《活動(dòng)策劃與執(zhí)行實(shí)務(wù)》 課件 項(xiàng)目四：不可小覷的活動(dòng)籌備 任務(wù)1-4

項(xiàng)目四

不可小覷的活動(dòng)籌備

案例指引精心籌備：萬(wàn)人年會(huì)成功舉辦的不貳法寶

項(xiàng)目四

任務(wù)一

設(shè)立組織機(jī)構(gòu)與建設(shè)團(tuán)隊(duì)

問(wèn)題思考1.為什么活動(dòng)成功舉辦的不貳法寶是精心籌備？2.活動(dòng)開(kāi)展前的籌備工作包含哪些內(nèi)容？學(xué)習(xí)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)能力目標(biāo)了解組織機(jī)構(gòu)的類(lèi)型與職責(zé)學(xué)會(huì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)工作分析熟悉項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)的步驟與技巧能夠根據(jù)項(xiàng)目情況確立組織機(jī)構(gòu)類(lèi)型能夠根據(jù)項(xiàng)目情況確立工作崗位、組建工作團(tuán)隊(duì)初步具備團(tuán)隊(duì)建設(shè)的能力初步具備會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理的基本素質(zhì)和能力思政目標(biāo)養(yǎng)成求真務(wù)實(shí)、積極進(jìn)取的作風(fēng)；養(yǎng)成團(tuán)隊(duì)合作精神和全局意識(shí)；提升服務(wù)意識(shí)和職業(yè)意識(shí)，增強(qiáng)克服困難的意志品質(zhì)項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)01組織結(jié)構(gòu)類(lèi)型02建立活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)/組委會(huì)03目錄組建高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)0405項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)與激勵(lì)CONTENTS任務(wù)實(shí)施知識(shí)補(bǔ)給站

業(yè)務(wù)流程設(shè)立組織機(jī)構(gòu)工作流程如下：組織結(jié)構(gòu)類(lèi)型分析項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)工作分析組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)對(duì)活動(dòng)管理者來(lái)說(shuō)，如何使組織現(xiàn)有的各項(xiàng)資源包括人、財(cái)、物等，圍繞企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)有效營(yíng)運(yùn)起來(lái)是面臨的重要問(wèn)題之一。合理而高效的組織形式特別是對(duì)人力資源的有效開(kāi)發(fā)是確?；顒?dòng)正常運(yùn)行的前提條件，活動(dòng)質(zhì)量如何、效率如何、效益如何都與組織工作的開(kāi)展密切相關(guān)。知識(shí)補(bǔ)給站（一）概念項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)是組織內(nèi)部要素相互作用的聯(lián)系方式或形式，即系統(tǒng)內(nèi)的組成部分及其相互之間關(guān)系的框架。它是組織根據(jù)系統(tǒng)的目標(biāo)、任務(wù)和規(guī)模采用的各種組織管理架構(gòu)形式的統(tǒng)稱。（二）組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的要素一、項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)的概念組織結(jié)構(gòu)設(shè)置的3個(gè)要素

工作部門(mén)的設(shè)置工作部門(mén)的等級(jí)管理層次和管理幅度組織中分權(quán)和集權(quán)是相對(duì)的，采取何種形式應(yīng)根據(jù)組織的目標(biāo)、領(lǐng)導(dǎo)的能力和精力、下屬工作能力及經(jīng)驗(yàn)等綜合考慮確定工作部門(mén)的同時(shí)需要確定這個(gè)部門(mén)的職權(quán)和職責(zé)，做到責(zé)任與權(quán)力相一致組織管理層分為決策層、管理層和執(zhí)行層等。管理幅度又稱管理跨度，主要取決于需要協(xié)調(diào)的工作量二、組織結(jié)構(gòu)類(lèi)型直線型職能型矩陣型（四）活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則目標(biāo)導(dǎo)向分工協(xié)作控制跨度有效制約動(dòng)態(tài)適應(yīng)三、建立組織機(jī)構(gòu)（一）選擇活動(dòng)組織結(jié)構(gòu)考慮的因素

活動(dòng)項(xiàng)目組采取什么樣的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理，需要綜合考慮以下幾方面因素：（1）公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和發(fā)展規(guī)模；（2）活動(dòng)項(xiàng)目所處的大環(huán)境和產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)；（3）活動(dòng)項(xiàng)目的人力資源素質(zhì)結(jié)構(gòu)；（4）活動(dòng)項(xiàng)目的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃和戰(zhàn)略步驟；（5）市場(chǎng)環(huán)境和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手；（6）企業(yè)文化。編號(hào)部門(mén)主要職責(zé)1策劃部活動(dòng)運(yùn)作企業(yè)的基礎(chǔ)部門(mén)，其主要工作是制定活動(dòng)工作方案，安排人員的責(zé)任范圍、工作進(jìn)程及費(fèi)用支出等。詳細(xì)而合理的策劃工作是保證各方人員按時(shí)、按質(zhì)、按量完成各項(xiàng)工作必不可少的環(huán)節(jié)之一2業(yè)務(wù)部活動(dòng)運(yùn)作企業(yè)的重要部門(mén)之一，主要職責(zé)是招商，即聯(lián)系和招來(lái)贊助商、活動(dòng)參與企業(yè)等。3營(yíng)銷(xiāo)部主要負(fù)責(zé)新聞宣傳、廣告策劃實(shí)施、公共關(guān)系等。其中，宣傳工作是活動(dòng)取得成功的基礎(chǔ)保證，主要手段有公關(guān)活動(dòng)、媒體廣告、印發(fā)資料等。4信息部負(fù)責(zé)活動(dòng)的通信、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的租賃業(yè)務(wù)，活動(dòng)運(yùn)作企業(yè)信息系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)與維護(hù)，應(yīng)用軟件及辦公電腦、耗材的采購(gòu)與管理，同時(shí)還負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部的通信系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)與保障等工作5運(yùn)營(yíng)部主要從事活動(dòng)準(zhǔn)備工作的管理、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理、活動(dòng)后續(xù)工作的管理以及活動(dòng)整體評(píng)估工作管理等。運(yùn)營(yíng)部與業(yè)務(wù)部都是實(shí)戰(zhàn)工作部門(mén)，如果說(shuō)業(yè)務(wù)部的工作主要在活動(dòng)舉辦之前的話，那么運(yùn)營(yíng)部則主要集中在活動(dòng)中與活動(dòng)后6工程部負(fù)責(zé)與活動(dòng)有關(guān)的各項(xiàng)基建工作，例如，活動(dòng)場(chǎng)地所屬各建筑物、構(gòu)筑物、道路及各類(lèi)管線的維修和養(yǎng)護(hù)；各類(lèi)設(shè)備的日常管理工作；保證在經(jīng)營(yíng)及活動(dòng)期間所有服務(wù)設(shè)施正常運(yùn)行，如場(chǎng)館內(nèi)的裝修和陳設(shè)、水電、音響系統(tǒng)、空調(diào)系統(tǒng)、電話等7財(cái)務(wù)部協(xié)助活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)決策者做好經(jīng)營(yíng)核算，控制經(jīng)營(yíng)費(fèi)用，使活動(dòng)獲得最佳經(jīng)濟(jì)效益8人力資源部負(fù)責(zé)企業(yè)員工招聘、培訓(xùn)、激勵(lì)和考核的部門(mén)。它是確?；顒?dòng)組織機(jī)構(gòu)在任何時(shí)候、任何地點(diǎn)、任何情況下都能找到合適人選的主要部門(mén)9安保部維護(hù)活動(dòng)、會(huì)議或展覽等現(xiàn)場(chǎng)的良好秩序，確?；顒?dòng)環(huán)境安全，因而也是舉辦活動(dòng)時(shí)不可或缺的部門(mén)之一注：以上部門(mén)是依據(jù)一般活動(dòng)正常運(yùn)作的需要來(lái)設(shè)立的，在實(shí)際工作中，活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)應(yīng)充分考慮自身情況，名稱可有所不同，部門(mén)多少也靈活處理。（二）設(shè)立活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)的職能部門(mén)

（三）工作分析工作說(shuō)明書(shū)是一種正式的書(shū)面文件，通常1-3頁(yè)，主要包括以下內(nèi)容：編寫(xiě)日期工作狀況職位名稱工作概要（工作職責(zé)提要）工作職責(zé)和責(zé)任的詳細(xì)清單所受監(jiān)督重要聯(lián)系要參加的有關(guān)會(huì)議和需要?dú)w檔的報(bào)告能力或職位要求所需的教育和經(jīng)驗(yàn)職業(yè)流動(dòng)（工作承擔(dān)者以后可以勝任的職位）四、組建高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)（一）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人員類(lèi)別1.活動(dòng)籌備期人員設(shè)置（1）人員類(lèi)別

項(xiàng)目在這一階段需要重點(diǎn)招聘和使用的人員包括：

資深和知名人士、重量級(jí)專業(yè)人士、策劃人員、營(yíng)銷(xiāo)人員、財(cái)務(wù)人員、法律人士、人力資源專家、行政管理人士、新聞發(fā)言人（2）崗位設(shè)置

項(xiàng)目初期規(guī)劃階段，可以設(shè)立的崗位職務(wù)包括：總指揮、總經(jīng)理、營(yíng)銷(xiāo)經(jīng)理、開(kāi)發(fā)經(jīng)理、票務(wù)經(jīng)理、辦公室經(jīng)理、運(yùn)作和技術(shù)經(jīng)理、藝術(shù)總監(jiān)、媒體經(jīng)理等(3)工作部門(mén)設(shè)置

活動(dòng)籌備期可以初步成立一些持久性的工作部門(mén)和一些小型的跨職能團(tuán)隊(duì)來(lái)處理主要利益相關(guān)者事務(wù)。包括：

持久性部門(mén)：人力資源部、營(yíng)銷(xiāo)部、規(guī)劃部、財(cái)務(wù)部、公關(guān)部、法律部、辦公室等

跨職能團(tuán)隊(duì)：安保部、后勤部2、活動(dòng)實(shí)施期的人員設(shè)置這一階段要求組織全面配備所有管理和服務(wù)人員，特別是征集和使用大量的志愿者。這一階段除了上面提到的人員和部門(mén)以外，還特別需要配備如下人員：物流管理人員、表演人員和相關(guān)服務(wù)人員、美工、電工、水暖工、停車(chē)場(chǎng)管理人員、售票和檢票人員、禮儀人員、安全保衛(wèi)人員、衛(wèi)生清潔人員3、活動(dòng)收尾期的人員設(shè)置活動(dòng)總指揮、總協(xié)調(diào)人或總經(jīng)理、辦公室人員、財(cái)務(wù)和審計(jì)、人力資源管理人員、物流管理和清潔衛(wèi)生人員、安保人員、營(yíng)銷(xiāo)工作人員到了活動(dòng)收尾期，人員會(huì)迅速解散和消失，一些工作人員和機(jī)構(gòu)還要甚至比較長(zhǎng)時(shí)間地保留下去，需要一些關(guān)鍵人員來(lái)處理活動(dòng)評(píng)估、財(cái)務(wù)報(bào)告和一些未解決的事務(wù)。其中所需要的比較關(guān)鍵的人員包括：（二）組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)1.制定招聘計(jì)劃與審批招聘計(jì)劃活動(dòng)管理是一個(gè)創(chuàng)造性的行業(yè)，因而活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)要特別關(guān)注員工的招募狀況，需要做好相應(yīng)的招聘計(jì)劃。2.發(fā)布人員招募信息人員招募主要采取內(nèi)部和外部招聘的方式，使項(xiàng)目組織獲得足夠的、高質(zhì)量的人力資源。當(dāng)內(nèi)部人員有限時(shí)就需要進(jìn)行外部招募，人員來(lái)源包括廣告、職業(yè)介紹所、招聘平臺(tái)、員工推薦、校園招募等。3.選拔人員選拔和招募應(yīng)堅(jiān)持任人唯賢和量才適用原則進(jìn)行，發(fā)揮人力資源最大的效用。4.錄用人員五、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)與激勵(lì)（一）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)方法◆角色界定法：依據(jù)角色分工采取相應(yīng)的行動(dòng)，明確責(zé)任好義務(wù)。◆任務(wù)導(dǎo)向法：強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)要完成的任務(wù)，團(tuán)隊(duì)必須清楚地認(rèn)識(shí)到某項(xiàng)任務(wù)的挑戰(zhàn)，然后在已有的團(tuán)隊(duì)知識(shí)基礎(chǔ)上研究完成此項(xiàng)任務(wù)所需要的技能，并發(fā)展成具體的目標(biāo)和工作程序，以保證任務(wù)的完成。◆人際關(guān)系法：該途徑通過(guò)在成員間形成較高程度的理解與尊重，來(lái)推動(dòng)團(tuán)隊(duì)的工作。（二）建立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)績(jī)效考核辦法團(tuán)隊(duì)績(jī)效考核辦法有很多種，通?？梢跃C合運(yùn)用以下方法：◆業(yè)績(jī)考評(píng)表◆目標(biāo)管理◆全方位、全過(guò)程評(píng)價(jià)法資源1

紀(jì)曉嵐文化節(jié)組織結(jié)構(gòu)與職責(zé)分工引申資源項(xiàng)目四任務(wù)二

選擇活動(dòng)場(chǎng)地

學(xué)習(xí)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)能力目標(biāo)明確活動(dòng)場(chǎng)地勘察的工作內(nèi)容；明確活動(dòng)場(chǎng)地分析的方法和要求；能夠根據(jù)活動(dòng)需要進(jìn)行實(shí)地勘察；能夠根據(jù)活動(dòng)特點(diǎn)對(duì)場(chǎng)地的各項(xiàng)條件進(jìn)行分析思政目標(biāo)養(yǎng)成吃苦耐勞、踏實(shí)肯干的工作作風(fēng)學(xué)以致用，將知識(shí)轉(zhuǎn)化為實(shí)踐能力室內(nèi)場(chǎng)地與室外場(chǎng)地01常規(guī)地點(diǎn)和特殊地點(diǎn)02初步選擇場(chǎng)地03開(kāi)展實(shí)地勘察04CONTENTS目錄知識(shí)補(bǔ)給站任務(wù)實(shí)施

業(yè)務(wù)流程

活動(dòng)場(chǎng)地是構(gòu)成活動(dòng)的主要部分之一，場(chǎng)地是否適當(dāng)將直接影響活動(dòng)參與人數(shù)的多少和活動(dòng)體驗(yàn)，特別是以營(yíng)銷(xiāo)為目的的活動(dòng)，需要著重考慮活動(dòng)場(chǎng)地對(duì)營(yíng)銷(xiāo)效果的制約作用。選擇場(chǎng)地工作流程如下：學(xué)習(xí)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)能力目標(biāo)明確活動(dòng)場(chǎng)地勘察的工作內(nèi)容；明確活動(dòng)場(chǎng)地分析的方法和要求；能夠根據(jù)活動(dòng)需要進(jìn)行實(shí)地勘察；能夠根據(jù)活動(dòng)特點(diǎn)對(duì)場(chǎng)地的各項(xiàng)條件進(jìn)行分析思政目標(biāo)養(yǎng)成吃苦耐勞、踏實(shí)肯干的工作作風(fēng)學(xué)以致用，將知識(shí)轉(zhuǎn)化為實(shí)踐能力室內(nèi)場(chǎng)地與室外場(chǎng)地01常規(guī)地點(diǎn)和特殊地點(diǎn)02初步選擇場(chǎng)地03開(kāi)展實(shí)地勘察04CONTENTS目錄知識(shí)補(bǔ)給站任務(wù)實(shí)施

業(yè)務(wù)流程

活動(dòng)場(chǎng)地是構(gòu)成活動(dòng)的主要部分之一，場(chǎng)地是否適當(dāng)將直接影響活動(dòng)參與人數(shù)的多少和活動(dòng)體驗(yàn)，特別是以營(yíng)銷(xiāo)為目的的活動(dòng)，需要著重考慮活動(dòng)場(chǎng)地對(duì)營(yíng)銷(xiāo)效果的制約作用。選擇場(chǎng)地工作流程如下：(一)針對(duì)單場(chǎng)次、短周期活動(dòng)(二)針對(duì)多場(chǎng)次、長(zhǎng)周期的綜合性活動(dòng)一、室內(nèi)場(chǎng)地與室外場(chǎng)地

二、常規(guī)地點(diǎn)和特殊地點(diǎn)

1.地區(qū)特點(diǎn)2.環(huán)境特點(diǎn)（一）選擇場(chǎng)地考慮的因素三、初步選擇場(chǎng)地3.周邊輻射與配套特點(diǎn)

室內(nèi)場(chǎng)地選擇主要考慮場(chǎng)地的容納人數(shù)、使用面積、動(dòng)力的提供、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)場(chǎng)層高、場(chǎng)地價(jià)格、服務(wù)收費(fèi)、餐飲價(jià)格、擺臺(tái)形式、貴賓間硬件(投影儀、麥克風(fēng)、音響、舞臺(tái)拼接地塊、主席臺(tái)、桌椅)提供、物品(信紙、筆、飲用水、指引水牌、桌卡)提供及停車(chē)場(chǎng)數(shù)量和收費(fèi)等。1.室內(nèi)場(chǎng)地2.室外場(chǎng)地（二）選擇場(chǎng)地考慮的內(nèi)容考慮場(chǎng)地基本情況，電力系統(tǒng)的提供以及配套設(shè)施。三、初步選擇場(chǎng)地

這些地點(diǎn)在便利程度、創(chuàng)新性、復(fù)雜性和風(fēng)險(xiǎn)大小等方面具有很大不同。一般來(lái)說(shuō),常規(guī)地點(diǎn)被稍加裝飾就能滿足活動(dòng)主題的需求;而特殊地點(diǎn)則需要燈光、音響、餐飲、天氣等方面的特殊安排。

常規(guī)地點(diǎn)的優(yōu)點(diǎn)是具有比較高的穩(wěn)定性、成本低、風(fēng)險(xiǎn)小,其缺點(diǎn)是形式單一,較難創(chuàng)新;

特殊地點(diǎn)更富新意,更能夠創(chuàng)造出獨(dú)特的氛圍和體驗(yàn),彌補(bǔ)常規(guī)地點(diǎn)的不足,增加活動(dòng)場(chǎng)地的選擇機(jī)會(huì)。但是特殊地點(diǎn)也有不足,風(fēng)險(xiǎn)比較大,成本不可小覷。3.常規(guī)地點(diǎn)和特殊地點(diǎn)

在綜合考慮場(chǎng)地設(shè)施、成本、便利、服務(wù)等的基礎(chǔ)上,還需結(jié)合考慮吸引力、可行性、操作性、配合度、性價(jià)比等多個(gè)方面進(jìn)行場(chǎng)地/目的地的選擇。4.其他方面（二）選擇場(chǎng)地考慮的內(nèi)容根據(jù)活動(dòng)場(chǎng)地的交通情況、面積大小、設(shè)備設(shè)施情況、場(chǎng)地運(yùn)用情況,結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地勘察獲取的平面圖及相關(guān)數(shù)據(jù),把一些細(xì)節(jié)問(wèn)題和實(shí)用信息結(jié)合起來(lái)考慮,如場(chǎng)館的樓梯、電梯、通道的位置布局等。一般實(shí)地勘查場(chǎng)地時(shí),應(yīng)結(jié)合場(chǎng)館的平面圖,了解場(chǎng)館的整體規(guī)劃。例如:總平面圖中的出入口、人流路線及疏散通道等的位置、參數(shù)等是否與實(shí)地勘察的情況相符,并標(biāo)出區(qū)別,記錄清楚現(xiàn)場(chǎng)勘察數(shù)據(jù),為后續(xù)分析活動(dòng)場(chǎng)地做好準(zhǔn)備。圖4-4就是某展會(huì)的平面圖。（一）場(chǎng)地要素分析四、開(kāi)展實(shí)地勘察(1)場(chǎng)地周邊配套設(shè)施是否完善;(2)場(chǎng)地出入口規(guī)格是否符合需求;(3)場(chǎng)館通道是否標(biāo)準(zhǔn);(4)消防設(shè)施是否完備;(5)掌握?qǐng)龅叵薅ǜ叨?(6)了解場(chǎng)地外觀布局。（二）場(chǎng)地勘察的內(nèi)容（三）勘察人員負(fù)責(zé)任

資源1這些自帶“創(chuàng)意”的活動(dòng)場(chǎng)地,煥新了會(huì)議活力資源2場(chǎng)地要素分析的那些細(xì)節(jié)引申資源項(xiàng)目四任務(wù)三

規(guī)劃活動(dòng)時(shí)間和活動(dòng)進(jìn)度

學(xué)習(xí)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)能力目標(biāo)了解活動(dòng)時(shí)間規(guī)劃的意義認(rèn)識(shí)時(shí)間規(guī)劃所需要的工具制定時(shí)間規(guī)劃安排及制作時(shí)間推進(jìn)表具備活動(dòng)管理安排的初步思維能夠針對(duì)活動(dòng)項(xiàng)合理分配和規(guī)劃時(shí)間掌握基礎(chǔ)甘特圖制作能力思政目標(biāo)突破學(xué)生專業(yè)能力強(qiáng)化學(xué)生愛(ài)國(guó)思維理解和體會(huì)、努力培養(yǎng)學(xué)生文化認(rèn)同與文化自信活動(dòng)項(xiàng)目計(jì)劃01活動(dòng)時(shí)間管理0203CONTENTS確定活動(dòng)順序040506確定活動(dòng)項(xiàng)目的工作范圍----工作分解結(jié)構(gòu)估算時(shí)間，建立項(xiàng)目時(shí)間軸編制活動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃目錄知識(shí)補(bǔ)給站任務(wù)實(shí)施

業(yè)務(wù)流程

活動(dòng)時(shí)間規(guī)劃（也可稱為“項(xiàng)目進(jìn)度管理”）幫助我們了解項(xiàng)目活動(dòng)何時(shí)開(kāi)始以及完成項(xiàng)目活動(dòng)所需要的時(shí)間，包括工作分解結(jié)構(gòu)、活動(dòng)排序以及時(shí)間估算，之后就需要開(kāi)始制訂項(xiàng)目具體的進(jìn)度計(jì)劃了，以便對(duì)項(xiàng)目實(shí)施控制，按規(guī)定的時(shí)間完成。在進(jìn)行時(shí)間管理中需要考慮影響項(xiàng)目變化的因素，項(xiàng)目進(jìn)度變更對(duì)其他部分的影響因素、進(jìn)度表變更時(shí)應(yīng)采取的實(shí)際措施等。工作流程如下：

活動(dòng)策劃前期的五項(xiàng)工作完成了，并不意味著活動(dòng)能夠如期開(kāi)始，還需要一系列的籌劃和準(zhǔn)備工作。首先在項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)或團(tuán)隊(duì)人員配置好之后，需要圍繞活動(dòng)主題，確定活動(dòng)的目標(biāo)，并制定為實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)的進(jìn)度和預(yù)算安排，也就是要進(jìn)行活動(dòng)項(xiàng)目的計(jì)劃安排。

活動(dòng)計(jì)劃是一個(gè)前后相繼的計(jì)劃體系，它隨著項(xiàng)目的進(jìn)展而不斷得到細(xì)化、具體化，同時(shí)又不斷地得到修改和調(diào)整。在業(yè)務(wù)實(shí)踐中，要重點(diǎn)厘清工作范圍有哪些、制定各項(xiàng)工作的先后次序及銜接、完成項(xiàng)目從哪里獲得資源、何時(shí)得到資源，包括類(lèi)型和數(shù)量等。一、活動(dòng)項(xiàng)目計(jì)劃首先應(yīng)明確活動(dòng)項(xiàng)目計(jì)劃的6個(gè)基本問(wèn)題（4W2H），它與項(xiàng)目的關(guān)系如圖所示。◆What：項(xiàng)目做什么（活動(dòng)目標(biāo)）◆How：如何做（工作分解結(jié)構(gòu)圖）◆Who：誰(shuí)去做（人員使用計(jì)劃）◆When：何時(shí)做（項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃）◆Where:哪里做（活動(dòng)場(chǎng)地計(jì)劃）◆How：花費(fèi)多少（項(xiàng)目費(fèi)用預(yù)算）（一）活動(dòng)項(xiàng)目計(jì)劃要素注意：6個(gè)問(wèn)題要素是依據(jù)活動(dòng)項(xiàng)目策劃選定的主題，進(jìn)行合理的配置資源，對(duì)項(xiàng)目范圍、進(jìn)度、質(zhì)量和成本進(jìn)行計(jì)劃控制，最終完成活動(dòng)項(xiàng)目目標(biāo)的過(guò)程。二、編制活動(dòng)項(xiàng)目計(jì)劃這階段的工作主要包括8項(xiàng)內(nèi)容,如圖所示。

項(xiàng)目活動(dòng)時(shí)間管理（也可稱為“項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)度管理”）是指為確保項(xiàng)目活動(dòng)按期、按計(jì)劃完成所有必須完成的工作。1.時(shí)間規(guī)劃的原則2.規(guī)劃活動(dòng)進(jìn)度二、活動(dòng)時(shí)間管理3.時(shí)間管理進(jìn)度控制活動(dòng)進(jìn)度安排的結(jié)果就是活動(dòng)進(jìn)度計(jì)劃，即安排每項(xiàng)計(jì)劃工作的開(kāi)始和終止時(shí)間。編制網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃是項(xiàng)目進(jìn)度控制第一道工序，最關(guān)鍵的是如何按時(shí)間主線進(jìn)行控制，保證計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)。右下圖顯示時(shí)間規(guī)劃與各項(xiàng)工作的交叉交融的相互關(guān)系，也反映了項(xiàng)目中各環(huán)節(jié)相互交叉的情況。進(jìn)度控制措施：①加強(qiáng)組織管理；②著重強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目各分級(jí)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃控制；③具體落實(shí)計(jì)劃內(nèi)容、節(jié)點(diǎn)時(shí)間要求；④充分利用辦公軟件進(jìn)行計(jì)劃的編制修改和調(diào)整，以利于執(zhí)行中的動(dòng)態(tài)管理。圖410項(xiàng)目各項(xiàng)工作各環(huán)節(jié)交叉關(guān)系活動(dòng)項(xiàng)目范圍定義的方法最常用的是WBS（WorkBreakdownStructure），是一種面向可交付成果的項(xiàng)目元素分解，這個(gè)分解組織并定義了全部的項(xiàng)目工作范圍，每降一級(jí)都表示一個(gè)更加詳細(xì)的項(xiàng)目工作的定義。三、確定活動(dòng)項(xiàng)目的工作范圍----工作分解結(jié)構(gòu)自上而下法集思廣益法(一)WBS建立的方法（二）WBS的基本結(jié)構(gòu)慶典活動(dòng)宣傳志愿者游戲文藝節(jié)目食品服務(wù)清潔休息室設(shè)施保安報(bào)刊廣告海報(bào)入場(chǎng)卷垃圾箱設(shè)置承辦商大綱式樹(shù)狀圖解式

四、確定活動(dòng)順序

（一）工作內(nèi)容排序的依據(jù)

任務(wù)描述或工作內(nèi)容列表的各項(xiàng)情況各項(xiàng)目間的先后關(guān)系（硬邏輯）人為依存關(guān)系（軟邏輯）約束條件對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)的關(guān)系進(jìn)行排序后，就可以生成項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖，即活動(dòng)的工作任務(wù)之間的邏輯關(guān)系和依賴關(guān)系示意圖。在活動(dòng)項(xiàng)目中，很多任務(wù)之間并沒(méi)有嚴(yán)格的先后順序，許多工作是交叉進(jìn)行的。下表所示某IT論壇會(huì)議，顯示了活動(dòng)內(nèi)容編排的先后順序。（二）輸出活動(dòng)內(nèi)容五、估算時(shí)間，建立項(xiàng)目時(shí)間軸

通常,活動(dòng)主要估算兩方面時(shí)間,如圖415所示?；顒?dòng)進(jìn)度計(jì)劃可以是文字描述，也常常以圖表的方式呈現(xiàn)，直觀清晰，常用的方法和工具有4種：項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表、甘特圖、里程碑計(jì)劃、關(guān)鍵路徑。六、編制活動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃（一）項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表活動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃通常是以表格文件的形式呈現(xiàn)，對(duì)項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)的各項(xiàng)任務(wù)的工作內(nèi)容、負(fù)責(zé)人、開(kāi)始時(shí)間、完成時(shí)間、工期等做以說(shuō)明。它把整個(gè)項(xiàng)目拆細(xì)為工作組，設(shè)置組長(zhǎng)組員，明確工作內(nèi)容和職責(zé)，明確deadline。如下表所示。甘特圖又稱橫道圖或條狀圖，以圖示的方式通過(guò)活動(dòng)列表和時(shí)間刻度形象地表示出任何特定項(xiàng)目的活動(dòng)順序與持續(xù)時(shí)間，用于項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目進(jìn)度的安排。（二）甘特圖1.甘特圖的兩種表現(xiàn)形式Projet2007（項(xiàng)目管理軟件程序）和Excel（微軟辦公套裝軟件）是常用的兩種工具，在辦公自動(dòng)化應(yīng)用的領(lǐng)域很廣泛。2.繪制甘特圖項(xiàng)目的里程碑是指具有歷史性的重要事件，它對(duì)整個(gè)項(xiàng)目具有重大的影響，對(duì)其他工作具有非常重要的參考價(jià)值。里程碑是以項(xiàng)目中某些重要事件的開(kāi)始時(shí)間或結(jié)束時(shí)間作為基準(zhǔn)圖表繪制的一種方法，是一個(gè)戰(zhàn)略計(jì)劃或項(xiàng)目框架，是編制更細(xì)的進(jìn)度計(jì)劃的基礎(chǔ)，如下圖所示，通常和甘特圖配合使用。（三）里程碑計(jì)劃

CPM(CriticalPathMethod)是一種基于數(shù)學(xué)計(jì)算的項(xiàng)目計(jì)劃管理方法，關(guān)鍵路徑法將項(xiàng)目分解成為多個(gè)獨(dú)立的活動(dòng)并確定每個(gè)活動(dòng)的工期，然后用邏輯關(guān)系(結(jié)束-開(kāi)始、結(jié)束-結(jié)束、開(kāi)始-開(kāi)始和開(kāi)始結(jié)束)將活動(dòng)連接，從而能夠計(jì)算項(xiàng)目的工期、各個(gè)活動(dòng)時(shí)間特點(diǎn)(最早最晚時(shí)間、時(shí)差)等。

（四）關(guān)鍵路徑

方法的選擇比較方法類(lèi)型優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)適應(yīng)的項(xiàng)目類(lèi)型甘特圖簡(jiǎn)潔明快，清晰直觀，在進(jìn)度報(bào)告中很有效；在做管理陳述時(shí)易于讀懂和使用內(nèi)容較簡(jiǎn)單，時(shí)間不確切小型、簡(jiǎn)單活動(dòng)項(xiàng)目，緊急籌備的項(xiàng)目里程碑計(jì)劃重點(diǎn)突出，全局控制性強(qiáng)，表明重要的事件；有利于與客戶或上級(jí)溝通項(xiàng)目狀態(tài)；有利于向上級(jí)和客戶匯報(bào)及溝通時(shí)段不明顯，內(nèi)容不顯大型、復(fù)雜活動(dòng)項(xiàng)目，緊急項(xiàng)目項(xiàng)目計(jì)劃表時(shí)間界定清楚，任務(wù)內(nèi)容詳細(xì)過(guò)于細(xì)化，宏觀性較差小型、簡(jiǎn)單活動(dòng)項(xiàng)目，充?；I備的項(xiàng)目資源1甘特圖版

倫敦奧運(yùn)會(huì)賽程表資源3服務(wù)出海再續(xù)世“緣”!資源2第六屆

xx

博覽會(huì)項(xiàng)目工作進(jìn)度計(jì)劃書(shū)引申資源

項(xiàng)目四

任務(wù)四

實(shí)施宣傳推廣

學(xué)習(xí)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)能力目標(biāo)熟悉活動(dòng)宣傳推廣的目的和內(nèi)容對(duì)活動(dòng)宣傳推廣媒介的材料、道具、途徑、種類(lèi)及實(shí)施成本有所了解了解活動(dòng)宣傳推廣的計(jì)劃能夠確定活動(dòng)宣傳推廣的目標(biāo)受眾能夠選擇合適的媒介進(jìn)行宣傳推廣能夠策劃和撰寫(xiě)常用的宣傳推廣文案思政目標(biāo)具備基本的審美欣賞能力培養(yǎng)學(xué)生團(tuán)隊(duì)合作精神和全局意識(shí)提升服務(wù)意識(shí)和職業(yè)意識(shí)，增強(qiáng)克服困難的意志品質(zhì)活動(dòng)宣傳推廣的目的與時(shí)機(jī)01活動(dòng)宣傳推廣的內(nèi)容02確定活動(dòng)目標(biāo)受眾03目錄確定與制作宣傳推廣的內(nèi)容04050607把握宣傳推廣的節(jié)奏實(shí)施宣傳推廣計(jì)劃選擇與使用一定的渠道CONTENTS知識(shí)補(bǔ)給站任務(wù)實(shí)施

活動(dòng)的宣傳推廣是活動(dòng)項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要工作，貫穿于活動(dòng)整個(gè)項(xiàng)目的始終。宣傳做得如何直接關(guān)系到活動(dòng)的成敗,，所以要提前確定宣傳推廣的目標(biāo)，制訂周密的計(jì)劃，使用有效的媒介，還要進(jìn)行新聞推廣，確保活動(dòng)成功舉辦。活動(dòng)宣傳推廣必須遵照一定的工作程序，具體包括4個(gè)階段：

業(yè)務(wù)流程（一）目的熟知活動(dòng)，擴(kuò)大影響；吸引受眾，促進(jìn)銷(xiāo)售；建立品牌，提升活動(dòng)的知名度與美譽(yù)度。（二）時(shí)機(jī)宣傳推廣工作貫穿于活動(dòng)的始終，在活動(dòng)之前、之中、之后都應(yīng)開(kāi)展。1．活動(dòng)前宣傳推廣是為活動(dòng)項(xiàng)目造勢(shì)的最重要時(shí)段，重點(diǎn)工作是促進(jìn)參與者對(duì)活動(dòng)的印象逐漸加深，注意宣傳推廣的連續(xù)性和適度密集性；2．活動(dòng)中應(yīng)考慮加強(qiáng)宣傳推廣攻勢(shì)，及時(shí)報(bào)道活動(dòng)進(jìn)展情況，擴(kuò)大活動(dòng)的影響力；3．活動(dòng)結(jié)束后工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)為配合后期的跟進(jìn)工作，如媒體報(bào)道，宣傳活動(dòng)的效果、收集與整理活動(dòng)資料，答謝相關(guān)客戶等。一、活動(dòng)宣傳推廣的目的與時(shí)機(jī)二、活動(dòng)宣傳推廣的內(nèi)容主辦方可以根據(jù)活動(dòng)規(guī)模的大小，選擇相應(yīng)的宣傳推廣內(nèi)容。1.活動(dòng)基本信息。2.宣傳活動(dòng)內(nèi)容。著重宣傳突出活動(dòng)的特色、亮點(diǎn)、重要參加人活動(dòng)價(jià)值等。3.宣傳活動(dòng)品牌。將活動(dòng)項(xiàng)目逐步發(fā)展為國(guó)內(nèi)外具有重大影響力的品牌活動(dòng)，是每個(gè)主辦單位的不懈追求。因此，應(yīng)著力宣傳活動(dòng)的特色，突出不可替代性。（一）目標(biāo)受眾分析

目標(biāo)受眾的定位分析一般要分析四個(gè)要素，如下圖所示。三、確定活動(dòng)目標(biāo)受眾來(lái)源分析一是受眾來(lái)自何處，二是受眾來(lái)源地所涉及的區(qū)域，有些活動(dòng)多是本地人參加構(gòu)成分析對(duì)受眾分類(lèi)便于宣傳推廣內(nèi)容的生產(chǎn)和發(fā)送特征分析用戶性別、年齡、星座、城市、職業(yè)等，不同屬性的用戶消費(fèi)理念、生活習(xí)慣、審美愛(ài)好等不同數(shù)量分析明確受眾構(gòu)成和來(lái)源的前提下，對(duì)于受眾總量的預(yù)測(cè)（二）定位用戶畫(huà)像用戶畫(huà)像（UserProfile）的核心是給用戶貼標(biāo)簽。標(biāo)簽的集合可以抽象出一個(gè)用