檔案管理制度模板

檔案管理制度

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XX電子城集團編號DZCX--F-005

名稱檔案管理制度（試行）版式,共45頁，3.0

編制：檔案部制定：批準：生效日期1月14日

檔案管理制度（試行）

1總則

1.1為加強公司檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案作用,有效地保護及利

用檔案,為公司發(fā)展服務,特制定本制度。

1.2本規(guī)定所稱的檔案是指公同從事經營、管理以及其它各項活

動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同

形式的歷史記錄。

1.3公司全體員工要樹立檔案意識。對規(guī)定應當立卷歸檔的文件材

料,必須按期向檔案管理人員移交,集中管理,任何人不得據為己有

或者拒絕歸檔。

1.4管理部門

檔案部是公司文書檔案的管理部門,其主要職責如下：

1）制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。

2）對公司其它部門文件材料的歸檔工作進行指導和監(jiān)督。

3）做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作。

4）做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作。

5）提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科

學化，檔案信息模塊系統(tǒng)化、清晰化。

6）忠于職守,確保檔案載體和檔案機密的完整性和安全性。

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7）開展檔案管理員培訓。

1.5公司及各部門、員工有保護檔案的義務。

1.6員工調離職時，應將手中所有文件材料整理好移交本部室或公

司檔案管理員,具體步驟如下:需填寫《移交資料明細表》，見附件

表1,由領導核查完畢后簽字確認，交接至接收人進行核實檢查無

誤后簽字，最后經檔案管理員確認?！兑平毁Y料明細表》一式兩份,

檔案部留存一份，接收入留存一份。在辦理檔案移交手續(xù)后方可辦

理調離職手續(xù)。

1.7檔案管理人員應保持相對穩(wěn)定，如有變更應在5個工作日內通

知集團檔案部。

2公司檔案管理體制

2.1管理模式

2.1.1.公司檔案工作實行集中與分散管理相結合的模式。由

檔案部負責主體檔案的管理，并對其它部門的檔案管理工作

進行督促和指導。

2.1.2.公同設立三個檔案管理點，分管各類文件、資料檔

案。人力資源部負責企業(yè)所有人員及制度的建檔與管理；財

務經營中心負責所有財務文件、資料及制度的建檔與管理;

檔案部、信息部負責其它文件、資料及制度的建檔與管理,

同時負責其它部門移交檔案的管理。

2.1.3,各檔案點管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處

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g）做好檔案統(tǒng)計工作,按規(guī)定時間上報檔案統(tǒng)計報表。

h）積極參加檔案業(yè)務理論培訓,不斷提高檔案管理水平。

i）做好文件材料的安全和保密工作,妥善保管本部室（公司）文

件材料。

j）負責本部室（公司）檔案信息系統(tǒng)的管理和維護工作。

3歸檔范圍

公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、

音像、實物等都必須立卷、歸檔。具體分類：

1）辦公文件：包括公司的各種請示和批復文件、各種申請文件

（如：用印申請文件）、公司對外發(fā)文（公司發(fā)出的各類工作

計劃、方案、安排、總結、匯報、簡報、通知等文件）、

注冊年檢資料、驗資文件、融資資料、法律事物、處理糾

紛等具有保存價值的文件。

2）證件性文書資料：包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資

質證、施工訂可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產

品獲得各類榮譽牌匾和證書，證書、證明等。

3）法規(guī)性文件:包括上級頻發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的

各種標準、規(guī)章制度等。

4）公司的重大決議：包括由股東會議、董事會及其相關行政會

議等形成的文件和會議材料會議記錄等。

5）計劃性文件：包括公司總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質

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量計劃營銷計劃、財務計劃等。

6）總結性文件：包括公司年度和月度工作總結、下屬部門的年

度和月度工作總結、單向性工作總結調查報告等。

7）批示性文件：包括公司各類計劃指標、技術指標、營銷指標

等以及公同各類任命工作指示等。

8）憑證性文件：包括公司各部門上報的在日常活動中形成的原

始記錄和憑證、如財產狀況房屋銷售、合同書、協議書、

意向書等原始記錄和文本。

9）匯報性文字資料：包括公司上報各級主管部門的文件資料和

相關統(tǒng)計表，以及公司領導在外部公共場合發(fā)言，匯報或發(fā)布

的各類文書資料。

10）聲像制品資料：包括公司及下屬各部在其經營活動或政治，文

件娛樂活動中，以及在外學習，考察時或外部門提供的，以聲

像形式記錄下來的各種資料，如照片資料錄音資料，影片資料

等。

11）題贈性資料：包括二級領導和外協友好部門或個人提供的題

詞書畫，工藝制作等。

⑵工程檔案:立項文件，建設用地、征地、拆遷文件,勘察、測

繪、設計文件，開工審批文件，招投標文件，工程質量監(jiān)督手

續(xù)，工程財務文件，工程竣工驗收文件，竣工圖等從立項到竣

工的具有保存價值的全過程系統(tǒng)資料。

⑶營銷類檔案：廣告推廣資料、市場調查資料、可行性報告及

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策劃方案、客戶資料，招商協議或合同資料等各類與營銷相

關的資料。

14）圖書資料：各類圖書，圖書目錄，圖書管理登記表等與圖書相

關的資料。

⑸會計檔案：有關會亡工作的方針、政策、制度、預算、計

戈I」、總結、報告、合同以及往來文書都應歸檔。會計憑

證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料可由會計部門

自行歸檔。

⑹人事檔案:人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

4檔案編碼

根據職能活動和檔案形成的特點，劃分為13類二級類目，行政

管理檔案（A）、經營管理檔案（B）、合同檔案（C）、財務檔案

（F）、人事檔案（P）、題贈性資料（T）、工程檔案（E）、基礎建

設類檔案（FC）、營銷設計檔案（FD）、圖書資料（BM）、網絡技

術類（N）、設備儀器檔案（日）、特種載體（SC）。

1）根據職能活動和檔案形成的特點，每個大類下設置若干個三

級類目（屬類）。

2）錄音、錄像、照片、計算機軟盤（磁盤）和其它非紙質載

體形式的檔案，按載體類別分別編號。即：按照片、錄音

帶、錄像片、光盤、實物分別編號，用特種載體（SC）?

類另U［照片（F）、錄音帶（T）、錄像帶（V）、光盤（CD）、

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實物（P）］標識。

4.1檔號的編制

檔案的編號采用“（公司名+一級類目）一年度一二級類目一案

卷號”方式，設類目號、年度號、案卷號。

4.2分類標識方法：

1）采用漢語拼音和阿拉伯數字相結合的混合號碼制。類目

號、年度號、案卷號之間,用連接符號“一“連結。

例如：電子城《關于宿舍管理的通知》文件，其檔號可標識為一一

i.DZCX-------A—001

ii.△△△△

1.IIII——案卷順序號

2.II|----------------二級類目

3.II------------------------年度

4.|------------------------------------一級類目代號，表示電子城公司

行政

2）音像、圖片、磁盤等特種載體檔案，一級類目設實物資料

（SC?P）、聲像資料（SOV）、電子檔資料（TZ?E）、其它資料

（TZ-O）o二級類目按工程項目類（G）、人物類（R）、會議類

（H）、參觀視察類（C）、經營活動類（J）、榮譽類（Y）、文體活

動類（W）。其檔號可標識為DZCTZ?S——G-OOOlo

4.3檔案分類體系表

一級類目二級類目三級類目

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代

代號類目名稱類目名稱代號類目名稱

號

B辦公文件按機構設置

A安全保衛(wèi)

F法律事務

H匯報性文字資料

Z證件性文書資料

X行政管理類D檔案和信息管理

G固定資產管理

L后勤管理

R個人資料

W外事工作

P憑證性文件

Y經營決策按機構設置

J計劃工作

H會議記錄

J經營管理類G法規(guī)性文件

C財務管理

Z總結性文件

P批示性文件

G廣告、推廣資料按項目設置

S設計資料

Q企劃資料

B報告策劃類

Y營銷設計

ZS招商資料

K客戶資料

Z樓宇租賃、售租

X其它相關資料

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S設備儀器按設備種類設置按型號設置

G規(guī)劃設計按項目設置

G工程檔案W工程文件

Q其它

Z總圖運輸

T土建

G給排水

JC基礎建設類F采暖通風按項目設置

D電氣

DZ電子計算機

J機械

H合同管理

G公司股東會、董事按項目設置

S訴訟、公共/商務

H合同檔案

事務

Z政策研究

C上市籌備

Q其它

Z帳薄按年度設置

P憑證

C財務檔案

B報表

Q其它

R人事檔案

T題贈性資料

TS圖書資料

W網絡技術類

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G工程項目類按項目設置

R人物類

（TZ?S）實物資料

TZH會議類

（TZ?S）聲像資料

特種檔C參觀視察類

（TZ-S）電子檔資

案J經營活動類

料（TZ?S）其它

Y榮譽類

W文體活動類

5檔案保管期限

5.1公司文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期分為30

年、。

5.2永久保管的文書檔案主要包括：

1）公司章程；

2）股東名簿;

3）組織規(guī)程及辦事細則；

4）董事會及股東會相關文件材料；

5）年度會計報表;

6）公司關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，政府機

關核準文件；

7）不動產所有權狀及其它債權憑證；

8）工程設計圖；

9）本機關機構演變、人事任免等文件材料；

10）其它經核定須永久保存的文書。

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5.330年定期保管的文書檔案主要包括：

1）重要的事業(yè)計劃資料；

2）重要的賀信、賀電籌備工作、選舉過程中形成的相關文件

材料；

3）公司關于次重要問題的請示與上級機關的批復、批示，政府

機關核準文件；

4）集團公司下屬分、子公司及各部門重要函件、請示與集團

公司的復函、批復等文件材料

5）集團公同下屬分、子公司及各部門報送的年度或年度以上計

戈I」、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。

6）其它經核定須保存30年的文書。

5.4定期保管的文書檔案主要包括：

1）期滿或解除之合約；

2）本公司職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料;公司召開會

議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；

3）公司人事管理工作形成的一般性文件材料；

4）公司一般性事務管理文件材料；

5）公司關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般

性工作報告、總結、統(tǒng)計報表等;集團公司下屬分、子公司

及各部門關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與集團公司的復

函、批復等文件材料；

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6）其它經核定須保存的文書。

5.5公司形成的人事、基建、會計及其它專門文件材料的歸檔范

圍和檔案保管期限,按國家有關規(guī)定執(zhí)行。

6密級檔案管理

檔案級別分類

檔案按其密級程度分為“絕密“、“機密“、“秘密“、”

普通“四級。

6.1絕密檔案包括：公司經營發(fā)展中的經營戰(zhàn)略、經營方向、經

營規(guī)劃、經營項目及經營決策、戰(zhàn)略性的合作協議及金額在100

萬元以上的重大合同。

6.2機密檔案包括：

1）財務資料；

2）公司重要會議紀要；

3）公同經營情況;

4）人事檔案、薪資性檔案、勞動合同；

5）技術資料;

6）金額在10萬?100萬兀的合同。

6.3秘密檔案包括：

1）重要項目資料；

2）項目合同協議。

3）金額在10萬以下需要加密的合同。

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6.4普通檔案包括

各部門提交的周期性計劃和總結性文件；

7檔案的收集整理與歸檔

7.1檔案的收集：

7.L1集中收集

檔案信息部每年2月份下發(fā)通知，要求各部門、分公司移交前

一年的文書類資料，各部門、分公司文員按照要求整理好檔案，進

行分類編碼，填寫移交清單，經部門領導簽字確認后按規(guī)定對檔案

進行分類、編號、歸檔。檔案部和信息部負責人對移交清單進行

核對,符合要求的進行接收,檔案管理員對接收的文件進行立卷,并

上傳至檔案管理系統(tǒng)。

7.1.2平時歸卷

1）各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的

文件材料,由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。

2）應當歸檔的文件材料由具體承辦人負責積累，辦理完畢后應

在3個工作日內向所在部室檔案管理員移交。

3）收發(fā)文的歸檔需即辦即立卷。具體流程詳見文書管理制

度。

4）招商資料：誠意金客戶的原始資料需在辦理好手續(xù)后即歸檔,

各類展會收集到的資料需在一個星期內歸檔；各招商部門平

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時做市場調研時收集到的客戶資料需在一個星期內歸檔；接

待登記冊（行政部）需每月月底歸檔。

5）設備、儀器中的隨機資料（合格證、使用說明書等資料）在

設備、儀器安裝完畢后由經辦人清點，三天內向檔案室移

交歸檔。

6）特種載體檔案可隨時歸檔。

7）工程及基建類的不同階段及時歸檔，在工程檢工過程中，要

進行竣工圖的繪制和竣工資料的收集、整理工作。竣工圖

紙、資料在工程交工驗收后15天內歸檔。

8）人事檔案為次年的一月份移交歸檔。

9）屬各部門下發(fā)的公文,發(fā)文三天內應將公文原件及領導批

示、與該文件有關的資料一并交檔案信息部集中歸檔。

10）對已歸檔文件進行變更、修改、補充的、公同產權變動

過程中形成的文件材料應隨時歸檔。

11）密級文件材料須在事項辦結后15個工作日內歸檔完畢。

⑵機密級以上檔案，須封裝完整，不得將內容信息直接顯露在

外。

13）專業(yè)性較強或需要保密的檔案，經公司主管檔案工作副總裁

同意，能夠延長向檔案信息部移交的期限；由于保管條件惡

劣可能導致檔案不安全或者嚴重損毀時，能夠提前向檔案部

移交。

14）歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有

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專門需要的可適當增加份數。

15）歸檔的文件材料應齊全完整，遵循其形成規(guī)律加以系統(tǒng)整理,

按歸檔范圍及保管期限分類組卷,并編制卷內文件目錄。

16）各部門檔案管理員應檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完

整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門檔案工作

領導簽字核準后向檔案信息部移交。重要明目的文件材料

移交時應編寫歸檔說明。檔案人員接收時應全面檢查歸檔

文件材料的質量。

17）交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊

一式兩份，雙方各留一份以備查考。檔案移交清冊及卷內目

錄應同時報送電子表格形式的文件備查。

7.1.3立卷

兩個以上部門（公司）合作完成的項目，主辦部門（公司）保存

全套文件材料，協辦部門（公司）保存與承擔任務相關的正本文

件。有合同、協議規(guī)定的，按合同協議要求執(zhí)行。

1）案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文

件之間的有機聯系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

2）歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全

完整。

3）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正仁與附件、印件

與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成

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的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應合一立卷。

絕密文檔應單獨立卷，少數普通文件如果與絕密文件有密

切聯系,也可隨同絕密文件立卷。

4）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示

與批復,應放在復文立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨

年度的規(guī)劃放在針正確第一年立卷；跨年度的總結放在針

正確最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其

它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。

5）卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件

材料應依序排列在一起。

6）案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫《卷內文件目錄》。填寫

的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。

7）案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、

清晰,禁止涂改。

8）密級檔案形成后須按規(guī)定正確標識密級（XX紅色密級標

簽）、保密期限和份數，防止密級失當，防止保密期限和份

數不明。

7.2檔案歸檔形式

1）須把同一內容、不同載體形式的材料一起歸檔，如紙質文

件、電子原件、軟件光盤等;實物類需拍照形成電子版。

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2）紙質文件：在左上角包紙裝訂好，統(tǒng)一用A4紙打印，使用公

司標識的word模板，頁數多的需編制頁碼。按照檔案歸檔

規(guī)范,送至檔案部辦理歸檔手續(xù)。

3）紙質密級文件歸檔時，密件經辦人可視密件等級，確定是否

需密件封套后歸檔。絕密級文件必須以封裝的形式歸檔，并

在封面上注明歸檔單位、歸檔人、文件名稱、附件數、

件數、頁數、成文日期、保存年限、機密等級、保密期

限、解密條件等相關檢索性信息，封口簽章后，送檔案部辦

理歸檔手續(xù)。

4）機密級以上電子文件須以加密封裝包的形式進行物理歸檔,

物理歸檔完畢后再單獨發(fā)送對應的打開密碼，嚴禁將封裝包

與密碼一起歸檔。

5）密級文件歸檔時應制作一式兩份的檔案移交目錄，交接雙方

根據移交目錄對歸檔文件進行清點核對，并在移交目錄上簽

字確認。簽字后的檔案移交目錄由檔案室和移交單位各留

一份。

6）電子版文件按照檔案分類整理上傳至服務器，經過檔案鑒定

后進行檔案編碼，統(tǒng)一上傳至檔案管理系統(tǒng)。電子版文件傳

送時不得利用外網進行,以免遭破壞丟失。

7）密級文件電子版移交傳送時應對文件進行密碼設置后方能

進行上傳。

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73文件質量要求

1）字跡清楚、圖物相符、圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完

備。請示和批復,印本和底稿,正文和附件必須立在一起。

2）文件不應用易褪色的書寫材料，一律用碳素墨水鋼筆或毛

筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,禁止涂改。

3）復印、打印文件及照片字跡、線條和影像的清晰及牢固

程度應符合設備標定質量。

4）錄音、錄像資料應保證載體的有效性。聲像檔案攝錄必須

詳細記錄事由，時間，地點,主要人物,背景，攝錄者,歸檔聲

像資料必須是原版,原件,清晰,完整。

5）各類實物檔案（獎品,獎杯,錦旗,證書,牌匾饋贈品等）歸檔

必須有原件,并保持其完好無損。

7.4檔案的整理：

7.4.1裝訂

1）歸檔文件一般按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正

文在前,附件在后;轉發(fā)文在前,被轉發(fā)文在后；來又與復文

作為一件時,復文在前,來文在后；結論性文件在前,依據性

文件在后；文字在前，圖樣在后；有譯文的外文資料譯文在

前,原文在后；

2）采用左上角裝訂的，應將左上側對齊；采用左側裝訂的，應

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將左下側對齊。大于A4幅面的要按A4的規(guī)格進行折疊,

小于16開幅面的要用A4紙進行托裱；

3）裝訂方法可根據需要使用不銹鋼釘書釘裝訂、燕尾夾固

定、線繩三孔左側裝訂法、牛皮紙三角分裝、膠粘等方

法。對已裝訂成冊的可不再拆卷重裝。

7.4.2編目

7.4.2.1歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時,只對復文進

行編目。歸檔文件裝入盒后，填寫卷內文件目錄，歸檔文件目錄設

置件號、責任者、文件編號、題名、日期、頁數、備注等I頁目,

歸檔文件目錄基本格式詳見附表表2《卷內文件目錄》。

1）件號：填寫機構件號。歸檔文件的排列順序號。以年度為

界，每年必須從1編起，不能跨年度連續(xù)編號，各期限分別

編流失號（即每年分期限共編三條流水號）0在分類方案的

最低一級類目內；按文件排列順序從“1”開始標注，每種

保管期限名編一個流水順序號，如永久件號：1、2、3……

82

30年件號：1、2、3……73

件號：1、2、3……243

2）責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名

者。

3）文件編號:文件的發(fā)文字號或機構編號。

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4）題名：文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題,

外加“號。

5）日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如

0809o

6）頁數：每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一

頁?？瞻醉摬挥嬋?。

7）年度：文件形成年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年,

如。

8）備注:注釋文件需說明的情況。

7.422歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準人4型（長x寬為

197mmx210mm）o

7.423歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面

設置全宗名稱、組織機構名稱、問題（項目）名稱、保管期限等

項目。目錄一式三套，一套由歸檔部門（公司）保存?zhèn)洳椋惶籽b入

檔案盒,一套檔案室備案。

7.4.3裝盒

歸檔文件應按機構件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備

考表。

7.4.3.1檔案盒及檔案袋

1）檔案盒的外形尺寸為310mmx220mm（長x寬），盒脊厚度

能夠根據需要設置為30mm、40mm、50mm等。

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2）檔案盒應在盒脊設置機構名稱、保管期限、起止件號、

盒號等項。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一

件文件的件號，中間用“-”號連接；盒號即檔案盒的排列順序

號,在檔案移交時統(tǒng)一編制。

3）檔案盒可根據需要采用337克無酸紙或藍色塑料檔案盒制

作。

4）密級類檔案裝置要求:牛皮紙檔案袋,外形尺寸為310mmx

220mm（長x寬）。

7.4.3.2備考表

備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理

人、檢查人和日期?！秱淇急怼芬姼郊?。

1）盒內文件情況說明:填寫盒內文件缺損、修改、補充、移

出、銷毀等情況。

2）整理人:負責整理歸檔文件的人員姓名。

3）檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名，由檔案室

人員填寫。

4）日期:歸檔文件整理完畢的日期。

7.4.33裝盒時要注意兩點：

1）不同形成年度的歸檔文件不應放在同一盒；

2）不同類型的檔案資料不應放在同一盒；

3）不同保管期限的歸檔文件不應放在同一檔案盒。

資料內容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯系本人改正或者刪除。

7.4.4檔案排架管理方法

1）行政管理類、經營管理類、營銷設計類檔案采用機構一

一事項一一年度排列。

2）合同檔案按問題一一項目名稱（或年度）排列。

3）工程檔案按二級類目一一項目名稱排列。

4）會計檔案案卷按形式一一年度排列。

5）特種載體檔案按載體類別一一事項排列。

7.5密級檔案的保管

1）密級檔案須與公共檔案分開存放，絕密、機密檔案實行專

柜、專人、上鎖管理。

2）密級檔案須以件為單位裝盒入柜保管，盒內檔案以文件編

號的先后順序進行排列，不同密級的檔案不得裝入同一盒

內。

8特種載體檔案管理

8.1.特種載體檔案包括實物檔案、聲像檔案和電子檔案等。

8.2.本辦法適用于集團總部,各公司應根據實際情況制定本公司特

種載體檔案管理辦法,集中統(tǒng)一管理。

8.3.實物檔案管理

8.3.1.本法規(guī)定的實物檔案范圍包括：

1）公司各類證照;

資料內容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯系本人改正或者刪除。

2）集團經營管理活動中獲得的獎狀、獎牌、獎杯、錦旗、牌

匾；

3）對外交往中獲贈的紀念品、禮品；

4）公司發(fā)展歷程中的漸變性套裝；

5）其它有保存利用價值的實物。

2.1.5.實物檔案應在取得證照、獲得獎勵或接收饋贈品5個

工作日內向檔案管理人員移交。

2.1.6.各部門檔案管理員平時應注意收集、整理實物檔案,

并負責向檔案室移交。

2.1.7.歸檔的實物檔案應有文字說明。文字說明要準確反映

實物檔案的事由、時間等要素。

2.1.8.向檔案信息部移交實物檔案，應按規(guī)定辦理移交手續(xù),

一式兩份,雙方各執(zhí)一份備查。

2.1.9.實物檔案目錄項目包括：序號、題名、頒發(fā)單位、獲

獎單位（個人）、獲獎時間、實物形式、數量、備注等。題

名需簡明概括實物檔案的具體內容。

2.1.10.檔案信息部應建立實物檔案臺帳，做到賬物相符。

8.3聲像檔案管理

8.4.1聲像檔案包括照片、錄音帶、錄像帶、光盤等載體。凡是

公務活動中產生的具有憑證和參考價值的照片、錄音帶、

錄像帶、光盤等材料，均應歸檔保存。

8.3.2聲像材料的歸檔實行”誰主辦，誰負責收集整理”的原則。

資料內容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯系本人改正或者刪除。

凡是歸檔的聲像材料，必須圖像清晰、聲音清楚，同時必須

是原版、原件，并加以必要的文字說明。

8.3.3聲像檔案按年度-問題進行分類，問題分類如下：

序號問題名稱內容

1）工程項目類公同建設項目的聲像信息材料（包括:開工前的原

址、原貌、地基及基礎錄像、主體工程施工、工程施工組

織、工程質量等）

2）人物類公司領導、員工等的照片

3）會議類各種重要會議的聲像信息材料

4）參觀視察類各級政府機關領導或社會知名人士視察、檢查

工作的聲像信息材料

5）業(yè)務活動類公司重大活動、重要外事活動及職能活動的聲

像信息材料

6）榮譽類獲得各種獎項、稱號的榮譽實物的聲像信息材料

7）文體活動類公司組織的各項文娛體育活動的聲像信息材料

8）其它類其它需歸檔的聲像材料

8.4.4聲像檔案目錄應包括序號、主要內容、責任者、形成日

期、保管期限、密級等內容。主要內容應包括事由、人

物等內容。

8.3.4數碼照片整理

8.4.5.1數碼照片指用掃描儀、數碼照相機等設備獲得的，以數字

形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，農賴計算機系統(tǒng)

資料內容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯系本人改正或者刪除。

閱讀并可在通信網絡上傳送的靜態(tài)圖像文件。

8.4.5.2凡是反映公司工作活動，具有查考利用價值的數碼照片均

屬收集范圍。

8.4.5.3凡屬收集范圍的數碼照片，由攝影者或形成部門進行整理,

以機讀目錄形式,提供移交數碼照片的拍攝時間、內容、

拍攝者等基本著錄信息，在形成后10個工作日內向公司

檔案信息部移交歸檔。

8.4.5.4歸檔的數碼照片應為JPEG或TIFF等通用格式，內容必須

是未加任何更改或修飾的原版和原件。

8.4.5.5歸檔的數碼照片應主題鮮明、影像清晰、畫面完整。

8.4.5.6對反映同一內容的若干數碼照片，應選擇其主要照片歸檔,

反映同一場景的數碼照片一般只收集一張。沒有保存價

值或重復的數碼照片不得歸檔。

8.4.5.7拍攝數碼照片的像素數應在300萬以上，掃描照片的線數

應不低于600dpio

8.4.5.8數碼照片檔案的整理應遵循有利于保持數碼照片檔案的

有機聯系、有利于保管、有利于提供利用的原則。

8.4.5.9數碼照片按照年度-問題分類。年度內采用流水編號。

8.4.5.10數碼照片目錄項目包括：數碼照片號、事由、主要人

物、拍攝者、拍攝時間、拍攝地點、備注。其中，數碼

照片號由“形成年度+流水號”構成。

8.4.5.11移交數碼照片應附有文字說明，體現時間、地點、人

資料內容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯系本人改正或者刪除。

物、事由等要素，準確地反映數碼照片的內容。

8.5電子文件管理辦法

8.5.1.電子文件指在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲

于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、

處理,并可在通信網絡上傳送的文件。

8.5.2.電子文件的歸檔范圍及保管期限同紙質文件。

8.5.3.歸檔電子文件應存儲在可長期保存的脫機載體上，推薦

使用不可擦寫的光盤。光盤應放置在光盤盒內，盒上應貼有

標簽，寫明存儲文件名稱、內容概要、時間，同時應制作電

子文件歸檔清單,與電子文件一同保存,并附有紙張打印件。

8.5.4.對歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其它載體形式

的文件時，應在內容、相關說明及描述上與紙質或其它載體

格式保持一致。

8.5.5.具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒

有紙質等拷貝件,必須制成紙質文件一并歸檔。

8.5.6.開發(fā)性質的軟件及其補丁,以年度為周期刻盤存檔。

8.5.7.電子文件歸檔時，應說明其屬性標識和相關軟件，必要

時,應連同專用軟件一并歸檔。

&5.8.電子文件移交應按其基本技術條件進行檢測，內容包括:

硬件環(huán)境有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。

8.5.9.電子文件的邏輯歸檔可實時進行。原電子文件載體在

完成電子文件歸檔后,在其形成部門須保留一年以上。

資料內容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯系本人改正或者刪除。

8.5.10.歸檔的電子文件至少一式兩套,一套封存保管（A），一套

供查閱調用（B）。必要時，復制第三套，異地保存。

8.5.11.向檔案信息部移交特殊載體檔案，按規(guī)定辦理移交手續(xù),

填寫檔案移交清冊，一式兩份,雙方各執(zhí)一份備查。

9檔案借閱、利用工作

9.1公同內檔案利用的方式

1）提供檔案原件。

2）提供檔案復印件。

3）提供文獻索引資料。

9.2借閱管理

9.2.1檔案主要供本公司利用，一概不得外借。如情況特殊,外單位

人員須持介紹信,并經公司領導批準,方可查閱。

9.2.2各部門工作人員可直接查閱本部門業(yè)務工作范圍的檔案資

料。如需查閱非本部門重要文件和有密級檔案，須經公司領

導或原形成檔案的部門批準,方可借閱。

1）人事檔案：人力資源部人員可調閱查看人事內部相關資料，其

它部門相關人員需要調閱經人力資源總監(jiān)審批后方可借閱。

2）財務檔案：財務總監(jiān)可直接查看財務相關檔案，其它人員調閱

需經總裁辦及財務總監(jiān)審批后方可查閱。

3）密級檔案：公司檔案密級分為絕密、機密、秘密、普通四個

級別,絕密級檔案禁止調閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外

資料內容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯系本人改正或者刪除。

借;秘密級檔案經審批能夠借閱，但借閱時間不得超過4小時;普通

級檔案經審批可借閱，時限不大于24小時。秘密級檔案的借閱必

須由總裁秘書或總裁助理批準。

9.2.3檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全,不得私自影印，復制,

翻印,不得擅自拆散,調整,抽取,污損,不得轉借。

9.2.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用

復印,照片,重印副本,摘錄等方式。復制件應仔細校對,與原

告無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制

件加蓋公章,以示復制不會有誤。

9.2.5調閱資質文件：營業(yè)執(zhí)照（正、副本）、政務本、稅務登記

證（正、副本）、組織機構代碼證（代碼卡）、開戶許可證、

法人身份證等資料時,在復印件上需加蓋受控章，以示辦理權

限性及時限性。受性章加蓋規(guī)范：1）如調閱法人身份證，需將

受控章加蓋至身份證正面位置;2）其它相關證件,需招受控章

加蓋至有文字之處,不得加蓋至空白處。

9.2.6檔案一般不得借出，如有特殊情況，能夠短期借閱，最多為5

天，但必須辦理借閱手續(xù)，填寫調閱單（附件1）,如延長借閱

時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催

還。借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告

主管部門及時處理，

9.2.7檔案管理人員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任

心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。

資料內容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯系本人改正或者刪除。

9.2.8企業(yè)在職工作人員調離本企業(yè)時，需按要求整理已形成的文

件材料,并退還所借檔案,經審查無誤后簽字后,才能調離。

9.2.9有下列行為之一，視情節(jié)輕重，給予責任人警告、辭退并酌

情賠償經濟損失等相關處理,若構成犯罪依法追究刑事責任：

1）毀損，丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案

2）擅自向外界提供,抄摘企業(yè)檔案

3）涂改，偽造檔案

4）未及時上報歸檔者

9.2.8電子檔進行借閱時,需在文檔上蓋上電子版印章，將文檔轉成

PDF版后調出。

10檔案修整及清理

10.1對破損檔案及時進行修補。

10.2檔案須保證字跡清楚，圖樣清晰，畫面整潔。對已損壞的密級

檔案須予以修補，字跡模糊或易褪變的檔案須予以復印。對庫

藏電子檔案每4年轉存轉錄一次。原載體同時保留時間不少

于4年。磁性載體發(fā)現問題及時補救。

1。.3每年進行一次檔案清理，編制或更新檔案系統(tǒng)及檔案手冊，做

好文件索弓I,以便查找。

10.4檔案庫房應貫徹”以防為主，防治結合”的原則，切實做好溫

濕度控制和調節(jié)，防治有害生物、防塵、防火、防盜，做好

照明管理和檔案保管狀況檢查等方面的工作。

1）存放涉密檔案應當設有專門庫房或裝具。

資料內容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯系本人改正或者刪除。

2）檔案庫房宜選用白熾燈作為人工照明光源，照度不超過100勒

克斯。如采用熒光燈時，應采用冷光源熒光燈。

3）庫房的溫度應控制在14-24C（±2C）;相對濕度應控制在

-

4560%（±5%）o

4）庫房應定時測記溫濕度，隨時予以控制調節(jié)。必要時應配備除

濕機、空調或增濕設備。

5）檔案柜架應與墻壁保持一定距離（一般柜背與墻不小于10厘

米，柜側間距不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墻面擺設,

便于通風降濕。

6）庫房內禁止吸煙，不得堆放雜物或與檔案無關的物品。

7）檔案管理人員應保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，離開檔案庫房應及

時關門上鎖，每日下班前要進行安全檢查，切斷電源，關好門

囪。

8）檔案室嚴格執(zhí)行檔案進出庫制度，建立健全登記手續(xù)。非檔案

工作人員不得進入檔案庫房。

9）檔案工作人員每年對庫藏檔案進行抽檢，發(fā)現問題及時采取措

施予以處理。

10）對庫臧電子檔案每兩年機讀抽檢一次,抽檢率不低于10%0

10.5襠案的安全檢查

檔案的定期檢查，可根據本部門的具體情況而定。不定期的檢查,

應在下列情況下進行：

1）發(fā)現檔案遺失或被盜竊后；

2）水災、火災之后；

3）對某些檔案（如利用頻繁的部分）是否遺失發(fā)生懷疑時；

4）發(fā)生蟲害、霉爛、潮濕現象時。

5）檢查時需做好檢查記錄,記錄應以全宗為單位進行,最后應根據

記錄作出檢查報告。檢查工作完畢后,對檢查出的問題,應仔細

進行研究，做認真的處理,必要時對某些制度做適當的修改。

資料內容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯系本人改正或者刪除。

11檔案備份制度

11.1公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務記錄等必須備份。

11.2每半年檔案管理員需將檔案庫里的電子版檔案刻錄入光碟，并

編寫好目錄標簽。

1L3各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務資料的數字化處

理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理辦

法》管理。

11.4備份盤與源盤應分開存放,公司的備份盤應在公司外保存。

12檔案銷毀管理

12.1公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

12.2對保管到期的檔案，檔案室應組織專人進行鑒定，鑒定工作由

公同分管檔案工作領導、業(yè)務部門人員、檔案室人員三方組

成的鑒定小組負責。鑒定小組對經過鑒定確無保存價值的檔

案，應寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，報公司主管檔案工作領

導審批后,進入檔案銷毀程序。

12.3對已到保密期限的密級檔案必須由總裁批準方可銷毀；一般的

檔案資料,由總裁辦公室主任批準后方可銷毀°

12.4經批準銷毀的公句檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的

《檔案資料銷毀審批表》（見附件表8）和將要銷毀的檔案資

料做好登記并歸檔?！稒n案銷毀清冊》（見附件表9）永久保

存。銷毀清冊的封面需設置全宗號、銷毀檔案的數量、鑒定

資料內容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯系本人改正或者刪除。

小組負責人的簽字及時間、批準人的簽字及時間、兩個減小

人的簽字及銷毀時間等項目。清冊中檔案銷毀登記表要設置

序號、文件題名、所屬年度、檔號、應保管期限、已保管

期限、文件頁數、備注等欄目，準確揭示每一份銷毀文件的

內容和成分，供領導人審查。

12.5經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時,

再行銷毀，以免誤毀。保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下

列四種:未結清的債權債務;未了事項;正在項引建設期間的建

設單位、經核定仍有保存參考價值者。應單獨售出立卷，直

到事項完結時為止。

12.6銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得

少于二人,文件銷毀后,監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字,該冊為永

久保存。

12.7銷毀方式能夠采用焚燒、粉碎或送指定的造紙廠化成紙漿。

12.8銷毀電子文件,應將存儲載體格式化或進行粉碎處理。

13檔案統(tǒng)計

集團檔案部每年3月31日前進行集團范圍內的檔案統(tǒng)計工作。

做好檔案的接收、移出、銷毀情況的統(tǒng)計；組織機構和人員構成

情況的統(tǒng)計;室藏檔案種類、制成材料、設備和裝具的統(tǒng)計;檔案

借閱與利用情況統(tǒng)計等工作；并做好統(tǒng)計資料的整理、分析與管

理。

資料內容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯系本人改正或者刪除。

14檔案管理的監(jiān)管

14.1檔案管理系統(tǒng)自執(zhí)行之日始，各部門主管即為其部門檔案管理

系統(tǒng)的監(jiān)管負責人，負責監(jiān)督本部門檔案資料的系統(tǒng)管理執(zhí)行

情況。

14.2檔案室的鑰匙:總裁辦一把,檔案部一把。

14.3違規(guī)處理，未按照標準執(zhí)行或未完全執(zhí)行檔案管理系統(tǒng)的負責

人,將列入績效考核項目進行扣分。

15檔案保密制度

15.1檔案管理人員和利用者均應樹立保密觀念，認真執(zhí)行集團有關

保密制度，嚴格保守檔案材料的機密，嚴防檔案丟失和泄密事

件的發(fā)生,切實保證檔案材料的安全。

15.2集團的一切規(guī)章制度、管理程序、財務數據、投資信息、

資本運作信息、項目發(fā)展信息、銷售信息、人力資源信

息、成本信息、客戶名單、投資計劃、談判底限等（具體參

見集團相關規(guī)定）都屬于集團商業(yè)秘密，未經集團指定機構批

準不得對外宣傳或傳授。

15.3公司在對外交流與合作中需要提供檔案資料長，必須經集團總

裁辦審批同意。凡需提供涉密檔案資料時，應以一定形式明確

當事人須承擔的保密義務和責任。

15.4因資產與產權變動而轉讓檔案的，應依據國家有關規(guī)定做好保

密工作,確保公司機密安全。

資料內容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯系本人改正或者刪除。

15.5帶有密級的檔案，要在檔案的右上角標記密級，機密以上的檔

案,應專柜存放。

15.6對各類檔案均應按規(guī)定的范圍進行查詢，并嚴格履行借閱手

續(xù)。利用者必須維護檔案機密的安全，不得擴散檔案機密。任

何檔案未經批準不得隨意抄錄、拍照、復制和公布；凡是出

借的檔案，利用者必須保證檔案的完整、準確，不得轉借她

人。

15.7任何人不得攜帶涉密檔案或其復制件外出參觀、游覽、探親

訪友和出入其它不利于檔案保密的場所，不得以談話、通信

或任何方式泄露檔案機密。

15.8對保管期滿、失去，呆存價值的檔案文件要嚴格執(zhí)行銷毀制度,

不得以廢紙出售。

15.9檔案文件的降密和解密必須按有關規(guī)定執(zhí)行，檔案人員不得私

自確定檔案降密和解密的日期與范圍。

15.10對泄露檔案機密的,應按有關規(guī)定視情況予以處理;構成犯罪

的,依法追究刑事責任。

15.11如發(fā)生失密、泄密事件，應立即向上級領導報告，以便采取

措施。

15.12對違反保密制度而給公司造成損失的，公司將對當事人及相

關負責人給予嚴肅處理及至追究法律責任。

資料內容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯系本人改正或者刪除。

16附則

16.1本制度由檔案部負責解釋、補充,由總裁批準后實施。

16.2公同各部門,各下屬子公司,各參股公司,各合資合作公司可參

照本規(guī)定執(zhí)行。

16.3本規(guī)定自發(fā)文之日起起施行。

附：《檔案歸檔范圍及時限、保存期一覽表》

《檔案管理流程》

《檔案立卷歸檔流程》

《查閱檔案資料流程》

《檔案銷毀流程》

表1《移交資料明細表》

表2《文件歸檔登記表》

表3《卷內文件目錄》

表4《案卷目錄》

表5《卷內文件歸檔表》

表6《調檔審批單》

表7《檔案資料查閱登記表》

表8《檔案資料借閱登記表》

表9《未歸還檔案稽催單》

表10《備考表》

表11《檔案銷毀清冊審批表》

資料內容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯系本人改正或者刪除。

表12《檔案銷毀清冊》

檔案歸檔范圍及時限、保存期一覽表

行政管理

序號歸檔范圍歸檔時限保存期

1公司成立的原始資料即歸檔永久

2公司章程即歸檔永久

3股東名簿即歸檔永久

4組織規(guī)程及辦事細則即歸檔永久

5董事會及股東會相關文件材料即歸檔永久

6公司的長遠的和年度的各種計劃、反映主重要：永久

即歸檔

要職能活動的工作總結或報告一般：30年

集團報、各類報刊登載有關公司情況的通

7即歸檔永久

訊報道

8公司榮譽證書、有紀念憑證的實物即歸檔永久

9公司捐贈有關材料即歸檔永久

上級機關頒發(fā)的屬于本公司業(yè)務范圍的文件重要：永久

10材料即歸檔次重要：30年

-一般：

重要：永久

公司向上級機關的報告及上級機關的批復文

11即歸檔次重要：30年

件

一般：

12印章的啟用與印模即歸檔永久

公司頒發(fā)的決定、決議、通報、通知及

13即歸檔永久

規(guī)章制度、辦法、方案、條例、意見等

14公