秘書及行政支持管理制度

秘書及行政支持管理制度第一章總則第一條目的和依據為了規(guī)范秘書及行政支持工作，提高工作效率和服務質量，確保企業(yè)各項事務的順利進行，依據國家相關法律法規(guī)以及公司內部管理要求，訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司各機構、各部門和各級管理人員，包含但不限于執(zhí)行董事、總經理辦公室、各部門負責人等。第二章秘書及行政支持職責第三條秘書職責幫助領導布置日常工作事項，負責會議的組織和協(xié)調；負責領導日程的布置和管理，確保時間合理利用；承辦領導交辦的文件、資料的整理、處理和收發(fā)；組織開展部門之間和企業(yè)內部的信息協(xié)調工作，促進各部門之間的合作與溝通；處理來訪、來電及各部門提交的文件，依照領導要求進行篩選、排序和匯總，保證信息及時傳遞；完成領導布置的其他工作。第四條行政支持職責負責公司的行政管理工作，訂立和實施行政管理制度；組織人員招聘、培訓等工作，負責員工檔案管理；組織辦公場合、設備、料子及辦公用品的采購和管理；負責辦公區(qū)域的維護、布局和安全管理；組織協(xié)調會議、培訓、宴請等活動的籌辦工作；幫助各部門開展日常工作，供應必需的行政支持；處理公司各類證照、執(zhí)照以及相關行政手續(xù)；負責行政費用的掌控和管理。第三章秘書及行政支持工作流程第五條日常工作布置秘書依據領導布置的日程布置工作任務，確保工作定時完成；行政支持人員依據公司的工作要求，合理布置行政事務的處理次序，提高工作效率；在布置工作任務時，應合理調配工作時間，并注意調度，避開沖突和重復布置。第六條文件管理秘書負責各類文件的整理、處理和收發(fā)工作，確保文件的安全和準確傳遞；行政支持人員負責建立和維護公司的文件管理系統(tǒng)，包含文件的歸檔和檢索；全部文件應依照公司相關規(guī)定進行命名、分類和歸檔，保證文件的可查、可查閱和可追溯。第七條會議協(xié)調秘書負責領導會議的組織和協(xié)調工作，包含會議的召開時間、地方和議程的布置；行政支持人員負責會議室的預約和準備工作、會議料子的收發(fā)、會議紀要的起草和分發(fā)等；會議相關的工作應及時溝通和協(xié)調，確保會議的順利進行。第八條來訪接待和電話處理秘書負責公司來訪接待工作，包含接待對象的布置、會客室的準備、接待禮儀等；行政支持人員負責公司來電接聽和處理，保證電話的妥當處理和信息的及時轉達，必需時轉接相關人員。第九條信息協(xié)調和溝通秘書負責協(xié)調各部門間的信息傳遞和溝通工作，建立信息協(xié)調機制；行政支持人員負責建立和維護內部溝通工具，如企業(yè)微信、電子郵件等，促進信息溝通和協(xié)作。第十條行政支持與幫助秘書和行政支持人員應樂觀搭配各部門完成工作任務，供應必需的行政支持和幫助；秘書和行政支持人員應及時反饋工作中的問題和困難，并協(xié)調解決，確保工作的順利進行。第四章監(jiān)督與管理第十一條績效考核對秘書和行政支持人員進行定期的績效考核，重要包含工作量、工作質量、工作效率等方面的評估；績效考核結果將作為績效評價和晉升的參考依據。第十二條保密與安全管理秘書和行政支持人員必需保守公司的商業(yè)秘密和機密信息，不得私自泄露和使用；秘書和行政支持人員要加強對辦公場合、設備和文件的管理，確保安全和保密。第十三條培訓和發(fā)展公司將為秘書和行政支持人員供應必需的培訓和發(fā)展機會，提高專業(yè)素養(yǎng)和工作本領；秘書和行政支持人員應樂觀參加培訓，不絕提升自身水平。第五章附則第十四條修改和解釋本制度的修改和解釋權歸公司最高決策機構全部，并依照公司相關程序進行。第十五條生效日期本制度自頒布之日起生效，廢止以前的相關規(guī)定。第十六條其他事項對于本制度未盡事宜，可適用相