采購部規(guī)章制度及工作流程

采購部規(guī)章制度及工作流程一、制定目的及范圍為確保采購工作高效、規(guī)范、有序進行，制定本規(guī)章制度，旨在明確采購流程，提升采購管理水平，降低采購風(fēng)險。適用范圍包括所有部門的項目采購、日常采購、緊急采購等。二、采購原則采購活動應(yīng)遵循以下原則：1.公正性：所有采購活動應(yīng)在公平、公正的環(huán)境下進行，確保供應(yīng)商選擇透明。2.經(jīng)濟性：在保障質(zhì)量的基礎(chǔ)上，優(yōu)先選擇價格合理的供應(yīng)商，做到節(jié)省采購成本。3.合法性：所有采購行為必須符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定。4.質(zhì)量優(yōu)先：優(yōu)先選擇信譽良好的供應(yīng)商，確保采購物資的質(zhì)量符合標(biāo)準。三、采購流程1.采購申請流程庫存查詢：申購人需先檢查現(xiàn)有庫存，確認所需物資缺乏。填寫申購單：申購人依據(jù)實際需求填寫“申購單”，詳細列明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途。部門審批：申購單需經(jīng)部門負責(zé)人審核并簽字確認，確保采購的必要性和合理性。2.詢價與選擇供應(yīng)商詢價方式：采購人需向至少三家符合資質(zhì)的供應(yīng)商詢價，確保選擇的供應(yīng)商能夠提供合適的產(chǎn)品和服務(wù)。報價記錄：將所有報價記錄在“詢價記錄表”中，便于后續(xù)比較與分析。核價：采購人需對報價進行核價，參考歷史價格和市場行情，確定合理價格區(qū)間。3.審批流程填寫流轉(zhuǎn)單：在詢價及核價后，采購人需填寫“流轉(zhuǎn)單”，并附上申購單及詢價記錄。逐級審批：流轉(zhuǎn)單需經(jīng)過部門負責(zé)人、財務(wù)審核及公司高層的逐級審批，確保采購的合規(guī)性與必要性。審批反饋：如審批未通過，需及時反饋原因并進行修改，重新提交審批。4.采購實施下單采購：審批通過后，采購人應(yīng)及時與選定的供應(yīng)商聯(lián)系，確認訂單并下單。跟蹤訂單：采購人需定期跟蹤訂單進度，確保供應(yīng)商按時交貨。5.驗收與入庫驗收標(biāo)準：物資到貨后，相關(guān)人員應(yīng)依據(jù)驗收標(biāo)準進行驗收，確保貨物數(shù)量、質(zhì)量符合要求。入庫處理：驗收合格后，及時將物資入庫，并更新庫存記錄。未通過驗收的物資應(yīng)及時退貨或處理。6.報銷與結(jié)算報銷流程：采購人需在物資到貨后一個月內(nèi)完成報銷，提交相關(guān)憑證，包括采購單、發(fā)票等。財務(wù)審核：財務(wù)部門對報銷申請進行審核，確保流程合規(guī)。四、特殊采購流程1.集中采購各部門每月25日前需提交集中采購需求，由采購部統(tǒng)一進行采購，確保采購數(shù)量和價格優(yōu)勢。2.緊急采購在特殊情況下需要立即采購，采購人應(yīng)向應(yīng)急小組申請，簡化流程，確保及時采購，避免生產(chǎn)或運營受到影響。3.年度采購針對定期需求的物資，采購人需提前編制年度采購計劃，并向財務(wù)部門報備，確保預(yù)算合理。五、采購記錄及檔案管理1.檔案保存所有采購相關(guān)文件應(yīng)按類別、時間進行分類存檔，包括申購單、詢價記錄、流轉(zhuǎn)單、驗收單及發(fā)票等。采購記錄需保存至少三年，方便日后查閱和審計。2.績效評估采購部定期對供應(yīng)商進行績效評估，記錄供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨時間及服務(wù)態(tài)度，為后續(xù)采購提供數(shù)據(jù)支持。六、采購紀律1.采購人員職責(zé)采購人員需建立并維護供應(yīng)商檔案，定期進行市場調(diào)研，確保采購物資符合質(zhì)量標(biāo)準。采購人員不得與供應(yīng)商進行不當(dāng)交易，如接受賄賂、回扣等，一經(jīng)查實，嚴肅處理。2.信息保密采購過程中涉及的商業(yè)機密、價格信息等需嚴格保密，非相關(guān)人員不得泄露。七、反饋與改進機制1.流程反饋各部門可針對采購流程提出反饋和建議，采購部定期收集意見，進行流程優(yōu)化。設(shè)立投訴渠道，確保采購環(huán)節(jié)的問題能夠及時被發(fā)現(xiàn)和解決。2.定期評審每年組織一次采購流程評審，分析流程執(zhí)行情況，針對發(fā)現(xiàn)的問題