長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司材料采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1 長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司簡(jiǎn)介 長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司材料采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程優(yōu)化設(shè)計(jì)長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司簡(jiǎn)介長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司成立于2010年，注冊(cè)資金為500萬元，位于長(zhǎng)沙市開福區(qū)。公司主要經(jīng)營(yíng)包裝裝潢印刷品和其他印刷品印刷；裝訂及印刷相關(guān)服務(wù)，現(xiàn)有海德堡四色對(duì)開CD-102四臺(tái)，海德堡SM52－4五臺(tái)，海德堡PM52-4六臺(tái)，GTO52-4七臺(tái)，并有覆膜、膠訂、UV、燙金（銀）等一系列印后加工設(shè)備，具有雄厚的硬件設(shè)備支持。2020年，公司全年銷售額達(dá)854萬元，較上年增長(zhǎng)4%，憑借高質(zhì)量的服務(wù)應(yīng)得了客戶的好評(píng)，取得了不少優(yōu)秀供應(yīng)商稱號(hào)。長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司現(xiàn)有員工125人，80%來自長(zhǎng)沙各大院校。公司現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)班子5人，分別為總經(jīng)理1人、副總經(jīng)理2人、技術(shù)總監(jiān)1人、財(cái)務(wù)總監(jiān)1人，下設(shè)行政部、倉管部、銷售部、采購部、生產(chǎn)部、設(shè)備部、質(zhì)檢部、財(cái)務(wù)部等8個(gè)部門。圖1長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司組織結(jié)構(gòu)長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司材料采購業(yè)務(wù)賬務(wù)管理現(xiàn)狀近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的發(fā)展，長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司的印刷業(yè)務(wù)出現(xiàn)了下滑趨勢(shì)，目前已戰(zhàn)略性與長(zhǎng)沙部分高校、政企合作，以大客戶為主要抓手進(jìn)行拓客，以此穩(wěn)固公司的營(yíng)業(yè)收入保持正向增加。根據(jù)2020年度印刷原材料的使用統(tǒng)計(jì)，原材料使用種類為140種，材料成本達(dá)到356.2萬元，可見公司對(duì)于原材料的管理十分復(fù)雜，特別是非大宗訂單的日常生產(chǎn)所需的材料，每次需求量不大但是種類繁多，以至于采購管理十分復(fù)雜，具體材料使用情況見表1。表1長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司2020年度材料使用情況表類別材料種類種類比例年度費(fèi)用（元）費(fèi)用比例版材64.29%154605043.40%軟片21.43%345110.97%油墨1510.71%105478029.61%紙張3424.29%54603015.33%生產(chǎn)輔料6546.43%3557849.99%勞保品1812.86%247850.70%合計(jì)140100.00%3561940100.00%對(duì)于長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司的采購管理工作，將200萬元以上的生產(chǎn)訂單作為大宗訂單，200萬元以下的生產(chǎn)訂單作為日常生產(chǎn)訂單，對(duì)生產(chǎn)訂單的材料采購管理可以分為事前控制、事中控制和事后控制。事前控制方面，長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司設(shè)立了采購部，由副總經(jīng)理B進(jìn)行分管。每年12月，采購部會(huì)根據(jù)生產(chǎn)部的大宗訂單需求，制定年度采購計(jì)劃，主要包括原材料采購，報(bào)副總經(jīng)理B、總經(jīng)理審批通過后，向財(cái)務(wù)部提交資金計(jì)劃，次年按計(jì)劃實(shí)施采購計(jì)劃，具體流程見圖2。圖2長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司大宗生產(chǎn)合同材料采購審批流程事中控制方面，長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司在實(shí)施采購工作時(shí)，由生產(chǎn)部提交采購任務(wù)書和需求清單，由采購部選定供應(yīng)商，填寫采購申請(qǐng)，經(jīng)部門經(jīng)理、副總經(jīng)理B和總經(jīng)理審批，簽署材料采購合同，具體見圖3。同時(shí)，采購部向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)材料預(yù)付款，由財(cái)務(wù)部審批完成后，向供應(yīng)商支付預(yù)付款，并記入“應(yīng)付賬款”科目。圖3長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司日常生產(chǎn)材料采購審批流程事后控制方面，長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司在實(shí)施采購驗(yàn)收方面，由供應(yīng)商供貨至倉庫，由采購部進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收并填寫驗(yàn)收單提交倉管部，由倉管部根據(jù)采購審批單、驗(yàn)收單進(jìn)行入庫，填寫存貨臺(tái)賬并提供入庫單據(jù)至采購部。最后，財(cái)務(wù)部根據(jù)采購部提交的入庫單、發(fā)票進(jìn)行材料貨款審批，具體流程見圖4。期末，財(cái)務(wù)部根據(jù)采購部提交的入庫單據(jù)，核實(shí)貨款已付但未驗(yàn)收入庫的在途物資的采購成本，記入“在途物資”科目。圖4長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司材料采購驗(yàn)收流程長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司材料采購業(yè)務(wù)存在的問題材料采購計(jì)劃管理不完善長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司在采購計(jì)劃方面，采購部會(huì)在每年12月根據(jù)下一年的生產(chǎn)訂單需求，制定采購計(jì)劃，并提交采購預(yù)算給財(cái)務(wù)部，作為下一年資金計(jì)劃的依據(jù)。然而，對(duì)于簽署訂單合同并要求本年度內(nèi)完成生產(chǎn)的訂單，并沒有制定采購計(jì)劃和資金計(jì)劃。目前，針對(duì)銷售部簽署的訂單合同，要求當(dāng)年生產(chǎn)，通常是由生產(chǎn)部提出生產(chǎn)需求，主要包括材料、設(shè)備和人員需求，由倉儲(chǔ)部負(fù)責(zé)核實(shí)庫存是否滿足生產(chǎn)需求，若不滿足則由生產(chǎn)部提交采購任務(wù)書和需求清單給采購部，由采購部發(fā)起采購審批流程。長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司年度大宗生產(chǎn)合同量較少，2020年度超過200萬元的生產(chǎn)合同僅2個(gè)，金額合計(jì)500萬元，占全年銷售額58.55%。正是由于大宗生產(chǎn)訂單較少，公司大量的小額生產(chǎn)訂單造成了生產(chǎn)材料需求繁多，難以管控，以至于采購部經(jīng)常性的進(jìn)行采購，甚至多次出現(xiàn)本月采購?fù)瑯拥牟牧?，下個(gè)月因新的生產(chǎn)訂單需求采購?fù)N材料，又發(fā)起一次采購申請(qǐng)。此外，采購數(shù)量也極為不合理。根據(jù)2020年庫存盤點(diǎn)，海德堡四色對(duì)開CD-102的印刷輔料（橡皮夾條）尚有庫存548根，根據(jù)目前每月消耗8根，需要5.7年方可消化完畢，而印刷機(jī)的平均更新年限為5年，客觀上說明采購數(shù)量十分不合理，造成了嚴(yán)重的庫存。然而，在部分生產(chǎn)材料的采購方面，又沒有長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，簡(jiǎn)單按照生產(chǎn)部的當(dāng)前需求進(jìn)行采購，造成了短期內(nèi)多次采購?fù)N材料的情況，影響工作效率。采購部在采購方面存在無計(jì)劃性，存在生產(chǎn)缺乏材料的風(fēng)險(xiǎn)，而且時(shí)不時(shí)的小額采購無法與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，也造成了公司的材料成本居高不下。材料采購審批和驗(yàn)收環(huán)節(jié)不完善長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司在采購審批方面，主要存在兩方面問題。一是公司小額生產(chǎn)訂單多的情況下，原材料采購種類和頻次繁多，根據(jù)2020年采購情況匯總，全年完成材料采購53次，材料采購140種，從單次采購金額劃分來看，全年1萬元以下采購5次，1-5萬元采購20次，5-10萬元采購16次，10-50萬元采購8次，50萬元以上采購4次。無論采購金額大小都需要副總經(jīng)理B、總經(jīng)理簽批，而公司領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間有限，特別是總經(jīng)理簽批環(huán)節(jié)較為緩慢，造成了采購效率較低。二是采購部負(fù)責(zé)采購和驗(yàn)收，沒有其他部門進(jìn)行監(jiān)管，而倉管部只是核對(duì)采購審批單和入庫材料的種類、數(shù)量，不對(duì)入庫質(zhì)量進(jìn)行審核，以至于材料驗(yàn)收管理不嚴(yán)格，客觀造成了不合格的材料入庫。同時(shí)，存在采購驗(yàn)收合格，倉管在入庫運(yùn)輸或倉庫保管過程中出現(xiàn)損壞情況，采購部和倉管部各執(zhí)一詞，互相推脫管理責(zé)任，倉管不出具入庫憑證。采購部無法提供入庫憑證作為驗(yàn)收依據(jù)，無法向財(cái)務(wù)部請(qǐng)款，“在途物資”科目金額無法消減。材料采購方式單一長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司在材料采購的供應(yīng)商選擇方面，采取供應(yīng)商庫、市場(chǎng)詢價(jià)比選的方式進(jìn)行采購，對(duì)于板材、紙張、油墨等高消耗量的材料進(jìn)行集中采購，對(duì)于其他材料則采用市場(chǎng)詢價(jià)比選的方式進(jìn)行采購。目前，長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司已建立供應(yīng)商戰(zhàn)略合作庫，現(xiàn)合作庫內(nèi)共有3家單位，分別負(fù)責(zé)板材、紙張、油墨的供應(yīng)，其他材料由采購部根據(jù)生產(chǎn)需求進(jìn)行招標(biāo)采購。公司成立供應(yīng)商戰(zhàn)略合作庫的初衷是提高服務(wù)效率、質(zhì)量以及價(jià)格，然而早期入庫單位僅剩3家保持合作，以至于形成了價(jià)格壟斷，對(duì)比市場(chǎng)價(jià)格已不再有優(yōu)勢(shì)。另一方面，生產(chǎn)部在采購任務(wù)書和需求清單中，對(duì)于材料的需要進(jìn)行了指定性要求，經(jīng)常出現(xiàn)材料獨(dú)家生產(chǎn)和供應(yīng)的獨(dú)特現(xiàn)象，以至于采購部難以在市場(chǎng)中進(jìn)行詢價(jià)比選，客觀上造成了采購部對(duì)于材料的價(jià)格無法控制，以至于成為材料成本價(jià)格居高不下的主要因素之一。同時(shí)，由于生產(chǎn)需求的材料具有特殊性，因此難以用于其他印刷生產(chǎn)線，一旦原生產(chǎn)訂單中止，所采購的材料將長(zhǎng)期成為庫存，影響公司的資金流轉(zhuǎn)。長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司材料采購業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)采用定量與定期結(jié)合的采購方式制定計(jì)劃為改善長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司在材料采購計(jì)劃方面的不足，我認(rèn)為應(yīng)該采取ABC分類方法制定采購計(jì)劃，對(duì)于物料材料中的種類較少但占用金額較大的材料采取定量采購，當(dāng)庫存量降低至安全值時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充采購，對(duì)于物料種類大，占用資金量較少的材料采取定期采購，根據(jù)倉庫盤點(diǎn)情況進(jìn)行采購控制存貨量。根據(jù)2020年度的材料使用種類與金額的情況，對(duì)于物料材料中的種類較少但占用金額較大的版材、油墨根據(jù)往年的生產(chǎn)使用情況，結(jié)合當(dāng)年的生產(chǎn)計(jì)劃制定采購計(jì)劃，報(bào)財(cái)務(wù)部申請(qǐng)資金預(yù)算進(jìn)行材料的定量采購。而對(duì)于種類繁多，且占用金額較少的紙張、印刷輔料等采用定期采購的方式。同時(shí)，根據(jù)定期采購材料的當(dāng)年生產(chǎn)計(jì)劃及實(shí)際使用情況，實(shí)時(shí)調(diào)整訂貨周期，并編制成表，確保材料按時(shí)入庫又不會(huì)產(chǎn)生過多庫存，具體分類見表2。表2長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司材料采購方式及周期類別材料種類采購方式采購周期A版材定量采購6個(gè)月油墨6個(gè)月B紙張定期采購3個(gè)月印刷輔料3個(gè)月C勞保品3個(gè)月軟片3個(gè)月完善采購審批和驗(yàn)收環(huán)節(jié)為改善長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司在材料采購審批方面的不足，我認(rèn)為應(yīng)該對(duì)采購審批和驗(yàn)收審批環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化。生產(chǎn)部提出需求采購部通知供應(yīng)商報(bào)價(jià)生產(chǎn)部提出需求采購部通知供應(yīng)商報(bào)價(jià)5-10萬元訂單，副總經(jīng)理審批10萬元以上訂單，總經(jīng)理審批采購訂購5萬元以下訂單，采購部經(jīng)理審批圖5長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司材料采購審批流程優(yōu)化（權(quán)限劃分）二是加強(qiáng)長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司的采購驗(yàn)收，首先明確采購部經(jīng)辦人員為材料質(zhì)量第一責(zé)任人，在驗(yàn)收流程中加入“質(zhì)檢部和生產(chǎn)部”，以生產(chǎn)部、質(zhì)檢部、采購部聯(lián)合對(duì)材料進(jìn)行抽檢、驗(yàn)收，符合訂購合同質(zhì)量要求方可要求倉管部入庫。倉管部根據(jù)入庫清單核對(duì)完成入庫后，由倉管部出具入庫單，交采購部。最后由采購部提交入庫單、發(fā)票至財(cái)務(wù)部請(qǐng)款，由財(cái)務(wù)人員核實(shí)票據(jù)信息，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)簽批完成付款工作，并錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，確保賬實(shí)一致。材料采購方式和途徑多元化為降低長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司采購成本，改善供應(yīng)商庫價(jià)格壟斷的現(xiàn)狀，我認(rèn)為應(yīng)該進(jìn)一步擴(kuò)充戰(zhàn)略合作供應(yīng)商的數(shù)量，確保供應(yīng)商庫中供應(yīng)A類別材料的供應(yīng)商不少于3家。對(duì)于供應(yīng)商庫中的單位進(jìn)行定期評(píng)價(jià)，服務(wù)質(zhì)量高、效率高、具有價(jià)格優(yōu)勢(shì)的供應(yīng)商優(yōu)先合作，形成良好的采購比價(jià)模式。對(duì)于B、C類別材料，在多方比價(jià)的情況下，優(yōu)先選擇供應(yīng)商庫內(nèi)單位，讓更多的單位進(jìn)入供應(yīng)商庫，進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)，末位淘汰制篩選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。為降低長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司采購成本，通過定期的長(zhǎng)沙地區(qū)印刷材料的實(shí)地考察，以及網(wǎng)絡(luò)查詢等方式，梳理出適合長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司的季度材料價(jià)格信息表，以此作為詢價(jià)比選的依據(jù)，也可以增加供應(yīng)商的數(shù)量，從而為降低采購成本提供有力支持，具體信息表見表3。同時(shí)，在財(cái)務(wù)處理方面，可以采用商業(yè)匯票對(duì)長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商進(jìn)行付款，并計(jì)入“應(yīng)付票據(jù)”科目，在供應(yīng)商選擇方面也應(yīng)優(yōu)先選擇接受“商業(yè)匯票”的，以此降低公司的現(xiàn)金支出。表32020年長(zhǎng)沙地區(qū)印刷材料價(jià)格行情咨詢表設(shè)計(jì)材料類別規(guī)格品牌市場(chǎng)詢價(jià)供應(yīng)商備注一季度二季度三季度四季度總結(jié)長(zhǎng)沙昊天印刷有限公司在材料采購方面存在材料繁雜、成本難以有效控制的情況，通過對(duì)采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程進(jìn)行優(yōu)化，采取定量和定期相結(jié)合的采購形式，保障了庫存量維持在合理水平，在采購審批、驗(yàn)收以及供應(yīng)商的選擇方面進(jìn)行完善，有效降控制了公司的材料費(fèi)用，降低了公司的成本費(fèi)用，提高了公司的運(yùn)營(yíng)能