覽攻略，為湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員帶來良好的游覽體驗。

（10）打印流程安排表，分發(fā)給各個環(huán)節(jié)的負責人，使各個環(huán)節(jié)的負責人

熟悉流程安排。

6.2中期準備

（1）會議開始前，會議室負責人安排人員檢查投影等設施是否完。

（2）接待活動中途，如果發(fā)生意外事件，負責人員要懂得隨機應變。如果

遇到處理不了的重大問題，要及時上報給高層負責人處理。

6.3后期準備

（1）宣講會和會議洽談結束后，安排參會人員對會議內(nèi)容整理記錄。

（2）宣講會和會議洽談結束后，安排后勤人員對會議室衛(wèi)生進行清掃。

（3）湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員走后，酒店組負責人安排人員退房。

（4）接待結束后，此次接待的總負責人要對此次接待活動進行總結匯報。

7接待行程安排

以下是此次湖南輝達房地產(chǎn)代表團接待行程安排表，各負責人要注意查閱，

關注自己負責的行程任務。具體行程安排如下表所示:

表2接待行程安排表

日期時間內(nèi)容地點負責人

李蓉

17:30接機長沙火車站劉鑫

劉崢嶸

8月7日

張佳琦

18:20辦理酒店入住長沙翔云君泰酒店

汪婷婷

19:35晚宴飶香居張裕民

湖南運健達健康科李頌

8月8日10:00公司宣講

技有限公司楊康

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12:00午餐員工食堂劉洋

萬一凡

14:30產(chǎn)品體驗公司產(chǎn)品體驗室李詩琪

胡敏

17:00晚宴大碗廚張裕民

楊茜

09:50會議洽談公司會議室胡德陽

唐福云

8月9日13:00午餐太豐垸子私房菜張裕民

彭昶

15:30市內(nèi)游覽橘子洲

劉艷芳

20:30晚宴醉清風·江湖菜館張裕民

李蓉

8月10日09:30送機長沙火車南站劉鑫

劉崢嶸

8人員安排

表3接待工作人員安排表

部門內(nèi)容總負責人

（1）負責本次來訪人員的接機送機工作。

接機組（2）負責本次湖南輝達房地產(chǎn)代表團4天李蓉

的來往就酒店公司的交通車輛。

（1）負責本次湖南輝達房地產(chǎn)代表團與公

司的對接。

酒店組汪婷婷

（2）湖南輝達房地產(chǎn)代表團在酒店的一切

問題由酒店組解決。

負責本次湖南輝達房地產(chǎn)代表團4天的就

宴會組張裕民

餐招待工作。

（1）負責此次宣講的所需的資料準備。

宣講組（2）負責公司宣講活動現(xiàn)場布置。李頌

（3）負責此次的公司宣講PPT講解。

體驗組（1）負責此次湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員萬一凡

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對本公司的產(chǎn)品的體驗工作講解。

（2）負責此次湖南輝達發(fā)到現(xiàn)場代表團成

員健身器材體驗過程的人身安全維護。

（1）負責談判會議場所的布置。

會議組（2）負責談判會議中的茶水招待，會議記楊茜

錄等工作。

（1）負責篩選確定此次市內(nèi)游覽的地點和

路線選擇。

游覽組彭昶

（2）確定地點和路線后，準備本次游覽的

攻略。

（1）負責全面打掃公司環(huán)境衛(wèi)生，保持公

司干凈、整潔。

（2）負責湖南輝達房地產(chǎn)代表團第二天中

后勤組劉洋

午在公司就餐工作。

（3）負責宣講活動現(xiàn)場布置和會議洽談會

議室布置。

9接待流程

9.1第一天流程

9.1.1接機

時間:8月7日17:30

地點:長沙站

主要負責人:李蓉、劉鑫、劉崢嶸

流程:

（1）提前與湖南輝達房地產(chǎn)代表團負責人聯(lián)系，確認接機時間和出站口。

（2）前往長沙站出站口找到一個顯眼的地點布置接機現(xiàn)場。

（3）接到人后，先進行自我介紹，雙方熟悉交流。司機和陪同人員幫忙將

湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員的行李放置到接送車輛的后備箱中。

（4）開車前往長沙翔云君泰酒店。

注意事項:

（1）接機組成員提前10分鐘到達長沙站熟悉接機流程、布置接機現(xiàn)場。

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（2）接機組成員根據(jù)人員安排準備接機需要的車輛與車型。

（3）提前記住湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員的樣貌，方便接機。

（4）開車前保持車內(nèi)干凈整潔空氣清新，不要等到客人上之后，發(fā)現(xiàn)車上

有多余的雜物。

（5）準時到達接待地點，最好在出發(fā)前發(fā)送短信告知客人，并寫明自己的

車號，即使遇到特殊情況，未能準時到達，也要及時向客人說明并道歉。

（6）車上要備好礦泉水，面巾紙和手機充電器。主動為客人準備好礦泉水，

如果發(fā)現(xiàn)客人在喝水時盡量放慢車速。

（7）無論行駛時間長短，司機不可在車內(nèi)吸煙，以免造成車內(nèi)環(huán)境污染。

（8）當天接送組的車輛駕駛人員千萬不可飲酒，飲酒后要立馬更換車輛駕

駛人員，以免造成不可挽回的交通事故。當天后，飲酒車輛駕駛員需向上級稟

報飲酒原因，酌情進行處罰。

9.1.2入住酒店

時間:8月7日18:20

地點:長沙翔云君泰酒店

主要負責人:張佳琦、汪婷婷

流程:

（1）到達酒店后，首先由酒店組成員引導湖南輝達房地產(chǎn)代表團進入酒店

辦理酒店入住。

（2）由酒店成員帶領湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員進入各自房間休息整頓。

（3）安排人員幫忙將湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員行李提到各個成員的房間。

注意事項:

（1）接機組成員提前與酒店組工作負責人確認輝達房地產(chǎn)預定的酒店房間

號，以便幫湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員將行李放置房間。

（2）詢問湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員是否有遺漏和準備不足的地方。

（3）酒店組成員手機時刻保持開機有點狀態(tài)，方便與湖南輝達房地產(chǎn)代表

團負責人保持聯(lián)系。

9.1.3晚宴

時間:8月7日19:35

地點:飶香居

主要負責人:張裕民

陪同人員:張安世、王澍、劉云云、汪辰、許珊

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流程:

（1）休息整頓后，由接機組與宴會組進行對接，確定晚上就餐地點，接送

輝達代表團前往就餐地點。

（2）宴會組提前預定飯店，并根據(jù)湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員的喜好進行

點餐。

（3）就餐完畢后，由接機組接送湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員返回酒店休息。

（4）酒店組應認真注意湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員的需要，并向其及時提

供幫助。

注意事項:

（1）就餐前需提前向湖南輝達房地產(chǎn)代表團發(fā)出就餐邀請。

（2）提前與湖南輝達房地產(chǎn)代表團負責人詢問是否有忌口和過敏的地方，

口味如何。

（3）酒店組成員需熟悉就餐禮儀，事先根據(jù)出席宴會成員的職位擺放座位

牌。

（4）座位圖如下所示

表1座位圖

（5）就餐時應活躍餐桌的氛圍，陪同人員盡量找話題聊天，避免餐桌氛圍

沉悶。

9.2第二天流程

9.2.1公司宣講

時間:8月8日10:00

地點:湖南運健達健康科技有限公司

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主要負責人:李頌、楊康

陪同人員:張安世、王澍、劉云云、汪辰、許珊

流程:

（1）湖南輝達房地產(chǎn)代表團在酒店就餐后，由接機組成員開車接送前往公

司進行考察。

（2）宣講組與接機組交接后，由陪同人員帶領湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員

參觀公司，講解公司的企業(yè)文化和發(fā)展歷史，使湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員在

談判中進一步了解我方的優(yōu)勢。

（3）進行企業(yè)產(chǎn)品宣傳。將湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員帶領進宣講會議室。

進門后，宣講組成員為湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員發(fā)放產(chǎn)品宣傳冊，由產(chǎn)品技

術人員開始講解產(chǎn)品宣講PPT。

注意事項:

(1)陪同人員要提前與接機組成員進行對接，了解湖南輝達房地產(chǎn)代表團到

達公司的時間，便于通知考察組成員進行迎接準備.

(2)負責人要及時跟進公司考察進程，準備好應急備選方案。

9.2.2午餐

時間:8月8日12:00

地點:湖南運健達健康科技有限公司員工食堂

主要負責人:劉洋

陪同人員:張安世、王澍、劉云云、汪辰、許珊

流程:

（1）宣講活動結束后，由講解人員邀請湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員前往員

工食堂就餐，體驗我方公司的公司文化。

（2）就餐結束后，由接機組接送湖南輝達房地產(chǎn)代表團前往長沙翔云君泰

酒店稍作休息。

（3）產(chǎn)品體驗組成員開始布置產(chǎn)品體驗室，整理下午的體驗過程中需要的

資料。

注意事項:

（1）就餐期間，維持好員工食堂的秩序。

（2）提前打掃員工食堂，湖南輝達房地產(chǎn)代表團來訪期間保持員工食堂的

干凈整潔。

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9.2.3產(chǎn)品體驗

時間:8月8日14:30

地點:湖南運健達健康科技有限公司產(chǎn)品體驗室

主要負責人:萬一凡

陪同人員:張安世、王澍、劉云云、汪辰、許珊

流程:

（1）首先，由宣講人員帶領湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員前往器材體驗室，

體驗我公司的器材產(chǎn)品，便于湖南輝達房地產(chǎn)代表團考察公司器材質量，讓湖

南輝達房地產(chǎn)代表團感受到我方公司的真誠。

（2）其次，由技術人員向湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員具體講解各種健身器

材的作用和其正確使用方式。

（3）最后，由技術人員指導湖南輝達代表團成員親身體驗使用各種健身器

材。

注意事項：

（1）負責講解的工作人員在講解時要將湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員比較重

視的地方，重點講解。

（2）在湖南輝達房地產(chǎn)代表團體驗健身器材時要事先示范正確的使用方法。

（3）在體驗健身器材時要注意湖南輝達房地產(chǎn)代表團的人身安全，防止意

外事故的發(fā)生。

（4）技術人員注意要示范正確健身器材使用方法，不要進行錯誤示范，導

致意外事故發(fā)生。

9.2.4晚宴

時間:8月8日17:00

地點:大碗廚

主要負責人:張裕民

陪同人員:張安世、王澍、劉云云、汪辰、許珊

流程:

（1）產(chǎn)品體驗結束后，由接機組和宴會組對接確定就餐地點，接機組接送

湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員前往就餐地點就餐。

（2）就餐結束后，由接機組接送湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員前往長沙翔云

君泰酒店休息。

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（3）如果時間尚早，可由酒店組成員與游覽組進行對接，告知湖南輝達房

地產(chǎn)代表團成員酒店附近的有利于散步消食的湖南烈士公園。

注意事項:

（1）就餐前需提前向湖南輝達房地產(chǎn)代表團發(fā)出就餐邀請。

（2）就餐期間注意就餐禮儀和敬酒禮儀，不要強行進行敬酒。

（3）就餐期間，活躍就餐氛圍。

9.3第三天流程

9.3.1會議洽談

時間:8月8日09:50

地點:湖南運健達健康科技有限公司會議室

主要負責人:楊茜、胡德陽、唐福云

參會人員:張安世、王澍、劉云云、汪辰、許珊

流程:

（1）接機組成員下午08:40準時前往長沙翔云君泰酒店接送湖南輝達房地

產(chǎn)代表團成員前往公司參加會議洽談。

（2）提前30分鐘到達本公司后，由會議組成員引領湖南輝達房地產(chǎn)代表

團成員前往會議室入座進行準備工作。

（3）談判組成員提前5分鐘進入會議室。

（4）會議過程中，談判組成員基于我方優(yōu)勢運用一系列的談判手段和方法，

在達成合作的前提下，盡量將我方的利益擴大。

（5）談判議程如下表所示:

表5談判會議議程表

甲方：湖南運健達健康科技有限公司乙方：湖南輝達房地產(chǎn)有限公司

洽談雙方本著互利互惠、彼此尊重的原則，就有關室內(nèi)室外體育器材購買

問題進行磋商。為更好地進行交流，現(xiàn)由甲方指定以下議程，僅供參考。

地

時間議題參加人員

議點

程湖開局友好交流，互相介我方代表

09:50-09:55

安南紹各自成員?？偨?jīng)理:張安世

排運雙方報價，就報價進行財務總監(jiān):王澍

09:56-10:20

健討價還價。技術顧問:劉云云

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達雙方就產(chǎn)品質量進行法律顧問:汪辰

10:21-11:00

健討價還價。秘書:許珊

康雙方就產(chǎn)品類型、數(shù)量

11:01-11:20

科進行協(xié)商。

11:21-11:25技中途休局

有

雙方貨物運輸費用進

11:26-12:00限乙方代表

行討價還價

公總經(jīng)理:程立

雙方就商品交貨方式

12:01-12:20司財務總監(jiān):楊素琳

和付款方式進行協(xié)商。

會營銷顧問:劉芬

議雙方就達成合作，雙方法律顧問:張銖

12:21-12:30

室提出的條件進行協(xié)商。秘書:王毅

注意事項:

（1）會議組成員提前布置好談判會議場所。

（2）參會人員提前準備好參會所需要的資料。

（3）如果談判中途情況對我們不利，要注意利用中途休息時間及時調整策

略，穩(wěn)定情緒。

（4）會議組成員會后及時整理會議紀要。

（5）后勤組整理會議室衛(wèi)生，保持會議室干凈整潔。

9.3.2午餐

時間:8月9日13:00

地點:太豐垸子私房菜

主要負責人:張裕民

陪同人員:張安世、王澍、劉云云、汪辰、許珊

流程:

（1）會議洽談結束后，由接機組和宴會組對接確定就餐地點，接機組接送

湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員前往就餐地點就餐。

（2）就餐結束后，由接機組接送湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員前往長沙翔云

君泰酒店休息。

注意事項:

（1）就餐前需提前向湖南輝達房地產(chǎn)代表團發(fā)出就餐邀請。

（2）就餐期間注意就餐禮儀和敬酒禮儀，不要強行進行敬酒。

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（3）就餐期間，活躍就餐氛圍。

9.3.3市內(nèi)游覽

時間:8月9日15:30

地點:橘子洲

主要負責人:彭昶

陪同人員:張安世、王澍、劉云云、汪辰、許珊

流程:

中午大約15:00左右,接送組成員到達長沙翔云君泰酒店門口接送湖南輝

達房地產(chǎn)代表團成員前往橘子洲。具體游覽流程如下：

坐觀光車→觀看毛主席雕像→長沙非物質文化遺產(chǎn)展示廳→購買游船票觀

看橘子洲夜景。

注意事項:

（1）橘子洲游覽攻略

①提前三天關注游覽當天的天氣預報。

②門票預訂:首先，微信搜索公眾號“岳麓山橘子洲旅游區(qū)”。其次，點擊

“入園預約”-“橘子洲景區(qū)”最后填寫領導、陪同人員和代表團信息提交預約。

③運營時間:7:00-22:00

④托馬車小火車:40元/人；郵輪：150元/人

（2）游船過程中要注意代表團成員的身體健康狀況，陪同人員身上要攜帶

一些暈船藥。

9.3.4晚餐

時間:8月9日20:30

地點:醉清風·江湖菜館

主要負責人:張裕民

陪同人員:張安世、王澍、劉云云、汪辰、許珊

流程:

（1）欣賞完橘子洲的夜景后，接機組成員提前聯(lián)系陪同人員游玩結束的大

致時間，以便提前到達地點接送領導和湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員前往預定好

的飯館包廂吃飯。

（2）晚餐快結束時，接機組成員拿出事先準備好的禮品遞給領導，由領導

送給湖南輝達房地產(chǎn)代表團成員，以表達我方對湖南輝達房地產(chǎn)代表團的敬意。

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（3）最后，由接機組成員將湖南輝達房地產(chǎn)成員接送回長沙翔云君泰酒店

休息。

注意事項:

（1）用餐時，要注意用餐禮儀和敬酒禮儀。

（2）送禮前要進行鋪墊，選擇正確的時間。送禮前要與湖南輝達房地產(chǎn)代

表團成員含蓄交流，表達雙方合作的誠意，順勢將禮品送出。

9.4第四天流程

9.4.1送機

時間:8月10日09:30

地點:長沙站

主要負責人:李蓉、劉鑫、劉崢嶸

流程:

（1）酒店組成員前一天晚上聯(lián)系湖南輝達房地產(chǎn)代表團負責人，了解他們

返程時間告知給接機組。

（2）由接機組成員接送湖南輝達房地產(chǎn)代表團前往長沙站乘坐10：30左

右的地鐵返回益陽南站。

注意事項:

（1）接機組成員要在9:00前檢查車輛安全。

（2）到站后，如果候車時間較長，陪同人員不要先行離開，應陪同湖南輝

達房地產(chǎn)代表團成員聊天，直到送湖南輝達房地產(chǎn)代表團進站后才離開。

10費用預算

表6接待經(jīng)費預算表

項目內(nèi)容單價（元）數(shù)量合計（元）

橫幅27元/條4條108

接機牌15元/個2個30

接機組

礦泉水38元/箱7箱266

油費500元/天4天2000

中餐100元/人11人2200

宴會組

晚餐150元/人11人4950

宣講組宣傳冊10元/本13本130

13

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

體驗組資料費10元/份13份130

礦泉水38元/箱4箱152

資料費10元/份13份130

會議組