文檔控制與歸檔管理制度

文檔掌控與歸檔管理制度1.前言為了確保企業(yè)文件的安全和管理的規(guī)范性，提高工作效率和信息共享的便捷性，訂立本《文檔掌控與歸檔管理制度》。2.目的本制度的目的在于規(guī)范文檔的創(chuàng)建、審批、發(fā)布、修改、備份、歸檔和銷毀等流程，確保文檔的準(zhǔn)確性及時(shí)性、完整性和可追溯性。3.適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)全部部門和員工，包含但不限于各類文件、報(bào)告、合同、備忘錄等各類文檔的掌控與歸檔管理。4.定義和縮寫4.1定義

文檔：指企業(yè)內(nèi)各類文件、報(bào)告、合同、備忘錄等。文檔掌控：指對(duì)文檔的創(chuàng)建、審批、發(fā)布、修改、備份、歸檔和銷毀等管理活動(dòng)。歸檔：指將已經(jīng)完成或不再使用的文檔進(jìn)行整理、分類和存檔的過(guò)程。4.2縮寫

SOP：StandardOperatingProcedure，標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程。5.文檔創(chuàng)建與審批5.1文檔創(chuàng)建流程

5.1.1訂立人員依照公司要求編寫文檔內(nèi)容，并確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清楚、簡(jiǎn)潔。5.2文檔審批流程

5.2.1訂立人員將編寫完成的文檔提交給相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)人員進(jìn)行審批。5.2.2審批人員對(duì)文檔進(jìn)行審查，包含內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合規(guī)性和邏輯性等，如需要修改，則返回給訂立人員進(jìn)行修改。6.文檔發(fā)布與修改6.1文檔發(fā)布流程

6.1.1經(jīng)過(guò)審批后的文檔由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員進(jìn)行發(fā)布。6.1.2發(fā)布人員將文檔上傳至企業(yè)內(nèi)部文檔管理系統(tǒng)，確保文檔能夠被相關(guān)人員及時(shí)訪問(wèn)。6.2文檔修改流程

6.2.1當(dāng)文檔需要修改時(shí)，訂立人員將修改內(nèi)容填寫到修改申請(qǐng)表中，并提交給相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)人員進(jìn)行審批。6.2.2經(jīng)過(guò)審批后，修改人員進(jìn)行文檔的修改，并記錄修改的時(shí)間、修改人和修改內(nèi)容等信息。6.2.3修改完成后，修改人員重新提交給相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)人員進(jìn)行審核，審核通過(guò)后將修改內(nèi)容更新到文檔中。7.文檔備份與歸檔7.1文檔備份

7.1.1企業(yè)建立定期備份機(jī)制，確保關(guān)鍵文檔的安全性和可恢復(fù)性。7.1.2備份周期由信息技術(shù)部門依據(jù)文檔的緊要性和更改頻率等因素來(lái)確定。7.2文檔歸檔

7.2.1歸檔人員依據(jù)文檔的類型和緊要性進(jìn)行分類，并為每個(gè)分類建立相應(yīng)的歸檔目錄。7.2.2歸檔人員將文檔依照歸檔目錄進(jìn)行整理、編碼、編號(hào)和標(biāo)識(shí)，確保文檔易于查找和識(shí)別。7.2.3歸檔人員負(fù)責(zé)將歸檔好的文檔存放在特地的文檔存儲(chǔ)區(qū)，并記錄文檔的存放位置和歸檔時(shí)間等信息。8.文檔銷毀與保密8.1文檔銷毀

8.1.1當(dāng)文檔不再需要時(shí)，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員可依據(jù)規(guī)定的銷毀周期將文檔進(jìn)行銷毀。8.1.2文檔銷毀前必需經(jīng)過(guò)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員的審核，并記錄銷毀的時(shí)間和銷毀人員等信息。8.2文檔保密

8.2.1企業(yè)內(nèi)的文檔必需依據(jù)等級(jí)、性質(zhì)和保密要求進(jìn)行分類和標(biāo)識(shí)，并訂立相應(yīng)的保密措施。8.2.2相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員需對(duì)具有保密性質(zhì)的文檔進(jìn)行權(quán)限管理，確保只有具有相應(yīng)權(quán)限的人員才略訪問(wèn)和使用。9.文檔更改管理9.1更改申請(qǐng)

9.1.1當(dāng)文檔發(fā)生更改時(shí)，相關(guān)人員需要填寫更改申請(qǐng)表，包含更改的原因、內(nèi)容和影響等。9.1.2更改申請(qǐng)表提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員進(jìn)行審批并記錄。9.2更改評(píng)審

9.2.1相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員對(duì)更改申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)審，評(píng)估更改的必需性和影響。9.2.2假如更改通過(guò)評(píng)審，則將更改內(nèi)容記錄并通知相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)施。10.相關(guān)責(zé)任10.1訂立人員責(zé)任

10.1.1負(fù)責(zé)文檔的準(zhǔn)確編寫和及時(shí)修改。

10.1.2負(fù)責(zé)文檔相關(guān)流程的訂立和更新。10.2審批人員責(zé)任

10.2.1負(fù)責(zé)對(duì)文檔進(jìn)行審批，確保文檔的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。

10.2.2及時(shí)回復(fù)訂立人員的審批看法。10.3發(fā)布人員責(zé)任

10.3.1負(fù)責(zé)文檔的發(fā)布和上傳到文檔管理系統(tǒng)。

10.3.2對(duì)已發(fā)布的文檔進(jìn)行備份和歸檔。10.4歸檔人員責(zé)任

10.4.1負(fù)責(zé)文檔的分類、整理、編碼、編號(hào)和標(biāo)識(shí)。

10.4.2確保歸檔好的文檔易于查找和識(shí)別。10.5信息技術(shù)部門責(zé)任

10.5.1負(fù)責(zé)文檔備份機(jī)制的建立和維護(hù)。

10.5.2確保文檔備份的安全性和可恢復(fù)性。10.6相關(guān)部門負(fù)責(zé)人責(zé)任

10.6.1負(fù)責(zé)對(duì)文檔的銷毀進(jìn)行審核和記錄。10.6.2負(fù)責(zé)對(duì)具有保密性質(zhì)的文檔進(jìn)行權(quán)限管理。11.違規(guī)處理對(duì)違反本制度的行為，將依據(jù)企業(yè)的規(guī)章制度，進(jìn)行相應(yīng)的紀(jì)律處分，嚴(yán)重者將承當(dāng)相應(yīng)的法律責(zé)任。12.附則12.1本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負(fù)責(zé)人全部，如有需要，可依據(jù)實(shí)際情況對(duì)制度進(jìn)行修改和增補(bǔ)。12.2本制度自發(fā)布之日起正式執(zhí)行。12.3本制度未盡事宜，可在實(shí)施過(guò)程中依