德物業(yè)管理制度和流程匯編

東莞市德生物業(yè)管理有限公司

管理制度和流程匯編

二零零七年三月

目錄

目錄.................................................................................I

第一篇................................................................................3

行政管理制度..........................................................................3

第一章文件管理制度......................................................4

第二章檔案管理制度.......................................................7

第三章印章使用管理規(guī)定..................................................12

第四章員工名片管理規(guī)定..................................................14

第五章證照管理制度......................................................15

第六章證明函管理制度....................................................16

第七章會議管理制度.......................................................16

第八章辦公物資管理規(guī)定..................................................17

第九章公司車輛管理規(guī)定..................................................18

第十章考勤管理制度......................................................20

第十一章出差管理制度....................................................23

第十二章通訊費用管理制度................................................24

第十三章計算機使用管理制度.............................................25

第十四章非工程采購及收貨管理制度.......................................26

第十五章庫房管理辦法....................................................28

第二篇..............................................................................35

人力資源管理制度....................................................................35

第一章總則..............................................................36

第二章錄用與異動........................................................36

第三章員工管理..........................................................45

第一節(jié)制服管理規(guī)定......................................................45

第二節(jié)辦公室管理規(guī)定42

第三節(jié)廚房及用餐管理...................................................48

第四節(jié)宿舍管理規(guī)定......................................................49

第無節(jié)工傷管理制度46

第四章投訴管理制度......................................................53

七、處理結(jié)果的執(zhí)行.........................................................54

第五章薪酬及福利........................................................55

第六章休假..............................................................56

第七章保密管理規(guī)定.....................................................61

第八章員工培訓..........................................................61

附：培訓制度...............................................................73

第一章總則...............................................................73

第二章培訓管理功能......................................................73

第三章培訓工作程序......................................................75

第四章部門培訓..........................................................76

第五章晉職培訓...........................................................68

第六章專題培訓..........................................................77

第七章層級培訓..........................................................77

第八章培訓管理...........................................................78

第九章培訓檔案管理......................................................78

第十章培訓評價..........................................................78

第十一章培訓紀律........................................................78

第三篇...............................................................................80

財務管理制度........................................................................80

第一章物資管理辦法......................................................81

第二章借款、報銷流程及辦法..............................................85

第五章結(jié)束語.........................................................錯誤!未定義書簽。

第一章文件管理制度

第一節(jié)總則

一、為適應公司全方位規(guī)范化科學管理，做好公司文件管理工作，使之規(guī)范化和制度化,

特制定本制度。

二、公司文件是傳達方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復問題、指導

商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此，必須認真做好文件的管理工作,

有效地為公司發(fā)展服務。

三、公司全體員工都應發(fā)揚深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實際、實事求是和認真負責的工

作作風，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。

四、文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。公司文件

由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。

第二節(jié)文件分類

一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強制性行政措施，用“規(guī)定二

二、決定、決議。對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”。經(jīng)會議討論通過并要

求貫徹的事項，用“決議二

三、通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級機關文件，批轉(zhuǎn)下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項，

用“通知”。

四、通報。表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息，用“通報”。

五、請示、報告。向上級請求批示與批準，用“請示二向上級匯報工作、反映情況、

提出建議，用“報告二

六、批復。答復請示事項用“批復二

七、函。商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等，用“函二

八、會議紀要。傳達會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守的，用“會議紀要”。

第三節(jié)文件格式

一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、

印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送）單位（部門）等部份組成。

二、文件標題應準確簡要概括文件的主要內(nèi)容。

三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。

四、公司發(fā)文代號分為四種：①“XXX發(fā)”、②“XXX人發(fā)”、③“XXX客發(fā)”。冠以上述

發(fā)文代號的內(nèi)發(fā)文件應對全公司具有效力，對外發(fā)文應代表公司的整體意志。

發(fā)文一般應該是對公司各方面事務具有一定指導性或約束力的事項的宣告，日常的

程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡報等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文。

“XXX發(fā)”用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文，由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號；“XXX人發(fā)”、

“XXX客發(fā)”分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務中心的對外發(fā)文，文

件由發(fā)文部門自行編號，行政部統(tǒng)一認定。（公司其他部門均以“XXX發(fā)”的代號

發(fā)文，以②、③代號發(fā)文，須在發(fā)文權限范圍內(nèi)。）

五、文件必須蓋章或簽字。

六、密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”。

七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平二

八、文件內(nèi)容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。

九、發(fā)文單位必須注明全稱。

十、多頁文件應標明頁碼。

十一、文字從左至右橫寫、橫排，左側(cè)留裝訂位。字體采用宋體，標題為3號字或4號

字、主內(nèi)容為4號字或5號字為標準。

十二、文件紙一般使用A4型。

第四節(jié)收文

一、收文一律使用《東莞市德生物業(yè)管理有限公司收文簿》。

二、外單位來文均由總經(jīng)辦指定專人收文，由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記，根據(jù)文件屬性及

時分送相關部門。

第五節(jié)辦文

一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排，包括文件的分送、傳遞和催辦。

三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。

四、文件的催辦由總經(jīng)辦負責，防止漏辦或延誤。

五、嚴格按照時限要求完成。

六、文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續(xù)，防止文件遺失。

七、文件辦理完畢后，統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。

第六節(jié)發(fā)文

一、發(fā)文一律使用《東莞市德生物業(yè)管理有限公司發(fā)文稿紙》。

二、發(fā)文程序如下：

公司內(nèi)部發(fā)文：

擬稿人f部門經(jīng)理/主管核準一副總經(jīng)理一總經(jīng)理一行政部統(tǒng)一編號一打印一蓋章

（簽字）f發(fā)文f備案

對外發(fā)文：

擬稿人f部門經(jīng)理/主管審核f副總經(jīng)理f總經(jīng)理核準f行政部統(tǒng)一編號f打印f

蓋章（簽字）一發(fā)文一備案

第七節(jié)其他

一、時限要求：

1、特急：限4個工作時內(nèi)完成。

2、急：限8個工作時內(nèi)完成。

3、平：限16個工作時內(nèi)完成。

二、文件的保密要求：

1、絕密文件：閱后應立即退回發(fā)文部門，并由發(fā)文部門保存在保險柜內(nèi)。

2、機密文件：閱后應立即保存在保險柜內(nèi)。

3、秘密文件：閱后立即保存在文件柜內(nèi)。

4、公司各部門、下屬各子公司、各附屬組織與分支機構的全體職員均負有保守公

司秘密的責任與義務。

三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。

四、總經(jīng)辦辦公時間安排：原則上總經(jīng)理辦公時間不得打擾（除總經(jīng)理特允外），對外

處理公務時間規(guī)定為正常工作日的下午3：00一一5：00；同時，各個部門必須指定專

人與總經(jīng)辦聯(lián)絡溝通，需簽字單項呈總經(jīng)辦統(tǒng)一提報總經(jīng)理批閱并分發(fā)。

第二章檔案管理制度

檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄，是實現(xiàn)今后決策科學化的重要

依據(jù)。特制定本方法，各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。

第一節(jié)檔案范圍

公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立

卷、歸檔。

其中，文件包括：規(guī)劃、計劃、技術資料、工程資料、財務資料、人事資料、會議

紀要、項目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。

第二節(jié)檔案分類及編號

一、檔案按其內(nèi)容及關聯(lián)部門可分為六大類:

1、行政類

2、財務類

3、人事類

4、業(yè)務類

5、工程類

6、拓展類

二、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)

第二條。

三、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別進行

編號。

四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》（附表1）。

第三節(jié)機要檔案

一、機要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。其中：

二、劃分標準：

絕密檔案包括：

公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性

的合作協(xié)議及金額在10萬元以上的重大合同。

機密檔案包括：

1、財務資料；

2、公司重要會議紀要；

3、公司經(jīng)營情況；

4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同；

5、技術資料；

6、金額在1萬TO萬元的合同。

秘密檔案包括：

1、重要項目資料；

2、項目合同協(xié)議。

第四節(jié)檔案裝訂

一、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。

二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

第五節(jié)保存期限

檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)

定辦理:

一、永久保存：1、公司章程；2、股東名簿；3、股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要；4、

公司證照；5、各級批文；6、印鑒；7、公司年度經(jīng)營計劃；8、公司年度經(jīng)營總結(jié);

9、年度財務報表；10、技術資料；11、不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證；12、人

事資料；13、大型活動圖片、音像資料；14、其他核定須永久保存的文書。

二、十五年保存：1、會計憑證；2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。（其它財務檔案

的保存期限按國家相關規(guī)定執(zhí)行）

三、五年保存：1、期滿或解除的合同協(xié)議；2、完結(jié)后的項目方案；3、其他經(jīng)核定須

保存五年的文書。

四、一年保存：1、部門工作計劃及工作總結(jié)；2、完結(jié)后的部門請求報告；3、完結(jié)后

無長期保存必要文書。

五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。

第六節(jié)保密措施

一、責任人機制：主管領導、部門負責人、項目負責人、知悉或涉及秘密的職員均負有

相應的維護和管理秘密的主要責任，必須采取必要措施防止泄密。誰負責管理的秘

密發(fā)生事故，則就追究誰的主要及連帶責任。

二、管理機制：屬于公司秘密的文件、數(shù)據(jù)和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復

制、摘抄、保存及銷毀，由總經(jīng)辦或主管領導委托專人執(zhí)行；部門業(yè)務及管理秘密

須由部門負責人親自或委托專人負責管理；各部門設專人負責文控（稱為“文管

員”），收發(fā)、復印、傳遞、攜帶由文管員專門負責，文管員必須保守秘密，并采取

必要保密措施。各部門負責人可視具體情況決定所掌握或知悉的秘密級別，可由文

管員提請文控中心加蓋專用章后封存（封存后可放在本部門）。

三、秘級檔及物品采取如下保密方式：

1、屬于公司秘密的文件、資料?，依據(jù)“絕密”、“機密”、“秘密”標明密級，并確

定保密期限。保密期限屆滿，則自行解密。此項工作由總經(jīng)理、主管副總及HR

經(jīng)理親自負責或授權總經(jīng)辦文秘及文控中心相關文管員負責。

2、非經(jīng)總經(jīng)理或主管副總批準，任何人不得復制和摘抄，部門負責人可查閱職員

檔案（包括基本數(shù)據(jù)、薪資、培訓、考核等），但不得復制和摘抄，薪資檔案各

部門負責人可掌握。

3、在對外交往及合作中，需提供公司秘密的，則須經(jīng)總經(jīng)理或主管副總批準。

4、職員私人交往及對外通信中，不得泄露公司秘密，禁止在公共場所談論公司秘

密，不準通過其它方式傳遞公司秘密。

5、平時若無工作實際需要，不應查看或討論公司秘密，保安人員經(jīng)授權可不定時

檢查職員攜帶外出的物品。

6、本制度祥見《保密制度》。

第七節(jié)保管部門

一、財務專項機要檔案由財務會計部負責保管。

二、人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。

二、股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管C

四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。

第八節(jié)檔案移交

一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

二、公司章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要、決議，應自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交

總經(jīng)辦。

三、合同協(xié)議應在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

四、財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

五、其余檔案半年移交一次，時間為每年的1月和7月。

六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表2）。

七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。

第九節(jié)檔案調(diào)閱

一、因工作需要需調(diào)閱檔案時，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》（附表3）,并經(jīng)相應核準人

核準后方可調(diào)閱。

二、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業(yè)務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的

調(diào)閱須部門經(jīng)理核準，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準，但僅僅限于檔案的查

閱、復印，使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準。（保密性檔案的范圍見《機

要檔案管理制度》）。

三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查

閱。

四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。

五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長，應按調(diào)檔程序重新辦理。

第十節(jié)檔案銷毀

一、超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。

二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》（附表4）,經(jīng)相應核準人核準后

方可銷毀。

三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準銷毀；機要檔案由總經(jīng)理核準銷毀；其余檔案由總經(jīng)

理核準銷毀。

四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀

登記表》（附表5）。

五、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的1月和7月。

六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經(jīng)辦一份。

第十一節(jié)其他

一、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

二、所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。

三、所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。

四、本制度附件包括：《機要檔案管理制度》。

五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。

六、各部門必須嚴格按照本制度相關規(guī)定保管檔案。

第三章印章使用管理規(guī)定

一、根據(jù)公司不同業(yè)務的工作需要，公司印章有不同的使用范圍。為保證公司的合法權

益不受損害，杜絕失誤發(fā)生，特規(guī)定如下印章使用辦法。

二、印章刻制按公司業(yè)務需要由部門提出申請，公司領導批準后，由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理。

印章刻好后由總經(jīng)辦辦理印章登記手續(xù)，填寫《印章管理登記表》（附表1）,備案

并留好印章樣圖。

三、總經(jīng)理通過授權賦予一些部門對其部門（專業(yè)）印章的保管權和使用權。由被授權

人在總經(jīng)辦簽字領取印章，指定專人保管。

各部門在使用印章時應嚴格遵守印章授權使用范圍、期限等規(guī)定。

|川、公司印章使用范圍、保管人、使用印章審批人等規(guī)定見下表:

序印章保管

使用范圍使用審批人使用規(guī)定備注

號名稱部門

公司對外所有

正式文件，總經(jīng)理

1公章總經(jīng)辦

對內(nèi)通知等正或授權人

式行文

財務報表使用

時，由財務會計

部經(jīng)理審批，除

公司正式財務

財務財務財務會計部支票用印按照

2文件、報告、證

專用章會計部經(jīng)理《財務管理制

明、票據(jù)等

度》相關規(guī)定外，

其余均由總經(jīng)理

核準

參見《合

合同參見“合同財務合同需總經(jīng)

3公司各類合同總經(jīng)辦同管理規(guī)

專用章管理規(guī)定》理核準

定》

4法定代支票財務見《財務制見《財務

表人印會計部度》有關規(guī)制度》有

（支票）定關規(guī)定

法定代

公司正式的合

表人印總經(jīng)理或授《合同管

5同，財務報表文總經(jīng)辦

（除支權人理規(guī)定》

件、票據(jù)

票外）

行政部公司物品進出行政

6行政部經(jīng)理

章證明管理部

＞公司人事

證明

＞員工聘用、

重大事項與外單

解聘等各

人力資人力人力資源部位人員出具證

7類通知

源部章資源部經(jīng)理明，需總經(jīng)理審

＞工資發(fā)放，

批

調(diào)整通知

＞對口單位

函件往來

＞工程施工

告示

＞工程建設工程建

工程專該章暫用公

8中與相關設維護

用印章司公章

單位的非中心

正式函件

往來

＞用戶通知、

告示

客服中客服該章暫用公

9＞客戶申述

心印章中心司公章

處理的回

復

五、印章由指定保管人專人妥善保管。保管人對所負責的印章丟失或盜用，所引起的經(jīng)

濟損失和法律責任等負全部責任。

六、當印章管理人變動或印章在經(jīng)公司領導審批同意調(diào)走時，應及時辦理交接手續(xù)，填

寫“印章管理登記表:

七、印章的使用

1、每枚印章使用前要由經(jīng)辦人填寫《印章使用審批單》（附表2）,并經(jīng)指定的審批

負責人進行審核。審批人要按公司有關規(guī)定審查要加蓋印章的文本內(nèi)容是否在授

權的范圍內(nèi)，審批通過后通知印章保管人員后，方可使用印章。審批人對文本加

蓋印證后的一切經(jīng)濟損失和法律義務負主要責任。印章保管人須將加蓋印章的文

本連同《印章使用審批單》歸檔保存。

2、公司印章原則不允許攜帶外出，如確系特殊需要須經(jīng)部門經(jīng)理提出書面借用申請,

并經(jīng)總經(jīng)理批準簽字后方可借走，借用時須填寫《印章借用申請表》（見附表3）,

并必須兩人以上起辦理借用手續(xù)，在借用登記表上簽字。原則上借出的印章當

天歸還，不得延誤。印章外借期間的使用由部門負責人全權負責。

3、員工如需要公司出具有關證明，本人應先提出書面申請，部門負責人審核，總經(jīng)

辦簽字后方可蓋章。

八、責任

1、印章使用責任人（簽字人）對印章負有經(jīng)濟、行政、法律責任。監(jiān)印人員對違反

規(guī)定的簽印有權拒絕用章，印章保管人員不得私自動用印章。若非法使用印章，

一經(jīng)查出根據(jù)事件的嚴重程序給予嚴厲的行政處分或追究其經(jīng)濟、法律責任。

2、若印章在使用、保管過程中不慎遺失，則追究責任人相應的行政、經(jīng)濟責任，給

予嚴厲的處分，并賠償所發(fā)生的一切費用。

第四章員工名片管理規(guī)定

一、為加強名片的管理，特制定本規(guī)定。

二、名片印制時間：原則上職員轉(zhuǎn)正后開始印制名片，制作費用由公司支付。

三、名片設計及制作人：經(jīng)營推廣部負責設計名片版式和名片的日常制作。

四、名片制作流程：職員轉(zhuǎn)正后由部門負責人或其指定的文員辦理申購手續(xù)，并以內(nèi)部

聯(lián)絡函的形式書面知會行政人力資源部，行政人力資源部負責審核職員的個人信息

（姓名、職位、通聯(lián)），審核通過后憑審批過的《特殊物品審購單》由人事設計制

作C

五、普通職員的名片不印手機號碼、電子郵箱等個人信息，如因工作需要須印手機號碼

的必須經(jīng)總經(jīng)辦審核同意后方可制作。

六、不需制作名片的崗位：一線工作人員、勤雜工、電工、清潔工、前臺、保安、普通

文員，其它非經(jīng)常性對外交流的工作崗位是否需要制作名片，由行政人力資源部與

相關部門協(xié)商后決定。

七、離職人員名片處理：已經(jīng)制作名片的職員離職時需將所有剩余名片退還給行政人力

資源部，否則不予辦理離職手續(xù)。

八、增印名片：職員名片用完后需要繼續(xù)印制的，應由部門負責人按第4項流程通知行

政人力資源部辦理。

九、名片的使用：職員應本著節(jié)約成本的原則，有針對性地選擇對象使用名片，并須注

意妥善保管，以防被他人冒充盜用。向客戶呈送名片時要注意名片禮儀。

十、其它規(guī)定：為便于開展業(yè)務，業(yè)務人員試用期內(nèi)視情況可以制作名片，但該職員必

須入職滿兩周。試用期內(nèi)的管理人員是否需要制作名片，由分管副總決定后報行政

人力資源部。

第五章證照管理制度

一、公司證照由總經(jīng)辦指定專人統(tǒng)一管理。

二、證照是指由上級主管部門頒發(fā)的各類證書、批文等。

如：營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人證書、稅務登記證、經(jīng)營許可證等等。

三、證照的使用包括借用、復印等。

四、證照使用必須填寫《證照使用申請單》。

五、證照借用程序：

借用人申請一部門負責人復核一副總經(jīng)理審核f總經(jīng)理核準f辦理借用手續(xù)f歸

還；借用完畢后，應在時限內(nèi)歸還證照保理人。

六、證照復印程序：

借用人申請f部門負責人復核一副總經(jīng)理審核f總經(jīng)理核準一辦理借用手續(xù)f歸

還

如證照復印件未使用，應立即退還證照保管人。

七、如需使用原件，則須總經(jīng)理核準。

八、證照復印件必須加蓋“再復印無效章，

九、證照保管人必須做出登記，認真填寫《證照使用登記表》。

第六章證明函管理制度

一、證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書、授權委托書等。

二、公司證明函由總經(jīng)辦指定專人統(tǒng)一管理。

三、使用證明函必須填寫《證明函使用申請單》，經(jīng)部門經(jīng)理核準后方可。

四、法定代表人證明書、授權委托書須經(jīng)總經(jīng)理核準。

五、使用證明函必須做好登記，填寫《證明函使用登記表》。

六、嚴禁開出空白證明函或外借證明函。

七、證明函開出后，使用人應妥善保管。如發(fā)生遺失或被盜，應立即向主管領導匯報，

并迅速采取相應措施，避免造成損失；如證明函未使用，應立即退還總經(jīng)辦。

八、總經(jīng)辦應妥善保管證明函存根。

第七章會議管理制度

一、總經(jīng)理辦公例會

1、總經(jīng)理辦公例會分：工作例會和專題會議。

2、工作例會于每周一定期召開，由總經(jīng)理主持（總經(jīng)理不在可有副總經(jīng)理主持）,

會議由總經(jīng)辦召集。

3、專題會議必須由總經(jīng)理提議，總經(jīng)理同意后方可召開。

4、每次會議都應做好會議記錄，必要時應形成會議決議。

二、部門主管工作例會

1、部門主管工作例會于每周一定期召開（如無特殊情況，部門主管例會一般與總

經(jīng)理辦公例會合并召開）。

2、公司總經(jīng)辦領導至少應有一人出席，由總經(jīng)理召集、總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持。

三、重大事項專題會議

1、需由部門經(jīng)理提議，由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排。

2、會議由部門經(jīng)理召集、主持，由總經(jīng)理核準。

四、部門內(nèi)工作例會

1、部門內(nèi)工作例會召開時間由部門自定。

2、部門經(jīng)理/主管主持。

五、以上會議共同事項：

1、專題會議的召開應填寫《會議提案表》。

2、會議經(jīng)核準召開后，由總經(jīng)辦發(fā)《會議通知單》。

3、所有會議應做好會議記錄。

4、會后形成會議紀要，及時傳達會議精神。

5、以上第一、二、三項會議的會務工作由行政部統(tǒng)一安排。

6、參會者應做好會議準備，準時出席。

7、因故無法出席或無法準時出席者，應以書面形式請假，報上級領導批準，否則

作無故缺席處理。

8、由會議主持人負責會議考勤工作。

9、會間應關閉通訊工具，或?qū)⑵湎簟?/p>

第八章辦公物資管理規(guī)定

為使辦公用品管理合理、有效，進一步做到規(guī)范、標準，結(jié)合公司的具體情況，特

制定本規(guī)定。

一、本規(guī)定將辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。

1、消耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、圖釘、回形針、筆記本、復寫紙、卷

宗、標簽、告示貼、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、釘書釘、等。

2、管理消耗品：鋼筆、簽字筆、白板筆、修正液、打（復）印紙、傳真紙等。

3、管理品：剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、計算器、印泥、筆筒等。

二、辦公用品分為個人領用與部門領用兩種?！皞€人領用”系個人使用保管用品，如圓

珠筆、簽字筆、直尺等?！安块T領用”系部門共同使用品，如打孔機、大型釘書機

等。

三、消耗品及管理消耗品每月25日申請一次，管理品每季度末的十日內(nèi)申請一次，原

則上不再另行申請。

四、各部門于每年的1月25日填報《部門年度固定資產(chǎn)申購單》，交行政部匯總，并會

同財務會計部共同擬定《公司年度固定資產(chǎn)購置計劃》。

五、原則上，每人每月發(fā)放圓珠筆芯或簽字筆芯2支，便條紙及信紙各一本。每人每季

發(fā)膠水一瓶、大頭針、回形針、釘書釘各一盒、筆記本一本。不夠用者，可經(jīng)部門

主管批準后另行申請。

六、每人及每部門設立“辦公用品領用登記卡”一張，由行政部統(tǒng)一保管，并控制辦公

用品的領用狀況。

七、行政部可向文具批發(fā)商采購，其必需品、采購不易或耗用量大者，應酌量存庫。

八、新進人員到職時按“新員工辦公用品領用標準”在行政部部門領用，離職時，應將

剩余辦公用品一并退還行政部。

九、印刷品（如信紙、信封、表格等），除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由行政

部統(tǒng)一管理。

十、固定資產(chǎn)、辦公用品丟失或被盜、損壞，公司將根據(jù)具體原因追究當事人相關物品

凈殘值予以賠償（保險公司賠付部分除外）。對于重大責任者，除追究經(jīng)濟責任外,

還將視情節(jié)給予相應的行政處罰，甚至追究法律責任。

第九章公司車輛管理規(guī)定

一、為加強公司車輛的保管及有效運用，特制訂本制度。

二、本制度適用于公司所有車輛的使用、申請及開車前后應辦的手續(xù)，如檢查、保養(yǎng)、

修理及使用中交通法規(guī)的違規(guī)和車輛損害處理等。特注：任何非公司車輛不納入公

司制度管理范疇，私人車輛之使用和保管及所涉任何費用與公司無關（董事長特

批除外）。

三、本公司的所有車輛統(tǒng)一由行政部（總經(jīng)辦）管理，并指派專職司機駕駛并負責保養(yǎng)。

四、各部門需要使用車輛時，應事先填寫《派車單》，經(jīng)本部門經(jīng)理核準后交行政部統(tǒng)

一調(diào)派。行政部經(jīng)理簽字同意后交專職司機，司機必須按單行車，用車人不按派車

單行駛，司機有權拒絕，如有特殊情況，應及時通知行政部。

五、用車原則：

1、每天晚上下班時將車的鑰匙交于人事行政部（總經(jīng)辦）專人管理。

2、部門經(jīng)理級以上人員因工作需要可申請用車。

3、公司其他員工因工作急需用車者，需由部門經(jīng)理核準，方可申請用車。

4、除緊急公務外，當日的代用車工作申請單》應于上班后半小時內(nèi)送至行政部。

（未經(jīng)領導批準，不得私自用車或?qū)④嚱栌杷笋{駛）。

六、緊急用車程序：

1、緊急用車系指：緊急T作任務及重要客戶臨時需要等：

2、緊急用車可以不經(jīng)申請，但須及時通知行政部，且事后補辦《用車工作申請

單》

3、若公司車輛已全部外出，則用車人可按公司有關規(guī)定搭乘出租車輛，但原則上以

四公里以內(nèi)乘公共汽車為準.

七、借車規(guī)定

為確保公司車輛的有效運用及延長車輛的使用壽命，維護公司財產(chǎn)，公司車輛可適

當為公司客戶及相關業(yè)務往來單位和兄弟公司提供有償服務，視路程的遠近收取適

當費用，集體由行政部安排用車。

1、東莞地區(qū)：本公司配備司機的情況下，常平及周邊鎮(zhèn)區(qū)30元/次，常平鎮(zhèn)周邊

以外的地區(qū)50元/次；穴需要公司配備司機，只是借車的情況下，常平及周邊

鎮(zhèn)區(qū)收取20元/次，常平鎮(zhèn)周邊以外地區(qū)30元/次。以上借車時間均不能超過4

小時。

2、珠三角地區(qū)：本公司配備司機的情況下，收取100元/次，如不需公司配備司機

的情況下，收取50元/次，以上借車時間不得超過24小時。

3、借車時產(chǎn)生的一切費用（路橋費、油費、違章罰款、司機吃飯、住宿等費用）

由借車方全部承擔。另超出規(guī)定借車時間如需繼續(xù)借用，按雙倍收取費用。

4、特殊客戶借車，經(jīng)總經(jīng)理批準后可免收借車費用。

八、公司非公用派車：

1、部門經(jīng)理級以上人員因私人性事務用車，需填寫申請單后，經(jīng)報總經(jīng)理審批同

意，行政部可根據(jù)公司用車情況進行調(diào)派。

經(jīng)呈準的私人性事務用車，申請人應該負擔使用里程的油資及過路/橋費、停車

費及專職司機的用餐補助等其它相關費用。

原則上，公司私人性事務用車應由公司指定的專職司機或者有駕駛執(zhí)照的公司

員工（需經(jīng)行政部及總經(jīng)理同意）駕駛，非公司員工不得駕駛本公司車輛。

九、車輛的維修及保養(yǎng)

1、車輛需隨時保持整潔，保證性能良好。車輛專任司機應每周實施定期檢查及保

養(yǎng)，以維持機件的壽命，確保行車安全；

2、車輛的有關證照及保險資料統(tǒng)一由行政部保管，行政部統(tǒng)一建立汽車檔案，并

負責按時進行車輛的保養(yǎng)、年檢及過橋費、養(yǎng)路費等定期費用的繳納。

3、車輛的保養(yǎng)和維修原則上在公司指定廠家進行。如需大修要與廠家簽定協(xié)議，

車輛維修完畢需當場進行驗車，確保維修質(zhì)量，要求廠家出具修車費用決算單

交回公司以便與廠方結(jié)算時對帳。

十、車輛安全

1、為保障行車安全，司機在行車前應注意休息并不得飲酒；

2、每次出車前應檢查車況，如車燈、水箱、剎車系統(tǒng)、輪胎等，如發(fā)現(xiàn)損壞或其

它問題應及時報告行政部。

3、節(jié)假日或夜間，公司車輛原則上應停放在公司指定的停車場（門前）。如遇特

殊情況需停放在外，駕駛?cè)藨獔蟾嫘姓?。駕駛?cè)藨Ｕ宪囕v的安全并承擔相應的責

任。

十一、違規(guī)和事故的處理：

1、超速、超載、任意停放及違反交通規(guī)則之一切罰款由駕駛?cè)俗孕胸撠?。指定駕駛

人如把車隨便交由其他人駕駛而發(fā)生違規(guī)，車損等之罰款或損修全由指定駕駛

人負責賠償；

2、無照駕駛發(fā)生車禍全部賠償由駕駛?cè)俗孕胸撠?；有照駕駛?cè)缦当旧聿僮鞑划敯l(fā)生

車禍全部由駕駛?cè)俗孕胸撠煛?/p>

3、肇事責任屬于公司駕駛的過失，其賠償款項由保險公司負擔，但若肇事賠

償金額超過保險金額時，其超過金額公司保留對司機追索賠償損失的權利

（公司負責70%,個人負責30%）（具體罰款報銷按財務規(guī)定）。

4、肇事責任屬于公司駕駛員與對方駕駛員或第三者共同過失的，按各方應負責任

之比率分擔，其損害賠償照前款辦理

第十章考勤管理制度

為維護公司正常工作秩序，加強公司員工考勤管理，特制定下列規(guī)定：

第一條、考勤工作時間：

本公司實行六天、八小時工作制，即：

每周工作時間為6天，星期天休息

每天工作時間：上午8：00—12：00

下午1：30—5：30

以上工作時間可依據(jù)季節(jié)變化或不同崗位工作性質(zhì)進行適當調(diào)整，或?qū)μ厥鈲徫?/p>

采用其他工時制。

第二條考勤規(guī)定:

（一）打卡:

1.本公司一律實行上下班打卡制度。所有員工上下班均需親自按時打卡，每天須

打四次卡，全日班打兩次（總經(jīng)理特批免打卡除外），任何人不得代其他人或

由其他人代為打卡；不得隨手攜帶考勤卡。違者按違規(guī)次數(shù)，分別給予警告、

記過、解雇等處分。

2.除特許情況外，所有員工須先到公司打卡報到后，方能外出辦理各項事務。否

貝I」，按遲到和曠工論處。

3.一個月內(nèi)忘記打卡，在5次以上者扣10元，6—8次者給予警告處分，9次以

上者記小過。

4.考勤卡不得涂改或自行簽署，因公或其它原因不能打卡者，必須向人事部門說

明，并領取“未打卡證明單”在2天內(nèi)由部門主管領導簽證后轉(zhuǎn)人事部門登記

在考勤表上；涂改冒簽者，經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視情節(jié)輕重分別給予警告、記過、解雇

等處分。

5.若因故忘記打卡需交部門主管/經(jīng)理簽卡，月累計不得超過5次（因工作關系不

能正常打卡而簽卡次數(shù)不計）。

6、若卡鐘出現(xiàn)故障，由行政部安排電工調(diào)試，未經(jīng)行政部準許，任何人不準擅自

打開卡鐘，記過處分，并扣除當月全勤獎。

（二）遲到、早退、曠工

1.遲于上班時間打卡者，但未超過30分鐘者，按遲到論處，否則按曠工半日論

處；早于下班時間，但提前時間未超過30分鐘打卡者，按早退論處，否則按

曠工半日論處。

2.每月累計遲到、早退30分鐘以內(nèi)，每分鐘扣款1元；累計遲到31分鐘至60

分鐘者，每分鐘扣款2元；累計超過60分鐘者記大過；情節(jié)嚴重者給予解雇。

3.未經(jīng)請假批準擅自缺勤者，視為曠工。累計曠工1天記小過1次，曠工2天記

大過1次；曠工3天以上按自動離職處理。

（三）公出

1.員工因公于上班中需要外出時，應填寫：“公出單”，由部門主管核準后，交

警衛(wèi)室登記；外出回來時，取回交人事部門存查。

2.主管因公外出免填“公出單”，但應向上級主管告知，或向辦公室交代去處、

聯(lián)絡方法，并于警衛(wèi)室登記，未趕回公司打卡時，則由人事部門依據(jù)警衛(wèi)室

出入記錄給予簽證。

（四）出差

1.出差人員在出差前應填寫“出差申請單”，送主管（主管以上須總經(jīng)理批準）

核簽。

2.出差人員憑審批后的“出差申請單”，按公司財務制度向財務部門預借差旅

費。

3.出差前應將“出差申請單”送交人事部門留存；一般情況下應按期返回，

因故延期滯留的，回來后應立刻向人事部門說明情況。否則，出差期限以

外的滯留時間，按個人事假對待。

（五）加班

1.為促使員工高效率工作，一般情況下，公司不提倡超時間工作。但特殊情況

必須加班時，須提前填寫“員工加班申請報告單”，由主管核準后，方可認定

為加班；加班后離開公司時，須打卡后確認。

2.月末部門主管將“員工加班報告單”進行總核，確定當月員工加班天數(shù)（或

時數(shù)）后，報人事部門。

3.員工加班原則上以補鐘或補休進行補償，實在無法補鐘或補休的，再以加班

工資補償。

（六）值班

1.一般情況下，不安排人員值班；若逢節(jié)假日需要有關人員值班時，由辦公

室根據(jù)各部門的工作需要進行安排。

2.被安排值班的員工要按上、下班時間打卡，并認真履行所安排的值班崗位

職責；

3.節(jié)假日被安排值班的員工，原則上按加班對待，節(jié)假日后以補休的方式進

行補償。

第三條考勤報批

（一）假期申請

員工享用任何假期，必須填寫《員工請假單》，并經(jīng)過批準，方能享用；若申

請病假、分娩假、婚假、恩恤假、工傷假等，還必須呈交有關證明文件。

（二）報批權限

1.文職級員工、主管請假1天以內(nèi)的，由部門經(jīng)理批準，1天以上的須呈副

總經(jīng)理或總經(jīng)理批準。

2.部門經(jīng)理級人員請假，無論假期長短，均須副總經(jīng)理審核再呈報總經(jīng)理批

準。

第十一章出差管理制度

為了公司員工出差管理有序，嚴格控制費用開支，根據(jù)國家財政部有關規(guī)定及公司

具體情況，特制定本規(guī)定。

第一節(jié)出差

一、本公司員工出差分為：

1、市內(nèi)出差：出差當日可能返回者。

2、遠途出差：出差必須在外住宿者。

二、出差前應填寫出差申請表，并到有關部門辦理出差借款等手續(xù)。

三、出差借款金額：出差人員必須提交出差事由及經(jīng)費使用申請報告，由所在部門負責

人簽字后報副總經(jīng)理審批。原則上每人每日不超過本人出差補助標準的總計。返回

后三個工作日之內(nèi)完成報銷手續(xù)，并結(jié)清余款。未按時報銷者，財務可于當月工資

中先予扣回，等報銷時再行核付。

四、出差的審核決定權限如下：

1、員工當日出差時由部門經(jīng)理核準。

2、長途出差：4tl內(nèi)由部門經(jīng)理交由副總經(jīng)理核準，4tl以上由總經(jīng)理核準。

第二節(jié)補助標準

一、出差不得報支加班費，但假日出差另計。

二、出差途中除因病或遇意外災害，或因工作實際情況需要延時外，應電話請示，不得

因私事或借故延長出差時間，否則其差旅費不予報銷。

三、員工出差旅費，應據(jù)實提出收據(jù)，不得虛報。如有虛報除將其虛報款項追回外，并

視其情節(jié)輕重，酌予懲處。

四、市區(qū)內(nèi)差旅費按以下標準使用（詳見人力資源部相關規(guī)定），按照公司報銷制度進行

報銷。

五、遠途出差差旅支付。（市外差旅費標準參見附表1）

1、出差住宿、交通及餐費補助標準（詳見出差管理制度）超標自付，欠標不補。

2、遠途出差需搭乘飛機的，須報經(jīng)總經(jīng)理審批，原則上由公司行政部統(tǒng)一購買機

西?

3、乘坐汽車、輪船的按實際長途出差及搭乘長途汽車的均以實際票面價報銷：火

車以硬座、硬臥價報銷，輪船按三等艙報銷。

第十二章通訊費用管理制度

一、本規(guī)定所指的通訊費是指公司員工因公司的業(yè)務或工作需要，使用自己購買的或公

司所有的通訊工具（手機、傳呼機等）而產(chǎn)生的通訊費用.（通訊費用報銷標準參

見附表2）

二、公司電話是工作方面之用，不允許使用公司電話拔打與打工作無關的電話，接聽或

拔打電話應做到意簡言賅，長話短說。

三、上班時間接聽私人電話不得超過5分鐘（包括手機），接聽私人電話時應小聲，使

用手機時到辦公室外接聽或拔打。

四、業(yè)務部門辦公電話成本