學院檔案管理實施細則范文（2篇）

學院檔案管理實施細則范文第一章總則第一條為確保學院檔案管理工作的規(guī)范化，維護檔案資料的完整性、真實性與安全性，特制定本實施細則。第二條本實施細則適用于學院內(nèi)部所有檔案的管理工作。第三條學院檔案管理工作的執(zhí)行應遵循科學、規(guī)范、便捷、高效的原則。第四條學院檔案管理工作由學院檔案管理委員會全權(quán)負責，并由相關(guān)部門及人員予以配合執(zhí)行。第二章學院檔案管理的基本原則第五條學院檔案管理應遵循以下基本原則：（一）法律法規(guī)原則：嚴格遵守國家法律、法規(guī)及學院相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理的合法性與合規(guī)性。（二）真實性原則：學院檔案應真實反映學院內(nèi)部各項活動的實際情況，禁止任何形式的篡改或粉飾。（三）完整性原則：學院檔案資料應全面保存，防止任何形式的刪除或遺漏。（四）安全性原則：學院檔案資料應得到妥善管理，防止丟失、損毀及泄露等風險。（五）便捷性原則：學院檔案管理應便于查詢、使用及咨詢，以提高工作效率。第三章學院檔案管理的責任與義務(wù)第六條學院檔案管理委員會作為檔案管理的組織機構(gòu)，負責學院檔案管理的總體規(guī)劃、協(xié)調(diào)與監(jiān)督工作。第七條學院檔案管理委員會的主要職責包括：（一）制定和完善學院檔案管理制度及規(guī)范，確保檔案管理工作符合相關(guān)標準與要求；（二）組織學院檔案的鑒定、整理與歸檔工作，保障檔案的完整性與科學性；（三）開展檔案管理人員的培訓與考核工作，提升其專業(yè)素養(yǎng)與能力；（四）按照規(guī)定對學院檔案資料進行備份與存儲，確保檔案的安全可靠；（五）定期組織學院檔案的審查與審計工作，確保檔案管理的規(guī)范性與透明度；（六）協(xié)調(diào)解決檔案管理過程中的各類問題，保障管理工作的順利進行。第八條學院各相關(guān)部門在檔案管理中的責任與義務(wù)包括：（一）按照學院檔案管理委員會的要求，積極配合檔案管理工作；（二）及時歸檔并整理本部門檔案，確保檔案資料的完整性與準確性；（三）管理并統(tǒng)計本部門檔案的使用、借閱與調(diào)取情況，保障檔案的安全性與保密性；（四）協(xié)助學院檔案管理委員會完成檔案的鑒定、審查與審計工作；（五）嚴禁私自銷毀檔案資料或泄露檔案信息，保護檔案的安全性與保密性。第四章學院檔案的鑒定與整理第九條學院檔案的鑒定工作應依據(jù)檔案文件鑒定標準進行，確保檔案的真實性與完整性。第十條學院檔案的整理工作應遵循文件歸檔與分類的原則進行，以保障檔案管理的科學性與規(guī)范性。第十一條在整理過程中，應記錄重要信息如整理人員、整理時間及整理方法等。第十二條制定整理工作計劃與時間表，確保整理工作按計劃有序進行。第十三條學院檔案的鑒定與整理工作應定期進行，以保障檔案的及時性與準確性。第五章學院檔案的存儲與備份第十四條學院檔案資料的存儲應符合相關(guān)保管要求與標準，確保檔案的安全可靠。第十五條存儲場所應符合防火、防雷、防水等安全要求，并采取適當保護措施。第十六條存儲設(shè)備與工具應經(jīng)過檢測與驗收，確保其正常運行與可靠性。第十七條按照規(guī)定定期對檔案資料進行備份工作，以保障檔案資料的安全性與完整性。第六章學院檔案的使用與保密第十八條學院檔案資料的使用應嚴格遵守相關(guān)規(guī)定，避免濫用或超范圍使用。第十九條檔案資料的使用申請需進行審批并記錄相關(guān)信息，以確保使用行為的合法合規(guī)性。第二十條學院檔案資料的保密工作應符合國家有關(guān)保密法律法規(guī)及學院相關(guān)規(guī)定。第二十一條相關(guān)人員在處理學院檔案工作時需簽訂保密協(xié)議并嚴格遵守保密規(guī)定。第七章學院檔案的審查與審計第二十二條定期對學院檔案進行審查工作以評估檔案管理的符合性與效果性。第二十三條按照相關(guān)規(guī)定對學院檔案進行審計工作并及時糾正與改進發(fā)現(xiàn)的問題。第二十四條記錄審查與審計的工作過程與結(jié)果并形成相應報告與結(jié)論。第八章附則第二十五條學院檔案管理實施細則的解釋權(quán)與修改權(quán)歸學院檔案管理委員會所有。第二十六條本實施細則自頒布之日起執(zhí)行并廢止相關(guān)規(guī)定與制度。學院檔案管理實施細則范文（二）一、緒論檔案作為學院行政與教學科研工作的重要基石，其地位與作用無可替代。為強化學院檔案管理工作的規(guī)范性，確保檔案信息的安全與可靠，特制定本實施細則。二、檔案的歸檔與整理1.文件的歸檔（1）學院內(nèi)所有行政、科研及教學文件均需遵循既定的歸檔規(guī)范進行歸檔處理。（2）歸檔工作需依據(jù)文件主題與時間順序進行，以保障歸檔內(nèi)容的可查性與完整性。（3）針對歸檔材料，需遵循保密要求妥善處理，以維護學院機密信息的安全。2.檔案的整理（1）學院應在每學期末或每年末對檔案資料進行全面整理。（2）整理工作需嚴格遵循歸檔規(guī)范，確保檔案的有序性與規(guī)范性。（3）在整理過程中，應及時更新檔案目錄與索引，以提升檔案的查詢與利用效率。三、檔案的存儲與保管1.存儲設(shè)施（1）學院應設(shè)立專門的存儲區(qū)域，并配備適宜的柜架、儲物箱等設(shè)備，確保存儲空間充足。（2）存儲設(shè)施需滿足防火、防潮、防塵等要求，以保障檔案的安全與完整。2.檔案的保管（1）學院應指定專人負責檔案的保管工作，確保檔案的安全與有效利用。（2）檔案保管人員需具備相關(guān)專業(yè)知識與技能，能夠妥善管理檔案，保障其安全與可靠。（3）檔案保管人員應定期檢查存儲設(shè)施，及時排除安全隱患，并加強安全防范工作。四、檔案的借閱與利用1.借閱申請（1）借閱者需填寫借閱申請表，明確借閱目的與期限。（2）借閱申請需經(jīng)主管部門批準，并記錄在檔案借閱登記簿上。2.借閱限制（1）涉密檔案的借閱需遵循相關(guān)保密規(guī)定，并經(jīng)主管部門批準。（2）原則上，檔案原件不得外借，借閱者可查閱副本或復印件。（3）借閱期限一般不超過____天，如需延長，需及時申請并獲得批準。3.檔案利用（1）檔案利用需遵守相關(guān)法律法規(guī)及學院規(guī)定，嚴禁非法用途。（2）在利用過程中，應注重保護檔案的完整性與真實性，嚴禁隨意更改與篡改檔案信息。五、檔案的傳遞與銷毀1.檔案的傳遞（1）檔案傳遞需遵循學院內(nèi)部規(guī)定與流程，確保準確無誤。（2）傳遞記錄需詳細記錄傳遞人、接收人、傳遞時間等信息，以備后續(xù)查閱。2.檔案的銷毀（1）學院應依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)與規(guī)定，制定檔案銷毀計劃，并報主管部門批準。（2）檔案銷毀工作應由專人負責，按照既定程序進行，以保障檔案信息的安全與完整。（3）銷毀時需制作銷毀清單，并保留一定銷毀證據(jù)，以備日后查閱。六、檔案管理的監(jiān)督與評估1.監(jiān)督檢查（1）學院應定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（2）監(jiān)督檢查結(jié)果需及時反饋給相關(guān)部門與人員，以促進檔案管理工作的持續(xù)改進與提升。2.評估考核（1）學院應建立檔案管理的評估考核機制，考核內(nèi)容涵蓋檔案的完整性、可查性與安全性等方面。（2）評估考核結(jié)