電子合同與電子支付管理制度

電子合同與電子支出管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司電子合同與電子支出的管理，提高公司運營效率，減少合同糾紛和支出風險，特訂立本電子合同與電子支出管理制度（以下簡稱“本制度”）。第二條本制度適用于公司內(nèi)部全部與電子合同和電子支出相關(guān)的業(yè)務活動。全部關(guān)于電子合同和電子支出的行為都必需遵守本制度。第二章電子合同管理第三條公司鼓舞使用電子合同，以提高效率、節(jié)省資源。電子合同指通過電子數(shù)據(jù)交換、數(shù)字簽名等方式形成并具有法律效力的合同。第四條公司對電子合同的管理包含合同簽訂、存檔、查閱和停止等環(huán)節(jié)。第五條合同簽訂的流程為：申請—審核—簽署—存檔。申請人將電子合同信息提交給相關(guān)部門負責人，經(jīng)審核通過后，相關(guān)部門負責人會與對方協(xié)商簽署合同事宜，并將合同存檔。第六條電子合同的存檔要求為：1.合同文本以PDF格式保管，以確保合同原文的真實性和完整性。2.合同存檔要有時間戳和數(shù)字簽名，確保管檔的法律效力和可追溯性。3.要設置訪問權(quán)限，只允許授權(quán)人員查閱和操作。第七條公司要定期對存檔的電子合同進行備份和歸檔，確保合同的安全性和保密性。第八條電子合同的查閱要求為：1.任何員工可以依據(jù)權(quán)限查閱合同，但不得隨便修改合同內(nèi)容。2.合同查閱記錄應當有時間戳和相關(guān)人員的權(quán)限信息，以確保查閱的可追溯性。第九條電子合同的停止要求為：1.合同停止時，應采取相應措施注銷合同，并在系統(tǒng)中標記合同狀態(tài)為停止。2.停止后的電子合同可以歸檔存儲，但不再具有法律效力。第三章電子支出管理第十條公司鼓舞使用電子支出方式，提高支出效率、降低操作風險。第十一條公司對電子支出的管理包含支出申請、支出審核、支出記錄和風險防控等環(huán)節(jié)。第十二條支出申請的流程為：申請—審核—支出。申請人將支出信息提交給相關(guān)部門負責人，經(jīng)審核通過后，相關(guān)部門負責人會進行支出操作。第十三條在支出申請環(huán)節(jié)中，要求申請人供應真實、準確的支出信息，包含收款方賬戶、交易金額、支出方式等。第十四條支出審核要求為：1.支出審核人員對支出信息進行審查，確保支出的合法性和準確性。2.審核人員要核對支出信息與合同或訂單的全都性，避開錯誤支出。第十五條支出記錄要求為：1.每筆支出都要記錄支出時間、金額、收款方等信息，以確保支出記錄的真實性和完整性。2.要定期對支出記錄進行審查，并與銀行對賬單核對，確保支出的準確性。第十六條風險防控要求為：1.公司要建立風險評估機制，評估每筆支出的風險水平，并采取相應的防范措施。2.要做好支出安全保密工作，防止支出信息泄露和非法操作。第四章違約與責任第十七條任何違反本制度的行為都將受到相應的紀律處分或法律追究。第十八條對于有意竄改、偽造電子合同或支出信息的行為，公司將追究法律責任，保護公司的合法權(quán)益。第五章附則第十九條本制度的解釋權(quán)歸公司負責人全部，并有權(quán)對本制度進行修訂和解