人事檔案管理制度例文（二篇）

人事檔案管理制度例文一、概述1.1目標(biāo)與適用范圍本規(guī)定旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可訪問性，以保護(hù)員工的合法權(quán)益，同時(shí)保障公司與員工的利益。本規(guī)定適用于公司全體員工的人事檔案管理工作。1.2法規(guī)依據(jù)本規(guī)定依據(jù)《勞動(dòng)法》、《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)制定。1.3定義1.3.1人事檔案：指公司對(duì)員工在職期間的個(gè)人信息、合同、獎(jiǎng)懲記錄、證件等資料的收集和管理。1.3.2檔案管理：涵蓋人事檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、使用、查詢、保護(hù)、遷移、轉(zhuǎn)儲(chǔ)等各項(xiàng)管理活動(dòng)。二、檔案建立與歸檔2.1檔案管理責(zé)任部門人事部門負(fù)責(zé)公司內(nèi)部的檔案管理工作，包括檔案的建立、整理、存儲(chǔ)、歸檔、保密等職責(zé)。2.2員工檔案建立員工入職后，人事部門負(fù)責(zé)建立員工檔案，內(nèi)容包括但不限于個(gè)人基本信息、合同協(xié)議、培訓(xùn)記錄、考勤請(qǐng)假記錄、績(jī)效評(píng)估、獎(jiǎng)懲記錄、離職手續(xù)等。2.3檔案分類與編號(hào)為便于管理與檢索，人事部門將員工檔案按照既定分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類和編號(hào)，分類標(biāo)準(zhǔn)可包括崗位、部門、入職時(shí)間等。2.4檔案檢查、整理、存儲(chǔ)與歸檔人事部門定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和整理，以確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。檔案應(yīng)妥善存放在封閉的文件柜中，確保安全，并按照歸檔規(guī)則進(jìn)行分類和編號(hào)。2.5檔案保密與備份人事部門需嚴(yán)格保密檔案信息，未經(jīng)授權(quán)人員不得接觸。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，以防止因意外導(dǎo)致的資料丟失。三、檔案使用與查詢3.1檔案使用權(quán)限檔案使用權(quán)限基于員工的崗位和職責(zé)，只有經(jīng)過授權(quán)的員工才能訪問檔案信息，并需記錄使用情況，遵守保密規(guī)定。3.2檔案查閱與借閱員工有權(quán)查閱個(gè)人檔案，需提前向人事部門申請(qǐng)并按流程操作。離職員工僅限查閱離職前的檔案信息。其他員工如需查閱或借閱，需提供合理理由并經(jīng)過人事部門批準(zhǔn)。3.3檔案引用與復(fù)制引用或復(fù)制檔案信息需經(jīng)過人事部門授權(quán)，并確保信息的準(zhǔn)確性。不得將檔案信息用于違反公司規(guī)定或法律法規(guī)的行為。3.4檔案轉(zhuǎn)交與銷毀員工離職時(shí)，人事部門需按照規(guī)定將檔案轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，并在轉(zhuǎn)交記錄中備案。達(dá)到保管期限的檔案，人事部門將按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。四、檔案保管期限與報(bào)廢4.1檔案保管期限檔案的保管期限根據(jù)公司規(guī)定和法律法規(guī)進(jìn)行分類，包括永久保存、長(zhǎng)期保存、定期保存等。不同檔案的保管期限將根據(jù)相關(guān)規(guī)定設(shè)定。4.2檔案報(bào)廢程序與要求檔案達(dá)到保管期限后，人事部門需遵循公司規(guī)定執(zhí)行報(bào)廢程序，包括報(bào)批、審批、公示等步驟，并記錄報(bào)廢情況。報(bào)廢檔案應(yīng)進(jìn)行安全銷毀或歸檔處理。五、其他條款5.1檔案遷移與轉(zhuǎn)儲(chǔ)在部門調(diào)整或公司重組等情況下，人事部門需及時(shí)進(jìn)行檔案遷移和轉(zhuǎn)儲(chǔ)，以確保檔案信息的完整性和可訪問性。5.2檔案管理制度的宣傳與培訓(xùn)人事部門需定期對(duì)員工進(jìn)行檔案管理制度的宣傳和培訓(xùn)，確保員工了解并遵守制度，正確使用檔案管理系統(tǒng)及相關(guān)工具。5.3檔案管理制度的評(píng)估與修訂人事部門需定期評(píng)估檔案管理制度，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂和完善，以保證制度的適用性和有效性。修訂后的制度應(yīng)及時(shí)通知全體員工并進(jìn)行培訓(xùn)。人事檔案管理制度例文（二）一、目的與范圍為規(guī)范本公司員工檔案管理流程，確保人事信息的安全、準(zhǔn)確、完整，并提升人事管理的效率，特制定本管理制度。二、適用范圍本管理制度適用于本公司全體員工的人事檔案管理。三、檔案的構(gòu)成1.個(gè)人基本信息：涵蓋員工的姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、戶籍所在地及聯(lián)系方式等。2.入職材料：包括員工的入職申請(qǐng)表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、技能證書等。3.人事變動(dòng)材料：涉及員工的調(diào)動(dòng)、晉升、降職、調(diào)薪、離職等人事變動(dòng)相關(guān)的材料。4.獎(jiǎng)懲記錄：記錄員工所獲得的表彰、獎(jiǎng)勵(lì)以及紀(jì)律處分等。5.健康檔案：包含員工的體檢報(bào)告、病歷、職業(yè)病危害告知等健康相關(guān)材料。6.培訓(xùn)記錄：記錄員工參加的培訓(xùn)課程、培訓(xùn)成績(jī)等信息。7.其他相關(guān)材料：如員工的家庭情況、緊急聯(lián)系人等其他相關(guān)資料。四、檔案管理責(zé)任人1.人力資源部門負(fù)責(zé)員工檔案的建立、歸檔、整理等工作。2.各部門應(yīng)確保及時(shí)將與員工相關(guān)的材料提交至人力資源部門，以保持檔案信息的實(shí)時(shí)更新。五、檔案的保管與存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)存放于專用的檔案室，確保安全、防火、防盜、防蟲害。2.檔案應(yīng)按員工姓名的拼音順序進(jìn)行歸檔，以便于檢索。3.檔案應(yīng)定期整理與更新，以確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。4.檔案室應(yīng)設(shè)置專職管理人員，負(fù)責(zé)檔案的借閱與歸還，并嚴(yán)格控制檔案的流動(dòng)。六、檔案的查閱與使用1.檔案的查閱應(yīng)嚴(yán)格遵守公司規(guī)定，確保員工隱私得到保護(hù)。2.未經(jīng)員工本人或主管部門同意，任何人不得擅自查閱或使用員工檔案。3.查閱員工檔案的人員應(yīng)填寫相關(guān)查閱記錄，并確保檔案的保密性。七、檔案的保密與銷毀1.檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，禁止泄露員工個(gè)人信息。2.檔案的銷毀應(yīng)依照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保檔案的安全銷毀，防止信息泄露。八、違紀(jì)與處罰對(duì)于違反本管理制度的行為，將根據(jù)情節(jié)輕重和影響程度給予相應(yīng)的紀(jì)