長沙來畫科技公司接待方案設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)年4月長沙來畫科技公司接待方案設(shè)計(jì)背景介紹長沙來畫創(chuàng)新科技有限公司（以下簡稱“來畫”），于2020年10月成立?？偛课挥谏钲凇Ｗ鳛橹袊准胰I(lǐng)域數(shù)字化云端視頻創(chuàng)作創(chuàng)意平臺，來畫是短視頻細(xì)分領(lǐng)域的獨(dú)角獸企業(yè)，目前是新華社、國家文化和旅游部、人民日報(bào)的官方戰(zhàn)略合作伙伴，也是國家首個融媒體重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的技術(shù)參與方之一。相比于其他功能單一的短視頻平臺，來畫推出“短視頻云端創(chuàng)作”、“視覺資產(chǎn)管理協(xié)同系統(tǒng)”、“全視頻辦公寶”、“創(chuàng)作者聯(lián)盟”、“視頻營銷”和“教育培訓(xùn)”六大產(chǎn)品矩陣，為用戶提供真正的一站式視頻化辦公服務(wù)，降低制作門檻，減少制作成本，提高傳播效率。至今為止，來畫完成了天使輪，pre-A輪，A輪，B輪和B3輪共累計(jì)5億融資，投資機(jī)構(gòu)包括齊心集團(tuán)、第一視頻、普維資本、雷雨資本、頭頭是道、道生壹、啟賦資本等。來畫總部設(shè)在深圳，長沙是主要的技術(shù)研發(fā)中心，除此之外，來畫全國網(wǎng)點(diǎn)布局北京、上海、武漢、南京、成都、?？诘绕渌?3個城市，團(tuán)隊(duì)人數(shù)超300人。接待目的湖南省輕工鹽業(yè)集團(tuán)是一家以鹽及食品、醫(yī)療健康、投資及金融管理為主業(yè)的省屬國有大型企業(yè)。為提高企業(yè)知名度，打響其產(chǎn)品品牌度，產(chǎn)品市場占有率，且符合現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)潮流，新媒體運(yùn)營思路，故希望與我司達(dá)成合作。本次接待希望通過向?qū)Ψ焦菊故疚宜境晒Φ陌咐?，表現(xiàn)我司對該相關(guān)業(yè)務(wù)的成熟經(jīng)驗(yàn)，風(fēng)格與能力，能夠全權(quán)代理湖南鹽業(yè)公司抖音代運(yùn)營業(yè)務(wù)，針對湖南鹽業(yè)公司公司形象，性質(zhì)，產(chǎn)品等方面塑造IP設(shè)計(jì)。準(zhǔn)備工作迎接前的準(zhǔn)備物料準(zhǔn)備：準(zhǔn)備迎接的物料，如：彩旗，新鮮的水果，領(lǐng)導(dǎo)的名牌，公司簡介宣傳單，易拉寶等；人員準(zhǔn)備：總經(jīng)理，總經(jīng)理助理，人事主管，行政主管，攝影師，市場部人員，財(cái)務(wù)人員等。迎接工作：相關(guān)人員在公司樓下等候，迎接湖南鹽業(yè)公司主要來訪領(lǐng)導(dǎo)，公司通過視頻及宣傳單、易拉寶展示公司發(fā)展歷程，以及公司部分成功的案例，重要合作伙伴，合作項(xiàng)目等；保潔工作：物業(yè)、保潔提前打掃，各部門工作人員保持工位的整潔與干凈，爭取表現(xiàn)的積極向上；安保工作：園區(qū)保安全程保證與會人員安全；檢查消防通道，消防用品的當(dāng)前狀況，是否可以使用。接待負(fù)責(zé)人長沙來畫科技公司總經(jīng)理、人事主管負(fù)責(zé)人，公司行政主管及公司主要部門負(fù)責(zé)人、聯(lián)絡(luò)人員。創(chuàng)智園園區(qū)相關(guān)負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)人員。接待事項(xiàng)就餐事先調(diào)查參會小組成員有什么忌口，多安排一些當(dāng)?shù)靥厣耍M量安排每餐特色，菜品多種多樣，保證好食物的鮮活和安全問題。提前獲悉對方公司來訪的人數(shù)，根據(jù)對方來訪的人數(shù)，己方的陪同人員數(shù)量，安排適量的菜肴數(shù)量。位置安排：總經(jīng)理作為主陪坐在面對房門的上方中間位置，副主陪人員公司董事在主陪總經(jīng)理的對面，本次來訪主要領(lǐng)導(dǎo)湖南鹽業(yè)集團(tuán)副黨委書記，在總經(jīng)理的右手，集團(tuán)品牌宣傳部領(lǐng)導(dǎo)在總經(jīng)理，董事的左手，黨委宣傳部領(lǐng)導(dǎo)在公司的董事的右手，來訪的湖南鹽業(yè)集團(tuán)秘書在公司的董事的左手，其他陪同就餐人員可以隨意安排。選擇公司附近的圣爵菲斯酒店（來芒果TV錄節(jié)目的明星大多數(shù)選擇此酒店）提前預(yù)定一或兩桌酒席，點(diǎn)一些高檔一點(diǎn)的菜式菜肴，準(zhǔn)備好上檔次的酒和煙，不能讓來訪的領(lǐng)導(dǎo)受到怠慢。禮儀標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)與尊者交換名片時，雙手遞上，身體可微微前傾，說一句請多關(guān)照。你想得到對方名片時，可以用請求的口吻說：如果您方便的話，能否留張名片給我?作為接名片的人，雙手接過名片后，應(yīng)仔細(xì)地看一遍，千萬不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。在走廊的引導(dǎo)方法：接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。樓梯的引導(dǎo)方法：當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時，應(yīng)該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時。會議室里的引導(dǎo)方法：當(dāng)客人走入會議室，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點(diǎn)頭禮后離開。如客人錯坐下座，應(yīng)請客人改坐上座(一般靠近門的一方為下座)。接待流程時間安排早上提前讓參與接待流程的人員9點(diǎn)到公司。早上9：00去附近的超市購買當(dāng)日新鮮的水果，購買甜的水果，確保水果不酸，沒有腐敗變質(zhì)的水果。在超市切成小塊，準(zhǔn)備塑料小叉子。10：00在公司下面等候，讓行政部人員和助理在公司樓下等候領(lǐng)導(dǎo)過來，預(yù)估10：30接到領(lǐng)導(dǎo)。主要負(fù)責(zé)人（總經(jīng)理及相關(guān)負(fù)責(zé)人）在公司門口等候。10：30前布置好場地，準(zhǔn)備名牌，水果果盤，參會材料，介紹公司的IP設(shè)計(jì)，產(chǎn)品的ppt（提前幾天做好反復(fù)檢查后上傳）。椅子一一對應(yīng)名牌。10：30-10：50，等領(lǐng)導(dǎo)過來時，助理在旁邊介紹公司負(fù)責(zé)接待的人，總經(jīng)理迎上來，負(fù)責(zé)介紹公司的發(fā)展歷程（提前在進(jìn)公司的路上門口樹立易拉寶）。主要介紹來畫的基本介紹，來畫的核心技術(shù)，來畫的行業(yè)地位，來畫的榮譽(yù)成就，其他成果及公司福利等。和鹽業(yè)集團(tuán)來的領(lǐng)導(dǎo)交流問候，解答疑問。11：00-11：40，邀請領(lǐng)導(dǎo)去會議室，具體商談此次合作的內(nèi)容。11：42-11：45會后合影，拿上來畫的吉祥物，總經(jīng)理和主要領(lǐng)導(dǎo)合影。11：50-12：40邀請來訪領(lǐng)導(dǎo)去預(yù)定的餐廳，共進(jìn)午餐。公司這邊人員準(zhǔn)備清理場地。13：00，結(jié)束本次會談及接待。參觀與公司介紹現(xiàn)場展示主要由熟悉公司業(yè)務(wù)的市場部人員帶領(lǐng)參觀以下來畫重大事件獲得的獎項(xiàng)，當(dāng)時達(dá)成合作與相關(guān)人員的合影等等。按以下流程進(jìn)行：?成為新華社、國家文化和旅游部官方戰(zhàn)略合作伙伴。? 同道大叔星座視頻、飯局的誘惑和火星情報(bào)局等國民網(wǎng)紅視頻節(jié)目的官方動畫視頻。? 來畫聯(lián)合新華社落地了國家級融媒體實(shí)驗(yàn)室（全國僅有的4個國家級重點(diǎn)融媒體實(shí)驗(yàn)室之一），并為新華社打造了“時政動漫短視頻平臺”。? 來畫聯(lián)合人民日報(bào)舉辦了《我與中國》短視頻大賽；來畫與南山區(qū)政府聯(lián)合舉辦了《改革40周年》短視頻大賽。? 來畫在新冠疫情中連續(xù)榮獲兩輪（B2、B3輪）融資。?《中國改革開放40周年》官方動畫視頻制作方。隨后引導(dǎo)相關(guān)人員去展廳的大屏幕觀看相關(guān)視頻。播放視頻由市場部人員提前打開大屏幕，一人介紹，一人操作屏幕按以下視頻順序播放：? 2020年12月27日，來畫榮登《CCTV1新聞聯(lián)播》的專題采訪。? 2021年01月04日，深圳市市委書記王偉中、深圳市市長陳如桂、深圳市市委常委黃敏等一行領(lǐng)導(dǎo)為來畫指導(dǎo)工作，對來畫發(fā)布的新產(chǎn)品“來畫視頻”（soom）表示稱贊。? 2021年03月20日，中央中央政治局委員、中央書記處書記、中宣部部長黃坤明等一行領(lǐng)導(dǎo)來到長沙馬欄山，參觀來畫的長沙研發(fā)基地并為來畫指導(dǎo)工作。? 來畫制作出品了28集疫情防控動畫宣傳視頻，免費(fèi)提供給政府、媒體、企業(yè)等機(jī)構(gòu)進(jìn)行宣傳推廣，助力科學(xué)抗疫；累計(jì)曝光量達(dá)4.2億次。協(xié)商地點(diǎn)湖南省長沙市馬欄山創(chuàng)智園長沙來畫科技有限公司的會議室協(xié)商時間2021年4月20日協(xié)商人員（1）我司協(xié)商主要人員：公司總經(jīng)理：負(fù)責(zé)主要決斷；其他董事：旁聽，建議，討論；技術(shù)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)技術(shù)支持，討論技術(shù)可行性，采取相關(guān)技術(shù)的價值判斷；市場部負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)公司業(yè)務(wù)管理，對外招商引資，提供報(bào)價參考；其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)的溝通與協(xié)商。（2）湖南鹽業(yè)集團(tuán)協(xié)商主要人員：黨委副書記、集團(tuán)品牌宣傳部負(fù)責(zé)人。（3）其他與會人員：雙方主領(lǐng)導(dǎo)的秘書：負(fù)責(zé)記錄商討細(xì)節(jié)，協(xié)助主要領(lǐng)導(dǎo)商談，擬定雙方談判，可能達(dá)成合作的方案草案等；攝影師：在重要時間點(diǎn)負(fù)責(zé)攝影；雙方法務(wù)人員：確保雙方合作細(xì)節(jié)符合法律規(guī)定；雙方財(cái)務(wù)人員：若達(dá)成合作意向，確定相關(guān)財(cái)務(wù)問題。協(xié)商流程安排協(xié)商流程（1）用電視顯示屏幕展示過往與其他公司合作的IP設(shè)計(jì)，體現(xiàn)客戶公司從未設(shè)計(jì)IP到現(xiàn)在IP上線后取得的成就；（2）播放來畫公司對外介紹PPT，介紹公司的發(fā)展歷程，彰顯公司的使命與愿景，突出勇敢正直，細(xì)致創(chuàng)新的價值觀；（3）雙方就深入合作進(jìn)行探討。主要協(xié)商內(nèi)容（1）表明我公司合作的意愿與能力，并向湖南鹽業(yè)公司展示我公司的初步方案，針對其公司形象、性質(zhì)、產(chǎn)品等方面提出IP塑造的初步思路，以及能夠?yàn)閷Ψ綆淼膬r值；（2）雙方就合作的方向及落地進(jìn)行深入的討論，并明確時間點(diǎn)及雙方具體對接人員。協(xié)商注意事項(xiàng)（1）做好充足準(zhǔn)備，將所需的材料、硬件等準(zhǔn)備完善，讓對方感受到我們的誠意與實(shí)力；（2）根據(jù)協(xié)商流程，合理安排與把控時間；（3）態(tài)度友善，協(xié)商中密切注意對方的言語、神情動態(tài)，使對方熟悉和信任自己；（4）協(xié)商過程中著重強(qiáng)調(diào)雙方利益的一致性，表明合作的必要性。意外防范防疫預(yù)案疫情防控：為科學(xué)、規(guī)范、及時、有序地開展新型冠狀病毒疫情的防控工作，采取有效措施控制疫情傳播和蔓延擴(kuò)散，確保湖南鹽業(yè)公司來訪小組的正常調(diào)研安排，按照防疫衛(wèi)生原則有關(guān)要求，根據(jù)疫情形勢和進(jìn)展情況，并結(jié)合公司實(shí)際，制定本預(yù)案。按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、及時反應(yīng)、協(xié)調(diào)一致規(guī)范措施的指導(dǎo)原則，做到"早發(fā)現(xiàn)、早報(bào)告、早隔離、早治療"，防范疫情傳播，保障防控成效，維護(hù)正常工作生活秩序。具體防控措施：1）人員防控：人員檢測防控范圍為本公司不論級別職位的所有員工。單位員工必須戴好口罩，有身體不舒服必須上報(bào)。2）場所防控：對會議室，生產(chǎn)線，員工娛樂場所等公共衛(wèi)生區(qū)域多次消毒打掃衛(wèi)生。電力預(yù)案請求供電局方面對我司所有的電力線路進(jìn)行檢修，確保我們公司在被調(diào)研期間電力在正常負(fù)荷下的運(yùn)轉(zhuǎn)，并對臨時斷電進(jìn)行發(fā)電機(jī)的儲備運(yùn)轉(zhuǎn)做準(zhǔn)備。安保預(yù)案會議地點(diǎn)就安全保衛(wèi)分為內(nèi)保和外保，并且有監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)控中心協(xié)助監(jiān)管，內(nèi)保和外保不定時的巡查外保，對各個出入口嚴(yán)加防范，并對外來人口進(jìn)行登記造冊，從而杜絕外來不明身份的滋事人員。內(nèi)保在會議室內(nèi)并建立巡視記錄制度，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時處理，確保調(diào)研人員的人生與財(cái)產(chǎn)安全，屆時將有交管部門和公安人員共同進(jìn)入酒店，完成本次會議的安保工作24小時不間斷的各區(qū)域巡查。應(yīng)急預(yù)案（1）當(dāng)有新冠疫情疫情擴(kuò)散時，需封鎖整個公司，逐一對可疑人員進(jìn)行核酸檢測。（2）當(dāng)電力出現(xiàn)問題時，盡快使用發(fā)電機(jī)發(fā)電，安排人員對電力進(jìn)行檢修。（3）當(dāng)有聚眾鬧事，大規(guī)模混亂的安全事故發(fā)生時，第一時間保護(hù)好調(diào)研小組成員，防止混亂進(jìn)一步擴(kuò)大，定點(diǎn)排除，用最快的效率平定事故現(xiàn)場。經(jīng)費(fèi)預(yù)算（1）物料安排：彩旗：500元；消毒水、口罩：200元；迎接著裝、訓(xùn)練成本：500元；橫幅：50元；（2）餐飲安排：3000元；（3）安保安排：2000元（外請人員）；（4）購買水果：500元；（5）車費(fèi)油費(fèi)：500元總結(jié)我們在每一次的接待工作前，都必須預(yù)先做好方案的策劃與制定。例如，要事先通過各種渠道，了解此次要接待領(lǐng)導(dǎo)的背景，個人喜好，特別是一些飲食方面的了解非常重要。根據(jù)