檔案管理制度

檔案管理制度以下是一份檔案管理制度的示例，你可以根據(jù)實際情況進行調整和完善?！稒n案管理制度》一、目的與需求為了加強本組織檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高檔案工作的規(guī)范化、科學化和現(xiàn)代化水平，確保檔案的真實性、完整性、安全性和保密性，更好地為組織的各項工作服務，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于本組織內各類檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定和銷毀等管理活動。三、職責分工（一）檔案管理部門1.負責制定和完善檔案管理制度，并組織實施和監(jiān)督檢查。2.負責組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計工作。3.負責檔案庫房的管理，確保檔案的安全和保密。4.定期對檔案進行鑒定和銷毀工作，提出檔案銷毀清單，經(jīng)批準后組織實施。（二）各部門1.負責本部門形成的各類文件材料的收集、整理和初步篩選工作，確保應歸檔文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門應歸檔的文件材料移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的利用工作，為檔案的查閱、借閱提供必要的支持和配合。（三）檔案工作人員1.熟悉檔案管理業(yè)務，嚴格遵守檔案管理制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的整理、編目、錄入、檢索等工作，確保檔案信息的準確和完整。3.負責檔案的保管和保護工作，定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時報告和處理。4.負責檔案的查閱、借閱登記和跟蹤管理，確保檔案的安全和保密。四、檔案的定義與分類（一）定義本制度所指的檔案是指本組織在各項工作活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄。（二）分類1.行政管理類檔案：包括組織的章程、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、總結報告、通知、通報等。2.業(yè)務工作類檔案：根據(jù)組織的業(yè)務性質和特點進行細分，如項目文件、合同協(xié)議、業(yè)務報表、技術資料、科研成果等。3.人事檔案：包括員工的招聘、錄用、考核、任免、獎懲、工資、培訓、退休等方面的文件材料。4.財務檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務分析等。5.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像、光盤等反映組織重大活動、重要事件的聲像資料。6.電子檔案：通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的數(shù)字格式的檔案信息。五、檔案的形成與收集（一）形成要求1.各部門在工作活動中應按照規(guī)范要求形成文件材料，確保文件材料的內容真實、準確、完整，格式規(guī)范，字跡清晰，簽署齊全。2.電子文件的形成應符合相關的電子文件管理標準和要求，確保電子文件的真實性、完整性、有效性和可讀性。（二）收集范圍1.本組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質文件、電子文件、聲像資料等。2.本組織在對外交往中接收的與本組織工作有關的重要文件材料，如上級機關的文件、其他單位的來函等。3.本組織所屬單位報送的具有保存價值的文件材料。（三）收集方式1.定期收集：各部門應按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的應歸檔文件材料進行收集、整理，并移交檔案管理部門。2.隨時收集：對于一些重大活動、重要事件形成的文件材料，相關部門應及時收集、整理，并移交檔案管理部門。六、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同門類、不同載體的檔案，按照不同的整理方法進行整理。3.便于檔案的保管和利用。（二）整理方法1.紙質檔案：按照分類方案進行分類，然后進行裝訂、編目、裝盒等整理工作。2.電子檔案：按照電子文件的管理要求，進行分類、編目、存儲等整理工作，并確保電子檔案與紙質檔案的一致性。3.聲像檔案：按照聲像資料的內容和形式進行分類，編寫說明，標注拍攝時間、地點、人物、事件等信息。（三）歸檔要求1.歸檔的文件材料應齊全、完整，符合歸檔范圍和質量要求。2.歸檔的文件材料應按照規(guī)定的格式進行整理和裝訂，填寫歸檔文件目錄和檔案封面等相關信息。3.電子檔案應進行數(shù)據(jù)備份，并存儲在符合安全要求的存儲介質上。4.各部門應在規(guī)定的時間內將整理好的檔案移交檔案管理部門，辦理移交手續(xù)。七、檔案的保管與保護（一）保管條件1.檔案庫房應符合防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防鼠、防高溫、防強光等要求，配備必要的消防、防盜、除濕、防蟲等設備。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，檔案存放應按照分類方案進行排列，便于查找和利用。3.電子檔案的存儲應采用安全可靠的存儲介質和存儲設備，定期進行數(shù)據(jù)備份和維護，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。（二）保護措施1.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應及時報告并采取措施進行補救。2.對檔案庫房的溫濕度進行監(jiān)測和調控，保持適宜的溫濕度環(huán)境。3.加強檔案的安全保衛(wèi)工作，嚴格限制無關人員進入檔案庫房，確保檔案的安全。八、檔案的利用與服務（一）利用原則1.檔案的利用應遵循合法、合規(guī)、保密的原則，確保檔案的安全和保密。2.檔案的利用應滿足組織內部工作的需要，同時也可以為社會提供必要的服務。（二）利用方式1.查閱：本組織內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.借閱：因特殊原因需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期應辦理延期手續(xù)。借閱人應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。3.復制：因工作需要復制檔案的，應填寫檔案復制申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理復制手續(xù)。復制的檔案應與原件一致，并注明復制日期和用途。（三）服務要求1.檔案管理部門應建立健全檔案利用服務制度，提高服務質量和效率，為利用者提供優(yōu)質的服務。2.檔案管理部門應積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具和參考資料，為組織的決策和管理提供支持。九、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關檔案鑒定的規(guī)定和標準，結合本組織的實際情況，對檔案的保存價值進行鑒定。2.堅持全面、客觀、公正的原則，充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和長遠意義。（二）鑒定方法1.定期鑒定：檔案管理部門應定期組織對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出鑒定意見。2.直接鑒定：檔案鑒定工作應逐件、逐卷進行，直接審查檔案的內容和形式，確定其保存價值。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清單，報組織領導審批。2.檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關部門共同派人監(jiān)銷，確保檔案銷毀的徹底性。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單存檔備查。十、監(jiān)督與檢查（一）內部評審1.檔案管理部門應定期組織對檔案管理制度的執(zhí)行情況進行內部評審，發(fā)現(xiàn)問題及時進行整改。2.內部評審應邀請相關部門和人員參加，廣泛聽取意見和建議，不斷完善檔案管理制度。（二）法律審核1.檔案管理制度在制定和修訂過程中，應進行法律審核，確保制度的合法性和合規(guī)性。2.法律審核由組織的法律顧問或法律事務部門負責，審核意見應作為制度修訂的重要依據(jù)。（三）相關部門反饋1.檔案管理部門應定期向相關部門征求對檔案管理工作的意見和建議，及時了解各部門的需求和期望。2.相關部門應積極配合檔案管理部門的工作，及時反饋檔案管理工作中存在的問題和困難，共同推動檔案管理工作的順利開展。十一、實施計劃（一）宣傳培訓階段（[具體時間區(qū)間1]）1.組織全體員工學習檔案管理制度，了解檔案管理的重要性和具體要求。2.舉辦檔案管理培訓班，對檔案管理人員進行專業(yè)培訓，提高其業(yè)務水平和工作能力。（二）整理歸檔階段（[具體時間區(qū)間2]）1.各部門按照檔案管理制度的要求，對本部門的文件材料進行全面清理和整理，確保應歸檔文件材料的齊全、完整。2.按照檔案整理的規(guī)范要求，對文件材料進行分類、裝訂、編目等整理工作，并將整理好的檔案移交檔案管理部門。（三）檢查完善階段（[具體時間區(qū)間3]）1.檔案管理部門對各部門移交的檔案進行檢查和驗收，對不符合要求的檔案及時退回相關部門進行整改。2.對檔案管理制度的執(zhí)行情況進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時進行調整和完善。（四）常態(tài)化管理階段（[具體時間]起）1.檔案管理工作進入常態(tài)化管理，各部門按照檔案管理制度的要求，做好文件材料的形成、收集、整理和歸檔工作。2.檔案管理部門加強對檔案的保管、利用、鑒定和銷毀等管理工作，確保檔案的安全和有效利用。十二、培訓方案（一）培訓目標1.使全體員工了解檔案管理的重要性和基本要求，增強檔案意識。2.使檔案管理人員熟悉檔案管理制度和業(yè)務流程，掌握檔案整理、保管、利用等方面的技能和方法。（二）培訓對象1.全體員工2.檔案管理人員（三）培訓內容1.檔案管理法律法規(guī)和政策2.檔案管理制度和業(yè)務流程3.檔案整理、歸檔的方法和技巧4.檔案保管、保護的措施和要求5.檔案利用和服務的規(guī)范和方法6.電子檔案管理的基本知識和技能（四）培訓方式1.集中培訓：組織全體員工或檔案管理人員參加集中培訓，由檔案管理專家或業(yè)務骨干進行授課。2.現(xiàn)場指導：檔案管理人員到各部門進行現(xiàn)場指導，幫助各部門做好檔案整理和歸檔工作。3.在線學習：利用網(wǎng)絡平臺提供檔案管理相關