辦會流程座次安排電話接聽檔案管理

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辦公室工作

文

會

事

工作指南

專業(yè)技能培訓(xùn)班文秘專業(yè)組編

2013年5月

目錄

前言......................................................4

第一章辦文................................................5

第一節(jié)公文格式.........................................5

第二節(jié)簡報格式..........................................12

第三節(jié)紀(jì)栗格式..........................................14

第四節(jié)會議記錄..........................................15

第五節(jié)公文介紹..........................................17

第六節(jié)公文收發(fā).........................................40

第二章辦會49

第一節(jié)大中型會議.......................................49

第二節(jié)小型會議.........................................54

第三節(jié)會議有關(guān)文書資料.................................57

第三章辦事................................................60

第一節(jié)接聽與撥打電話...................................60

第二節(jié)接待工作.........................................62

第三節(jié)約會安排.........................................66

第四節(jié)座次安排.........................................69

第四章檔案管理............................................72

?、，.—1—

刖百

在我們的日常工作中，”文、事、會”是辦公室工作的三

大塊，在很大程度上，表達(dá)了辦公室工作的水平。目前，在九

龍尚無統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，多是源于辦公室工作人員的日常積存

與學(xué)習(xí)，難免偏頗與漏缺，缺乏系統(tǒng)理論驗(yàn)證。九龍縣專業(yè)技

能培訓(xùn)班文秘專業(yè)組按照縣委、縣政府“學(xué)有所獲、學(xué)有所得、

學(xué)有所用”的培訓(xùn)方針，結(jié)合日常工作內(nèi)容，將辦公室工作涉

及的各類基礎(chǔ)工作注意事項(xiàng)與行為方向整理成冊，希望為奮戰(zhàn)

在九龍縣各條戰(zhàn)線的辦公室同志提供幫助。本指南的編撰在九

龍尚屬首次，內(nèi)容偏向?qū)嶋H操作，理論類較少，全冊以圖文形

式展現(xiàn)了辦公室工作“辦文、辦會、辦事”中應(yīng)知應(yīng)會的工作

常識，內(nèi)容直觀、易懂，希望領(lǐng)導(dǎo)與廣大同仁在閱讀使用中指

出不足與錯誤，提出寶貴意見建議與批判，我們將以誠懇的態(tài)

度虛心同意、及時改正，為九龍的辦公室工作奉獻(xiàn)一份力量。

——九龍縣專業(yè)技能培訓(xùn)班文秘組

第一章辦文

第一節(jié)公文格式

一、概念

公文格式是指公文的整體格局與標(biāo)印形式。

二'公文標(biāo)準(zhǔn)格式分類

L用紙格式

公文標(biāo)準(zhǔn)格式

排版及印裝格

三'公文標(biāo)準(zhǔn)格式說

明

（一）用紙格式

1.公文用紙使用A4

紙型，幅面尺寸為

210miii（寬）X297mm（長）；

.版心（即書寫范圍■尺寸為（寬）

2156mmX225mm2

2

5

m

3.版心與紙頁邊陋為：m

▲

（1）離天頭37mm±1mmo

（2）離訂口28mm±1mmo>156m+1mm<

訂口

（二）文面格式

在確定版心正確位置后，即能夠在版心區(qū)域進(jìn)行文件的編

撰，這一節(jié)重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)版心區(qū)域內(nèi)文件編撰的文面格式。

1.文面格式式樣

（1）平行文式樣

000001

機(jī)密★一年

高（平行文）：25mm

版

頭

A

XXXX文XXXX文件

xxxxxxxxxxx（標(biāo)題）

XXXXX（主送機(jī)關(guān)）：

▼

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXx（正文）體

o▲

附件：1?XXXXXXXXXX

2?xxxxxxxxxxxxx

（發(fā)文單位名稱）

013年3月6日

（附注：XXX）

版

記

（2）上行文式樣

文單位書稱）

Q]34^^6日

（附注：XXX）

抄送：義義乂義義義義義義義，XXXXXXo

xxxx辦公空xxxx年x月x日EJ發(fā)

2.文面格式說明（共印XX份）—

（1）版頭部分

①位置：紅色反線（也叫紅色分割線）以上部分，稱之版

頭，也叫眉首。

②版心左頂格第一排標(biāo)注文件份號，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字，

位數(shù)不夠，用“0”補(bǔ)，如：000002,三號黑體字。

③版心左頂格第二排標(biāo)注文件密級，格式為“密級等級★

保密年限”，三號黑體字。

④版心左頂格第三排標(biāo)注文件緊急程度，兩字中間空一

格，三號黑體字。

⑤發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志格式為“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+‘文件'二字”，

如：中共九龍縣委組織部文件。標(biāo)志字體為小標(biāo)宋體，標(biāo)志整

體大小為22mmX15mm,此為必備要素。

⑥發(fā)文字號格式為：“機(jī)關(guān)代字+〔年份〕+序號”，機(jī)關(guān)代

字后除函件以外不加文種，如：九委組函；常用的報、發(fā)等為

錯誤格式，如：九委組發(fā)、九委組報、九委組通；年份是六角

符號內(nèi)加年份全稱，如2013不能寫成13；序號則是該份公文

在該發(fā)文機(jī)關(guān)內(nèi)的序列，注意與該份公文的份號區(qū)別，序號不

能在數(shù)字前補(bǔ)虛位，如1,不能寫成01;發(fā)文字號的位置：平

行文中發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志空兩行，居紅色反線上4mm處，居中標(biāo)明；

上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志空兩行，居平行文居紅色反線上4mm處，

左空一格標(biāo)明；發(fā)文字號字體為三號仿宋。

⑦文種是上行文，如報告之類，需標(biāo)注簽發(fā)人，標(biāo)注位置

與發(fā)文字號處同一水平位置，右空一格注明，字體為三號楷體

字。

⑧紅色分割線：表現(xiàn)形式為紅色直線，用于版頭與主體的

分界。黨群機(jī)關(guān)部門紅色反線正中加紅色五角星，政府機(jī)關(guān)部

門紅色反線無其他標(biāo)識。

⑨聯(lián)合行文務(wù)必是同級機(jī)關(guān)，主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，發(fā)

文字號只標(biāo)識主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。

（2）主體部分

①標(biāo)題。位置與紅色分割線下隔兩行；格式為“發(fā)文機(jī)關(guān)

名稱+事由+文種”，發(fā)文時可省略發(fā)文機(jī)關(guān)；字體為二號小標(biāo)

宋；標(biāo)題中除需要引用時加注書名號，不能用其他標(biāo)點(diǎn)符號；

過長的標(biāo)題可排列時能夠排成菱形、梯形。

②主送機(jī)關(guān)。即公文的要緊受理機(jī)關(guān)，如主送機(jī)關(guān)較多，

使用高度概括性語言，且主送機(jī)關(guān)為同級。

③正文。首頁務(wù)必顯示正文。

④正文內(nèi)容字體為三號仿宋。

⑤正文中各級標(biāo)題的標(biāo)識，共分四級，從大到校依次為：

“一、”、“（一）”、“1."、“（1）”，其中一級標(biāo)題字體為三號黑

體，二級標(biāo)題為三號楷體，三級與四級標(biāo)題為三號仿宋。

⑥附件標(biāo)注。位置居于正文下方，與正文部分隔一行，左

空兩格標(biāo)注“附件”二字，字體為三號仿宋；“附件”二字后

加冒號，冒號后注明附件名稱，如有多個附件，則用阿拉伯?dāng)?shù)

字依次注明，每一個附件注明占用一行，抬頭與第一個附件對

齊。

⑦附件正文。左頂格標(biāo)明“附件”，或者“附件1”，字體

為三號黑體。

⑧附注。如有必要，可使用附注；位置居成文日期下一行,

左頂兩格，格式為：“（附注：xxxxx）”，作用為對公文的補(bǔ)充

說明，如：（附注：此件發(fā)往各鄉(xiāng)、村）

⑨發(fā)文機(jī)關(guān)署名。與正文或者附件標(biāo)識最后一行下隔兩

行，右空4字，字體為三號仿宋。

⑩成文日期。居發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行，右空四個字；用阿

拉伯?dāng)?shù)字說明年月日，不可簡寫。

。用印。不能上下顛倒、左右亂蓋，要按照章面，將章端

正蓋于成文單位與成文日期上，騎年蓋月。

（3）版記部分

①版記各內(nèi)容用黑色分割線分離。第一行：標(biāo)注除主送機(jī)

關(guān)以外其他需送單位或者有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，格式為統(tǒng)一為“抄送：

xxxx,xxxx,xxx°”，不能用“報”、“送”代替“抄送”,單位名

稱之間用逗號隔開，位置空左一格，字體為四號仿宋；第二行:

左空一格注明文件印制機(jī)關(guān)，右空一格用阿拉伯?dāng)?shù)字注明印發(fā)

日期，完整注明年月日；第三行：如需注明，右空一格用括號

內(nèi)注明印制份數(shù)，要與版頭份數(shù)相對應(yīng)。

②頁碼。格式為：“-1-”，位置居于該頁翻口右空一字處,

上離版心下邊緣線7mm,字體為四號仿宋；空白頁不標(biāo)頁碼。

（三）排版印裝格式

1.書寫。從左至右橫排書寫，每頁22行，每行28字。

2.印刷。雙面印刷，頁碼位于翻口處，兩面誤差不超過2mm。

3.裝訂。左側(cè)裝訂，兩頁碼之間誤差不超過4mm。

（四）其他格式注意事項(xiàng)

1.正文書寫中的連接符號正確書寫方法為而不是慣

用的“一一”或者“一”；

2.在正文中數(shù)字的用法：

①正文中數(shù)字使用通常使用阿拉伯?dāng)?shù)字，用數(shù)字表達(dá)的短

語、句子中，不能隔行寫。

②當(dāng)數(shù)字作為名詞或者介詞使用時，能夠?qū)懗芍形男憯?shù)

字，即“一”、“二”、“三

第二節(jié)簡報格式

一'概念

機(jī)關(guān)、團(tuán)體單位編發(fā)的內(nèi)部文書，他是一個統(tǒng)稱概念，屬

于事務(wù)性文書。

二'版面格式

;簡報

\第X期

\（總第XX期）

XXXXXX（單位）編XX年X月X日

按語：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXI

XXXXXX（標(biāo)題）

xxxxxxxxxxx（副標(biāo)題）j

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX報

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXO廬

報（送、發(fā)）：XXX,XXX,XXX,XXX,XXXOY

報

…

尾

.

.▲

.

三'簡報格式說明

（一）報頭

位置居版心三分之一（紅色分割線以上）部分。

1.名稱?？芍苯佑谩昂唸蟆?、“情況簡報”、“XXX（專題）

簡報”，用紅色大字書寫，居于第三行正中；

2.編印單位。期數(shù)：居于簡報二字下方隔兩行居中，通常

為當(dāng)年簡報編印期數(shù)；總期數(shù)：居于期數(shù)下方一行居中，通常

為編印單位所發(fā)簡報的總編印期數(shù)，能夠不用標(biāo)明；三號仿宋

字體。

3.編印單位。居于紅色反線上4mm,左空一格處，三號仿

宋字體。

4.日期。居于紅色反線上4mm,右空一格處，與編印單位

同處一水平，三號仿宋字體。

（二）報核

也叫報身、報體。為簡報主體，用于撰寫正文。

1.按語。居紅色反線下隔兩行，通常為領(lǐng)導(dǎo)指示、編者按

等，具有提示性、說明性、評論性，字體為楷體三號，能夠不

用。

2.標(biāo)題。居于紅色反線或者按語末行下隔兩行，式樣為文

章式標(biāo)題，能夠添加副標(biāo)題，用于對標(biāo)題的補(bǔ)充說明或者文章

內(nèi)容的概要；主標(biāo)題字體為二號小標(biāo)宋，副標(biāo)題用破折號引出，

字體為三號楷體。

（三）報尾

寫在最末一頁，最下方。

1.報：用于上行單位。

2.送：用于平行單位。

3.發(fā)：用于下行單位。

第三節(jié)紀(jì)栗格式

一、紀(jì)要標(biāo)志由“xxxxxx紀(jì)要”構(gòu)成，居版心上邊緣35mni

處，居中，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。

二、標(biāo)注出席人員名單，通常用三號黑體字，在正文或者

附件說明下隔一行，左空二格，后標(biāo)用全角冒號，冒號后用三

號仿宋字體標(biāo)注出席人員單位、姓名、回行時與冒號后的首字

對齊。

三、標(biāo)注請假與列席人員名單，除依次另起一行并將“出

席”二字改為外，編排方法同出席人員名單。

四、紀(jì)要格式能夠根據(jù)實(shí)際制定。

第四節(jié)會議記錄格式

一、會議記錄十要素

（一）時間

精確到分。

（二）地點(diǎn)

精確到會議室。

（三）參會人

精確到人，重要人員精確到姓名。

（四）缺席人

精確到姓名。

（五）列席人

精確到人，重要人員精確到姓名。

（六）主持人

精確到姓名。

（七）會議議題

包含主題、內(nèi)容。

（八）發(fā)言記錄。

（九）時間記錄，精確到分

如：11:30散會。

（十）記錄人、主持人確認(rèn)簽字，形成歸檔。

注：會議記錄中，各要素要自成段落。

二'會議記錄特點(diǎn)

記時、客觀。

三'會議記錄范例樣式

XXXXXXXXX會議記錄

時間：

地點(diǎn):

參會人：

缺席人：

列席人：

主持人：

會議議題：一、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXo

二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXo

發(fā)言記錄：

XXX（姓名）：XXXXXXX（發(fā)言內(nèi)容）。

XXX（姓名）:XXXXXXX（發(fā)言內(nèi)容）。

XXX（姓名）:XXXXXXX（發(fā)言內(nèi)容）。

（散會）

記錄人（確認(rèn)簽字）:

主持人（確認(rèn)簽字）:

XXXX年XX月XX日

第五節(jié)公文介紹

按照中央中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳于2012年4月16以

中辦發(fā)〔2012〕14號文件印發(fā)，自2012年7月1日起施行的

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，黨政機(jī)關(guān)公文共有15

種。

一'命令（令）一權(quán)威性最高的行政公文

（-）適用范圍

適用于公布行政法規(guī)與規(guī)章、宣布實(shí)行重大強(qiáng)制性措施、

批準(zhǔn)授予與晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位與人員。能公布命令的機(jī)

關(guān)：

中央：國家主席、國務(wù)院、各部委、中央軍委。

地方：縣級以上各人民政府。

（二）特點(diǎn)

載體性、強(qiáng)制性、權(quán)威性、嚴(yán)肅性、專用型。

（三）分類

公布令、行政令、動員令、宣布令、任免令、嘉獎令、通

令、赦免令、戒嚴(yán)令、指令。

（四）寫法

1.標(biāo)題：四種形式：①發(fā)令機(jī)關(guān)+文種；②發(fā)令人職務(wù)

+文種；③發(fā)令機(jī)關(guān)+事由+文種④事由+文種。

2.編號：通常以領(lǐng)導(dǎo)人名義公布的命令不按照年度編

號，而是從任職開始到卸任為止依次編號。

3.正文：三種形式

（1）單層次式，公布令多數(shù)使用單層次；

（2）二層次式，行政令與任免令多使用二層次；

（3）三層次式，嘉獎令多數(shù)為三層次。

4.簽署：位于正文的右下方，寫明發(fā)令單位名稱或者單

位負(fù)責(zé)人的職務(wù)及姓名。

5.成文時間：正文之后，簽署之下。

二'決議

（一）適用范圍

適用于經(jīng)會議討論通過的重大決策事項(xiàng)。

（二）特點(diǎn)

決議務(wù)必產(chǎn)生于會議。

（三）分類

審批性決議、方針政策性決議、專門性問題決議。

（四）寫法

1.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由與文種構(gòu)成。

2.正文：通常包含兩項(xiàng)內(nèi)容：一是前言，寫明決議的

根據(jù)；二是主體，寫明決議的事項(xiàng)。

3.發(fā)文機(jī)關(guān)：即落款，寫明機(jī)關(guān)全稱或者法定簡稱。

4.成文日期：寫明年、月、日。

三'決定

（一）適用范圍

適用于對重要事項(xiàng)作出決策與部署，獎懲有關(guān)單位與人員,

變更或者者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

（二）特點(diǎn)

事關(guān)重大、事關(guān)決策、切實(shí)可行。

（三）分類

法定性決定、方針政策性決定、部署指揮性決定、知照性

決定、獎懲性決定。

(四)寫法

1.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由與文種構(gòu)成。

2.正文：由開頭、主體、結(jié)尾三部分構(gòu)成。

(1)開頭通常是說明為什么要做出這個決定，即做出決定

的背景、根據(jù)、目的與意義。

(2)主體寫決定事項(xiàng)。

根據(jù)具體內(nèi)容結(jié)合實(shí)際情況撰寫，內(nèi)容可多可少。

①用于指揮工作的決定，這部分要提出工作任務(wù)措施、方

案、要求等，有的還要寫明指揮決定的理由，內(nèi)容復(fù)雜時要用

小標(biāo)題或者條款顯示出層次來。

②用于批準(zhǔn)事項(xiàng)的決定，這部分要表達(dá)批準(zhǔn)意見，如有必

要，還可對批準(zhǔn)此事項(xiàng)的根據(jù)與意義予以闡述。

③用于表彰或者懲戒的決定，這部分要寫明獎懲對象的要

緊事實(shí)與組織決定。

(3)結(jié)尾

結(jié)尾比較簡單，要緊用來寫執(zhí)行要求或者希望號召。

(4)落款

正文右下方寫明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。若標(biāo)題上已有發(fā)文機(jī)關(guān)，

則簽署可省略。

(5)成文時間

假如是會議通過的決定，在標(biāo)題的下方居中以括號注明批

準(zhǔn)、通過的會議名稱與會議批準(zhǔn)通過的日期；假如是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)

的決定，日期通常放在落款之后。

（五）注意事項(xiàng)

1.不能濫用決定行文；

2.事項(xiàng)要明確、具體；

3.語體風(fēng)格要妥當(dāng)。

四'公報（公布體公文）

（-）適用范圍

適用于黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、基層單位公布重要決定或者

重大事項(xiàng)。

（二）特點(diǎn)

內(nèi)容上的莊嚴(yán)性、形式上的多樣性

（三）分類

新聞公報、會議公報、統(tǒng)計(jì)公報。

（四）寫法

1.標(biāo)題：

（1）發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種

（2）事由+文種

（3）發(fā)文機(jī)關(guān)+文種

正文：由于公報類型不一致，正文包含的內(nèi)容各異，寫法

也有差別O

（五）注意事項(xiàng)

1.突出重點(diǎn)；

2.敘述情況要全面、具體、層次清晰；

3.語言要科學(xué)、準(zhǔn)確、莊重、嚴(yán)肅。

五'公告（周知性下行文）一高層領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)

（-）適用范圍

適用于向國內(nèi)外宣布重大事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

（二）特點(diǎn)

（1）公布機(jī)關(guān)的限制性

（2）公布范圍的廣泛性

（3）內(nèi)容的重大性

（4）傳播方式的新聞性

（三）分類

（1）行政性公告

（2）法規(guī)性的公告

（四）寫法

標(biāo)題：①發(fā)文機(jī)關(guān)+文種；

②發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種；

③事由+文種；

④文種。

（五）正文

1.開頭

開頭要緊用來寫公布公告的緣由，包含根據(jù)、目的、意義

等，要寫的簡明扼要。公告內(nèi)容非常簡短時，能夠不寫公告緣

由，一開頭就進(jìn)入公告事項(xiàng)。

2.正文

正文用來寫公告事項(xiàng)，即向大眾公布重要事項(xiàng)或者法定事

項(xiàng)。

3.結(jié)語

通常用“特此公告”、“現(xiàn)予公告”、“公告”等習(xí)慣用語作

結(jié)。有些公告的結(jié)尾專用一個自然段來寫執(zhí)行要求，也有的公

告既不寫執(zhí)行要求，也不用“特此公告”的結(jié)語，事完文止，

自然收尾。

（四）注意事項(xiàng)

1.要求內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。寫作時要直陳其事，不發(fā)議論，不

加說明，更不能抒情。語言鄭重嚴(yán)肅，平實(shí)無華，簡潔明快。

2.通?；鶎訂挝灰家恍┖芫唧w的事項(xiàng)，不宜使用公

告，使用通告或者通知比較合適。

六.通告

（-）適用范圍

適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知事項(xiàng)。

（二）分類

法規(guī)性通告、知照性通告。

（三）特點(diǎn)

周知性、法規(guī)性、務(wù)實(shí)性、廣泛性。

（四）正文

通告的正文共分三大部分

1.通告緣由

通告緣由要緊用來表達(dá)公布通告的背景、根據(jù)、目的、意

義。通過敘述有關(guān)的政策、法規(guī)根據(jù)或者具體的實(shí)際情況來說

明行文的原因。

2.通告事項(xiàng)

寫明社會有關(guān)方面周知或者遵守的事項(xiàng)。文字多，內(nèi)容較

復(fù)雜的，多使用分條列項(xiàng)的寫法，以作到條理分明，層次清晰。

假如內(nèi)容比較單一，也可使用篇段結(jié)合式寫法。

3.通告結(jié)語

多使用“本通告自公布之日起實(shí)施”指明執(zhí)行日期，或者

“特此通告”、“此告”等習(xí)慣用語結(jié)尾。

（五）注意事項(xiàng)

1.通告的撰稿者，要有政策觀念，以政策衡量通告的事

項(xiàng)，確保其不與現(xiàn)行政策抵悟，不搞不符合法律程序的“土政

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2.由于通告能夠用來處理帶有一定專業(yè)性的公務(wù)，因此寫

有關(guān)專業(yè)性的內(nèi)容時，難免會使用一些術(shù)語，但要注意盡量選

擇大多數(shù)人熟悉的行業(yè)用語。同時，也要求撰稿者有一定的專

業(yè)知識。

3.通告的內(nèi)容一定要突出，才能給人以深刻的印象。

4.通告通常能夠張貼、見報，也能夠文件形式下達(dá)。

公告與通告區(qū)別：

公告通告

用途國內(nèi)外宣布一定范圍

規(guī)定性：政府及職能機(jī)關(guān)

作者高層機(jī)關(guān)

周知性：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位

事項(xiàng)重要事項(xiàng)、法定事項(xiàng)遵守事項(xiàng)、周知事項(xiàng)

范圍國內(nèi)外公布者范圍

七、意見（兼容性公文）

（一）適用范圍

適用于對重要問題提出見解與處理辦法。

（二）特點(diǎn)

行文多向性、作用多樣性、效力靈活性。

（三）分類

上行、下行、平行

（四）寫法

1.標(biāo)題

由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由與文種三要素構(gòu)成。

2.正文

（1）開頭。行文的緣由、背景、根據(jù)與目的。

（2）主體。這是意見的核心部分，用來對重要問題提出

見解與處理辦法。分條列出，條首有“主旨句”。

（3）結(jié)尾

上行：通常寫明“以上意見，如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地、各

有關(guān)部門貫徹執(zhí)行”。

下行：結(jié)尾要緊提出貫徹、反饋的具體意見。

（五）注意事項(xiàng)

1.明確界限，區(qū)別內(nèi)涵

向上行文、向下行文與不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互行文使用

“意見”的區(qū)別。

2.把握內(nèi)涵，珠聯(lián)璧合

意見的內(nèi)在結(jié)構(gòu)務(wù)必是“提出一分析一解決”三個“問題”

的珠聯(lián)璧合。

3.上下有別，用語不一致

八'通知（周知性下行文）

（-）適用范圍

適用于公布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行與有關(guān)單位周知或者

執(zhí)行的事項(xiàng)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

（二）分類

公布性通知、批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、指示性通知、通

常性通知、事務(wù)性通知、會議性通知、任免性通知。

（三）特點(diǎn)

1.公布性：公布法規(guī)、規(guī)章。

2.批轉(zhuǎn)性：下級機(jī)關(guān)公文。

3.轉(zhuǎn)發(fā)性：上級機(jī)關(guān)與不相隸屬機(jī)關(guān)公文。

4.傳達(dá)性：①下級執(zhí)行事項(xiàng)（指示性通知）；②有關(guān)單位

周知或者執(zhí)行事項(xiàng)（會議通知、任免通知）。

（四）寫法

1.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由與文種三部分構(gòu)成

2.正文：通知的正文包含原由、事項(xiàng)、要求三部分。

（1）原由寫明制發(fā)通知的理由、目的、根據(jù)或者情況。

（2）通知事項(xiàng)，即通知主體。要求要緊受文機(jī)關(guān)承辦、

執(zhí)行與應(yīng)予知曉的事項(xiàng)。

（3）通知的結(jié)尾有三種常用寫法：一是事項(xiàng)結(jié)束，全文

就自然結(jié)尾，意盡言止，不單寫結(jié)束語；二是用習(xí)慣用語“特

此通知”收尾；三是用簡要的文字再次明確主題或者作必要的

說明，以引起收文單位對該通知的重視。

（五）注意事項(xiàng)

1.寫全三要素；

2.分清公布、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)；

3.頒轉(zhuǎn)文件系法規(guī)、規(guī)章時應(yīng)加書名號；

4.層層批示，可省略中轉(zhuǎn)單位；

5.不要遺漏本身發(fā)文文種。

九'通報（知照體公文）

（-）適用范圍

適用于表彰先進(jìn)、批判錯誤、傳達(dá)重要精神與告知重要情

況。

（二）特點(diǎn)

真實(shí)性、教育性、典型性、知照性、時效性。

（三）分類

表彰性通報、批判性通報、情況性通報。

表彰、批判性通知四層次：事實(shí)情況、分析評價、處理意

見、希望要求。情況通報二層次：情況、意見。

（四）寫法

1.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由與文種構(gòu)成。

2.正文：

（1）表彰性通報與批判性通報通常分為三部分：

一是要緊事實(shí)：表彰性通報要突出要緊先進(jìn)事跡，批判性

通報要抓住要緊錯誤事實(shí)；

二是分析指出事例的教育意義：表彰性通報，要在闡述先

進(jìn)事跡的基礎(chǔ)上，提煉出要緊經(jīng)驗(yàn)、意義與值得學(xué)習(xí)與發(fā)揚(yáng)的

精神。批判性通報要分析錯誤的性質(zhì)、危害，產(chǎn)生的根源與責(zé)

任，指出應(yīng)吸取的要緊教訓(xùn)等。

三是決定要求：表彰性與批判性的通報，應(yīng)寫明組織結(jié)論

與予以表彰或者處理的決定，同時提出對表彰或者批判對象與

讀者的希望、要求。為了防范與杜絕類似錯誤發(fā)生，批判性通

報的結(jié)尾處，通常要有針對性地提出防范的措施或者規(guī)定。

（2）情況通報有兩種形式：一種只對有關(guān)事實(shí)作客觀敘

述；另一種還對有關(guān)情況加以分析說明，有的時候還針對具體

問題提出應(yīng)采取何種計(jì)策的指導(dǎo)性意見。它的正文包含通報有

關(guān)情況，分析并作出結(jié)論。

（五）注意事項(xiàng)

1.事實(shí)要典型；

2.分析要準(zhǔn)確；

3.通報要及時；

4.寫作態(tài)度要嚴(yán)肅。

十'報告

（-）適用范圍

適用于向上級單位匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的

詢問。

（二）特點(diǎn)

單向性、陳述性、事后性

（三）分類

工作報告、情況報告、建議報告、答復(fù)報告、報送報告

（四）寫法

1.標(biāo)題：①發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種的寫法；

②事由+文種的寫法。

2.正文：

（1）引據(jù)

不一致類型的報告，其引據(jù)的寫法也有不一致。能夠交代

報告產(chǎn)生的現(xiàn)實(shí)背景，能夠交代報告產(chǎn)生的緣由、起因，能夠

說明報告的根據(jù)，或者者在開頭簡略敘述一個事件的概況，或

者者明確闡述發(fā)文的目的，均要落筆入題，有利于表達(dá)主體內(nèi)

容與報告主旨。

(2)主體

報告的主體也有多種寫法，下面擇要介紹幾種常見寫法：

工作報告主體部分的內(nèi)容，以成績、做法、經(jīng)驗(yàn)、體會、

打算、安排為主，在敘述基本情況的同時，有所分析、歸納，

找出規(guī)律性認(rèn)識，類似于工作總結(jié)。

建議報告希望上級部門采納建議，或者批轉(zhuǎn)給有關(guān)部門執(zhí)

行、實(shí)施，這是建議報告的基本寫作目的。為此，這類報告的

重點(diǎn)要放在建議內(nèi)容上。提出的建議要針對某項(xiàng)工作有系統(tǒng)完

整的方法、措施與要求，且對工作有切實(shí)可行的指導(dǎo)作用。形

式上可使用分條列項(xiàng)的方法逐層表達(dá)。

回復(fù)報告根據(jù)上級機(jī)關(guān)或者領(lǐng)導(dǎo)的查詢、提問，有針對性

作出回答，問什么答什么，要突出專一性、時效性。

情況報告匯報發(fā)生的情況，并客觀的分析這些情況產(chǎn)生的

原因、性質(zhì)與造成的影響等。對情況已經(jīng)做了處理的，應(yīng)報告

處理結(jié)果；尚未做處理的，應(yīng)報告處理打算。

遞送報告的正文通常很簡短，只用一二句話說明報送的文

件或者物件的名稱及數(shù)量即可。

（3）結(jié)語

報告的結(jié)語比較簡單，能夠重申意義、展望未來，也可使

用“特此報告”、“以上報告，請批閱'請審視”、“以上報告如

無不妥，請批轉(zhuǎn)執(zhí)行”等等習(xí)慣用語收結(jié)全文。

（五）注意事項(xiàng)

1.要注意結(jié)構(gòu)、層次的合理安排；

2.要善于抓住事物的本質(zhì)；

3.注重時效，情況真實(shí)；

4.語言簡潔，篇幅短小。

十一'請示

（-）適用范圍

適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

（二）特點(diǎn)

回復(fù)性、單一性、針對性、超前性、可行性。

（三）分類

1.請求指示的請示：政策性；

2.請求批準(zhǔn)的請示：工作性；

3.請求批轉(zhuǎn)的請示。

（四）寫法

1.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種構(gòu)成。

2.正文：由請示緣由、請示事項(xiàng)、請示結(jié)語三部分構(gòu)成。

（1）開頭要緊表述請示的緣由，這是請示事項(xiàng)的基礎(chǔ)，

是上級機(jī)關(guān)批復(fù)的要緊根據(jù)。通常而言，這部分要寫明所遇到

的新情況、新問題，或者自身沒有能力解決的困難，要寫得充

分恰當(dāng)、言之有據(jù)。交待完請示緣由之后，通常用“特請示如

下”過渡到請示事項(xiàng)。

（2）主體寫請示事項(xiàng)，要寫清要求上級結(jié)構(gòu)予以指示、

審核、批準(zhǔn)的具體問題與事項(xiàng)，這是請示的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，是請示

最核心、最重要的部分。請示事項(xiàng)要符合法規(guī)，符合實(shí)際，具

有可行性與可操作性。請求指示的請示，主體要寫明想在什么

具體問題、什么方面得到指示。請求批準(zhǔn)的請示，要把要求批

準(zhǔn)的事項(xiàng)及原因、理由分條列款一一寫明。假如在請求批準(zhǔn)的

同時還需要人、財(cái)、物等方面的支持與幫助，更需要把編制、

數(shù)量、途徑等表達(dá)清晰，以便上級及時批準(zhǔn)。

（3）結(jié)尾寫請示結(jié)語，請示結(jié)語比較簡單，在主體之后,

另起一段，以慣用的“當(dāng)否，請批示”，“妥否，請批復(fù)”，“以

上請示，請予審批”，“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)有關(guān)部門

執(zhí)行”等結(jié)束語收尾即可。

（五）注意事項(xiàng)

1.要堅(jiān)持一文一事，報送一個主送機(jī)關(guān)。請示事項(xiàng)務(wù)必明

確、具體、可行；不要搞多頭請示，確需熟悉請示事項(xiàng)的領(lǐng)導(dǎo)

機(jī)關(guān)或者領(lǐng)導(dǎo)人，采取抄報形式處理。

2.通常不得越級請示，個別需要越級請示的，常使用兩種

方式：一種是轉(zhuǎn)呈式，能夠既避免越級，又明確主送機(jī)關(guān)；另

一種是在越級請示的同時，把請示抄報被越過的主管部門；

3.不能把請示寫成報告或者請示報告；

4.除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個

人，或者既寫主送機(jī)關(guān)，又同時主送、抄送給主送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。

5.通常情況下，也不得在上報上級機(jī)關(guān)的同時將請示抄送

平級與下級機(jī)關(guān)。

報告與請示區(qū)別:

報告請示

用途匯報工作、反映情況請求指示、批準(zhǔn)

答復(fù)上級機(jī)關(guān)詢問

性質(zhì)呈報性上行文呈請性上行文

目的無須答復(fù)務(wù)必答復(fù)

時間事前、事中、事后事前

內(nèi)容廣泛，不夾帶請示事項(xiàng)一文一事

主送多頭、多級單頭、逐級

結(jié)語以上報告，請批閱以上妥否，請指示（政策性）

特此報告以上當(dāng)否，請批示（工作性）

十二'批復(fù)（答復(fù)性下行文）

（一）適用范圍

適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)。

（二）特點(diǎn)

行文的被動性、內(nèi)容的針對性、功能的指示性。

（三）分類

表態(tài)性批復(fù)、指示性批復(fù)

（四）寫法

1.標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種。

2.正文：批復(fù)根據(jù)、批復(fù)事項(xiàng)、執(zhí)行要求。

(1)批復(fù)根據(jù)

批復(fù)根據(jù)要緊涉及兩個方面：一是對方的請示；二是與請

求事項(xiàng)有關(guān)的方針政策與上級規(guī)定。

批復(fù)的開頭通常要引述來文作為批復(fù)的根據(jù)，通常常用到

下列幾種方式：

“來文機(jī)關(guān)+來文名稱(來文字號)”的方式引述來文，

如："XX政府《關(guān)于……的請示》(XX府辦發(fā)〔2005〕XX

號)收悉“。或者者以請示的日期、或者來文日期來引述，如:

“X年X月X日X號來文已收悉”；也可引述“來文日期十來

文事項(xiàng)”，如“X年X月X日關(guān)于……問題的請示收悉”。

上級有關(guān)的文件與規(guī)定是答復(fù)請示的政策與理論根據(jù)。可

表述為：“根據(jù)XX關(guān)于XX的規(guī)定或者經(jīng)XXXX研究討論,

現(xiàn)作如下答復(fù)。”必要時，可標(biāo)引文件名、文件編號與條款序

號。

(2)批復(fù)事項(xiàng)

這部分應(yīng)針對下級機(jī)關(guān)請示的事項(xiàng)，表示同意與否的態(tài)

度，有的時候還要闡述同意或者不一致意的理由。答復(fù)請示事

項(xiàng)針對性要強(qiáng)，答復(fù)要明確具體，簡明扼要，表達(dá)要準(zhǔn)確無誤。

(3)結(jié)尾

結(jié)尾是批復(fù)正文的最后部分，它的寫法有三種：第一種，

提行寫“此復(fù)”或者“特此批復(fù)”；第二種，寫希望與要求，

給執(zhí)行請求事項(xiàng)的答復(fù)指明方向；第三種，無結(jié)語，請示事項(xiàng)

答復(fù)完畢就告結(jié)束。

（五）注意事項(xiàng)

1.態(tài)度明確，表達(dá)準(zhǔn)確，措詞嚴(yán)謹(jǐn)；

2.批復(fù)要及時。

十三'議案（報請性上行文）

（-）適用范圍

適用于各級人民政府按法律程序向同級人民代表大會或

者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。

（二）特點(diǎn)

制作主體的特定性、運(yùn)行程序的法定性、行文對象的單一

性、生效標(biāo)志的特殊性。

（三）分類

立法性議案、決策性議案、任免性議案、其他重大事項(xiàng)議

案。

（四）寫法

1.標(biāo)題：提出議案的的機(jī)關(guān)名稱+審議事項(xiàng)+文種。

2.主送機(jī)關(guān)：同級人民代表大會及其常務(wù)委員會

3.正文：（1）提請審議事項(xiàng)的意義、目的與緣由；

（2）提請審議事項(xiàng)；

（3）提出議案申請。

4.結(jié)尾：提出議案的行政機(jī)關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)人署名，并注明成

文時間。

（五）注意事項(xiàng)

1.要適時提交；

2.要一案一事，切實(shí)可行；

3.要注意議案與提案的區(qū)別，不要混淆；（議案用于各級

人民代表大會或者常委會，而提案則用于各級政協(xié)會議與企業(yè)

職工代表大會）

4.要注意用語的準(zhǔn)確得體。

十四'函

（-）適用范圍

適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問與答復(fù)問題，請

求批準(zhǔn)與答復(fù)審批事項(xiàng)。

（二）特點(diǎn)

行文廣泛、內(nèi)容多樣、靈活簡便

（三）分類

商洽函、詢問函、答復(fù)函、請批函。

（四）寫法

1.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三部分構(gòu)成。

2.正文：

（1）開頭發(fā)函的開頭應(yīng)簡述發(fā)函的緣由或者目的；復(fù)

函的開頭應(yīng)引述來函的日期、標(biāo)題與文號等。

（2）主體發(fā)函要寫清商洽、詢問、告知、請準(zhǔn)的要緊

事項(xiàng)；復(fù)函則要針對來函內(nèi)容，做出具體的、明確的答復(fù)。不

論去函還是復(fù)函主體的內(nèi)容都要求明確、集中、單一，做到一

函一事。

（3）尾語發(fā)函通常用“專此函告”，“敬請函復(fù)”等作

結(jié)；復(fù)函多用“此復(fù)”、“特此函復(fù)”等為結(jié)尾。尾語應(yīng)根據(jù)內(nèi)

容、要求來擬寫。

（五）注意事項(xiàng)

（1）要一函一事，切忌一函數(shù)事；

（2）要表達(dá)平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實(shí)，

用語謙與有禮切不可盛氣凌人。

十五.紀(jì)要（記錄性公文）

（-）適用范圍

適用于記載會議要緊情況與議定事項(xiàng)。

（二）特點(diǎn)

內(nèi)容的記實(shí)性、敘述的概括性、稱謂的規(guī)定性、行文的多

向性。

（三）分類

決議型紀(jì)要、情況型紀(jì)要、研討型紀(jì)要。

（四）寫法

1.標(biāo)題：（1）機(jī)關(guān)名稱+會議名稱+文種；（2）會議名稱+

文種；（3）雙標(biāo)題。

2.正文：會議紀(jì)要的正文分為前言、主體、結(jié)尾三大部分。

(1)前言要緊用來記述會議的基本概況。包含：召開會議

的時間、地點(diǎn)、會議名稱、主持人、要緊出席人、會議要緊

議程、討論的要緊問題等。

(2)主體是會議紀(jì)要的核心部分，會議的要緊精神、會議

議定的事項(xiàng)、會議上達(dá)成的共識、會議對與會單位布置的工作

與提出的要求、會議上各類要緊觀點(diǎn)及爭鳴情況等等，都在這

一部分予以表達(dá)。

(3)結(jié)尾比較簡短，通常用來強(qiáng)調(diào)意義、提出希望與號召

等，結(jié)尾處還能夠?qū)h的情況作一些補(bǔ)充說明，在不影響全

文結(jié)構(gòu)完整的前提下，也能夠不寫專門的結(jié)尾部分。

(五)注意事項(xiàng)

1.如實(shí)反映會議的各項(xiàng)內(nèi)容，不夾雜任何個人主觀感情色

彩；

2.突出重點(diǎn)，簡明精煉，概括出會議的要點(diǎn)；

3.層次分明，清晰地突顯出會議地側(cè)重點(diǎn)；

4.要言簡意明，有詳略地整理歸納出會議的要緊內(nèi)容。

十六'其他事務(wù)性文書

(一)簡報

1.涵義

是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位編發(fā)的內(nèi)部文書，是一個統(tǒng)稱概念。

2.作用

(1)上行簡報：用于匯報工作，反映情況

(2)下行簡報：用于傳達(dá)意圖，指導(dǎo)工作(不能布置工

作)

(3)平行簡報：用于溝通信息，交流經(jīng)驗(yàn)

3.特點(diǎn)：快、新、實(shí)、簡

4.寫法：由報頭、報核、報尾三部分構(gòu)成。

(1)報頭：包含名稱、期數(shù)、編印單位、編印日期、密

級、編號(首頁版心三分之一紅線上部分)

(2)報核(報身、報體)

①按語：提示性、說明性、評論性。

②標(biāo)題：簡明、準(zhǔn)確、醒目、生動。

③導(dǎo)語：簡明扼要概括全文中心內(nèi)容或者要緊事實(shí)。

④主題：簡報的重心部分，它要緊緊圍繞行文的主旨，

緊接導(dǎo)語加以開展，用典型的有充分說服力的材料，對所反映

的事實(shí)作全面、具體的敘述與進(jìn)一步的說明。

⑤結(jié)尾：全文內(nèi)容的總括。

(3)報尾:報、送、發(fā)單位；編印份數(shù)。

(五)注意事項(xiàng)

1.要真實(shí)準(zhǔn)確；

2.要短小精悍；

3.要快寫快發(fā)；

4.要生動活潑。

第六節(jié)公文收發(fā)

一'收文

通常環(huán)節(jié)為拆閱一一登記一一填寫承辦（傳閱）單一一送

交辦公室主任簽批一一送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示一一按領(lǐng)導(dǎo)意見送有

關(guān)人員或者有關(guān)承辦部門負(fù)責(zé)人傳閱一一歸檔。

（一）請示、報告、匯報等材料的處理程序

1.審核來文是否符合行文規(guī)范，是否符合行文的規(guī)定。

2.進(jìn)行編號。

3.進(jìn)行收文登記。登記方法要緊有兩種：

（1）流水式登記法。就是將收到文件按照時間順序不分

種類依次登記，同時將文件辦理過程與轉(zhuǎn)送手續(xù)簡要記載在同

一登記簿上。

4.送辦公室主任提出擬辦意見。

5.按所送文件的簽批意見，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。

6.按領(lǐng)導(dǎo)閱示的意見傳閱。

7.將領(lǐng)導(dǎo)指示意見送辦公室主任閱示。

8.將領(lǐng)導(dǎo)的意見摘錄到收文登記簿上。

9.將來文轉(zhuǎn)承辦單位或者負(fù)責(zé)人處理。

10.將承辦單位或者負(fù)責(zé)人處理結(jié)果及時報告主任，由主

任向領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門作情況匯報、通報。

n.催辦文書處理情況。

12.將處理完畢的來文按規(guī)定存檔。

樣表一：

文件傳閱單

姓名（或者部門）簽字領(lǐng)導(dǎo)批示

XXX辦公室

注：（“XXX”為送閱機(jī)關(guān)名稱，此單附在傳閱文件上）

（二）上級領(lǐng)導(dǎo)部門來文的處理程序

1.通知、指示類的文件應(yīng)先登記。登記內(nèi)容包含收文日期、

收文編號、來文日期、來文單位、原文號、密級、緩急等。收

文編號由收文代字（機(jī)要、明電、密電、信訪）、年份與序號構(gòu)

成。同時根據(jù)文件類別附上公文處理單

2.交辦主任簽寫辦公室擬辦意見。

3.按照主任意見轉(zhuǎn)領(lǐng)導(dǎo)批示，再照批示轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門負(fù)

責(zé)人閱讀并承辦。

4.將領(lǐng)導(dǎo)批示摘錄到收文登記簿上。

5.檢查來文的辦理、落實(shí)情況。

6.將指示性文件及有關(guān)報道本校情況的來文存檔。

樣表二：

xx（機(jī)關(guān)）文書處理單

發(fā)文號緊急程度

來文機(jī)關(guān)

文件名稱密級登記號

呈辦意見

領(lǐng)導(dǎo)批示

擬辦意見

辦理結(jié)果

注：可粘附在文件首頁上。

樣表三：

公文收文登記簿范本

文

收文件簽收

間

時文件字號主題、關(guān)鍵字領(lǐng)導(dǎo)批示備注

簽收入簽收時間

（三）來往函件的處理程序

1.屬于群眾來信的，按信訪工作程序處理。

2.屬于函調(diào)的，轉(zhuǎn)交組織人事部門處理。

3.刊物征訂單，屬于辦公窒負(fù)責(zé)訂閱的刊物自行處理，其

它的訂單轉(zhuǎn)宣傳部處理。

4.屬辦公室職責(zé)范圍的事項(xiàng)，應(yīng)報主任閱處，并按主任意

見處理。

5.將函件轉(zhuǎn)交其他職能部門時，應(yīng)履行簽收手續(xù)。

（四）收文工作要求

1.務(wù)必做到準(zhǔn)確、及時、保密，不拖拉，不積壓；

2.應(yīng)熟悉校領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)分工、主管單位，熟悉各職能部門

的職責(zé)范圍；

3.根據(jù)文件內(nèi)容，分輕重緩急及時送閱，遇有急件應(yīng)在送

領(lǐng)導(dǎo)閱批的同時，先復(fù)印一份送職能部門，以便其考慮承辦意

見；

4.組織傳閱時，應(yīng)采取以機(jī)要員為中心點(diǎn)的輻射方式，盡

量避免傳閱對象之間的交叉式傳閱；

5.如遇領(lǐng)導(dǎo)同志閱文時間過長，應(yīng)及時提醒;

6.及時催辦，定期檢查文件承辦情況。

二'發(fā)文

通常環(huán)節(jié)為擬稿一一會簽一一簽發(fā)一一編號一一打印一

一校對一一印制一一蓋章一一送發(fā)一一歸檔。

（―）擬稿

1.符合國家法律、法規(guī)，符合黨與政府的方針、政策及有

關(guān)規(guī)定。

2.情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清晰，文字精煉，書寫工整。

3.請示應(yīng)當(dāng)一文一事；報告中不得夾帶請示事項(xiàng)。

4.按照歸檔要求，草擬公文一律用鋼筆、簽字筆（藍(lán)黑、

黑色）；有條件的部門用黑白打印稿。

5.用詞規(guī)范，在使用簡稱時，應(yīng)先用全稱，并注明簡稱。

6.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用應(yīng)注明發(fā)文機(jī)關(guān)、

公文標(biāo)題與發(fā)文字號。

7.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，

第三層為“1."，第四層為“（1）”。

8.公文如有附件，應(yīng)在正文之后、成文時間之前注明附件

順序與名稱。

9.草擬公文與批改文稿要上留天，下留地，左側(cè)留出裝訂

線。

（二）審理

1.受理登記

辦公室在收到文稿時須認(rèn)真檢查，凡符合下列要求的應(yīng)予

受理；

（1）文稿首頁使用單位發(fā)文稿紙，擬稿人、負(fù)責(zé)人在相

應(yīng)欄目內(nèi)簽署姓名、時間。

（2）文稿文理通順，譽(yù)寫清晰。

（3）文稿受理后應(yīng)在《收文簿》中登記收文號、文稿標(biāo)

題等。

（4）對不符合上述要求的文稿，可說明理由，退主辦部

門或者負(fù)責(zé)人修訂完善或者另作處理。

2.審核把關(guān)

（1）辦公室對已受理的文稿，應(yīng)在熟悉文稿基本內(nèi)容、

把握文稿基本精神的基礎(chǔ)上，認(rèn)真審核。

（2）審核文稿應(yīng)把好五關(guān)：行文關(guān)。確定是否需要行文,

以何名義行文；內(nèi)容關(guān)。審查材料是否真實(shí)、準(zhǔn)確，觀點(diǎn)是否

正確；政策法規(guī)關(guān)。審查文稿內(nèi)容是否符合黨與國家的現(xiàn)行方

針、政策、法律、法規(guī)；與已經(jīng)公布、仍在執(zhí)行的政策、規(guī)定

有無矛盾；如屬提出新的政策、規(guī)定、建議，按照職責(zé)權(quán)限是

否經(jīng)有關(guān)部門研究，是否需要廢止現(xiàn)行有關(guān)政策、規(guī)定；文字

關(guān)。審查文字是否條理清晰、合乎邏輯；遣詞造句、標(biāo)點(diǎn)符號、

數(shù)字及計(jì)量單位、人名、地名、專用術(shù)語是否準(zhǔn)確、規(guī)范；體

例格式關(guān)。審查擬定的公文文種、標(biāo)題、主送單位、抄送單位

等是否符合規(guī)定。

3.加工修改

（1）針對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，認(rèn)真修改。文稿須作較大

改動的請主辦部門或者負(fù)責(zé)人修改；無須做大改動的，由辦公

室修改。

（2）辦公室修改文稿應(yīng)遵循下列原則：技術(shù)性的修改由

辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)；涉及實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的修改應(yīng)征求主辦部門與有

關(guān)部門的意見。實(shí)質(zhì)性內(nèi)容改動較大的，應(yīng)請主辦部門負(fù)責(zé)人

批閱修改稿并簽署意見。

4.送審送簽

擬以發(fā)送的文件，經(jīng)辦公室修改加工后，按下列程序送審、

送簽：

（1）將文件送有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字（發(fā)）。

（2）未經(jīng)秘書批閱的文稿，通常不送審簽。

5.繕印

經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文定稿，方可送辦公室進(jìn)行繕印。

6.校對

（1）堅(jiān)持誰起草的文件誰校對的原則。

（2）文件初稿交由領(lǐng)導(dǎo)審簽時需進(jìn)行初次校對。

（3）對審簽通過的文件初稿，以正式文件印制一份，不

用印，交由審簽領(lǐng)導(dǎo)或者責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)再次進(jìn)行校對核簽。無誤后,

文件正式制發(fā)。

（三）用印

1.公文制成后，一律加蓋公章。公文加蓋公章后，方能生

2.加蓋印章應(yīng)注意：

（1）加蓋印章的公文份數(shù)與原稿中標(biāo)明的印制份數(shù)相同。

（2）用印位置正確。印章應(yīng)加蓋在正文右下方，發(fā)文時

間的中間，上沿應(yīng)不壓正文，即所謂“騎年蓋月二

（3）若發(fā)文時間在前，印章可蓋在正文末空檔處；若正

文末頁無空檔可另加空白頁注明發(fā)文時間并蓋章，同時在該頁

左上方標(biāo)明“（此頁無正文）:聯(lián)合發(fā)文，印章順序應(yīng)與發(fā)文

機(jī)關(guān)的順序相一致。最后一枚印章與發(fā)文時間相疊。

（4）印章應(yīng)端正、清晰。

（5）凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿，文印員不能自主改動。若發(fā)

現(xiàn)原稿不清或者有錯誤的地方，須經(jīng)辦公室請示簽發(fā)人批準(zhǔn)。

（6）公文印制的格式、標(biāo)準(zhǔn)，參照公文格式的細(xì)則執(zhí)行。

（7）公文繕印應(yīng)做到保證質(zhì)量。公文的各個構(gòu)成部分都

要符合規(guī)格要求，安排得當(dāng)，排列勻稱，端正、整潔、美觀、

大方。公文的繕印務(wù)求迅速、及時。

（8）注意保密。在印制帶密級的公文時，文印員要注意

保密。

（四）分發(fā)

1.公文加蓋印章后，方可進(jìn)行分發(fā)。對文件分發(fā)進(jìn)行登記。

2.公文的分發(fā)通常按下列原則：

（1）凡涉及全局性的公文，分發(fā)至全縣黨政各處級單位、

直屬科；凡屬于黨內(nèi)事務(wù)的公文發(fā)至各黨總支、直屬黨支部，

黨委各部門。

（2）代擬公文的某職能部門可另加一份。

（3）公文涉及的某職能部門或者要求某一職能部門具體

承辦的，可另加一份。

（4）上行或者平行的公文涉及到的職能部門，可分發(fā)一

份。

3.發(fā)文應(yīng)注意：

（1）發(fā)文應(yīng)及時、迅速，不準(zhǔn)積壓；

（2）應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)文的份數(shù)分發(fā)，不得隨意增減。

樣表四：

XXX文件發(fā)放單

日期發(fā)放單位發(fā)放人簽收單位簽收入備注

（五）歸卷

1.公文分發(fā)完畢后，應(yīng)及時對公文進(jìn)行整理、歸卷。

2.公文草稿、定稿及正本（兩份）及有關(guān)需要存檔的材料,

要?dú)w并整理并保管。整理時，應(yīng)按照公文的種類進(jìn)行整理，保

證齊全，便于保管、查找與利用。

3.各職能部門代擬的公文草稿，若改動較大經(jīng)重新譽(yù)抄

的，草稿仍須附在公文定稿的后邊，一并立卷。

4.凡立卷公文、文稿應(yīng)予年終歸檔，個人不得儲存應(yīng)歸檔

的文件、文稿等材料。

第二章辦會

第一節(jié)大中型會議

一'組建會議機(jī)構(gòu)'人員分組

（一）秘書組

1.負(fù)責(zé)會議報告、講話及其他重要文件的起草、修改、

印刷、發(fā)送等工作。

2.聯(lián)絡(luò)各代表團(tuán)，熟悉掌握各代表團(tuán)的討論情況，進(jìn)行

匯總綜合，并及時向秘書長、大會主席團(tuán)報告。

3.編發(fā)大會簡報、快報。

（二）組織組

1.承辦代表資格審查方面的事宜，包含提出代表資格審

查意見，起草代表資格審查報告等；負(fù)責(zé)編制代表名冊。

2.承辦選舉方面的事宜，包含起草選舉辦法、選舉大會

主持詞，編制選舉程序、候選人名單、候選人情況介紹等；負(fù)

責(zé)匯總代表團(tuán)醞釀、討論候選人及選舉事項(xiàng)的意見。

3.承辦大會秘書處交辦的有關(guān)事項(xiàng)。

（三）會務(wù)組

1.布置會場

（1）整體格局要與會議性質(zhì)與諧融洽；

（2）大中型會議要保持一個絕對的中心；

（3）小型會議要集中、方便、桌面保持干凈、整潔；

（4）會標(biāo)（橫幅）務(wù)必要有，會徽、標(biāo)語、宣傳口號視

情況而定；

（5）準(zhǔn)備與檢查聲響設(shè)備、多媒體設(shè)備、麥克風(fēng)、擴(kuò)音

器、激光投影、照明等設(shè)備。

2.證件制作

（1）會議正式證件包含：代表證、出席證、列席證、來

賓證。

(2)會議工作證件包含：工作證、記者證、出入證。

(3)會議其他證件：旁聽證。

(4)重要會議，證件上有與會者單位、姓名、職務(wù)、證

件號碼、個人照片等信息，并加蓋印章。

3.溝通協(xié)調(diào)

(四)后勤組

1.財(cái)務(wù)管理與預(yù)算。

2.食宿安排。

3.車輛安排。

(五)宣傳組

1.承辦宣傳報道與新聞公布。

2.組織協(xié)調(diào)，安排記者采訪活動。

3.負(fù)責(zé)影像資料。

(六)保衛(wèi)組

1.行使會議舉行期間的保衛(wèi)事宜與安全警衛(wèi)工作。

2.會場與代表住處的保衛(wèi)與車輛引導(dǎo)工作。

3.證件檢查。

二'會議流程圖

整理會議

記錄立卷

歸檔

擺好會場方

向指不

組織并禮

擬定會議時間、送代表離

會期、議程與日確保座位安排場

程安排就緒

做好會后

務(wù)必使每個與