檔案補(bǔ)錄服務(wù)投標(biāo)方案

第六章檔案數(shù)字化處理方案第一節(jié)檔案數(shù)字化前拆裝整理一、確定掃描頁《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中規(guī)定“原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對(duì)象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進(jìn)行挑掃。如有不需要掃描的頁面應(yīng)加以標(biāo)注”。按要求把需要掃描的和不需要掃描的頁面區(qū)分開，區(qū)分的原則是：無關(guān)和重復(fù)的頁面可以剔除，在具體操作過程中，有些單位對(duì)同時(shí)存有正本、定稿、草稿的檔案進(jìn)行數(shù)字化的掃描界定范圍是只掃描正本，如果沒有正本的，掃描定稿，無正本無定稿的，掃描草稿。有些單位則認(rèn)為，正本、定稿、草稿、修改稿等都是檔案完整形態(tài)的一部分，不能人為地割裂檔案的前后形成關(guān)系。沒有草稿、修改稿等也就沒有最終的正本，它們作為一份完整的檔案應(yīng)全部掃描。應(yīng)該說，數(shù)字化成果就是紙質(zhì)檔案存在的另一種形式，它比紙質(zhì)檔案擁有更多的優(yōu)點(diǎn)就是查閱利用更方便、更快捷。我們應(yīng)該尊重檔案原貌，盡可能地讓數(shù)字化成果與紙質(zhì)檔案相符，盡量客觀地進(jìn)行檔案數(shù)字化工作。二、清查檔案內(nèi)容確定掃描頁后，應(yīng)對(duì)沒有頁號(hào)或頁號(hào)不正確的檔案重新編制頁號(hào)。重新編制頁號(hào)時(shí)，應(yīng)在統(tǒng)一位置書寫頁號(hào)，且不壓蓋檔案內(nèi)容。書寫頁號(hào)所使用的筆、墨等不應(yīng)破壞檔案原件或?qū)n案長期保存造成影響。負(fù)責(zé)清查檔案的人員，應(yīng)逐卷、逐件、逐頁地對(duì)所選檔案進(jìn)行清查，凡是有內(nèi)容缺失、目錄漏寫、頁碼次序顛倒，以及珍貴檔案出現(xiàn)破損的，都應(yīng)準(zhǔn)確登記，并提請(qǐng)檔案所屬單位進(jìn)行妥善處理。三、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備有些檔案文件目錄與文件內(nèi)容不相符，究其原因，一是立檔單位歸檔（移交）工作疏忽，二是在早期進(jìn)行檔案條目著錄時(shí)著錄人員工作疏忽。如果在數(shù)字化時(shí)對(duì)這樣的錯(cuò)誤不進(jìn)行修正，將錯(cuò)就錯(cuò)，那么數(shù)字化的目的最終將無法達(dá)到，也失去了對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的意義。處理對(duì)策是：按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時(shí)制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對(duì)照檔案原件內(nèi)容，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。對(duì)需在目錄數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行標(biāo)記的情況進(jìn)行標(biāo)記。在具體操作中可對(duì)待數(shù)字化的檔案進(jìn)行一次校對(duì)與修正，對(duì)有文件而沒有目錄的要補(bǔ)充目錄；對(duì)有目錄而沒有文件或者檔案有缺失、缺頁等情況的，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作人員必須如實(shí)填寫《庫藏檔案卷內(nèi)文件材料登記備查表》，由管理中心或保管部門相關(guān)人員簽字認(rèn)可，并在進(jìn)行檔案原件掃描時(shí)將《備查表》掃描在所缺內(nèi)容位置，這樣在查閱該卷檔案時(shí)，其缺失、不完整等情況就一目了然，其檔案信息也更完整地得到體現(xiàn)。四、拆除裝訂逐卷（盒）拆除檔案中的裝訂物。拆除時(shí)不得損壞檔案包裝原件，對(duì)排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排，對(duì)拆卷后難以復(fù)原的珍貴原件和法律憑據(jù)性文件，應(yīng)請(qǐng)示檔案所屬單位，決定是否拆卷。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案，在拆除裝訂物時(shí)應(yīng)采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復(fù)。目前按裝訂方式來分，檔案有兩大類：一類是2001年以前“立卷”方式整理的檔案，其文件大都是依照三點(diǎn)一線進(jìn)行裝訂組卷，稱為“立卷”檔案；另一類是在2001年1月1日開始實(shí)施國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）后推行的“不立卷”方法整理的檔案，即每份文件裝訂后裝盒，免去立卷、裝訂案卷等復(fù)雜環(huán)節(jié)，也就是所謂的“不立卷”檔案。不論是“立卷”檔案還是“不立卷”檔案，在檔案掃描前都要拆除裝訂物，待掃描結(jié)束后再重新裝訂還原。1.通過拆除裝訂物，可以把原來卷（件）中頁碼順序混亂情況進(jìn)行重新更正，確保了文件結(jié)構(gòu)的連續(xù)性。2.拆除裝訂物后進(jìn)行掃描的圖像質(zhì)量比不拆除裝訂物的要好。比如一卷（件）很厚的檔案，在掃描其前部分或后部分時(shí)可能影響不大，但是在掃描中間部分的頁面時(shí)，很難將其內(nèi)容掃描完整；對(duì)于接近裝訂線的那部分內(nèi)容，不拆除裝訂物的話也很難把內(nèi)容掃描完整。3.雖然拆除裝訂物后重新裝訂看似費(fèi)時(shí)費(fèi)力，但是拆除裝訂物后的檔案，可有效避免用平板掃描儀或高速掃描儀進(jìn)行掃描時(shí)產(chǎn)生的漏光，節(jié)省人工翻頁處理的時(shí)間和精力消耗。4.若檔案拆除裝訂物后不進(jìn)行再次裝訂，只是按照卷（件）原來順序存放的話，雖然在檔案利用或?qū)n案原件進(jìn)行仿真復(fù)制等比較方便，但是從檔案保護(hù)的角度來看，是存在一定隱患的。檔案散放保存，很容易因整理人員疏忽或人為偷竊等造成順序混亂、內(nèi)容缺失等。有需要的單位，可在檔案拆除裝訂前，逐卷加貼條形碼，以便在隨后流程中通過識(shí)別條形碼對(duì)掃描檔案進(jìn)行準(zhǔn)確、高效的控制，并為以后檔案借閱利用提供便利。五、紙張?zhí)幚砑垙堎|(zhì)量關(guān)系到掃描儀的選擇和掃描效果。對(duì)嚴(yán)重破損、褶皺不平、字跡模糊的檔案，應(yīng)及時(shí)做好登記，并分別進(jìn)行處理。比如，對(duì)破損殘缺的文件需及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)褶皺的檔案要進(jìn)行壓平處理，如需熨燙，熨燙溫度要根據(jù)檔案保護(hù)技術(shù)規(guī)范要求進(jìn)行選擇，具體操作時(shí)結(jié)合不同熨斗技術(shù)參數(shù)在熨斗低溫區(qū)選擇最合適的溫度。對(duì)被污染的紙張要在通風(fēng)環(huán)境中，用軟毛刷輕輕刷去浮塵或霉菌。六、技術(shù)修復(fù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017）中規(guī)定：“破損嚴(yán)重或其他無法直接進(jìn)行掃描的紙質(zhì)檔案，應(yīng)先由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)修復(fù)。褶皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應(yīng)先進(jìn)行壓平等相應(yīng)技術(shù)處理。”字跡退化、紙張皺褶和破損殘缺的頁面，都直接影響著檔案的可讀性和可理解性。在進(jìn)行檔案掃描之前，可以采用逐頁恢復(fù)阻塞化字跡，熨燙紙張皺褶和修復(fù)破損殘缺頁面等技術(shù)方法修復(fù)檔案原件。熨燙紙張皺褶時(shí)，熨燙溫度不能太高；修復(fù)破損的紙張一般的方法是在原來的紙張后面粘上一張白紙。在操作時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：選用的膠水質(zhì)量要好；粘貼用紙不要太厚，否則將會(huì)因紙張?zhí)穸荒軖呙?；粘貼時(shí)要小心，不能損壞原件；對(duì)于不能修復(fù)的頁面，可采用數(shù)碼翻拍儀對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化。七、前處理登記在上述工作完成后，認(rèn)真填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作單》和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程單》。第二節(jié)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)處理一、圖像處理將掃描圖像與檔案原件進(jìn)行對(duì)照，如圖像模糊，應(yīng)當(dāng)重掃。對(duì)有偏斜等問題的圖像，應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理或人工處理方式進(jìn)行優(yōu)化。1.糾偏對(duì)出現(xiàn)偏斜（如圖像傾斜度大于1度）的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理（也可批量糾偏），以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確、不符合閱讀習(xí)慣的數(shù)字圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原。如：出現(xiàn)圖像倒置、反轉(zhuǎn)等應(yīng)進(jìn)行90度或180度旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。2.去污對(duì)圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如在掃描過程中產(chǎn)生的黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理，以底色填充。對(duì)原件邊上有遮字的圖像要放出白邊。在處理過程中，應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點(diǎn)、水漬、污點(diǎn)、裝訂孔等痕跡。3.圖像拼接對(duì)大幅面紙質(zhì)檔案進(jìn)行分幅掃描時(shí)，相鄰圖像之間應(yīng)留有足夠的重疊，并且建議采用標(biāo)板、標(biāo)尺等方式明確說明分幅方法、起止頁、原件大小等信息；分幅掃描形成的多幅數(shù)字圖像，后期可通過應(yīng)用Photoshop等軟件自動(dòng)拼接的方式進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像。一般情況下相鄰圖像之間應(yīng)留有100mm的重疊，以保證紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的完整性，拼接時(shí)應(yīng)確保拼接處平滑地融合，拼接后整幅圖像無明顯拼接痕跡。4.裁邊處理采用白色做底色的彩色模式掃描的圖像，應(yīng)進(jìn)行拉框或裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。如需對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行裁邊處理，應(yīng)在距頁邊最外沿至少2至3毫米處裁剪圖像。5.圖像優(yōu)化對(duì)字跡褪變的文件，在掃描后應(yīng)該采用圖像處理技術(shù)，調(diào)整亮度和對(duì)比度，使字跡變得清晰。6.OCR掃描后形成的圖像文件，雖然能保持紙質(zhì)檔案的內(nèi)容和版面原貌，但是不便于編輯修改和全文檢索。為此，如有需要，可采用OCR技術(shù)進(jìn)行字符識(shí)別，將以圖像方式表達(dá)的文字信息，轉(zhuǎn)換成以字符方式表達(dá)的文字信息。二、圖像質(zhì)量檢查1.質(zhì)檢掃描完畢后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)圖像不符合質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行處理。發(fā)現(xiàn)掃描、格式轉(zhuǎn)換有問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)整改。對(duì)掃描或轉(zhuǎn)換后圖像質(zhì)量不理想的，應(yīng)對(duì)相應(yīng)參數(shù)進(jìn)行調(diào)整，如亮度、對(duì)比度、飽和度、色階、色彩平衡等，調(diào)整所選擇的參數(shù)類型和數(shù)值，以調(diào)整后的圖像不失真、效果最清晰完整為準(zhǔn)。質(zhì)量檢查，一共包括以下幾個(gè)內(nèi)容：（1）頁數(shù)檢查頁數(shù)檢查是指，將掃描圖像文件與檔案原件的頁號(hào)、頁數(shù)進(jìn)行對(duì)比，當(dāng)發(fā)現(xiàn)掃描圖像文件的排列順序，與檔案原件不一致時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，發(fā)現(xiàn)掃描圖像文件有漏頁時(shí)要重新進(jìn)行補(bǔ)掃，發(fā)現(xiàn)重復(fù)和空白圖像文件時(shí)要及時(shí)進(jìn)行刪除。（2）命名檢查命名檢查是指檢查掃描圖像文件是否按照規(guī)范要求進(jìn)行命名，發(fā)現(xiàn)命名有誤要予以改正。（3）一致性檢查一致性檢查是指檢查掃描圖像文件與原件是否一致，字跡是否清晰，圖像是否有多余的黑點(diǎn)、黑線、黑框和黑邊等，對(duì)于漏掃、重掃、多掃等情況，應(yīng)及時(shí)改正。如發(fā)現(xiàn)不符應(yīng)退回圖像處理流程重新進(jìn)行處理。（4）偏斜度檢查偏斜度檢查是指檢查掃描圖像文件是否有偏斜，如有偏斜應(yīng)立即進(jìn)行糾偏。（5）清晰度檢查清晰度檢查是指檢查掃描圖像文件是否清晰，因人為造成的圖像模糊現(xiàn)象應(yīng)該重新掃描或進(jìn)行圖像處理。（6）目錄對(duì)照檢查這項(xiàng)檢查是指將檔案的電子目錄與紙質(zhì)檔案目錄，進(jìn)行逐一對(duì)照檢查，如發(fā)現(xiàn)不符，應(yīng)重新掃描或進(jìn)行人工錄入。（7）填寫檢查記錄表填寫檢查記錄表是指詳細(xì)記錄檢查的結(jié)果和處理意見，并及時(shí)注明質(zhì)檢人員的名單和檢查日期。2.檢查記錄質(zhì)量檢查完畢后應(yīng)及時(shí)、認(rèn)真填寫相關(guān)質(zhì)量檢查記錄表，詳細(xì)記錄質(zhì)量檢查的結(jié)果和處理意見，以便于日后查詢。數(shù)字圖像處理工作單全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)圖像處理完成情況圖像處理特殊情況記錄總體質(zhì)量檢查備注圖像處理人：整體質(zhì)檢人：完成時(shí)間：第三節(jié)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)一、存儲(chǔ)格式的選擇檔案數(shù)字化成果，包括有檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)和檔案目錄數(shù)據(jù)兩大類。檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)容量大，是非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。而檔案目錄數(shù)據(jù)，是存儲(chǔ)容量相對(duì)較小，但信息的增加、刪減、改動(dòng)次數(shù)較頻繁的文件。內(nèi)容數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式的選擇，應(yīng)該從保真性強(qiáng)、兼容性好、存儲(chǔ)容量小這幾個(gè)方面進(jìn)行綜合考量，紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式。紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時(shí)，也可從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性、存儲(chǔ)空間占用等方面進(jìn)行綜合考慮，將圖像轉(zhuǎn)換為OFD、PDF等其他格式。正常情況下多選擇TIF、JPEG、PDF和OFD四種文件格式進(jìn)行保存。二、目錄數(shù)據(jù)庫建立1.制定數(shù)據(jù)規(guī)范檔案的最小單位是文件的件（頁）數(shù)，建立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，建立完整、準(zhǔn)確的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫，可以有效地利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案以件（頁）為基本單位的管理，提高檔案的查全率、查準(zhǔn)率。一個(gè)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)字信息至少要達(dá)到四項(xiàng)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，即數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，數(shù)據(jù)項(xiàng)目和內(nèi)容的完整性，數(shù)據(jù)的規(guī)范性和數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。為此，應(yīng)首先制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)范，包括數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內(nèi)容要求（值域）等。目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)范的制定應(yīng)符合《檔案著錄規(guī)則》對(duì)檔案著錄的要求。在紙質(zhì)檔案目錄準(zhǔn)備與目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作中均應(yīng)嚴(yán)格遵守。2.數(shù)據(jù)庫格式選擇選擇數(shù)據(jù)庫時(shí)應(yīng)考慮建立在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，能夠有效、準(zhǔn)確、完整、安全，并可以上網(wǎng)利用的格式，且此格式可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式，以便于數(shù)據(jù)交換。如：在目錄建庫時(shí)可以選擇能直接或間接通過XML文件格式進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的數(shù)據(jù)庫類型。3.設(shè)計(jì)庫結(jié)構(gòu)科學(xué)合理地設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)應(yīng)包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、必輸項(xiàng)和選輸項(xiàng)、字段類型、長度和值域范圍等內(nèi)容。數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)還應(yīng)特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系，有利于紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理和利用。4.檔案著錄檔案保管機(jī)構(gòu)的檔案來自各個(gè)立檔單位，檔案目錄等檢索工具是由文檔等人員在檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下形成的。但是，由于文檔人員變動(dòng)頻繁、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)面多線長，加之個(gè)別文件形成時(shí)的先天不足或是檔案整理工作的缺失給檔案著錄帶來諸多問題。因此，在進(jìn)行目錄數(shù)據(jù)錄入前，如確有必要，可以結(jié)合實(shí)際拋開原有的紙質(zhì)檔案案卷目錄、文件目錄，依據(jù)整理糾正后的檔案實(shí)體，按照《檔案著錄規(guī)則》的要求據(jù)實(shí)著錄，把題名不反映主題、目錄與實(shí)體不符等一系列問題一并處理。5.數(shù)據(jù)錄入按照檔案著錄的結(jié)果進(jìn)行文件目錄及案卷目錄數(shù)據(jù)的規(guī)范輸入。此外，還應(yīng)將紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作中對(duì)紙質(zhì)檔案目錄進(jìn)行修改、補(bǔ)充的備注結(jié)果一并錄入數(shù)據(jù)庫，形成準(zhǔn)確、完整的目錄數(shù)據(jù)。目錄數(shù)據(jù)的規(guī)范錄入應(yīng)滿足四方面需要：一是準(zhǔn)確，各著錄項(xiàng)數(shù)據(jù)輸入準(zhǔn)確，符合檔案著錄要求?？梢圆捎脝螜C(jī)或雙機(jī)錄入目錄數(shù)據(jù)，通過人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)錄入結(jié)果，以確保目錄數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性。為有效降低出錯(cuò)率，推薦采用雙機(jī)錄入的方法提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。二是完整，文件題名、責(zé)任者、時(shí)間等必輸項(xiàng)無遺漏，并能夠滿足檔案檢索的需要。三是檔案出庫、前處理、掃描等數(shù)字化加工階段利用的字段無遺漏。四是數(shù)據(jù)錄入、校對(duì)、質(zhì)檢、驗(yàn)收、交接等標(biāo)明責(zé)任的字段自動(dòng)生成。6.檢查數(shù)據(jù)質(zhì)量采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)校對(duì)與人工校對(duì)相結(jié)合的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行檢查，包括著錄項(xiàng)目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改或重錄。為確保數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量，目錄數(shù)據(jù)的檢查可以全宗的一個(gè)或多個(gè)目錄為單元，對(duì)條目數(shù)量及其著錄項(xiàng)內(nèi)容的準(zhǔn)確性進(jìn)行逐條、逐項(xiàng)檢查。能夠采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的方式進(jìn)行100%檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格率應(yīng)為100%o對(duì)于無法用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗(yàn)。檢查完成后，填寫《數(shù)據(jù)錄入工作單》，示例見下表：數(shù)據(jù)錄入工作單全宗號(hào)目錄號(hào)卷號(hào)起止件號(hào)特殊情況記錄總體質(zhì)量檢查備注數(shù)據(jù)錄入人：完成時(shí)間：整體質(zhì)檢人：完成時(shí)間：三、數(shù)據(jù)掛接1.數(shù)據(jù)掛接的含義及作用數(shù)據(jù)掛接是將經(jīng)過質(zhì)檢的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像，掛接到檔案目錄數(shù)據(jù)庫中去，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)，以便于利用者通過檔案目錄數(shù)據(jù)庫直接調(diào)閱檔案全文。數(shù)據(jù)掛接應(yīng)借助相關(guān)軟件。掛接后應(yīng)逐條檢查掛接結(jié)果的準(zhǔn)確性。檔案數(shù)字化過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與數(shù)字圖像，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為“合格”后，及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過編制程序或借助相應(yīng)軟件，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動(dòng)搜索、加入對(duì)應(yīng)的電子地址信息等，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。在數(shù)據(jù)掛接時(shí)應(yīng)逐條對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)進(jìn)行糾正。2.數(shù)字圖像的調(diào)閱形式數(shù)字圖像的調(diào)閱形式有兩種：單機(jī)調(diào)閱及網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程調(diào)閱。（1）單機(jī)調(diào)閱規(guī)模相對(duì)較小且工作人員較集中的檔案保管機(jī)構(gòu)可采取這種快捷調(diào)閱方式。掛接完成的數(shù)據(jù)可以形成單個(gè)的數(shù)據(jù)庫文件，我們可以在調(diào)閱的計(jì)算機(jī)上安裝相應(yīng)的調(diào)閱軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行單機(jī)調(diào)閱查詢，可以根據(jù)需求對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制，保證每一臺(tái)設(shè)備都可以進(jìn)行電子數(shù)據(jù)的調(diào)閱查詢。這種調(diào)閱方式的優(yōu)點(diǎn)是調(diào)閱速度快，數(shù)據(jù)只在小范圍內(nèi)流動(dòng)，安全性及保密性較高等特點(diǎn)，但是無法滿足多人、同時(shí)、遠(yuǎn)程和異地利用。（2）網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程調(diào)閱網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程調(diào)閱是針對(duì)調(diào)閱者人數(shù)較多、分布較廣，相同電子數(shù)據(jù)利用頻率較高的一種大規(guī)模、多用戶、遠(yuǎn)程集中查閱的調(diào)閱方式。將掛接生成的數(shù)據(jù)文件導(dǎo)入到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器中，調(diào)閱者就可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程調(diào)閱。這種調(diào)閱必須賦予調(diào)閱者以讀取權(quán)限，單個(gè)調(diào)閱者就可以通過本地計(jì)算機(jī)進(jìn)行遠(yuǎn)程聯(lián)網(wǎng)調(diào)閱。這種調(diào)閱方式可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問，便于數(shù)據(jù)的更新，易于集中管理，但同時(shí)也必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。第四節(jié)檔案數(shù)字化后處理一、數(shù)字化成果驗(yàn)收（一）驗(yàn)收方式根據(jù)檔案數(shù)字化的組織加工方式，成立專門的驗(yàn)收組對(duì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收，并采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)與人工檢驗(yàn)相結(jié)合的方式對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收檢驗(yàn)。1.我公司檢驗(yàn)數(shù)據(jù)掛接是整個(gè)檔案數(shù)字化加工過程中非常重要的一步，是對(duì)整個(gè)數(shù)字化工作的成果歸納，數(shù)據(jù)掛接的質(zhì)量好壞直接關(guān)系著數(shù)字化整體質(zhì)量的高低。為了防止人為出錯(cuò)，合并掛接一般都采用針對(duì)單個(gè)項(xiàng)目專門開發(fā)的專業(yè)掛接軟件進(jìn)行批量處理，掛接后的數(shù)據(jù)要再次用專業(yè)檢查軟件進(jìn)行核查，必要時(shí)還需要人工抽查，確保掛接的100%正確率，提高電子數(shù)據(jù)利用的效率和質(zhì)量。我公司對(duì)掛接后的數(shù)據(jù)首先要用數(shù)據(jù)庫檢查軟件全面檢查數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的完整性及與圖像文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系是否正確，然后再用調(diào)閱軟件抽查掛接后的數(shù)據(jù)是否可正常調(diào)閱、查詢等，發(fā)現(xiàn)問題需立刻整改，通過全面細(xì)致的檢查，確保數(shù)據(jù)的完整正確，做到數(shù)據(jù)“能用、不錯(cuò)、不多、不缺”。2.采購單位驗(yàn)收數(shù)據(jù)的完整是數(shù)字化加工的基本要求，采購單位要多方面核查，確保驗(yàn)收的數(shù)據(jù)完全合格。我公司在完成自查后，需要提交成品及簡易個(gè)性化查詢工具給采購方，采購方按照掛接要求對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行抽樣檢查，達(dá)到合格率（如規(guī)定的合格率為100%）后給予驗(yàn)收合格，不合格則全部退回我公司整改，再次重新抽檢直至達(dá)標(biāo)。（二）驗(yàn)收內(nèi)容按照不同的驗(yàn)收方式對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量進(jìn)行抽檢和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)不符合質(zhì)量要求的，應(yīng)重新進(jìn)行加工處理，驗(yàn)收完畢后要及時(shí)進(jìn)行登記。1.紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲(chǔ)載體等。已進(jìn)行OCR文字識(shí)別的，應(yīng)同時(shí)移交OCR識(shí)別形成的文件，文件的命名方式參照?qǐng)D像文件命名。2.應(yīng)對(duì)目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項(xiàng)是否填寫等。應(yīng)確保著錄項(xiàng)目與著錄內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確與規(guī)范。同時(shí)，要求采用成熟、通用的文件格式，并符合長期保存格式需求。3.應(yīng)對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。4.應(yīng)對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括數(shù)字化參數(shù)、存儲(chǔ)路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等符合國家有關(guān)規(guī)定。5.應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)掛接進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括目錄數(shù)據(jù)與其對(duì)應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準(zhǔn)確性等。6.應(yīng)對(duì)工作文件進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。7.應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)載體進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括載體的可用性、有無計(jì)算機(jī)病毒等。數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)和OCR識(shí)別形成的文件必須有機(jī)統(tǒng)一，即四者之間必須是有機(jī)聯(lián)系的，目錄對(duì)應(yīng)相關(guān)數(shù)字圖像、元數(shù)據(jù)和OCR識(shí)別文件，聯(lián)系四者的紐帶就是以檔號(hào)為基礎(chǔ)的命名規(guī)則。（三）驗(yàn)收指標(biāo)當(dāng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后，數(shù)字化加工部門，可采用在線方式或移動(dòng)硬盤、光盤等脫機(jī)載體，向檔案所屬單位離線移交數(shù)字化成果。若采用離線移交方式的，脫機(jī)載體的質(zhì)量也是數(shù)字化成果的驗(yàn)收指標(biāo)之一。數(shù)字化加工部門應(yīng)確保離線移交載體的質(zhì)量。數(shù)字化成果脫機(jī)存儲(chǔ)后，應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保數(shù)據(jù)的可讀性、安全性，應(yīng)與原始數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，確保移交數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可讀性和安全性。并在移交的載體標(biāo)簽面標(biāo)注全宗號(hào)、光盤編號(hào)等索引信息。以光盤為例，由于光盤是不能用眼睛直接識(shí)別內(nèi)容和判別載體質(zhì)量好壞的，它必須借助于相應(yīng)的設(shè)備和軟件才能進(jìn)行檢查和檢驗(yàn)，所以光盤中隱藏的質(zhì)量問題往往不易被發(fā)現(xiàn)。目前已發(fā)現(xiàn)的光盤質(zhì)量問題主要有：內(nèi)容讀不出、已刻錄的數(shù)據(jù)不完整、刻錄的光盤未做防寫處理（采用全盤一次刻完方式）、數(shù)據(jù)攜帶計(jì)算機(jī)病毒等。導(dǎo)致上述問題的原因是多方面的，如光盤自身質(zhì)量不好、光盤刻錄設(shè)備與閱讀設(shè)備不兼容、刻錄機(jī)磨損嚴(yán)重、刻錄時(shí)所用的計(jì)算機(jī)帶病毒、刻錄時(shí)沒有按規(guī)定操作、缺少數(shù)據(jù)校驗(yàn)等。要確保移交光盤的質(zhì)量，必須根據(jù)光盤刻錄的原理，從數(shù)據(jù)刻錄的各個(gè)環(huán)節(jié)上把好關(guān)：一是要把住載體和硬件關(guān)，購置質(zhì)量好的光盤，要注意刻錄機(jī)與光驅(qū)的兼容，最好選擇同一品牌的刻錄機(jī)和閱讀光驅(qū)，刻錄機(jī)磨損要及時(shí)更換。二要配備能夠校驗(yàn)刻錄數(shù)據(jù)的軟件，并對(duì)刻錄數(shù)據(jù)做強(qiáng)制性校驗(yàn)。三是確?？啼浻玫挠?jì)算機(jī)安全，不能感染計(jì)算機(jī)病毒。四是對(duì)刻錄完成的光盤移交入庫時(shí)必須再次進(jìn)行質(zhì)檢，查驗(yàn)數(shù)據(jù)是否可讀、完整、準(zhǔn)確和安全。驗(yàn)收單位可以具體進(jìn)行以下兩方面的檢查：1.光盤內(nèi)容檢查。檔案數(shù)字化加工軟件一般帶有自動(dòng)校驗(yàn)數(shù)據(jù)是否正確的功能，對(duì)每張光盤的內(nèi)容進(jìn)行檢查，是否具有損壞的數(shù)據(jù)。2.抽樣檢查。對(duì)每張光盤的數(shù)字化檔案圖像文件能否在瀏覽器中打開進(jìn)行抽樣檢查。能夠用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的方式進(jìn)行100%檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格率應(yīng)為100%。對(duì)于無法用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗(yàn)。抽檢比率不得低于5%，對(duì)于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率也應(yīng)為100%。（四）驗(yàn)收結(jié)論每批紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量檢驗(yàn)達(dá)到要求的，予以驗(yàn)收“通過”。驗(yàn)收未通過應(yīng)視情況進(jìn)行返工或修改后，重新進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收完成后須填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表》，經(jīng)驗(yàn)收組成員簽字。驗(yàn)收“通過”的結(jié)論，須經(jīng)相關(guān)方審核、簽字后方有效。二、檔案裝訂與歸還入庫（一）檔案裝訂還原檔案數(shù)字化工作完成后，對(duì)拆除過裝訂物的檔案要進(jìn)行重新裝訂，恢復(fù)檔案原貌。重新裝訂過程中一是要耐心、細(xì)致，謹(jǐn)防缺頁以及頁序顛倒等現(xiàn)象的發(fā)生，并對(duì)檔案原件的完整性做一次檢查，做到準(zhǔn)確、無遺漏；二是在重新裝訂過程中要注重檔案安全，實(shí)施對(duì)檔案的保護(hù)，盡量減少因第二次裝訂對(duì)檔案的破壞。具體操作中在可能的情況下，盡可能利用檔案上原有的針孔進(jìn)行重裝。三是對(duì)嚴(yán)重破損的卷皮、卷盒要重新更換，對(duì)由于檔案自身的老化或者操作原因而產(chǎn)生的破損，應(yīng)該給予及時(shí)修補(bǔ)，并在修補(bǔ)時(shí)注意對(duì)其原貌的保護(hù)。確有需要的單位，裝訂人員可將裝訂好的檔案，貼上專用封條并加蓋數(shù)字化專用章。（二）檔案的清點(diǎn)交還檔案數(shù)字化加工完畢，要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，并重新裝訂還原成卷或件。清點(diǎn)無誤后交還給檔案管理部門，按照檔案入庫要求履行檔案入庫手續(xù)確保檔案的完整性。在工作中由于不細(xì)心可能會(huì)出現(xiàn)檔案丟失以及裝訂錯(cuò)誤等情況的發(fā)生，應(yīng)該及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并采取補(bǔ)救措施。在移交過程中，檔案保管機(jī)構(gòu)和數(shù)字化加工承包單位雙方都應(yīng)當(dāng)核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量，確定其是否與交接時(shí)雙方確認(rèn)的情況相同，在確認(rèn)無誤的情況下，履行有關(guān)交接手續(xù)，填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程單》。庫房工作人員在將檔案重新放入庫房以前，應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行必要的處理。如對(duì)檔案進(jìn)行消毒、殺蟲，以防帶入掃描過程中接觸到的塵埃、霉菌以及害蟲，而對(duì)庫房中其他檔案造成感染和破壞。三、數(shù)字化成果移交驗(yàn)收合格的數(shù)字化成果應(yīng)按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案及時(shí)移交。移交的數(shù)字化成果，應(yīng)包含三方面內(nèi)容，即：目錄數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)和OCR識(shí)別形成的文件，以及數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文檔等。數(shù)據(jù)移交方式有在線移交和離線移交。離線移交一般采取光盤刻錄移交或硬盤拷貝移交。采用光盤移交方式的數(shù)字化加工部門，可采用一次寫入型DVD光盤、一式兩套（數(shù)字化外包合同另有約定的按其約定），向檔案所屬單位移交數(shù)字化成果。在移交載體上須標(biāo)明數(shù)字化檔案的起止編號(hào)。移交的電子數(shù)據(jù)必須要保證數(shù)據(jù)的可讀性、準(zhǔn)確性及完整性，移交后的數(shù)據(jù)應(yīng)按要求導(dǎo)入到指定的數(shù)據(jù)服務(wù)器中。一般數(shù)據(jù)移交會(huì)采用分批次移交方式，這樣移交的數(shù)據(jù)量相對(duì)較小，對(duì)數(shù)據(jù)的檢查工作也會(huì)加快，不易出現(xiàn)數(shù)據(jù)混亂、移交工作忙亂的現(xiàn)象。檔案保管機(jī)構(gòu)要對(duì)業(yè)務(wù)承包單位移交的紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收檢查，檢驗(yàn)合格后方能接受紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果，并辦理交接手續(xù)，由雙方簽章確認(rèn)，其中一份由檔案保管機(jī)構(gòu)留存，一份由業(yè)務(wù)承擔(dān)單位保存。紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果移交清單批次全宗號(hào)內(nèi)容描述移交數(shù)字圖像數(shù)量（頁）移交條目數(shù)（條）數(shù)字化工作文檔（件、冊）載體起止順序號(hào)移交載體類型、規(guī)格檢驗(yàn)內(nèi)容單位名稱移交單位：接收單位：準(zhǔn)確性檢驗(yàn)完整性檢驗(yàn)可用性檢驗(yàn)安全性檢驗(yàn)載體外觀檢驗(yàn)填表人（簽名）年月日年月日審核人（簽名）年月日年月日單位（印章）年月日年月日四、數(shù)字化成果管理（一）數(shù)據(jù)管理數(shù)字化加工完成后的各項(xiàng)成果要集中起來統(tǒng)一管理，主要分為電子數(shù)據(jù)管理和加工文檔管理，其中以電子數(shù)據(jù)管理為主。數(shù)字化加工最終要得到的是通過驗(yàn)收的電子數(shù)據(jù)。為確保數(shù)據(jù)安全，承建方事先應(yīng)對(duì)每一批通過驗(yàn)收的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，待所有數(shù)據(jù)全部通過驗(yàn)收并移交給業(yè)主方后，再根據(jù)業(yè)主要求進(jìn)行數(shù)據(jù)存檔或存儲(chǔ)設(shè)備的管理。數(shù)據(jù)的安全保密管理主要有安全加密、權(quán)限控制、日志管理等。1.安全加密安全加密主要分為兩種：數(shù)據(jù)加密及服務(wù)器加密。數(shù)據(jù)加密是對(duì)數(shù)據(jù)庫或圖像文件進(jìn)行加密；服務(wù)器加密主要是指對(duì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的服務(wù)器進(jìn)行加密，調(diào)閱者必須通過密碼驗(yàn)證才能訪問，另外調(diào)閱軟件也可以設(shè)置登錄密碼，或配合相應(yīng)的密鑰實(shí)現(xiàn)調(diào)閱功能。2.權(quán)限控制對(duì)每一位用戶進(jìn)行身份識(shí)別，嚴(yán)格管理電子數(shù)據(jù)的用戶及其權(quán)限，監(jiān)控非授權(quán)用戶的登錄與操作行為，確保只有授權(quán)用戶才能對(duì)數(shù)據(jù)執(zhí)行讀取、刪除、修改等操作，這樣可以明確管理和利用的職責(zé)和要求，規(guī)范操作行為，確保數(shù)據(jù)安全。3.日志管理系統(tǒng)自動(dòng)記錄每一位訪問者的具體信息，比如訪問時(shí)間、IP、用戶名、訪問內(nèi)容等，并形成日志。這樣有利于審計(jì)每一位訪問者的操作行為，萬一出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄密也可以準(zhǔn)確定位到人，確保信息的安全可控、可追溯。（二）數(shù)據(jù)備份經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，將數(shù)字化成果轉(zhuǎn)存到磁盤、光盤或磁帶等載體上，這樣可以保證多套備份的異地安全保存，防止硬件損壞及人為操作失誤等造成數(shù)據(jù)損毀等不必要的損失。為保證數(shù)據(jù)安全，一般采取硬盤、光盤等載體進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，根據(jù)需要還可以進(jìn)行磁帶及膠片打印備份等。備份完畢后，應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備妥善處理，以防檔案信息外泄。1.硬盤備份硬盤是數(shù)據(jù)的主要存儲(chǔ)工具，硬盤的使用頻率很高，時(shí)間久了很可能出現(xiàn)機(jī)械故障，比如數(shù)據(jù)丟失、亂碼等情況。所以在以硬盤為備份載體的前提下，一定要進(jìn)行重要數(shù)據(jù)的雙備份，而且備份數(shù)據(jù)必須存在不同計(jì)算機(jī)的不同硬盤中，兩塊硬盤的生產(chǎn)日期不要隔得太近，防止同批次產(chǎn)品出現(xiàn)相同瑕疵，最好能采取不同廠家生產(chǎn)的相同容量的硬盤進(jìn)行存儲(chǔ)。平時(shí)對(duì)備份的數(shù)據(jù)要多留意，發(fā)現(xiàn)異常要及時(shí)重新備份，發(fā)現(xiàn)硬盤損壞要及時(shí)更換硬盤，換下的硬盤應(yīng)進(jìn)行回收封存，不宜用作其他數(shù)據(jù)拷貝和使用，做到萬無一失，確保備份數(shù)據(jù)的安全完整。2.光盤備份在以硬盤為主存儲(chǔ)介質(zhì)的情況下，還可以對(duì)硬盤數(shù)據(jù)進(jìn)行光盤備份，備份光盤可采取檔案級(jí)的一次性寫入型光盤或藍(lán)光光盤，備份多套，重要的數(shù)據(jù)光盤實(shí)施異地保存。刻錄前要對(duì)待刻錄的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，并將電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成ISO映像文件后再刻錄，刻錄完成后要對(duì)刻錄的光盤進(jìn)行數(shù)據(jù)驗(yàn)證，確保刻錄的內(nèi)容正確無缺損。紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果主要由數(shù)字圖像所組成，與電子檔案相比，數(shù)字圖像的文件格式相對(duì)統(tǒng)一，結(jié)構(gòu)簡單，背景信息和元數(shù)據(jù)也較少，因此，受計(jì)算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境制約因素也較小，比較適宜脫機(jī)保存。脫機(jī)保存的載體有多種，發(fā)展迅速，產(chǎn)品成熟，應(yīng)用普及，成本急劇下降，對(duì)于數(shù)字圖像存儲(chǔ)而言也是一種選擇。3.膠片打印備份在以硬盤為主存儲(chǔ)介質(zhì)的情況下，對(duì)硬盤數(shù)據(jù)進(jìn)行膠片打印備份，膠片的存儲(chǔ)年限為500年，相對(duì)較長，所以有條件的還可以考慮對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行膠片打印備份。膠片打印后要有特定的保存環(huán)境，保持恒溫、恒濕、無塵、無靜電，確保膠片不粘連，膠體不出現(xiàn)化膠等老化現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)有老化的膠片要及時(shí)撤除，并將附近的膠片也一并重新打印。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中形成的數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等等，這些是整個(gè)數(shù)字化的核心成果，對(duì)這些成果的維護(hù)尤為重要。（三）軟硬件系統(tǒng)維護(hù)對(duì)于存儲(chǔ)著數(shù)字化電子數(shù)據(jù)的主機(jī)存儲(chǔ)等硬件設(shè)備，我們一定要采取各種措施保證其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。通常采取的措施有：服務(wù)器要配備后備電源，防止因斷電造成的冷關(guān)機(jī)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；服務(wù)器要安置在恒溫恒濕、通風(fēng)良好的無塵環(huán)境中，平時(shí)盡量減少硬件的搬運(yùn)及振動(dòng)；確保不在開機(jī)狀態(tài)下移動(dòng)設(shè)備，硬盤數(shù)據(jù)要進(jìn)行雙機(jī)熱備；對(duì)接入網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)器要安裝企業(yè)級(jí)防火墻及專業(yè)殺毒軟件，防止黑客及間諜軟件的攻擊；防病毒軟件的病毒庫應(yīng)處于最新狀態(tài)。服務(wù)器的外殼上要安裝電子鎖或指紋識(shí)別鎖，確保只有特定的人才能打開外蓋操作服務(wù)器；服務(wù)器存放環(huán)境要做好防火防潮工作，實(shí)時(shí)監(jiān)控、防范各種安全隱患。系統(tǒng)軟硬件管理還應(yīng)參照國家有關(guān)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理和信息安全等級(jí)保護(hù)管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）加工文檔管理數(shù)字化加工過程中生成的表單如：工作流程單、移交確認(rèn)單、現(xiàn)場每日記錄單、工作周報(bào)等，在數(shù)字化工作完成后要統(tǒng)一回收，按照檔號(hào)、日期、批次等標(biāo)準(zhǔn)整理成冊，以便日后查閱。采取外包方式實(shí)施時(shí)，還應(yīng)收集項(xiàng)目招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、項(xiàng)目合同、保密協(xié)議等文檔。數(shù)字化文檔的管理同樣重要，這些原始的文檔為以后的查詢提供了最直接的信息，文檔管理主要分為收集、歸類、存檔等。1.收集作為管理人員，對(duì)數(shù)字化加工過程中產(chǎn)生的所有文檔都有義務(wù)進(jìn)行收集，特別是加工涉密檔案時(shí)更應(yīng)該做好這項(xiàng)工作。文檔的遺漏不僅不能保持?jǐn)?shù)字化工作的完整性，更有可能造成泄密。2.歸類因收集的文檔會(huì)出現(xiàn)很多類，比如數(shù)字化加工的流程單、數(shù)據(jù)移交簽收單、數(shù)據(jù)驗(yàn)收單等，這就要求收集人員對(duì)收集的文檔進(jìn)行分類保存，比如按時(shí)間先后順序存放等。涉密文檔要單獨(dú)放置，區(qū)別管理，確保無關(guān)人員無法接觸到核心文檔，防止泄密。3.存檔歸類后要按規(guī)范要求將文檔整理、裝訂成冊，封皮上要注明本冊文檔的簡介內(nèi)容，方便日后的查找。裝訂好后的文檔要按類排放整齊，建議同意放置到加工全宗的全宗卷后。第七章檔案安全控制在整個(gè)檔案整理和數(shù)字化加工方案的設(shè)計(jì)和實(shí)施中，我們都將保證檔案的安全、完整和保密放在首位。在整個(gè)項(xiàng)目中，我們非常重視資料的安全。我們將通過在掃描現(xiàn)場安裝監(jiān)控設(shè)備、使用資料暫存管理等手段，保證檔案原件不丟失、不損毀、不混亂、不混淆；保證電子檔案（索引和影像）數(shù)據(jù)不外流、不遺失、不失真、不失效，保證檔案的內(nèi)容和雙方工作等信息不外傳、不泄露。首先，在資料的交接和運(yùn)輸環(huán)節(jié)我們將使用專業(yè)的運(yùn)輸車輛來運(yùn)送檔案材料，并委派專人押車，保證在檔案交接過程中檔案資料的安全。其次，為確保實(shí)體資料在整個(gè)數(shù)字化生產(chǎn)過程中的安全，我們還開發(fā)了專門的“檔案跟蹤子系統(tǒng)”，并設(shè)置了專職“資料暫存”管理員，用以對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)、全過程的跟蹤和管理。并且還建立嚴(yán)格的現(xiàn)場實(shí)體資料管理制度和操作規(guī)范來保護(hù)原始材料的安全，保證紙質(zhì)資料在掃描加工過程中不會(huì)丟失和損壞，以確保原始材料100%不缺失。此外，為了確保所有提交給客戶的數(shù)字化加工數(shù)據(jù)是絕對(duì)可靠的，我們將針對(duì)每一批完成的檔案材料數(shù)據(jù)，均依據(jù)10%的比率進(jìn)行實(shí)體抽檢。如果沒有通過抽檢，我們將會(huì)對(duì)整批檔案材料再次進(jìn)行檔案全檢，處理相應(yīng)問題后再次提交實(shí)體抽檢，直到通過抽檢后，該批檔案數(shù)字化加工的數(shù)據(jù)才可提交給客戶。最后，我們還承諾將嚴(yán)格遵守安全保密條款，保證不私自攜帶、泄露、偷竊、保存客戶的檔案信息，不對(duì)任何人泄露房地產(chǎn)登記檔案內(nèi)容；保證檔案在我方流轉(zhuǎn)過程中的安全，確保檔案資料完好無損，否則愿意承擔(dān)相關(guān)法律責(zé)任。第一節(jié)加工場地安全控制本項(xiàng)目將在我司文檔數(shù)字化處理中心（XX市）場地內(nèi)進(jìn)行，我們會(huì)XX市文檔數(shù)字化加工中心對(duì)XX市民政局的檔案資料集中、統(tǒng)一的整理和數(shù)字化加工處理。我司早在建設(shè)我司文檔數(shù)字化處理中心（XX市）時(shí)，嚴(yán)格按照根據(jù)檔案整理和數(shù)字化加工的需要和相關(guān)安全要求，對(duì)加工中心場地進(jìn)行了專門的設(shè)計(jì)、建設(shè)和裝修，并配備相應(yīng)的專業(yè)設(shè)備，使其達(dá)到檔案整理加工的要求。一、場地布局設(shè)計(jì)首先，我們結(jié)合ISO9001—2000的管理要求，按照紙質(zhì)最短流轉(zhuǎn)原則、工作區(qū)域劃分等原則來對(duì)場地布局進(jìn)行設(shè)計(jì)。其次，我們采用了多區(qū)域控制方法。劃分了作業(yè)區(qū)域和非作業(yè)區(qū)域，單獨(dú)隔離出一塊地方作為員工的茶水間和吸煙區(qū)，并禁止在作業(yè)區(qū)域內(nèi)吸煙或?qū)⑺瓗?。總體上，我們的檔案數(shù)字化加工場地的布局設(shè)計(jì)大致如下：二、場地建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)同時(shí)，我們會(huì)嚴(yán)格按照檔案數(shù)字化加工的安全要求對(duì)加工場地進(jìn)行裝修和建設(shè)，使場地條件達(dá)到可以進(jìn)行資料數(shù)字化加工的要求。加工場地以計(jì)算機(jī)及掃描儀等設(shè)備為主，因此對(duì)掃描加工場地的建設(shè)嚴(yán)格參照《計(jì)算機(jī)場地安全要求》中的基本要求，嚴(yán)格按規(guī)章制度執(zhí)行防火、防水、防靜電等安全措施。具體我們加工場地的相關(guān)條件能夠達(dá)到如下要求或標(biāo)準(zhǔn)：（一）基本條件1.良好的通風(fēng)條件、采光；2.配有標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)弱電；3.配有防火系統(tǒng)，包括：消防栓、滅火器等；4.配有防水系統(tǒng)；5.配有通風(fēng)設(shè)備，保證工作場地內(nèi)始終保持干燥，可防止紙質(zhì)資料發(fā)霉；6.有防靜電設(shè)計(jì)保證生產(chǎn)環(huán)境對(duì)于硬件設(shè)備的損耗達(dá)到最小。（二）溫度要求1.溫度20－25℃；2.相對(duì)溫度：40％－60％；3.機(jī)房最大溫度變化率：10℃/小時(shí)。（三）網(wǎng)絡(luò)要求1.具備完整的網(wǎng)絡(luò)布線，保證數(shù)字化加工設(shè)備的接入；2.場地的網(wǎng)絡(luò)布線滿足100M以太網(wǎng)標(biāo)準(zhǔn)，保證數(shù)據(jù)交換的穩(wěn)定性。（四）安全要求1.全部區(qū)域無盲點(diǎn)攝像頭24小時(shí)監(jiān)控；2.設(shè)有24小時(shí)門衛(wèi)保；3.整個(gè)場地對(duì)外有兩個(gè)出入口，一個(gè)出入口供人員出入使用，另一個(gè)專門提供進(jìn)出檔案材料使用，人、物分離。三、場地安全保障我們采取了禁止無關(guān)人員進(jìn)入加工場地，外來檢修人員及公務(wù)人員進(jìn)入掃描加工場地要嚴(yán)格執(zhí)行身份登記制度，并始終有加工中心管理人員陪同；進(jìn)出加工場地的任何物品都應(yīng)進(jìn)行檢查和登記，禁止攜帶與整理操作無關(guān)的物品進(jìn)、出加工場地；以及在加工場地內(nèi)建立獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等安保措施，來確保整個(gè)加工場地的安全，杜絕檔案資料在場地內(nèi)外泄的可能性。具體我們對(duì)加工場地的安全保障措施有：（一）安檢系統(tǒng)管理安裝了專業(yè)的門禁和安檢系統(tǒng)，并指派專人每天對(duì)進(jìn)入樓層辦公區(qū)域工作人員進(jìn)行安檢，內(nèi)部工作人員必須佩戴工作進(jìn)入工作區(qū)域，無工作證須由內(nèi)部人員陪同并佩戴臨時(shí)工作證方可進(jìn)入。（二）視頻安全監(jiān)控視頻控制通過使用內(nèi)部現(xiàn)有專業(yè)攝像監(jiān)控軟件和硬件對(duì)場地內(nèi)所有重要位置做到實(shí)時(shí)監(jiān)控，包括：進(jìn)出口、作業(yè)區(qū)、臨時(shí)庫房等關(guān)鍵重要地點(diǎn)，以及有紙區(qū)的每個(gè)角落都有安裝監(jiān)控設(shè)備。確保無盲點(diǎn)24小時(shí)的攝像頭監(jiān)控，保證檔案材料和數(shù)據(jù)在場地內(nèi)的安全。（三）網(wǎng)絡(luò)安全控制加工場地內(nèi)只搭建內(nèi)部局域網(wǎng)，物理隔離Internet網(wǎng)絡(luò)，僅提供檔案數(shù)字化工作所需要的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。如需要與外網(wǎng)通信，如：收發(fā)郵件等，將安排在其他有互聯(lián)網(wǎng)的、專門的辦公區(qū)域。（四）工作電話配置為了加快辦公效率和聯(lián)系速度，工作環(huán)境配置3了部電話，分別放置在經(jīng)理辦公室、數(shù)字化加工作業(yè)區(qū)、門衛(wèi)安檢處，以起到管理層與作業(yè)區(qū)和安檢處的及時(shí)聯(lián)系。四、日常安全管理（一）進(jìn)入工作加工場地由項(xiàng)目經(jīng)理接待進(jìn)行管理；（二）我公司管理人員和生產(chǎn)操作人員進(jìn)出工作場地，必須攜帶掛牌并出示工作證件；（三）其他辦事人員進(jìn)入工作場地，必須填寫會(huì)客單，并由項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)后帶入工作場地；（四）有客戶需要參觀、監(jiān)督、檢查工作時(shí)，負(fù)責(zé)接待的人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，統(tǒng)計(jì)進(jìn)入工作場地的人員數(shù)量并填寫統(tǒng)一的入場證明；（五）項(xiàng)目管理人員和生產(chǎn)操作人員不得在工作場地安排與生產(chǎn)管理無關(guān)的會(huì)客；（六）操作人員和外部人員嚴(yán)禁攜帶紙質(zhì)檔案材料出入工作場地；（七）嚴(yán)禁攜帶具備存儲(chǔ)或拍攝功能的電子設(shè)備（包括：光盤、U盤、相機(jī)、手機(jī)等）出入工作場地；（八）工作場地內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、喝水、進(jìn)食等可能對(duì)檔案材料造成損毀的行為，所有人員統(tǒng)一在休息區(qū)域內(nèi)飲水；（九）工作區(qū)域不可以放液體物品（膠水除外），確保檔案材料在加工中心的安全性；（十）每天開工前進(jìn)行現(xiàn)場清潔，確保現(xiàn)場干凈整潔，認(rèn)真執(zhí)行5S管理。第二節(jié)檔案資料安全控制通過對(duì)XX市民政局在本項(xiàng)目中對(duì)婚姻檔案紙質(zhì)檔案資料相關(guān)安全等要求進(jìn)行深入的分析，我公司認(rèn)為：為保證檔案材料的安全性和保密性，必須在項(xiàng)目實(shí)施過程中，通過建立一套完整的紙質(zhì)檔案管理工作流程，確保檔案材料100％不會(huì)遺失和泄露。一、交接運(yùn)輸安全為了確保檔案資料在交接和運(yùn)輸過程中的安全，我們將派專人進(jìn)行檔案交接的工作。在交接過程中，檔案資料經(jīng)核對(duì)后將裝箱密封，并運(yùn)輸至加工現(xiàn)場。在整個(gè)過程中，將有專人看管檔案資料，杜絕在檔案交接和運(yùn)輸過程中出現(xiàn)檔案內(nèi)容外泄、丟失或損壞的可能性。（一）尋求合理交接方式檔案交接分為出庫交接和入庫交接二個(gè)環(huán)節(jié)，入庫交接還包含XX市民政局對(duì)檔案整理和還原質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收的過程。檔案交接方法是否合理，直接影響檔案安全與完整，也影響著工作效率。（二）設(shè)置獨(dú)立的交接組我們在項(xiàng)目小組下，專設(shè)交接組。交接組獨(dú)立于生產(chǎn)組，以保證有足夠的權(quán)力，對(duì)檔案的完整與安全負(fù)責(zé)。（三）檔案資料交接方案1.我司在項(xiàng)目服務(wù)團(tuán)隊(duì)內(nèi)，設(shè)立專門的檔案暫存交接組，與XX市婚姻檔案庫房管理人員對(duì)口聯(lián)系，負(fù)責(zé)XX市婚姻檔案材料的交接工作。2.對(duì)在XX市民政局的業(yè)務(wù)處理過程中，可能出現(xiàn)“在加工”檔案被借調(diào)使用的情況。與之對(duì)應(yīng)，工作流程中分為三個(gè)子流程，即檔案材料領(lǐng)出流程、檔案材料歸還流程和臨時(shí)調(diào)用流程。3.在進(jìn)行檔案交接時(shí)，交接組需向庫管員提供領(lǐng)取交接單、提供歸還單，經(jīng)雙方核對(duì)無誤，簽字確認(rèn)后，交接成功完成。4.我司工作人員到XX市民政局中心交接的過程和要求：（1）交接組到XX市民政局借檔案材料，借檔案材料時(shí)先清點(diǎn)數(shù)目，再將檔案材料按照一定的數(shù)量裝入流轉(zhuǎn)箱中，流轉(zhuǎn)箱密封，卡車密封，所有交接人員均簽署保密協(xié)議并接受嚴(yán)格培訓(xùn)；（2）檔案材料安全到達(dá)數(shù)字化加工中心，再由交接人員對(duì)檔案材料進(jìn)行交接，將檔案材料的數(shù)量完整無誤地輸入到電腦中，系統(tǒng)中就會(huì)有此批次檔案材料的數(shù)量。交接過程中還會(huì)生成工作單和卷標(biāo)，工作單上有整箱檔案材料的數(shù)量，以便后面每個(gè)環(huán)節(jié)都能清楚明了地知道流轉(zhuǎn)箱中檔案材料的數(shù)量；（3）交接結(jié)束以后，再將檔案材料轉(zhuǎn)給暫存，暫存區(qū)域嚴(yán)格執(zhí)行消防標(biāo)準(zhǔn)，通過多次地區(qū)消防救援部門檢查合格。二、暫存管理機(jī)制檔案材料進(jìn)入生產(chǎn)場地后，將由交接人員組箱并存放于暫存庫房。所有人員需要使用（或處理）檔案時(shí)，都必須從先要暫存庫房中借出來（配有專職的暫存庫房管理員進(jìn)行管理），并在使用（處理）完成后歸還到檔案暫存庫房中。操作人員在借出檔案時(shí)，暫存庫房管理員將通過檔案材料暫存軟件模塊記錄使用人、使用時(shí)間等信息，而在全部處理完成后在將檔案放入待歸還倉庫并統(tǒng)一歸還?？傊?，在整個(gè)檔案處理過程中的每一步都有責(zé)任人可以跟蹤，確保檔案材料在進(jìn)出XX市民政局庫房之間是絕對(duì)安全和可靠的。（一）設(shè)置檔案暫存崗位檔案材料在交接后進(jìn)入生產(chǎn)環(huán)節(jié)也要有序管理起來，我們將每個(gè)步驟細(xì)分成：待整理、待高速掃描、待歸檔，所有需要用到原始檔案材料的崗位必須通過檔案材料暫存人員進(jìn)行借用登記，這樣不僅將檔案材料的流轉(zhuǎn)管理的非常嚴(yán)密，同時(shí)如果XX市民政局要查詢?nèi)魏我痪碓谏a(chǎn)中的檔案材料會(huì)變得非常便捷。（二）檔案加工流轉(zhuǎn)過程要進(jìn)行檔案數(shù)字化處理，首先需要對(duì)檔案進(jìn)行交接，之后再將檔案放入到暫存庫房中進(jìn)行管理，然后各檔案加工處理節(jié)點(diǎn)人員再分別從暫存庫房中將檔案資料借出，并在處理完成后歸還到暫存庫房中。在我司的檔案數(shù)字化加工處理過程中，整個(gè)紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)過程大致如下：（三）檔案流轉(zhuǎn)安全保護(hù)為了保證檔案材料的安全性，方便檔案運(yùn)輸和處理操作，我們將交接后的檔案材料按箱進(jìn)行存放，并根據(jù)卷大小定制了具有特定防火、防水功能的檔案材料流轉(zhuǎn)箱，并將每卷檔案材料用硬塑料袋進(jìn)行存放，將所有的設(shè)計(jì)都融入了“一切以客戶檔案材料安全為出發(fā)點(diǎn)”的指導(dǎo)思想。三、檔案安全管理為保證檔案材料100％不會(huì)遺失和泄露，除了建立檔案材料交接工作流程和暫存管理制度外，還應(yīng)在整個(gè)數(shù)字化加工過程中通過以下手段，加強(qiáng)對(duì)檔案材料的有效管理，以確保保護(hù)檔案材料安全目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。（一）所有檔案材料進(jìn)入項(xiàng)目實(shí)施場地后，應(yīng)連同流裝箱一起裝入可完全封閉的防水物流袋內(nèi)，保證檔案材料的完整性和安全性；（二）交接組應(yīng)按規(guī)定數(shù)量，將檔案材料裝入可完全封閉的防水物流箱內(nèi)，并根據(jù)檔案材料交接生成的卷封面，隨檔案材料實(shí)體及物流箱一同流轉(zhuǎn)；（三）檔案材料在項(xiàng)目實(shí)施場地內(nèi)，由專人負(fù)責(zé)檔案在各工序之間的流轉(zhuǎn)工作，每次檔案的使用均需要通過檔案材料交接的借用方能實(shí)行；（四）每位會(huì)接觸到檔案材料的員工或員工以上級(jí)別的都必須要通過相應(yīng)的手續(xù)才可借閱檔案材料（到暫存?zhèn)}庫通過自己的工號(hào)借閱）；（五）每位借閱到檔案材料的人都必須要當(dāng)場清點(diǎn)數(shù)目。數(shù)目完全吻合的情況下才能將檔案材料帶離開檔案材料暫存?zhèn)}庫；（六）每次歸還檔案材料前要清點(diǎn)好數(shù)目以后再歸還，暫存工作人員在借閱檔案材料的人員歸還檔案材料后，也要對(duì)檔案材料進(jìn)行清點(diǎn)數(shù)目；（七）在項(xiàng)目實(shí)施區(qū)域內(nèi)，所有檔案材料分區(qū)存放，防止混淆；（八）提交檔案材料前暫存人員再對(duì)流轉(zhuǎn)箱中檔案材料進(jìn)行清點(diǎn)，數(shù)目清點(diǎn)吻合后，此批次檔案材料再安全地運(yùn)送回XX市民政局中心檔案庫房。四、加工作業(yè)安全為確保紙質(zhì)資料的安全，我們要求檔案加工作業(yè)人員在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工（包括：整理、掃描、裝訂等）時(shí)，要小心謹(jǐn)慎，嚴(yán)禁撕毀、遺落或銷毀用戶文件資料，并不允許將客戶文件資料帶離現(xiàn)場，做到原始檔案資料100%不缺失、不損毀。具體措施包括：（一）首先所有加工數(shù)據(jù)工作人員必須戴上棉質(zhì)手套，禁止用手直接接觸原始紙質(zhì)文件，防止資料發(fā)霉或被損壞；（二）整理和掃描時(shí)要小心謹(jǐn)慎，嚴(yán)禁撕毀、遺落或銷毀用戶文件資料；（三）根據(jù)對(duì)其他紙質(zhì)資料的加工服務(wù)，對(duì)污損、殘缺、油印等資料掃描時(shí)，使用平板掃描儀，為了達(dá)到最佳掃描效果，我們對(duì)部分紙質(zhì)文件使用平板掃描儀進(jìn)行掃描；（四）遇到因?yàn)閽呙鑳x故障導(dǎo)致的紙張卡紙或撕紙，必須小心取出破損的紙張，將其粘貼復(fù)原；（五）如果發(fā)現(xiàn)破損嚴(yán)重的文件，工作人員將立即報(bào)知XX市民政局相關(guān)人員，并根據(jù)XX市民政局人員相關(guān)要求及時(shí)進(jìn)行處理。第三節(jié)檔案信息安全控制我公司將會(huì)對(duì)XX市婚姻檔案內(nèi)容和檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的保密防護(hù)，保證數(shù)據(jù)不會(huì)因?yàn)闄n案數(shù)字化加工而泄密，并以此書面形式提供保密承諾。一、終端設(shè)備管理為了確保檔案數(shù)據(jù)安全，我們對(duì)員工所使用的終端設(shè)備（PC機(jī)）進(jìn)行了嚴(yán)格的管理和安全控制，并會(huì)對(duì)所有進(jìn)入加工現(xiàn)場的計(jì)算機(jī)設(shè)備做相應(yīng)的處理。確保員工無法通過所使用的終端設(shè)備獲取、泄露或破壞客戶的檔案資料內(nèi)容和電子檔案數(shù)據(jù)。具體措施包括：（一）設(shè)備登記管理1.采用終端登記管理機(jī)制，對(duì)員工使用的電腦全部進(jìn)行信息的信息登記，包括：主機(jī)mac地址、ip地址、使用者等；2.只有登記過的合法電腦終端設(shè)備才可以接入到加工場地局域網(wǎng)絡(luò)。（二）數(shù)據(jù)接口限制1.對(duì)所有員工使用的電腦禁止安裝光驅(qū)；2.生產(chǎn)應(yīng)用的計(jì)算機(jī)不允許存在對(duì)外數(shù)據(jù)連接方式，均不配置“撥號(hào)上網(wǎng)設(shè)備”、“可寫光驅(qū)、軟盤驅(qū)動(dòng)器”等存儲(chǔ)設(shè)備；3.封閉所有應(yīng)用與生產(chǎn)環(huán)境計(jì)算機(jī)的USB口，限制移動(dòng)外設(shè)的接入；4.只有特定的人員，特定的電腦才可以進(jìn)行光盤刻錄，移動(dòng)設(shè)備接入的操作。（三）使用權(quán)限限制操作員使用的操作電腦，我們都進(jìn)行了權(quán)限控制，員工只能使用檔案數(shù)字化加工相關(guān)的程序，防止員工盜取數(shù)據(jù)。同時(shí)，我們通過在生產(chǎn)軟件中設(shè)置相關(guān)的“禁止保存、復(fù)制、打印”等限制措施，使得生產(chǎn)人員或外來人員無法通過生產(chǎn)計(jì)算機(jī)“非法”獲得電子數(shù)據(jù)。（四）使用過程監(jiān)控我們會(huì)使用終端管理控制系統(tǒng)，對(duì)員工的電腦操作進(jìn)行全面、有力的監(jiān)控，各終端的相應(yīng)操作都會(huì)在系統(tǒng)中形成記錄。確保當(dāng)局域網(wǎng)中出現(xiàn)異常操作或安全威脅時(shí)，可以通過終端管理系統(tǒng)快速定位到對(duì)應(yīng)的計(jì)算機(jī)，從而找到并解決問題同時(shí)，在我們的工作平臺(tái)上還會(huì)實(shí)時(shí)對(duì)操作人員的（檔案數(shù)字化加工）系統(tǒng)操作進(jìn)行監(jiān)控，詳細(xì)記錄各操作人員的操作日志并統(tǒng)一保存，進(jìn)一步保證檔案數(shù)據(jù)的安全。二、存儲(chǔ)設(shè)備管理我們會(huì)在加工現(xiàn)場配備專用的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器，所有服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備都不會(huì)與其他部門共用。并且，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器上的硬盤以及所有加工場地內(nèi)其他計(jì)算機(jī)上的硬盤都不得帶離加工現(xiàn)場。同時(shí)，對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場配置的光盤刻錄設(shè)備實(shí)行專人保管，專人使用的措施，嚴(yán)禁外借、私自刻錄的現(xiàn)象發(fā)生。并且嚴(yán)格控制現(xiàn)場光盤的數(shù)量，每天清點(diǎn)；即使“刻壞”的光盤也要當(dāng)時(shí)收繳上來，予以銷毀。此外，我們嚴(yán)禁非數(shù)據(jù)管理人員（普通員工或其他人員）攜帶任何帶存儲(chǔ)功能的電子設(shè)備（移動(dòng)硬盤、U盤、光盤、手機(jī)等）進(jìn)入生產(chǎn)現(xiàn)場。三、網(wǎng)絡(luò)安全保障（一）禁止外網(wǎng)訪問數(shù)字化加工場地中的網(wǎng)絡(luò)與Internet網(wǎng)物理隔離，加工中心局域網(wǎng)絡(luò)無法與外部網(wǎng)絡(luò)直接連接。加工場地內(nèi)所有計(jì)算機(jī)和服務(wù)器設(shè)備都禁止接入互聯(lián)網(wǎng)，保證數(shù)據(jù)安全性，防止病毒侵害。（二）病毒防護(hù)方案病毒、木馬是廣為人知的網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全威脅之一，是目前影響軟件和網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行的不可忽視的因素。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)上的一臺(tái)計(jì)算機(jī)被感染時(shí)，網(wǎng)絡(luò)上的其他計(jì)算機(jī)就非常有可能感染到這種病毒，這就影響到了數(shù)據(jù)安全。我們采用主流殺毒軟件并采用單控制臺(tái)提供單一解決方案，降低了安全管理的復(fù)雜性。它提供全面的威脅防護(hù)、集中的管理和可擴(kuò)展的網(wǎng)絡(luò)訪問控制。這種集成的方法通過前瞻性地?cái)r截已知和未知的攻擊以及控制不符合安全要求的終端，使之能夠保護(hù)數(shù)據(jù)和確保業(yè)務(wù)連續(xù)性。通過在易用的控制臺(tái)中進(jìn)行集中的部署、配置和策略設(shè)置，以及對(duì)整個(gè)企業(yè)的安全狀況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，這種統(tǒng)一的管理平臺(tái)能夠使您的運(yùn)營更加有效和高效。作為行業(yè)首款真正集成的安全解決方案，它可以幫助企業(yè)節(jié)省大量的許可支出并且為整個(gè)企業(yè)提供單點(diǎn)支持。因此，為保證整個(gè)檔案加工系統(tǒng)的安全穩(wěn)定以及電子檔案數(shù)據(jù)的安全地運(yùn)行，我們會(huì)在檔案加工中心內(nèi)全面部署和安裝防病毒軟件。具體包括：1.每臺(tái)計(jì)算機(jī)上均必須裝有殺毒軟件，且保證病毒數(shù)據(jù)庫是最新的，系統(tǒng)管理人員負(fù)責(zé)定期殺毒及重點(diǎn)查毒；2.任何外來的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)在數(shù)字化加工中心的計(jì)算機(jī)上使用前，都必須由網(wǎng)絡(luò)管理人員進(jìn)行查毒，檢查安全后方可使用。四、數(shù)據(jù)安全保障任何保證檔案加工所得影像數(shù)據(jù)的安全，是整個(gè)檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中的一個(gè)關(guān)鍵因素，而我司在這個(gè)方面有多年的技術(shù)研究，目前已經(jīng)很好地解決了這個(gè)問題。（一）數(shù)據(jù)加密保護(hù)首先，我們會(huì)對(duì)掃描加工所得到的檔案資料影像和索引數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，以密文的方式保存。這樣，即使有人“非法”得到檔案數(shù)據(jù)，也無法打開和閱讀，進(jìn)而保證了電子檔案內(nèi)容的安全。同時(shí)，在整個(gè)檔案加工系統(tǒng)中對(duì)于資料影像文件在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中都進(jìn)行了SSL的加密處理，防止資料影像數(shù)據(jù)被竊取或被篡改，確保檔案數(shù)據(jù)和內(nèi)容安全。（二）數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)在電子檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)方面，我們通過建立統(tǒng)一的檔案加工系統(tǒng)平臺(tái)，集中來存儲(chǔ)和管理所有加工所得到的影像，并提供統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的接口來實(shí)現(xiàn)影像的寫入和調(diào)閱。系統(tǒng)將效率和安全融為一體來考慮，讓檔案資料影像只有通過系統(tǒng)并有一定權(quán)限才能打開，在確保檔案數(shù)據(jù)安全的同時(shí)，還保證了檔案加工操作的高效性?？偟膩碚f我司檔案加工系統(tǒng)的影像存儲(chǔ)的安全性和高效性主要體現(xiàn)在以下幾方面：1.對(duì)生產(chǎn)的影像等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的壓縮和打包處理，使得影像所占用的存儲(chǔ)空間更小、存儲(chǔ)的效率也更高；2.影像文件在操作系統(tǒng)目錄、文件權(quán)限的基礎(chǔ)上增加檔案影像管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限；3.管理員可選擇性對(duì)具體數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)實(shí)時(shí)備份和維護(hù)；4.系統(tǒng)與后臺(tái)存儲(chǔ)設(shè)備具有很強(qiáng)的整合能力，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全；5.系統(tǒng)支持海量影像數(shù)據(jù)的CAS存儲(chǔ)架構(gòu)。（三）數(shù)據(jù)及時(shí)備份為保證掃描加工過程中數(shù)據(jù)保存的可靠性、安全性與數(shù)據(jù)恢復(fù)的高效和方便性，我們將充分利用數(shù)據(jù)庫的備份功能，每天都會(huì)在加工現(xiàn)場進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份。并多份拷貝、異地存放，以用于系統(tǒng)萬一出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失后進(jìn)行數(shù)據(jù)的恢復(fù)，從而真正做到數(shù)據(jù)萬無一失。數(shù)據(jù)能做到實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)備份及災(zāi)難恢復(fù)，數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)由該維護(hù)人員發(fā)出指令，系統(tǒng)自動(dòng)完成，不需要過多人為干預(yù)。數(shù)據(jù)備份人員在備份完成之后需對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行校對(duì)檢驗(yàn)，備份數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)的內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等；備份結(jié)束后，如需要把備份介質(zhì)存貯至別的介質(zhì)的，應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽并對(duì)備份數(shù)據(jù)也做好相應(yīng)檢驗(yàn)工作。1.在線備份數(shù)字化加工后的檔案數(shù)據(jù)，需完全符合XX市婚姻檔案管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)要求，做到與XX市婚姻檔案綜合管理系統(tǒng)的無縫銜接，并將檔案數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確地裝載到該系統(tǒng)。數(shù)據(jù)經(jīng)測試運(yùn)行正常后，配合XX市民政局將電子檔案（影像和索引）數(shù)據(jù)采用磁盤陣列、磁帶庫等載體實(shí)行在線存儲(chǔ)備份，保證檔案的利用與安全。2.光盤備份每完成一批數(shù)據(jù)的驗(yàn)收后，將檔案數(shù)字化加工成果數(shù)據(jù)以光盤的方式移交給XX市民政局進(jìn)行備份。光盤由我方提供，將采用XX市民政局認(rèn)可的檔案級(jí)名牌光盤。同時(shí)，我們還將提供光盤單盤數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)，為用戶提供多項(xiàng)查詢、瀏覽圖像、放大、縮小、旋轉(zhuǎn)、打印等功能。另外，每片光盤包裝盒內(nèi)及盤片上將附光盤標(biāo)簽和光盤內(nèi)目錄索引信息、編號(hào)、檔案的分類信息以及所對(duì)應(yīng)的硬盤編號(hào)，并保證同一份文件不能跨越兩張DVD。3.硬盤備份提供單個(gè)容量為2T的正版品牌的移動(dòng)硬盤，每完成一批數(shù)據(jù)的驗(yàn)收后，要將檔案數(shù)字化加工成果數(shù)據(jù)以硬盤備份方式移交XX市民政局保存。（四）容災(zāi)環(huán)境建立為了確保系統(tǒng)的高可用性和數(shù)據(jù)的安全，我們在文檔數(shù)字化加工中心建立了包括服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備全套系統(tǒng)的在線熱備，確保任何在線設(shè)備由于硬件損壞對(duì)整個(gè)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)沒有任何影響。1.備用服務(wù)器數(shù)字化加工現(xiàn)場務(wù)將配置相應(yīng)的備用服務(wù)器，備用服務(wù)器的配置與主服務(wù)器配置保持一致，數(shù)據(jù)與主服務(wù)器保持?jǐn)?shù)據(jù)同步，一旦發(fā)生不可預(yù)知的意外事件導(dǎo)致主服務(wù)器不能正常工作，備用服務(wù)器可以迅速投入使用而不影響整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度。2.資料內(nèi)容安全檔案數(shù)據(jù)安全不僅是包括電子檔案數(shù)據(jù)（影像和索引）本身的安全，同時(shí)還包括檔案資料內(nèi)容的安全，我們在確保電子檔案數(shù)據(jù)不會(huì)被竊取、泄露和破壞的同時(shí)，還要保證檔案資料的內(nèi)容不會(huì)被泄露。在我司的檔案數(shù)字化加工方案中，我們采取了以下方法和措施，來確保檔案資料內(nèi)容的安全：（1）所有員工都不能將檔案材料帶離工作崗位和加工場地；（2）嚴(yán)禁所有人員攜帶任何具備拍照或攝像功能的電子設(shè)備（包括：相機(jī)、手機(jī)等）進(jìn)入生產(chǎn)現(xiàn)場，防止資料內(nèi)容被翻拍和復(fù)制，保護(hù)資料內(nèi)容安全；（3）嚴(yán)禁所有操作人員在加工場地內(nèi)復(fù)印或傳真檔案資料（如XX市民政局需要借閱檔案資料，需由專門的資料借閱管理人員進(jìn)行相應(yīng)的資料復(fù)印或傳真）；（4）通過對(duì)客戶端和應(yīng)用程序進(jìn)行嚴(yán)格的操作權(quán)限控制，確保各生產(chǎn)工序操作人員無法復(fù)制、截?。ń仄恋龋┗虼蛴n案資料影像，防止資料內(nèi)容被竊取或泄露；（5）檔案數(shù)字化加工軟件采用了切片和分組等處理技術(shù)，每個(gè)操作人員只能看到檔案資料影像的一部分，而無法看到完整的資料內(nèi)容。保證呈現(xiàn)給每一個(gè)操作員的檔案內(nèi)容都是局部的不完全的，最大程度保證檔案材料的安全性和保密性。第四節(jié)檔案生產(chǎn)安全管理一、最短物流原則我們在數(shù)字化加工生產(chǎn)中執(zhí)行“物流最短”原則，在掃描流程中，只有掃描工序和補(bǔ)掃工序使用檔案原件，而其他工序則對(duì)照已掃描的影像進(jìn)行操作。在空間位置上，我們將使用檔案原件的崗位，置于相鄰的位置，以最大限度地減少物流程行程。二、現(xiàn)場監(jiān)督執(zhí)行1.上述措施由加工現(xiàn)場負(fù)責(zé)人（項(xiàng)目經(jīng)理）負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行；2.對(duì)于違規(guī)操作者，由現(xiàn)場負(fù)責(zé)人進(jìn)行批評(píng)教育和經(jīng)濟(jì)處罰，違規(guī)操作達(dá)三次者，將調(diào)離生產(chǎn)現(xiàn)場，直至開除。三、生產(chǎn)過程管理1.各工種生產(chǎn)操作人員實(shí)行掛牌制度，并使用自己的工號(hào)和密碼登錄操作程序，嚴(yán)禁對(duì)外透露個(gè)人的工號(hào)和密碼，嚴(yán)禁使用他人的工號(hào)和密碼登錄；同時(shí)個(gè)人的密碼將定期進(jìn)行更換。2.各工種生產(chǎn)操作人員離開自己的操作崗位半小時(shí)以內(nèi)的情況，必須退出應(yīng)用程序操作界面；離開操作崗位半小時(shí)以上的情況，必須關(guān)閉計(jì)算機(jī)。嚴(yán)禁出現(xiàn)程序運(yùn)行但無人操作的情況。3.生產(chǎn)完成后，生產(chǎn)現(xiàn)場要清場，并封閉。嚴(yán)禁非工作時(shí)間進(jìn)入現(xiàn)場，如有特別需要，需要在生產(chǎn)現(xiàn)場負(fù)責(zé)人的陪同下方可進(jìn)入，離場后現(xiàn)場仍然必須封閉。4.為了保證生產(chǎn)的順利進(jìn)行，生產(chǎn)現(xiàn)場所有的設(shè)備均采用“N+1”的備份方式，并對(duì)損壞機(jī)器及時(shí)進(jìn)行修理（所供設(shè)備維修時(shí)間均低于1周）。注重設(shè)備的日常保養(yǎng)，每天都由專人進(jìn)行設(shè)備維護(hù)工作。生產(chǎn)現(xiàn)場配備必要的不間斷電源、防火等設(shè)施。每天生產(chǎn)結(jié)束后，由專人做“數(shù)據(jù)備份”工作，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。當(dāng)數(shù)據(jù)提交給用戶后，立即刪除備份信息。5.生產(chǎn)場所設(shè)有無盲點(diǎn)24小時(shí)攝像頭監(jiān)控。四、項(xiàng)目安全措施為了保障本次XX市婚姻檔案整理與數(shù)字化加工項(xiàng)目順利進(jìn)行，確保相關(guān)資料（實(shí)體檔案和電子數(shù)據(jù)）的安全，除了上述相關(guān)措施和方法外，我公司在保證檔案資料的安全方面還將做如下相關(guān)工作：1.所有到民政局進(jìn)行檔案交接和搬運(yùn)的人員，都是我公司內(nèi)部員工；2.所有和實(shí)體檔案資料由接觸的人員和崗位，都制定了詳細(xì)的工作管理?xiàng)l例和安全操作規(guī)范；3.在文檔數(shù)字化中心配備了多名保安人員，進(jìn)行全天24小時(shí)值班；4.在文檔數(shù)字化中心的各個(gè)明顯區(qū)域配備了滅火器和消防設(shè)備；5.在文檔數(shù)字化中心的各個(gè)和檔案資料相關(guān)的區(qū)域都設(shè)置了監(jiān)控?cái)z像頭，進(jìn)行全天24小時(shí)監(jiān)控；6.我公司設(shè)置了有紙區(qū)、無紙區(qū)、管理區(qū)等區(qū)域，嚴(yán)格執(zhí)行有紙區(qū)、無紙區(qū)的進(jìn)出規(guī)范，嚴(yán)格要求員工不能擅自離崗、串崗；7.嚴(yán)格要求操作員工不能將手機(jī)、照相機(jī)等器材帶進(jìn)加工現(xiàn)場，違反者嚴(yán)懲；8.所有外來人員來文檔數(shù)字化中心的，都要進(jìn)行前臺(tái)登記、外來人員手機(jī)及照相機(jī)等器材要交于前臺(tái)進(jìn)行保管；9.所有操作人員都身穿我司工作服以及佩戴我司胸卡；10.不得在生產(chǎn)區(qū)域內(nèi)現(xiàn)場喝水、吃零食等。（水杯等統(tǒng)一在茶水間）；11.每天開工前進(jìn)行現(xiàn)場清潔，確?，F(xiàn)場干凈整潔，認(rèn)真執(zhí)行5S管理；12.在整理區(qū)域，我們放置了裁剪專用垃圾桶，用來放每個(gè)批次婚姻檔案中可能不要的檔案，防止垃圾檔案外流；13.操作員使用的操作電腦，我們都進(jìn)行了權(quán)限控制，員工只能使用相關(guān)的程序，同時(shí)操作電腦的USB口都被封閉掉，防止員工盜取數(shù)據(jù)。第五節(jié)項(xiàng)目保密工作制度我公司管理人員和生產(chǎn)操作人員對(duì)XX市民政局的檔案材料和數(shù)據(jù)負(fù)有安全保密義務(wù)，不得對(duì)外泄漏檔案材料數(shù)據(jù)的內(nèi)容，不得因任何原因造成檔案損毀。為加強(qiáng)管理，確保檔案資料和檔案內(nèi)容的安全和保密，在檔案數(shù)字化加工的過程中我們將嚴(yán)格遵守國家相關(guān)的保密要求，遵守XX市民政局的相關(guān)保密制度。為此，我司在和所有員工簽訂了保密協(xié)議的同時(shí)，還頒布了《保密制度》，對(duì)加工場地和檔案運(yùn)輸、加工中的安全、保密作了嚴(yán)格的規(guī)定，并要求每個(gè)員工嚴(yán)格遵守。一、項(xiàng)目保密承諾我公司一方面從制度約束角度入手，制定嚴(yán)格的員工保密制度，和每一個(gè)員工簽訂《員工保密責(zé)任書》，另一方面從員工素質(zhì)角度入手，定期對(duì)員工進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，努力培養(yǎng)員工的自主保密意識(shí)，確保從源頭杜絕客戶資料外泄的可能性。另外，我們將提供詳細(xì)的本次組成掃描加工服務(wù)中心的組織機(jī)構(gòu)表（包括多少管理人員及多少操作人員等）。所有進(jìn)入加工場地的工作人員實(shí)行掛牌制度，杜絕工作人員對(duì)檔案及檔案信息的私自復(fù)制行為，杜絕工作人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行查看及討論。本項(xiàng)目加工所得的數(shù)字化產(chǎn)品（資料影像、索引信息等）的所有權(quán)歸XX市民政局所有，在未經(jīng)檔案局同意、授權(quán)的情況下，不得擅自將產(chǎn)品轉(zhuǎn)讓給第三方使用及用于樣本展示，否則將承擔(dān)一切經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任。并且，在進(jìn)行數(shù)據(jù)移交時(shí)，工作站上的數(shù)據(jù)必須在XX市民政局工作人員的現(xiàn)場監(jiān)督下銷毀，同時(shí)移交該批次數(shù)字化加工的監(jiān)管記錄。具體在本項(xiàng)目中我們將遵守以下保密承諾：1.遵守《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國公司法》等有關(guān)法律法規(guī)中規(guī)定的保密的條款；2.所有工作人員不得偷盜客戶檔案原件，不得以任何形式復(fù)制、摘抄、抄錄客戶檔案中記載的任何內(nèi)容，不得以任何形式向外界公布電子檔案或?qū)嵨餀n案中記載的任何內(nèi)容；3.所有工作人員不得以任何形式竊取和向外界發(fā)布公司的商業(yè)機(jī)密，包括重要文書、資料等；4.我方在進(jìn)行檔案掃描錄入工作中指派專人負(fù)責(zé)檔案的借還工作，并負(fù)責(zé)采取必要的安全措施并全程監(jiān)控；5.我方工作人員不得以任何形式向外界透露我司的軟件（包括正式版和演示版）及軟件相關(guān)的文檔資料等；6.對(duì)于機(jī)密以上的檔案資料，限于一定范圍的人員接觸。機(jī)密級(jí)的商業(yè)秘密，經(jīng)過批準(zhǔn)的人員才能接觸；7.對(duì)所有工作人員進(jìn)行保密教育，樹立保密意識(shí)，定期檢查保密工作；8.當(dāng)我方結(jié)束在貴方的工作時(shí)，我方應(yīng)及時(shí)將所有與貴方有關(guān)的文件、檔案、工作記錄、流程單交給XX市民政局指定的人員；9.凡違反上述規(guī)定的，故意或者過失泄露檔案信息的，情節(jié)嚴(yán)重的將移送司法機(jī)關(guān)追求其相關(guān)的法律責(zé)任；不夠刑事處罰的，將酌情給予行政處分。二、員工保密協(xié)議檔案記錄了歷史，檔案是保密資料，包括科技檔案、文書檔案，涉及了國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。保密檔案的管理和利用，必須按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。除此之外，完成項(xiàng)目后，所有從事檔案數(shù)據(jù)加工的人員保證均對(duì)本項(xiàng)目的技術(shù)情報(bào)和數(shù)據(jù)資料保密承擔(dān)責(zé)任。具體保密協(xié)議主要內(nèi)容如下：1.嚴(yán)禁以各種形式將客戶檔案資料私自帶出、損壞、涂畫、丟失，嚴(yán)禁將與客戶相關(guān)的資料、電子文件進(jìn)行復(fù)制、刻錄或?qū)⑸鲜鲑Y料帶離加工現(xiàn)場，對(duì)于違紀(jì)者將視情節(jié)處X?X元的罰款，對(duì)于情節(jié)，嚴(yán)重者將追究其法律責(zé)任；2.與項(xiàng)目無關(guān)人員禁止出入項(xiàng)目現(xiàn)場，如需進(jìn)入需要項(xiàng)目經(jīng)理和用戶溝通，同意方可進(jìn)入；3.嚴(yán)禁攜帶易燃易爆危險(xiǎn)物品進(jìn)入加工現(xiàn)場，員工違反規(guī)定所造成的嚴(yán)重后果由其本人承擔(dān)全部責(zé)任，同時(shí)將肇事者送交法律部門處理，數(shù)字化中心負(fù)責(zé)人將處以X元以上罰款，保留對(duì)違紀(jì)人員及數(shù)字化中心負(fù)責(zé)人的處理以至開除的權(quán)利；4.嚴(yán)禁將加工現(xiàn)場的辦公用品私自攜帶外出，如必須攜帶物品，應(yīng)先報(bào)由數(shù)字化中心經(jīng)理審批同意簽字后方可執(zhí)行，同時(shí)在數(shù)字化中心負(fù)責(zé)人處登記注冊，歸還時(shí)到現(xiàn)場管理員處注銷。違紀(jì)輕者批評(píng)教育，嚴(yán)重者罰款X元，同時(shí)數(shù)字化中心負(fù)責(zé)人將被罰款X元人民幣；5.遵守客戶以及數(shù)據(jù)加工中心現(xiàn)場的管理規(guī)章制度，現(xiàn)場加工單位辦理的各種證件要妥善保管，如有遺失要及時(shí)報(bào)告數(shù)據(jù)加工中心負(fù)責(zé)人，證件遺失者視情況將被處以X元人民幣的罰款，并必須立即停止原有證件的使用，同時(shí)申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)新的證件；嚴(yán)禁將辦理的任何證件借予無關(guān)人員使用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)視情況將給予警告、罰款、開除等處分，并扣發(fā)當(dāng)月全額獎(jiǎng)金。在加工結(jié)束或離職時(shí)，各種證件要交還部門經(jīng)理；6.復(fù)制屬于國家秘密的文件、資料和其他物品，或者摘錄、引用、匯編其屬于國家秘密的內(nèi)容一切國家機(jī)關(guān)武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保守國家秘密的義務(wù)。7.所有檔案加工人員必須遵守有關(guān)保密規(guī)定，不得泄露國家秘密。違反本規(guī)定，故意或者過失泄露國家秘密，情節(jié)嚴(yán)重的，依照刑法的規(guī)定追究刑事責(zé)任；8.本公司的檔案加工人員必須簽訂本公司的保密協(xié)議書。同時(shí)嚴(yán)格遵守各項(xiàng)條款，并同意在本協(xié)議中簽字。三、項(xiàng)目安全保密制度1.項(xiàng)目安全管理工作由所在項(xiàng)目經(jīng)理全面負(fù)責(zé)，凡我司服務(wù)場所，需設(shè)安全管理員X名，負(fù)責(zé)所在工作場所的安全保密工作。2.嚴(yán)禁以任何形式保存、復(fù)印、翻拍、打印、惡意涂改或破壞各類檔案資料；嚴(yán)禁向他人泄露檔案的內(nèi)容，否則將依照《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國檔案法》追究相關(guān)人員責(zé)任。3.檔案工作人員上崗前須經(jīng)公司和客戶單位組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和保密教育；檔案管理人員要定期進(jìn)行保密教育，樹立保密意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。4.辦公場所須安裝安全防護(hù)設(shè)施，非檔案工作人員一律不得進(jìn)入庫房，嚴(yán)防失密泄密或丟失、損毀事件的發(fā)生。5.防盜、報(bào)警、監(jiān)控裝置應(yīng)處于24小時(shí)工作狀態(tài)，任何人未經(jīng)客戶單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)禁接觸或關(guān)閉相關(guān)安全設(shè)備。6.檔案庫房的安全設(shè)施需符合規(guī)定要求，做到防盜、防水、防火、防潮；嚴(yán)禁吸煙，保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫濕度。7.項(xiàng)目經(jīng)理每天應(yīng)進(jìn)行一次庫房環(huán)境安全情況（水、電、門、窗、鎖等）檢查并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并采取相應(yīng)措施。8.生產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)只與內(nèi)網(wǎng)連接，嚴(yán)禁與外網(wǎng)（包括撥號(hào)上網(wǎng)）連接；所有的工作人員不經(jīng)客戶單位同意，嚴(yán)禁攜帶任何存儲(chǔ)設(shè)備（如U盤、MP3.軟盤、空白光盤等）進(jìn)入加工場地；嚴(yán)禁攜帶存儲(chǔ)設(shè)備及任何檔案資料離開工作場地。9.對(duì)違反以上規(guī)定，造成案件卷宗和檔案失密泄密或者丟失損壞的，公司將提請(qǐng)客戶單位或有關(guān)部門直接追究其行政或刑事責(zé)任，并處X—X萬元罰款。第六節(jié)安全保密性管理措施我公司有為眾多政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及大型國有企業(yè)提供檔案服務(wù)的豐富經(jīng)驗(yàn)，并在長期的服務(wù)過程中形成了一套行之有效的安全風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制，在組織、技術(shù)、流程及現(xiàn)場管理等各個(gè)方面形成了事先預(yù)防、過程管理和應(yīng)急處理的管控模式，確保檔案實(shí)體及檔案信息的安全。一、組織保障措施1.我司將和采購單位簽署《保密協(xié)議》，我公司承擔(dān)自身派遣團(tuán)隊(duì)所有成員因違反保密協(xié)議而造成的所有責(zé)任；2.我公司參與本項(xiàng)目的所有工作人員需通過采購單位的審核并備案。項(xiàng)目服務(wù)合同簽訂后我公司將向采購單位提供《項(xiàng)目工作人員登記表》、工作人員身份證復(fù)印件，（每人一式一份）及骨干成員檔案崗位資格證書復(fù)印件（部分人員一式一份）。3.我公司參與本項(xiàng)目的所有工作人員將接收采購單位組織的檔案保密安全教育，嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保守國家秘密法》，對(duì)在檔案整理及數(shù)字化服務(wù)過程中涉及的檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，保證采購方檔案文件資料的安全、完整，不攝制、翻印、復(fù)制或以任何方式對(duì)外透露或公布采購方的檔案內(nèi)容；4.我司在本項(xiàng)目的所有工作人員除遵守采購方的相關(guān)保密規(guī)定外，還將與我司簽訂公司內(nèi)部保密協(xié)議。二、技術(shù)保障措施1.良好的信息安全保證措施的有效性在很大程度上取決于設(shè)施、設(shè)備的配置和技術(shù)管理。采購單位負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施現(xiàn)場的安全保障措施，如視頻實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)等；2.我司負(fù)責(zé)組建的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，將斷絕和采購方單位內(nèi)部局域網(wǎng)及外網(wǎng)的連接，保證信息安全；3.信息接收工作依靠存儲(chǔ)介質(zhì)傳遞，整個(gè)過程由采購單位技術(shù)部門負(fù)責(zé)，項(xiàng)目組協(xié)助信息的導(dǎo)入工作；4.屏蔽USB接口、光驅(qū)等移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)的使用，防止非法下載數(shù)據(jù)及預(yù)防外來病毒入侵網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，項(xiàng)目組內(nèi)部的數(shù)據(jù)傳遞依靠局域網(wǎng)完成；5.在系統(tǒng)應(yīng)用安全層面做到身份認(rèn)證、訪問控制、授權(quán)；在數(shù)據(jù)安全層方面實(shí)行數(shù)據(jù)加密；6.對(duì)服務(wù)器的關(guān)鍵操作和運(yùn)行狀況，實(shí)行日志記錄，用以檢測無意或者惡意的非法操作。三、流程控制措施檔案安全控制的關(guān)鍵點(diǎn)在于檔案實(shí)體本身和檔案信息流轉(zhuǎn)過程中兩個(gè)環(huán)節(jié)或系統(tǒng)的交互節(jié)點(diǎn)。因此，檔案安全管理的重點(diǎn)是動(dòng)態(tài)安全管理，信息數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩砸揽考夹g(shù)手段來解決，檔案流轉(zhuǎn)狀態(tài)下的安全則有賴于工作流程的控制。建立《檔案流轉(zhuǎn)登記表》進(jìn)行狀態(tài)監(jiān)控，隨時(shí)跟蹤每一份處于流程中的檔案所在工序和具體位置。使整個(gè)處理過程交接清晰，責(zé)任明確，杜絕安全風(fēng)險(xiǎn)。1.現(xiàn)場管理控制（1）項(xiàng)目組所有人員需穿著我公司工作服，發(fā)放專用證件或IC卡，以清晰辨別與項(xiàng)目無關(guān)的人員進(jìn)入。每次進(jìn)出均需進(jìn)行登記。（2）撤離項(xiàng)目人員時(shí)將回收其專用證件，取消其進(jìn)入該操作間的門禁權(quán)限及系統(tǒng)中的ID。（3）所有的第三方人員包括客戶方出入檔案加工現(xiàn)場均需獲得采購單位授權(quán)人員同意，辦理登記手續(xù)，佩戴“訪客”胸牌，并由項(xiàng)目主管帶領(lǐng)進(jìn)入及全程陪同。（4）我公司工作人員未經(jīng)采購單位的同意，不得將手袋、提包、錢包、磁盤（含U盤、軟盤及硬盤等）、刻錄光盤、手機(jī)、MP3.MP4.報(bào)刊、紙張及其他隨身物品帶入檔案加工場地，也不得將加工場地內(nèi)的物品擅自帶出場地外。（5）嚴(yán)格遵守保密要求，不將檔案帶離工作現(xiàn)場，不以任何形式將檔案加工成品私自拷貝、留存，嚴(yán)禁私自提供給任何第三方，確保檔案的安全。（6）加工場地內(nèi)的無關(guān)物品、材料必須集中存放、集中處理，確保其中沒有夾帶任何檔案文件后才能清理出加工場地外。（7）我公司所有工作人員不會(huì)以任何方式非法向外人泄露檔案中所涉及的國家機(jī)密，否則按國家有關(guān)規(guī)定處理，情節(jié)嚴(yán)重的要承擔(dān)相應(yīng)的刑事責(zé)任，同時(shí)公司自愿接受X萬元/案件的賠償。第八章檔案保護(hù)技術(shù)第一節(jié)安全保管工作設(shè)施設(shè)備—、檔案室用房安全要求（一）選址、布局和功能設(shè)置檔案用房是檔案保管的最基本物質(zhì)條件，它直接影響檔案的保護(hù)效果。1.選址檔案用房的選址要重點(diǎn)考慮以下幾個(gè)方面的要求：（1）檔案用房應(yīng)設(shè)立在辦公區(qū)域附近，方便檔案的利用。（2）不要靠近水源（如衛(wèi)生間、洗刷間、熱水房）、火源（如廚房），遠(yuǎn)離易燃、易爆物品和有害氣體源等。（3）無特別防護(hù)，一般不宜設(shè)置在地下或頂層。若因條件限制只能設(shè)置在地下室，必須采取防潮、防水措施.并設(shè)置機(jī)械通風(fēng)或恒溫恒濕設(shè)備；設(shè)置在頂層時(shí)，屋頂應(yīng)采取保溫隔熱措施.并做好防水處理。（4）平房做檔案室的應(yīng)高于周圍地勢。2.檔案室布局檔案庫房建筑設(shè)計(jì)要遵循安全保密、布局合理、科學(xué)適用的原則，符合中華人民共和國行業(yè)強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的要求。布置各類檔案用房，要按照功能區(qū)分原則，力求達(dá)到功能合理，流程便捷。（1）標(biāo)準(zhǔn)布局：檔案庫房、檔案業(yè)務(wù)工作室和閱檔室三分開，力求達(dá)到安全保密、布局合理、方便實(shí)用，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外相互聯(lián)系與分隔。（2）理想布局：在辦公條件允許的情況下，還可專門設(shè)立檔案接收、整理、裱糊、消毒、復(fù)印、數(shù)字化、縮微、安全監(jiān)控以及陳列室等用房。3.庫房功能設(shè)置要求（1）檔案庫房要符合檔案防護(hù)要求，即防火、防潮、防水、防高溫、防強(qiáng)光、防塵和防污染、防盜、防有害生物（霉、蟲、鼠）、抗震。（2）檔案庫房樓層地面應(yīng)滿足檔案及其裝具的承重要求。檔案庫房承重：檔案庫房樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值應(yīng)不小于5KN/m2，安裝密集架時(shí)不應(yīng)小于12KN/m2。若辦公室改建為檔案庫房的，特別是安裝密集架時(shí)，必須加固使樓面均布活荷載達(dá)到以上要求。（3）檔案庫房布置：檔案庫房應(yīng)集中布置，自成一區(qū)。且不宜采用串通或套間布置方式.檔案其他用房之間的通道也不得穿越庫區(qū)。（4）檔案庫房門、門窗：檔案庫房門應(yīng)具防火防盜功能，密封性能好，且宜采用金屬防盜門，庫房門與地面的縫隙不應(yīng)大于5mm；窗應(yīng)為雙層窗，開啟窗應(yīng)有密閉措施；當(dāng)采用高窗時(shí)，墻的下部應(yīng)增設(shè)通風(fēng)口，通風(fēng)口設(shè)金屬網(wǎng)。檔案庫房外門、外窗均應(yīng)安裝鐵欄桿或防盜網(wǎng)等安全防護(hù)措施。（5）檔案庫房地面：檔案庫房地面應(yīng)光潔、平整、耐磨，不易生塵，應(yīng)有防潮措施。（6）檔案庫房墻體：具有隔熱、防潮、防塵、防火功能，檔案庫凈高不應(yīng)低于2.60m，墻體不小于24mm厚。為不影響辦公樓整體外觀，有大開窗的檔案庫房應(yīng)在外墻窗洞內(nèi)側(cè)筑一道內(nèi)墻以減少窗洞面積。（7）檔案用房建筑設(shè)備：檔案庫內(nèi)嚴(yán)禁設(shè)置明火設(shè)施，庫房的電源開關(guān)應(yīng)設(shè)于庫房外，并應(yīng)設(shè)有防止漏電的安全保護(hù)設(shè)置，控制導(dǎo)線和供電導(dǎo)線應(yīng)用銅芯導(dǎo)線。配電線路宜采用穿金屬管暗敷方式?？照{(diào)設(shè)施和電熱裝置應(yīng)單獨(dú)設(shè)置配電線路，并采用穿金屬管保護(hù)；給、排水管道不應(yīng)穿越庫區(qū)；上下水立管不應(yīng)安裝在與檔案庫相鄰的內(nèi)墻上。4.檔案閱覽室及陳列室設(shè)置要求（1）閱覽室應(yīng)鄰近檔案室辦公地點(diǎn)和庫房，環(huán)境安靜。選址應(yīng)考慮工作人員監(jiān)管和取放檔案方便，紙質(zhì)檔案、縮微膠片、電子檔案閱覽的需求以及復(fù)印、打印、拍照等不同方式的利用，為閱覽人員提供舒適的環(huán)境。（2）陳列室是通過檔案內(nèi)容展示、反映單位歷史、文化以及榮譽(yù)的場所和窗口，一般應(yīng)設(shè)置在對(duì)外服務(wù)區(qū)。（二）外圍護(hù)結(jié)構(gòu)要求檔案室的外圍護(hù)結(jié)構(gòu)應(yīng)滿足以下條件。如目前不具備這些條件，檔案人員應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)反映解決。1.當(dāng)需要設(shè)置采暖設(shè)備時(shí)，外圍護(hù)結(jié)