公司檔案管理制度

公司檔案管理制度

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目錄

第一章總則......................................................3

第二章檔案歸檔...................................................4

第三章檔案整理...................................................5

第四章檔案保管...................................................5

第五章檔案開發(fā)與利用..............................................6

第六章檔案鑒定與銷毀..............................................7

第七章獎(jiǎng)懲.......................................................7

第八章附則......................................................8

檔案管理制度

第一章總則

第一條目的

為加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理工作，有效的保護(hù)及利用檔案，更好地為集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù)，

特制定本制度。

第二條釋義

本制度所稱檔案是指公司過去和現(xiàn)在的各部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)

中，所形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、聲像、照

片、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不司形式的歷史記錄。

第三條管理原則

（一）集中統(tǒng)一管理原則。

（二）維護(hù)檔案完整與安全原則。

（三）便于利用原則。

第四條適用范圍：本制度適用于集團(tuán)所有單位的檔案管理。

第五條管理職責(zé)

（一）總部：總部行政部為集團(tuán)檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)：

1.建立與完善管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)與流程；

2.監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查各事業(yè)部檔案工作；

3.總部檔案的收集、保管和開發(fā)利用。

（二）事業(yè)部人事行政部為本事業(yè)部檔案的管理部門，負(fù)責(zé)：

1.制定檔案工作計(jì)劃并組織實(shí)施；

2.監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本事業(yè)部各職能部門及片區(qū)的檔案工作；

3.本事業(yè)部檔案的收集、保管和開發(fā)利用：

4.各事業(yè)部每月定期向總部檔案管理員提交一次檔案臺(tái)賬。

（三）各片區(qū)須指定檔案管理部門，負(fù)責(zé)：

1.制定檔案工作計(jì)劃并組織實(shí)施；

2.指導(dǎo)各部門文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作；

3.按規(guī)定向事業(yè)部檔案室移交檔案。

（四）各中心、職能部門應(yīng)按規(guī)定向檔案室移交檔案。

（五）檔案管理人員

1.各級(jí)行政管理部門負(fù)責(zé)人為本單位檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)規(guī)劃管理本單位檔案建

設(shè)工作。

2.總部行政部設(shè)專職檔案管理員，負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管的綜合管理工作，包括：

2.1總部檔案的管理，

2.2監(jiān)督、檢查并推動(dòng)各事業(yè)部檔案建設(shè)工作。

2.3檔案管理體系的建設(shè)與完善。

2.4檔案管理人員的培訓(xùn)與指導(dǎo)。

3.總部各中心、各事業(yè)部、片區(qū)均應(yīng)配置兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本單位或部門的檔

案管理工作。

4.檔案管理人員應(yīng)熟知公司業(yè)務(wù)和公司歷史沿革，并保持相對(duì)穩(wěn)定。

第二章檔案歸檔

第六條檔案歸檔范圍

公司各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存、利用價(jià)值的各種形式的文件材料均須歸檔。

外埠?jiǎn)挝粰n案管理部門須將本單位的各類資質(zhì)證件、政府批復(fù)文件等向事業(yè)部檔案

室歸檔，有多份原件的歸檔原件，只有?份原件的歸檔復(fù)印件。

第七條歸檔時(shí)間

（一）經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件材料每半年歸檔一次，移交時(shí)間為每年三

月份、九月份。

（二）基本建設(shè)類文件材料由部門負(fù)責(zé)人審定后，于工程竣工后3個(gè)月內(nèi)歸檔。

（三）財(cái)務(wù)檔案：當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部門保管

一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門編制移交清冊(cè)，移交檔案室統(tǒng)一保管。

（四）涉及薪酬明細(xì)、調(diào)薪明細(xì)、年終獎(jiǎng)明細(xì)、勞動(dòng)合同等人事管理類的涉密文件

材料，須于每年6月30H之前以密封形式向檔案室移交。

（五）項(xiàng)目文件：連同配套照片、磁帶、光盤等，在工作結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔。

（六）其他未特別說明的文件材料，應(yīng)隨時(shí)歸檔,

第八條歸檔要求

（-）歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正本和

副本必須立在一起。

（二）歸檔文件、資料的密級(jí)、保管期限劃分須準(zhǔn)確；分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷

合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。

（三）外埠?jiǎn)挝坏臋n案原件由本單位自行保管，交事業(yè)部檔案室電子掃描件及臺(tái)

帳備案。

（四）每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂

成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

上交檔案室保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整

理的，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

（五）各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾等）歸檔必須有原

件，并保持其完好無損。

聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景，歸檔聲像資料必

須清晰、完整。

（六）歸檔時(shí)交接雙方根據(jù)移交清單清點(diǎn)核對(duì)歸檔文件，并在移交清冊(cè)上簽字確

認(rèn)。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

第三章檔案整理

具體見附件《檔案整理細(xì)則》。

第四章檔案保管

第九條檔案保管規(guī)定

（-）各類檔案均須按制度向檔案管理部門移交，集中保管。任何單位和個(gè)人不得

私自留存檔案。

（二）大北京區(qū)域所有單位形成的檔案由所屬事業(yè)部檔案室統(tǒng)一保管。外埠企業(yè)檔

案由所屬片區(qū)的檔案管理部門統(tǒng)一保管。

（三）具有永久保管價(jià)值的檔案原件須進(jìn)行掃描備份，重要檔案須異地備份保存。

（四）電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行抽樣檢查，發(fā)觀問題應(yīng)及時(shí)采取進(jìn)行修復(fù)。

（五）圖紙須平放在專用柜內(nèi)保存。

（六）密級(jí)檔案須存放在加鎖檔案柜中保管。

第五章檔案開發(fā)與利用

第十條檔案管理部門每年須對(duì)檔案信息進(jìn)行專題匯編，形成大事記、制度、專題文

件、企業(yè)榮譽(yù)、重要活動(dòng)圖片等匯編。

檔案管理人員須編制各類檔案信息檢索目錄，提高檔案檢索效率與利用水平。

第十一條檔案借閱

（?）借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外

泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。

（-）借閱檔案電子掃描件及原件需申請(qǐng)0A流程，待流程通過后掃描件由檔案管

理員直接發(fā)送，原件可選擇直接借取或班車發(fā)送，借閱原件由檔案管理員填寫《檔案借

出登記表》.

（三）企業(yè)員工可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)的檔案資料。密級(jí)檔案利用須

填寫《密級(jí)檔案直借閱審批表》，經(jīng)檔案歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。絕密級(jí)與

機(jī)密級(jí)檔案須在檔案閱覽室查閱，禁止復(fù)印或借出。

（四）檔案借閱期限一般不得超過7個(gè)工作日，到期歸還。如需再借，須辦理續(xù)

借手續(xù)。續(xù)借最長(zhǎng)期限不得超過30個(gè)工作日。

（五）檔案使用者須按照檔案密級(jí)對(duì)檔案內(nèi)容保密，并對(duì)檔案安仝、完整負(fù)責(zé)，不

得標(biāo)記、污損、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。

（六）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理員核查無誤后，及時(shí)入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁、

損毀、遺失等問題要及時(shí)報(bào)告。

（七）員工調(diào)動(dòng)、離職時(shí)，須將所借閱的檔案全部歸還檔案管理部門，方可辦理相

應(yīng)手續(xù)。

第六章檔案鑒定與銷毀

第十二條各級(jí)檔案管理部門須按照規(guī)定的流程和審批權(quán)限銷毀檔案，任何人不得隨

意銷毀任何形式的檔案材料。

第十三條對(duì)保管期滿，確無保管、利用價(jià)值的檔案，須由檔案管理部門組織鑒定小

組確認(rèn)是否需要銷毀。鑒定小組成員包括檔案管理員及部門領(lǐng)導(dǎo)、存檔部門領(lǐng)導(dǎo)。

第十四條經(jīng)鑒定小組評(píng)審確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清

冊(cè)》，《檔案銷毀清冊(cè)》需注明：銷毀檔案目錄、檔案管理員簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀

時(shí)間。《檔案銷毀清冊(cè)》需永久保管。

第十五條銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為

它用。銷前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷后，銷毀人、監(jiān)銷人須在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將監(jiān)

銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。檔案銷毀后，要確保他人無法通過銷毀后的檔案獲得檔案原

始信息。

第十六條保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案如：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)、未了事項(xiàng)、經(jīng)

核定仍有保存參考價(jià)值者，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

第七章獎(jiǎng)懲

第十七條總部檔案管理部門對(duì)各單位檔案管理情況進(jìn)行不定期檢查與評(píng)估。

第十八條對(duì)有下列行為的單位或個(gè)人，按《員工獎(jiǎng)懲辦法》給予處罰：

（-）檔案管理不符合要求，管理混亂；

（二）不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案，致使檔案資料損壞、流失；

（三）涂改、偽造、損毀、丟失、故意隱藏檔案；

（四）明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失；

（五）借閱檔案超過歸還期限，未按時(shí)歸還檔案；

（六）借閱、復(fù)印檔案時(shí)涂畫、拆封、抽換和篡改檔案；

（七）泄露檔案秘密，給企業(yè)造成損失；

（A）擅自銷毀檔案。

第八章附則

第十九條本制度由總部人力資源中心負(fù)責(zé)解釋、修訂。

第二十條本制度自發(fā)布之日起開始實(shí)施。

附件：

附件1:檔案整理細(xì)則

附件2：檔案整理流程

附件3：檔案室管理制度

附件4：歸檔范圍及期限附件

附件5：檔案移交表

附件6：檔案借閱登記表

附件7：密級(jí)檔案查借閱審批表

附件心卷內(nèi)目錄

附件9：檔案銷毀審批表

附件10：檔案銷毀清冊(cè)

附件1:檔案整理細(xì)則

第一條名詞解釋

（-）整理

按照一定的原則和方法，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)的分類、組合、排列、編號(hào)和科學(xué)編

目，使之系統(tǒng)化、有序化的工作。

（二）分類

指依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行

有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。

（三）全宗

指一個(gè)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)、組織或人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案的有機(jī)整體。

（四）檔號(hào)

檔案編號(hào)的簡(jiǎn)稱。是以檔案的類別及其相互關(guān)系編寫的代號(hào)，包括全宗號(hào)、目錄

號(hào)、卷號(hào)、件號(hào)

（五）立卷

立卷是指把辦理完畢，具有保存價(jià)俏的文件，按照?定的原則和方法，組成?組

有聯(lián)系的案卷。包括：組卷、擬寫案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件排列與編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄與備

考表、封面的裝訂等。

（六）著錄

在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)歸檔文件材料的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過

程。

（七）編目

指編制檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄，提供檔案檢索方式，方便檔案查詢利用。

（A）案卷目錄

是指案卷的名冊(cè)，是先將裝訂好的一個(gè)年度的案卷按一定的方法排列，然后再根據(jù)

其排列順序逐一編號(hào)登陸而成的。

第二條檔案整理工作的原則

（一）保持文件之間的歷史聯(lián)系。文件之間的歷史聯(lián)系，指文件在產(chǎn)生和處理過程

中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系，包括文件在來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的聯(lián)系。

（二）便于檔案的保管和利用。

第三條檔案分類

檔案按內(nèi)容分為5個(gè)一級(jí)類目，即：經(jīng)營(yíng)管理類、基本建設(shè)類、行政管理類、財(cái)務(wù)

管理類、人事管理類。

（一）全宗內(nèi)檔案分類

一般按“年度一類別”分類，即將一個(gè)全宗內(nèi)的檔案，先按年度分開，每個(gè)年度內(nèi)

再按一級(jí)類目分類、排列，

（二）不同類別檔案的分類

經(jīng)營(yíng)管理類、行政管理類、財(cái)務(wù)類、人事類檔案按內(nèi)容結(jié)合形成時(shí)間、重要程度進(jìn)

行分類；基本建設(shè)類檔案按工程項(xiàng)目分類。

（三）須嚴(yán)格遵守分類規(guī)則，不得私自改動(dòng)，以保證分類規(guī)則的一致性。

第四條確定密級(jí)與俁管期限

（一）確定檔案密級(jí)

檔案密級(jí)由低到高劃分為秘密、機(jī)密和絕密，沒有密級(jí)的檔案為公開（集團(tuán)內(nèi)

部）。

絕密是指與公司生存、生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)、人事有重大利益關(guān)系，一旦泄露會(huì)便公

司的安全和利益遭受特別注重?fù)p害的事項(xiàng)，主要包括以下內(nèi)容：

1.公司股份構(gòu)成，投資情況，新產(chǎn)品、新技術(shù)的開發(fā)研制資料”

2.公司總體發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、營(yíng)銷策略、商務(wù)談判內(nèi)容及載體，正式合同和協(xié)

議文書。

3.公司重要會(huì)議紀(jì)要。

機(jī)密是指與本公司的生存、生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)、人事有重要利益關(guān)系，一旦泄露會(huì)

使公司安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的事項(xiàng)，主要包括以卜吶容：

1.尚未確定的公司重要人事調(diào)整及安排情況，人力資源部對(duì)管理人員的考評(píng)材料。

2.公司薪金制度，財(cái)務(wù)專用印簽、賬號(hào)，保險(xiǎn)柜密碼，月度、季度、年度財(cái)務(wù)預(yù)、

決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，重要磁盤、磁帶的內(nèi)容及其存放位置。

3.公司大事記。

4.原材料標(biāo)準(zhǔn)、成品及半成品檢測(cè)報(bào)告、進(jìn)口設(shè)備儀器圖紙和相關(guān)資料。各類工程

相關(guān)的資料。

5.外事活動(dòng)中內(nèi)部掌握的原則和政策。

秘密是指與本公司生存、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、人事有較大利益關(guān)系，一旦泄露會(huì)使

公司的安全和利益遭受損害的事項(xiàng)，主要包括以下內(nèi)容：

1.消費(fèi)層次調(diào)查情況，市場(chǎng)潛力調(diào)查預(yù)測(cè)情況，未來新產(chǎn)品的市場(chǎng)預(yù)測(cè)情況及其載

體。

2.廣告企劃、營(yíng)銷企劃方案。

3.各類設(shè)備圖紙、說明書、基建圖紙、各類儀器資料、各類技術(shù)通知及文件等。

4.各種檢查表格和檢查結(jié)果。

文件材料歸檔時(shí)，歸檔人員須確定歸檔文件材料的密級(jí)，檔案管理人員根據(jù)已確定

的密級(jí)進(jìn)行密級(jí)標(biāo)識(shí)，確保密級(jí)檔案與公開檔案分別組卷、不同密級(jí)檔案分別組卷。

（二）劃定保管期限

劃分為短期（15年以下）、長(zhǎng)期（16-50年）、永久（50年以上）。

1.永久保存：反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，主要包括；公司

處理重要問題形成的文件材料、召開重要會(huì)議的文件材料、重要請(qǐng)示、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、機(jī)構(gòu)

演變、公司領(lǐng)導(dǎo)人任免、重大項(xiàng)目的協(xié)議、合同等。

2.長(zhǎng)期保存：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考價(jià)值的文件材料，主要包括:公司層面

?般問題的文件材料，?般會(huì)議的文件材料、?般經(jīng)濟(jì)往來形成的合同、協(xié)議等。

3.短期保存：在短期內(nèi)對(duì)公司工作有查考價(jià)值的文件材料，主要包括：中心或部門

計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表。

第五條檔案立卷

立卷工作的內(nèi)容包括組成案卷單位、卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄與備考

表、填寫案卷封面及案卷裝訂。

（一）組成案卷單位

指把內(nèi)容相近、聯(lián)系較緊密的文件材料組合在一起，組成一卷或若干卷。

（二）卷內(nèi)文件排歹J與編號(hào)

1.案卷內(nèi)文件的排列：

案卷內(nèi)文件材料按文件重要程度、時(shí)間的先后次序及責(zé)任者、問題進(jìn)行排列，具體

排列為：

1.1正文在前，附件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，

歷次重要討論稿在后：結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

1.2基建工程圖紙，按總體和局部關(guān)系結(jié)合專業(yè)排列。

1.3圖文混合的案卷，文字材料在前，圖紙?jiān)诤蟆?/p>

1.4同一問題的文件材料組成一個(gè)案卷時(shí)，按文件形成的時(shí)間先后順序排列；幾個(gè)

問題組成一卷時(shí)，先按問題分開，再按時(shí)間順序排列。

2.卷內(nèi)文件編號(hào)：

編制案卷號(hào)（或盒號(hào)、件號(hào)）：用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“001”開始依次排列。

2.1按卷裝訂，案卷號(hào)填在案卷封面上。

2.2以盒保管，盒號(hào)填在卷盒上。

2.3以件保管的紙質(zhì)文件，件號(hào)填在文件右上角。

2.4光盤、錄像帶、?遨帶等編號(hào)后貼在檔案裝具上，

2.5獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案貼于實(shí)物上，盡量保持美觀。

3.編制頁碼：

案卷內(nèi)文件材料系統(tǒng)排列后，對(duì)文字材料逐頁編號(hào)，正面在右上角編頁號(hào)，背面在

左上角編頁號(hào)，每頁有字跡的紙張均須編號(hào)。大張圖紙折疊后，編一個(gè)頁號(hào)。裝訂的案

卷要填寫木卷總頁數(shù)。

（三）填寫卷內(nèi)目錄與備考表

1.卷內(nèi)目錄

卷內(nèi)目錄排在案卷內(nèi)封面之后。

1.1編寫順序號(hào)

按卷內(nèi)文件的排列順序，給每份文件編一個(gè)順序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)

注，裝訂文件以件為單位編順序號(hào)，散裝文件（圖紙）以頁為單位編序號(hào)。原稿、附件

與正本合編一個(gè)順序號(hào)：被轉(zhuǎn)發(fā)件與轉(zhuǎn)發(fā)件編?個(gè)順序號(hào)：請(qǐng)示與批復(fù)要分別編順序

號(hào)。

1.2填寫責(zé)任者

填寫文件制發(fā)部門或個(gè)人名稱，可用通用、確切的簡(jiǎn)稱。

1.3填寫文件編號(hào)

填寫文件的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)，（包括部門代字、年號(hào)、順序號(hào)），按文件原有字

號(hào)填寫齊全。

1.4填寫文件題名

填寫文件題名時(shí)，文件的正副標(biāo)題要原文照錄。原文標(biāo)題不能揭示文件內(nèi)容的，原

標(biāo)題照錄，再依據(jù)文件內(nèi)容另擬題名附后，并加。

1.5填寫文件形成日期

案卷起止日期或每件文件的形成時(shí)間。填寫時(shí)可省略“年、月、日”字，在表示

年、月的右下角加號(hào)。

1.6填寫文件頁號(hào)

填寫文件頁號(hào)時(shí)，用阿拉伯?dāng)?shù)字。填寫每份文件材料首頁上標(biāo)注的頁號(hào)。卷內(nèi)最后

一份文件要標(biāo)注起止頁號(hào),

1.7備注

用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況。包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、

銷毀等等。如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時(shí)，可在備注欄中加注

號(hào)，將具體內(nèi)容填寫入備考表中。

2.卷內(nèi)備考表

備考表置于盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。備

考表上設(shè)置的項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

2.1卷（盒）內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀情

況。

2.2整理人；負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

2.3檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

2.4立卷時(shí)間：歸檔文件整理完畢的日期。

（四）填寫案卷封面

案卷封面包括下列內(nèi)容：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、

保管期限、密級(jí)。

1.檔案裝訂

案卷須裝訂成冊(cè)，某些特殊珍貴的手稿、照片等，采用卷盒、卷袋、相冊(cè)等保管，

在卷盒、卷袋上填寫同于案卷封皮的各項(xiàng)。案卷裝訂的做法和要求是：

1.1案卷裝訂前，去除文件材料上的書制、回形針、大頭針等金屬物，以防H后銹

蝕文件材料。

1.2對(duì)于破損的文件材料須進(jìn)行必要修補(bǔ)裱糊，對(duì)未留裝訂線位置或裝訂線上有字

跡的文件材料須用無字白紙加邊托裱。

1.3大張文件須折疊，使長(zhǎng)短不齊的文件右下沿齊整。

1.4文件裝訂前須沿左下角對(duì)齊。

1.5文書檔案采用三孔一線裝訂法。裝訂位置在左側(cè)中部，距訂口邊15亳米。裝

訂時(shí)須使用線繩勒緊結(jié)牢，結(jié)頭打在背面，無倒置、脫漏的張頁，不壓字跡，不損玩文

件，不妨礙閱讀。

1.6圖紙采用散裝，折疊成A4紙大小后放入卷盒保存。

第六條裝盒排架

）案卷裝盒

將歸檔檔案按案卷號(hào)，件號(hào)按編號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備

考表項(xiàng)目。

（-）案卷排架

1.按“年度一內(nèi)容一保管期限”的排列方法。

2.檔案排列以每個(gè)二級(jí)類目為一個(gè)大流水號(hào)，并分別建立案卷目錄。

3.聲像、實(shí)物或其他非紙質(zhì)載體膨成的檔案分類方法與紙質(zhì)檔案等同，單獨(dú)建立案

卷目錄登記本，并加標(biāo)識(shí)符以示區(qū)別。

4.案卷排列可采用不同色標(biāo)或其它標(biāo)識(shí)符號(hào)來分別標(biāo)明永久、長(zhǎng)期、短期三種俁管

期限，使不同保管期限的案卷一目了然，便于案卷鑒定移出。

第七條檢索管理

（-）編號(hào)方法：公司檔案的編號(hào)采用年度一類別分類編號(hào)法

（二）類別代號(hào)：經(jīng)營(yíng)管理類一JG;基本建設(shè)類一JJ;行政管理類一XZ:

財(cái)務(wù)管理類一CW;人事管理類一RS。

（三）檔案編號(hào)編制：

用12位代碼代表，即年度（4位）+類別（4位）+保管期限（1位）+盒號(hào)（3

位）；

如：2012JG011003——2012年經(jīng)營(yíng)管理類證照類永久保存檔案，盒號(hào)003

2012一年度/JG—類別代碼/01—證照類/1一永久/003一盒號(hào)

附件2:檔案整理流程

收藏有保存價(jià)

值應(yīng)歸檔資料

根據(jù)總公司檔案整編規(guī)則擬

定分類方案，劃分大類和小

案卷組合_______________\

〔焰令舉后的咨制皺入卷盒

J_________________________

I按重要程度、時(shí)間或類別等

對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行有序排列

-1

編件、頁號(hào)

I

I填寫卷內(nèi)目錄、備考

表，并在備考表上簽字

(*通

、_____________________________

-------------------------------------］擬寫案卷題名

I

填寫案卷封面和脊背

I

編制案卷目錄

附件三：檔案室管理規(guī)定

第一條檔案室實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。如工作確實(shí)需要其

他人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，必須有檔案管理員陪同并始終相伴，

第二條保管檔案必須設(shè)置堅(jiān)固適用的專用檔案室，配備專業(yè)檔案保管設(shè)備。庫(kù)房

應(yīng)做到“八防”即：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，保持檔案室

內(nèi)清潔，每周至少全面清掃i次。

第三條檔案室對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的分類、加工、整理、排列上架，并進(jìn)行妥

善的保管。

第四條檔案室建立檔案登記、統(tǒng)計(jì)制度，設(shè)置登記本、統(tǒng)計(jì)薄，對(duì)檔案的收進(jìn)、移

出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案管理員應(yīng)認(rèn)真完成檔案統(tǒng)計(jì)表填報(bào)任務(wù)。

第五條在整理.、搬移、上架和提供利用檔案過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔。

認(rèn)真辦理檔案入庫(kù)和查閱、借閱登記手續(xù)。案卷歸還后，及時(shí)放回原處。

第六條檔案人員須每年對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行檢查核對(duì)，掌握檔案保管情況，做到帳物相

符。對(duì)破損和變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

附件4

歸檔范圍及期限

一級(jí)類目名稱及代碼二級(jí)類目名稱及代碼歸檔范圍（內(nèi)容）保管期限及代碼

證照類01營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類證照,各類資質(zhì)、注冊(cè)資料、年檢資料、公司章程等永久1

外來文件（政府與公司各部門的往來文件）和內(nèi)部文件長(zhǎng)期2

文書類02內(nèi)部文件如年度計(jì)劃及總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、公司名義對(duì)內(nèi)的文件或黨務(wù)、紀(jì)檢、

長(zhǎng)期2

客服等各項(xiàng)工作形成的文件材料

經(jīng)營(yíng)管理類JG

制度類03管理制度匯編永久1

合同類04分內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種永久1

其他類05其他需保存重要資料長(zhǎng)期2

證照類01五證一本及其他證件永久1

文書類02政府往來文件、開工文件、竣工文件等永久1

設(shè)計(jì)文件03圖紙、變更、洽商等文件永久1

基本建設(shè)類JJ合同01施工、監(jiān)理、技術(shù)服務(wù)等合同永久1

報(bào)告05檢測(cè)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工報(bào)告等永久1

儀器設(shè)備06儀器設(shè)備相關(guān)資料永久1

共他炎07共他需保"重要資料長(zhǎng)期2

文書類01外來文件或內(nèi)部文件，各種信函、通知、各類裝修工程報(bào)告等長(zhǎng)期2

制度類02各類行政制度匯編永久1

合同、協(xié)議03購(gòu)買、租賃、保潔、綠植等合同，各類協(xié)議永久1

行政管理類XZ企業(yè)獲得的各種榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦族等永久1

企業(yè)文化類04企業(yè)的宣傳報(bào)刊、照片、聲像資料等永久1

企業(yè)宣傳品,產(chǎn)品樣品，科技成果等物品永久1

其他類05其他需保存重要資料長(zhǎng)期2

公計(jì)憑證01原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證15年3

月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年3

財(cái)務(wù)報(bào)告02年度財(cái)務(wù)報(bào)告（狡、決算）永久1

其他財(cái)務(wù)報(bào)告（含稅收、經(jīng)營(yíng)、管理等統(tǒng)計(jì)表）15年3

會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)15年3

財(cái)務(wù)管理類CW

會(huì)計(jì)清冊(cè)03

會(huì)計(jì)檔案保管、精毀清冊(cè)、永久1

合同04融資合1可、驗(yàn)資報(bào)告、各類付款合同永久1

銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單5年3

其他05固定資產(chǎn)報(bào)廢清理

固定資產(chǎn)明細(xì)帳（卡片）

后保管5年3

財(cái)務(wù)管理類CW其他05（續(xù)）其他需保存由要資料長(zhǎng)期2

人事管理類RS文書類01身份證、戶口木等身份證明文件的笈印件員工離職后保存兩

學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料年3

展歷材料（包括個(gè)人的簡(jiǎn)歷資料）:

鑒定、考核、考察材料，獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料；

錄用、任免、異動(dòng)、忘職材料：

薪的福利、社保等相關(guān)資料永久1

員工離職后保存兩

合同02勞動(dòng)合同

年3

其他類03其他需保存重要資料長(zhǎng)期2

附件5：

片區(qū)、部門:

檔案移交表

有無第印

序號(hào)類別