樂樂生鮮超市商品采購業(yè)財(cái)融合流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1樂樂生鮮超市簡介................................................1

2樂樂生鮮超市采購業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)處理現(xiàn)狀分析............................1

2.1樂樂生鮮超市商品采購管理現(xiàn)狀分析............................1

2.2樂樂生鮮超市商品采購業(yè)務(wù)對應(yīng)財(cái)務(wù)處理現(xiàn)狀....................3

3樂樂生鮮超市采購業(yè)務(wù)中的問題....................................3

3.1沒有流通的采購信息..........................................3

3.2供應(yīng)商結(jié)構(gòu)單一..............................................4

3.3沒有高效的采購系統(tǒng)..........................................4

4樂樂生鮮超市采購業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程優(yōu)化設(shè)計(jì)........................5

4.1通過建立信息庫優(yōu)化采購渠道................................5

4.2供應(yīng)商多元化..............................................6

4.3引進(jìn)ERP系統(tǒng)..............................................7

5總結(jié)............................................................8

參考資料.........................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

樂樂生鮮超市商品采購業(yè)財(cái)融合流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

1樂樂生鮮超市簡介

樂樂生鮮超市位于衡陽市衡南縣商業(yè)步行街108號，面積大約有300平方

米，在當(dāng)?shù)赜兴?、五家分店，員工有100人左右；樂樂生鮮超市堅(jiān)持“誠信經(jīng)

營、顧客至上”的經(jīng)營理念，努力為消費(fèi)者提供質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、綠色健康的商品，

其主要經(jīng)營的包括蔬菜、水果、農(nóng)副產(chǎn)品等。

2樂樂生鮮超市采購業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)處理現(xiàn)狀分析

2.1樂樂生鮮超市商品采購管理現(xiàn)狀分析

樂樂生鮮超市商品采購，是根據(jù)超市商品的需求數(shù)量來估算采購數(shù)量，然

后再來制定采購計(jì)劃，最后決定采購數(shù)量。樂樂生鮮超市銷售商品種類較多，

需要采購商品同樣較多，以蔬菜為例：樂樂生鮮超市銷售的商品有大白菜、玉

米、西紅柿、土豆等，根據(jù)不同品種的蔬菜，不同種類的需求，分別決定采購

數(shù)量，由于蔬菜具有季節(jié)性，所采購的商品也要具有季節(jié)性變化。采購商品如

下表所示（僅一部分）

表2-1超市采購商品

種類舉例

蔬菜蘿卜、大白菜、花菜、紅薯、玉米、

辣椒、茄子……

水果橘子、蘋果、榴蓮、梨、葡萄、菠蘿

蜜、哈密瓜……

農(nóng)副產(chǎn)品雞蛋、大米、芝麻、大豆…

目前超市的采購流程：

①提出采購申請

由于樂樂生鮮超市是一家以生鮮產(chǎn)品為主，每次采購的商品大多為季節(jié)性

蔬菜、水果較多，因此，采購需求根據(jù)各個門店上報(bào)，然后采購部門將需要采

購的材料進(jìn)行匯總，然后將采購任務(wù)分配給每個采購人員，并出具相應(yīng)的采購

任務(wù)清單。

②制訂采購計(jì)劃

采購人員在接到采購任務(wù)后，根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)制定采購計(jì)劃。

③選擇供應(yīng)商

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采購人員直接選擇之前與之合作的一家供應(yīng)商。

④簽訂采購合同

采購人員在確定好供應(yīng)商后，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商討論商品的價(jià)格、質(zhì)量

要求、交貨時間、售后服務(wù)等合作條件，并據(jù)此與供應(yīng)商簽訂采購合同。

⑤訂購和發(fā)出訂單

與供應(yīng)商簽訂采購合同后，采購人員就可以向供應(yīng)商發(fā)出訂單，采購人員

在向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單時需注意事項(xiàng)：必須準(zhǔn)確寫明訂單號、品名、規(guī)格、

單價(jià)、所需數(shù)量、交貨期、收貨地址等信息。

⑥采購入庫

在生鮮商品到庫，采購人員要配合倉儲部部人員按照與供應(yīng)商所簽合同的

規(guī)定，對生鮮商品數(shù)量、質(zhì)量等做好驗(yàn)收工作，并在入庫單上簽字，當(dāng)發(fā)現(xiàn)生

鮮商品存在未按合同規(guī)定或者違反合同規(guī)定的問題，采購人員就要及時向供應(yīng)

商反映。

⑦貨到付款

財(cái)務(wù)人員審核供應(yīng)商發(fā)票無誤后;向供應(yīng)商支付貨款，并且編制記賬憑證并

審核，同時填寫好明細(xì)賬。

銷售部采購部倉儲部財(cái)務(wù)部

提出采購申請制定采購計(jì)劃

選擇供應(yīng)商

確定采購價(jià)格

簽訂采購合同采購到貨

驗(yàn)收

入庫付款

采購流程圖2-2

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2.2樂樂生鮮超市商品采購業(yè)務(wù)對應(yīng)財(cái)務(wù)處理現(xiàn)狀

在樂樂生鮮超市商品采購過程中涉及到的采購訂單、采購發(fā)票一式三聯(lián)

（第一聯(lián)：記賬聯(lián)，銷貨方用作記賬憑證；第二聯(lián)：發(fā)票聯(lián)，購貨方用作記賬

憑證，第三聯(lián)：抵扣聯(lián)）、到貨單、付款回單、入庫單一式三聯(lián)(第一聯(lián)：采購

留底；第二聯(lián)：倉庫留底；第三聯(lián)：交財(cái)務(wù)核對發(fā)票入賬)。

采購訂單

訂貨單號：PQ-1002訂單日期：2022年11月8日

供應(yīng)商：XXX稅率：13%

采購員：XXX聯(lián)系方式:XXX

序號品名單位重量單價(jià)金額稅額

1橘子斤32.508.12263.934.31

2蘋果斤40.806.56267.64834.80

3香蕉斤20.003.20647.68

4梨斤35.608.61306.5239.85

合計(jì)￥1018.70

增值稅普通發(fā)票

開票日期：2022年11月8日

購名稱：樂樂生鮮超市密

貨納稅人識別號：xxx碼

單地址電話：xxx區(qū)xxx

位開戶銀行及賬號：xxx

貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價(jià)金額稅率稅額

橘子斤32.58.12263．913%34.31

蘋果斤40.86.56267.6413%34.80

香蕉斤20.03.206413%7.68

梨斤35.68.61306.5213%39.85

合計(jì)902.06116.64

價(jià)稅合計(jì)（大寫）壹仟零壹拾捌元柒角整

銷名稱：xx供應(yīng)商備

貨納稅識別號：xxx

單地址電話：xxx注

位開戶銀行及賬號：xxx

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到貨單

入庫日期：2022年11月9日入庫類別：水果單號：CQ-001

序號品名單位重量單價(jià)金額

1橘子斤32.508.12元263.9元

2蘋果斤40.806.56元267.64元

3香蕉斤20.003.20元64元

4梨斤35.608.61元306.51元

采購員：XXX庫管員：XXX總經(jīng)理：XXX

入庫單

入庫日期：2022年11月9日入庫類別：水果單號：CQ-001

序號品名單位重量單價(jià)金額

1橘子斤32.508.12元263.9元

2蘋果斤40.806.56元267.64元

3香蕉斤20.003.20元64元

4梨斤35.68.61元306.51元

采購員：XXX庫管員：XXX總經(jīng)理：XXX

電匯憑證

2022年11月9日

匯全稱樂樂生鮮超市收全稱xx供應(yīng)商

款賬號xxx款賬號xxx

人匯出湖南省衡陽市xxx人匯入湖南省衡陽市xxx

地點(diǎn)地點(diǎn)

中國建設(shè)銀行衡陽支匯入銀行中國建設(shè)銀行衡陽支行

匯出行名稱行

金（大壹仟零壹拾捌元柒角整千百十萬千百十元角分

額寫）￥101870

支付密碼

附加信息及用途：貨款

對應(yīng)可做如下賬務(wù)處理：

借：蔬菜——橘子263.9

——蘋果267.64

——香蕉64

——梨306.51

應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅——進(jìn)項(xiàng)稅額116.64

貸：應(yīng)付賬款——XX供應(yīng)商1018.70

財(cái)務(wù)收到付款通知后：

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借：應(yīng)付賬款——XX供應(yīng)商1018.70

貸：銀行存款——建設(shè)銀行1018.70

財(cái)務(wù)人員再根據(jù)自己填制的記賬憑證填寫商品明細(xì)賬，銀行日記賬。

3樂樂生鮮超市采購業(yè)務(wù)中的問題

3.1沒有流通的采購信息

超市采購是根據(jù)需求編訂采購計(jì)劃，由于沒有流通的采購信息，導(dǎo)致樂樂

生鮮超市倉庫經(jīng)常出現(xiàn)貨物堆積或者是貨物短缺的問題，但是又不能及時反映

給采購部，所以給超市帶來很大難題：由于生鮮商品屬于易腐爛商品，不易保

存，并且過長時間儲存會影響商品的口感；因此導(dǎo)致造成大量的成本浪費(fèi)，甚

至影響了超市的當(dāng)期利潤。

3.2供應(yīng)商結(jié)構(gòu)單一

樂樂生鮮超市選擇供應(yīng)商通常都是直接選擇以前合作的供應(yīng)商，沒有過多

的進(jìn)行市場考察，和市場調(diào)研，導(dǎo)致商品價(jià)格成本可能高于市場價(jià)格，甚至質(zhì)

量也沒有市場其他同類產(chǎn)品高，有時可能出現(xiàn)貨物短缺，不能滿足超市購貨需

求，無法及時供給。單一的供應(yīng)商在一定程度上影響了超市發(fā)展，限制了購貨

的自由度。

3.3沒有高效的采購系統(tǒng)

樂樂生鮮超市沒有引進(jìn)采購系統(tǒng)，所有的采購流程都是在線下完成的，由

于依靠人工采購，沒有高效線上的采購信息系統(tǒng)，所以采購的效率無法得到提

高；同時，不論是采購還是財(cái)務(wù)都是一些手工賬，給超市管理者帶來極大挑

戰(zhàn)，由于沒有采購系統(tǒng)，管理者只能通過一些票據(jù)，手工賬去檢查賬務(wù)問題，

可能出現(xiàn)采購員貪污問題，但是不能及時發(fā)現(xiàn)。

4樂樂生鮮超市采購業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1通過建立線上信息庫優(yōu)化采購信息渠道

首先對樂樂生鮮超市的各種商品進(jìn)行編號，根據(jù)不同商品分別用不同編號

表示，蔬菜類用S、水果類用N、農(nóng)副產(chǎn)品類用T;按保質(zhì)時間進(jìn)行又一輪劃

分，1-2天用0、3-4天用1、一個星期用2、半個月用3，以此類推。再根據(jù)不

同產(chǎn)品細(xì)化用兩位數(shù)表示，最終會形成一個四位數(shù)的編碼，然后標(biāo)記好單價(jià)和

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重量，并且把這些信息錄入線上信息庫。

為了進(jìn)一步優(yōu)化，我們還要對每一種產(chǎn)品的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和限定，一旦產(chǎn)

品低于我們設(shè)定的那個數(shù)量，系統(tǒng)就會自動發(fā)消息通知采購部進(jìn)行采購，這樣

一來不但節(jié)省了人力，還可以優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高效率。樂樂

生鮮超市采購流程中存在的問題就是沒有明確采購需求，導(dǎo)致超市出現(xiàn)貨物堆

積或者短缺，現(xiàn)在以信息庫為依據(jù)，采購部可以直接利用信息庫傳達(dá)的消息進(jìn)

行采購，實(shí)現(xiàn)信息化采購，避免了以前采購信息不流通帶來的弊端。

圖4-1采購信息流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.2供應(yīng)商多元化

隨著超市的不斷壯大和激烈的市場競爭，單一的供應(yīng)商不能滿足超市的良

性發(fā)展，供應(yīng)商的管理是超市提高核心競爭力的重要因素，因此供應(yīng)商的多元

化勢在必行。因此，我們可以在保留原有的供應(yīng)商同時，尋求或引進(jìn)新的供應(yīng)

商，同一種商品供應(yīng)商數(shù)量越多，越有利于采購方進(jìn)行議價(jià)，降低采購成本。

樂樂生鮮超市商品流動性強(qiáng)，根據(jù)商品需求分析市場上的供應(yīng)商渠道，可

以分為當(dāng)?shù)毓?yīng)商和跨區(qū)域供應(yīng)商，在當(dāng)?shù)毓?yīng)商可以采購由于保鮮原因不適

合長途運(yùn)輸?shù)纳r商品，供應(yīng)商主要是周邊大型批發(fā)市場和農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)基地；

跨區(qū)域供應(yīng)商采購的生鮮商品主要是能夠在一定時間內(nèi)長距離運(yùn)輸或經(jīng)過一定

保鮮處理的商品。

例如：樂樂生鮮超市要采購一批新的水果，首先要進(jìn)行市場調(diào)研，分析商

品的市場行情，收集有關(guān)的供應(yīng)商信息，然后在原有供應(yīng)商/當(dāng)?shù)毓?yīng)商/跨區(qū)

域供應(yīng)商中進(jìn)行選擇，并根據(jù)商品的特征，以此確定供應(yīng)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)，在不

同的供應(yīng)商中選擇最合適、最質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的供應(yīng)商。選擇不同渠道的供應(yīng)商的目

的都是為了降低采購成本，擴(kuò)大貨源，保證供貨及時。

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分析市場競爭環(huán)境

收集供應(yīng)商信息

選擇供應(yīng)商目標(biāo)

1.原有供應(yīng)商

2.當(dāng)?shù)毓?yīng)商

3.跨區(qū)域供應(yīng)商

（在三者擇其最優(yōu)）

確定供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)

選擇供應(yīng)商

圖4-2供應(yīng)商選擇流程

4.3引進(jìn)ERP系統(tǒng)

隨著樂樂生鮮超市的采購業(yè)務(wù)逐漸增多，信息化采購也成為大勢所趨，樂

樂生鮮超市引進(jìn)ERP系統(tǒng)后能夠很好的實(shí)現(xiàn)信息化需求。在使用ERP系統(tǒng)前，

需要對它進(jìn)行初始化設(shè)計(jì)，包括開啟總賬、應(yīng)收賬款管理、應(yīng)付賬款管理、采

購管理、庫存管理這幾個模塊啟用，接著要建立和錄入部門和人員檔案；建立

并錄入客商檔案；建立并錄入財(cái)務(wù)檔案；建立并錄入存貨檔案；建立并錄入采

購業(yè)務(wù)檔案；設(shè)置采購單據(jù)編號；設(shè)置采購參數(shù)，然后我們就可以在這個系統(tǒng)

內(nèi)完成采購業(yè)務(wù)。

采購流程介紹：第一步：由采購員錄入、審核采購訂單

第二步：由采購員參照生成并審核原始憑證

第三步：由庫管員參照生成并審核采購入庫單

第四步：由采購員參照生成采購發(fā)票并現(xiàn)付

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第五步：由采購員進(jìn)行采購結(jié)算

第六步：由會計(jì)審核發(fā)票并制單

借:在途物資

應(yīng)交稅費(fèi)

貸：銀行存款

第七步：由會計(jì)記賬并生成憑證

借：庫存商品

貸：在途物資

以上所以步驟都在采購系統(tǒng)內(nèi)完成，利用這個系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)是可以使采購業(yè)

務(wù)當(dāng)中的數(shù)據(jù)記錄更加的準(zhǔn)確，不論是采購成本、采購時間、批次等都可以得

到詳細(xì)的變更記錄。這不但解決超市信息化水平低的問題，同時也挺高了采購

效率，方便了管理者的管理和監(jiān)督。

財(cái)務(wù)部采購部倉儲部

開始

采購訂單

到貨單

入庫單

結(jié)算

審核后發(fā)票審核采購發(fā)票記賬

制單記賬后入庫單

單

現(xiàn)付采購憑證

證

入庫憑證

生成憑證

結(jié)束

圖4-3ERP系統(tǒng)采購流程

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