檔案管理規(guī)范手冊

一、文獻材料搜集、整頓、歸檔制度

一、按照《檔案法》、《安徽省檔案條例》的有關規(guī)定，

本單位檔案工作實行集中統(tǒng)一管理的原則，各門類檔案由有

關部門負責搜集齊全，并進行整頓、立卷（件），定期移交

檔案室。由檔案人員負責審查把關，分類排列，編制檢索工

具，妥善保管。任何部門、個人不得將檔案材料據為己有或

拒絕歸檔。

二、搜集、歸檔范圍

凡屬本單位職能活動中形成的具有查考運用價值的文

獻材料、圖紙、表格、聲像、實物、電子等多種門類、多種

載體的文獻材料都應列入歸檔范圍。認真貫徹專兼職檔案人

員“四參與”工作，即參與單位重大活動、參與項目驗收會、

參與設備開箱、參與單位有關會議，保證單位各類文獻材料

時搜集齊全、完整。

三、搜集、歸檔時間

各部門要準時搜集、整頓各類文獻材料。文書檔案應歸

檔文獻材料在次年三月底前搜集齊全，六月底前整頓歸檔完

畢。會計檔案在會計年終終了后，可暫由財務部門保管一年,

期滿后，由會計人員編制移交清冊，移交綜合檔案室統(tǒng)一保

管。業(yè)務檔案在案件辦理結束后歸檔。聲像檔案和實物檔案

隨時歸檔。采用邏輯歸檔的電子文獻即時進行，并定期完畢

物理歸檔，采用物理歸檔日勺電子文獻定期進行。

四、歸檔規(guī)定

凡歸檔的文獻材料必須齊全、完整、精確、行文規(guī)范、

書寫工整、字跡清晰、簽訂手續(xù)完備，手寫材料一律使用碳

素墨水或藍黑墨水，打印件采用激發(fā)打印機，電子文獻日勺脫

機載體使用光盤。不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、針式

打印機或噴墨打印機、軟磁盤等。卷內文獻排列遵照正本在

前定稿在后、結論在前調查材料在后、文字在前圖紙在后日勺

原則有序排列。一般規(guī)定歸檔原件，會計憑證、賬本、報表

必須是原件。同步做到字跡清晰、內容項目齊全、簽章手續(xù)

完備、保管期限精確。歸檔的照片要附簡要闡明（內容、時

間、地點、人物、拍攝者），音像帶要附內容提綱和講解詞,

電子文獻規(guī)定真實、完整，并精確闡明配套日勺軟硬件環(huán)境，

且使用原則化的文獻格式。

五、歸檔份數

本單位發(fā)文一般留存兩份，其中一份歸入對應門類檔

案，另一份編制“本單位發(fā)文匯編

基建檔案本單位必須保留一套原件。

電子檔案脫機保留三套，一套封存保管，一套供查閱使

用，一套異地保管。

其他各類檔案均歸檔一份。

六、歸檔手續(xù)

各部門整頓歸檔后按規(guī)定移交綜合檔案室，并履行交接

手續(xù)、填寫交接清單，交接雙方在清單上簽字，以備查考。

二、檔案保管制度

一、嚴格執(zhí)行《檔案法》有關加強檔案管理日勺規(guī)定，增

強法制觀念，依法辦事，保管好本單位的所有檔案。

二、各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，檔案與檔

案庫房由專人管理，未經容許，無關人員不得私自進入檔案

庫房。

三、檔案柜排列要按照有關規(guī)則整潔統(tǒng)一排放、編號；

檔案要按照不一樣門類、載體等有關規(guī)則進行分類寄存，做

到規(guī)范化、原則化，并編制檔案寄存示意圖。

四、及時做好檔案資料的收進和移出登記，建立健全檔

案工作基本狀況臺賬。凡接受進檔案室日勺檔案，都必須認真

先進行清理查對，經加工整頓符合管理規(guī)范后方能入庫，必

要時還須進行防蟲、除塵處理。

五、檔案員對室藏檔案要常常進行檢查，對破損或字跡

變退變色的檔案及時修補、復制或作其他技術處理。

六、切實采用措施，做好檔案庫房的防火、防水、防潮、

防塵、防盜、防鼠、防蟲、防高溫、防污染等九防安全俁護

工作。

七、每日做好溫、濕度的測記工作，溫度要常常保掙在

14—24℃,相對濕度要保持在45—60%,每周通風一至二次,

根據需要及時除（加）濕，增（降）溫度發(fā)現問題及時采用

有效措施進行處理，防止危害檔案的現象發(fā)生。

八、檔案室內要常常打掃衛(wèi)生，保持室內清潔、整潔、

美觀，嚴禁吸煙、飲食，嚴禁寄存易燃、易爆危險品，嚴禁

堆放任何雜物，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器

具。

九、離開時關好門窗，關閉電源。常常檢查檔案保管

設施，做好設備目勺維護工作，保證器械正常運行。

三、檔案借閱運用制度

一、借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應

自覺履行借閱手續(xù)。

二、凡借閱檔案，需經主管領導同意。外單位人員借閱

檔案，應持單位簡介信，經主管領導同意后，方可辦理借閱

手續(xù)，并在借閱期限內準時償還。

三、借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以

任何理由轉借他人。

四、借閱人員未經領導同意，不得復印、抄寫檔案資料。

對摘抄、復制的檔案材料，經認真查對，對的無誤時，方能

簽字蓋章。

五、檔案管理人員對償還日勺借閱材料要認真進行檢查，

確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。

六、一旦發(fā)現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失

等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責

任。

四、檔案記錄制度

一、檔案工作人員應對檔案收進、移出、整頓、鑒定銷

毀、保管、運用的數量和質量狀況及時進行記錄。

二、檔案工作人員應熟悉的、檔案業(yè)務、掌握室藏數據,

及時、精確上報多種檔案記錄報表，做到賬物相符。

五、檔案保密制度

一、檔案人員必須嚴格遵守保密紀律，自覺執(zhí)行《中華

人民共和國保密法》以及黨和國家規(guī)定日勺各項保密制度，依

法辦事。

二、檔案人員必須加強自身修養(yǎng)，牢固樹立保密意識，

忠于職守，不將檔案帶到公共場所，不將檔案帶回家中，不

得與無關人員談論檔案內容。

三、對保密檔案或未經領導同意運用的檔案不得私自提

供和擴大使用范圍，保證檔案資料的政治安全，不發(fā)生檔案

資料被竊和失密事故。

四、查閱保密檔案，必須嚴格執(zhí)行審批手續(xù)，非經本所

領導同意不得調閱。查閱人員只能查閱經同意查閱部分內

容，不得翻閱其他內容。

五、本室檔案一般不得外借，只限在閱檔室查閱，如確

需借出室外，須要領導同意；在查閱中，如需復印、摘抄檔

案內容的，需要檔案管理人員同意，并由專人負責保管，運

用者不準向無關人員談論泄露有關查閱內容，以保證檔案安

全。

六、外單位查閱本所檔案，必須持有單位簡介信，否則

不予接待。要摘抄或復制有關檔案內容日勺，需要經本所分管

領導同意，摘抄或復制內容需經檔案工作人員審核，有保密

內容的，運用者必須送所在單位文書處理人員進行登記。

七、查找提供檔案一律由檔案人員進行，非檔案人員嚴

禁進入庫房內。

八、檔案材料日勺轉遞可按機要文獻轉遞規(guī)定辦理。

九、經鑒定需銷毀的保密文獻資料，必須編造清冊，經

領導同意后按保密規(guī)定統(tǒng)一組織銷毀，并做好銷毀記錄。

十、發(fā)生泄密事件，必須及時上報，立即追查，視情節(jié)

輕重進行處理。

六、檔案鑒定銷毀制度

一、檔案領導小組負責對已到期的各類檔案進行鑒定

審核、銷毀工作。

二、根據國家檔案局對檔案保管期限日勺有關規(guī)定，制定

本單位各類檔案保管期限表。并精確鑒定檔案的存毀。

三、鑒定工作由鑒定小組負責。對已到保管期限的檔案,

應逐卷、逐件進行鑒定；具有繼續(xù)保留價值日勺檔案材料，要

重新確定保管期限，組卷（件）保留；確已失去保留價值日勺

檔案材料，要編制銷毀清冊一式兩份，報本單位領導同意后

方可銷毀。

四、編制檔案鑒定工作方案與鑒定工作匯報。

五、鑒定工作原則上每年進行一次，銷毀剔除檔案，必

須由兩個以上在指定地點由專人銷毀，并在銷毀清冊上簽訂

姓名和銷毀日期。

六、非經檔案領導小組審核同意，嚴禁任何人、任何部

門私自銷毀各類揩案材料。

七、部門立卷制度

一、凡本部門在各項活動中形成日勺文獻、具有保留價值

的資料均屬本部門整頓歸檔范圍。

二、各部門兼職檔案員，負責對本部門的文獻資料進行

搜集、審定、整頓、立卷（件）、歸檔。

三、兼職檔案員要嚴格遵守有關的規(guī)章制度及各項檔案

管理制度，按綜合檔案室提出的各項規(guī)定整頓、歸檔，保證

案卷質量。

八、檔案工作責任追究制度

一、未依法建立檔案機構或者配置檔案人員，根據有關

法律、法規(guī)，追究單位重要負責人的責任，并接受同級或上

級檔案行政管理部門的懲罰。

二、未依法對多種門類、多種載體檔案實行集中統(tǒng)一管

理，根據有關法律、法規(guī)，追究分管檔案工作領導人的責任,

并接受同級或上級檔案行政管理部門的懲罰。

三、將公務活動中的應當歸檔的文獻資料，據為已用或

拒絕向檔案部門移交附，追究主管人員日勺直接責任，并限期

改正，對限期內不改正者，予以行政處分，視狀況予以經濟

懲罰。

四、所保留日勺檔案存在安全隱患，知情而不采用有效保

護措施時，追究主管負責人和直接負責人日勺責任，并責令迅

速采用有效挽救措施；導致檔案損毀日勺，視情節(jié)予以行政處

分和經濟懲罰。

五、玩忽職守導致檔案丟失、失密，追究有關人員的責

任，予以行政處分，并根據檔案的價值，責令賠償損失。

六、私自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有檔案日勺,

追究直接負責的主管人員或其他直接負責人的責任，予以行

政處分。

七、涂改、偽造檔案日勺，追究直接負責人和有關人員日勺

行政責任或經濟責任。

八、私自出賣或轉讓檔案時，予以警告、罰款，并沒收

非法所得。

九、上述所列各條內容中，如有構成犯罪日勺，依法追究

刑事責任。

九、檔案與電子文獻登記備份

工作制度及措施

檔案與電子文獻登記備份是全省檔案信息化建設的戰(zhàn)

略目的，為了加強此項工作的管理，更好地實既有關工作日勺

科學、原則、規(guī)范，特制定檔案與電子文獻登記備份工作制

度。

一、登記備份中心機房管理制度

1、登記備份中心由專人進行管理。

2、所有設備均需安放在整潔，嚴格按照軟硬件架構進

行規(guī)劃與連接，保持機房整體布局效果，便于維護。在用電

正常狀況下，保持每天24小時開機。定期檢查設備日勺各個

指示燈和設備線纜日勺正常連接，發(fā)現問題及時處理。

3、保持機房清潔，非機房管理人員不得私自進入機房。

嚴禁將食物和危險物品帶入機房，嚴禁在機房內做任何違反

正常工作日勺行為。

4、網絡設備與服務器必須在配置穩(wěn)壓電源和UPS日勺電

網環(huán)境中運行，主機運行過程中不得振動、拖動或碰撞主機。

嚴禁其他人員操作使用服務器和網絡硬件設備，技術服務人

員需要進行操作，需由登記備份中心管理人員的配合下進

行。

5、外來人員參觀機房，須有上級部門公函和領導的陪

伴；外單位人員因工作需要進入機房時，需征得主管領導同

意并進行有關手續(xù)登記。

6、機房設備不得隨意拆卸。平常操作必須嚴格遵守操

作規(guī)程和安全保密規(guī)定。嚴格執(zhí)行登記備份安全保密規(guī)定和

各級公安部門公布的有關管理規(guī)定，嚴禁任何登記備份數據

上傳網絡。

7、不得私接電源和隨意遷拉線路，嚴禁亂動電閘和消

防器材，嚴禁使用明火。

8、登記備份機房配置工作日志登記簿。機房工作人員

必須記錄當日工作狀況，定期將日志登記薄交主管領導審閱

并立案。對重大故障和疑難事件要做詳細記錄和立案，包括

故障現象、發(fā)生原因、處理過程、參與人員、處理成果等。

9、UPS要有良好日勺接地系統(tǒng)，接地電阻應當不大于5

Q。溫度規(guī)定保持在0。040寸之間；環(huán)境溫度規(guī)定55%±

10%；嚴禁在UPS輸出端連接感性設備和大電流設備。按照

正常的次序開機、關機。

二、登記備份中心安全保密工作制度

1、嚴格遵守《中華人民共和國保密法》、《中華人民共

和國互聯網管理措施》等有關的法律、法規(guī)、條例及其各項

規(guī)定、制度。按照國家安全保密規(guī)定，實行控制源頭、歸口

管理、分級負責、突出重點、有利發(fā)展的原則。

2、登記備份中心負責管理本中心計算機信息網安全保

密工作。

3、嚴格執(zhí)行國家有關規(guī)定及與有關業(yè)務單位日勺保密規(guī)

定對登記備份數據嚴格保密，與互聯網或其他公共信息網實

行物理隔離，安裝網絡安全硬件管理設備，登記備份中心管

理人員要親密關注瀏覽服務器工作記錄，發(fā)現問題及時防患

及處理。

4、在登記備份中心日勺網絡出口端加裝網絡防火墻，并

做好對應的安全設置，安裝正版殺毒軟件，做好殺毒軟件病

毒庫時及時更新。做好設備的病毒查殺工作，一旦機器感染

病毒后，應立即將病毒機與網絡隔離并做妥善處理。

5、未經主管領導同意，登記備份中心管理人員和信息

技術有關人員不得向外公布和提供任何登記備份中心日勺數

據信息。

6、存儲涉民業(yè)務的登記備份數據時計算在送修前，要

做好數據遷移和保密處理。

三、登記備份中心設備管理制度

1、設備管理重要包括：網絡設備、服務器、存儲、計算

機及外設、UPS、機房專用空調、調試工具、計算機配件等

設備的管理。多種設備要妥善保管。

2、設備安裝在專業(yè)技術人員指導下進行，擺放要整潔整

潔又便于維護。

3、定期檢查多種設備的連接線纜，嚴禁私自拆卸設備部

件和違規(guī)操作設備。沒有特殊狀況嚴禁在設備帶電狀態(tài)插拔

連接件。開、關設備應有時間間隔。設備運行過程中不得振

動、拖動或碰撞。多種設備要做好定期維護和保潔。

4、設備使用過程中發(fā)既有異?，F象應立即停止并保留工

作，待查出原因排除故障后再進行工作，對于設備不穩(wěn)定運

行狀況應嚴禁運行，及時維修，以防導致大日勺損失，若發(fā)現

問題及時和技術人員聯絡處理。

5、對臨時閑置日勺設備應安全寄存保養(yǎng)。閑置設備要保持

整潔，擺放穩(wěn)固，平整。

6、需要維修日勺設備，應及時報修。屬于人為損壞或丟失

日勺，要追究有關人的責任。

7、報廢設備和配件要做好記錄，及時移交有關部門。

四、登記備份中心備份數據管理制度

1、登記備份中心所備份的數據是各單位產生的重要電

子文獻、業(yè)務數據和數字化成果，中心管理人員必須增強責

任意識，加強數據安全管理。

2、為防止數據損壞和人為導致的數據損失，保證登記備

份中心備份工作的正常運行，既要做好備份數據的交接憑據

管理，又要做好接受數據的存儲管理。

3、備份措施，中心備份采用中心集中存儲和移動存儲介

質雙備份的方式，本機保留備份一份，使用移動存儲介質保

留一份備份，備份憑據統(tǒng)一保留。

4、對備份內容必須妥善保留，安全保留，認真做好備份

內容、時間的詳細登記備份工作。

5、根據備份數據的特性，選擇不一樣的備份方式和備份

節(jié)點，如社保等涉民業(yè)務檔案采用月備份，電子文獻以歸檔

年備份等方式，區(qū)別備份。

6、每年將一年最終一種備份節(jié)點日勺數據保留，并辨別保

管期限，以備不時之需。

十、分管檔案工作領導崗位職責

一、組織本單位人員學習、宣傳、貫徹執(zhí)行《中華人民

共和國檔案法》和11級及地方檔案行政管理部門有關檔案工

作的各項方針、政策、法規(guī)的活動，并嚴格遵守《中華人民

共和國檔案法》。

二、加強對本單位檔案工作的領導，把檔案工作納入本

單位的整體發(fā)展規(guī)劃，并納入本單位議事日程，納入有關人

員的崗位職責，督促檔案室按上級、地方檔案部門規(guī)定做好

應做的工作。

三、常常檢查檔案工作的開展狀況，定期聽取檔案工作

匯報，關懷檔案二作和檔案室的建設與發(fā)展，從人力、財力、

物力上予以支持，及時處理檔案工作中存在的問題和困難，

逐漸改善工作條件，使檔案工作與本單位的各項工作協(xié)調發(fā)

展。

四、加強檔案業(yè)務建設，對本機關的所有檔案要集中統(tǒng)

一管理，把檔案工作列入機關日勺年度計劃和長遠發(fā)展規(guī)劃，

增進檔案管理的原則化、規(guī)范化，逐漸實現檔案管理的現代

化。

五、加強檔案管理的隊伍建設，并為之發(fā)明寬松、優(yōu)越

的工作、學習環(huán)境，不停提高其業(yè)務素質和科學管理水平。

六、加強檔案工作人員的教育、管理和培訓。加強他們