歸檔與數(shù)據(jù)保留制度

歸檔與數(shù)據(jù)保存制度一、制度背景和目的為了規(guī)范企業(yè)的文件管理和數(shù)據(jù)保存工作，確保企業(yè)信息的安全和可靠性，提高工作效率，訂立本《歸檔與數(shù)據(jù)保存制度》。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部全部部門(mén)的歸檔和數(shù)據(jù)保存工作。三、歸檔流程1.歸檔原則1.1遵從國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，對(duì)需要?dú)w檔的文件進(jìn)行分類、整理、編號(hào)和存儲(chǔ)。1.2確保歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性和可靠性，以便于日后查詢使用。2.歸檔責(zé)任2.1部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)布置本部門(mén)的歸檔工作，明確每位員工的歸檔職責(zé)。2.2歸檔責(zé)任人應(yīng)對(duì)歸檔文件的資料進(jìn)行登記、整理、分類和存儲(chǔ)，并定期匯報(bào)工作進(jìn)展。3.歸檔分類3.1依照文件的性質(zhì)和用途對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類，包含但不限于會(huì)計(jì)文件、人事文件、合同文件、項(xiàng)目文件等。3.2每個(gè)分類下的文件應(yīng)依照日期和編號(hào)的方式進(jìn)行排序，以便于查找和管理。4.歸檔流程4.1歸檔責(zé)任人依據(jù)文件的分類和編號(hào)，將文件放入相應(yīng)的歸檔盒中，并填寫(xiě)歸檔登記表。4.2歸檔登記表應(yīng)包含文件名稱、編號(hào)、歸檔日期、歸檔責(zé)任人等信息，并進(jìn)行簽字確認(rèn)。4.3歸檔盒應(yīng)依照文件的分類和編號(hào)進(jìn)行標(biāo)注，并放置在指定的歸檔區(qū)域，確保管放安全和有序。5.歸檔保管5.1歸檔責(zé)任人應(yīng)定期檢查歸檔文件的完整性和存放情況，如有損壞或丟失應(yīng)及時(shí)上報(bào)和增補(bǔ)。5.2歸檔文件應(yīng)存放在指定的歸檔區(qū)域，保持干燥、防潮、防火、防鼠害等，確保文件的安全性和可靠性。5.3歸檔文件應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，避開(kāi)未經(jīng)授權(quán)人員隨便查看或取用，保護(hù)企業(yè)信息的安全。四、數(shù)據(jù)保存1.數(shù)據(jù)分類1.1依據(jù)數(shù)據(jù)的緊要性和敏感程度，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，包含但不限于商業(yè)機(jī)密、客戶數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。1.2數(shù)據(jù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)訂立數(shù)據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)，并告知各部門(mén)相關(guān)數(shù)據(jù)的保存期限和處理方式。2.數(shù)據(jù)保存期限2.1依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確定各類數(shù)據(jù)的保存期限，訂立數(shù)據(jù)保存清單。2.2數(shù)據(jù)保存期限一般包含長(zhǎng)期保存、短期保存和臨時(shí)保存三類，具體保存期限由管理部門(mén)依據(jù)實(shí)際情況確定。3.數(shù)據(jù)備份和存儲(chǔ)3.1數(shù)據(jù)備份應(yīng)定期進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)的安全和可恢復(fù)性。3.2數(shù)據(jù)存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的設(shè)備和系統(tǒng)，保護(hù)數(shù)據(jù)的機(jī)密性和完整性。4.數(shù)據(jù)銷毀和加密4.1數(shù)據(jù)保存期限到期后，應(yīng)依據(jù)保存清單對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行銷毀處理，確保數(shù)據(jù)不被惡意取得。4.2對(duì)于涉及商業(yè)機(jī)密和客戶數(shù)據(jù)等敏感數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露和濫用。5.數(shù)據(jù)權(quán)限掌控5.1各部門(mén)應(yīng)設(shè)置不同級(jí)別的數(shù)據(jù)權(quán)限，以確保數(shù)據(jù)僅被有權(quán)限的人員訪問(wèn)和使用。5.2數(shù)據(jù)權(quán)限的授權(quán)和撤銷由數(shù)據(jù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)，避開(kāi)數(shù)據(jù)被非授權(quán)人員取得和竄改。五、違紀(jì)懲罰對(duì)于不依照本制度執(zhí)行的員工，將視情況予以相應(yīng)的紀(jì)律處分，包含但不限于口頭警告、通報(bào)批判、記過(guò)、記大過(guò)、辭退等處理措施。六、附則6.1本制度自頒布之日起生效，并適用于全體員工。6.2本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負(fù)責(zé)人全部，如有需要修改或增補(bǔ)，將以公司內(nèi)部通