Excel在財務中的應用 第3版 課件 項目六 Excel在存貨管理中的應用

項目六Excel在存貨管理中的應用項目一

任務一采購與成品入庫業(yè)務處理任務二銷售與車間領(lǐng)料業(yè)務處理任務三庫存管理任務四存貨明細賬任務五制定薪金等級知識目標和能力目標知識目標：1.掌握進銷存的業(yè)務處理流程。2.了解進銷存管理中數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。能力目標：1.學會使用Excel設(shè)計進銷存管理系統(tǒng)。2.掌握工作表數(shù)據(jù)之間的操作。工作任務分解及操作1.進貨流程：采購員接到缺貨信息后，分析缺貨信息是否合理，再將訂單下達給供應商；材料送達后，實物入庫，根據(jù)入庫單登記庫存賬。2.銷售流程：接收客戶訂單，簽約銷售合同，向客戶發(fā)貨并收款；每筆銷售業(yè)務發(fā)生時都要及時更新庫存。3.庫存管理流程：材料采購入庫、產(chǎn)品完工入庫、領(lǐng)料退貨等均是涉及庫存變化的業(yè)務，均需在進出時及時記錄并處理。o1采購與成品入庫業(yè)務處理任務一采購與成品入庫業(yè)務處理1.建立基礎(chǔ)信息表名稱引用位置范圍供應商名稱=OFFSET(基礎(chǔ)信息表!$A$2,0,0,COUNTA(基礎(chǔ)信息表!$A:$A)-1)工作簿客戶名稱=OFFSET(基礎(chǔ)信息表!$B$2,0,0,COUNTA(基礎(chǔ)信息表!$B:$B)-1)工作簿原材料=OFFSET(基礎(chǔ)信息表!$D$2,0,0,COUNTA(基礎(chǔ)信息表!$D:$D)-1)工作簿庫存商品=OFFSET(基礎(chǔ)信息表!$I$2,0,0,COUNTA(基礎(chǔ)信息表!$I:$I)-1)工作簿定義名稱為了方便輸入并防止輸入錯誤，可以進行“數(shù)據(jù)驗證”設(shè)置。數(shù)據(jù)驗證2.編制“采購業(yè)務表”

單元格E4，輸入“=VLOOKUP(D4,基礎(chǔ)信息表!$D:$G,2,0)”，則E列將返回存貨對應的單位。

單元格F4，輸入“=VLOOKUP(D4,基礎(chǔ)信息表!$D:$G,3,0)”，則F列將返回存貨對應的類別。

單元格G4，輸入“=VLOOKUP(D4,基礎(chǔ)信息表!$D:$G,4,0)”，則G列將返回存貨對應的規(guī)格型號。完成采購業(yè)務明細表應付總額：N4=L4+M4其中：存貨成本：L4=I4*J4+K4分析采購數(shù)據(jù)1）按供貨商查看知識技能一：分類匯總1.顯示或隱藏明細數(shù)據(jù)（1）運用任務窗格的加減號和級別號知識技能一：分類匯總1.顯示或隱藏明細數(shù)據(jù)（1）運用任務窗格的加減號和級別號知識技能一：分類匯總1.顯示或隱藏明細數(shù)據(jù)（2）運用功能區(qū)選項卡中的按鈕知識技能一：分類匯總2.編輯或清除分類匯總

一個分類匯總雖然可以對多列進行計算，但同時只能按一個字段匯總并執(zhí)行一種計算。知識技能一：分類匯總

在【匯總方式】下除了常規(guī)求和外，還可以求平均值、最大/最小值等；現(xiàn)以“計數(shù)”為例。知識技能一：分類匯總2.編輯或清除分類匯總

如果不再需要此分類匯總，可將其刪除。

需要說明的是，分類匯總一旦執(zhí)行全部刪除，Excel無法執(zhí)行“撤銷鍵入”操作，也就意味著無法回到分類匯總前的某項操作，實際工作中請注意數(shù)據(jù)的保存和備份。知識技能二：SUBTOTAL函數(shù)

通常，使用“分類匯總”命令創(chuàng)建的列表，可自動生成SUBTOTAL函數(shù)。當然，也可直接使用SUBTOTAL函數(shù)完成相關(guān)數(shù)據(jù)的匯總。

語法格式：SUBTOTAL(function_num,ref1,[ref2],...])。

function_num：可以指定1到11（包含隱藏值）或101到111（忽略隱藏值）之間的數(shù)字，用于指定使用何種函數(shù)在列表中進行分類匯總計算。

ref：要進行分類匯總計算的命名區(qū)域或引用。function_num（包含隱藏值）function_num（忽略隱藏值）對應函數(shù)1101AVERAGE（算數(shù)平均值）2102COUNT（計算包含數(shù)字的單元格個數(shù)）3103COUNTA（計算不為空單元格的個數(shù)）4104MAX（一組值中的最大值）5105MIN（一組值中的最小值）6106PRODUCT（乘積）7107STDEV（估計基于樣本的標準偏差）8108STDEVP（整個樣本總體的標準偏差）9109SUM（求和）10110VAR(基于給定樣本的方差)11111VARP(基于整個樣本總體的方差)知識技能二：SUBTOTAL函數(shù)關(guān)于隱藏值的說明

實際運用SUBTOTAL函數(shù)時，并不需要死記硬背每個數(shù)字具體對應什么函數(shù)，當單元格輸入“=SUBTOTAL(”后，Excel會給出參數(shù)供選擇關(guān)于隱藏值的說明2）按存貨名稱查看分析采購數(shù)據(jù)先手動將主分類字段進行排序，Excel才會按此分類執(zhí)行匯總。2）按存貨名稱查看分析采購數(shù)據(jù)知識技能三：排序

排序，是指按照指定的順序?qū)?shù)據(jù)重新排列組織，是數(shù)據(jù)整理的一種重要手段。通常，數(shù)據(jù)排序要求每列中的數(shù)據(jù)類型相同，而且不允許有空行或空列，也不能有合并的單元格。

1.排序操作（1）單列排序與多列排序（2）按顏色排序（3）自定義排序

1.排序操作2.SORT函數(shù)含義：SORT函數(shù)可對某個區(qū)域范圍或數(shù)組的內(nèi)容進行排序。語法格式為：SORT(array,[sort_index],[sort_order],[by_col])其中：array是要排序的區(qū)域或數(shù)組；sort_index表示排序字段在所在array中的數(shù)字；sort_order表示所需排序順序的數(shù)字，默認1表示升序，-1表示降序；by_col表示所需排序方向的邏輯值，默認FALSE是按行排序，TRUE是按列排序。

3.SORTBY函數(shù)含義：如果想要對網(wǎng)格中的數(shù)據(jù)排序，最好用SORTBY函數(shù)。SORTBY函數(shù)是基于某范圍或數(shù)組中的值對一些列范圍或數(shù)組的內(nèi)容進行排序。語法格式為：SORTBY(array,by_array1,[sort_order1])其中：array是要排序的區(qū)域或數(shù)組；by_array1是要進行排序的范圍或數(shù)組的依據(jù)；sort_order表示所需排序順序的數(shù)字，默認1表示升序，-1表示降序；因為可以實現(xiàn)多字段排序，所以可根據(jù)需求添加by_array2和其對應的sort_order2。3.編制“成品入庫表”單元格E4，輸入公式“=VLOOKUP(D4,基礎(chǔ)信息表!$I:$L,2,FALSE)”，則E列將返回存貨對應的單位。單元格F4，輸入公式“=VLOOKUP(D4,基礎(chǔ)信息表!$I:$L,3,FALSE)”，則F列將返回存貨對應的類別。單元格G4，輸入公式“=VLOOKUP(D4,基礎(chǔ)信息表!$I:$L,4,FALSE)”

則G列將返回存貨對應的規(guī)格型號。3.編制“成品入庫表”

手工輸入H列“結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)量”和I列“結(jié)轉(zhuǎn)單價”后，選擇單元格J4，輸入公式“=H4*I4”，即“結(jié)轉(zhuǎn)金額=結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)量*結(jié)轉(zhuǎn)單價”o2銷售與車間領(lǐng)料業(yè)務處理

單元格F4，輸入“=IF(D4="材料",VLOOKUP(E4,基礎(chǔ)信息表!$D:$G,2,FALSE),IF(D4="商品",VLOOKUP(E4,基礎(chǔ)信息表!$I:$L,2,FALSE),“請檢查存貨名稱輸入是否正確”))”，返回存貨對應的單位。同理返回G列存貨對應的類別、H列存貨對應的規(guī)格型號。1.編制“銷售業(yè)務表”任務二銷售與車間領(lǐng)料業(yè)務處理用IF函數(shù)區(qū)分不同的銷售業(yè)務

銷售業(yè)務，若實現(xiàn)主營業(yè)務收入，減少的是庫存商品，若實現(xiàn)其他業(yè)務收入，減少的是原材料，故要增加“摘要”來區(qū)分不同的屬性。1.編制“銷售業(yè)務表”2.編制”車間領(lǐng)料表”同“采購業(yè)務表”，設(shè)置E列、F列和G列相關(guān)公式選擇J4單元格，輸入“=H4*I4”知識技能三：多條件求和間的區(qū)別o3庫存管理任務三庫存管理1.編制“庫存管理表”

材料是采購入庫的，數(shù)據(jù)來源為“采購業(yè)務表”；產(chǎn)成品是車間生產(chǎn)完工后結(jié)轉(zhuǎn)入庫的，數(shù)據(jù)來源為“成品入庫表”。

材料的減少可能是車間領(lǐng)料，也可能是出售多余材料，所以數(shù)據(jù)來源包含“銷售業(yè)務表”和“車間領(lǐng)料表”；產(chǎn)品的減少一般來說是因為銷售實現(xiàn)了主營業(yè)務收入，所以數(shù)據(jù)來源為“銷售業(yè)務表”。2.編輯相關(guān)單元格公式（1）原材料的“入庫數(shù)量”和“入庫金額”（2）產(chǎn)成品的“入庫數(shù)量”和“入庫金額”（3）原材料的“出庫數(shù)量”和“出庫金額”（4）產(chǎn)成品的“出庫數(shù)量”和“出庫金額”（5）計算“期末數(shù)量”和“期末金額”3.錄入業(yè)務，美化單元格格式設(shè)置“預警”列【條件格式】

選擇單元格N4，輸入公式“=IF(K4<=M4,"*","")”3.錄入業(yè)務，美化單元格格式設(shè)置“預警”列【條件格式】

條件格式可以根據(jù)特定條件對數(shù)據(jù)進行格式標識，以更加直觀地獲取特定問題的視覺提示，常被應用在單元格、表格和數(shù)據(jù)透視表中?！皸l件格式”的菜單欄由3塊內(nèi)容構(gòu)成：1．僅對部分單元格設(shè)置格式2.使用數(shù)據(jù)條/色階/圖標集設(shè)置所有單元格格式3.新建/管理/清除規(guī)則

知識技能四：條件格式1．僅對部分單元格設(shè)置格式知識技能四：條件格式2．使用數(shù)據(jù)條/色階/圖標集設(shè)置所有單元格格式知識技能四：條件格式3．新建/管理/清除規(guī)則知識技能四：條件格式

增設(shè)“安全”列，執(zhí)行【新建規(guī)則】，選中【使用公式確定要設(shè)置格式的單元格】，在“為符合此公式的值設(shè)置格式”中輸入“=$K1>$M1”，調(diào)整【填充】為綠色。知識技能四：條件格式條件格式規(guī)則的優(yōu)先級

列表中較高處規(guī)則的優(yōu)先級高于較低處的規(guī)則；因為默認情況下，新規(guī)則總是添加到列表的頂部，所以具有較高的優(yōu)先級。4.利用數(shù)據(jù)透視表進行分析4.利用數(shù)據(jù)透視表進行分析完成數(shù)據(jù)透視圖o4存貨明細賬任務四存貨明細賬1.編制“進銷總記錄表”

分別從“采購業(yè)務表”“成品入庫表”“銷售業(yè)務表”“車間領(lǐng)料表”“庫存管理表”中復制相關(guān)信息。關(guān)于“選擇性粘貼”的說明1.編制“進銷總記錄表”知識技能五：數(shù)據(jù)的舍入1.ROUND/ROUNDUP/ROUNDDOWN函數(shù)ROUND函數(shù)用于對數(shù)值進行四舍五入；ROUNDUP函數(shù)用于向上舍入（遠離零）；ROUNDDOWN函數(shù)則是向下舍入（朝向零）。三者的語法格式均為：(number,num_digits)其中，number是要四舍五入的數(shù)字，num_digits表示四舍五入的位數(shù)，即計算精度。知識技能五：數(shù)據(jù)的舍入2.INT函數(shù)/TRUNC函數(shù)INT函數(shù)只有一位參數(shù)(number)，表示將數(shù)字向下舍入到最接近的整數(shù)；當number是負數(shù)時只會朝著遠離零的方向?qū)?shù)字舍入。TRUNC函數(shù)表示將數(shù)字的小數(shù)部分截去，以返回整數(shù)。語法格式為TRUNC(number,[num_digits])，不同于ROUND系列函數(shù)，num_digits是一個可選項，參數(shù)省略時，默認值為零。知識技能五：數(shù)據(jù)的舍入第一列num_digits為-1，第二列為0，第三列為1。ROUNDDOWN和TRUNC函數(shù)的結(jié)果是一樣的，唯一的區(qū)別是公式中參數(shù)的寫法格式存在細微差別，因為TRUNC函數(shù)的num_digits是可選項，而在ROUNDDOWN函數(shù)中為必選項，即便省略，也要保留參數(shù)間的逗號。知識技能五：數(shù)據(jù)的舍入3.CEILING函數(shù)/FLOOR函數(shù)

CEILING函數(shù)用于向上舍入（遠離零的方向）最接近指定參數(shù)的倍數(shù)；FLOOR函數(shù)用于（朝向零的方向）向下舍入最接近指定參數(shù)的倍數(shù)。

語法格式均為(number,significance)，其中，number是待舍入的數(shù)字，significance是基數(shù)。CEILING(2.5,2)=4FLOOR(-2.5,-2)=-4知識技能五：數(shù)據(jù)的舍入4.ODD函數(shù)/EVEN函數(shù)

ODD函數(shù)用于將正數(shù)向上舍入到最接近的奇數(shù)，將負數(shù)向下舍入到最接近的奇數(shù)；

EVEN函數(shù)用于將正數(shù)向上舍入到最接近的偶數(shù)，將負數(shù)向下舍入到最