第二章 秘書職業(yè)

章

秘書職業(yè)2021/6/271引言本章在介紹有關西方國家對秘書的界定，以及我國古代和當代對秘書的界定基礎上，明確了秘書的基本概念；結合國內工作實際對秘書進行了分類；從工作內容和工作方式的角度討論了秘書的職業(yè)特點；最后介紹了目前已在我國進行的國際國內比較權威的秘書職業(yè)資格認定和考試情況。2021/6/272秘書界定1秘書的分類2秘書職業(yè)的特點3秘書職業(yè)資格4目錄CONTENTS2021/6/273PART1秘書界定2021/6/274一、國外對秘書的認識和界定（一）西方國家對秘書的界定在西方，“秘書”一詞源于拉丁文“secretarius”，意思是“可靠的職員”。英語“秘書”一詞由拉丁文演變而來，寫作“secretary”，其中，“secret”是“秘密”的意思。在英語里，“secretary”既可以指秘書這一職業(yè)，又可以指從事這種職業(yè)的人（秘書工作者），還可以指書記、大臣等官員。2021/6/275一、國外對秘書的認識和界定（二）日本對秘書的界定在日本，“秘書”一詞采用中文繁體字，寫作“秘書”。它也有兩種含義：一種是引用了英文的詞義，指政府機關或社會團體日常事務的負責人，如內閣官房長官的英語名稱譯為“ChiefCabinetSecretary”，中文也可譯為“首席內閣秘書”。另一種更廣泛的含義是指“幫助上司處理各種事務的工作人員”，即秘書。2021/6/276二、我國對秘書的認識和界定（一）我國古代對秘書的界定我國最早出現“秘書”一詞是在東漢時期，其含義與字義是相關的，指宮中密藏之書，即皇宮中秘密收藏的圖書典籍。隨著時代的發(fā)展，“秘書”的含義逐漸發(fā)生了改變，由原來的指物演變?yōu)橹溉耍瑥臇|漢后期開始，“秘書”一詞開始指朝廷中掌管圖書秘籍的一類人的官職。2021/6/277二、我國對秘書的認識和界定（一）我國古代對秘書的界定我國自遠古以來，就有類似現代秘書的工作，也有相當于現代秘書的職位，但都不用“秘書”這個名稱。古代中國從事秘書工作的人，在不同的時期有不同的叫法。漢代以前皇帝的秘書統稱為“史官”。漢代以后，朝廷的秘書官員因朝代的更迭而時有變化，有時是尚書、中書、侍中、仆射，有時又是中書舍人、翰林學士。2021/6/278二、我國對秘書的認識和界定（二）我國當代對秘書的界定《現代漢語詞典》（修訂本）認為，秘書是“掌管文書并協助機關或部門負責人處理日常工作的人員”；《辭?！穭t認為，秘書是“職務名稱之一。協助領導綜合情況，研究政策，密切各方面工作的聯系，辦理文書、檔案、人民來信以及其他日常行政事務和交辦事項”。2021/6/279對秘書的定義應從以下幾個方面考慮：第一，秘書的主要活動范圍是領導機構或領導者身邊。第二，秘書的主要工作方式是處理信息和綜合服務。第三，秘書工作的根本性質是輔助管理。2021/6/2710二、我國對秘書的認識和界定秘書的定義：秘書是指身處領導機構或領導者身邊，以處理信息和綜合服務的方式輔助領導者實施管理的工作人員。2021/6/2711PART2秘書的分類2021/6/2712一、從組織內部分工看秘書的分類行政秘書：指在黨政機關工作，屬于行政編制，其職級參照國家行政級別確定的秘書。他們一般具有較強的協調能力和組織能力，能協助領導處理各種行政事務，完成領導交辦的各項事宜，是領導的重要助手。他們不僅能從事文字工作，有時還要起到參謀和智囊的作用。2021/6/2713一、從組織內部分工看秘書的分類文字秘書：指以文字工作為主，以撰寫文稿為主要職責的秘書。他們大都能說會寫，具有較強的口頭與書面表達能力，能協助領導完成公文撰寫等工作任務。在政府機關里，文字秘書是秘書隊伍中不可或缺的一類人。2021/6/2714一、從組織內部分工看秘書的分類機要秘書：指從事機密文電處理、保管、傳遞，負責領導辦公室的保密工作，承辦領導交辦的機密事項的秘書。在高、中層領導機關和機密性較強的機關、單位，一般都配置機要秘書。高層領導干部根據工作需要，也可以配備機要秘書。他們是領導的貼身助手，主要工作內容是收發(fā)、登記、保管機密文電資料，妥善安排領導的各種活動日程。2021/6/2715一、從組織內部分工看秘書的分類通信秘書：指服務于政府機關、社會團體和大中型企業(yè)，負責整個單位和領導的通信工作的秘書。信訪秘書：指在單位中專門負責處理人民群眾來信和接待人民群眾來訪的秘書。2021/6/2716一、從組織內部分工看秘書的分類事務秘書：指以從事機關日常事務性工作為主的秘書。他們主要負責日常的來客接待、正常值班、印信管理以及車輛調度、房產分配等后勤總務管理。他們不需要很強的專業(yè)技能，但是需要具備較好的協調能力。生活秘書：指為較高級別的領導人或專家提供生活幫助和服務的秘書。2021/6/2717一、從組織內部分工看秘書的分類外事秘書：指從事對外事務工作的秘書。會務秘書：指專門從事會議的籌劃和組織安排工作的秘書。2021/6/2718二、從其所在行業(yè)特征看秘書的分類企業(yè)秘書：指在工商企業(yè)里輔助領導搞好經營、實施管理的秘書。他們熟悉業(yè)務，具有一定的經濟管理和法律知識，有較強的分析判斷能力和豐富的工作經驗，主要負責文書處理、后勤保障、接待來訪、安排會議和保密工作等。法律秘書：指在各級各類司法機關協助領導處理法律事務，從事秘書工作的秘書。他們多供職于公安、檢察、審判、民政、國家安全等機關或律師事務所，主要職責是負責收集、傳遞信息，起草和整理司法文書、檔案，接待或陪同律師訪問當事人，記錄、整理當事人口述，安排法律事務的處理程序，執(zhí)行領導或律師交辦的其他事宜。2021/6/2719二、從其所在行業(yè)特征看秘書的分類科技秘書：指在科研院所或學術機構中從事秘書工作的秘書，也包括為高層領導和專家、學者配備的專職科技秘書。教學秘書：指在高等院校及其他各類學校中輔助領導實施教學管理、從事秘書工作的秘書。2021/6/2720二、從其所在行業(yè)特征看秘書的分類涉外秘書：指在涉外機構從事秘書工作的秘書。他們主要供職于我國“三資”（中外合作、中外合資和外商獨資）企業(yè)和外貿、外事、海關、銀行、保險以及賓館、商場、旅行社等涉外單位，其中，以“三資”企業(yè)涉外秘書數量為最多。2021/6/2721三、從職級高低看秘書的分類高級秘書：指在國家機關中擔任省、廳級以上職務的秘書，如中央及省、廳級國家機關中的秘書長和不設秘書長的辦公廳主任等。中級秘書：指在黨政機關和企事業(yè)單位中擔任處、科級職務的秘書，如中央各職能部門和地方機關、單位的辦公廳以及秘書部門的處長等。初級秘書：指在黨政機關和企事業(yè)單位中擔任科級以下非領導職務的秘書。2021/6/2722PART3秘書職業(yè)的特點2021/6/2723一、從屬性秘書從屬性的特點，是由其自身的地位所決定的。秘書的產生源于領導工作的需要，沒有領導就沒有秘書，無論是秘書部門、秘書還是秘書工作，都是依附于領導機構、領導成員和領導工作的，秘書不能脫離領導而獨立存在，這就是秘書的從屬性。2021/6/2724秘書的從屬性對秘書提出的要求：首先，作為秘書，要正確認識這一職業(yè)，要有良好的心態(tài)，要甘于服從領導的指揮和調遣。其次，所有工作都應圍繞領導工作展開，領導在某一階段的工作重點也就是秘書在這一階段的工作重點。再次，工作方式要受制于領導，秘書可以在工作中發(fā)揮積極性、主動性和創(chuàng)造性，但不能離開領導而自行其是、擅作主張。2021/6/2725二、輔助性輔助性是秘書工作的根本屬性，也是秘書的重要特點，秘書的從屬性地位決定了秘書工作的全部內容都是對領導工作起輔助作用。領導工作涉及社會組織內外的許多方面，面對需要處理的各種問題和需要協調的各種關系，能力再強、水平再高、精力再充沛的領導也難以獨勝其勞，更何況有些事務性的工作是沒有必要由領導來直接處理的，這就需要秘書從旁進行輔助，秘書職業(yè)的輔助性由此而產生。2021/6/2726秘書的輔助性的表現：首先，從職業(yè)角色來看，秘書是領導的助手，他的作用就是協助領導實施管理。其次，從工作內容來看，秘書的全部工作內容都是為領導的工作、學習和生活提供幫助。再次，從工作方式來看，秘書處理任何問題都必須按照領導的意圖和指示精神辦理，不能超越自己的職權范圍，也不能違背領導的意圖。2021/6/2727秘書的輔助性對秘書提出的要求：首先，在職業(yè)角色定位上，秘書應當擺正自己的位置，認清自己的角色，充分發(fā)揮領導的參謀和助手作用。其次，在工作內容方面，無論是參謀咨詢還是管理事務，一切都要以輔助領導工作為目標。再次，在工作方法上，要及時、主動、全面地為領導提供各種服務，急領導之所急，想領導之所想。最后，在工作技巧上，要做到為領導進行全方位的拾遺補缺。只有這樣，秘書的輔助作用才能充分發(fā)揮。2021/6/2728三、服務性服務性是秘書從屬性和輔助性特點的集中體現，秘書工作其實就是一種服務性工作。秘書的全部工作和所有職責都是為服務對象提供準確、全面和及時的優(yōu)質服務。秘書服務性的特點，要求秘書在工作態(tài)度上必須強化服務意識，樹立服務思想，勤勤懇懇、任勞任怨地做好本職工作；在工作內容上，要事無巨細，都為領導和群眾想到、辦好；在工作方式上，要充分發(fā)揮主動性和創(chuàng)造性，努力提高服務質量和服務水平。2021/6/2729四、被動性被動性是秘書的從屬性和輔助性特點在秘書身上的直接體現。在秘書與領導的關系中，領導活動是主，秘書工作是輔，秘書工作總是以領導活動的目標為中心，受領導活動的制約和支配，秘書每天大量的時間是用于完成領導交辦的工作任務和許多事先無法預料的臨時性工作，所以說被動性也是秘書的一大特點。2021/6/2730秘書的被動性對秘書提出的要求：秘書的工作必須圍繞領導工作展開，以領導的工作重點為重點；必須服從領導的指示和安排，按領導的意圖、要求行事，不能越職越權；在工作安排上一定要將領導的需要放在第一位，首先滿足領導的工作需求；在時間安排上一定要保證完成隨時可能發(fā)生的臨時性的工作任務。2021/6/2731五、全面性秘書部門是領導機關的綜合性服務部門，秘書是領導的綜合性辦事人員，秘書工作的內容涉及機關的方方面面，秘書的活動范圍非常廣泛，秘書的基本職能被概括為“輔助管理，綜合服務”，這些都決定了秘書工作具有鮮明的綜合性和全面性特點。2021/6/2732秘書的全面性對秘書提出的要求：秘書工作內容全面性的特點要求秘書應該是“通才”，應該盡可能熟知各種辦事的程序，掌握各種辦事的技巧。另外，秘書職業(yè)全面性的特點還使秘書的工作角色具有多重性的特點，隨著服務對象的變化和工作職能的實施，秘書的角色也會發(fā)生不同的變化。2021/6/2733六、機密性秘書位居各社會組織的管理中樞，又是領導的貼身參謀和助手，他們不僅負責保管各種機密文件資料，而且經常參與各種機密會議，這就使他們比一般工作人員了解更多的機密事項，因而相對于其他工作而言，秘書工作還具有機密性的特點。秘書工作機密性的特點要求秘書時時處處都要做好保密工作。2021/6/2734PART4秘書職業(yè)資格2021/6/2735一、英國的秘書職業(yè)資格（一）劍橋辦公管理國際證書（劍橋秘書證書）考試該國際證書是英國劍橋大學考試委員會（UCLES）設計的。劍橋大學考試委員會是世界上著名的考試機構之一，其設計的職業(yè)證書考試已在世界上160多個國家開展，每年有600多萬學員參加考試，具有相當高的權威。2021/6/2736一、英國的秘書職業(yè)資格（二）倫敦工商會考試局秘書證書考試英國倫敦工商會考試局（LCCIEB）是世界上最大的職業(yè)技能鑒定和證書頒發(fā)機構之一，是一個國際性的職業(yè)資格證書授證機關，其開發(fā)的職業(yè)標準及頒發(fā)的證書被全球認可，并享有“國際職業(yè)通行證”的美譽。LCCIEB的秘書證書適用于需繼續(xù)進修的專業(yè)秘書，特別是去國外深造的學生，世界上許多大學都把LCCIEB秘書證書列為入學條件之一。2021/6/2737二、美國的秘書職業(yè)資格IAAP是國際行政管理者協會的英文簡稱。該協會是全球著名的跨國性職業(yè)組織，總部在美國，在27個國家和地區(qū)設立了分支機構。IAAP每年舉辦“特許職業(yè)秘書”考試，于全世界設250個考場同時進行。IAAP作為全球聞名的秘書協會組織，其考試影響力不可小覷，該考試在業(yè)內被稱為“博士級”的資格證書。2021/6/2738三、我國的秘書職業(yè)資格（一）秘書國家職業(yè)標準2000年7月，勞動和社會保障部正式頒布了《秘書國家職業(yè)標準》，2003年，秘書職業(yè)全國統一鑒定正式啟用新的國家職業(yè)標準。從此，我國的秘書職業(yè)資格就有了明確的規(guī)定，秘書作為一種社會職業(yè)正式進入了我國的職業(yè)目錄，這在我國的秘書史上是一個重大的飛越。2021/6/2739三、我國的秘書職業(yè)資格根據秘書國家職業(yè)標準，我國的秘書職業(yè)分普通秘書和涉外秘書兩個種類，共四個等級，分別是：五級秘書（國家職業(yè)資格五級，原初級）、四級秘書（國家職業(yè)資格四級，原中級）、三級秘書（國家職業(yè)資格三級，原高級）、二級秘書（國家職業(yè)資格二級）。對秘書這一職業(yè)的基本學歷要求是高中畢業(yè)（或同等學歷），基本能力要求是具備文字與語言溝通能力、綜合協調與合作能力以及邏