公司檔案管理制度（31篇）

公司檔案管理制度（31篇）

公司檔案管理制度（精選31篇）

公司檔案管理制度篇1

第一章總則

第一條為充分發(fā)揮.城房地產(chǎn)集團有限公司（以下簡稱公司）項

目檔案在工程建設、管理、維護及綜合驗收中的作用，確保項目檔案

資料的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》

等有關法律、法規(guī)，結合本公司實際，特制定本制度。

第二條項目檔案是指公司開發(fā)房地產(chǎn)項目整個過程中形成的項

目工程技術類檔案資料。主要由建設工程前期文件資料、施工技術

文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設（施工）監(jiān)理資料、聲

像資料等六個部分組成。

第三條綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門，負責

項目檔案管理及個分、子公司項目檔案管理的指導工作。綜合管理

部、前期管理部負責工程前期文件的收集、整理、歸檔工作；項目工

程部負責施工技術資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設（施工）

監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實施工作。

第四條本制度適用于公司本部，控股項目公司、專業(yè)公司遵照

執(zhí)行，參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。

第二章檔案的分類

第五條建設工程前期文件資料

(一)可行性研究資料

1、項目建議書及批復；

2、可行性研究報告及批復；

3、項目評估意見；

4、環(huán)境影響報告書(表)；

5、設計任務書、計劃任務書；

6、選址意見書。

(二)基礎、設計、施工前準備資料

1、基礎資料

(1)工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察

記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明；

(2)地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物、測量定位及觀察記

錄；

(3)水文、氣象、地震等其他設計基礎資料。

2、設計文件

(1)初步設計文件資料：總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、

設計說明書、工程概算、工藝設備初步設計；

(2)技術設計:建筑、結構、給排水、采暖、通風設備等圖樣，說

明書、工程預算、計算書、材料表等；

(3)施工設計：施工圖、施工說明、設計計算書、施工預算；

（4）經(jīng)過批準的施工圖審查報告、施工圖審查批準書。

3、施工準備資料

（1）征用土地批準文件及紅線圖；

（2）拆迂文件、補償安置協(xié)議書；

（3）環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、

城建檔案等部門審查意見書及認可文件資料；

（4）水、暖、電、有線電視、煤氣供應協(xié)議書；

（5）建設工程規(guī)劃（規(guī)劃用地）許可證（附圖、附件），施工許可證;

（6）工程項目參加單位（設計、勘察、施工、監(jiān)理單位）工程項目

材料的采購招標、投標、中標文件資料及合同、協(xié)議、工程質量監(jiān)

督委托書等。

第六條施工技術文件資料

（一）開工報告,停工、復工報告；

（二）施工組織設計、施工方案；

（三）圖紙會審紀要；

（四）工程技術、質量、安全措施交底；

（五）工程定位放線、測量記錄、驗線記錄；

（六）土壤試驗記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復核記錄、樁

承載試驗記錄、樁位竣工總平面圖；

（七）地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;

（八）基礎、主體中間驗收記錄，構件吊裝記錄；

（九）混凝土施工日記；

（十）技術復核記錄；

（十一）隱蔽工程驗收記錄（包括安裝工程）；

（十二）工程沉降觀測、變形觀察記錄：

（十三）主要建筑安裝材料、設備出廠合格證、試驗報告；

（十四）構件合格證；

（十五）砂漿、混凝土試塊試驗報告；

（十六）水、暖、電氣等設備工程檢查、試驗、運行調試記錄;

（十七）工程變更設計聯(lián)系單；

（十八）混凝土缺陷修補記錄、補強記錄；

（十九）工程質量事故及處理材料；

（二十）其他特種記錄（沉井、沉箱等）：

（二十一）單位工程竣工驗收記錄；

（二十二）單位工程質量綜合評定表；

（二十三）分項、分部工程質量評定表：

（二十四）竣工報告；

（二十五）交工瞼收材料；

（二十六）設計、勘察、施工、監(jiān)理工程質量合格鑒定資料；

（二十七）施工技術總結，工程監(jiān)理總結，工程試運行記錄；

（二十八）工程綾工驗收會議紀要、備案表；

（二十九）工程質量監(jiān)督報告；

（三十）工程質量保修書；

（三十一）工程決算、決算審計。

第七條竣工圖文件

（一）建筑安裝工程

1、各類建筑、結構專業(yè)圖；

2、各類電氣專業(yè)圖；

3、電信專業(yè)圖；

4、煤氣專業(yè)圖；

5、各類給、排水工程專業(yè)圖；

6、供熱、冷專業(yè)圖；

7、有關消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。

（二）地下管線工程

1、總平面圖；

2、縱斷面圖、橫斷面圖、結點詳圖；

3、構筑物結構圖；

4、各種管線特征點圖；

5、管網(wǎng)綜合圖。

第八條竣工測量文件資料

（一）綜合性資料

1、竣工測量（地形、地下管線）技術資料；

2、竣工測量施測方案；

3、竣工測量技術總結及測量精度分析；，

4、竣工測量所用儀器的各種檢測資衿。

（二）控制資料

1、管線控制，加密控制點的觀察手簿

2、光電測距記錄；

3、水準觀測手簿；

4、平面、立面求算值的計算書；

5、控制點分布略圖、成果表。

（三）地形測量資料

1、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖；

2、圖根點及碎部座標的觀測手簿及成果計算書。

第九條建設（施工）監(jiān)理資料

（一）由施工單位提供的施工組織設計（施工方案）報審表；

（二）監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則；

（三）監(jiān)理通知、不合格工程項目通知；

（四）工程延期、費用索賠審批表；

（五）工程部分暫停報告；

（六）工程移交證書。

第十條聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階

段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方

案論證、領導視察、隱蔽、基礎施工局部（全貌）、重大技術和工藝

施工、安裝等有關照片、圖像、錄音材料及文字說明。

第三章檔案的收集和歸檔

第十一條在項目建設過程中，綜合管理部、前期管理部、項目

工程部應在各自的職責范圍內負責項目建設資料的形成、積累、整

理和保管工作。及時將辦理完畢或有關人員保存的文件資料收集齊

全，加以整理，以確保資料的完整

第十二條有關人員在收集、整理檔案資料時，應按城建檔案技

術標準嚴格把好質量關。

第十三條檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質、規(guī)格等內容須

圖物相符，做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手

續(xù)完備。

第十四條凡由易褪色書寫材料（如復寫紙、熱敏紙等）形成的文

件資料應附復印件C

第十五條檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料（紅色墨水、

純藍墨水、圓珠筆、鉛筆）書寫、繪制。

第十六條照片（含底片）和聲像材料,要求圖像清晰，聲音清楚，

解說與畫面同步，照片與聲像材料的文字說明準確精煉；電子檔案（軟

盤、光盤等）應符合國家有關標準。

第十七條在整理檔案資料時，遇下列情況，應要求責任部門進行

重新制作：

（一）一張圖紙上改動部分超過圖面35%或改繪后致使圖面混亂、

模糊、分辨不清的圖（表）；

（二）使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和

有霉變的圖紙或資料；

（三）結構、工藝、平面位置（或局部）改變，無法在原圖上通過修

改來反映的;

（四）管線平面位置變動（長度超過總長的五分之一，線位平移超

過2m）,構造形式改變，斷面尺寸變化，豎向位置變動等；

（五）未按施工圖位置施工的管線工程。

第十八條所有竣工圖應有竣工圖章?？⒐D章尺寸為

70ram_50ram,內容有：編制單位名稱、編制人、技術負責人和編制日

期。簽字要求填寫清楚、齊全，不得代簽。

第十九條有關人員收集的設計、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔

案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準。

第四章檔案的組卷和移交

第二十條組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套

性特點，保持卷內文件的有機聯(lián)系，分類科學、組卷合理。

第二十一條項目技術文件資料要按單項工程或裝置、階段、結

構、專業(yè)組卷;項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、消防、環(huán)保

順序組卷;項目管理性文件按問題、時間或依據(jù)性、基礎性、竣工驗

收文件組卷。

第二十二條施工技術文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、

檢測實驗、審定證明排列；竣工圖按專業(yè)、圖號排列；文字在前、圖

樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。

第二十三條案卷文字材料要用線繩三孔裝訂；圖紙統(tǒng)一折疊成

四號圖紙規(guī)格：297mm21omm0

第二十四條案卷必須填寫卷內目錄、備考表和封面、脊背；編

寫案卷頁號，頁號位置是文件資料正面右下角，雙面書寫文件資料背

面為左下角。

第二十五條項目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為

31omm_220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram等四種。

第二十六條項目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存；另一

套報送城建檔案館C

第二十七條在項目完成綜合驗收后6個月內，綜合管理部應主

動與當?shù)卣墙ú块T聯(lián)系，辦理項目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔

案館對移交檔案資料的清點、審核、整理、立卷,入庫等工作。

第二十八條移交項目檔案時應如實填寫《移交書》，《移交書》

等相關文件資料均應歸入公司文書檔案。

第五章附則

第二十九條本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。

公司檔案管理制度篇2

第一條為了加強會計檔案管理，有效保護和利用會計檔案，根據(jù)

《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律

和行政法規(guī)，制定本辦法。

第二條國家機關、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以

下統(tǒng)稱單位）管理會計檔案適用本辦法。

第三條本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中

接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文

字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、

傳輸和存儲的電子會計檔案。

第四條財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作，共同制定

全國統(tǒng)一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監(jiān)督和指導。

縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行

政區(qū)域內的會計檔案工作，并對本行政區(qū)域內會計檔案工作實行監(jiān)督

和指導。

第五條單位應當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案

的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全

防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構（以下統(tǒng)稱單位檔案

管理機構）負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管

理條件的機構代為管理會計檔案。

第六條下列會計資料應當進行歸檔：

（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其

他輔助性賬簿；

（三）財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報

告；

（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納

稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀

清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

第七條單位可以利用計算機、網(wǎng)絡通信等信息技術手段管理會

計檔案。

第八條同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的

電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：

（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形

成和傳輸；

（二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電

子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、

財務會計報表等會計資料,設定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程

序；

（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子

會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與

相關聯(lián)的其他紙質會計檔案的檢索關系；

（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；

（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外

事故和人為破壞的影響；

（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重

要保存價值的會計檔案。

第九條滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會

計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，

可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

第十條單位的會計機構或會計人員所屬機構（以下統(tǒng)稱單位會

計管理機構）按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計

資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

第十一條當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會

計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需

要確需推遲移交的，應當經(jīng)單位檔案管理機構同意。

單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保

管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定，且出納

人員不得兼管會計檔案。

第十二條單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時，應當編制

會計檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關規(guī)定辦理移交手續(xù)。

紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交

時應當將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應當符合國

家檔案管理的有關規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平

臺一并移交。

單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的

準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。

第十三條單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，在進行會

計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續(xù)，嚴禁篡改和損壞。

單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)

國家有關規(guī)定必須借出的，應當嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。

會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案，確俁借

入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內歸還。

第十四條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期俁管

期限一般分為10年和30年。

會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

第十五條各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表

執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。

單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相

符的，應當比照類似檔案的保管期限辦理。

第十六條單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，

并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應

當重新劃定保管期限;對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷

毀。

第十七條會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組

織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員共同進行。

第十八條經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀：

（一）單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計

檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限、已

保管期限和銷毀時間等內容。

（二）單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、

檔案管理機構經(jīng)辦人、會計管理機構經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上

簽署意見。

（三）單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管

理機構共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案

銷毀清冊所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔

案銷毀清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規(guī)定，并由

單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統(tǒng)管理機構共同派員監(jiān)

銷。

第十九條保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未

了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子

會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。

單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、

會計檔案銷毀清冊而會計檔案保管清冊中列明。

第二十條單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終

止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，按照國家檔案管理的有

關規(guī)定處置。

第二十一條單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應當由分立

后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔

案。

單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經(jīng)各方協(xié)商后由其中

一方代管或按照國家檔案管理的有關規(guī)定處置，各方可以查閱、復制

與其業(yè)務相關的會計檔案。

單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出

由業(yè)務相關方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位

保管，承接業(yè)務單位可以查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。對其

中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由承接業(yè)務單

位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第二十二條單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散

的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后

原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應當由原各單位保管。

第二十三條建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移

交給建設項目接受單位的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交，并

按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第二十四條單位之間交接會計檔案時，交接雙方應當辦理會計

檔案交接手續(xù)。

移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移

交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期

限和已保管期限等內容。

交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容

逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人負責監(jiān)督。交接完畢后，

交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案應當與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔

案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計

檔案的載體及其技術環(huán)境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、

完整、可用和安全C

第二十五條單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳

輸至境外的，應當按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條單位委托中介機構代理記賬的，應當在簽訂的書面

委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。

第二十七條違反本辦法規(guī)定的單位和個人，由縣級以上人民政

府財政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國會計法》

《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。

第二十八條預算、計劃、制度等文件材料，應當執(zhí)行文書檔案

管理規(guī)定，不適用本辦法。

第二十九條不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單

位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的收集、整理、保管、利用

和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。

第三十條各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市人民政府財政部

門、檔案行政管理部門，新疆生產(chǎn)建設兵團財務局、檔案局，國務院

各業(yè)務主管部門，中國人民解放軍總后勤部，可以根據(jù)本辦法制定具

體實施辦法。

第三十一條本辦法由財政部、國家檔案局負責解釋，自20_年

1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局發(fā)布的《會

計檔案管理辦法》（財會字（1998）32號）同時廢止。

附表：1.企業(yè)前其他組織會計檔案保管期限表

2?財政總預算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限

表

公司檔案管理制度篇3

第一章總則

第一條為了加強各級黨和國家機關、人民團體（以下統(tǒng)稱機關）

檔案工作，推進機關檔案科學、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為

各項工作提供有效服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關檔

案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定所稱的機關檔案，是指機關在公務活動中形成的,

對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷

史記錄。

第三條機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事業(yè)

的重要組成部分。

機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，是推進依法行政、

促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法

權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

第四條機關檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理。

國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組

織協(xié)調、統(tǒng)一制度，負責中央和國家機關檔案工作的監(jiān)督、指導和

檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負

責本行政區(qū)域內機關檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調、制度建設，負責本行政

區(qū)域內機關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。

檔案行政管理部門履行檢查職責時，乂進入相關場所檢查，詢

問有關人員，查閱、復制有關檔案資料等方式開展。

中央、地方專業(yè)主管機關應當根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案

行政管理部門指導下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指

導。中央、地方專業(yè)主管機關進行監(jiān)督、指導時，應當遵循統(tǒng)一領

導、分級管理原貝h

第五條機關的全部檔案應當集中、統(tǒng)一管理。

機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便于

檢索、利用和開發(fā)C

第六條機關應當加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作納入

整體規(guī)劃、年度工作計劃和考核體系，與業(yè)務工作同步部署、同步

實施、同步發(fā)展。

檔案工作所需的基礎設施配備和維護經(jīng)費，檔案日常管理工作

經(jīng)費，檔案信

息化建設經(jīng)費，檔案宣傳、培訓等其他經(jīng)費應當列入機關年度

財政預算。

第二章機構和人員

第七條機關應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳

（室）（或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同）及相關部門負責人

組成的檔案工作協(xié)調機制，協(xié)調處理本機關、本系統(tǒng)檔案工作重大

事務和重要事項。

第八條機關應當按規(guī)定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機

構設立條件的機關，應當指定檔案工作負責部門°檔案工作負責部

門的名稱應當反映檔案工作屬性。

經(jīng)同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟

的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機關可以成立聯(lián)合檔案工作機構,

對相應機關的檔案進行集中管理。

第九條機關檔案工作機構或檔案工作負責部門（以下簡稱機關

檔案部門）應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔

機關檔案業(yè)務工作c機關文書或業(yè)務部門應當指定人員，承擔相應

部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關應當建立以機關檔案

部門為中心，由相關人員組成的機關檔案工作網(wǎng)絡。

縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關可以綜合考慮工作量等情況，

配備適當數(shù)量的專（兼）職檔案工作人員。

第十條機關檔案工作的基本任務是：

（一）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案

工作規(guī)章制度，并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔

案行政管理部門備案；

（二）制定并組織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃；

（三）對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和

指導，對所屬機構的檔案工作進行監(jiān)督和指導；

（四）負責管理機關的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關政府

信息公開工作；

（五）負責機關檔案信息化工作并統(tǒng)籌機關及所屬機構檔案信息

一體化工作，推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范

管理；

（六）接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查，執(zhí)行年度報告

制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案；

（七）負責組織檔案業(yè)務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣

傳、教育活動；

（八）對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關提出表

彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關提出處理建

議。

第十一條機關通過政府購買服務方式輔助實現(xiàn)檔案工作基本任

務的，應當嚴格限定社會化服務范圍，嚴格審核服務供方的信息安

全保障能力和業(yè)務資質，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢

查。

機關檔案業(yè)務社會化服務限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、

紙質檔案數(shù)字復制件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔助性工

作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規(guī)范》（DA/T68）規(guī)定。

第十二條檔案工作人員應當為機關正式在編人員，且政治可靠、

遵紀守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。

檔案工作人員應當熟悉機關工作，具備檔案管理、信息管理等

相關知識背景，并定期參加業(yè)務培訓。

不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經(jīng)過相關專業(yè)知識

和技能培訓。

第十三條檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好

交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關保密法律法

規(guī)執(zhí)行。

第三章基礎設施

第十四條機關應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用

房和檔案庫房，并根據(jù)工作需要設置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、

服務器機房等。

檔案庫房應當根據(jù)載體類型分別設置，不具備條件的應當根據(jù)

載體類型分區(qū)設置C

縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關設置庫房以外其他檔案用房時，

可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設置。

第十五條檔案辦公用房面積按照《黨政機關辦公用房建設標準》

執(zhí)行。

閱覽用房面積應當滿足不同類型檔案閱覽需求，適應涉密檔案

與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。

檔案庫房面積應當滿足機關檔案法定存放年限需要，使用面積

按（檔案存量年增長量存放年限）60m²；/萬卷（或10萬件）測算。

檔案數(shù)量少于2500卷（或25000件）的，檔案庫房面積按15m²；

測算。

整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務器機房等用房面

積應當滿足業(yè)務開展需要。

第十六條檔案用房宜集中布置，自成一區(qū)。

檔案辦公用房選址應當便于檔案庫房管理.檔案庫房選址應當

防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護。

檔案庫房不應設置在地下或頂層，地處濕潤地區(qū)的還不宜設置

在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂（廚房）、變配可室、

車庫等可能危及檔案安全的用房。

第十七條檔案辦公用房建筑設計應當符合《辦公建筑設計規(guī)范》

（JGJ67）規(guī)定，整理用房、閱覽用房建筑設計應當符合《檔案館是筑

設計規(guī)范》（JGJ25）規(guī)定。

檔案庫房內不得設置其他用房和明火設施，不應設置除消防以

外的給水點，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具布

置、門窗設置應當符合《檔案館建筑設計規(guī)范》（JGJ25）規(guī)定。

第十八條檔案庫房應當根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)

柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質柜、玻璃

門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用

品等配備應當滿足工作需要。

檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準

值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小于

8kN/m²；或按檔案裝載情況相應增加。

第十九條檔案庫房應當配備溫濕度監(jiān)測調控系統(tǒng)，安裝漏水報

警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱

媒的采暖系統(tǒng)。

保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恒溫恒濕設備，必要時

可配備通風換氣、空氣凈化設備。

第二十條檔案庫房應當配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載

體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅

火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門，配備火災自動報警設備。

第二十一條檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、

防護欄等防護設施，可以選擇設置智能門禁識別、紅外報警、視頻

監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用

房、檔案數(shù)字化用房應當設置視頻監(jiān)控設備。

第二十二條機關應當按照檔案信息化要求，建設或配備能夠滿

足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的

基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿足溫濕度調控、

漏水監(jiān)測、消防報警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其

他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施

設備應當符合本規(guī)定第五章要求。

縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關按照本規(guī)定第十九條至第二十

二條配備基礎設施設備的，應當滿足溫濕度調控、消防、安防和信

息化工作的基本需求。

第四章管理要求

第一節(jié)一般規(guī)定

第二十三條機關檔案包括：

（一）文書、科技（科研、基建、設備）、人事、會計檔案；

（二）機關履行行業(yè)特有職責形成的專業(yè)檔案；

（三）照片、錄音、錄像等音像檔案；

（四）業(yè)務數(shù)據(jù)、公務電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案；

（五）印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案；

（六）其他檔案C

前款（一）（二）（三）項包含傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案兩種形式。

電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。

第二十四條機關全部檔案構成一個全宗。機關隸屬關系、名稱

發(fā)生變化但工作性質和主要業(yè)務范圍未變化的，維持原全宗不變。

機關應當建立并定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、

檔案狀況、工作制度、管理記錄等內容，編制要求按照《全宗卷規(guī)

范》(DA/T12)執(zhí)行c

第二十五條機關檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規(guī)范有

序，保管安全可靠，鑒定準確及時，利用簡捷方便，開發(fā)實用有效。

涉及國家秘密檔案的管理應當符合保密管理的相關規(guī)定。

第二節(jié)形成與收集

第二十六條機關履行職責過程中應當按照有關程序和要求形成

歸檔文件材料。機關辦公自動化和其他業(yè)務系統(tǒng)應當支持形成符合

要求的歸檔文件材料。

文件材料形成時，應當采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的

記錄載體和記錄方式。

歸檔文件材料應當真實、準確、系統(tǒng)，文件材料組件齊全、內

容完整。

第二十七條機關文書或業(yè)務部門應當及時收集形成的歸檔文件

材料，交本部門指定人員保管。下列文件材料應當納入收集范圍。

機關在日常公務活動中形成的歸檔文件材料；機關設立臨時機構

處理專項工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材

料；機關承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料；

機關所屬機構撤銷形成的歸檔文件材料;機關向社會和個人征集的、

與機關有關文件材料等。

第二十八條機關應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案俁管

期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后施行。機關內部機構

或工作職能發(fā)生變化時應當及時修訂，經(jīng)重新審查同意后施行。

文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當全面、系統(tǒng)反映機關

主要職能活動和基本歷史面貌。人事、會計文件材料的歸檔范圍和

檔案保管期限從其專門規(guī)定。

機關所屬機構文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報機關審查

同意后施行。

第二十九條文書檔案的收集范圍按照《機關文件材料歸檔范圍

和文書檔案保管期限規(guī)定》制定執(zhí)行。

會計、科研、基建檔案收集范圍應當分別符合《會計檔案管理

辦法》、《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》(DA/T2)、《建設項目

檔案管理規(guī)范》(DA/T28)及《國家電子政務工程建設項目檔案管理

暫行辦法》規(guī)定。

照片檔案的收集范圍應當符合《照片檔案管理規(guī)范》

(GB/T11821)和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T50)規(guī)定。

其他門類檔案攻集范圍按照國家相關規(guī)定執(zhí)行。

第三十條電子文件應當連同元數(shù)據(jù)一并收集。收集的元數(shù)據(jù)應

當符合《數(shù)字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理

規(guī)范》(GB/T18894).《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》(DA/T46).

《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54）.《錄音錄像類電子檔案

元數(shù)據(jù)方案》（DA/T63）等規(guī)定。

第三節(jié)整理與歸檔

第三十一條機關應當按照本規(guī)定第二十三條制定統(tǒng)一的檔案分

類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協(xié)調呼應，

便于檔案的統(tǒng)一管理和利用。分類方案一經(jīng)確定，應當保持一致，

不得隨意變動。

機關檔案分類方案一般采用年度、機構（問題）、保管期限等分

類項進行復式分類，有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。

第三十二條機關檔案整理應當遵循文件材料的形成規(guī)律，俁持

文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用，逐步

推進卷件融合管理C

文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以

件（張）等為單位進行整理?？萍紮n案、人事檔案、會計檔案一般以

卷為單位進行整理,其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進行整

理。整理方法分別按照相應要求執(zhí)行。

第三十三條機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代

單一，體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案

基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規(guī)則》（DA/T13）.《歸檔

文件整理規(guī)則》（DA/T22）和《數(shù)字檔案室建設指南》要求，不同載

體或形式的檔號編制方法應當協(xié)調呼應。

機關檔案門類宜按照文書（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、會計

(KU)、專業(yè)(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(L_)、業(yè)務數(shù)據(jù)(SJ)、

公務電子郵件(YJ)、網(wǎng)頁信息(WY)、社交媒體(MT)、實物檔案(S'M)

設置一級門類代碼，按照科研(KJ&KY)、基建(KJ&JJ)、設備(KJ&SB)

設置科技檔案二級門類代碼。專業(yè)檔案按照相關規(guī)定設置二級門類

代碼。

第三十四條機關檔案應當編制檢索工具，滿足手工檢索和計算

機檢索需要。

機關檔案應當按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)進行著錄。傳統(tǒng)

載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應當詳細著錄背景、人物、

來源等信息。檔案著錄應當與目錄編制、元數(shù)據(jù)收集等工作和要求

協(xié)調對應。

第三十五條機關檔案經(jīng)文書或業(yè)務部門整理完畢后，應當在第

二年6月底前向機關檔案部門歸檔；采用辦公自動化或其他業(yè)務系統(tǒng)

的，應當隨辦隨歸c歸檔時間有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。

歸檔時交接雙方根據(jù)歸檔目錄清點核對，并履行交接手續(xù)。機

關檔案實現(xiàn)隨辦隨歸的，還應當按規(guī)定履行登記手續(xù)，記錄電子文

件歸檔過程元數(shù)據(jù)c任何部門和人員不得將應歸檔文件材料據(jù)為己

有或拒絕歸檔°

第三十六條歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙

質文件歸檔的，若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章，且電子

印章按照規(guī)定轉換為印章圖形的，紙質文件不需再行實體簽名、實

體蓋章。

滿足本規(guī)定第五章規(guī)定且不具有永久保存價值或其他重要價值

的電子文件，以及無法轉換為紙質文件或縮微膠片的電子文件可以

僅以電子形式進行歸檔。

第四節(jié)保管與保護

第三十七條機關應當根據(jù)檔案載體的不同要求對檔案進行存儲

和保管。檔案存儲加保管應當確保實體安全和信息安全。

機關應當制定檔案管理應急預案并定期組織演練，以應對突發(fā)

事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關總體應急預案。

第三十八條機關應當做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害

生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作。庫房溫濕

度應當符合《檔案館建筑設計規(guī)范》（JGJ25）規(guī)定。

檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。

第三十九條檔案工作人員應當監(jiān)測和記錄庫房溫濕度，根據(jù)需

要采取措施調節(jié)；定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉；

定期清掃除塵，保持庫房清潔；定期采取措施，防治鼠蟲霉等。

第四十條機關檔案部門應當定期組織人員對檔案數(shù)量進行清點、

對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進

行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應當及時處理，并建立檢查和處理情況臺賬0

第四十一條檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修復、

復制或作其他技術處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，盡量

維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時進

行復制備份，做出修復說明。

第四十二條機關應當為檔案工作人員配備勞動保護用品，避免

檔案管理過程中有毒有害物質損害健康。

第五節(jié)鑒定與銷毀

第四十三條機關應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑒定處

置。鑒定工作應當在檔案工作協(xié)調機制下進行，由辦公廳（室）負責

人主持，檔案部門會同相關業(yè)務部門有關人員組成鑒定小組共同開

展，必要時可邀請相關領域專家參與。

鑒定結束后，應當形成鑒定工作報告。對仍需繼續(xù)保存的檔案,

應當重新劃定保管期限并做出標注;對確無保存價值的檔案，應當按

規(guī)定予以銷毀。

第四十四條經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應當按照以下程序銷毀。

（一）機關檔案部門編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、

文號、責任者、題名、形成時間、應保管期限、已保管時間和銷毀

時間等內容，按檔案工作協(xié)調機制報請審核批準；

（二）機關分管檔案工作的單位負責人、辦公廳（室）負責人、檔

案部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案部門經(jīng)辦人、相關業(yè)務

部門經(jīng)辦人在檔案銷毀清冊上簽署意見；

（三）機關檔案部門組織檔案銷毀工作，并與相關業(yè)務部門共同

派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應當按照檔案銷毀清冊所列內容

進行清點核對;在檔案銷毀后，應當在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

銷毀清冊應當永久保存。

第四十五條檔案銷毀應當在指定場所進行。

電子檔案和檔案數(shù)字復制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離

線存儲介質外，還應當確保電子檔案和檔案數(shù)字復制件從系統(tǒng)中徹

底刪除。銷毀時應當留存電子檔案和檔案數(shù)字復制件元數(shù)據(jù)，并在

管理過程元數(shù)據(jù)、審計日志中自動記錄銷毀活動。

涉密檔案的銷毀應當符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

第六節(jié)利用與開發(fā)

第四十六條機關應當積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利

用制度，根據(jù)檔案妁密級、內容和利用方式，規(guī)定不同的利用權限、

范圍和審批手續(xù)。機關保管的檔案對外提供利用的，需經(jīng)本單位負

責人批準。

利用檔案應當履行查閱手續(xù)，進行檔案查閱登記和利用效果反

饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動及時跟蹤和監(jiān)督。

第四十七條機關應當按照《中華人民共和國政府信息公開條例》

等有關規(guī)定，及時向同級國家綜合檔案館提供主動公開的政府信息

文件資料。

第四十八條機關應當積極推進檔案信息開發(fā)工作，采取編制全

宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數(shù)字匯編、專題文件匯集，以及

舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發(fā)揮檔案價值。

全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。

第四十九條機關應當積極采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等新方法，

擴展檔案開發(fā)的力度和深度。

第七節(jié)統(tǒng)計與移交

第五十條機關應當建立完善統(tǒng)計工作，對所保管檔案情況、檔

案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交

進館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情

況、檔案業(yè)務社會化服務等情況定期統(tǒng)計并建立完備的臺賬。

統(tǒng)計結果應當真實、準確、完整，支持以可視化方式顯示，便

于統(tǒng)計分析。

第五十一條機關應當編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，匯總分析當

年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門、上級

檔案部門。

機關應當加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。

第五十二條機關應當按照國家規(guī)定定期向同級國家綜合檔案館

移交檔案。移交檔案時，應當同時移交檢索工具、編研成果。傳統(tǒng)

載體檔案的數(shù)字復制件應當與檔案原件一并移交。

機關向國家綜合檔案館移交前，應當按照相關規(guī)定做好移交檔

案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。

第五十三條電子檔案一般自形成之日起5年內向國家綜合檔案

館移交，也可按本規(guī)定第五十二條與相應的紙質文件或縮微膠片同

步移交。

電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。在線移交應當通

過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統(tǒng)和專用網(wǎng)絡，不得通

過未設置安全可靠措施的互聯(lián)網(wǎng)移交。

電子檔案移交后，機關繼續(xù)留存的，應當按照檔案管理的要求

進行管理。

第五十四條機關撤銷或合并的，檔案移交按照下列辦法進行。

（一）撤銷機關的檔案，應當由有關主管機關代管或按照規(guī)定向

同級國家綜合檔案館移交；

（二）撤銷機關的業(yè)務分別劃歸幾個機關的，其檔案不得分散，

可由其中一個機關代管或向同級國家綜合檔案館移交；

（三）一個機關并入另一個機關或幾個機關合并為一個新的機關,

其檔案應當移交給合并后的機關代管或向司級國家綜合檔案館移交；

（四）機關所屬機構撤銷的，其檔案由主管機關代管，屬于國家

綜合檔案館接收范圍的可按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交。

第五章信息化建設

第五十五條機關應當加強檔案信息化工作，將機關檔案信息化

工作納入機關電子政務和信息化總體規(guī)劃。

機關檔案信息化工作應當與機關信息化建設、檔案館信息化建

設協(xié)調配合，實現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用。

第五十六條機關應當開展數(shù)字檔案室建設，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案

數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數(shù)字檔案室建設按照

《數(shù)字檔案室建設指南》執(zhí)行。

第五十七條機關應當建立檔案數(shù)字化常態(tài)機制，有序開展檔案

數(shù)字化工作。

檔案數(shù)字化應當符合真實性管理要求，數(shù)字化過程的元數(shù)據(jù)應

當收集齊全，數(shù)字復制件應當保持原貌并納入電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)

一管理。

第五十八條紙質檔案數(shù)字化按照《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》

(DA/T31)執(zhí)行，錄音錄像檔案數(shù)字化按照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)

范》(DA/T62)執(zhí)行c其他傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化參照有關規(guī)定執(zhí)行。

機關應當積極實施紙質檔案數(shù)字復制件的全文識別，將現(xiàn)有圖

像數(shù)據(jù)轉化為文本信息，便于檢索和開發(fā)利用。

第五十九條機關應當開展室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，

數(shù)據(jù)庫質量符合《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等標準規(guī)范要求。

各門類傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)應當與相應數(shù)字化元數(shù)據(jù)、電子

檔案管理系統(tǒng)相應元數(shù)據(jù)庫融合管理。

第六十條機關應當建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按

照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894)確定的職責與

分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

第六十一條機關配備的網(wǎng)絡基礎設施、系統(tǒng)硬件、基礎軟件、

安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設備應當滿足檔案信息化的管理需要并

適當冗余、方便擴展。

機關檔案部門應當配置獨立的專業(yè)服務器和專用存儲設備。服

務器和存儲設備應當滿足高效、可用、可擴展等要求。

機關在電子政務云或自建私有云上建設電子檔案管理系統(tǒng)的，

其計算資源、存儲資源和安全防范等應當滿足電子文件和電子檔案

管理要求。不得使用電子政務云之外的其他公有云存儲管理電子文

件、電子檔案。

第六十二條機關辦公自動化系統(tǒng)和其他業(yè)務系統(tǒng)應當嵌入電子

文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形

成時自動或半自動開展鑒定、整理工作，實施預歸檔。

電子檔案管理系統(tǒng)應當功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真

實性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統(tǒng)基本

功能和可選功能應當參照《數(shù)字檔案室建設指南》、《數(shù)字檔案室

建設評價辦法》、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》(GB/T29194)

以及同級國家綜合檔案館的相關要求執(zhí)行。

電子檔案管理系統(tǒng)等級保護不得低于二級標準，分級保護等級

應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務云服務的，應當與

電子政務云管理機構明確安全管理責任。

第六十三條電子檔案的文件格式和質量應當符合標準要求，元

數(shù)據(jù)應當齊全完整，滿足長期保存和同級國家綜合檔案館進館要求。

第六十四條機關應當為電子檔案安全存儲配置在線存儲系統(tǒng)。

在線存儲系統(tǒng)應當實施容錯技術方案，定期掃描、診斷存儲設備。

第六十五條機關應當制定電子檔案備份方案和策略，采用磁帶、

一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲介質對電子檔案實行離線備份。

具備條件的，應當對電子檔案進行近線備份和容災備份。

機關應當根據(jù)需要制定電子檔案轉換與遷移方案和策略，轉換

與遷移活動應當記入電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)。

第六十六條機關應當統(tǒng)籌開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件

歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效措施嚴防信息篡改、

丟失、外泄。涉密檔案進行數(shù)字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案

管理應當嚴格遵守保密規(guī)定。

第六章獎勵與處罰

第六十七條有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門

單獨或聯(lián)合有關部門，或由本單位給予表彰獎勵。

（一）檔案收集、整理、移交做出顯著成績的；

（二）檔案保管、保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的；

（三）檔案利用、開發(fā)取得突出效果的；

（四）檔案學理論研究、檔案科研做出重要貢獻的；

（五）同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的；

（六）從事專（兼）職檔案工作滿15年的。

第六十八條有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門

責令限期改正；情節(jié)嚴重的，由有關主管部門對機關直接負責的主管

人員和直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。

（一）機關未統(tǒng)一管理機關檔案或未按規(guī)定形成、收集檔案的；

（二）機關未按規(guī)定設置檔案工作機構或未指定檔案工作負責部

門，未按要求配備專（兼）職檔案工作人員的；

（三）將機關應當歸檔的文件材料據(jù)為己有，拒絕移交機關檔案

部門的；

（四）檔案管理不符合檔案安全保護要求的；

（五）拒不按照國家規(guī)定向國家綜合檔案館移交檔案的；

（六）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失

的；檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成

檔案損失的。

第七章附則

第六十九條本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。事業(yè)單位、《社會

團體登記管理條例》界定的社會團體司參照執(zhí)行。

第七十條本規(guī)定自20_年1月1日起施行。

公司檔案管理制度篇4

第一章總則

第一條為加強zz石油（集團）工貿有限公司油品調運分公司（以

下簡稱“油品調運分公司”或“公司”）會計資料檔案的科學管理，

保證會計資料的完整安全，更好地服務于公司的各項經(jīng)營活動，根

據(jù)《會計法》、《中華人民共和國國檔案法》和《zz石油（集團）工

貿有限公司會計檔案管理辦法》，并結合公司實際，特制定本制度。

第二條本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計

報表以及其他會計核算資料等四部分。

第三條本制度適用于公司財務資產(chǎn)部、Ing站、永平站、榆煉

站。

第二章組織機構及職責

第四條公司財務資產(chǎn)部門負責會計檔案的日常管理及保管工作。

第五條公司機關綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部

門。

第三章會計檔案管理范圍

第六條會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及

其他會計核算資料等四部分。

（一）會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯

總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種）、記賬憑證

匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調節(jié)表等。

（二）會計賬簿包括按會計科目設置的總分類賬、明細分類賬、

現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

（三）會計報表主要有財務指標快報及月、季、年度會計報表（包

括資產(chǎn)負債表、損益表、財務情況說明書等）。

（四）經(jīng)濟合同、財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務清查匯總資料、核定

資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會

計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計

數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料等由財務資產(chǎn)部門進行保管。

第四章會計檔案的整理立卷

第七條每月的會計資料，在次月15日前整理立卷或裝訂成用。

第八條會計年度終了后，應采用“三統(tǒng)一”的辦法對會計資料

進行整理立卷。

（一）分類標準統(tǒng)一：一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類

憑證，三類報表，四類文字資料及其他；

（二）檔案形成統(tǒng)一：案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列

統(tǒng)一；

（三）管理要求統(tǒng)一：建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案

目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料

按年度排序匯編裝訂成冊。

第九條會計憑證的立卷

(一)按月立卷：次月將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記至會計檔案

保管清冊。

(二)憑證裝訂

1.會計憑證裝訂前的準備工作：

(1)分類整理，按順序排列，檢查日教、編號是否齊全；

(2)摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針)，對大的

張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱

保持數(shù)字完整；

(3)整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查

明原因，再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資和獎金發(fā)放

單是否隨附齊全；

(4)記賬憑證上有關人員(如復核、記賬、制單等)的簽字和印章

是否齊全；

(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集)，根據(jù)

集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數(shù)。

2.會計憑證裝訂時的要求：

(1)用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部

位打上三個針眼，實行三眼一線打結，結扣應是活的，并放在憑證

封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保

持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面，封面紙用牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于

所附記賬憑證；

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米，以保證裝訂牢固，美觀大方。

3.會計憑證裝訂后的注意事項：

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主

管人員和裝訂人員簽章；

(2)在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑

證種類編號，以便于調閱；一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年度

分月妥善保管歸檔；

(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、

月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

第十條會計賬簿的立卷

各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它

賬簿應按年整理立卷?；疽笫牵?/p>

(一)會計賬簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的摘要欄填寫

“結轉下年”字樣，不填其它內容；

(二)賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶

是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；

(三)會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面一賬簿啟用表一

賬戶目錄f按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁f會計賬簿裝訂封底；

(四)保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和

撤掉賬夾，用牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊；

（五）多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得

混裝，應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起；

（六）會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、

加空白紙的現(xiàn)象；

（七）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章；

（八）裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿

名稱和編號。

第十一條會計報表的裝訂

會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊,

年度終了統(tǒng)一立卷保管。

會計報表裝訂要求：

（一）會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁

數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角；如有損壞部位，應對其修補后,

完整無缺地裝訂；

（二）會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、

各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。

第十二條其他會計核算資料的立卷

會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷，要求如下：

（一）分類整理，按順序排列，檢查資料是否齊全；

（二）整理檢查資料順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺失要

查明原因。

第五章會計檔案的歸檔

第十三條當年的會計檔案在會計年度終了后，由財務資產(chǎn)部門

保管一年，期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統(tǒng)一歸檔。

移交過程中，需財務資產(chǎn)部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案

管理人員進行移

交，由財務資產(chǎn)部門負責人、綜合辦公室主任負責監(jiān)督移交。

移交過程中需填寫《會計檔案移交單》（一式兩份），一份交予財務

資產(chǎn)部門會計檔案管理人員保管，一份交予綜合辦公室檔案管理人

員保管。

第十四條會計檔案的保管

會計檔案必須進行科學管理，要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防

盜、防火、防磁等工作，確保會計檔案的安全。

第十五條機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續(xù)，

由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單，將全部案卷逐一移交，

接管人員逐一接收C

第六章會計檔案的借閱使用

第十六條財務資產(chǎn)部門應建立會計檔案清單和借閱登記冊。

第十七條檔案在財務資產(chǎn)部門保管期間，凡需借閱會計檔案人

員，須經(jīng)總會計師批準后，方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷

中標畫，不得拆散原卷冊，不得抽換，不得將會計檔案攜帶外出，

如遇特殊情況，須經(jīng)總會計師批準。

第十八條會計檔案移交辦公室后，凡需借閱會計檔案人員需辦

理檔案借閱手續(xù)，具體參見檔案管理相關規(guī)定。

第七章會計檔案的保管期限

第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管

期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類，具體見附件一。

第二十條會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算

起。

第二十一條會計檔案的具體名稱如有司本制度附表一所列檔案

名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。

第八章會計檔案的銷毀

第二十二條保管期滿的會計檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的情

形外，可以按照以下程序銷毀：

（一）由綜合辦公室會同財務資產(chǎn)部門提出銷毀意見，編制會計

檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度

和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

（二）會計檔案銷毀清冊需經(jīng)總會計師、經(jīng)理審批。

（三）銷毀會計檔案時，綜合辦公室和財務資產(chǎn)部門共同派專人

監(jiān)銷。

（四）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所

列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀

清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告總會計師、經(jīng)理。

第二十三條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他

未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了

事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀

清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第九章附則

第二十四條本制度由財務資產(chǎn)部負責解釋。

第二十五條本制度未盡事宜，按國家相關法律法規(guī)和工貿公司

相關規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條本制度自頒發(fā)之日起施行

公司檔案管理制度篇5

一、文書檔案歸檔制度

1、各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔

范圍，交行政部統(tǒng)一管理。

2、各部門形成的文件、材料由兼職檔案員收集、審定、整理、

立卷。

3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠無缺頁、破損現(xiàn)象。

4、下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材

料存檔。

5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色

鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新

書寫。

6、重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

7、機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律

交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位責任制

1、認真學習專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦

法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡

責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。

2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、

上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作，均由文書部門或業(yè)

務部門進進整理、歸檔，并定期向本機關檔案室移交。

三、機關領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時交給辦

公室文書人員，統(tǒng)一進行歸檔文件整理。

四、凡本單位參加外出學習、考察、參加各種會議的人員返回

單位后，三日內必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公

室文書人員，統(tǒng)一進行歸檔文件整理。

五、各業(yè)務科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件,

按一件一卷的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔。

六、機關文書部門或業(yè)務部門應在第二年上半年向本機關檔案

室移交檔案，并辦理移交手續(xù)。

七、機關財務部門應把會議檔案保管二年期滿后，在三月末之

前移交本機關檔案空，并辦理移交手續(xù)。

國土資源專業(yè)檔案立卷歸檔制度

為了做好國土資源專業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質

量，制定本制度。

1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料，按照

歸檔范圍和一件一卷的原則，由形成部門統(tǒng)一立卷。

2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做

到案結卷成。形成檔案的有機聯(lián)系，便于查找和利用。

3、國土資源專業(yè)檔案的立卷，以國土資源專業(yè)檔案的形成單位

為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎上，按照辦件程

序所需的要件和批件，組成案卷。

4、卷內材料要準確一致，整卷內不能有鉛筆、圓珠筆和復寫5、

案卷內要填寫卷內目錄和備考表，卷內目錄置于卷首，備考表置于

卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。

6、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫

順序頁號，不能有誤和遺漏。

7、卷內文件材料要去掉金屬物，并有破損材料要修補。案卷裝

訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。

8、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的

內容和成份。

9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要

求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時間順序，

并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立

好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交文書檔案歸檔文

件整理制度為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件

整理規(guī)則》進行整理、歸檔，結合我局具體情況，特制定本制度。

1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各

科室統(tǒng)一交到辦公室進行歸檔文件整理。

2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一

起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也

要用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘

好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。

3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然后

是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉發(fā)

文在前，被轉發(fā)文在后；批復在前，請示在后。批閱文稿和簽字一

律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。

4、采用年度--保管期限--問題分類法