長(zhǎng)沙手感麥夫食品有限公司中茂城店采購(gòu)業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1長(zhǎng)沙手感麥夫食品有限公司中茂城店簡(jiǎn)介 11.1業(yè)務(wù)范圍 11.2采購(gòu)內(nèi)容 11.3采購(gòu)流程 22長(zhǎng)沙手感麥夫食品有限公司中茂城店采購(gòu)業(yè)務(wù)賬務(wù)存在的問(wèn)題及原因 32.1存在問(wèn)題分析 32.1.1利潤(rùn)降低 32.1.2原材料損失增加 32.1.3到貨時(shí)間超過(guò)預(yù)期 42.2原因分析 42.2.1采購(gòu)計(jì)劃不合理 42.2.2驗(yàn)收存儲(chǔ)不規(guī)范 42.2.3付款不及時(shí) 53手感麥夫中茂城店采購(gòu)業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程優(yōu)化 53.1采購(gòu)計(jì)劃制定流程優(yōu)化 53.1.1采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表 53.1.2采購(gòu)計(jì)劃制定流程 63.2驗(yàn)收流程規(guī)范 63.2.1規(guī)范存放地點(diǎn) 63.2.2規(guī)范材料標(biāo)簽 73.2.3規(guī)范驗(yàn)收流程 83.3賬務(wù)處理流程規(guī)范 93.3.1單據(jù)傳遞流程規(guī)范 93.3.2付款審批流程及制度規(guī)范 94總結(jié) 9參考資料．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．10長(zhǎng)沙手感麥夫食品有限公司中茂城店采購(gòu)業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程優(yōu)化1長(zhǎng)沙手感麥夫食品有限公司簡(jiǎn)介1.1業(yè)務(wù)范圍長(zhǎng)沙手感麥夫食品有限公司位于湖南省省會(huì)長(zhǎng)沙，公司于2015年11月18日成立。法定代表人陸星竹，注冊(cè)資本50萬(wàn)元。公司主要從事糕點(diǎn)、糖果、成品、雜貨批發(fā)；食品（包括冷飲、熱飲、爆米花等零食）生產(chǎn)銷售；面包、糖果、巧克力制造，餅干等烘焙產(chǎn)品。目前手感麥夫在長(zhǎng)沙擁有十二家直營(yíng)門店，手感麥夫中茂城店是十二個(gè)門店中的分店之一，位于中茂城外街一樓。（長(zhǎng)沙手感麥夫食品有限公司中茂城店本文簡(jiǎn)稱手感麥夫）。1.2采購(gòu)內(nèi)容手感麥夫中茂城店主打手工面包，采購(gòu)的原材料大多是制造面包所需要的雞蛋、奶油、酵母粉、面粉等等，還有一些飲品所需要的水果、咖啡豆等等，以及其它所需要的一些工具。采購(gòu)內(nèi)容如下表1-1所示：表1-1手感麥夫中茂城店采購(gòu)內(nèi)容表原料面包粉、雞蛋、砂糖、鹽、水、酵母、黃油、奶油、咖啡豆、水果等工具包裝盒、包裝袋、膜具、刀具等1.3采購(gòu)流程目前，長(zhǎng)沙手感麥夫食品有限公司中茂城店采購(gòu)流程分為兩種，一種是制造產(chǎn)品所需要的工具，另一種是制造產(chǎn)品所需的原材料。長(zhǎng)沙手感麥夫食品有限公司中茂城店的流程圖主要分為由門店店長(zhǎng)下單物資需求訂單給采購(gòu)部，采購(gòu)部接到采購(gòu)單，根據(jù)請(qǐng)購(gòu)需求向財(cái)務(wù)部審批，再交由總經(jīng)理批示，批準(zhǔn)后再由采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)，貨物到達(dá)后點(diǎn)數(shù)抽檢入庫(kù)，抽檢合格后進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算。采購(gòu)流程圖如圖1-1所示：供應(yīng)商店長(zhǎng)采購(gòu)部財(cái)務(wù)部總經(jīng)理物資需求采購(gòu)計(jì)劃物資需求采購(gòu)計(jì)劃選擇供應(yīng)商生成用款計(jì)劃通過(guò)用款計(jì)劃選擇供應(yīng)商生成用款計(jì)劃通過(guò)用款計(jì)劃談判談判簽合同簽合同，簽合同簽合同，訂單安排交貨交貨審批驗(yàn)收辦理結(jié)算審批驗(yàn)收辦理結(jié)算結(jié)算結(jié)算圖1-1手感麥夫中茂城店采購(gòu)流程圖2手感麥夫中茂城店采購(gòu)業(yè)務(wù)賬務(wù)存在的問(wèn)題及原因2.1問(wèn)題分析2.1.1利潤(rùn)降低2020年第一季度手感麥夫中茂城店利潤(rùn)額在3萬(wàn)3，逐季度遞減，第4季度利潤(rùn)額降至2萬(wàn)3，從第三季度到第四季度，環(huán)比下降至25.63%，整體看來(lái)利潤(rùn)額在減少。2020年手感麥夫4個(gè)季度利潤(rùn)額如下表2-1所示：表2-12020年手感麥夫中茂城店4個(gè)季度利潤(rùn)統(tǒng)計(jì)表季度一二三四金額（元）35000330002800023000環(huán)比率-5.71%-17.86%-21.74%-25.63%2.1.2原材料損失增加2020年第一季度，原材料損失金額12000元，第三季度損失高達(dá)18000元，第二季度與第三季度相比，環(huán)比下降至12.5%，平均每季度原材料損失在15000左右，原材料損失一直在增加。以下表2-2是2020年每季度原材料損失金額匯總表：表2-22020年每季度原材料損失金額匯總數(shù)據(jù)季度一二三四金額（元）12000125001800016000環(huán)比率4%30.56%-12.5%20%2.1.3到貨時(shí)間超過(guò)預(yù)期因未按約定時(shí)間付款，從而到貨時(shí)間超過(guò)了預(yù)期。采購(gòu)部向供應(yīng)商下單后，約定當(dāng)天下單當(dāng)天付款，卻超過(guò)3-5天未能付款。比如約定3月14日付款，但實(shí)際付款日期卻在3月18日，付款時(shí)間晚了4天。下表2-3是實(shí)際付款日期和約定付款日期以及到貨日期時(shí)間表：表2-3一個(gè)月內(nèi)實(shí)際付款日期和約定付款日期以及到貨時(shí)間表約定付款日期實(shí)際付款日期到貨日期3月6日3月8日3月10日3月14日3月18日3月20日3月20日3月20日3月22日3月28日3月31日4月2日2.2原因分析2.2.1采購(gòu)計(jì)劃不合理由于采購(gòu)部的計(jì)劃安排不合理，沒(méi)有保證原材料數(shù)量的供應(yīng)，導(dǎo)致制作暢銷商品的原材料不足，無(wú)法進(jìn)行售賣。目前的采購(gòu)計(jì)劃是根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃來(lái)確認(rèn)詳細(xì)的采購(gòu)要素，再作出采購(gòu)預(yù)算，但在采購(gòu)計(jì)劃前并未進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，沒(méi)有對(duì)市場(chǎng)銷量作出準(zhǔn)確預(yù)測(cè)，往往在采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)采購(gòu)數(shù)量不足問(wèn)題。為了保證門店供應(yīng)，采購(gòu)部不得不臨時(shí)采購(gòu)原材料，對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃緊急變更，而供應(yīng)商不能充分及時(shí)配合，導(dǎo)致交貨延誤。采購(gòu)方后期要加強(qiáng)市場(chǎng)數(shù)據(jù)分析，制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，加強(qiáng)跟蹤，及時(shí)變更生產(chǎn)計(jì)劃。2.2.2驗(yàn)收存儲(chǔ)不規(guī)范目前，在原材料到貨后，因到貨量較多，為了保證進(jìn)度，驗(yàn)收人員不會(huì)嚴(yán)格檢查材料的數(shù)量和質(zhì)量，通常采用的是隨機(jī)抽樣抽查一兩件即可。驗(yàn)收人員沒(méi)有給原材料編號(hào)，也未進(jìn)行日期檢查，沒(méi)把過(guò)期日期日貼上標(biāo)簽，導(dǎo)致我們不能清晰認(rèn)知哪些材料是保質(zhì)期較短的，保質(zhì)期較短的可以先拿去使用，節(jié)省成本，不會(huì)造成由過(guò)期導(dǎo)致的浪費(fèi)。手感麥夫沒(méi)把存放地位置進(jìn)行編號(hào)，比如有些材料要放置陰涼處，有些則要放置干燥處，還有些則需放置冰箱，這些材料是不能隨意擺放的,好的存放地點(diǎn)能節(jié)省不必要的浪費(fèi)和支出。這些不規(guī)范的驗(yàn)收存儲(chǔ)都造成了不必要的支出，導(dǎo)致成本增加。2.2.3付款不及時(shí)在采購(gòu)部和供應(yīng)商簽完合同后，約定當(dāng)天付款當(dāng)天發(fā)貨，但很多原材料到貨期限變長(zhǎng)都是因?yàn)槲覀儧](méi)有按照約定時(shí)間付款，比如約定3月5日付款發(fā)貨，財(cái)務(wù)部卻在3月8日才付款，3月10日才到貨，這就導(dǎo)致到貨期限變長(zhǎng)。目前手感麥夫付款流程不夠靈活，必須要等到審批流程走完才能付款，而審批流程沒(méi)有規(guī)定時(shí)間去付款，審批和審核的時(shí)間也都過(guò)長(zhǎng)，很多項(xiàng)目因付款不及時(shí)而受阻。下表2-4是原材料預(yù)計(jì)時(shí)間、付款時(shí)間、發(fā)貨時(shí)間、到貨時(shí)間匯總：表2-4原材料預(yù)計(jì)時(shí)間、付款時(shí)間、發(fā)貨時(shí)間、到貨時(shí)間匯總預(yù)計(jì)時(shí)間付款時(shí)間發(fā)貨時(shí)間到貨時(shí)間3月5日3月8日3月8日3月10日3月16日3月20日3月20日3月22日3月26日3月31日3月31日4月2日3手感麥夫中茂城店采購(gòu)業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程優(yōu)化3.1采購(gòu)計(jì)劃制定流程優(yōu)化3.1.1采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表表3-1采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表申請(qǐng)部門聯(lián)系人及聯(lián)系方式遞交時(shí)間采購(gòu)項(xiàng)目品名參考型號(hào)規(guī)格配置數(shù)量單位預(yù)算單價(jià)（元）需求時(shí)間預(yù)算合計(jì)（元）在接到各門店請(qǐng)購(gòu)單后，由采購(gòu)部制定采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表，向財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核，由領(lǐng)導(dǎo)簽完字后，審批通過(guò)開(kāi)始采購(gòu)。規(guī)范的采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表如表3-1所示。3.1.2采購(gòu)計(jì)劃制定流程為保證正常工作的運(yùn)營(yíng)，避免由采購(gòu)計(jì)劃不合理導(dǎo)致的原材料數(shù)量不足的問(wèn)題。在制定采購(gòu)計(jì)劃前，由市場(chǎng)部根據(jù)歷年的銷售量對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查，預(yù)測(cè)出原材料的所需量，然后交由領(lǐng)導(dǎo)審核，審核完畢后采購(gòu)部根據(jù)現(xiàn)有庫(kù)存、生產(chǎn)計(jì)劃以及預(yù)測(cè)的原材料所需量制作采購(gòu)計(jì)劃，最后交由財(cái)務(wù)部審核。下圖3-1是長(zhǎng)沙手感麥夫食品有限公司的采購(gòu)計(jì)劃制定流程：市場(chǎng)部生產(chǎn)部倉(cāng)庫(kù)采購(gòu)部財(cái)務(wù)部生產(chǎn)計(jì)劃銷售預(yù)測(cè)生產(chǎn)計(jì)劃銷售預(yù)測(cè)審核采購(gòu)計(jì)劃核對(duì)庫(kù)存審核采購(gòu)計(jì)劃核對(duì)庫(kù)存圖3-1采購(gòu)計(jì)劃流程圖3.2驗(yàn)收流程規(guī)范3.2.1規(guī)范存放地點(diǎn)之前因存儲(chǔ)不規(guī)范造成的資源浪費(fèi)，現(xiàn)將倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行編號(hào)，分類存放。我根據(jù)對(duì)每個(gè)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行分類，對(duì)倉(cāng)庫(kù)的每個(gè)區(qū)域的特點(diǎn)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，特點(diǎn)如表3-2所示,根據(jù)存儲(chǔ)的特點(diǎn)，把原材料放置在相應(yīng)的位置，具體如表3-3所示：表3-2倉(cāng)庫(kù)特點(diǎn)總結(jié)表倉(cāng)庫(kù)編號(hào)位置特點(diǎn)1A靠窗區(qū)通風(fēng)B干燥區(qū)干燥2C冷藏區(qū)冷藏D冷凍區(qū)冷凍、溫度低3E陰暗區(qū)陰涼表3-3原材料位置表倉(cāng)庫(kù)位置原材料1A面粉、發(fā)酵粉1B酒精、酵母2C水果、雞蛋、黃油、奶油、牛奶2D冰塊3E干果料3.2.2規(guī)范材料標(biāo)簽原材料倉(cāng)庫(kù)的所有材料入庫(kù)時(shí)，應(yīng)按規(guī)定重新進(jìn)行標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)標(biāo)簽的內(nèi)容應(yīng)包括我公司的物料代碼、貯存條件、生產(chǎn)日期和有效期。如圖3-2所示：圖3-2物料標(biāo)簽對(duì)已經(jīng)快到期的原材料，貼上紅色標(biāo)簽（先用），對(duì)當(dāng)月到期的原材料貼上黃色標(biāo)簽（當(dāng)月到期）。如圖3-3、3-4所示：圖3-3圖3-4標(biāo)識(shí)標(biāo)簽的打印、回收、損毀，由原材料記錄員負(fù)責(zé)。標(biāo)簽印好后，簿記員和倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)標(biāo)簽內(nèi)容和數(shù)量。還要將有關(guān)信息填寫在《原材料標(biāo)簽使用登記表》中，雙方簽字確認(rèn)完成好交接工作。3.2.3規(guī)范驗(yàn)收流程不合格不合格合格來(lái)料填寫物料標(biāo)簽、通知質(zhì)管部檢查數(shù)量、質(zhì)量、到期日物資標(biāo)簽上蓋合格章，做好檢驗(yàn)記錄通知供方退貨倉(cāng)庫(kù)質(zhì)檢部采購(gòu)部圖3-5驗(yàn)收流程圖手感麥夫的質(zhì)檢部對(duì)到貨的原材料采用全樣質(zhì)檢手段，包括數(shù)量和質(zhì)量以及到期日。倉(cāng)庫(kù)來(lái)料后，填寫物料標(biāo)簽并通知質(zhì)檢部，質(zhì)檢部檢查數(shù)量和質(zhì)量以及到貨期，合格的在物料標(biāo)簽上蓋合格章，不合格的按合同進(jìn)行降級(jí)處理或退貨。驗(yàn)收流程圖如圖3-5所示。3.3賬務(wù)處理流程規(guī)范3.3.1單據(jù)傳遞流程規(guī)范采購(gòu)部把相關(guān)票據(jù)交到財(cái)務(wù)部時(shí)，財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)整理票據(jù)，初步審核單據(jù)內(nèi)容，收到付款申請(qǐng)后，仔細(xì)審核合同和采購(gòu)發(fā)票，在支出憑單上簽名確認(rèn)，單據(jù)存檔后作賬務(wù)處理。單據(jù)傳遞流程圖如圖3-6所示，采購(gòu)流程統(tǒng)計(jì)表如表3-4所示：倉(cāng)庫(kù)倉(cāng)庫(kù)財(cái)務(wù)部采購(gòu)部采購(gòu)合同采購(gòu)發(fā)票采購(gòu)付款申請(qǐng)單查驗(yàn)收貨開(kāi)具入庫(kù)單審核核算單據(jù)交接單據(jù)交接單據(jù)交接單據(jù)交接圖3-6單據(jù)傳遞流程圖表3-4采購(gòu)流程單據(jù)統(tǒng)計(jì)表采購(gòu)流程相關(guān)單據(jù)審核人采購(gòu)訂單采購(gòu)清單、采購(gòu)付款申請(qǐng)單總經(jīng)理簽合同采購(gòu)合同、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理驗(yàn)收入庫(kù)入庫(kù)單倉(cāng)庫(kù)主管付款采購(gòu)、費(fèi)用發(fā)票財(cái)務(wù)部3.3.2付款審批流程及制度規(guī)范之前很多原材料到貨期限變長(zhǎng)，是由于我們的付款不及時(shí)，當(dāng)時(shí)審批過(guò)程長(zhǎng)，一個(gè)合同訂單需要審批幾天甚至一周的時(shí)間，現(xiàn)改變了原有的審批過(guò)程。自采購(gòu)部填寫付款申請(qǐng)單后，財(cái)務(wù)部要在2天之內(nèi)審核完成，然后由總經(jīng)理審批，審批不得超過(guò)1天以上，從付款申請(qǐng)單到通過(guò)審批不得超過(guò)3天，審批完成后，財(cái)務(wù)部立刻付款。付款審批流程圖如圖3-7所示：總經(jīng)理財(cái)務(wù)部采購(gòu)部1天1天內(nèi)審批采購(gòu)訂單、合同匯總填寫付款申請(qǐng)2天內(nèi)審核填寫付款申請(qǐng)2天內(nèi)審核 是安排付款 安排付款 圖3-7付款審批流程圖制度規(guī)范：每月1日前采購(gòu)部合同賬款與財(cái)務(wù)部應(yīng)付款核對(duì)完畢。本月的采購(gòu)生產(chǎn)計(jì)劃由采購(gòu)部每月3日前核對(duì)付款時(shí)間還有制定采購(gòu)付款計(jì)劃，于每月5日前審批完采購(gòu)付款計(jì)劃。財(cái)務(wù)部根據(jù)批準(zhǔn)的付款計(jì)劃安排資金，并準(zhǔn)備付款。4總結(jié)本設(shè)計(jì)主要針對(duì)長(zhǎng)沙手感麥夫食品有限公司的采購(gòu)流程提出