行政管理與辦公設(shè)施使用制度

行政管理與辦公設(shè)施使用制度第一章總則第一條為維護(hù)企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)和管理秩序，提高辦公效率，確保辦公設(shè)施的合理使用，訂立本制度。第二條本制度適用于企業(yè)全體員工，包含正式員工、臨時(shí)員工及實(shí)習(xí)生。第三條行政管理與辦公設(shè)施使用應(yīng)遵從公平、公正、公開的原則，依法合規(guī)，重視節(jié)省資源。第二章行政管理第四條行政管理重要包含文件管理、會(huì)議管理、來訪管理、辦公用品管理等內(nèi)容。1.文件管理（1）各部門在處理文件時(shí)，應(yīng)依照公司規(guī)定的文檔模板填寫，并注明日期及看法。（2）文件的分類存檔、歸檔采用電子化方式，并備份至公司網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器。（3）緊要文件應(yīng)依照保密等級(jí)分類，嚴(yán)格掌控文件的查閱和復(fù)印權(quán)限。2.會(huì)議管理（1）會(huì)議應(yīng)提前布置，并通過電子郵件通知與會(huì)人員，簡(jiǎn)明扼要地說明會(huì)議目的、時(shí)間、地方和議程等。（2）會(huì)議紀(jì)要應(yīng)編寫，并及時(shí)分發(fā)給與會(huì)人員，確保信息溝通的實(shí)效性。（3）會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議室應(yīng)保持乾凈，設(shè)備應(yīng)關(guān)機(jī)、關(guān)閉或妥當(dāng)維護(hù)。3.來訪管理（1）對(duì)于外部來訪人員，必需進(jìn)行登記，并領(lǐng)取訪客證，離開時(shí)歸還訪客證。（2）來訪人員需在指定區(qū)域進(jìn)行等待，供應(yīng)必需的幫助和指引。4.辦公用品管理（1）辦公用品的采購(gòu)應(yīng)依據(jù)實(shí)際需要編制采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可采購(gòu)。（2）辦公用品的領(lǐng)用應(yīng)填寫領(lǐng)用單，并按需使用，禁止私自領(lǐng)用或揮霍。第三章辦公設(shè)施使用第五條公司供應(yīng)的辦公設(shè)施包含電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話等。1.辦公設(shè)備的使用（1）員工在使用辦公設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵守設(shè)備操作規(guī)范，注意設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)。（2）未經(jīng)授權(quán)和許可，禁止私自拆卸、修改或移動(dòng)辦公設(shè)備。2.電腦及網(wǎng)絡(luò)的使用（1）員工在使用電腦和網(wǎng)絡(luò)時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)的法律法規(guī)和公司的網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)定。（2）嚴(yán)禁在辦公電腦上安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件或進(jìn)行違法活動(dòng)。3.打印、復(fù)印和傳真的使用（1）員工在使用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和傳真機(jī)時(shí)，應(yīng)節(jié)省用紙，避開造成資源揮霍。（2）打印、復(fù)印和傳真文件應(yīng)按需使用，使用完畢后應(yīng)及時(shí)取走。4.電話的使用（1）員工在使用電話時(shí)，應(yīng)注意禮貌用語(yǔ)，并簡(jiǎn)明扼要地表達(dá)意思，保持電話暢通。（2）禁止私自將公司電話用于個(gè)人目的，包含撥打長(zhǎng)途電話和個(gè)人通訊等。第四章違紀(jì)處分第六條對(duì)于違反本制度的行為，將予以相應(yīng)的違紀(jì)處分，具體措施如下：1.警告對(duì)于第一次違反本制度的細(xì)小違紀(jì)行為，予以書面警告。2.記過對(duì)于多次或嚴(yán)重違反本制度的行為，予以記錄過失的處分。3.解聘對(duì)于多次嚴(yán)重違反本制度的行為，予以解聘處理，同時(shí)可能追究法律責(zé)任。第五章附則第七條本制度自頒布之日起生效，由各部門負(fù)責(zé)人對(duì)員工進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)。第八條本制度的修改，經(jīng)公司管理層審批后生效，并通知全體員工。第九條本制度未盡事宜，由公司管理層依據(jù)需要進(jìn)行解釋和增補(bǔ)。結(jié)束語(yǔ)本制度的目的在于規(guī)范行政管理和辦公設(shè)施的使用，提高工作效率和資源利用率。全體員工應(yīng)自發(fā)遵守本制度的各項(xiàng)規(guī)定，共同營(yíng)造一個(gè)和諧、高效的工作環(huán)境。形成良好的行政管理和辦公設(shè)施