采購使用流程制度

演講人：日期：采購使用流程制度目錄CONTENTS采購流程概述供應商選擇與評估采購申請與審批采購執(zhí)行與跟蹤質量檢驗與驗收采購結算與檔案管理采購流程優(yōu)化與改進01采購流程概述降低采購成本通過采購流程的優(yōu)化和供應商的選擇，可以降低采購成本，提高企業(yè)的盈利能力。提高采購效率規(guī)范的采購流程可以提高采購效率，減少不必要的浪費和延誤，從而提高企業(yè)的整體運營效率。保證企業(yè)生產經(jīng)營活動正常進行采購是企業(yè)獲取生產所需物資的重要途徑，只有確保采購活動的正常進行，才能保證企業(yè)生產經(jīng)營活動的順暢。采購目的與意義收集信息收集市場信息，了解供應商情況，明確采購需求。詢價、比價、議價向多家供應商詢價，進行比價和議價，確保采購價格合理。評估、索樣、決定對供應商進行評估，索取樣品，最終確定供應商和采購方案。請購、訂購根據(jù)采購方案，填寫請購單或訂購單，明確采購數(shù)量和交貨期等要求。協(xié)調與溝通、催交與供應商保持溝通協(xié)調，確保采購進度符合要求，及時催交貨物。進貨驗收、整理付款對采購的物資進行驗收，確保質量符合要求，整理相關單據(jù)進行付款。采購流程簡介本采購流程適用于企業(yè)生產經(jīng)營所需的各類物資的采購活動。本采購流程適用于企業(yè)內部采購部門及相關人員，以及與企業(yè)進行采購合作的供應商。適用范圍及對象適用對象適用范圍02供應商選擇與評估供應商資質要求供應商必須是合法注冊的企業(yè)或個體工商戶，具有獨立的法人資格或經(jīng)營資格。供應商應具有良好的財務狀況和償債能力，以確保能夠履行合同義務。供應商應具有良好的商業(yè)信譽，無嚴重違法違規(guī)行為記錄。供應商應具備履行合同所需的專業(yè)技術能力和生產能力，確保產品質量和交貨期。合法注冊財務穩(wěn)定信譽良好專業(yè)能力質量評估價格評估服務評估風險評估供應商評估標準評估供應商的產品質量、合格率、退貨率等指標，確保其產品符合采購要求。評估供應商的售后服務、技術支持、交貨期等服務水平，確保采購過程中的順利溝通與合作。對供應商的價格進行合理性評估，確保采購成本的合理性。對供應商的履約能力、財務狀況、信譽度等進行綜合風險評估，確保合作穩(wěn)定性。最終選擇根據(jù)綜合評估結果，選擇最符合采購需求的供應商進行合作。實地考察對初步篩選后的供應商進行實地考察，了解其生產能力、技術水平、質量管理等情況。初步篩選根據(jù)供應商資質要求和評估標準，對潛在供應商進行初步篩選。需求分析明確采購需求，包括產品類型、數(shù)量、質量要求等。市場調研收集潛在供應商信息，了解市場行情和價格水平。供應商選擇流程03采購申請與審批申請人需明確所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等。需求明確申請人需確保所需物品的預算在合理范圍內，符合公司財務規(guī)定。預算合理如有指定供應商，申請人需提供供應商信息，如無則需經(jīng)過采購部門篩選。供應商選擇采購申請條件填寫采購申請表提交采購申請審核采購申請審批采購申請采購申請流程01020304申請人需填寫采購申請表，包括所需物品信息、預算、供應商信息等。申請人將采購申請表提交給直屬上級或采購部門負責人審核。審核人對采購申請進行審核，確認是否符合公司規(guī)定和需求。如審核通過，則進入審批流程，由具有審批權限的人員進行審批。審批權限根據(jù)公司規(guī)定，不同級別的采購申請需由不同級別的人員進行審批，如部門負責人、總經(jīng)理等。審批程序審批人需對采購申請進行仔細審查，包括物品需求、預算、供應商等，確認無誤后進行審批，并簽署相關文件。如有需要，審批人可要求申請人提供更多信息或進行進一步溝通。審批權限及程序04采購執(zhí)行與跟蹤確保合同條款清晰明確，包括商品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期限等關鍵信息。合同條款確認供應商資質審核合同簽署與備案核實供應商的資質和信譽，確保采購來源的可靠性和合法性。雙方簽署合同并妥善保管，同時向相關部門備案，以便后續(xù)跟蹤管理。030201采購合同簽訂03支付憑證保存妥善保存支付憑證，以備后續(xù)查賬和對賬使用。01支付方式選擇根據(jù)采購合同約定，選擇合適的支付方式，如電匯、支票、現(xiàn)金等。02支付時間安排按照合同約定的支付時間節(jié)點，及時安排貨款支付，確保資金流轉順暢。貨款支付安排運輸方式選擇根據(jù)商品特性和交貨期限要求，選擇合適的運輸方式，如陸運、海運、空運等。運輸保險安排為貨物購買適當?shù)倪\輸保險，以防范運輸過程中的風險。物流信息跟蹤實時跟蹤貨物運輸狀態(tài)，確保貨物按時到達目的地。物流運輸協(xié)調根據(jù)采購合同和交貨期限要求，制定合理的進度計劃。進度計劃制定進度跟蹤實施異常情況處理進度反饋與記錄定期與供應商溝通，了解生產進度和交貨情況，確保采購進度按計劃進行。如遇到生產延誤、質量問題等異常情況，及時與供應商協(xié)商解決，確保采購順利進行。將進度跟蹤情況及時反饋給相關部門，并做好記錄，以便后續(xù)查詢和總結。進度跟蹤與反饋05質量檢驗與驗收符合采購合同要求產品應滿足采購合同中約定的質量要求，包括規(guī)格、型號、性能等。樣品檢驗對于需要樣品檢驗的產品，應按照樣品的質量標準進行檢驗。符合國家相關法規(guī)和標準產品必須符合國家和行業(yè)的相關法規(guī)和標準要求，如安全性、環(huán)保性等。質量檢驗標準數(shù)量核對按照采購合同和發(fā)貨清單核對產品數(shù)量，確保數(shù)量準確無誤。驗收準備制定驗收計劃，明確驗收標準、方法和流程，準備必要的驗收工具和設備。外觀檢查對產品外觀進行檢查，包括包裝、標識、顏色、形狀等，確保產品無明顯損傷或缺陷。質量檢驗按照質量檢驗標準對產品進行質量檢驗，記錄檢驗結果。驗收結論根據(jù)檢驗結果和合同約定，得出驗收結論，明確產品是否合格。驗收流程及要求對于不合格的產品，應及時聯(lián)系供應商進行退貨處理，并要求供應商承擔相應責任。退貨處理對于可以通過返工或返修達到質量要求的產品，應與供應商協(xié)商處理方案，并監(jiān)督其實施過程。返工或返修因不合格產品造成的損失，應向供應商提出索賠要求，并保留相關證據(jù)以便追溯責任。索賠處理對不合格品處理過程進行記錄和總結，以便后續(xù)改進和避免類似問題的再次發(fā)生。記錄與總結不合格品處理06采購結算與檔案管理123對于長期合作且信譽良好的供應商，可以采用預付款制度，提前支付一部分貨款，以確保采購流程的順利進行。預付款制度對于常規(guī)采購或小額采購，可以采用貨到付款的方式，在收到貨物并驗收合格后支付貨款。貨到付款對于大額采購或長期項目，可以與供應商協(xié)商采用分期付款的方式，按照合同約定的進度和比例支付貨款。分期付款采購結算方式收到供應商提供的發(fā)票后，采購人員應仔細核對發(fā)票內容與采購合同、收貨單等是否一致，確保發(fā)票的真實性和準確性。發(fā)票核對核對無誤后，采購人員需按照公司財務規(guī)定填寫報銷單，并附上相關發(fā)票和單據(jù)，經(jīng)部門負責人審批后提交財務部門進行報銷。報銷流程在報銷過程中，應注意遵守公司的財務規(guī)定和報銷標準，確保報銷的合法性和合規(guī)性。注意事項發(fā)票核對及報銷采購完成后，采購人員需及時整理相關采購資料，包括采購合同、收貨單、發(fā)票等，建立完整的采購檔案。檔案建立采購檔案應妥善保管在公司指定的檔案室或檔案柜中，確保檔案的安全性和完整性。同時，應建立檔案借閱和歸還制度，防止檔案丟失或損毀。檔案保管采購檔案是公司采購管理的重要資料，可以為后續(xù)的采購工作提供參考和借鑒。因此，應充分利用采購檔案，發(fā)揮其應有的價值。檔案利用采購檔案建立與保管07采購流程優(yōu)化與改進供應商響應速度慢復雜的內部審批流程會延長采購周期，降低效率。內部審批流程繁瑣采購信息不對稱由于信息不透明或溝通不暢，可能導致采購決策失誤。在采購過程中，供應商的響應速度直接影響采購效率。流程瓶頸分析建立供應商評價體系對供應商進行綜合評價，選擇響應速度快、服務優(yōu)質的供應商合作。簡化內部審批流程優(yōu)化內部審批流程，減少不必要的審批環(huán)節(jié)，