文書檔案立卷歸檔制度模版（2篇）

文書檔案立卷歸檔制度模版一、概述本《文書檔案立卷歸檔制度模板》旨在確立一套標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的管理流程，以確保文書類檔案能夠得以準(zhǔn)確、完整、安全及便捷地歸檔與檢索，進(jìn)而提升檔案管理效率與質(zhì)量。二、適用范圍本制度廣泛適用于各類企事業(yè)單位、社會團(tuán)體及公共機(jī)構(gòu)等組織，旨在指導(dǎo)其文書檔案的日常管理工作。三、定義1.文書檔案：指由各類單位和組織在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生，具有明確業(yè)務(wù)背景和事實(shí)真實(shí)性的文件、資料等記錄形式。2.立卷：依據(jù)既定規(guī)范，對文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)化整理，并編制卷內(nèi)目錄的過程。3.歸檔：遵循檔案管理流程，將已完成立卷編制的文書檔案妥善存放至指定位置的行為。4.檔案管理員：經(jīng)授權(quán)負(fù)責(zé)文書檔案的收集、整理、保管、利用及安全管理等工作的專業(yè)人員。四、立卷程序1.收集：依據(jù)時(shí)間順序，全面收集各類單位和組織生成的文書檔案，確保檔案的完整性和時(shí)效性。2.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容及形式特征，進(jìn)行科學(xué)分類，并建立相應(yīng)的分類目錄體系。3.鑒定：對收集到的文書檔案進(jìn)行真實(shí)性、合法性及價(jià)值評估，確保檔案質(zhì)量。4.編目：為鑒定合格的文書檔案編制詳細(xì)目錄，包括文件題名、日期、份數(shù)等關(guān)鍵信息。5.整理歸檔：按照編目結(jié)果，對文書檔案進(jìn)行有序整理，并妥善存放至指定位置。6.編制卷內(nèi)目錄：在每卷檔案的首頁編制卷內(nèi)目錄，清晰標(biāo)注文件題名、頁數(shù)及存放位置等信息。五、歸檔規(guī)定1.儲存位置：文書檔案應(yīng)存放于防潮、防火、防塵、通風(fēng)良好且安全可靠的檔案室內(nèi)，嚴(yán)禁置于易燃、易爆、易腐蝕等有害環(huán)境中。2.分區(qū)存放：根據(jù)單位或組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對文書檔案進(jìn)行分區(qū)存放，并設(shè)置明顯標(biāo)識以便于查找。3.檔案柜管理：檔案室內(nèi)應(yīng)配備專用檔案柜，每柜配備鎖具并由專人負(fù)責(zé)管理鑰匙。4.編號管理：對檔案柜、卷內(nèi)及文件進(jìn)行統(tǒng)一編號管理，確保檔案的唯一性和可追溯性。5.出借與借閱：借閱或出借檔案需填寫申請并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，同時(shí)需明確借閱期限并按期歸還。6.檔案銷毀：依據(jù)檔案保管期限規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行規(guī)范銷毀處理，嚴(yán)禁隨意丟棄或銷毀檔案。六、檔案管理責(zé)任1.負(fù)責(zé)人職責(zé)：各單位和組織應(yīng)明確文書檔案管理的負(fù)責(zé)人并制定具體的管理責(zé)任制度。2.檔案管理員要求：檔案管理員需具備扎實(shí)的專業(yè)知識與技能并承擔(dān)檔案的日常管理、保管及維護(hù)工作。3.監(jiān)督檢查機(jī)制：主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期對文書檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查以確保其規(guī)范性與有效性。七、附則1.解釋權(quán)歸屬：本制度的最終解釋權(quán)歸單位或組織的主管領(lǐng)導(dǎo)所有。2.生效日期：本制度自頒布之日起正式生效并對外執(zhí)行。3.修訂與補(bǔ)充：對本制度的任何修改或補(bǔ)充均需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可實(shí)施并記錄在案。四、修訂記錄修訂日期：____年____月____日修訂說明：針對____部分內(nèi)容進(jìn)行了必要的修訂與完善以確保制度的時(shí)效性與適用性。以上為《文書檔案立卷歸檔制度模板》的完整內(nèi)容供各單位和組織參考執(zhí)行以加強(qiáng)文書檔案管理的規(guī)范化、安全化及便捷化水平。所有相關(guān)人員務(wù)必嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定如有違反將依法依規(guī)追究相應(yīng)責(zé)任。文書檔案立卷歸檔制度模版（二）1.引言文書檔案是組織機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位及個(gè)人在日常工作和活動(dòng)中產(chǎn)生的紙質(zhì)或電子化的文件和資料，是保留和傳承知識、保存歷史、維護(hù)權(quán)益的重要載體。為了確保文書檔案的完整性、真實(shí)性和可追溯性，須建立一套科學(xué)合理的文書檔案立卷歸檔制度。本制度旨在規(guī)范文書檔案的管理流程，規(guī)定文書檔案的立卷和歸檔要求，保障文書檔案的安全和有效利用。2.文書檔案的立卷要求2.1立卷范圍所有與組織機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位活動(dòng)有關(guān)的文書檔案，包括各類備忘錄、函件、會議紀(jì)要、報(bào)告、合同、協(xié)議、核準(zhǔn)文件、決策文件等。2.2立卷原則（1）實(shí)行立卷分類管理原則，按照文書檔案的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類立卷，確保立卷的全面和系統(tǒng)性。（2）實(shí)行立卷連續(xù)編號原則，根據(jù)立卷時(shí)間，給每份文書檔案進(jìn)行連續(xù)編號，方便查找和管理。（3）實(shí)行立卷審查原則，對每份文書檔案的準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行審查，確保檔案的真實(shí)性和完整性。3.文書檔案的歸檔要求3.1歸檔流程（1）收集：組織機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員將產(chǎn)生的文書檔案收集并匯總到檔案室。（2）整理：檔案管理員負(fù)責(zé)對收集到的文書檔案進(jìn)行整理，將其按照立卷分類進(jìn)行歸納整理。（3）審核：經(jīng)過整理的文書檔案由檔案管理員進(jìn)行審核，對文書檔案的準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行審查。（4）編目：審核通過的文書檔案由檔案管理員進(jìn)行編目，并進(jìn)行詳細(xì)的登記記錄，包括文檔標(biāo)題、編號、出處、作者、日期等相關(guān)信息。（5）歸檔：編目完成后，經(jīng)過檔案管理員確認(rèn)無誤后，將文書檔案存放到專門的檔案柜中，并進(jìn)行標(biāo)識，確保其易于查找和保管。3.2歸檔要點(diǎn)（1）文書檔案的立卷分類應(yīng)根據(jù)具體的業(yè)務(wù)需要進(jìn)行分類，確保歸檔的系統(tǒng)性和實(shí)用性。（2）文書檔案的編目要準(zhǔn)確詳細(xì)，包括文檔的各項(xiàng)信息，便于后續(xù)的查找和整理。（3）歸檔的檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防塵等要求，確保文書檔案的安全保存。（4）歸檔的檔案室應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行檢查，確保歸檔環(huán)境的整潔和檔案的安全。（5）文書檔案的查閱應(yīng)有相應(yīng)的程序和權(quán)限，確保文書檔案的安全和保密。4.文書檔案的利用要求4.1利用流程（1）申請：用戶按照規(guī)定的程序和方式向檔案室提交文書檔案利用申請。（2）審批：檔案管理員對利用申請進(jìn)行審查，確認(rèn)申請的合理性和必要性后進(jìn)行審批。（3）提?。航?jīng)過審批的利用申請，用戶可到檔案室提取所需的文書檔案，并出具領(lǐng)取單。（4）歸還：用戶在利用完畢后，應(yīng)及時(shí)將歸還文書檔案，并由檔案管理員進(jìn)行確認(rèn)。4.2利用要點(diǎn)（1）文書檔案的利用申請應(yīng)明確具體的用途和理由，確保利用的合法性和合理性。（2）文書檔案的利用期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行設(shè)置，不得超過規(guī)定的期限。（3）利用申請的審批程序要公開透明，審批結(jié)果及時(shí)告知申請人。（4）利用的文書檔案應(yīng)妥善保管，不得私自外借或轉(zhuǎn)交他人。（5）文書檔案的利用應(yīng)遵守機(jī)構(gòu)、單位的相關(guān)規(guī)章制度，確保文書檔案的安全和保密。5.檔案保管和安全措施5.1檔案保管（1）檔案室應(yīng)設(shè)有專門的保管人員，負(fù)責(zé)對文書檔案進(jìn)行保管和管理。（2）文書檔案的保管柜和架要符合檔案保管的規(guī)范要求，確保檔案的安全保存。（3）文書檔案的保管室應(yīng)定期檢查，確保環(huán)境的整潔干燥，并進(jìn)行防火、防潮等安全措施。5.2檔案安全（1）文書檔案的保密級別應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行分類，并采取相應(yīng)的保密措施。（2）文書檔案的防火、防水、防盜等措施應(yīng)得到重視，保證檔案的安全性。（3）文書檔案的查閱要有嚴(yán)格的權(quán)限控制，明確文書檔案的查閱范圍和權(quán)限，防止非法查閱和泄露。（4）文書檔案的電子化管理要采用合適的技術(shù)手段和安全措施，保證電子文書檔案的可靠性和安全性。6.檔案的移交和銷毀6.1移交（1）文書檔案需要移交給其他單位或個(gè)人時(shí)，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)審批程序，并辦理相應(yīng)的手續(xù)。（2）移交的文書檔案應(yīng)進(jìn)行登記記錄，明確移交的責(zé)任單位及人員，并在移交協(xié)議中明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（3）移交的文書檔案應(yīng)保證其完整性和真實(shí)性，不得私自隱瞞或刪除相關(guān)信息。6.2銷毀（1）對于無繼續(xù)保管和利用價(jià)值的文書檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定和審批，并辦理相應(yīng)的銷毀手續(xù)。（2）銷毀的文書檔案應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保銷毀的文書檔案不被恢復(fù)和利用。（3）銷毀的文書檔案應(yīng)有相應(yīng)的記錄和證明，包括銷毀的時(shí)間、方式、單位及人員等信息。7.文書檔案管理的監(jiān)督和評估7.1監(jiān)督（1）文書檔案管理的監(jiān)督應(yīng)由上級主管部門或組織機(jī)構(gòu)的