秘書及行政支持管理制度

秘書及行政支持管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為了規(guī)范秘書及行政支持工作，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，確保企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)的順利進(jìn)行，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及公司內(nèi)部管理要求，訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司各機(jī)構(gòu)、各部門和各級(jí)管理人員，包含但不限于執(zhí)行董事、總經(jīng)理辦公室、各部門負(fù)責(zé)人等。第二章秘書及行政支持職責(zé)第三條秘書職責(zé)幫助領(lǐng)導(dǎo)布置日常工作事項(xiàng)，負(fù)責(zé)會(huì)議的組織和協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)日程的布置和管理，確保時(shí)間合理利用；承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件、資料的整理、處理和收發(fā)；組織開展部門之間和企業(yè)內(nèi)部的信息協(xié)調(diào)工作，促進(jìn)各部門之間的合作與溝通；處理來(lái)訪、來(lái)電及各部門提交的文件，依照領(lǐng)導(dǎo)要求進(jìn)行篩選、排序和匯總，保證信息及時(shí)傳遞；完成領(lǐng)導(dǎo)布置的其他工作。第四條行政支持職責(zé)負(fù)責(zé)公司的行政管理工作，訂立和實(shí)施行政管理制度；組織人員招聘、培訓(xùn)等工作，負(fù)責(zé)員工檔案管理；組織辦公場(chǎng)合、設(shè)備、料子及辦公用品的采購(gòu)和管理；負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的維護(hù)、布局和安全管理；組織協(xié)調(diào)會(huì)議、培訓(xùn)、宴請(qǐng)等活動(dòng)的籌辦工作；幫助各部門開展日常工作，供應(yīng)必需的行政支持；處理公司各類證照、執(zhí)照以及相關(guān)行政手續(xù)；負(fù)責(zé)行政費(fèi)用的掌控和管理。第三章秘書及行政支持工作流程第五條日常工作布置秘書依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)布置的日程布置工作任務(wù)，確保工作定時(shí)完成；行政支持人員依據(jù)公司的工作要求，合理布置行政事務(wù)的處理次序，提高工作效率；在布置工作任務(wù)時(shí)，應(yīng)合理調(diào)配工作時(shí)間，并注意調(diào)度，避開沖突和重復(fù)布置。第六條文件管理秘書負(fù)責(zé)各類文件的整理、處理和收發(fā)工作，確保文件的安全和準(zhǔn)確傳遞；行政支持人員負(fù)責(zé)建立和維護(hù)公司的文件管理系統(tǒng)，包含文件的歸檔和檢索；全部文件應(yīng)依照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行命名、分類和歸檔，保證文件的可查、可查閱和可追溯。第七條會(huì)議協(xié)調(diào)秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的組織和協(xié)調(diào)工作，包含會(huì)議的召開時(shí)間、地方和議程的布置；行政支持人員負(fù)責(zé)會(huì)議室的預(yù)約和準(zhǔn)備工作、會(huì)議料子的收發(fā)、會(huì)議紀(jì)要的起草和分發(fā)等；會(huì)議相關(guān)的工作應(yīng)及時(shí)溝通和協(xié)調(diào)，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。第八條來(lái)訪接待和電話處理秘書負(fù)責(zé)公司來(lái)訪接待工作，包含接待對(duì)象的布置、會(huì)客室的準(zhǔn)備、接待禮儀等；行政支持人員負(fù)責(zé)公司來(lái)電接聽和處理，保證電話的妥當(dāng)處理和信息的及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)，必需時(shí)轉(zhuǎn)接相關(guān)人員。第九條信息協(xié)調(diào)和溝通秘書負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門間的信息傳遞和溝通工作，建立信息協(xié)調(diào)機(jī)制；行政支持人員負(fù)責(zé)建立和維護(hù)內(nèi)部溝通工具，如企業(yè)微信、電子郵件等，促進(jìn)信息溝通和協(xié)作。第十條行政支持與幫助秘書和行政支持人員應(yīng)樂(lè)觀搭配各部門完成工作任務(wù)，供應(yīng)必需的行政支持和幫助；秘書和行政支持人員應(yīng)及時(shí)反饋工作中的問(wèn)題和困難，并協(xié)調(diào)解決，確保工作的順利進(jìn)行。第四章監(jiān)督與管理第十一條績(jī)效考核對(duì)秘書和行政支持人員進(jìn)行定期的績(jī)效考核，重要包含工作量、工作質(zhì)量、工作效率等方面的評(píng)估；績(jī)效考核結(jié)果將作為績(jī)效評(píng)價(jià)和晉升的參考依據(jù)。第十二條保密與安全管理秘書和行政支持人員必需保守公司的商業(yè)秘密和機(jī)密信息，不得私自泄露和使用；秘書和行政支持人員要加強(qiáng)對(duì)辦公場(chǎng)合、設(shè)備和文件的管理，確保安全和保密。第十三條培訓(xùn)和發(fā)展公司將為秘書和行政支持人員供應(yīng)必需的培訓(xùn)和發(fā)展機(jī)會(huì)，提高專業(yè)素養(yǎng)和工作本領(lǐng)；秘書和行政支持人員應(yīng)樂(lè)觀參加培訓(xùn)，不絕提升自身水平。第五章附則第十四條修改和解釋本制度的修改和解釋權(quán)歸公司最高決策機(jī)構(gòu)全部，并依照公司相關(guān)程序進(jìn)行。第十五條生效日期本制度自頒布之日起生效，廢止以前的相關(guān)規(guī)定。第十六條其他事項(xiàng)對(duì)于本制度未盡事宜，可適用相