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文檔簡介

行政秘書學(xué)

行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材唐鈞/主編中國人民大學(xué)行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材課程體系第一篇概述第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材第2章辦公室事務(wù)管理第3章文書與檔案工作第4章會務(wù)管理第5章行政秘書的綜合能力第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材第2編做事與業(yè)務(wù)能力

第5章行政秘書的綜合能力5.1執(zhí)行能力

執(zhí)行能力是執(zhí)行者貫徹戰(zhàn)略意圖,完成預(yù)定目標的操作能力,是把組織戰(zhàn)略、規(guī)劃轉(zhuǎn)化成為效益、成果的能力,同時也包含完成任務(wù)的意愿、技能、效果和程度。執(zhí)行能力可以用來衡量執(zhí)行水平高低、執(zhí)行者能力大小、執(zhí)行效果好壞。5.1.1執(zhí)行能力的含義第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材

5.1.2執(zhí)行能力的表現(xiàn)1.端正的工作態(tài)度;2.高效的行動能力;3.獨立的處理能力。

5.1.2執(zhí)行能力的表現(xiàn)1.端正的工作態(tài)度(1)敬業(yè)(2)勤業(yè)(3)精業(yè)(4)樂業(yè)行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材

5.1.2執(zhí)行能力的表現(xiàn)

2.高效的行動能力

(1)分清工作的主次(2)工作具備條理化、有序性(3)辦事不拖拉,立即行動(4)變被動為主動行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材

5.1.2執(zhí)行能力的表現(xiàn)

3.獨立的處理能力

(1)熟悉辦公環(huán)境和設(shè)備,能夠獨立完成工作(2)行政秘書具備獨立思考的能力,領(lǐng)導(dǎo)交代任務(wù)后不盲目出擊,而是深謀遠慮,做事有創(chuàng)造力

行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材

5.1.3提高行政執(zhí)行能力的方法1.良好的工作作風(fēng)是保證;2.過硬的職業(yè)技能是基礎(chǔ);3.系統(tǒng)思考是必要條件。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材

5.1.3提高行政執(zhí)行能力的方法

1.良好的工作作風(fēng)是保證行政秘書的工作作風(fēng)主要包括(1)工作有責(zé)任感(2)工作要細致(3)工作要有效率(4)工作要主動

第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材

5.1.3提高行政執(zhí)行能力的方法

2.過硬的職業(yè)技能是基礎(chǔ)行政秘書的職業(yè)技能主要包含(1)公文寫作技能(2)會議管理技能(3)事務(wù)性項目組織技能(4)溝通協(xié)調(diào)技能

第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.1.3提高行政執(zhí)行能力的方法

3.系統(tǒng)思考是必要條件

提高系統(tǒng)思考能力需要注意以下三個方面:(1)把握全局(2)換位思考(3)明確自由裁量權(quán)

第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材

5.2.1統(tǒng)籌管理的內(nèi)涵1.統(tǒng)籌管理的原則2.統(tǒng)籌管理的內(nèi)容5.2統(tǒng)籌能力第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.2.1統(tǒng)籌管理的內(nèi)涵統(tǒng)籌管理能力是指管理者面臨復(fù)雜的問題和眾多的部署,把問題分出輕重緩急,把人員分出長短強弱,合理排序,制定目標和計劃,做到統(tǒng)籌安排。統(tǒng)籌既包含了對人際關(guān)系的統(tǒng)籌,也包含了對基本業(yè)務(wù)的統(tǒng)籌;既包含了單位內(nèi)部關(guān)系的統(tǒng)籌,也包含了單位外部關(guān)系的統(tǒng)籌;既包含了統(tǒng)籌后勤保障服務(wù)性的工作,也包含了統(tǒng)籌參謀與助手事務(wù)工作。

第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.2.1統(tǒng)籌管理的內(nèi)涵

1.統(tǒng)籌管理的原則(1)立足自身,在強化內(nèi)功上提高統(tǒng)籌能力(2)把握全局,在服務(wù)決策上提高統(tǒng)籌能力(3)著眼當(dāng)前,在行政實踐上錘煉統(tǒng)籌能力第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.2.1統(tǒng)籌管理的內(nèi)涵

2.統(tǒng)籌管理的內(nèi)容(1)內(nèi)部設(shè)施的統(tǒng)籌(2)領(lǐng)導(dǎo)工作的統(tǒng)籌

第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.2.2統(tǒng)籌管理的工作要求1.合理部署常規(guī)性工作2.明確工作的重要性排序3.妥善處理突擊性工作4.善于分工與合作5.適度監(jiān)督6.有效控制第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.2.2統(tǒng)籌管理的工作要求1.合理部署常規(guī)性工作合理部署常規(guī)性工作需要行政秘書著重從以下三個方面入手:(1)熟悉行政秘書的工作,辦文、辦會、辦事的效率和效果,都與是否熟悉情況密切相關(guān);(2)規(guī)范運行程序,行政秘書的運行流程需要掌握兩項基本原則,一是嚴密,二是有序。在科室設(shè)置、事權(quán)劃分、人員配置等方面嚴格按程序辦事,不能越權(quán)越位,做到既各司其職,又相互銜接;(3)做好協(xié)調(diào)工作,特別是遇到重大活動,辦公室要提前與有關(guān)部門協(xié)調(diào)研究,對活動方案和具體計劃進行全面審查,周密部署,統(tǒng)一協(xié)調(diào),安排好活動的時間、地點、內(nèi)容和出席的領(lǐng)導(dǎo),例如全局性的會議什么時間開、怎樣開、參加人員范圍、研究的議題等,都要進行大量協(xié)調(diào),拿出初步意見,然后報領(lǐng)導(dǎo)審定。

第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.2.2統(tǒng)籌管理的工作要求2.明確工作的重要性排序

確定什么事情優(yōu)先做的原則,有三種方案:一是按出現(xiàn)或到達的先后次序,先來先做;二是根據(jù)緩急的程度,先急后緩;三是根據(jù)事情的重要性和貢獻大小。有效的管理者,通常首先專注于最重要、貢獻最大的事情上,其次是考慮緩急程度,一般不按出現(xiàn)的次序。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.2.2統(tǒng)籌管理的工作要求2.明確工作的重要性排序

具體來說,辦事前要先對手頭工作作出判斷:(1)評估重要性,根據(jù)重要程度,將工作大致分為三類:非常重要、重要、不重要;(2)明確處理時限,根據(jù)上級的要求及自己的計劃,將工作大致分為三類:眼前就要完成的工作、可推遲幾天完成的工作、可在一個較長時段內(nèi)完成的工作;(3)判斷有無可取舍的工作,主要判斷是否有重復(fù)性的瑣碎工作,或是否有可做可不做的一些細小工作?;谝陨吓袛啵涂上燃芯k最重要、最緊急的事,后辦其他事情。切忌先辦輕的、后辦重的,先辦緩的、后辦急的,或者不分主次、機械地按領(lǐng)導(dǎo)交辦的次序辦事。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.2.2統(tǒng)籌管理的工作要求3.妥善處理突擊性工作

突擊性工作,既指事先未預(yù)計到的、突然發(fā)生的、需要秘書突擊處理的事項,如重大災(zāi)情、社情、重大事故等偶發(fā)事件,必須刻不容緩地突擊處理,又指秘書臨時接到某項突擊性任務(wù),如臨時受命調(diào)查某一事件,為臨時決定召開的會議準備材料,向突然到來的上級視察人員提供有關(guān)資料等。應(yīng)對突擊性工作,首先,行政秘書要具備良好的心態(tài),能夠沉著冷靜,積極面對。其次,要求行政秘書具備過硬的能力素質(zhì),善于應(yīng)變,反應(yīng)迅速敏捷,同時有吃苦的精神、頑強的作風(fēng)。再次,做好突擊工作與日常工作的統(tǒng)籌。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.2.2統(tǒng)籌管理的工作要求4.善于分工與合作在一般情況下,秘書部門要按照群體工作任務(wù)和行政秘書個人專長,進行合理分工,做到職責(zé)明確,各司其職。在應(yīng)對突擊性任務(wù)時,要強調(diào)機動性,加強配合,發(fā)揮整體效能。辦公室主任要協(xié)調(diào)好各秘書之間的工作,通過秘書會議制度等形式溝通各秘書工作情況,協(xié)調(diào)相互的工作。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.2.2統(tǒng)籌管理的工作要求5.適度監(jiān)督

監(jiān)督的內(nèi)容主要包括:(1)各部門辦公用品的監(jiān)督(2)監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)(3)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)監(jiān)督其他部門或組織第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.2.2統(tǒng)籌管理的工作要求6.有效控制

行政秘書的統(tǒng)籌管理需要能夠有效地控制事件的發(fā)生和控制日常工作。常用的手段包括目標管理與時間管理。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.2.2統(tǒng)籌管理的工作要求6.有效控制(1)目標管理能力目標管理是指參與者管理制定目標,并經(jīng)過自我管理和自我控制等管理方式,建立各級人員的責(zé)任心與榮譽感,最終實現(xiàn)組織績效的一套管理系統(tǒng)。行政秘書提高目標管理能力時需要注意以下三點:1)掌握制定目標的原則;2)領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖;3)遵循目標管理的過程。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.2.2統(tǒng)籌管理的工作要求6.有效控制(2)時間管理能力成功的行政秘書必須掌握合理管理時間的能力。在實際工作中,個人業(yè)務(wù)能力大體相當(dāng)?shù)那闆r下,利用時間的差別可能會導(dǎo)致工作績效的不同。下面提供三種時間管理的方法:1)計劃管理法;2)工作分類法;3)工作內(nèi)容交錯安排。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材

5.3.1常態(tài)公關(guān)能力的意義與要求1.形象塑造的含義2.形象塑造的重要性

3.形象塑造的要求5.3公關(guān)能力第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.3.1常態(tài)公關(guān)能力的意義與要求1.形象塑造的含義

形象塑造是指行政秘書在公眾面前樹立的形象,它是通過衣著打扮、言談舉止反映出行政秘書的專業(yè)態(tài)度、知識、技能等。其構(gòu)成體現(xiàn)主要包括儀表、表情、舉止動作、服飾、談吐及待人接物等,這是行政秘書常態(tài)公關(guān)的核心內(nèi)容。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.3.1常態(tài)公關(guān)能力的意義與要求2.形象塑造的重要性良好的形象塑造不僅能夠提升個人品牌價值,而且還能提高自己的職業(yè)自信心。具體而言,行政秘書的形象塑造的重要性體現(xiàn)在以下三個方面:(1)行政秘書的良好形象能夠給賓客留下良好的第一印象(2)行政秘書的良好形象是自尊自愛的體現(xiàn)(3)行政秘書的良好形象是單位管理水平和服務(wù)水平的反映

第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.3.1常態(tài)公關(guān)能力的意義與要求3.形象塑造的要求

從常態(tài)公關(guān)的角度來看,行政秘書的形象塑造需要注意以下五點:(1)行政秘書應(yīng)儀容干凈、整潔(2)行政秘書應(yīng)儀態(tài)優(yōu)雅、舉止大方(3)秘書應(yīng)儀表端莊、著裝規(guī)范(4)行政秘書應(yīng)掌握握手的禮節(jié)(5)行政秘書應(yīng)注意對外接待時的舉止儀表第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.3.2危機公關(guān)的原則與要求1.危機公關(guān)的含義2.危機公關(guān)的原則3.危機公關(guān)對秘書的要求第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.3.2危機公關(guān)的原則與要求1.危機公關(guān)的含義危機公關(guān)也稱為危機公關(guān)管理,它有廣義和狹義之分。廣義的危機公關(guān)是指在公共關(guān)系理論指導(dǎo)下,對可能發(fā)生或已經(jīng)發(fā)生的公關(guān)危機事件進行預(yù)測、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)處理的全過程。狹義的危機公關(guān),是指領(lǐng)導(dǎo)和公關(guān)人員在公共關(guān)系理論、原則的指導(dǎo)下,運用公共關(guān)系的策略、措施和技巧處理因突發(fā)事件而造成的公共關(guān)系主體所面臨的危機局面的過程。本節(jié)將重點探討的是行政秘書在危機公關(guān)中對可能發(fā)生或已經(jīng)發(fā)生的公關(guān)危機事件進行預(yù)測、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)處理的全過程。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.3.2危機公關(guān)的原則與要求2.危機公關(guān)的原則(1)承擔(dān)責(zé)任原則(2)速度第一原則(3)真誠溝通原則(4)系統(tǒng)運行原則(5)權(quán)威證實原則第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.3.2危機公關(guān)的原則與要求3.危機公關(guān)對秘書的要求秘書部門處在單位的樞紐位置,面對危機事件,行政秘書應(yīng)該承擔(dān)的危機公關(guān)責(zé)任如下:(1)預(yù)警危機的能力(2)科學(xué)決策支持的能力(3)有效執(zhí)行公關(guān)方案的能力(4)協(xié)助單位開展常態(tài)形象工作的能力第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材

5.4.1學(xué)習(xí)能力的含義及必要性1.含義2.必要性5.4學(xué)習(xí)能力第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.4.1學(xué)習(xí)能力的含義及必要性1.含義行政秘書的學(xué)習(xí)能力是指行政秘書通過多種渠道、運用多種形式、采取多種手段獲取知識、提升自己的能力。學(xué)習(xí)能力是行政秘書最核心、最本質(zhì)的能力,學(xué)習(xí)能力的強弱取決于其學(xué)習(xí)的動力是否強勁、學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)是否厚實、對學(xué)習(xí)的運用是否自如。行政秘書的學(xué)習(xí)一般分三種,第一種是基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí),第二種是專業(yè)知識的學(xué)習(xí),第三種是實踐經(jīng)驗的學(xué)習(xí),三者相互區(qū)別又相互聯(lián)系。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.4.1學(xué)習(xí)能力的含義及必要性2.必要性(1)學(xué)習(xí)能力是行政秘書能力的綜合反映(2)學(xué)習(xí)能力是動態(tài)衡量行政秘書能力的真正尺度(3)學(xué)習(xí)能力是行政秘書職業(yè)發(fā)展的重要因素(4)學(xué)習(xí)能力決定著創(chuàng)新力第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀公共行政系列教材5.4.2學(xué)習(xí)型行政秘書的特征1.為未來學(xué)習(xí)2.為創(chuàng)造學(xué)習(xí)3.終身學(xué)習(xí)4.把學(xué)習(xí)作為一種生存狀態(tài)和生活方式5.不斷改善心智模式并超越自我6.善于駕馭時間第2編第5章行政秘書學(xué)

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