金融企業(yè)的運作規(guī)范

目錄

企業(yè)管理制度

第一章總則.....................................2

第二章印章使用管理................................2

第三章證照管理....................................4

第四章檔案管理....................................4

第五章保密管理制度................................7

第六章請款及報銷規(guī)定.............................12

第七章行為規(guī)范....................................14

第八篇辦公室安全衛(wèi)生管理規(guī)范......................14

第一章總則

一、為加強企業(yè)行政事務管理，理順內部關系，使各項管理原則化、制度

化，提高工作績效，特制定本制度。

二、行政事務管理包括印章使用管理、證照管理、檔案管理、保密制度、考

勤管理措施、請（休）假管理措施、請款、報銷規(guī)定，行為規(guī)范及安全衛(wèi)生管理

規(guī)范。

第二章印章使用管理

一、目的

印章是企業(yè)經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章的管理，關

系到企業(yè)正常日勺經營管理活動的開展，甚至影響到企業(yè)的生存和發(fā)展，為防止不

必要事件的發(fā)生，維護企業(yè)的利益，制定本措施。

二、合用范圍

合用于企業(yè)所有印章的管理。

三、領取和保管

1、企業(yè)印章包括企業(yè)公章、法人印章、財務專用章、協(xié)議章、發(fā)票專用章、

報關專用章。董事長授權專人保管和使用企業(yè)公章、協(xié)議章及其他印章，財務

專用章和發(fā)票專用章、法人印章暫由人事保管。

2、企業(yè)印鑒必須妥善保管，隨時使印鑒保持良好狀態(tài)，不得損壞和丟失，

不得轉借他人。

3、印章持有狀況納入員工離職時移交工作的一部分，如員工持有企業(yè)印章

的，須辦理償還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)，

四、使用

1、企業(yè)各級人員需使用印章須按規(guī)定填寫《印章使用申請表》，經領導審

批簽字確認后，方可交印章保管人蓋章。

2、印章保管人應對文獻內容查對無誤的方可蓋章、登記，并將蓋章文獻

復印件進行留存。

3、印章原則上不許帶出企業(yè)，確因工作需要將印章帶出使用的，應事先

提供書面的印章使用申請，經企業(yè)領導同意后由兩人以上共同攜帶使用。

5、公章的使用決定權歸企業(yè)董事長，其他各印章日勺使用決定權由企業(yè)董事

長根據(jù)實際工作需要進行授權。

五、責任

1、印章保管人必須妥善保管印章，如有遺失，必須及時向企業(yè)匯報。

2、任何人員必須嚴格根據(jù)本措施規(guī)定程序使用印章，未經本措施規(guī)定的

程序，不得私自使用。

3、違反本措施的規(guī)定，給企業(yè)導致?lián)p失的，由企業(yè)對違紀者予以行政處

分，導致嚴重損失或情節(jié)嚴重的，移交有關機關處理。

六、附件《印章使用申請表》

材料。

3、因公需要借用時，應嚴格辦理借用手續(xù)；需要復印時，必要時加注“復

印件僅用于辦理XX事使用”。

第四章檔案管理

一、總則

為加強企業(yè)建設，增進企業(yè)各項檔案管理工作的科學化、制度化、規(guī)范化，

保證各部門檔案資料的齊全、完整、精確、系統(tǒng)、安全，符合歸檔規(guī)定，充足發(fā)

揮檔案資料在管理、設施維護及改建、擴建中的作用，保障企業(yè)建設持續(xù)、迅速、

健康的發(fā)展，特制定本措施。

二、合用范圍

本措施合用于企業(yè)檔案

三、定義

1、企業(yè)檔案：協(xié)議、協(xié)議、告知、批復、以及人事檔案等具有保留和參照

價值的文獻材料。

2、企業(yè)檔案工作，配置專職檔案管理人員管理企業(yè)檔案工作。

3、根據(jù)有關檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文獻材料原則上由本部門負

責人整頓、歸檔，并定期向檔案管理人員移交保管。

四、管理流程：搜集-歸檔―保管

（一）、搜集:

1、隨時接受和積極搜集相結合,加強對重點文獻材料的搜集，在詳維搜集整頓

過程中，要明確文獻材料搜集工作的分工,有針對性地開展搜集工作，保證搜集的

文獻材料齊全完整，為文獻檔案管理工作的順利開展打好基礎。

2、確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限；

3、對遺缺不全的檔案，要采用不一樣的措施，積極搜集齊全；

（二）、歸檔

1、分類：根據(jù)檔案時來源、時間、題目、內容等次序提成若干類別，并在歸

檔前將資料分好類別，分組放置。

（三）、檔案日勺保管

1.防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全；

五、檔案的借閱、運用

1、流程：調閱填寫一領導同意一調閱一償還。

2、凡需使用檔案者，均須填寫《文獻調閱申請單》，根據(jù)調閱權限和檔案

密級，經各級領導簽批后方能調閱。

3、外借時須辦理登記手續(xù)。

4、借閱檔案者應愛惜檔案，保證檔案的完整性，不得私自涂改、勾畫、剪

裁、抽取、拆散或損毀，借出日勺檔案不準轉借他人，要嚴加保管。借閱檔案交還

時，須當面查看清晰，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時匯報主管領導并對負責人予以

對應懲罰。

5、閱檔人員要嚴格遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無關人員泄漏，違者

按《保密管理》有關規(guī)定，予以懲罰。

六、附《文獻調閱申請單》，《文獻調閱登記表》

文獻調閱申請單

文獻名稱文獻編號

調閱日期

調閱闡明闡明

調閱人申請

領導意見

文件調閱登記表

借出時償還日調閱同意

文獻名稱文號調閱事由備注

間期人人

填寫要點：（1）借日時間，為實際調閱時間；（2）償還日期，為調閱人估

計償還日期；（3）備注，可填寫實際償還日期或填“已還工

第五章保密管理制度

一、目的

為保證企業(yè)項目資料、市場信息，保證企業(yè)日勺技術、經營秘密不流失，維護

企業(yè)日勺合法權益，特制定本措施。

二、保密范圍

企業(yè)的經營戰(zhàn)略、經營決策、財務帳薄、經營項目、計劃總結、圖紙資料和

審批資料、經營價格等波及企業(yè)經營秘密的會議、文字、資料、圖片、信息、、

E-mail等均屬保密范圍。

三、密級確實定

1、企業(yè)經營發(fā)展中，直接影響企業(yè)權益的重要決策文獻及技術信息資料為

絕密級。

2、企業(yè)的財務報表、記錄資料、重要會議記錄、客戶資料、經營狀況、管

理制度等為機密級。

3、企業(yè)人事檔案、協(xié)議、協(xié)議、職工工資、尚未進入市場或尚未公開的各

類信息為秘密級。

四、保密措施

1、屬于企業(yè)秘密的文獻、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復

制、摘抄、保留和銷毀，由企業(yè)指定專人負責，并采用必要的安全措施。

2、在對外交往與合作中需要提供企業(yè)秘密事項的，應當事先經總經理同意

3、不準在私人交往和通信中泄露企業(yè)秘密，不準在公共場所談論企業(yè)秘密,

不準通過其他方式傳遞企業(yè)秘密

五、責任與懲罰

1、出現(xiàn)下列狀況之一者，予以警告，并處以100?500元罰金。

⑴泄露企業(yè)秘密，尚未導致嚴重后果或經濟損失；

⑵已泄露企業(yè)秘密但采用補救措施日勺；

2、出現(xiàn)下狀況之一的，予以解雇并酌情賠償經濟損失直至追究法律責任。

⑴故意或過錯泄露企業(yè)秘密，導致嚴重后果或重大經濟損失；

⑵違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買、或違章提供企業(yè)秘密的；

⑶運用職權強制他人違反保密規(guī)定的；

第六章請款及報銷管理規(guī)定

一、目除

為了加強企業(yè)內部用款及報銷管理，規(guī)范企業(yè)財務行為，合理控制費用支出,

特制定本規(guī)定。

二、請款程序

1、用款部門及個人必須上報用款申請，該申請應詳細寫明請款原由、事項、

明細、用款金額等并填好借款單，先后由副總經理一總經理簽字審批，簽好后交

到出納處留檔并等待告知領款。

2、申請的款項要?？顚Ｓ?，且在一種預算期內各項費用請款原則上不得超

過預算。規(guī)定用款人員要在費用發(fā)生后7日內返還對應的收款憑據(jù)、正規(guī)發(fā)票等

以便會計做賬，原則上不予超期。

3、無正規(guī)發(fā)票日勺請款項目請在請款申請上注明，經領導與財務部門確認后

方可予以借款。

三、費用報銷程序：

1、外購材料用品及支付任何款項均需獲得對方開具的正規(guī)收款發(fā)票，在原

始單據(jù)上要用鉛筆注明費用發(fā)生明細、日期、金額大小寫，原始單據(jù)金額處不得

有涂改的痕跡，原始單據(jù)必須加蓋有銷售方的發(fā)票專用章,報銷人憑合法的發(fā)塞

將票據(jù)粘貼好。填寫費用報銷單，詳細填寫報銷單上的報銷事項、明細、金額、

報銷人等，請部門領導簽字審批。

將領導審批簽字后的費用報銷單及粘貼好的原始憑證交由會計，由其查對所

報銷的費用與否合理，手續(xù)與否完整、支出金額與否對的，原始單據(jù)與否完整正

規(guī)，并對所審核的單據(jù)簽字確認。

3、將財務審核好的單據(jù)傳總經理或經總經理授權的指定人員審批。

4、出納報銷時審核簽字手續(xù)與否齊全，手續(xù)完備后進行付款，并在付款單

上加蓋“現(xiàn)金付訖”章。

5、各部門員工發(fā)生的費用必須在發(fā)生費用7日內報銷，不得遲延時限。

四、費用報銷規(guī)定:

1、市內交通費報銷：要憑正規(guī)發(fā)票（公交車票、車租車票）履行報銷手續(xù),

需要在費用報銷單上注明起始地、目的地、辦理事項。員工辦公無特殊狀況不許

打車，如有需要，向總經理請示同意后方可打車辦事并進行報銷手續(xù)（在報銷單

上注明打車原因）。

2、差旅費用報銷：因公出差期間發(fā)生的交通費、住宿費憑正規(guī)車票、住宿

發(fā)票進行報銷；餐飲費按企業(yè)規(guī)定按日定額予以報銷。企業(yè)員工出差借款，應填

寫借款單，并注明出差時間行程，由財務會計審核、總經理或經總經理授權的指

定人員指示后方能支取借款。出差員工應在出差回來，一周內辦理報銷手續(xù)。未

在規(guī)定期限內辦理報銷手續(xù)時，財務部門應在當月工資中扣回預借的差旅費，待

報銷時再行支付。

3、業(yè)務招待費的報銷：業(yè)務招待費的報銷必須在招待事項前向總經理請示，

經同意后方可進行限額接待。報銷時憑正規(guī)餐飲業(yè)服務發(fā)票，填制經費報銷單進

行報銷。報銷單上必須注明招待對象、事由、參與人員。

4、辦公費日勺報銷：辦公用品日勺采購由企業(yè)行政集中采購，每月在行政部規(guī)

定日期內上報辦公用品需求，由行政部人員實行登記造冊管理。

五、備注闡明：

所有費用支出均需提供有關票據(jù)憑證，如發(fā)既有違反使用款項人員，經核算

后處以款項兩倍以上罰款，情節(jié)嚴重給企業(yè)導致極大損失者，予以解雇處理。

第七章員工行為規(guī)范

1、員工著裝規(guī)定得體、大方、整潔。

a）女員工上班時間不可著濃妝，勿佩戴過多飾品；領口過低，裙、褲過短時服裝

嚴禁穿著。

b）男員工上班時間不得著背心、短褲、拖鞋。

2、員工舉止規(guī)定文雅、禮貌、精神。

a）上班時間保持良好日勺精神狀態(tài)，精力充沛，樂觀進取。

b）看待上司要尊重，看待同事要禮貌，看待客戶要熱情，處理工作保持頭腦清醒冷

靜，倡導微笑待人，微笑服務。

c）保持良好坐姿、行姿，切勿高聲呼喊他人。

d）出入會議室或上司辦公室，積極敲門示意；出入房間隨手關門。

3、員工言談規(guī)定親切、誠懇、謙虛。

a）與他人交談，要專心致志，面帶微笑，言語平和，語意明確。

b）嚴禁說臟話、忌語，使用文明用語。

c）同事之間溝通問題時，

應本著“換位思索、處理問題”的原則，語言應禮貌，平和。

d）見到領導時應積極打招呼，向上級匯報工作時應簡要扼要、實事求是。

員工平常工作行為規(guī)范

1、辦公大廳、各獨立辦公室上班時間應保持安靜，嚴禁高聲喧嘩、嬉戲打鬧。

2、嚴禁在上班時間玩游戲、進行與工作無關日勺網絡聊天、瀏覽與工作無關日勺網頁

和視頻、下載電影游戲及做與工作無關之事。

3、企業(yè)的電腦、機、復印機原則上不能用于私人用途，若有特殊原因，須事先

向人力資源部提出申請，經同意后方可使用。

4、員工產生打印或后的稿件，應立即拿走，嚴禁堆放在機或復印機上。

5、嚴禁在上班時間內使用企業(yè)播打私人；上班時間如需接聽或撥打私人，

應做到言簡意賅、長話短說，不容許長時間接聽或撥打私人。

6、工作時間內嚴禁在辦公區(qū)域內食用有氣味日勺食品及零食。

7、工作中未經他人許可，不得私自翻閱他人日勺文獻、資料、匯報等材料。

8、辦公桌上應素雅、整潔、清潔，各類文獻寄存應注意保密，不得隨意擺放；資

料堆砌高度須低于辦公桌隔板立面高度。

9、辦公座椅不能隨意擺放，離座后要將座椅推進辦公桌下面。

10、未經人力資源部同意，嚴禁私自調換工作位置或挪動辦公設備。

11、工作時間看待領導、同事、來訪者等應熱情、有禮貌。保持良好的工作情緒,

嚴禁將私人情緒帶入工作當中。

12、工作中同事之間應本著以企業(yè)利益為重，團結合作、快捷高效為原則，應及時

處理也許存在日勺矛盾和問題。

第八章辦公室安全衛(wèi)生管理規(guī)范

（一）衛(wèi)生管理

辦公室是大家平常工作的勞動場所，衛(wèi)生狀況能直接影響到個人的工作情緒,

為使大家可以擁有一種舒暢、美好日勺辦公心情，營造潔凈、宜人日勺辦公環(huán)境，制定

本制度。

1、辦公室內部實行輪番值日制。公共衛(wèi)生已由企業(yè)請專人打掃，每位員工應自覺

維護潔凈、整潔的辦公環(huán)境。

詳細維護措施如下：

①董事長辦公室：董事長辦公室、曹總辦公室室內衛(wèi)生、鮮花替代由行政前臺

負責。

②公用設備：打印機、飲水機等公用設備附近不得寄存?zhèn)€人物品，打印廢紙需

碼整潔后放在打印機旁。

③會議室：使用過后需將桌面整頓潔凈，雜無水杯各自歸位，并將椅子推進會

議桌下面，保持橫面平行。會議室衛(wèi)生管理由負責。辦公室行政文員孫晶晶進行監(jiān)

管。電子商務部門

④休息區(qū)：沙發(fā)、茶幾使用過后積極整頓潔凈，不容許寄存雜志和報紙等。公

共區(qū)域衛(wèi)生狀況由行政文員張一進行監(jiān)管。

⑤衛(wèi)生間：保持地面潔凈無水漬，便池、洗W池使用過后沖洗潔凈。洗手池旁

要有擦手紙，由行政前臺進行監(jiān)管。

⑥地面：保持地面潔凈清潔、無污物，不得隨地吐痰、亂扔廢棄物等。

2、員工個人衛(wèi)生

員工個人工位衛(wèi)生由個人負責整頓潔凈，須做到：

①辦公電腦：要定期清理，需做到表面潔凈、無污漬灰塵。

②資料：擺放整潔，堆砌高度須低于辦公桌隔板立面高度。

③桌面：保持潔凈、整潔、無污漬灰塵，不得在桌面上擺放與工作無關的物品。

④每次離開辦公區(qū)域，要把桌面收拾潔凈，椅子收回到桌子里面。

3、軟環(huán)境

①吸煙：公共、辦公區(qū)域內嚴禁吸煙，需要吸煙日勺人可去指定吸煙區(qū)（衛(wèi)生間

對面）。

②食品：嚴禁在辦公區(qū)域內食用有氣味的食品及零食。

（二）安全管理

為保證企業(yè)財產及員工人身安全，保障正常工作秩序，制定本安全管理制度。

1、防盜意識

重要文獻：要做好重要資料保留工作，不得隨意擺放保密文獻，對于發(fā)明專利、

軟件、圖紙要重點管理，不得隨意泄露。

企業(yè)鑰匙：辦公室鑰匙由各個分企業(yè)指定人員配置，不得轉交本室以外的人員

使用，未經有關負責人同意不得私自配辦公室鑰匙。

外來人員：員工不得私自帶領與工作無關人員在辦公室內