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文檔簡介
文件編號:YZ-A/ZG
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北京標桿物業(yè)管理有限公司
運作手冊匯編
標桿物業(yè)管理有限公司
北京標桿物業(yè)管理有限公司運作手冊匯編
目錄
目錄........................................................2
1.行政與人力資源部..........................................6
1.1.組織結構及人員編制..................................6
1.2.管理范圍.............................................7
1.3.崗位職責.............................................8
1.4.操作規(guī)程.............................................9
1.4.1.員工聘用操作規(guī)程.................................9
1.4.2.員工考勤操作規(guī)程................................11
1.4.3.考核評價操作規(guī)程................................13
1.4.4.辦理員工離職操作規(guī)程............................15
1.4.5.員工入職培訓操作規(guī)程............................17
1.5.管理制度............................................18
1.5.1.員工考勤管理規(guī)定................................18
1.5.2.員工打卡管理暫行規(guī)定............................19
1.53計算機使用管理規(guī)定..............................19
1.5.4.關于印章使用管理的暫行規(guī)定.....................20
1.5.5.女職工勞動保護管理辦法.........................21
1.5.6.員工體格檢查管理辦法............................22
1.5.7.工傷事故管理辦法................................23
1.5.8.辦公用紙管理辦法................................31
1.5.9.關于法律法規(guī)及其他要求搜集、更新和培訓等工作管理辦法
31
1.5.10.車輛使用的管理規(guī)定.............................33
1.6.聘用人員崗位標準與任職要求.........................33
1.7.相關文件............................................34
1.8.記錄表格............................................35
2.財務部...................................................35
2.1.組織結構及人員編制.................................35
2.2.管理范圍............................................36
2.3.崗位職責............................................36
2.4.操作規(guī)程............................................39
2.4.1.日常會計核算操作規(guī)程............................39
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2.42財務支出/報銷操作規(guī)程..........................40
2.4.3.業(yè)主/租戶入伙操作規(guī)程.......................42
2.4.4.入住收費操作規(guī)程............................43
2.4.5.租戶退租操作規(guī)程............................44
2.4.6.裝修費用操作規(guī)程............................45
2.5.管理制度............................................46
2.5.1.固定資產(chǎn)、低值易耗品的核算制度..................46
2.52財務支出/報銷制度...............................47
2.6.記錄表格............................................48
3.品質(zhì)管理部..............................................48
3.1.組織結構及人員編制.................................48
3.2.管理范圍............................................49
3.3.崗位職責............................................49
3.4.操作規(guī)程............................................50
3.4.1.綜合管理體系文件的控制程序.....................50
3.4.2.綜合管理體系文件內(nèi)部審核程序...................51
3.4.3.檢查監(jiān)督控制程序................................55
3.5.管理制度............................................56
3.5.1.綜合管理體系文件增/補發(fā)的管理制度..............56
3.52綜合管理體系文件編寫規(guī)定.......................56
3.6.記錄表格............................................63
4.工程事務部...............................................63
4.1.組織結構及人員編制.................................63
4.2.管理范圍............................................64
4.3.崗位職責............................................64
4.4.操作規(guī)程............................................65
4.4.1.工程項目招標程序................................65
4.4.2.代維工程審批和執(zhí)行程序..........................67
4.5.管理制度............................................69
4.5.1.工程事務部交流培訓、監(jiān)督檢查制度...............69
4.6.記錄表格............................................70
5.保潔中心.................................................70
5.1.崗位職責及人員編制.................................70
5.2.管理范圍............................................70
5.3.崗位職責............................................71
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5.4.操作規(guī)程............................................73
5.4.1.新接項目清潔開荒規(guī)程............................73
5.42保潔中心經(jīng)理日常工作檢查規(guī)程...................75
5.4.3.操作規(guī)程........................................75
5.4.4.項目主管日常工作檢查規(guī)程.......................77
5.4.5.文件資料管理規(guī)程................................78
5.4.6.客戶辦公室清潔操作規(guī)程..........................79
5.4.7.平生間清潔操作規(guī)程..............................81
5.4.8.打蠟操作規(guī)程....................................83
5.4.9.地毯清潔操作規(guī)程................................84
5.4.10.大堂清潔操作規(guī)程...............................86
5.4.11.消防樓梯清潔操作規(guī)程...........................87
5.4.12.外圍及地下停車場清潔操作規(guī)程...................88
5.4.13.公共區(qū)域走廊清潔操作規(guī)程.......................89
5.4.14.電梯清潔操作規(guī)程...............................90
5.4.15.火警處理操作規(guī)程...............................91
5.4.16.停電處理規(guī)程...................................92
5.4.17.停水處理規(guī)程...................................94
5.4.18.氣候劇變對應程序...............................95
5.5.管理制度............................................96
5.5.1.保潔用品管理制度................................96
5.5.2.培訓管理制度....................................98
5.5.3.人員防護制度....................................98
5.5.4.物品使用管理制度................................98
5.5.5.記錄...........................................102
6.物配中心................................................102
6.1.組織結構及人員編制................................102
6.2.管理范圍...........................................102
6.3.崗位職責...........................................103
6.4.操作規(guī)程...........................................103
6.4.1.采購工作操作規(guī)程...............................103
6.4.2.應急采購程序...................................105
6.5.相關文件...........................................106
6.6.記錄表格...........................................107
7.發(fā)展策劃部..............................................107
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7.1.組織結構及人員編制.................................107
7.2.管理范圍...........................................107
7.3.崗位職責...........................................107
7.4.操作規(guī)程...........................................109
7.4.1.新項目的確立規(guī)程..............................109
7.4.2.項目資料庫的建立與更新操作規(guī)程................110
7.4.3.操作規(guī)程.......................................111
7.4.4.同行業(yè)資料庫建立與更新操作規(guī)程................111
7.5.記錄表格..........................................113
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1.行政與人力資源部
1.1.組織結構及人員編制
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1.2.管理范圍
I).擬定公司組織架構、人員編制和中高級管理人員的任免,審定各中心
的組織架構和人員編制。
2).負責制訂公司部門副經(jīng)理(含)級以上人員的《崗位任職要求》。
3).擬定員工的工資標準及管理辦法。
4).負責管理權限范圍內(nèi)人員招聘、解聘各環(huán)節(jié)的工作。
5).按國家有關勞動政策、法律、法規(guī)處理各類勞動人事方面的問題。
6).對員工執(zhí)行公司各項規(guī)章制度的情況進行監(jiān)督、檢查。
7).擬定員工勞保福利標準,并負責具體實施。
8).按時統(tǒng)計、填報各類人事勞動報表。
9).按管理權限對員工的人事及行為檔案進行管理。
10),嚴格按照《員工手冊》的有關規(guī)定做好員工的獎懲工作。
II).負責處理行政日常業(yè)務,收發(fā)電傳、傳真及文件的拆封、編號、登記、
分送、承辦、催辦、歸檔等工作。
12).負責公司公章使用的審核及管理。
13).協(xié)助公司領導處理日常事務性工作,負責公司內(nèi)部協(xié)調(diào)及對外聯(lián)絡工
作。
14),負責公司文書原件和各部門檔案編目的收集和統(tǒng)一管理,按有關規(guī)定
對檔案進行分類、立卷、保管、借閱等。
15).依據(jù)總部培訓大綱制定公司年度、月度培訓計劃并有效落實。
16).根據(jù)公司整體形象設計、制定員工制服及工作牌式樣并組織制作。
17).負責組織公司各部門和各物管中心對危險源進行識別、登記、匯總和
風險評價、控制措施及更新工作。
18).負責組織公司各部門和各物管中心對法律法規(guī)進行評審、更新和培訓
工作。
19).負責公司職業(yè)健康安全衛(wèi)生方面的管理和協(xié)調(diào)工作。
20).完成上級領導交辦的其它工作。
21).完成木部門的管理目標:
新員工入職培訓率達99%
特殊工種持證上崗率達99%
固體廢棄物品分類處理
確保員工每年度體檢一次
確保交納國家規(guī)定的職工各項保險費用為100%
確保場所人員無重傷以上事故
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1.3.崗位職責
I.3.I.行政與人力資源部經(jīng)理
在公司總經(jīng)理的領導下主持本部門的工作,其主要職責如下:
1.3.1.1.負責擬定公司行政人事方面的規(guī)章制度,并檢查執(zhí)行情況。
13.1.2.負責制定本部門的職責、制度和工作計劃,并監(jiān)督執(zhí)行。
1.3.13負責公司各類公文的辦理和印章管理。
1.3.1.4.負責公司本部采購計劃的審定和日常辦公用品采購的審批。
13.1.5.根據(jù)國家及北京市的人事勞動政策,擬定公司的人事勞動福利政策。
13.1.6.根據(jù)公司的實際情況,擬定公司組織架構及人員編制。
1.3.1.7.負責制定公司部門副經(jīng)理(含)級以上人員的《崗位任職要求》,并
報公司總經(jīng)理審批。
13.1.8.合理調(diào)整人員結構,組織對員工的招聘、考核、調(diào)配、獎懲工作。
1.3.1.9.擬定公司本部員工及物管中心部門副經(jīng)理以上人員工資標準。
13.1.10.根據(jù)經(jīng)營狀況提出人員調(diào)配、工資、勞保福利的計劃及調(diào)整意見,經(jīng)
公司領導批準后負責具體實施。
13.1.11.負責公司本部員工及中心部門副經(jīng)理以上人員的考察了解及聘任、解
聘等呈報工作。
1.3.1.12.負責公司培訓計劃的審定,并組織實施和檢查。
1.3.1.13.負責公司內(nèi)部協(xié)調(diào)及對外聯(lián)絡工作。
1.3.1.14.根據(jù)公司形象設計要求確定工作服及工作牌式樣并組織制作。
1.3.1.15.負責公司職業(yè)健康安全衛(wèi)生方面的管理和協(xié)調(diào)工作。
13.1.16.完成公司領導交辦的其它工作。
1.3.2.副經(jīng)理
13.2.1.負責員工招聘、錄用、調(diào)配、解聘等的手續(xù)辦理。
1.3.2.2.負責按照公司人事管理權限建立和完善管理范圍內(nèi)員工的行為檔案。
1.3.23負責完成有關人事資料的統(tǒng)計、分析及報表工作。
1.3.24負責對員工的勞動合同、人事檔案、社會保險進行綜合管理。
1.3.25負責組織公司各部門和各物管中心對危險源進行識別、評價、更新及
制定控制措施。
1.3.26完成領導交辦的其它工作。
1.3.3.培訓主管
13.3.1.根據(jù)總部培訓大綱擬定公司年度、月度培訓計劃,并監(jiān)督實施。
1.3.32負責擬定公司培訓管理方面的規(guī)章制度,匯編培訓教材。
133.3.負責按照人事管理權限對相關人員進行各類培訓。
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133.4.負責完成公司培訓工作相關報表。
1.3.35負責對部門副經(jīng)理(含)級以上人員的專業(yè)證書的管理工作。
1.3.36負責公司大事記的有關工作。
13.3.7.負責法律、法規(guī)信息的收集、整理、更新及培訓工作,并對各物管中
心進行督促、檢查。
1.3.3.8.完成領導交辦的其它工作。
1.3.4.行政主管
1.3,41.協(xié)助部門經(jīng)理管理公司R常行政事務.
134.2.負責公司后勤保障的具體事務。
13.4.3.負責公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)等相關文件的申請、變更及年審手續(xù)辦理。
1.3.4.4.負責車輛管理的具體事務。
1.3.4.5.負責月考勤統(tǒng)計工作和固定資產(chǎn)的保管、統(tǒng)計工作。
1.3.4.6.負責辦公用品及其他物品的申購和管理。
13.4.7.負責定期組織員工年度體檢。
134.8.負責對本部門環(huán)境因素的識別、評價和記錄的填寫工作。
1.3.4.9.完成上級領導交辦的其它工作。
1.3.5,前臺文員
1.3.5.L負責公司各類文書檔案的管理工作。
1.3.5.2.負責公司、中心《勞動合同》的各項管理工作。
135.3.負責前臺接待工作及公司各類會議的準備和服務工作。
135.4.做好文件、合同的登記、傳遞和歸檔工作。
1.3.5.5.做好本部門的會議記錄和紀要工作。
1356完成領導交辦為其他工作。
1.4.操作規(guī)程
I.4.I.員工聘用操作規(guī)程
1.4.1.1.目的
通過制定本規(guī)程,確保公司及各物管中心聘用人員的質(zhì)量
1.4.1.2,范圍
本規(guī)程適用于公司各級員工的錄用
1.4.1.3.職責
人事助理負責辦理公司本部員工、中心部門副經(jīng)理(含)以上人員的
聘用手續(xù)。
141.4.操作規(guī)程
工作流程圖說明記錄
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1、行政與人力資源部經(jīng)
理依據(jù)編制及各部門《招聘申請表》
用人需求,制定招聘計YZ-ZG/BXR-F05-01
戈人
2、通過各種途徑進行人《求職申請表》
員招聘,主要有參加招YZ-ZG/BXR-F01-02
聘洽談會、利用人才中
參加職業(yè)洽談會利用中介服務機構刊登媒體招聘廣告介機構、刊登發(fā)布招聘《面試考核表》
信息。YZ-ZG/BXR-F04-02
3、進行招聘及甄選工作
收梁整理
應聘人員資料A、采取一定形式收《錄用通知書》
集應聘人員資料。YZ-ZG/BXR-F02-02
第一次面試B、相關部門對人員
不密參加
YES一次面試:資料進行挑選。《員工登記表》
無需進行
第二次面試>二次面試;4、挑選合格者由行政與人YZ-ZG/BXR-F03-02
不予錄用
YES體檢末合4力資源部副經(jīng)理審驗
不予錄用
擬定工資并審批后應聘人員相關有效證
通知進行體檢
明原件材料包括:(1)
依據(jù)體檢聆畢業(yè)證書(2)各類培相關文件:
結果劃分訓證書(3)特種崗位《員工行為檔案》
證書(4)如需要應提《培訓記錄》
供的《職業(yè)病健康證
明》(5)身份證(6)
勞動關系證明。由應聘
人員填寫《求職申請
表》,由主持面試的人
員和相關部門專業(yè)負
責人員對其進行第一
次面試,并在《面試考
核表》上填寫“一至六
欄”中的內(nèi)容。
5、合格者由主持面試人
員進行二次面試,并在
《面試考核表》中填寫
“第七欄”的內(nèi)容。
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6、行政與人力資源部經(jīng)
理根據(jù)面試人員的整
體情況核定工資等級
并報公司總經(jīng)理批準。
通知其到指定醫(yī)院體
檢。
7、體檢合格者由行政與人
力資源部副經(jīng)理發(fā)放
《錄用通知書》,建立
《員工行為檔案》,并
為新員工辦理入職手
續(xù):收取體檢合格證、
填寫《員工登記表》、
發(fā)放工牌、餐卡、考勤
卡、辦公用品、工服等。
8、培訓主管對新員工進行
入職培訓。
9、行政與人力資源部副經(jīng)
理負責指導新員工向
部門報到。
1.4.2.員工考勤操作規(guī)程
1.4.2.1.目的
通過執(zhí)行考勤操作程序,確保考勤的真實性。
1.4.2.2,范圍
適用于公司總監(jiān)助理(含)以下員工。
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1.4.2.3.職責
行政助理負責員工考勤管理。
L4.2.4.工作程序
工作流程圖說明記錄
1、公司總監(jiān)助理(含)
以下員工均執(zhí)行
上、下班打卡制度?!墩垼ㄐ荩┘偕暾垎巍?/p>
2、以部門為單位設考YZZG/BXRF0801
勤員并于每月26EI
12:00以前將考勤《員工加班申請單》
報部門經(jīng)理簽字后YZ-ZG/BXR-F07-01
匯總至行政與人力
資源部。《補卡單》
3、行政主管負責匯YZ-ZG/XR-F10-01
總、復核各部門考
勤,并由部門經(jīng)理《年度員工考勤匯總
審核簽字確認。表》
4、核查考勤的同時將YZ-ZG/BXR-F06-01
各部門員工的《請
(休)假申請單》、
《員工加班申請
單》、《補卡單》等
各類單據(jù)同考勤一相關文件:
起統(tǒng)一匯總作為依《員工手冊》
據(jù)。(以上單據(jù)均DX-A/ZG-BXR
按照公司《員工手
年度考勤
作為員工考核依據(jù)冊》及國家相關法
規(guī)執(zhí)行)
5、填寫的各類單據(jù)由
部門經(jīng)理及行政與
人力資源部經(jīng)理確
認審批。
6、公司總經(jīng)理簽字確
認生效(休假十天
以上必須經(jīng)公司總
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經(jīng)理審批簽字)。
7、行政與人力資源部
經(jīng)理以各部門考勤
及相關單據(jù)為依據(jù)
核算人員工資,并
于每月6日前抄送
財務部。
8、行政主管在每年的
1月15日以前匯總
上一年度考勤并填
寫《年度員工考勤
匯總表》報行政與
人力資源經(jīng)理,作
為員工年度考核的
依據(jù)。
1.4.3.考核評價操作規(guī)程
1.4.3.1.目的
通過制定考核評價工作規(guī)程,確保對員工的正確評價和使用。
1.4.3.2.范圍
適用于公司各級員工工作評價及考核工作。
i.4.3.3.職責
1).中心負責中心部門經(jīng)理助理(含)以下員工考核。
2).公司負責公司本部員工及中心部門副經(jīng)理(含)以上員工考核。
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1.4.3.4.操作規(guī)程
工作流程圖說明記錄
1>員工轉(zhuǎn)正應提前10
日由行政與人力資源部《員工轉(zhuǎn)
經(jīng)理會同部門經(jīng)理對試正審批
用期的員工進行考核。表》
(1)A、員工填寫《員YZ-ZG/B
工轉(zhuǎn)正審批表》并做試XR-F11-0
員工大核并i!行
員T書而g培.相互記錄旬f度末世行,H用期書面總結。2
B、員工所在部門經(jīng)理填
的門與核卻秣
考核來Ml
依網(wǎng)考核依我W通過技
通不+寫《一般員工考核表》《轉(zhuǎn)正聘
H站世份
統(tǒng)笠砧果M介有鄭I
定辦理
考楂未YES
依據(jù)多技J并在“考評人意見”欄用通知
通過辦
第決劃分與核合格續(xù)基
考線合格
現(xiàn)寓IR勞動仔同填寫意見、行政人事部單》
核定上資辦理轉(zhuǎn)正——.經(jīng)理填寫“行政人事部YZ-ZG/B
?費科T淺保G4—意見”欄、總經(jīng)理填寫XR-F12-0
“核定人意見”欄。1
(2)經(jīng)過考核評價合格
的公司及各中心部門副《續(xù)簽勞
經(jīng)理(含)以上員工、動合同審
公司一般員工由行政人批表》
事部經(jīng)理核定工資等級YZ-ZG/B
并報公司總經(jīng)理審批。XR-F16-0
(3)向考核評價合格的2
員工發(fā)放《轉(zhuǎn)正聘用通
知單》,對不合格員工辭《一般員
退執(zhí)行員工離職操作程工考核
序0表》
2、續(xù)簽勞動合同的考YZ-ZG/B
核XR-F14-0
對需要續(xù)簽合同的2
員工,由行政與人力資
源部填寫《續(xù)簽勞動合《中、高
同審批表》,部門經(jīng)理會層人員績
內(nèi)部文件未經(jīng)許可不得復制與轉(zhuǎn)送-14-
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同行政與人力資源部經(jīng)效考核
理及分管領導審核,總表》
經(jīng)理審批??己私Y果由YZ-ZG/BX
行政與人力資源部存入R-F15-02
個人行為檔案。
3、員工績效考核
A、公司及各中心部
門副經(jīng)理(含)以上員相關文
工由公司行政與人力資件:
源部組織考核,每季度離職程
末填寫《中、高層人員序
績效考核表》,進行初行為檔
核、復核、審核??己税?/p>
結果存入個人行為檔
案。
B、公司一般員工由
部門于每季度末填寫
《一般員工考核表》,進
行初核、復核、審核。
考核結果存入個人行為
檔案。
1.4.4.辦理員工離職操作規(guī)程
1.4.4.1.目的
通過辦理員工離職操作程序,確保員工離職操作有序進行。
1.4.4.2,范圍
本規(guī)程適用于公司所有員工的離職操作。
1.4.4.3.職責
行政與人力資源部人事助理負責,其宜各部門配合。
1.4.4.4.操作規(guī)程
工作流程圖
內(nèi)部文件未經(jīng)許可不得復制與轉(zhuǎn)送-15-
北京標桿物業(yè)管理有限公司運作手冊匯編
1、以員工的離職性質(zhì)《辭職/離職申請
劃分表》
A、員工自動辭職YZ-ZG/BXR-F13-02
的由員工填寫《辭
職/離職申請表》《解除勞動合同通
B、公司提出解除/知書》
終止勞動合同,向YZ-ZG/BXR-F18-02
員工發(fā)放《解除勞
動合同通知書》或《終止勞動合同通
《終止勞動合同知書》
通知書》。YZ-ZG/BXR-F17-02
2、經(jīng)部門經(jīng)理、行政
與人力資源部經(jīng)理、《離職交接單》
總經(jīng)理批準后,方可YZ-ZG/BXR-F23-02
辦理離職手續(xù)。
3、按照《離職交接單》
上開列的內(nèi)容辦理
交接手續(xù)并由相關
人員簽字確認:
(1)員工所在部門需
要交接的工作
、員工在本部門
總經(jīng)理A
審他齒職將工作交接完畢,
由交接雙方及監(jiān)
交人簽字確認。
B、部門經(jīng)理確認
離職員工離職月
的考勤后上報行
政與人力資源部。
(2)行政與人力資源
部需要交接的工
作
A、員工將工服、工
鞋、辦公用品、更
內(nèi)部文件未經(jīng)許可不得復制與轉(zhuǎn)送-16-
北京標桿物業(yè)管理有限公司運作手冊匯編
衣柜鑰匙等交回
庫房,并由庫房人
員簽字確認。
B、員工將餐卡、工
牌、辦公室鑰匙、
尋呼機等交回行
政與人力資源部,
并由行政主管簽
字接收。
C、由行政與人力
資源部經(jīng)理,計算
完違約金、補償金
等費用后核算離
職人員工資,最后
通知離職人員結
算。
(3)財務部需要交接
的工作
由財務人員確認
離職員工有無借
款及未清項目。
5、《辭職/離職申請
表》由總經(jīng)理審閱
簽字后,員工方可
離職。
1.4.5.員工入職培訓操作規(guī)程
1.4.5.1.目的
通過員工入職培訓,確保員工了解公司概況、企業(yè)文化、物業(yè)管理基
本知識,增強服務意識
1.4.5.2,范圍
適用于公司所有員工
1.4.5.3.職責
行政與人力資源部培訓主管負責培訓工作
1.4.5.4.操作規(guī)程
內(nèi)部文件未經(jīng)許可不得復制與轉(zhuǎn)送-17-
北京標桿物業(yè)管理有限公司運作手冊匯編
流程圖要求與說明記錄
1(入職培訓)1、員工到崗第一周內(nèi),由培
訓主管按照《新員工培訓《培訓記錄
手冊》進行培訓。表》
_______1F_______
CX6.2-01-F01-02
2培訓考核
2、接受培訓人員進行培訓
考核。
《個人培訓臺
Q按管理權限填寫
I培訓臺帳
3、按管理權限填寫《個人培帳》
訓臺帳》。CX6.2-01-F05-01
4?:記入個人培訓檔案!
4、按管理權限將培訓考核
結果存入個人培訓檔案相關文件:
內(nèi)。
《入職培訓試題》
《新員工培訓手
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