檔案管理基本知識課件

檔案管理基本知識PPT檔案管理概述檔案收集與整理檔案保管與利用檔案信息化建設(shè)檔案工作人員職責(zé)與素質(zhì)要求檔案法律法規(guī)與標準規(guī)范contents目錄01檔案管理概述檔案定義檔案是指機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的原始記錄。檔案分類根據(jù)檔案的形成者、內(nèi)容、時間、形式等特征，可以將檔案分為不同的類型，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案等。檔案定義與分類

檔案管理重要性維護歷史真實面貌檔案是歷史的見證，是還原歷史真實面貌的重要依據(jù)。服務(wù)現(xiàn)實工作檔案為各項工作的開展提供重要參考和憑證，是進行科學(xué)決策、制定計劃、總結(jié)經(jīng)驗、開展研究的重要依據(jù)。推動社會發(fā)展檔案中蘊含著豐富的信息資源，對于推動經(jīng)濟社會發(fā)展、促進科技進步、提高國民素質(zhì)等具有重要意義。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理完整性原則安全性原則可用性原則檔案管理原則檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，以維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。確保檔案的安全，防止檔案被盜竊、破壞、涂改等。保證檔案的齊全、完整，不遺漏、不丟失。保證檔案的可讀性、可識別性，便于檢索、開發(fā)和利用。02檔案收集與整理包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、照片檔案、錄音錄像檔案等各類檔案材料。收集范圍通過定期歸檔、日常收集、專項收集等多種途徑，確保檔案材料的完整性和準確性。收集途徑收集范圍及途徑整理方法與步驟按照檔案材料的性質(zhì)、內(nèi)容、形成時間等進行分類，以便于后續(xù)的管理和利用。將同一類別的檔案材料組成案卷，并給予相應(yīng)的標題和編號，以便于檢索和查找。按照一定的順序?qū)Π妇磉M行排列，并給予相應(yīng)的編號，以便于管理和利用。根據(jù)分類、組卷、排列與編號的結(jié)果，編制相應(yīng)的檔案目錄，以便于檢索和查閱。分類組卷排列與編號編制目錄鑒定定期對檔案進行鑒定，確定其保管期限和處理方式，以確保檔案的科學(xué)管理和有效利用。銷毀對于無需繼續(xù)保存的檔案，按照相關(guān)規(guī)定進行銷毀，并確保銷毀過程的安全和保密。同時，建立銷毀清冊，記錄銷毀檔案的信息，以便于后續(xù)的管理和審計。鑒定與銷毀流程03檔案保管與利用包括檔案庫房的選擇、建設(shè)和日常管理，確保檔案存儲環(huán)境的安全、適宜。檔案庫房管理選擇適當(dāng)?shù)臋n案裝具和包裝材料，以保護檔案不受損壞。檔案裝具與包裝材料采取防火、防盜、防潮、防鼠等措施，確保檔案安全。檔案安全防護定期對檔案進行檢查、清理和維護，保持檔案的完整性和可讀性。定期檢查與維護保管措施及要求檔案檢索檔案借閱檔案復(fù)制與摘錄檔案展覽與陳列利用方式與途徑01020304通過檔案目錄、索引等檢索工具，快速、準確地查找所需檔案。按照相關(guān)規(guī)定和程序，辦理檔案借閱手續(xù)，滿足利用者需求。根據(jù)利用者需要，對檔案進行復(fù)制或摘錄，提供檔案信息的服務(wù)。舉辦檔案展覽或陳列活動，展示檔案的價值和魅力。建立檔案保密制度，明確檔案保密范圍、密級和保密期限。檔案保密制度檔案開放與利用檔案解密與劃控檔案安全與監(jiān)管在確保檔案安全的前提下，積極推進檔案開放和利用工作。對已到保密期限的檔案進行解密和劃控，促進檔案信息的共享和利用。加強檔案安全監(jiān)管工作，防止檔案丟失、被盜或泄密等事件的發(fā)生。保密與開放問題04檔案信息化建設(shè)將紙質(zhì)檔案通過掃描儀轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像，便于存儲和傳輸。掃描技術(shù)OCR技術(shù)音頻視頻轉(zhuǎn)換通過光學(xué)字符識別技術(shù)將圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成文本數(shù)據(jù)，提高檢索效率。將錄音、錄像等多媒體資料轉(zhuǎn)換成數(shù)字格式，實現(xiàn)統(tǒng)一管理和利用。030201數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù)明確電子文件的歸檔范圍，包括文本、圖像、音頻、視頻等各種類型。歸檔范圍采用在線歸檔或離線歸檔方式，確保電子文件的真實性、完整性和可用性。歸檔方式遵循國家和行業(yè)標準，對電子文件進行密級劃分和開放鑒定，確保歸檔質(zhì)量。歸檔要求電子文件歸檔管理保障檔案信息系統(tǒng)所在場所的安全，防止自然災(zāi)害和人為破壞。物理安全加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，采取防火墻、入侵檢測等措施，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸安全。網(wǎng)絡(luò)安全采用數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)等技術(shù)手段，保障檔案數(shù)據(jù)的機密性、完整性和可用性。數(shù)據(jù)安全對檔案信息系統(tǒng)進行定期安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。系統(tǒng)安全信息系統(tǒng)安全保護05檔案工作人員職責(zé)與素質(zhì)要求負責(zé)定期收集各部門產(chǎn)生的檔案資料，并進行分類、編目、整理，確保檔案完整、有序。檔案收集與整理對檔案進行安全保管，防止損壞、丟失和泄密，同時提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，滿足組織和個人對檔案信息的利用需求。檔案保管與利用定期對檔案進行鑒定，確定其保管期限和處理方式，對無保存價值的檔案進行銷毀，確保檔案庫藏量適中、管理高效。檔案鑒定與銷毀崗位職責(zé)劃分信息化技能熟悉計算機操作、檔案管理軟件使用、網(wǎng)絡(luò)檢索等技能，提高檔案管理效率和信息化水平。檔案專業(yè)知識掌握檔案學(xué)基本理論、檔案管理法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)技能等知識，具備獨立開展檔案管理工作的能力。溝通與協(xié)作能力具備良好的溝通、協(xié)調(diào)能力，能夠與各部門順暢合作，共同推進檔案管理工作。專業(yè)技能培訓(xùn)遵守法律法規(guī)嚴格遵守國家法律法規(guī)和檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作合法、合規(guī)。保守秘密對檔案中涉及的機密、隱私等信息嚴格保密，不泄露、不傳播。服務(wù)意識強具備良好的服務(wù)意識，主動為組織和個人提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，滿足其合理需求。認真負責(zé)對待檔案管理工作認真負責(zé)、細致耐心，確保檔案真實、完整、可用。職業(yè)道德素養(yǎng)06檔案法律法規(guī)與標準規(guī)范《中華人民共和國檔案法》01規(guī)定了檔案工作的基本原則、檔案機構(gòu)及其職責(zé)、檔案的管理、檔案的利用和公布等內(nèi)容，是檔案管理工作的根本大法。《中華人民共和國檔案法實施辦法》02對《檔案法》的具體實施作出了詳細規(guī)定，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等環(huán)節(jié)。其他相關(guān)法律法規(guī)03如《保密法》、《著作權(quán)法》等，也對檔案管理工作提出了相關(guān)要求和規(guī)定。國家法律法規(guī)解讀ABCD行業(yè)標準規(guī)范介紹《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定了檔案著錄的原則、方法、項目和格式等，是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)標準?！稒n案數(shù)字化規(guī)范》規(guī)定了紙質(zhì)檔案、錄音錄像檔案等傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的技術(shù)要求和管理規(guī)范?！稒n案分類與編號規(guī)則》對檔案進行分類和編號，以便于檔案的管理和檢索利用?！稒n案室建設(shè)標準》對檔案室的選址、布局、設(shè)施配置等提出了具體要求，以確保檔案的安全保管和有效利用。企業(yè)內(nèi)部制度完善建立健全檔案管理制度強化檔案監(jiān)督檢查與考核明確檔案管理職責(zé)與分工加強檔案宣傳與培訓(xùn)包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等各個環(huán)節(jié)的管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化和高效化。設(shè)立專門的檔