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記錄控制程序1、目的對質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系的記錄進行控制和管理,是提供產(chǎn)品生產(chǎn)過程質量管理是否符合要求和質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系有效運行的客觀證據(jù),同時也為產(chǎn)品的可追溯性及制訂糾正、風險應對控制以及保持和改進質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系提供信息。2、適用范圍適用于公司質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系運行記錄、施工過程記錄、工程質量記錄和來自供方等有關外來記錄的控制。職責3.1質量管理部3.1.1負責對分公司/項目部的施工過程記錄和工程質量記錄的形成進行檢查、指導。3.1.2負責工程完工后的施工過程記錄和工程質量記錄的匯總、歸檔和向顧客或國家相關部門移交。3.1.3在質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系運行過程中,對相關單位質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系運行記錄的形成進行檢查、指導。3.1.4負責質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系審核和管理評審記錄的整理、立卷、保管和處置。3.2各單位(部室)負責本單位(部室)職責范圍內(nèi)的各類記錄的形成、整理、保管、處置。4、工作流程(見附圖)5、控制要求5.1記錄的分類5.1.1施工過程記錄a)工程洽商記錄;b)圖紙會審記錄;c)圖紙和技術資料發(fā)放記錄;d)施工日志;e)地基處理記錄;f)設備開箱記錄;g)工序交接記錄;h)試運行記錄;i)其它施工過程記錄。附圖:序號過程內(nèi)容實施單位質量管理部分公司/項目部相關部室1記錄填寫和標識2施工過程記錄、工程質量記錄/質量管理體系運行記錄檢查、指導3記錄收集、編目、立卷、保管4需歸檔的施工過程記錄和工程質量記錄移交質量管理部5對移交的施工過程記錄和工程質量記錄編目、立卷6立卷后的施工過程記錄和工程質量記錄向公司檔案室歸檔或交給顧客或者國家相關部門7各單位對需要歸檔的記錄向公司檔案室歸檔8對保管或保存期滿的記錄進行處理5.1.2工程質量記錄a)樁基試驗、檢驗記錄(報告);b)工程材料、預制構件、構配件質量證明文件及復試試驗報告;c)施工試驗記錄;d)隱蔽工程檢查記錄;e)地基驗槽記錄;f)測量記錄;g)工程質量事故處理記錄;h)工程質量檢驗記錄;i)設備、產(chǎn)品質量檢查安裝記錄;j)調(diào)試記錄;k)沉降觀測記錄;l)功能性試驗記錄;m)預檢記錄;n)其它工程質量記錄。施工過程記錄和工程質量記錄表格采用國家標準、規(guī)范和有關法律、法規(guī)、文件要求或顧客規(guī)定的統(tǒng)一表格。沒有規(guī)定表格的各單位專用表格可自行設計,報質量管理部備案。5.1.3質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運行記錄見各程序文件。5.2記錄的形成記錄是根據(jù)《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》以及其他相關法規(guī)、標準、顧客和公司質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系文件的要求,以文字、圖表、聲像等各種形式產(chǎn)生。5.3記錄的要求5.3.1記錄由相關責任人形成。5.3.2記錄要及時。施工過程記錄和工程質量記錄與工程進度同步進行;質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運行記錄與其過程同步進行。5.3.3記錄應清晰,內(nèi)容真實完整。5.3.4記錄中的內(nèi)容和數(shù)據(jù)不得隨意更改。如有充分的證據(jù)證明其記錄有誤,要由原記錄人用劃線的方式進行修正,并簽名,注上修改日期。5.4記錄的標識5.4.1各種按國家標準、規(guī)范統(tǒng)一規(guī)定的記錄用統(tǒng)一記錄表格原有編號或按其規(guī)定的編號規(guī)則編號作為標識。5.4.2各種沒有統(tǒng)一規(guī)定的施工過程記錄、工程質量記錄表格,由質量管理部組織統(tǒng)一設計,按《質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件/記錄編號規(guī)則》編號作為標識。5.4.3各種質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運行記錄表格,由質量管理部組織統(tǒng)一設計,按《質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件/記錄編號規(guī)則》編號作為標識,編入《記錄清單》。5.4.4各卷記錄在封面和脊背填寫案卷題名作為標識,具體要求按《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》中的相關規(guī)定執(zhí)行。5.5記錄的整理5.5.1施工過程記錄和工程質量記錄的整理a)各相關單位對分類整理成卷的施工過程記錄和工程質量記錄進行編目,并在封面和脊背予以標識,填寫卷內(nèi)目錄,以利于檢索;b)分公司/項目部對工程分包方、勞務分包方施工過程記錄和工程質量記錄的收集也按a)條的要求進行管理。5.5.2質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運行記錄的整理各相關單位對分類整理成卷的質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運行記錄進行編目,并在封面和脊背予以標識,填寫卷內(nèi)目錄,以利于檢索。5.6記錄的檢查指導質量管理部在施工過程中隨時對分公司/項目部施工過程記錄和工程質量記錄以及在審核過程中對各相關單位質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運行記錄進行檢查、指導。5.7記錄的移交、歸檔5.7.1施工過程記錄和工程質量記錄的移交歸檔a)工程完工后,各相關單位將需歸檔的施工過程記錄、工程質量記錄整理立卷,移交給質量管理部,并由記錄接收人在原卷內(nèi)目錄上簽字確認;b)質量管理部將接收的記錄按歸檔要求組織立卷、編目,具體要求按《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》執(zhí)行;c)質量管理部按規(guī)定分別向公司檔案室、顧客和國家相關部門移交立卷后的記錄。5.7.2各單位將需交公司歸檔的記錄于次年3月前上交給公司檔案室。5.8記錄的貯存、保管5.8.1歸檔后的記錄由公司檔案室按《檔案管理規(guī)定》保管。5.8.2各單位分發(fā)的記錄應做好登記,自行保管的記錄,需分類立卷,專人保管。5.8.3記錄的貯存環(huán)境要求防潮、防蟲、防腐、防水、防塵、防盜、防丟失和損壞。5.9記錄的借閱5.9.1借閱本單位的記錄必須經(jīng)單位負責人同意。5.9.2借閱已歸檔的記錄時須經(jīng)公司主管副總經(jīng)理批準。5.9.3借閱的記錄不得被更改、撕頁、拆散、污損、轉借和丟失。5.9.4任何外單位人員不得借閱有關記錄。5.9.5顧客代表或供方在主管副總經(jīng)理批準后可查閱批準范圍內(nèi)的記錄。5.10記錄的保留期限5.10.1施工過程記錄和工程質量記錄的保管期限分永久、長期、短期三種,各種記錄的保留期限見《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》。特種設備制作安裝記錄的保留期限按國家相關規(guī)定執(zhí)行。5.10.2各單位自行保管的記錄和質量管理體系運行記錄的保管期限一般
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