實驗室內(nèi)審員的審核技巧

實驗室內(nèi)審員的審核技巧內(nèi)審員在審核中可以采用多種工作方法，這些方法往往是在工作中不斷積累起來的，各人有各人的技巧，從而形成了個人的風(fēng)格。即審核技巧。下面是小編為大家?guī)淼膬?nèi)審員的審核技巧的知識，歡迎閱讀。內(nèi)審員在現(xiàn)場的時間有限，而需要采集的信息量又很大。信息(客觀證據(jù))只能通過看、問題應(yīng)該向負責(zé)進行該項質(zhì)量活動的部門或個人提出，而不應(yīng)向無關(guān)的部門或個人提問。內(nèi)審員應(yīng)明確地針對要了解的問題提問，用不著像商業(yè)或外交談判中那樣采用旁敲側(cè)擊的方式，更不要提出外行或錯誤的問題。在現(xiàn)場審核過程中，可采用封閉式和開放式相結(jié)合的方法進行提問。內(nèi)審員在提問時經(jīng)常會問及文件及實際執(zhí)行情況，這時可在提問中同時索取需要觀看的文件或提出觀看現(xiàn)場，這樣就等于臨時又增加了一些檢查的樣本，對檢查起了補充作用。問看結(jié)合的做法，既可使審核步步深入，又可避免單純問答的那種單調(diào)的方式，比較有效。內(nèi)審前各部門一定會做出相應(yīng)的準(zhǔn)備，因此重點的文件框等一定會收拾得整整齊齊，但在某些地方常常會發(fā)現(xiàn)作廢的文件、未經(jīng)檢定校準(zhǔn)的儀表等等不該存放在現(xiàn)場的東西，所以觀察視野要開闊一些，檢查要細致些。為使審核順利進行，內(nèi)審員應(yīng)注意創(chuàng)造一個良好的氣氛，使審核成為仿佛是在進行工作研究，而不使對方總感到自己是處于受審地位。在評價某一具體的不符合項時，要恰如其分，留有余地。對缺陷的責(zé)任，應(yīng)強調(diào)考慮控制管理體系文件的原因，而不宜過分追究個別部門和個人的一時責(zé)任。在審核中不做有損其他部門和個人的評述。這樣不但可創(chuàng)造一個和諧的氣氛，而且有利于實驗室內(nèi)部的團結(jié)與建設(shè)。在設(shè)計檢查表時，要合理策劃樣本，保證樣本的代表性，從而保證審核結(jié)果的有效性。在策劃編制檢查表時，既要注意依據(jù)審核準(zhǔn)則策劃查什么，也要注意根據(jù)不同的情況策劃更方便、有效的檢查方法以及合理的樣本量。否則，到現(xiàn)場審核時由于工作緊張和時間有限，審核方法和樣本量策劃不周，容易導(dǎo)致審核不充分，影響審核結(jié)果的有效性。溝通即聯(lián)絡(luò)、通訊、交往和交流。溝通三要素：雙向溝通和單向溝通的相互轉(zhuǎn)變、正式溝通和正式溝通的雙向溝通、語言溝通、文字溝通和形體語言溝通的相互轉(zhuǎn)變。2、審核與溝通審核過程是一個溝通的過程；審核過程應(yīng)屬于正式的雙向溝通；審核過程進行的溝通既有語言也有文字溝通；審核過程中語言溝通使用場合較多（聽和說）。3、審核中的面談恰當(dāng)?shù)?、有技巧的面談是審核成功的關(guān)鍵；基本面談的技巧：得當(dāng)?shù)靥釂?、少說多聽、保持融洽的關(guān)系、選擇恰當(dāng)?shù)拿嬲剬ο螅槐３侄Y貌、友善的面談態(tài)度。4、提問的技巧提問的類型：開放型提問、封閉型提問、闡明型（思考型）提問；審核員常用問式：怎么樣？什么？何時？何地？誰？為什么？請告訴我。提問的注意事項：尊重被審核方的語言習(xí)慣；準(zhǔn)確表達觀點和目的；提問考慮被問者的背景；注意神態(tài)表情、適時表達好意；努力理解回答；不能建議或暗示某種答案；不說有情緒的5、聆聽的技巧聆聽的重要性：審核過程中審核員聆聽時間約占總時間的80%；聆聽是收集審核證據(jù)的有效手段；聆聽效果對作出審核結(jié)論起重要作用；謙虛認真聆聽?wèi)B(tài)度有助于融洽氣氛和獲取有價聆聽的技巧：少講多聽；不怕沉默；排除干擾；多問開放性問題；多鼓勵講話者；善意的態(tài)度6、審核員的可信度審核員取得信任的幾個關(guān)鍵方面：知識、經(jīng)驗、能力；職業(yè)化的工作方式；創(chuàng)造密切、融洽的工作環(huán)境；自身的建設(shè)與完善。按照內(nèi)審程序規(guī)定，制定年度審核計劃，確定內(nèi)審的實施月份。內(nèi)審應(yīng)覆蓋質(zhì)量管理體系所有過程、部門和場所，每年至少一次。如下特殊情況時可增加內(nèi)審頻次：a)當(dāng)合同要求或客戶需要評價質(zhì)量管理體系時；b)當(dāng)機構(gòu)和職能有所重大變更時；c)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重不合格而需要審查時；d)第三方審核認證或監(jiān)督審核前；e)最高管理者提出要求時。根據(jù)內(nèi)審活動目的、范圍、部門、過程及日程安排，最高管理者授權(quán)成立內(nèi)審小組。內(nèi)審人員資格條件：a)內(nèi)審人員應(yīng)是所在部門負責(zé)人或主要骨干；b)內(nèi)審人員應(yīng)通過質(zhì)量管理體系內(nèi)審課程培訓(xùn)并考試合格；合格內(nèi)審員應(yīng)有符合內(nèi)審員資格的相關(guān)說明文件。內(nèi)審組長職責(zé)：a)協(xié)商并制定審核活動計劃，準(zhǔn)備工作文件，布置審核組成員工作；b)主持審核會議，控制現(xiàn)場審核實施，使審核按計劃和要求進行；c)確認內(nèi)審員審核發(fā)現(xiàn)的不合格項報告。內(nèi)審員職責(zé)：a)根據(jù)審核要求編制檢查表（通常是體系部門制作）；b)按審核計劃完成審核任務(wù)；c)將審核發(fā)現(xiàn)形成書面資料，編制不合格項報告；d)協(xié)助受審核方制定糾正措施，并實施跟蹤審核。按照年度內(nèi)審計劃安排的月份，編制內(nèi)審日程計劃，在編制內(nèi)審實施計劃時，編制人應(yīng)與各內(nèi)審員及被審核部門負責(zé)人確認時間的安排是否合理，如有問題，及時調(diào)整計劃。審核實施計劃應(yīng)包括以下內(nèi)容：a)內(nèi)審的目的、范圍、起止日期；b)依據(jù)的文件；c)本次審核的主要內(nèi)容和時間安排；審核前內(nèi)審員應(yīng)根據(jù)分工編制檢查表，檢查表要求：a)應(yīng)突出審核區(qū)域的主要職能，選擇典型關(guān)鍵的質(zhì)量問題應(yīng)覆蓋質(zhì)量管理方面的全部職能，包括本公司客戶的一些特殊要求；b)使用一段時間后形成相對穩(wěn)定內(nèi)容，作為標(biāo)準(zhǔn)檢查表，為以后內(nèi)審提供參考內(nèi)審前至少提前一周通知受審部門，內(nèi)審實施計劃應(yīng)得到受審核部門負責(zé)人的確認?，F(xiàn)場審核前應(yīng)召開首次會議，由審核組全員和受審部門負責(zé)人及有關(guān)人員參加，會議由內(nèi)審組長主持，與會人員應(yīng)簽到，會議時間以不超過半小時為宜。首次會議召開的主要內(nèi)容：a)向受審核部門介紹審核組成員分工；b)聲明審核范圍、目的和依據(jù)；c)簡要介紹實施審核所采用的方法和程序；d)在審核組和受審核部門之間建立聯(lián)系；e)宣讀審核計劃，澄清審核計劃中不明確的內(nèi)容?，F(xiàn)場審核是使用抽樣檢查的方法尋找客觀證據(jù)的過程。在這個過程中，審核員的個人素質(zhì)和審核策略、技巧可以得到充分的發(fā)揮。一個稱職的審核員會在輕松自如并使受審核方口服心服的情況下，完成審核任務(wù)?，F(xiàn)場審核的原則(1)堅持以“客觀證據(jù)”為依據(jù)的原則這是最為基本、主要的原則。沒有客觀證據(jù)而獲取的任何信息都不能作為不合格項判斷的依據(jù)；客觀證據(jù)不足或未經(jīng)驗證也不能作為判斷不合格項的證據(jù)。(2)堅持獨立、公正的原則審核判斷時應(yīng)堅決排除其他干擾因素，包括來自受審核方的、審核員感情上的等等影響判斷獨立、公正的因素，自始至終維護、保持審核判斷的獨立性和公正性，不能因情面或畏懼而私自消化不合格項。(3)堅持“三要三不要”原則即：要講客觀證據(jù)，不要憑感情、憑感覺、憑印象用事；要追溯到實際做得怎樣，不要停留在文件、嘴巴(回答)上面；要按審核計劃如期進行，不要“不查出問題非好漢”。當(dāng)按抽樣方案審核后無不合格項時，就應(yīng)采取“無罪推定”的原則，轉(zhuǎn)到下一個審核項目上客觀證據(jù)的收集(1)收集到的客觀證據(jù)形式有①存在的客觀事實；②被訪問人員關(guān)于本職范圍內(nèi)工作的陳述；③現(xiàn)有的文件、記錄等?，F(xiàn)場審核記錄在提問、驗證、觀察中，審核員應(yīng)作好記錄，記下審核中聽到、看到的有用的真實信息，這些記錄是審核員提出報告的真憑實據(jù)。審核發(fā)現(xiàn)對所收集到的客觀證據(jù)應(yīng)進行整理、分析、篩選，在此基礎(chǔ)上得出審核證據(jù)與審核發(fā)現(xiàn)。當(dāng)發(fā)現(xiàn)不合格項時，應(yīng)與受審核方的代表就不合格項進行確認，雙方應(yīng)力求解決有關(guān)事實存在的意見分歧，未能達成一致的意見應(yīng)予以記錄?，F(xiàn)場審核策略及應(yīng)用(1)問題溯源審核策略及選用問題溯源審核策略是針對某個問題進行原因追查的審核方法。在審核時發(fā)現(xiàn)各種各樣問題，為使判斷正確、深刻，應(yīng)分析、追溯產(chǎn)生問題的本質(zhì)原因。在審核數(shù)據(jù)分析、顧客投訴、設(shè)計和開發(fā)更改的控制、不合格品、糾正和預(yù)防措施等時可采用該策略。運用該策略時，關(guān)鍵是要透過現(xiàn)象看本質(zhì)，保持預(yù)防、改進的銳利目光。(2)概括切入審核策略及選用概括切入審核策略是從了解審核項目基本情況、事實、數(shù)據(jù)入手，有目的、有重點地步步縮小范圍、深入具體的審核方法。(3)順藤摸瓜審核策略及選用順藤摸瓜審核策略是以問題線索為主導(dǎo)深入追查或核實的審核方法。審核員應(yīng)具有職業(yè)敏感性，在審核中善于發(fā)現(xiàn)、捕捉問題線索。有時問題線索會超出檢查表范圍，但若是與標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)的重大問題線索，不妨變更計劃，緊追不舍。在審核不合格品控制、顧客投訴、退貨、顧客滿意等時往往需要運用該策略?，F(xiàn)場審核的基本技巧審核過程實際上是一個溝通過程，而且是一個正式的雙向溝通過程。掌握溝通技巧，是對審核員的基本要求。充分、流暢的溝通是審核成功的關(guān)鍵之一。(1)面談技巧一次成功的面談，有利于建立融洽關(guān)系，消除心理障礙；有助于爭取受審核方人員的合作，有助于查明情況，獲取需要的客觀證據(jù)。在面談時審核員應(yīng)掌握的技巧有：a.得當(dāng)?shù)奶釂?；b.要少說，要多聽；c.保持融洽的關(guān)系；d.選擇適當(dāng)?shù)拿嬲剬ο蟆?2)提問技巧提問是審核中運用最多、最基本的方法。采用正確的提問方式提問，這是審核員基本的溝提問按回答結(jié)果分成三類：以能得到較廣泛的回答為目的的提問方式?！霸趺礃?”“什么？”這樣的問式為開放式提問；可以用“是”、“不是”或一兩個字就能回答的提問方式。審核員除必要時應(yīng)盡量少用封閉式提問。封閉式提問往往會使面談對象情緒緊張，有些問題也很難回答，實際中的許多情況是不能用“是”或“不是”來定論的；可圍繞問題展開討論以便獲得更多的信息的提問方式。問式常有：“為什么?請告訴我……”總之提問方式有許多種，不管哪種方式，重要的是審核員的提問必須觀點和目的明確，時機適當(dāng)；必須表述準(zhǔn)確、清楚、層次分明，依次遞進，一個老練的審核員的提問方式常常在表面看來是隨機的，但他總是能在當(dāng)時場景中找到最適當(dāng)?shù)奶釂柗绞?，并得到理想的答案。不合格項的判斷技巧現(xiàn)場審核時，審核員要經(jīng)常及時地對所收集到的客觀證據(jù)和形成的審核發(fā)現(xiàn)進行符合性判斷。如何正確判斷，除深刻理解標(biāo)準(zhǔn)要求外，還需掌握一些技巧。(1)能細則細，不能細則粗；對上的則細，對不上的則粗原則。(2)最貼近原則在標(biāo)準(zhǔn)中找不到完全能“對號入座”條款時就判最為接近的條款。(3)最有效原則當(dāng)存在多種判斷時按最有利改進或改進最易見效的條款處判。(4)最關(guān)鍵原則當(dāng)同時存在多個問題時，應(yīng)尋找關(guān)鍵詞或關(guān)鍵客觀證據(jù)或關(guān)鍵問題進行判斷。(5)最密切聯(lián)系原則有些問題應(yīng)透過現(xiàn)象看本質(zhì)，應(yīng)從與問題的產(chǎn)生有最緊密關(guān)系的原因處判。(6)合并同類項原則相同的輕微不合格項可采取合并同類項的方法，如文件控制中一些標(biāo)識等。(7)具體分析審核對象，切忌望文生義。一些典型情況的應(yīng)對技巧(1)“沒問題”型這種人試圖使審核員產(chǎn)生“優(yōu)秀”的看法，只給你看好的一面，對差的地方搪塞了事。應(yīng)對技巧是：堅持全面審核，聽好的，也要聽差的，看好的，也要看差的。(2)“抵觸”型不歡迎任何批評，輕視審核員的意見，不與審核員合作。應(yīng)對技巧是：保持冷靜，堅持審核，對查到的問題作清楚耐心的說明。(3)“掩蓋”型盡可能少說話、少回答問題，即便回答問題也兜個圈子，力圖使審核員少了解真實情況。應(yīng)對技巧是：耐心、容忍、靈敏變換問法，直至達到目的。(4)“一問三不知”型對所提的問題以情況不熟悉為由不作回答。應(yīng)對技巧是：請示受審核方領(lǐng)導(dǎo)另派熟悉情況的人陪同或介紹情況。(5)“高談闊論”型對審核員提出的問題旁征博引，高談闊論，與你進行理論探討，想利用專業(yè)方面的優(yōu)勢震懾住審核員，減緩審核進度。應(yīng)對技巧是：及時插入最實際的問題，不與其辯論理論問題或技術(shù)問題。(6)“辦不到”型當(dāng)審核員提出問題時，以實際行不通、做不到、沒必要、太繁瑣等為理由向你解釋，不肯應(yīng)對技巧是：清楚、耐心地說明這是標(biāo)準(zhǔn)的要求，審核是標(biāo)準(zhǔn)與實際核對的過程。(7)“辯解”型對被查到的不合格項千方百計辯解，尋找開脫理由。應(yīng)對技巧是：可以重新核查，堅持以事實為依據(jù)。全面覆蓋。(8)“主動暴露”型向?qū)徍藛T主動介紹存在問題，并推卸責(zé)任。應(yīng)對技巧是：先核實其所介紹的問題，但應(yīng)謹(jǐn)慎，不可介入受審核方的人際矛盾。(9)“求饒”型承認審核員查到的問題，但要求審核員高抬貴手，不要判不合格項，并表示立即糾正。應(yīng)對技巧是：應(yīng)堅持原則，但對受審核方可表示同情，持理解的態(tài)度，對確能立即糾正的輕微不合格項降為觀察項或待其糾正確認后可不判。(10)“故意拖延”型千方百計轉(zhuǎn)移審核員審核目標(biāo)、精力和時間，你讓他取資料，他遲遲不提供；你讓他介紹，他給你海闊天空吹一通；陪同人員口才特別好，總愛主動介紹情況或經(jīng)常用ISO9001標(biāo)準(zhǔn)解釋有關(guān)問題或經(jīng)常溜號，要尋找才來等。應(yīng)對技巧是：盡量避免做不相干的事，周密計劃，保持審核目標(biāo)明確，要主動客氣地打斷不相干的介紹，催促受審核方提交資料，不與人討論問題等。(11)“熱情過度”型審核員非?？蜌鉄崆椋莶?、遞煙、供水果等，以此淡化審核氣氛。應(yīng)對技巧是：審核時盡量少應(yīng)酬，通常不吃水果之類的食物，客氣但嚴(yán)肅。現(xiàn)場審核的控制(1)忠于審核目的質(zhì)量審核從策劃開始到提交審核報告結(jié)束，自始至終應(yīng)忠于審核目的，特別在現(xiàn)場審核時，會有各種干擾，稍不注意就會使審核偏離原定軌道。審核組長在組織審核過程中，應(yīng)隨時掌握動態(tài)，把握方向，認準(zhǔn)目標(biāo)，發(fā)現(xiàn)偏離及時協(xié)調(diào)、調(diào)整。(2)審核進度的控制審核工作應(yīng)按照預(yù)定的時間完成，如果出現(xiàn)了不能按預(yù)定計劃時間完成的情況，審核組長應(yīng)及時作出調(diào)整，通過調(diào)整力量或適當(dāng)減少審核內(nèi)容等辦法使審核工作按預(yù)定的計劃進行下去。對需追蹤的重要線索可由組長決定延長審核時間直至得到可信的檢查結(jié)果。(3)審核范圍的控制從內(nèi)部審核的目的出發(fā)，審核中常有擴大審核范圍的情況出現(xiàn)，當(dāng)要改變審核范圍時應(yīng)征得審核組長的同意，必要時審核員有權(quán)擴大抽樣范圍和抽樣數(shù)量。不合格報告不合格項的含義：審核所述的不合格項是指“未滿足規(guī)定的要求”。這里的規(guī)定要求主要有：(1)標(biāo)準(zhǔn)要求(如ISO9001標(biāo)準(zhǔn)要求)。(2)文件規(guī)定(包括質(zhì)量手冊、程序文件、質(zhì)量記錄和質(zhì)量計劃或技術(shù)性文件和管理性文件)。(3)合同規(guī)定(與顧客簽訂的銷售合同，與供方簽訂的采購合同等)。(4)社會要求(包括法律、法規(guī)、法令、條例、規(guī)章規(guī)則以及環(huán)境保護、健康安全、能源和自然資源的保護等應(yīng)承擔(dān)的義務(wù))。(5)其他規(guī)定，如最高管理者的要求，常識性要求(不一定形成文件)。不合格項的判定以ISO9001：2015標(biāo)準(zhǔn)明示的要求和顧客的投訴為依據(jù)，對隱含要求的不合格項可以觀察形式表述或在審核報告中適當(dāng)描述。確定不合格項原則以客觀證據(jù)為依據(jù)的原則凡依據(jù)不足的不能判為不合格項。對那些受審核方有意見分歧的不合格項，可通過協(xié)商或不合格項的分級與評定內(nèi)部質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核可按嚴(yán)重性分成嚴(yán)重不合格、一般不合格、輕微不合格、觀察項四級：(1)嚴(yán)重不合格項嚴(yán)重不合格通常是指系統(tǒng)性失效或缺陷。主要判斷標(biāo)準(zhǔn)有：①質(zhì)量管理體系與約定的質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)或文件的要求嚴(yán)重不符。如關(guān)鍵的控制程序沒有得到貫徹，缺少標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的要求等。②造成系統(tǒng)性失效的不合格(可能需要由多個一般不合格去說明)。如在用測量監(jiān)控設(shè)備大部分未按周期進行校準(zhǔn)(檢定)，不合格品的處置大部分未按規(guī)定要求進行評審和記錄等。③造成區(qū)域性失效的不合格(可能需要由多個一般不合格去說明)。如某組織質(zhì)量管理體系未覆蓋到應(yīng)實施的某組織單元或該組織單元根本未按標(biāo)準(zhǔn)要求組織實施，質(zhì)量管理體系覆蓋的所有的產(chǎn)品中有某個產(chǎn)品未按標(biāo)準(zhǔn)進行質(zhì)量控制等。④可造成嚴(yán)重后果的不合格項。如壓力容器的焊接達不到規(guī)定要求，家用電器沒有進行絕緣、耐壓試驗，按錯誤的圖紙進行加工等，這些都直接危及到產(chǎn)品、人身安全，或會給組織帶來重大經(jīng)濟損失，嚴(yán)重損害組織聲譽。⑤違反法律、法規(guī)的不合格項。(2)一般不合格項一般不合格項判斷標(biāo)準(zhǔn)：①不是偶然的，明顯不符合文件要求的不合格項。如有部分采購合同未進行評審，檢驗員②直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的不合格項。如幾臺檢測設(shè)備超過校準(zhǔn)周期，未按規(guī)定進行首檢自③造成質(zhì)量活動失效的不合格項。如質(zhì)量控制點沒有針對關(guān)鍵質(zhì)量特性或工序支配因素進(3)輕微不合格項輕微不合格項是指孤立的、偶發(fā)性的、并對產(chǎn)品質(zhì)量無直接影響的問題。如卷宗里有一張圖張或一份文件的版次不是最新的，某一份文件沒有標(biāo)明日期，用詞不準(zhǔn)確，簽字不符合要求(4)觀察項對不合格項進行分級，在有些情況下會成為一件困難的事情，因為其界線很難準(zhǔn)確劃定。這種區(qū)分往往取決于審核組長和審核員的經(jīng)驗和技巧。有時候會出現(xiàn)一種類似不合格項的報告稱為“觀察項”。出現(xiàn)“觀察項”的情況主要有：①證據(jù)稍不足，但存在問題，需提醒的事項。②已發(fā)現(xiàn)問題，但尚不能構(gòu)成不合格，如發(fā)展下去就有可能構(gòu)成為不合格的事項。③其他需提醒注意的事項。觀察項報告不屬于不合格報告，也不列入最后的審核報告中去?！坝^察項”的